Zaproszenie do składania wniosków - Wytyczne - EACEA 03/2015 - Inicjatywa "Wolontariusze pomocy UE": Pomoc techniczna dla organizacji wysyłających - Rozwijanie zdolności w zakresie pomocy humanitarnej organizacji przyjmujących.
Dz.U.UE.C.2015.17.10
Akt nieocenianyZAPROSZENIE DO SKŁADANIA WNIOSKÓW
Wytyczne - EACEA 03/2015 Inicjatywa "Wolontariusze pomocy UE": Pomoc techniczna dla organizacji wysyłających Rozwijanie zdolności w zakresie pomocy humanitarnej organizacji przyjmujących 1
(Dz.U.UE C z dnia 20 stycznia 2015 r.)
1. WPROWADZENIE - INFORMACJE OGÓLNE
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady ustanawiające Europejski Ochotniczy Korpus Pomocy Humanitarnej - "Wolontariusze pomocy UE" (dalej inicjatywa "Wolontariusze pomocy UE") ustanawia ramy wspólnego wkładu woluntariuszy europejskich we wspieranie i uzupełnianie pomocy humanitarnej w państwach trzecich.
Jego celem jest przyczynienie się do wzmocnienia zdolności UE do niesienia odpowiadającej potrzebom pomocy humanitarnej w celu ochrony życia, przynoszenia ulgi w cierpieniu ludzi i zachowania godności ludzkiej, a także wzmocnienie zdolności i odporności społeczności z państw trzecich podatnych na zagrożenia lub dotkniętych klęskami, zwłaszcza poprzez gotowość na wypadek klęsk żywiołowych, zmniejszanie ryzyka ich wystąpienia oraz lepsze łączenie pomocy doraźnej, odbudowy i rozwoju. Rozporządzenie ma również na celu przyczynienie się do zwiększenia i poprawy zdolności Unii do niesienia pomocy humanitarnej poprzez wzmocnienie spójności i zgodności wolontariatu w poszczególnych państwach członkowskich w celu zwiększenia możliwości udziału obywateli Unii w działaniach i akcjach pomocy humanitarnej.
W związku z tym niniejsze zaproszenie do składania wniosków przewiduje przekazywanie środków w ramach wsparcia na rzecz działań zmierzających do wzmacniania zdolności potencjalnych organizacji przyjmujących w zakresie gotowości i reagowania na kryzysy humanitarne. Ponadto przewiduje ono wspieranie działań mających na celu wzmacnianie technicznych zdolności potencjalnych organizacji wysyłających do uczestnictwa w inicjatywie "Wolontariusze pomocy UE".
2. CELE
Niniejsze zaproszenie ma na celu wzmocnienie zdolności organizacji wysyłających i przyjmujących zamierzających uczestniczyć w inicjatywie "Wolontariusze pomocy UE" i zapewnienie zgodności ze standardami i procedurami odnoszącymi się do kandydatów na wolontariuszy i wolontariuszy pomocy UE.
Komisja Europejska oczekuje, że dzięki niniejszemu zaproszeniu osiągnięte zostaną następujące rezultaty:
Wzmocnione zostaną zdolności maksymalnie 100 organizacji wysyłających i przyjmujących w następujących dziedzinach:
- zarządzanie ryzykiem wystąpienia klęsk żywiołowych, gotowość i reagowanie, a także łączenie pomocy doraźnej, odbudowy i rozwoju,
- zarządzanie działaniami wolontariuszy zgodnie ze standardami i procedurami odnoszącymi się do zarządzania pracą kandydatów na wolontariuszy i wolontariuszy pomocy UE,
- wzmacnianie lokalnego wolontariatu w państwach trzecich,
- zdolności w zakresie uczestnictwa w certyfikacji, w tym zdolności administracyjne,
- narzędzia i metody oceny potrzeb na szczeblu lokalnym,
- budowanie partnerstw w celu rozwijania wspólnych projektów w kontekście inicjatywy "Wolontariusze pomocy UE",
- komunikowanie zasad unijnej pomocy humanitarnej zgodnie z Konsensusem europejskim w sprawie pomocy humanitarnej oraz podnoszenie poziomu świadomości w zakresie unijnej pomocy humanitarnej oraz jej widoczności.
3. HARMONOGRAM
| Etapy | Data i godzina lub indykatywny okres Pierwszy termin | Data i godzina lub indykatywny okres Drugi termin | |
| a) | Publikacja ogłoszenia | 21 stycznia 2015 r. | 21 stycznia 2015 r. |
| b) | Termin na składanie wniosków | 1 kwietnia 2015 r. Godz. 12.00 w południe czasu brukselskiego | 1 września 2015 r. Godz. 12.00 w południe czasu brukselskiego |
| c) | Okres oceny | maj 2015 r. | październik 2015 r. |
| d) | Informacja dla wnioskodawców | lipiec 2015 r. | listopad 2015 r. |
| e) | Podpisanie umowy o udzielenie dotacji | lipiec 2015 r. | grudzień 2015 r. |
| f) | Data rozpoczęcia działania w ramach projektu | 1 września 2015 r. | 1 lutego 2016 r. |
4. DOSTĘPNY BUDŻET
Całkowity szacunkowy budżet przeznaczony na współfinansowanie projektów wynosi 6 948 000 EUR.
- W ramach pierwszej rundy (projekty zgłoszone do dnia 1 kwietnia 2015 r.) przewiduje się wykorzystanie 70 % dostępnej kwoty na projekty (4 863 600 EUR).
- 30 % (2 084 400 EUR) będzie dostępnych przed upływem drugiego terminu w dniu 1 września 2015 r.
Maksymalna kwota dotacji wyniesie 700 000 EUR. Wnioski o udzielenie dotacji poniżej 100 000 EUR nie będą uwzględniane. Agencja przewiduje współfinansowanie 20 wniosków.
Agencja zastrzega sobie prawo do nierozdysponowania wszystkich funduszy dostępnych w dowolnej z rund.
5. WYMOGI DOTYCZĄCE DOPUSZCZALNOŚCI
Wnioski muszą spełniać następujące wymogi:
- muszą zostać przesłane przed upływem terminu na zgłaszanie wniosków, o którym mowa w sekcji 3 niniejszego zaproszenia do składania wniosków,
- muszą zostać złożone na piśmie przy użyciu elektronicznego formularza wniosku,
- muszą zostać sporządzone w jednym z urzędowych języków UE,
- wnioski należy składać drogą elektroniczną przy użyciu urzędowego formularza wniosku wraz ze wszystkimi dokumentami wyszczególnionymi na stronie internetowej, na której dostępny jest formularz wniosku.
Niespełnienie powyższych wymogów skutkuje niedopuszczeniem wniosku do dalszego rozpatrzenia.
