Decyzja 2008/458/WE ustanawiająca zasady wykonania decyzji nr 575/2007/WE Parlamentu Europejskiego i Rady ustanawiającej Europejski Fundusz Powrotów Imigrantów na lata 2008-2013 jako część programu ogólnego "Solidarność i zarządzanie przepływami migracyjnymi" w odniesieniu do systemów zarządzania i kontroli państw członkowskich, zasad zarządzania administracyjnego i finansowego oraz kryteriów kwalifikowalności wydatków na realizację projektów współfinansowanych ze środków Funduszu
Dz.U.UE.L.2008.167.135
Akt obowiązującyDECYZJA KOMISJI
z dnia 5 marca 2008 r.
ustanawiająca zasady wykonania decyzji nr 575/2007/WE Parlamentu Europejskiego i Rady ustanawiającej Europejski Fundusz Powrotów Imigrantów na lata 2008-2013 jako część programu ogólnego "Solidarność i zarządzanie przepływami migracyjnymi" w odniesieniu do systemów zarządzania i kontroli państw członkowskich, zasad zarządzania administracyjnego i finansowego oraz kryteriów kwalifikowalności wydatków na realizację projektów współfinansowanych ze środków Funduszu
(Jedynie tekst w języku angielskim, bułgarskim, czeskim, estońskim, fińskim, francuskim, greckim, hiszpańskim, litewskim, łotewskim, maltańskim, niderlandzkim, niemieckim, polskim, portugalskim, rumuńskim, słowackim, słoweńskim, szwedzkim, węgierskim oraz włoskim jest autentyczny)
(2008/458/WE)
(Dz.U.UE L z dnia 27 czerwca 2008 r.)
KOMISJA WSPÓLNOT EUROPEJSKICH,
uwzględniając Traktat ustanawiający Wspólnotę Europejską,
uwzględniając decyzję nr 575/2007/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 23 maja 2007 r. ustanawiającą Europejski Fundusz Powrotów Imigrantów na lata 2008-2013 jako część programu ogólnego "Solidarność i zarządzanie przepływami migracyjnymi"(1), w szczególności jej art. 23, art. 31 ust. 5, art. 33 ust. 6 i art. 35 ust. 4,
a także mając na uwadze, co następuje:
(1) Należy określić warunki wykonywania przez państwa członkowskie działań w ramach Funduszu, a w szczególności wskazać, w jakich okolicznościach instytucja odpowiedzialna może bezpośrednio realizować projekty. Należy również określić dodatkowe przepisy odnośnie do instytucji delegowanych.
(2) Należy określić listę procedur i/lub ustaleń praktycznych, które poszczególne instytucje wyznaczone powinny określić i stosować w celu realizacji Funduszu.
(3) Należy określić zakres zobowiązań instytucji odpowiedzialnych w odniesieniu do beneficjentów końcowych w fazie prowadzącej do wyboru i zatwierdzenia finansowanych projektów, a także w odniesieniu do aspektów, które powinny zostać uwzględnione w ramach weryfikacji wydatków deklarowanych przez beneficjenta końcowego i/lub partnerów w ramach projektu, w tym administracyjnej weryfikacji wniosków o zwrot kosztów oraz przeprowadzanej na miejscu weryfikacji indywidualnych projektów.
(4) W celu zapewnienia możliwości właściwej kontroli wydatków w ramach programów rocznych należy ustalić kryteria, które powinny spełniać ścieżki audytu, aby zostały uznane za właściwe.
(5) Za przeprowadzanie audytów projektów i systemów odpowiada instytucja audytowa. W celu zapewnienia odpowiedniego zakresu, skuteczności oraz zachowania tych samych standardów przeprowadzania audytu we wszystkich państwach członkowskich należy ustalić warunki, które powinny spełniać audyty, w tym podstawę doboru próby.
(6) Państwa członkowskie obowiązane są przedłożyć Komisji, wraz z programami wieloletnimi, opis swoich systemów zarządzania i kontroli. Ponieważ dokument ten stanowi jeden z głównych instrumentów, na których opiera się Komisja, w kontekście wspólnego zarządzania budżetem Wspólnoty, w celu ustalenia, czy przedmiotowa pomoc finansowa jest przez państwa członkowskie wykorzystywana zgodnie z obowiązującymi regulacjami i zasadami służącymi ochronie interesów finansowych Wspólnoty, należy ustalić szczegółowy zakres informacji, które powinien zawierać taki dokument.
(7) W celu harmonizacji standardów programowania, kontroli realizacji Funduszu, audytu i poświadczania wydatków należy jasno zdefiniować zawartość programu wieloletniego, programu rocznego, sprawozdania okresowego, sprawozdania końcowego, wniosków o płatności, a także strategii przeprowadzania audytu, rocznego sprawozdania z audytu, deklaracji zasadności i poświadczania wydatków.
(8) Z uwagi na fakt, iż państwa członkowskie zobowiązane są do zgłaszania i monitorowania nieprawidłowości, a także odzyskiwania kwot nienależnie wypłaconych w związku z finansowaniem ze środków Funduszu, należy określić wymogi, jakie powinny spełniać dane przesyłane do Komisji.
(9) Jak pokazuje doświadczenie, obywatele Unii Europejskiej nie są w wystarczającym stopniu świadomi roli, jaką odgrywa Wspólnota w programach finansowania. Należy zatem określić szczegółowy zakres działań informacyjnych i promocyjnych w celu wypełnienia tej luki komunikacyjnoinformacyjnej.
(10) W celu zapewnienia wszystkim zainteresowanym szerokiego dostępu do informacji na temat możliwości finansowania, a także dla zapewnienia przejrzystości, należy określić minimalny zakres działań niezbędnych do informowania potencjalnych beneficjentów końcowych o możliwościach finansowania oferowanych wspólnie przez Wspólnotę i państwa członkowskie za pośrednictwem Funduszu. W celu poprawy przejrzystości w kwestii wykorzystania Funduszu należy opublikować listę beneficjentów końcowych, wraz z nazwami projektów i wysokością kwot dotacji przyznanych projektom ze środków publicznych.
(11) W świetle dyrektywy 95/46/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 24 października 1995 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w zakresie przetwarzania danych osobowych i swobodnego przepływu tych danych(2) oraz rozporządzenia (WE) nr 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 18 grudnia 2000 r. o ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje i organy wspólnotowe i o swobodnym przepływie takich danych(3), należy zapewnić, iż w związku z działaniami informacyjnymi i promocyjnymi oraz pracami audytorskimi realizowanymi na mocy niniejszej decyzji Komisja i państwa członkowskie będą przeciwdziałać wszelkim przypadkom nieuprawnionego ujawniania lub dostępu do danych osobowych, a także określić cele przetwarzania tych danych przez Komisję i państwa członkowskie.
(12) Wykorzystanie środków elektronicznych do wymiany informacji i danych finansowych między państwami członkowskimi a Komisją prowadzi do uproszczenia, zwiększenia wydajności i przejrzystości oraz do zmniejszenia nakładów czasowych. W celu pełnego wykorzystania tych atutów, przy jednoczesnym zachowaniu bezpieczeństwa wymiany danych, Komisja może wprowadzić wspólny system informatyczny.
(13) W celu zapewnienia sprawnej realizacji Funduszu w państwach członkowskich zgodnie z zasadami należytego zarządzania finansami należy wprowadzić szereg wspólnych kryteriów kwalifikowalności wydatków ze środków Funduszu. W celu zmniejszenia obciążeń administracyjnych wobec beneficjentów końcowych i wyznaczonych instytucji w pewnych warunkach należy dopuścić kwalifikowalność zryczałtowanych kosztów pośrednich.
(14) Zgodnie z art. 3 Protokołu w sprawie stanowiska Zjednoczonego Królestwa i Irlandii, dołączonego do Traktatu o Unii Europejskiej i Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską Zjednoczone Królestwo jest związane aktem podstawowym, a tym samym niniejszą decyzją.
(15) Zgodnie z art. 3 Protokołu w sprawie stanowiska Zjednoczonego Królestwa i Irlandii, dołączonego do Traktatu o Unii Europejskiej i Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską, Irlandia jest związana aktem podstawowym, a tym samym niniejszą decyzją.
(16) Zgodnie z art. 2 Protokołu w sprawie stanowiska Danii, dołączonego do Traktatu o Unii Europejskiej i Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską, Dania nie jest związana niniejszą decyzją, ani nie podlega jej stosowaniu.
(17) Środki określone w niniejszej decyzji są zgodne z opinią Komitetu Zarządzającego ds. Funduszu,
PRZYJMUJE NINIEJSZĄ DECYZJĘ:
CZĘŚĆ I
WPROWADZENIE
WPROWADZENIE
ROZDZIAŁ I
Przedmiot i definicje
Przedmiot i definicje
Przedmiot
Definicje
Na potrzeby niniejszej decyzji zastosowanie mają następujące definicje:
CZĘŚĆ II
PRZEPISY WSPÓLNE DLA CZTERECH FUNDUSZY
PRZEPISY WSPÓLNE DLA CZTERECH FUNDUSZY
ROZDZIAŁ 1
Wyznaczone instytucje
Wyznaczone instytucje
Instytucje wspólne
Państwa członkowskie mogą wyznaczyć tę samą instytucję odpowiedzialną, instytucję audytową lub instytucję certyfikującą dla dwóch lub większej liczby funduszy spośród wymienionych czterech.
Instytucja delegowana
Akt delegacji zawiera co najmniej:
Outsourcing zadań
Wyznaczone instytucje mogą dokonywać outsourcingu niektórych zadań, przy czym pozostają one odpowiedzialne za zadania objęte outsourcingiem zgodnie z własnym zakresem odpowiedzialności określonym w art. 27, 29 i 30 aktu podstawowego.
ROZDZIAŁ 2
Systemy zarządzania i kontroli
Systemy zarządzania i kontroli
Podręcznik procedur
Zgodnie z art. 31 ust. 2 aktu podstawowego i uwzględniając zasadę proporcjonalności, państwa członkowskie sporządzają podręcznik określający procedury i praktyczne ustalenia odnośnie do:
Realizacja Funduszu przez instytucję odpowiedzialną
Instytucja odpowiedzialna ani żadna z instytucji delegowanych nie może odpowiadać na takie zaproszenia do składania ofert.
W należycie uzasadnionych przypadkach, w tym w przypadku kontynuacji projektów wieloletnich zgodnie z art. 15 ust. 6 aktu podstawowego, gdzie projekty wybrane zostały po uprzednim zaproszeniu do składania ofert lub w sytuacjach nadzwyczajnych, dotacje mogą być przyznawane bez zaproszenia do składania ofert.
Warunki występowania instytucji odpowiedzialnej w roli organu wdrażającego
Procedura wyboru i przyznawania w przypadku, gdy instytucja odpowiedzialna występuje w roli organu przyznającego
Zaproszenie do składania ofert określa:
Przed podjęciem decyzji w sprawie przyznania dotacji, instytucja odpowiedzialna upewnia się, że beneficjent końcowy i/lub partnerzy w ramach projektu są w stanie spełnić powyższe warunki.
Umowy o dotację zawierane z beneficjentami końcowymi w przypadku, gdy instytucja odpowiedzialna występuje w roli organu przyznającego
Beneficjenci końcowi obowiązani są przechowywać poświadczone kopie dokumentacji księgowej uzasadniającej przychody i wydatki partnerów w związku z danym projektem.
Umowy na wykonawstwo
Przy udzielaniu zamówień na realizację projektów organy państwowe, regionalne lub lokalne, podmioty prawa publicznego, stowarzyszenia utworzone przez jeden lub wiele takich organów lub podmiotów prawa publicznego działają zgodnie z właściwymi zasadami i przepisami unijnymi i krajowymi dotyczącymi zamówień publicznych.