Aby złożyć wniosek, wnioskodawcy i partnerzy są zobowiązani podać w formularzu wniosku kod identyfikacyjny uczestnika (participant identification code, PIC). PIC można uzyskać poprzez rejestrację organizacji w systemie indywidualnej rejestracji (Unique Registration Facility, URF), który jest dostępny za pośrednictwem Portalu Edukacji, Kultury i Sektora Audiowizualnego, Obywatelstwa i Wolontariatu (Education, Audiovisual, Culture, Citizenship and Volunteering Participant Portal). System indywidualnej rejestracji jest narzędziem, z którego korzystają również inne służby Komisji Europejskiej. W przypadku gdy wnioskodawca lub partner posiadają już PIC, z którego korzystali przy okazji innych programów (na przykład programów badawczych), PIC ten jest ważny również w ramach niniejszego zaproszenia do składania wniosków.
Wspomniany portal umożliwia wnioskodawcom i partnerom przesyłanie i aktualizację informacji dotyczących ich statusu prawnego oraz załączanie wymaganych dokumentów prawnych i finansowych.
Dalsze informacje zob. sekcja 14.2.
6. KRYTERIA KWALIFIKOWALNOŚCI
Szczegółowej ocenie poddane zostaną wnioski spełniające następujące kryteria:
6.1. Kwalifikujące się podmioty
6.1.1. Wnioskodawca
Wnioski dotyczące zarówno pomocy technicznej, jak i rozwijania zdolności mogą składać:
- niedochodowe organizacje pozarządowe, które zostały ustanowione zgodnie z prawem jednego z państw członkowskich i których siedziba znajduje się w Unii, lub
- podmioty prawa publicznego o charakterze cywilnym, których działalność reguluje prawo jednego z państw członkowskich, lub
- Międzynarodowa Federacja Towarzystw Czerwonego Krzyża i Czerwonego Półksiężyca.
Wnioskodawcy (wnioskodawca - organizacja koordynująca) muszą - na dzień wyznaczony jako termin na złożenie wniosków - mieć przynajmniej pięcioletnie doświadczenie w działalności w dziedzinie pomocy humanitarnej.
Kwalifikują się wyłącznie następujące osoby prawne:
- państwa członkowskie Unii Europejskiej: Austria, Belgia, Bułgaria, Chorwacja, Cypr, Dania, Estonia, Finlandia, Francja, Grecja, Hiszpania, Irlandia, Litwa, Luksemburg, Łotwa, Malta, Niderlandy, Niemcy, Polska, Portugalia, Republika Czeska, Rumunia, Słowacja, Słowenia, Szwecja, Węgry, Włochy, Zjednoczone Królestwo.
W celu dokonania oceny kwalifikowania się wnioskodawcy wymagane są następujące dokumenty potwierdzające:
- podmiot prywatny: odpis z dziennika ustaw, odpis statutu, odpis z rejestru przedsiębiorców lub rejestru stowarzyszeń, zaświadczenie o podleganiu podatkowi VAT (jeżeli w danym kraju numer z rejestru przedsiębiorców i numer płatnika VAT są tożsame, wymagany jest tylko jeden z tych dokumentów),
- podmiot publiczny: kopia uchwały lub decyzji ustanawiającej podmiot publiczny lub inne urzędowe dokumenty ustanawiające podmiot prawa publicznego.
6.1.2. Partnerzy i kwalifikujące się partnerstwo
Partnerami w ramach projektów Pomocy technicznej mogą być podmioty należące do jednej z następujących kategorii:
- pozarządowe organizacje nienastawione na zysk utworzone zgodnie z prawem państwa członkowskiego, których siedziba główna znajduje się na terytorium Unii, lub
- podmioty prawa publicznego o charakterze cywilnym, lub
- Międzynarodowa Federacja Stowarzyszeń Czerwonego Krzyża i Czerwonego Półksiężyca.
Partnerami w ramach Rozwijania zdolności mogą być podmioty należące do jednej z następujących kategorii:
- pozarządowe organizacje nienastawione na zysk działające lub mające siedzibę w państwie trzecim na mocy prawa obowiązującego w tym państwie, lub
- podmioty prawa publicznego o charakterze cywilnym, lub
- agencje i organizacje międzynarodowe.".
a) Partnerami w ramach projektów Pomocy technicznej mogą być podmioty ustanowione w następujących państwach:
- państwa członkowskie Unii Europejskiej: Austria, Belgia, Bułgaria, Chorwacja, Cypr, Dania, Estonia, Finlandia, Francja, Grecja, Hiszpania, Irlandia, Litwa, Luksemburg, Łotwa, Malta, Niderlandy, Niemcy, Polska, Portugalia, Republika Czeska, Rumunia, Słowacja, Słowenia, Szwecja, Węgry, Włochy, Zjednoczone Królestwo.
W projektach pomocy technicznej muszą uczestniczyć wnioskodawca i organizacje partnerskie z co najmniej trzech różnych państw członkowskich biorących udział w programie, wśród których:
- co najmniej jedna organizacja partnerska musi prowadzić działalność w dziedzinie pomocy humanitarnej zgodnie z definicją zawartą w art. 3 lit. d) rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 375/2014 z dnia 3 kwietnia 2014 r. ustanawiającego Europejski Ochotniczy Korpus Pomocy Humanitarnej ("inicjatywa »Wolontariusze pomocy UE«") 2 przez co najmniej 5 lat,
- co najmniej jeden partner musi posiadać przynajmniej pięcioletnie doświadczenie w zarządzaniu wolontariatem.
b) Partnerami w ramach Rozwijania zdolności mogą być podmioty ustanowione w następujących państwach:
- państwa członkowskie Unii Europejskiej: Austria, Belgia, Bułgaria, Chorwacja, Cypr, Dania, Estonia, Finlandia, Francja, Grecja, Hiszpania, Irlandia, Litwa, Luksemburg, Łotwa, Malta, Niderlandy, Niemcy, Polska, Portugalia, Republika Czeska, Rumunia, Słowacja, Słowenia, Szwecja, Węgry, Włochy, Zjednoczone Królestwo;
- państwa trzecie, w których niesiona jest pomoc humanitarna (2).
W projektach z zakresu Rozwijania zdolności muszą uczestniczyć wnioskodawca i organizacje partnerskie z co najmniej sześciu różnych państw, wśród których:
- partnerstwo składa się z podmiotów z co najmniej trzech krajów uczestniczących w programie, w tym wnioskodawcy i z co najmniej trzech krajów trzecich,
- wszyscy partnerzy z krajów uczestniczących w programie muszą prowadzić działalność w dziedzinie pomocy humanitarnej od co najmniej 5 lat,
- co najmniej dwóch partnerów z państw trzecich musi prowadzić działalność w dziedzinie pomocy humanitarnej,
- co najmniej jeden partner z krajów uczestniczących w programie musi prowadzić działalność w dziedzinie zarządzania wolontariatem od co najmniej 5 lat;
Wnioskodawcy mogą jednocześnie złożyć projekty zarówno w ramach pomocy technicznej, jak i rozwijania zdolności; wówczas są zobowiązani wskazać we wniosku, że zgłaszają się do obu działań.