Organy inne niż te, o których mowa w ustępie pierwszym, udzielają zamówień na realizację projektów w oparciu o odpowiednie działania publikacyjne mające zagwarantować zgodność z zasadą przejrzystości, niedyskryminacji i równego traktowania. Zamówienia o wartości poniżej 100.000 EUR mogą być udzielane pod warunkiem że dany organ wymaga co najmniej trzech ofert. Bez uszczerbku dla obowiązujących zasad krajowych zamówienia o wartości poniżej 5.000 EUR nie podlegają żadnym obowiązkom proceduralnym.
Określanie ostatecznej wysokości wkładu Wspólnoty
Na potrzeby kalkulacji kwoty ostatniej płatności na rzecz beneficjenta końcowego przyjmuje się, iż łączna wysokość wkładu Wspólnoty dla każdego projektu równa jest najniższej z trzech następujących kwot:
Pomoc techniczna
Wydatki na pomoc techniczną w przypadku instytucji wspólnej
Weryfikacje przeprowadzane przez instytucję odpowiedzialną
Weryfikacje mają za zadanie zapewnić zgodność deklarowanych wydatków ze stanem faktycznym oraz potrzebami projektu, zgodność zrealizowanych już projektów z umowami o dotację, zgodność wkładu Wspólnoty z odnośnymi zasadami, szczególnie w zakresie struktury finansowania określonej w art. 15 aktu podstawowego, a także poprawność wniosków o zwrot kosztów składanych przez beneficjenta końcowego oraz zgodność projektów i wydatków z zasadami wspólnotowymi i krajowymi, jak również uniknięcie podwójnego finansowania wydatków w ramach innych programów wspólnotowych i krajowych oraz innych okresów programowania.
Ponadto w zakres weryfikacji wchodzi:
Weryfikacje określone w lit. a) i b) nie są wymagane w przypadku, gdy beneficjent końcowy zobowiązany zostaje do przedłożenia zaświadczenia o przeprowadzeniu audytu przez niezależnego audytora, obejmującego wszystkie aspekty opisane w lit. a) i b).
Ścieżka audytu
Audyty systemów i audyty projektów
Metoda doboru próby uwzględnia:
Próba obejmuje również, przynajmniej w stosunku proporcjonalnym, projekty realizowane przez instytucję odpowiedzialną występującą w roli organu wdrażającego.
Wykorzystana metoda doboru próby zostaje udokumentowana.
Weryfikacje przeprowadzane przez instytucję certyfikującą
ROZDZIAŁ 3
Wymagane informacje odnośnie do wykorzystania środków Funduszu
Wymagane informacje odnośnie do wykorzystania środków Funduszu
Zasada proporcjonalności
Opis systemów zarządzania i kontroli
Zmiana opisu systemów zarządzania i kontroli
Dokumentacja programowania
Plany finansowe dołączane do programów rocznych przedstawiają kwoty budżetowe w rozbiciu na kategorie działań określone w art. 4 ust. 1 aktu podstawowego, z podaniem odniesienia do priorytetów.
Zmiana rozbicia danych finansowych w programach rocznych
Sprawozdania okresowe i końcowe z realizacji programów rocznych i wniosków o płatność
W przypadku gdy dane państwo członkowskie przeznaczyło ze środków krajowych kwotę niższą niż łączna kwota przydzielona w decyzji finansowej zatwierdzającej program roczny, łączna suma płatności w ramach prefinansowania nie przekracza 90 % kwoty przeznaczonej ze środków krajowych.
Dokumentacja sporządzana przez instytucję audytową
Dokumentacja sporządzana przez instytucję certyfikującą
ROZDZIAŁ 4
Zgłaszanie nieprawidłowości
Zgłaszanie nieprawidłowości
Wstępna sprawozdawczość - odstępstwa
Sprawozdanie powinno zawierać odniesienia do:
Nie muszą być natomiast zgłaszane następujące przypadki, z wyłączeniem przypadków, w których zachodzi podejrzenie popełnienia nadużycia finansowego:
Sprawozdawczość na temat monitoringu - nieodzyskane płatności
Sprawozdanie winno zawierać informację na temat kwot odzyskanych lub kwot, których odzyskanie jest spodziewane.
Państwa członkowskie informują Komisję o wszelkich decyzjach administracyjnych lub sądowych w sprawie zamknięcia takich procedur lub głównych kwestiach poruszonych w ramach takiej decyzji, a w szczególności określają, czy z ustaleń wynika, że powstało podejrzenie popełnienia nadużycia finansowego.
Kontakty z państwami członkowskimi
Korzystanie z informacji
ROZDZIAŁ 5
Informacja i promocja
Informacja i promocja
Informacje dla potencjalnych beneficjentów końcowych
Instytucja odpowiedzialna może jednak podjąć decyzję o utajnieniu wewnętrznych ustaleń z zakresu zarządzania określonych w programie wieloletnim lub programach rocznych, a także wszelkich innych informacji dotyczących wdrożenia Funduszu, ze względów bezpieczeństwa publicznego.
Ponadto instytucja odpowiedzialna powiadamia potencjalnych beneficjentów końcowych o publikacji, o której mowa w art. 33 ust. 2 lit. b).
Informacje dla beneficjentów końcowych
Instytucja odpowiedzialna powiadamia beneficjentów końcowych, że przyjęcie finansowania jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na ich wymienienie na liście beneficjentów końcowych publikowanej zgodnie z art. 33 ust. 2 lit. b).
Odpowiedzialność instytucji odpowiedzialnej w zakresie działań informacyjnych i promocyjnych na potrzeby opinii publicznej
Osoby należące do grup docelowych określonych w art. 7 aktu podstawowego nie zostają wymienione. Adres strony internetowej zostaje podany do wiadomości Komisji.
Odpowiedzialność beneficjentów końcowych w zakresie działań informacyjnych i promocyjnych na potrzeby opinii publicznej
Na tablicy powinien zostać podany rodzaj oraz nazwa projektu. Ponadto informacje określone w art. 35 powinny zajmować przynajmniej 25 % powierzchni tablicy.