W odniesieniu do obu działań wnioskodawcy i partnerzy są zobowiązani przedłożyć pełnomocnictwo upoważniające wnioskodawcę do działania w imieniu partnerów, które wymaga podpisania przez osoby uprawnione do podejmowania zobowiązań prawnych. Wnioskodawca i organizacje partnerskie są zwani dalej "konsorcjum".
6.1.3. Podmioty współpracujące
Inne organizacje i podmioty mogą uczestniczyć w działaniach w charakterze podmiotów współpracujących. Tego rodzaju podmioty służą wsparciem merytorycznym w ramach działania (mogą być na przykład usługodawcami specjalizującymi się w rozwijaniu zdolności lub pomocy technicznej). Podmioty te nie są związane z Komisją żadnymi stosunkami umownymi i nie muszą spełniać kryteriów kwalifikowalności, o których mowa w niniejszej sekcji. Mogą być one przykładowo prywatnymi przedsiębiorstwami komercyjnymi. Podmioty współpracujące należy wyszczególnić w formularzu elektronicznym.
6.2. Kwalifikowalna działalność
Pomoc techniczna i rozwijanie zdolności mogą obejmować następujące wymiary:
- rozwój organizacyjny (wewnętrzny), tj. rozwijanie zdolności i pomoc techniczna mające na celu zapewnienie prawidłowego wewnętrznego zarządzania organizacją;
- rozwój organizacyjny (zewnętrzny), tj. rozwijanie zdolności w zakresie interakcji i kontaktów organizacji z innymi interesariuszami;
- inne rodzaje rozwijania zdolności o szczególnym charakterze technicznym lub tematycznym, zwłaszcza w zakresie wymogów technicznych ustanowionych na podstawie norm i procedur określonych w art. 9 rozporządzenia (UE) nr 375/2014 z myślą o certyfikacji potencjalnych organizacji wysyłających i przyjmujących; a także zdolności technicznych w sektorach związanych z pomocą humanitarną.
Pod względem metod i narzędzi rozwijania zdolności i pomocy technicznej można rozważać następujące rodzaje interwencji:
- interwencje skupione na umiejętnościach, takie jak szkolenia prowadzące do zmiany zachowania/rozwoju organizacyjnego,
- interwencje na rzecz rozwoju organizacyjnego, od wydarzeń służących budowaniu zespołu lub moderowanych spotkań wyjazdowych poświęconych konstruowaniu strategii organizacyjnej po pakiety konsultacyjne obejmujące ocenę potrzeb, serię ukierunkowanych szkoleń i przeglądów oraz ocen organizacyjnych, a także opracowanie, wdrażanie i ocenę strategii organizacji,
- interwencje na rzecz budowania systemu z udziałem różnych zainteresowanych podmiotów krajowych lub lokalnych działających w obszarze pomocy humanitarnej skupiającej się na rozwijaniu zdolności w zakresie reagowania na kryzysy humanitarne lub programach gotowości. Mogą one obejmować ocenę potrzeb, koordynację i wsparcie, szkolenia, ćwiczenia grupowe, wsparcie techniczne.
Działania wspierane w ramach niniejszego zaproszenia zarówno w ramach projektów pomocy technicznej, jak i rozwijania zdolności, mogą obejmować:
- wizyty studyjne/ewaluacyjne/sporządzanie map i analizy
- seminaria/warsztaty/konferencje
- praktyki obserwacyjne/staże
- wizyty w ramach wymiany pracowników/umowy partnerstwa
- monitorowanie i ocena
- przeglądy/oceny organizacyjne
- coaching i mentoring
- moderowane spotkania wyjazdowe/budowanie zespołu
- szkolenia/Szkolenia personelu szkolącego
- uczenie na odległość/webinaria/masowe otwarte kursy online (Massive Open Online Courses - MOOC)
- doradztwo
- wymiana dobrych praktyk/wzajemne uczenie się (tzw. peer learning)
- ćwiczenia symulacyjne/oceny zdolności reagowania.
Powyższe działania mogą obejmować następującą tematykę: unijna pomoc humanitarna: funkcjonowanie i zasady; Monitorowanie i ocena; Rozwijanie zdolności przywódczych; Rozwój organizacyjny/planowanie strategiczne/zarządzanie zmianą; Administracja/zarządzanie finansowe/rachunkowość; poprawa rozliczalności/ład organizacyjny/uczestnictwo; Komunikacja/propagowanie działań/relacje z interesariuszami; Kampanie publiczne; Badania/gromadzenie dowodów; zarządzanie programami i projektami; Rozwijanie wolontariatu (lokalnego); Finansowanie/gromadzenie środków; Networking/budowanie partnerstw i sojuszy (w tym na rzecz przyszłych projektów pomocy UE); Standardy i procedury inicjatywy "Wolontariusze pomocy UE".
W przypadku projektów z zakresu rozwijania zdolności można dodatkowo rozważyć następujące tematy:
Rozwijanie zdolności technicznych w ramach operacji humanitarnych ze szczególnym uwzględnieniem metod oceny potrzeb/zarządzania informacjami; Zarządzanie ryzykiem wystąpienia klęsk żywiołowych; Zmniejszanie ryzyka związanego z klęskami żywiołowymi/gotowość na wypadek klęsk żywiołowych; Reagowanie w sytuacjach kryzysowych (i powiązane sektory); Łączenie pomocy doraźnej, odbudowy i rozwoju; Odporność na zmianę klimatu i przystosowanie się do niej.
W odniesieniu do pierwszego terminu 1 kwietnia 2015 r. oba rodzaje projektów muszą rozpoczynać się między dniem 1 września 2015 r. a dniem 31 grudnia 2015 r., przy czym minimalna długość ich trwania musi wynosić 6 miesięcy, a maksymalna nie może przekroczyć 24 miesięcy.
W odniesieniu do pierwszego terminu 1 września 2015 r. oba rodzaje projektów muszą rozpoczynać się między dniem 1 lutego 2016 r. a dniem 31 maja 2016 r., przy czym minimalna długość ich trwania musi wynosić 6 miesięcy, a maksymalna nie może przekroczyć 24 miesięcy.
Wnioski dotyczące projektów, których przewidywana długość trwania jest dłuższa lub krótsza, niż określono w niniejszym zaproszeniu, nie zostaną przyjęte.
Nie przewiduje się przedłużenia okresu kwalifikowalności ponad maksymalny czas trwania.
6.3. Kwalifikujące się wnioski o dotację
Rozpatrzone pod kątem udzielenia dotacji zostaną wyłącznie wnioski spełniające kryteria kwalifikowalności. W przypadku uznania wniosku za niekwalifikujący się wnioskodawca otrzyma pismo z uzasadnieniem.
7. KRYTERIA WYKLUCZAJĄCE
7.1. Wykluczenie z udziału w procedurze
Z ubiegania się o dotację w ramach niniejszego zaproszenia do składania wniosków wykluczeni zostaną wnioskodawcy, którzy znajdują się w jednej z następujących sytuacji:
a) znajdują się w stanie upadłości lub w trakcie likwidacji albo ich działalnością zarządza sąd, prowadzą postępowanie układowe z wierzycielami, zawiesili działalność gospodarczą, prowadzone jest wobec nich postępowanie sądowe dotyczące tych kwestii, bądź też znajdują się w innej tego rodzaju sytuacji wynikającej z podobnej procedury przewidzianej w krajowych przepisach ustawowych lub wykonawczych;
b) oni sami lub osoby posiadające w stosunku do nich uprawnienia reprezentacyjne, decyzyjne lub kontrole zostali skazani za przestępstwo dotyczące ich działalności zawodowej prawomocnym wyrokiem właściwego organu państwa członkowskiego mającego powagę rzeczy osądzonej (res iudicata);
c) dopuścili się poważnego uchybienia zawodowego dowiedzionego za pomocą wszelkich właściwych środków, których wykorzystanie właściwy urzędnik zatwierdzający może uzasadnić, w tym poprzez decyzje EBI i organizacji międzynarodowych;
d) nie wypełnili swoich obowiązków w zakresie płacenia składek na ubezpieczenie społeczne lub podatków zgodnie z przepisami państwa, w którym mają siedzibę, lub państwa właściwego urzędnika zatwierdzającego lub państwa, w którym ma zostać zrealizowana umowa o udzielenie dotacji;
e) wydany został w stosunku do nich lub do osób posiadających w stosunku do nich uprawnienia reprezentacyjne, decyzyjne lub kontrolne prawomocny wyrok mający powagę rzeczy osądzonej za nadużycia finansowe, korupcję, udział w organizacji przestępczej, pranie pieniędzy lub jakąkolwiek inną nielegalną działalność naruszającą interesy finansowe Unii;
f) podlegają karze administracyjnej, o której mowa w art. 109 ust. 1 rozporządzenia finansowego.
7.2. Wykluczenie z procedury przyznania dotacji
Wnioskodawcom nie zostanie przyznane wsparcie finansowe, jeśli w trakcie procedury przyznania dotacji:
a) pozostają w konflikcie interesów;
b) są winni złożenia nieprawdziwych informacji wymaganych przez Agencję jako warunek udziału w procedurze udzielenia dotacji lub też nie złożą tych informacji;
c) znajdują się w jednej z sytuacji skutkujących wykluczeniem, o których mowa w sekcji 7.1 powyżej.
Na wnioskodawców, którzy przedstawili niezgodne z prawdą informacje lub dopuścili się poważnego niedopełnienia swych zobowiązań umownych w ramach wcześniejszej procedury przyznania dotacji, mogą zostać nałożone kary administracyjne i finansowe.
7.3. Dokumenty potwierdzające
Wnioskodawcy muszą podpisać oświadczenie na potwierdzenie, że nie znajdują się w żadnej z sytuacji, o których mowa w punktach 7.1 i 7.2, wypełniając odpowiedni formularz i załączając go do formularza wniosku towarzyszącego zaproszeniu do składania wniosków dostępnego na stronie https://eacea.ec.europa.eu/eu-aid-volunteers/funding/
8. KRYTERIA WYBORU
Wnioskodawca musi złożyć uzupełnione i podpisane oświadczenie potwierdzające jego status jako osoby prawnej oraz jego zdolność finansową i operacyjną do zrealizowania proponowanych działań.
8.1. Zdolność finansowa
Wnioskodawca musi mieć stabilne i wystarczające źródła finansowania, tak aby utrzymać działalność przez cały okres realizacji działania lub w roku, na który dotacja została udzielona, oraz aby móc uczestniczyć w finansowaniu. Zdolność finansowa wnioskodawców będzie oceniana na podstawie następujących dokumentów potwierdzających, które należy przedłożyć wraz z wnioskiem:
- oświadczenie,
- sprawozdania finansowe (w tym bilans, rachunek zysków i strat wraz z załącznikami) za dwa ostatnie lata budżetowe, za które rozliczenia zostały zamknięte,
- formularz zdolności finansowej określony w formularzu wniosku, uzupełniony stosownymi wymaganymi ustawowo danymi księgowymi, w celu obliczenia wartości wskaźników wyszczególnionych w formularzu.
Na podstawie przedłożonych dokumentów Agencja, o ile uzna, że zdolność finansowa nie jest zadowalająca, może:
- zażądać dodatkowych informacji,
- zaproponować umowę o udzielenie dotacji bez płatności zaliczkowej,
- zaproponować umowę z wypłatą płatności zaliczkowej w ratach,
- zaproponować umowę z płatnością zaliczkową objętą zabezpieczeniem bankowym (zob. sekcja 11.4 poniżej),
- odrzucić wniosek.
8.2. Zdolność operacyjna
Wnioskodawcy muszą mieć kompetencje zawodowe i stosowne kwalifikacje wymagane do zrealizowania proponowanego działania. W związku z powyższym wnioskodawcy są zobowiązani przedłożyć oświadczenie oraz uzupełnić stosowną część formularza wniosku dostępnego na stronie internetowej.
9. KRYTERIA PRZYZNANIA DOTACJI
Kwalifikujące się wnioski zostaną ocenione w oparciu o następujące kryteria:
Adekwatność projektu (maksymalnie 30 punktów):
- Adekwatność propozycji względem celów i priorytetów zaproszenia do składania wniosków.
- Stopień, w jakim:
- cele są wyraźnie określone, realistyczne i odnoszą się do kwestii istotnych dla uczestniczących organizacji i grup docelowych,
- na podstawie projektów można stwierdzić, że oparto je na gruntownej ocenie ogólnych potrzeb w zakresie rozwijania zdolności, na które odpowiada projekt.