Specyfikacja techniczna działań informacyjnych i promocyjnych na potrzeby operacji
Wszelkie działania informacyjne i promocyjne kierowane do beneficjentów końcowych, potencjalnych beneficjentów końcowych i opinii publicznej obejmują:
W przypadku małych elementów promocyjnych lub elementów promocyjnych związanych z dwoma lub więcej spośród czterech funduszy nie stosuje się przepisów ust. 1 i 3.
ROZDZIAŁ 6
Dane osobowe
Dane osobowe
Ochrona danych osobowych
ROZDZIAŁ 7
Elektroniczna wymiana dokumentów
Elektroniczna wymiana dokumentów
Elektroniczna wymiana dokumentów
Oprócz podpisanych wersji papierowych dokumentów, o których mowa w rozdziale 3, informacje przesyła się również drogą elektroniczną.
System informatyczny do wymiany dokumentów
CZĘŚĆ III
PRZEPISY SZCZEGÓLNE DLA EUROPEJSKIEGO FUNDUSZU POWROTÓW IMIGRANTÓW
PRZEPISY SZCZEGÓLNE DLA EUROPEJSKIEGO FUNDUSZU POWROTÓW IMIGRANTÓW
ROZDZIAŁ 1
Kryteria kwalifikowalności
Kryteria kwalifikowalności
Kryteria kwalifikowalności
Do Komisji należy ocena, czy mające zastosowanie krajowe kryteria kwalifikowalności spełniają niniejszy warunek.
CZĘŚĆ IV
PRZEPISY KOŃCOWE
PRZEPISY KOŃCOWE
Adresaci
Niniejsza decyzja skierowana jest do Królestwa Belgii, Republiki Bułgarii, Republiki Czeskiej, Republiki Federalnej Niemiec, Republiki Estońskiej, Irlandii, Republiki Greckiej, Królestwa Hiszpanii, Republiki Francuskiej, Republiki Włoskiej, Republiki Cypryjskiej, Republiki Łotewskiej, Republiki Litewskiej, Wielkiego Księstwa Luksemburga, Republiki Węgierskiej, Republiki Malty, Królestwa Niderlandów, Republiki Austrii, Rzeczypospolitej Polskiej, Republiki Portugalskiej, Rumunii, Republiki Słowenii, Republiki Słowackiej, Republiki Finlandii, Królestwa Szwecji i Zjednoczonego Królestwa Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej.
Sporządzono w Brukseli dnia 5 marca 2008 r.
W imieniu Komisji | |
Franco FRATTINI | |
Wiceprzewodniczący Komisji |
(1) Dz.U. L 144 z 6.6.2007, s. 45.
(2) Dz.U. L 281 z 23.11.1995, s. 31. Dyrektywa zmieniona rozporządzeniem (WE) nr 1882/2003 (Dz.U. L 284 z 31.10.2003, s. 1).
(3) Dz.U. L 8 z 12.1.2001, s. 1.
(4) Dz.U. L 292 z 15.11.1996, s. 2.
(5) Dz.U. L 144 z 6.6.2007, s. 1.
(6) Dz.U. L 144 z 6.6.2007, s. 22.
(7) Dz.U. L 168 z 28.6.2007, s. 18.
(8) Dz.U. L 330 z 15.12.2007, s. 48.
(9) Dz.U. C 316 z 27.11.1995, s. 49.
(10) Dz.U. L 160 z 30.6.2000, s. 1. Rozporządzenie ostatnio zmienione rozporządzeniem (WE) nr 681/2007 (Dz.U. L 159 z 20.6.2007, s. 1).
ZAŁĄCZNIKI
..................................................
..................................................
Grafiki zostały zamieszczone wyłącznie w Internecie. Obejrzenie grafik podczas pracy z programem Lex wymaga dostępu do Internetu.
..................................................
ZAŁĄCZNIK XI
17 KRYTERIA KWALIFIKOWALNOŚCI WYDATKÓW EUROPEJSKI FUNDUSZ POWROTÓW IMIGRANTÓW
17 KRYTERIA KWALIFIKOWALNOŚCI WYDATKÓW EUROPEJSKI FUNDUSZ POWROTÓW IMIGRANTÓW
I.1. Zasady podstawowe
1. Zgodnie z aktem podstawowym wydatek jest kwalifikowalny, gdy:
a) mieści się w ramach Funduszu i jego celów, jak określono w art. 1, 2 i 3 aktu podstawowego;
b) dotyczy kwalifikowalnych działań i środków wymienionych w art. 4 i 5 aktu podstawowego;
c) jest konieczny do realizacji działań objętych projektem, stanowiących część programów wieloletnich i rocznych, zatwierdzonych przez Komisję;
d) jest uzasadniony i zgodny z zasadami należytego zarządzania finansami, w szczególności, opłacalności oraz efektywności kosztowej;
e) został poniesiony przez beneficjenta końcowego lub partnerów w ramach projektu, którzy muszą prowadzić działalność zarejestrowaną w jednym z państw członkowskich, co nie dotyczy organizacji sektora publicznego ustanowionych w drodze porozumień międzyrządowych oraz specjalnych agencji ustanowionych przez takie organizacje, Międzynarodowego Komitetu Czerwonego Krzyża oraz Międzynarodowej Federacji Stowarzyszeń Czerwonego Krzyża i Czerwonego Półksiężyca. Zgodnie z art. 39 ust. 2 niniejszej decyzji przepisy dotyczące beneficjenta końcowego stosuje się mutatis mutandis wobec partnerów w ramach projektu;
f) jest związany z grupami docelowymi określonymi w art. 7 aktu podstawowego;
g) został poniesiony zgodnie z odpowiednimi postanowieniami umowy o dotację.
2. W przypadku działań wieloletnich w rozumieniu art. 15 ust. 6 aktu podstawowego jedynie część działania współfinansowanego w ramach programu rocznego jest uznawana za projekt, do którego zastosowanie mają zasady kwalifikowalności.