Wyłącznie w odniesieniu do projektów w zakresie rozwijania zdolności stosuje się następujące uzupełniające kryterium przyznania dotacji:
- państwa trzecie będące partnerami projektów należą do krajów:
- wskazanych jako narażone lub podatne na kryzysy humanitarne w zestawieniach GVCA Crisis and Vulnerability Index z 2014 r. lub Forgotten Crisis Index z 2014 r., lub
- krajów będących przedmiotem szczególnej uwagi pod względem budowania odporności w ramach wdrażania planu działania UE w zakresie odporności
Wykaz państw trzecich jest dostępny na stronie: https://eacea.ec.europa.eu/eu-aid-volunteers/funding/
Jakość projektu i jego realizacji (maksymalnie 30 punktów):
- Klarowność, kompletność i jakość działania, w tym odpowiednich faz przygotowania, wdrażania, monitorowania, oceny i (właściwego) rozpowszechniania.
- Odpowiedniość i jakość proponowanej metodyki: Spójność celów projektu i proponowanych działań; logiczne związki między zidentyfikowanymi problemami, potrzebami a proponowanymi rozwiązaniami (np. koncepcją struktury logicznej); wykonalność projektu w proponowanych ramach czasowych.
- Istnienie i adekwatność środków kontroli jakości w celu zapewnienia wysokiej jakości wdrożenia projektu, jego terminowej realizacji i zgodnie z budżetem.
- Efektywność kosztowa: proponowany budżet jest wystarczający do prawidłowej realizacji, a projekt został opracowany w sposób zapewniający optymalną relację korzyści do kosztów.
Jakość i odpowiedniość partnerstwa oraz mechanizmów współpracy (maksymalnie 20 punktów):
- Stopień zaangażowania w realizację projektu właściwie dobranych wzajemnie uzupełniających się organizacji uczestniczących, których profil i doświadczenie umożliwiają pomyślną, kompleksową realizację projektu.
- Istnienie skutecznych mechanizmów koordynacji i komunikacji między organizacjami uczestniczącymi.
Wyłącznie w odniesieniu do projektów z zakresu pomocy technicznej stosuje się następujące uzupełniające kryterium przyznania dotacji:
- Stopień, w jakim proponowany projekt przynosi korzyści organizacjom z krajów, które przystąpiły do UE w 2004 r. bądź później lub organizacjom z innych krajów uczestniczących w programie, które są niedostatecznie reprezentowane pod względem pomocy humanitarnej.
Oddziaływanie i rozpowszechnianie (maksymalnie 20 punktów):
- Jakość działań służących ocenie oddziaływania projektu.
- Potencjalne oddziaływanie projektu na uczestników i organizacje partnerskie w okresie realizacji projektu i po jego zakończeniu.
- Jakość planu rozpowszechniania: odpowiedniość i jakość działań w zakresie dzielenia się wynikami projektu w obrębie organizacji uczestniczących i poza nimi.
- Wymiar europejski:
- oczekiwane rezultaty świadczą o zrozumieniu i zdolności wnioskodawcy oraz partnerów do komunikowania zasad unijnej pomocy humanitarnej uzgodnionych w ramach Konsensusu europejskiego w sprawie pomocy humanitarnej oraz podnoszenia poziomu świadomości w zakresie unijnej pomocy humanitarnej oraz jej widoczności.
- Oczekiwane rezultaty służą interesom znacznej liczby krajów uczestniczących w programie i mogą być efektywnie odtworzone w innych uczestniczących państwach, regionach lub organizacjach bądź przeniesione na ich grunt.
Projekty, które ogółem uzyskają mniej niż 60 punktów, nie będą brane pod uwagę przy podejmowaniu decyzji w sprawie dofinansowania.
Wszystkie projekty, niezależnie od tego, czy dotyczą rozwijania zdolności, czy pomocy technicznej, zostaną sklasyfikowane według uzyskanej punktacji.
10. ZOBOWIĄZANIA PRAWNE
W przypadku przyznania dotacji przez Agencję beneficjentowi zostanie przesłana umowa o udzielenie dotacji, z kwotami wyrażonymi w euro, oraz określająca szczegółowe warunki i poziom finansowania, także informacja o obowiązującym trybie sformalizowania zobowiązań stron.
Beneficjent jest zobowiązany podpisać dwa egzemplarze oryginału umowy w imieniu konsorcjum i niezwłocznie odesłać je Agencji. Agencja podpisuje je jako ostatnia.
Proszę zauważyć, że udzielenie dotacji nie skutkuje powstaniem uprawnienia na kolejne lata.
11. POSTANOWIENIA FINANSOWE
11.1. Zasady ogólne
a) Zasada niełączenia dotacji
Na dane działanie z budżetu UE może zostać przyznana tylko jedna dotacja.
W żadnych okolicznościach te same koszty nie mogą być dwukrotnie finansowane z unijnego budżetu. Aby to zagwarantować, wnioskodawcy wskazują w formularzu wniosku źródła i kwoty finansowania unijnego, które otrzymali lub o które wnioskowali na to samo działanie lub jego część bądź na swoje funkcjonowanie w tym samym roku budżetowym, a także wszelkie inne finansowanie, które otrzymali lub o które wnioskowali na to samo działanie.
b) Zasada niedziałania prawa wstecz
Nie można przyznać z mocą wsteczną dotacji na działania już zakończone.
c) Współfinansowanie
Współfinansowanie oznacza, że środki, które są niezbędne do przeprowadzenia działania, nie mogą pochodzić w całości z dotacji UE.
Współfinansowanie działania może mieć formę:
- zasobów własnych beneficjenta,
- dochodu generowanego przez działanie,
- wkładów finansowych osób trzecich.
d) Zrównoważony budżet
Szacowany budżet działania należy załączyć do formularza wniosku. Budżet musi mieć zbilansowane przychody i wydatki.
Budżet musi zostać sporządzony w euro.
Wnioskodawcy, którzy przewidują, że koszty nie będą ponoszone w euro, są zobowiązani stosować kurs wymiany publikowany w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub na stronie internetowej InforEuro dostępnej pod adresem: http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/inforeuro/inforeuro_en.cfm na dzień publikacji niniejszego zaproszenia do składania wniosków.
e) Umowy realizacyjne/podwykonawstwo
Jeżeli realizacja działania wymaga udzielenia zamówień publicznych, beneficjent musi udzielić zamówienia oferentowi proponującemu ofertę najkorzystniejszą ekonomicznie lub najniższą cenę, unikając konfliktu interesów, oraz musi zachować dokumentację na wypadek audytu,
W przypadku zamówienia powyżej 60 000 EUR beneficjent musi postępować zgodnie z zasadami szczególnymi określonymi w umowie o udzielenie dotacji załączonej do zaproszenia. Od beneficjenta oczekuje się ponadto przejrzystego udokumentowania procedury przetargowej oraz zachowania dokumentacji na wypadek audytu.