3. Projekty wspierane przez Fundusz nie są finansowane z innych źródeł objętych budżetem Wspólnoty. Projekty wspierane przez Fundusz są współfinansowane ze źródeł publicznych lub prywatnych.
I.2. Budżet projektu
Budżet projektu przedstawiany jest w następujący sposób:
Wydatki Przychody | |
+ Koszty bezpośrednie (KB) | + Wkład WE (określony jako najniższy z trzech wartości wskazanych w art. 12 niniejszej decyzji) |
+ Koszty pośrednie (stały udział KB, określony w umowie o dotację) | |
+ Wkład beneficjenta końcowego oraz partnerów w ramach projektu | |
+ Wkład osób trzecich | |
+ Zyski wygenerowane przez projekt | |
= Łączny kwalifikowalny koszt (ŁKK) | = Przychody całkowite (PC) |
Budżet jest zbilansowany: łączny kwalifikowalny koszt równy jest przychodom całkowitym.
I.3. Przychody i zasada braku zysku (ang. Non-Profit Principle)
1. Projekty wspierane przez Fundusz nie mogą być nastawione na zysk (non-profit). Jeżeli na koniec projektu źródła przychodów (w tym otrzymane zyski) przekroczą wydatki, wkład Funduszu w projekt zostanie odpowiednio zredukowany. Wszystkie źródła przychodu projektu muszą zostać odnotowane w księgach beneficjenta końcowego lub dokumentach podatkowych, a także muszą być identyfikowalne i dostępne do kontroli.
2. Przychody projektu pochodzą z wszystkich wkładów finansowych przyznanych na projekt przez Fundusz, ze źródeł publicznych lub prywatnych, w tym własnego wkładu beneficjenta końcowego, oraz ze wszelkich zysków otrzymanych w ramach projektu. Na potrzeby niniejszej zasady, zyski te obejmują przychody projektu w okresie kwalifikowalności, zgodnie z punktem I.4, ze sprzedaży, dzierżawy, usług, opłat oraz innych podobnych przychodów.
3. Wkład Wspólnoty wynikający ze stosowania zasady braku zysku, jak określono w art. 12 lit. c) niniejszej decyzji, jest równy "łącznemu kwalifikowalnemu kosztowi" pomniejszonemu o "wkład osób trzecich" oraz "zyski otrzymane w ramach projektu".
I.4. Okres kwalifikowalności
1. Koszty związane z projektem muszą zostać poniesione, a odpowiednie płatności (poza amortyzacją) dokonane po dniu 1 stycznia roku wskazanego w decyzji o finansowaniu, zatwierdzającej programy roczne państw członkowskich. Okres kwalifikowalności trwa do dnia 30 czerwca roku N(1) + 2, co oznacza, że koszty związane z projektem muszą zostać poniesione przed tym dniem.
2. Wyjątek od okresu kwalifikowalności określonego w ust. 1 dotyczy pomocy technicznej dla państw członkowskich (zob. punkt IV.3).
I.5. Rejestrowanie wydatków
1. Wydatki odpowiadają płatnościom beneficjenta końcowego. Muszą one mieć postać operacji finansowych (gotówkowych), z wyjątkiem amortyzacji.
2. Zasadniczo wydatki powinny być potwierdzone rachunkami. Jeżeli jest to niemożliwe, wydatki powinny być potwierdzone dokumentami księgowymi lub dokumentami uzupełniającymi o równorzędnej wartości ewidencyjnej.
3. Wydatki muszą być identyfikowalne i weryfikowalne. W szczególności muszą być:
a) zarejestrowane w księgach beneficjenta końcowego;
b) określone zgodnie z odpowiednimi standardami rachunkowości kraju siedziby beneficjenta końcowego oraz zwyczajową praktyką księgowania kosztów beneficjenta końcowego; oraz
c) zadeklarowane zgodnie z wymogami odpowiednich przepisów podatkowych i socjalnych.
4. W stosownych przypadkach beneficjenci końcowi są zobowiązani do przechowywania poświadczonych kopii dokumentów księgowych, potwierdzających przychody osiągnięte i wydatki poniesione przez partnerów w związku z danym projektem.
5. Przechowywanie i przetwarzanie dokumentów, o których mowa w ust. 2-4, musi być zgodne z krajowymi przepisami o ochronie danych.
I.6. Zasięg terytorialny
1. Wydatki na działania i środki określone w art. 4 i 5 aktu podstawowego muszą zostać poniesione:
a) przez beneficjentów końcowych określonych w pkt I.1 ust. 1 lit. e); oraz
b) na terytorium państw członkowskich lub państw trzecich.
2. Partnerzy w ramach projektu, którzy prowadzą działalność zarejestrowaną w kraju trzecim, mogą uczestniczyć w projektach jedynie na zasadzie bezkosztowej, z wyjątkiem międzynarodowych organizacji sektora publicznego ustanowionych w drodze porozumień międzyrządowych oraz specjalnych agencji ustanowionych przez takie organizacje, Międzynarodowego Komitetu Czerwonego Krzyża oraz Międzynarodowej Federacji Stowarzyszeń Czerwonego Krzyża i Czerwonego Półksiężyca.
II. Kategorie wydatków kwalifikowalnych (na poziomie projektu)
II.1. Bezpośrednie wydatki kwalifikowalne
Bezpośrednie wydatki kwalifikowalne projektu stanowią koszty, które - biorąc pod uwagę ogólne zasady kwalifikowalności określone w części I - są identyfikowalne jako konkretne koszty związane bezpośrednio z realizacją projektu. Koszty bezpośrednie muszą być uwzględnione w prognozie całkowitego budżetu projektu.
Kwalifikowalne są następujące koszty bezpośrednie:
II.1.1. Koszty personelu
1. Koszty personelu oddelegowanego do projektu odpowiadające płacom realnym powiększonym o składki na zabezpieczenie społeczne i inne koszty ustawowe są kwalifikowalne, pod warunkiem że odpowiadają polityce zwyczajowo stosowanej przez beneficjenta w zakresie wynagrodzeń.
2. W przypadku organizacji międzynarodowych kwalifikowalne koszty personelu mogą obejmować świadczenia na pokrycie ustawowych zobowiązań i uprawnień w zakresie wynagrodzenia.
3. Odpowiednie koszty wynagrodzeń personelu organów publicznych stanowią koszty kwalifikowalne w stopniu, w jakim są związane z kosztami zadań, które nie byłyby realizowane przez dany organ publiczny, gdyby nie przystąpiono do realizacji danego projektu; personel ten musi być oddelegowany lub przydzielony do realizacji projektu na mocy pisemnej decyzji beneficjenta końcowego.
4. Koszty personelu muszą być szczegółowo określone w planie budżetowym, z podaniem stanowisk i liczby personelu.
II.1.2. Koszty podróży i utrzymania
1. Koszty podróży i utrzymania są kwalifikowalne jako koszty bezpośrednie w przypadku personelu i innych osób, które uczestniczą w działaniach związanych z projektem i których podróże są konieczne dla realizacji projektu.
2. Koszty podróży są kwalifikowalne na podstawie rzeczywistych poniesionych kosztów. Stawki zwrotu kosztów muszą bazować na najtańszej formie transportu publicznego, a przeloty - z zasady - są dopuszczalne tylko w przypadku podróży na odległość ponad 800 km (podróż w obie strony) lub gdzie uwarunkowania geograficzne uzasadniają podróż samolotem. Przy korzystaniu z prywatnego samochodu, zwrot ma miejsce z reguły na podstawie kosztu transportu publicznego lub stawki kilometrowej, zgodnie z opublikowanymi przepisami w tym zakresie w danym państwie członkowskim lub stosowanymi przez beneficjenta końcowego.
3. Koszty utrzymania są kwalifikowalne na podstawie rzeczywistych kosztów lub diety dziennej. Jeżeli organizacja posiada własne stawki dzienne (dodatek z tytułu kosztów utrzymania), stosuje się je do limitów określonych przez państwo członkowskie zgodnie z krajowym ustawodawstwem i praktyką. Dodatek z tytułu kosztów utrzymania obejmuje koszty transportu lokalnego (w tym taksówek), zakwaterowanie, posiłki, lokalne rozmowy telefoniczne oraz wydatki różne.
II.1.3. Wyposażenie
II.1.3.1. Zasady ogólne
1. Koszty związane z nabyciem sprzętu są kwalifikowalne tylko, jeżeli są konieczne do realizacji projektu. Sprzęt musi mieć właściwości techniczne wymagane do spełnienia przez projekt odpowiednich norm i standardów.
2. Wybór pomiędzy leasingiem, dzierżawą a zakupem zawsze musi się opierać na zasadzie wyboru najtańszej opcji. Niemniej jednak zakup dopuszcza się, jeśli leasing lub wynajem nie jest możliwy ze względu na krótki okres trwania projektu lub szybki spadek wartości.
II.1.3.2. Dzierżawa i leasing
Wydatki związane z dzierżawą i leasingiem są kwalifikowalne do współfinansowania zgodnie z przepisami państwa członkowskiego, ustawodawstwa krajowego oraz praktyki krajowej, a także okresem dzierżawy lub leasingu na potrzeby projektu.
II.1.3.3. Zakup
1. Jeżeli zakup sprzętu odbywa się w trakcie trwania projektu, w budżecie należy wskazać, czy finansowanie obejmuje pełen koszt, czy jedynie tą część amortyzacji sprzętu, która odpowiada okresowi użycia na potrzeby projektu oraz stawce rzeczywistego zużycia w ramach projektu. W drugim przypadku obliczeń dokonuje się zgodnie z mającymi zastosowanie przepisami krajowymi.
2. Koszty sprzętu nabytego przed rozpoczęciem projektu, lecz użytkowanego na potrzeby projektu, są kwalifikowalne w wysokości amortyzacji. Koszty te nie są jednak kwalifikowalne, jeżeli sprzęt został nabyty z dotacji Wspólnoty.
3. W przypadku poszczególnych elementów, których koszt jest niższy niż 20.000 EUR, kwalifikowalny jest całkowity koszt nabycia, pod warunkiem że, poza należycie uzasadnionymi przypadkami, sprzęt został zakupiony wcześniej niż w trzech ostatnich miesiącach projektu. Poszczególne elementy, których koszt jest równy lub wyższy niż 20.000 EUR, kwalifikowalne są jedynie na podstawie amortyzacji. W drodze odstępstwa od powyższych warunków w przypadku środków transportu, których koszt jest niższy niż 250.000 EUR, kwalifikowalny jest całkowity koszt nabycia.
II.1.4. Nieruchomości
II.1.4.1. Zasady ogólne
W przypadku zakupu, budowy, remontu lub najmu nieruchomości, nieruchomość musi charakteryzować się danymi technicznymi wymaganymi w projekcie oraz spełniać odpowiednie normy i standardy.