Podmioty działające jako instytucje zamawiające w rozumieniu dyrektywy 2004/18/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 31 marca 2004 r. w sprawie koordynacji procedur udzielania zamówień publicznych na roboty budowlane, dostawy i usługi 3 lub jako podmioty zamawiające w rozumieniu dyrektywy 2004/17/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 31 marca 2004 r. koordynującej procedury udzielania zamówień przez podmioty działające w sektorach gospodarki wodnej, energetyki, transportu i usług pocztowych 4 postępują zgodnie z obowiązującymi krajowymi przepisami dotyczącymi zamówień publicznych.
Podwykonawstwo, tj. zlecanie na zewnątrz szczególnych zadań lub działań, które stanowią część działania opisanego we wniosku, a które nie mogą zostać zrealizowane przez samego beneficjenta, musi spełniać warunki mające zastosowanie do umów realizacyjnych (jak określono powyżej) oraz, w uzupełnieniu do nich, następujące warunki:
- może ono obejmować jedynie realizację ograniczonej części działania,
- musi być uzasadnione charakterem działania oraz tym, co jest konieczne do jego realizacji,
- musi być wyraźnie określone we wniosku lub musi zostać uzyskana na nie uprzednia pisemna zgoda Agencji.
f) Wsparcie finansowe dla osób trzecich
Wnioski nie mogą przewidywać udzielenia wsparcia finansowego osobom trzecim.
11.2. Forma finansowania: Finansowanie na podstawie budżetu
Minimalny wkład finansowy UE wynosi 100 000 i nie może przekroczyć 700 000 EUR. Jest on ograniczony do 85 % całkowitych kosztów kwalifikowalnych działania.
W konsekwencji część całkowitych wydatków kwalifikowalnych zapisanych w szacunkowym budżecie musi być finansowana z innych źródeł niż dotacja Unii.
Kwota dotacji nie może przekroczyć ani wysokości kosztów kwalifikowalnych, ani wnioskowanej kwoty. Kwoty są wyrażone w euro.
Przyjęcie wniosku przez Agencję Wykonawczą nie stanowi zobowiązania do udzielenia dotacji równej kwocie wnioskowanej przez beneficjenta.
11.2.1. Koszty kwalifikowalne
Koszty kwalifikowalne stanowią faktycznie poniesione przez beneficjenta dotacji koszty spełniające poniższe kryteria:
- zostały poniesione w czasie trwania działania zgodnie z umową o udzielenie dotacji, z wyjątkiem kosztów związanych ze sprawozdaniami końcowymi i zaświadczeniami. Okres kwalifikowalności kosztów rozpocznie się zgodnie z umową o udzielenie dotacji. Jeśli beneficjent wykaże konieczność rozpoczęcia działania przed podpisaniem umowy, możliwe będzie zatwierdzenie kosztów poniesionych przed udzieleniem dotacji. W żadnych okolicznościach okres kwalifikowalności wydatków nie może rozpoczynać się przed datą złożenia wniosku o dotację (zob. sekcja 11.1b),
- zostały wskazane w całkowitym budżecie szacunkowym działania,
- zostały poniesione w związku z działaniem będącym przedmiotem dotacji i są niezbędne do realizacji działania,
- możliwa jest ich identyfikacja i weryfikacja, w szczególności są one ujmowane w zapisach księgowych beneficjenta i ustalane zgodnie z mającymi zastosowanie standardami rachunkowości kraju, w którym beneficjent ma siedzibę, oraz zgodnie ze zwyczajową praktyką księgowania kosztów przez beneficjenta,
- są zgodne z wymogami mających zastosowanie przepisów podatkowych i socjalnych,
- są racjonalne, uzasadnione i zgodne z zasadą należytego zarządzania finansami, w szczególności pod względem oszczędności i efektywności.
Procedury księgowe i audytu wewnętrznego beneficjenta muszą umożliwiać bezpośrednie uzgadnianie kosztów i przychodów wykazywanych w związku z działaniem z odpowiadającymi im zapisami księgowymi i dokumentami potwierdzającymi.
a) Kwalifikowalne koszty bezpośrednie
Kwalifikowalne koszty bezpośrednie działania stanowią koszty, które - z zastrzeżeniem warunków kwalifikowalności określonych powyżej - są identyfikowalne jako konkretne koszty związane bezpośrednio z realizacją działania, a zatem mogą być bezpośrednio w nich zaksięgowane, np.:
- koszty personelu pracującego przy realizacji działania na podstawie umowy o pracę z wnioskodawcą lub na podstawie równoważnego aktu zatrudnienia, odpowiadające płacom realnym powiększonym o składki na ubezpieczenie społeczne i inne koszty ustawowe wchodzące w skład wynagrodzeń, pod warunkiem że koszty te są zgodne z normalną polityką płacową wnioskodawcy lub, w stosownych przypadkach, jego partnerów. Uwaga: koszt ten musi być rzeczywistym kosztem poniesionym przez beneficjenta, przy czym koszty osobowe innych organizacji kwalifikują się wyłącznie wówczas, gdy są bezpośrednio opłacane lub zwracane przez beneficjenta. Koszty te mogą obejmować dodatkowe wynagrodzenie, w tym płatności na podstawie umów uzupełniających, niezależnie od charakteru tych umów, pod warunkiem że jest ono wypłacane w sposób spójny za każdym razem, kiedy wymagany jest ten sam rodzaj pracy lub podobna wiedza fachowa, niezależnie od źródła wykorzystanych funduszy.
Koszty płac pracowników administracji państwowej stanowią koszty kwalifikowalne w stopniu, w jakim są związane z kosztami zadań, które nie byłyby realizowane przez dany organ władzy publicznej, gdyby nie przystąpiono do realizacji danego projektu,
- diety, pod warunkiem że koszty te są spójne ze zwykłymi praktykami beneficjenta,
- koszty podróży, pod warunkiem że koszty te są spójne ze zwykłymi praktykami beneficjenta dotyczącymi podróży,
- koszty wynikające z innych zamówień udzielonych przez beneficjenta lub jego partnerów na potrzeby przeprowadzenia działania, pod warunkiem że spełnione są warunki określone w umowie o przyznanie dotacji,
- koszty zadań wynikających bezpośrednio z wymogów związanych z realizacją działania (wynajęcie obiektu lub sali, wynajem sprzętu, tłumaczenia ustne, publikacja, produkcja, tłumaczenie pisemne, rozpowszechnianie i wykorzystanie wyników itp.),
- koszty związane z audytem zewnętrznym, jeżeli taki audyt jest wymagany na potwierdzenie zasadności wniosku o płatność,
- niepodlegający odliczeniu podatek od wartości dodanej (VAT) w zakresie wszelkich zadań niebędących zadaniami organów władzy publicznej w państwach członkowskich.
b) Kwalifikowalne koszty pośrednie (koszty ogólne)
- Finansowanie ryczałtowe w wysokości 7 % bezpośrednich kosztów kwalifikowalnych działania jest kwalifikowalne w ramach kosztów pośrednich, stanowiących ogólne koszty administracyjne beneficjenta, które można uznać za należne z tytułu działania.