II.1.4.2. Zakup, budowa, remont
1. Jeżeli nabycie nieruchomości jest konieczne do realizacji projektu i jest w sposób oczywisty związane z jego celami, zakup nieruchomości, tzn. gotowych budynków, lub budowa nieruchomości stanowi koszt kwalifikowalny do współfinansowania na podstawie wysokości pełnych lub częściowych kosztów lub na podstawie amortyzacji pod następującymi warunkami, bez uszczerbku dla stosowania surowszych przepisów krajowych:
a) od niezależnego rzeczoznawcy majątkowego lub uprawnionego organu urzędowego należy uzyskać opinię stwierdzającą, że cena nie przekracza wartości rynkowej, zaświadczającą, że nieruchomość jest zgodna z przepisami krajowymi, lub określającą punkty, w których takiej zgodności nie ma, a które beneficjent końcowy ma zamiar usunąć w ramach projektu;
b) nieruchomość nie została nabyta z dotacji Wspólnoty przed rozpoczęciem projektu;
c) nieruchomość będzie wykorzystywana jedynie na cele określone w projekcie przez okres nie krótszy niż 10 lat po dacie zakończenia projektu, chyba że Komisja postanowi inaczej w konkretnym przypadku współfinansowania pełnych lub częściowych kosztów; w przypadku współfinansowania na podstawie amortyzacji okres ten skraca się do 5 lat;
d) zakup nieruchomości musi odbywać się zgodnie z zasadami odpowiedniego stosunku wartości do ceny i rentowności oraz musi zostać uznany za proporcjonalny do celu, któremu ma służyć realizacja projektu;
e) w przypadku współfinansowania na podstawie amortyzacji kwalifikowalna jest część amortyzacji tych aktywów odpowiadająca okresowi ich użytkowania w ramach projektu oraz poziomowi rzeczywistego wykorzystania przez projekt; amortyzację oblicza się zgodnie z krajowymi przepisami o rachunkowości.
2. Wydatki na remont, renowację i modernizację nieruchomości kwalifikują się do współfinansowania odpowiadającego pełnym lub częściowym kosztom lub na podstawie amortyzacji. W przypadku kosztów remontu zastosowanie mają jedynie warunki c) i e) w ust. 1.
II.1.4.3. Najem
Najem nieruchomości stanowi koszt kwalifikowalny do współfinansowania, jeżeli istnieje wyraźny związek między najmem a celami danego projektu, pod następującymi warunkami, bez uszczerbku dla stosowania surowszych przepisów krajowych:
a) nieruchomość nie została nabyta z dotacji Wspólnoty;
b) nieruchomość będzie wykorzystywana jedynie w celu realizacji projektu. W przeciwnym razie kwalifikowalna jest tylko część kosztów odpowiadająca wykorzystaniu w ramach projektu.
II.1.5. Towary konsumpcyjne, zaopatrzenie i usługi ogólne
Koszty nabycia towarów konsumpcyjnych, zaopatrzenia i usług ogólnych są kwalifikowalne, pod warunkiem że można je zidentyfikować oraz że są bezpośrednio potrzebne do realizacji projektu.
II.1.6. Podwykonawstwo
1. Jako zasadę ogólną należy przyjąć, że beneficjenci końcowi muszą posiadać możliwość samodzielnego zarządzania projektem. Kwota odpowiadająca zadaniom podzlecanym w ramach projektu musi zostać wyraźnie wskazana w umowie o dotację.
2. Wydatki związane z następującymi rodzajami podwykonawstwa są niekwalifikowalne do współfinansowania przez Fundusz:
a) podwykonawstwo zadań związanych z ogólnym zarządzaniem projektem;
b) podwykonawstwo, które zwiększa koszty projektu bez dodania proporcjonalnej wartości;
c) podwykonawstwo przez pośredników lub doradców z zapłatą określaną jako udział łącznego kosztu projektu, chyba że taka zapłata jest uzasadniona przez beneficjenta końcowego poprzez odniesienie do rzeczywistej wartości świadczonej pracy lub usług.
3. W każdym przypadku podwykonawcy muszą zobowiązać się do dostarczenia wszystkim instytucjom audytowym i kontrolnym wszelkich wymaganych informacji w związku z wykonywanymi działaniami.
II.1.7. Koszty wynikające bezpośrednio z wymogów związanych ze współfinansowaniem unijnym
Koszty ponoszone w celu spełnienia wymogów związanych ze współfinansowaniem unijnym, na przykład w związku z upublicznieniem, przejrzystością, oceną projektu, audytem zewnętrznym, gwarancjami bankowymi, tłumaczeniami itd. są kwalifikowalne jako koszty bezpośrednie.
II.1.8. Wynagrodzenie ekspertów
Koszty obsługi prawnej, notarialnej oraz dotyczące ekspertów technicznych i finansowych są kwalifikowalne.
II.1.9. Szczególne wydatki związane zgrupami docelowymi
1. Szczególne wydatki na rzecz grup docelowych zgodnie ze środkami wyszczególnionymi w art. 5 aktu podstawowego polegają na pełnym lub częściowym wsparciu w formie:
a) zwrotu kosztów poniesionych przez beneficjenta na rzecz grup docelowych;
b) pokrycia kosztów poniesionych przez osoby powracające, które beneficjent końcowy zwraca osobom powracającym; lub
c) wypłaty bezzwrotnych kwot ryczałtowych (tak jak w przypadku ograniczonego wsparcia na rozpoczęcie działalności gospodarczej oraz zachęt finansowych dla osób powracających, opisanych w art. 5 ust. 8 i 9 aktu podstawowego).
2. Wydatki te są kwalifikowalne pod następującymi warunkami:
a) beneficjent końcowy przechowuje wymagane informacje oraz dowody na to, że osoby otrzymujące wsparcie należą do szczególnych grup docelowych określonych w art. 5 aktu podstawowego i znajdują się w opisanej tam sytuacji, co sprawia, że kwalifikują się do otrzymania takiej pomocy;
b) beneficjent końcowy przechowuje wymagane informacje na temat osób powracających otrzymujących pomoc, aby umożliwić odpowiednią identyfikację tych osób, datę ich powrotu do kraju; przechowuje także dowody na to, że osoby te otrzymały wspomnianą pomoc;
c) beneficjent końcowy przechowuje dowody udzielenia wsparcia (takie jak faktury i rachunki), a w przypadku kwot ryczałtowych przechowuje dowody, że dane osoby otrzymały takie wsparcie.
Przechowywanie i przetwarzanie wyżej wymienionych informacji musi odbywać się zgodnie z krajowymi przepisami o ochronie danych.
3. Środki pomocowe otrzymane po powrocie do kraju trzeciego, takie jak szkolenia i pomoc w znalezieniu zatrudnienia, krótkoterminowe środki potrzebne w procesie reintegracji oraz pomoc udzielana po powrocie, opisane odpowiednio w art. 5 ust. 5, 8 i 9 aktu podstawowego, nie mogą być stosowane przez dłużej niż 12 miesięcy od powrotu obywatela kraju trzeciego.
II.2. Pośrednie wydatki kwalifikowalne
1. Kwalifikowalne koszty pośrednie działania to koszty, które - przy poszanowaniu warunków kwalifikowalności określonych w pkt I.1 ust. 1 - nie mogą zostać uznane za koszty specyficzne działania, związane bezpośrednio z jego realizacją.
2. W drodze odstępstwa od pkt I.1 ust. 1 lit. e) i pkt I.5 koszty pośrednie poniesione podczas realizacji działania mogą się kwalifikować do finansowania na podstawie ryczałtu ustalonego w wysokości co najwyżej 7 % kwoty całkowitych kosztów kwalifikowalnych.
3. Organizacje otrzymujące dotacje na działalność z budżetu Unii nie mogą włączyć kosztów pośrednich do swojego planu budżetowego.
III. Wydatki niekwalifikowalne
Następujące koszty są niekwalifikowalne:
a) VAT, chyba że beneficjent końcowy udowodni, że nie jest w stanie go odzyskać;
b) zysk z kapitału, zadłużenie i opłaty za obsługę zadłużenia, odsetki od debetu, prowizje z tytułu wymiany walut oraz straty z tego tytułu, rezerwy na straty lub potencjalne przyszłe zobowiązania, należne odsetki, wątpliwe wierzytelności, mandaty, kary finansowe, koszty postępowania sądowego oraz zbyt wysokie lub nieuzasadnione wydatki;
c) koszty reprezentacyjne wyłącznie dla personelu projektu. Uzasadnione koszty goszczenia na imprezach towarzyskich w interesie projektu, na przykład na koniec projektu lub spotkania grupy sterującej projektem, są dopuszczalne;
d) koszty zadeklarowane przez beneficjenta końcowego objęte innym projektem lub programem prac dotowanym przez Wspólnotę;
e) zakup ziemi;
f) wkłady rzeczowe.
IV. Pomoc techniczna z inicjatywy państw członkowskich
1. Wszelkie koszty konieczne do wdrożenia Funduszu przez instytucję odpowiedzialną, instytucję delegowaną, instytucję audytową, instytucję certyfikującą i inne organy wspierające wykonanie działań wymienionych w ust. 2 są kwalifikowalne w ramach pomocy technicznej w zakresie określonym w art. 17 aktu podstawowego.
2. Obejmuje to następujące środki:
a) wydatki związane z przygotowaniem, wyborem, wyceną, zarządzaniem i monitoringiem działań;
b) wydatki związane z audytami i kontrolami na miejscu obejmującymi działania lub projekty;
c) wydatki związane z oceną działań lub projektów;
d) wydatki związane z informacją, rozpowszechnianiem i przejrzystością działań;
e) wydatki z tytułu nabycia, instalacji i obsługi komputerowych systemów zarządzania, monitoringu i oceny Funduszu;
f) wydatki na spotkania komitetów monitorujących i podkomitetów związanych z realizacją działań; wydatki te mogą również uwzględniać koszty ekspertów i innych uczestników takich komitetów, w tym uczestników z krajów trzecich, jeśli ich obecność jest konieczna do skutecznej realizacji działań;
g) wydatki na zwiększenie zdolności administracyjnych w zakresie wdrażania Funduszu.
3. Działania i płatności związane z pomocą techniczną muszą zostać wykonane po dniu 1 stycznia roku określonego w decyzji finansowej zatwierdzającej programy roczne państw członkowskich. Okres kwalifikowalności twa do terminu składania ostatecznych sprawozdań z wykonania programu rocznego.
4. Wszelkie zamówienia muszą być przeprowadzane zgodnie z krajowymi zasadami zamówień publicznych przyjętymi w danym państwie członkowskim.
5. Państwa członkowskie mogą wykorzystać środki na pomoc techniczną dla Funduszu razem ze środkami na pomoc techniczną dla niektórych lub wszystkich czterech Funduszy. Jednakże w tym przypadku tylko część kosztów w związku z realizacją wspólnych środków w ramach tego Funduszu jest kwalifikowalna w ramach Funduszu, a państwo członkowskie zapewnia, że:
a) część kosztów na wspólne środki jest podejmowana z odpowiedniego Funduszu w sposób uzasadniony i weryfikowalny; oraz
b) koszty nie są finansowane podwójnie.
______
(1) Gdzie "N" oznacza rok wskazany w decyzji o finansowaniu zatwierdzającej programy roczne państw członkowskich.
-zmieniony przez art. 1 pkt 2 decyzji nr 2009/614/WE z dnia 23 lipca 2009 r. (Dz.U.UE.L.09.210.36) zmieniającej nin. decyzję z dniem notyfikacji. Zmiany nie zostały naniesione na tekst.
- zmieniony przez art. 1 pkt 8 decyzji nr 2011/177/UE z dnia 2 marca 2011 r. (Dz.U.UE.L.11.77.32) zmieniającej nin. decyzję z dniem 2 marca 2011 r. Zmiany nie zostały naniesione na tekst.
-zmieniony przez art. 1 pkt 3 i 4 decyzji nr 2009/614/WE z dnia 23 lipca 2009 r. (Dz.U.UE.L.09.210.36) zmieniającej nin. decyzję z dniem notyfikacji. Zmiany nie zostały naniesione na tekst.
- zmieniony przez art. 1 pkt 8 decyzji nr 2011/177/UE z dnia 2 marca 2011 r. (Dz.U.UE.L.11.77.32) zmieniającej nin. decyzję z dniem notyfikacji.
- zmieniony przez art. 1 decyzji nr 2012/718/UE z dnia 20 września 2012 r. (Dz.U.UE.L.12.326.17) zmieniającej nin. decyzję z dniem 20 września 2012 r.
© Unia Europejska, http://eur-lex.europa.eu/
Za autentyczne uważa się wyłącznie dokumenty Unii Europejskiej opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.