Koszty pośrednie nie mogą zawierać kosztów zapisanych w innej pozycji budżetu.
Zwraca się uwagę wnioskodawcy, że w przypadku organizacji otrzymujących dotację na działalność koszty pośrednie przestają być kwalifikowalne w ramach danego działania.
11.2.2. Koszty niekwalifikowalne
Następujące koszty nie zostaną uznane za koszty kwalifikowalne:
- zwrot z kapitału,
- dług i opłaty związane z jego obsługą,
- rezerwy na straty lub spłatę długów,
- należne odsetki,
- wątpliwe wierzytelności,
- straty wynikające z różnic kursowych,
- koszty przelewu dokonanego przez Agencję naliczane przez bank beneficjenta,
- koszty zgłoszone przez beneficjenta i pokryte w ramach innego działania korzystającego z dotacji Unii Europejskiej. W szczególności koszty pośrednie nie będą kwalifikowalne w ramach dotacji na działanie przyznanej beneficjentowi, który korzysta już w danym okresie z dotacji na działanie finansowanej z unijnego budżetu,
- wkład niepieniężny,
- nadmierne lub nieuzasadnione wydatki,
- koszty ubezpieczenia uczestników z państw trzecich działań w zakresie rozwijania zdolności w Europie, ponieważ ochrona ubezpieczeniowa jest przewidziana w ramach ogólnego programu ubezpieczeń inicjatywy "Wolontariusze pomocy UE".
11.2.3. Obliczenie ostatecznej kwoty dotacji - Dokumenty potwierdzające
Ostateczna kwota przyznawanej beneficjentowi dotacji jest określana po zakończeniu działania po zatwierdzeniu wniosku o płatność zawierającego następujące dokumenty:
- końcowe sprawozdanie zawierające szczegółowe informacje o realizacji i wynikach działania,
- końcowe sprawozdanie finansowe z faktycznie poniesionych kosztów.
- Beneficjent ma obowiązek przedłożenia, jako warunek końcowej płatności, "Sprawozdania z ustaleń faktycznych dotyczących końcowego sprawozdania finansowego - Typ I" sporządzonego przez zatwierdzonego audytora lub, w przypadku organów publicznych - przez właściwego i niezależnego urzędnika administracji publicznej.
Tryb i format, które jest zobowiązany stosować zatwierdzony audytor lub, w przypadku organów publicznych, właściwy i niezależny urzędnik administracji publicznej, są określone w następujących "Wytycznych":
Użycie formatu sprawozdania określonego w "Wytycznych" jest obowiązkowe.
Jeżeli koszty kwalifikowalne poniesione przez beneficjenta są niższe, niż przewidywano, Agencja zastosuje w odniesieniu do rzeczywiście poniesionych wydatków stopę współfinansowania określoną w umowie o udzielenie dotacji.
W przypadku niewykonania lub jawnie niedostatecznego wykonania zadania planowanego we wniosku załączonym do umowy finansowania, ostateczna kwota dotacji zostanie stosownie obniżona.
11.2.4. Zasada niedochodowości
Celem ani skutkiem dotacji UE nie może być osiągnięcie zysku w ramach działania beneficjenta. Zysk definiuje się jako nadwyżkę wpływów w stosunku do kosztów kwalifikowalnych poniesionych przez beneficjenta w momencie złożenia wniosku o płatność salda. W związku z tym, w przypadku wypracowania zysku Agencja jest uprawniona do odzyskania odsetka zysku odpowiadającego wkładowi Unii w koszty kwalifikowalne faktycznie poniesione przez beneficjenta w celu realizacji działania.
11.3. Warunki płatności
W terminie 30 dni od podpisania umowy przez ostatnią z dwóch stron - z zastrzeżeniem otrzymania wszystkich wymaganych zabezpieczeń - na rachunek beneficjenta przelana zostanie płatność zaliczkowa odpowiadająca 75 % kwoty dotacji.
Agencja określi wysokość płatności salda końcowego na rzecz beneficjenta na podstawie obliczenia ostatecznej kwoty dotacji (zob. sekcja 11.2 powyżej). Jeżeli łączna kwota wcześniejszych płatności przekracza ostateczną kwotę dotacji, Komisja wezwie beneficjenta do zwrotu nadpłaty, przesyłając nakaz odzyskania środków.
11.4. Zabezpieczenie płatności zaliczkowych
W przypadku gdy zdolność finansowa wnioskodawcy jest niezadowalająca, może być wymagane zabezpieczenie płatności zaliczkowych w wysokości nieprzekraczającej kwoty płatności zaliczkowych w celu ograniczenia ryzyka towarzyszącego płatnościom zaliczkowym.
Zabezpieczenia finansowego, w euro, udziela zatwierdzony bank lub instytucja finansowa z siedzibą w jednym z państw członkowskich Unii Europejskiej.
W przypadku gdy beneficjent ma siedzibę w państwie trzecim, właściwy urzędnik zatwierdzający może wyrazić zgodę, aby bank lub instytucja finansowa z siedzibą w tym państwie udzieliły takiego zabezpieczenia, jeżeli uzna on, że wspomniany bank lub instytucja zapewnia zabezpieczenia i właściwości równorzędne z zabezpieczeniami i właściwościami zabezpieczeń udzielanych przez banki lub instytucje finansowe z siedzibą w państwach członkowskich. Jako zabezpieczenia finansowe nie zostaną przyjęte kwoty zablokowane na rachunkach bankowych.
Zabezpieczenie jest uwalniane w miarę stopniowego rozliczania płatności zaliczkowych w ramach płatności okresowych lub płatności salda na rzecz beneficjenta, zgodnie z warunkami ustanowionymi w umowie o udzielenie dotacji.
Powyższy wymóg nie dotyczy:
- organów publicznych i organizacji międzynarodowych prawa publicznego ustanowionych umowami międzyrządowymi, wyspecjalizowanych agencji utworzonych przez takie organizacje,
- Międzynarodowego Komitetu Czerwonego Krzyża (International Committee of the Red. Cross, ICRC) lub Międzynarodowej Federacji Towarzystw Czerwonego Krzyża i Czerwonego Półksiężyca.
12. INFORMOWANIE O INICJATYWIE I EKSPONOWANIE JEJ ZNACZENIA
12.1. Przez beneficjentów:
Wolontariusze i organizacje partnerskie mają obowiązek zwiększania świadomości w zakresie programu "Wolontariusze pomocy UE". Powinni to czynić poprzez wyraźne informowanie o wkładzie Unii Europejskiej na wszystkich etapach realizacji, zwłaszcza poprzez:
- Zapewnienie umieszczenia identyfikacji wizualnej UE we wszystkich materiałach związanych z projektem, zwłaszcza w ramach zadań w zakresie informowania o inicjatywie i rozpowszechniania jej wyników (zob. http://www.echo-visibility.eu/standard-visibility/the-eus-humanitarian-aid-visual-identity). W związku z powyższym, we wszystkich materiałach związanych z realizowanymi w ramach projektu działaniami finansowanymi ze środków dotacji należy zamieścić informację o treści: "projekt finansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach inicjatywy »Wolontariusze pomocy UE«". W każdym z materiałów/produktów służących eksponowaniu znaczenia inicjatywy należy umieścić logo Unii Europejskiej, nazwę i hasło, tak by możliwe było zidentyfikowanie wolontariuszy jako zatrudnionych w ramach programu "Wolontariusze pomocy UE" i zwiększanie świadomości odbiorców na temat unijnego wymiaru ich działalności.
- Określenie działań w zakresie informowania o inicjatywie i eksponowania jej znaczenia za pomocą wspólnego planu komunikacji dostępnego pod następującym adresem: http://ec.europa.eu/echo/en/what/humanitarian-aid/eu-aid-volunteers Przewidywane działania muszą obejmować następujące elementy, którymi należy się na bieżąco dzielić:
1. Teksty/materiały audiowizualne: publikacja co najmniej jednego materiału na blogu, co najmniej jeden film wideo, co najmniej jeden fotoreportaż (zdjęcia muszą być jak najlepszej jakości i muszą im towarzyszyć krótkie podpisy, z podkreśleniem imienia i nazwiska przedstawionej osoby/nazwy przedstawionego miejsca. O ile to możliwe, należy dodać krótkie wypowiedzi sfotografowanych osób). Proszę zauważyć, że w przypadku materiałów z działalności w terenie przygotowanych w innym języku niż angielski należy zapewnić tłumaczenie materiału na angielski lub angielskie napisy.
2. Działania medialne: Potencjalne wywiady/wypowiedzi w mediach wybranych przez regionalnych urzędników ds. informacji (Regional Information Officers, RIO) i partnerów w terenie.
3. Obecność w mediach społecznościowych w celu popularyzacji programu i dotarcia z relacjami wolontariuszy pomocy UE od szerszego grona odbiorców dla zwiększenia oddziaływania programu. W strategii dotyczącej rozpowszechniania należy również uwzględnić strony internetowe organizacji partnerskich.
- Regularne przekazywanie wszystkich istotnych produktów informujących o programie ECHO, w tym danych statystycznych o zasięgu zadań w zakresie informowania realizowanych przez organizację przyjmującą i wolontariuszy.
- Każda organizacja powinna wyznaczyć punkt kontaktowy odpowiedzialny za kwestie informowania o inicjatywie i eksponowania jej znaczenia;
W przypadku niepełnego spełnienia niniejszego wymogu dotacja beneficjenta może zostać zmniejszona zgodnie z postanowieniami umowy o udzielenie dotacji.
Oprócz tekstu i logo właściwych dla programu lub podprogramu UE Komisja Europejska przekaże beneficjentom treść zastrzeżenia stwierdzającego, że UE nie odpowiada za poglądy przedstawiane w publikacjach lub w ramach działań finansowanych z dotacji.
12.2. Przez Agencję i/lub Komisję
Z wyjątkiem informacji o stypendiach wypłaconych osobom fizycznym oraz o innym wsparciu bezpośrednim przekazanym najbardziej potrzebującym osobom fizycznym, wszystkie informacje związane z dotacjami przyznanymi w danym roku budżetowym są publikowane na stronie internetowej Komisji Europejskiej nie później niż do dnia 30 czerwca roku następującego po roku budżetowym, w którym przyznano dotacje.
Agencja lub Komisja publikują następujące informacje:
- nazwę beneficjenta,
- lokalizację beneficjenta: adres siedziby w przypadku osób prawnych lub region w przypadku osób fizycznych; region podaje się zgodnie z klasyfikacją poziomu NUTS 2 5 , jeżeli dana osoba posiada miejsce zamieszkania w UE lub według równorzędnej klasyfikacji - jeżeli zamieszkuje poza UE,
- przyznaną kwotę,
- charakter i cel dotacji.
Na podstawie zasadnego i należycie umotywowanego wniosku od publikacji odstępuje się, jeśli ujawnienie informacji stanowi zagrożenie dla praw i wolności zainteresowanych osób, chronionych Kartą praw podstawowych Unii Europejskiej lub szkodzi interesom handlowym beneficjentów.
13. OCHRONA DANYCH
Wszelkie dane osobowe (takie jak imiona i nazwiska, adresy, CV itp.) będą przetwarzane zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 18 grudnia 2000 r. o ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje i organy wspólnotowe i o swobodnym przepływie takich danych 6 .
O ile nie są oznaczone jako opcjonalne, odpowiedzi wnioskodawcy na pytania w formularzu wniosku są niezbędne do oceny i dalszego rozpatrzenia wniosku o dotację zgodnie ze specyfikacjami zaproszenia do składania wniosków. Dane osobowe będą przetwarzane wyłącznie w tym celu przez departament lub jednostkę odpowiedzialną za dany program unijnych dotacji (podmiot pełniący funkcję organu ds. kontroli danych). Dane osobowe mogą być przekazywane, w niezbędnym zakresie, stronom trzecim uczestniczącym w ocenie wniosków lub w procedurze rozporządzania dotacją, z zastrzeżeniem możliwości ich przekazania organom realizującym zadania nadzoru i kontroli w myśl prawa Unii Europejskiej. W szczególności, w celu ochrony interesów finansowych Unii, dane osobowe mogą zostać przekazane służbom audytu wewnętrznego, Europejskiemu Trybunałowi Obrachunkowemu, Zespołowi do Spraw Nieprawidłowości Finansowych lub Europejskiemu Urzędowi ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych oraz być wymieniane przez urzędników zatwierdzających Komisji i agencje wykonawcze. Wnioskodawcy przysługuje prawo dostępu do jego danych oraz ich korekty; W razie pytań dotyczących danych osobowych proszę skontaktować się z administratorem danych: Wnioskodawcy przysługuje prawo do złożenia, w dowolnym czasie, skargi do Europejskiego Inspektora Ochrony Danych. Szczegółowe Oświadczenie o ochronie danych osobowych, w tym informacje kontaktowe, można znaleźć na stronie internetowej EACEA:
http://eacea.ec.europa.eu/about/documents/calls_gen_conditions/eacea_grants_privacy_statement.pdf
Wnioskodawcy, a jeżeli wnioskodawcy są osobami prawnymi - osoby posiadające w stosunku do nich uprawnienia reprezentacyjne, decyzyjne lub kontrolne, są informowani, że w przypadku gdy znajdują się w jednej z sytuacji określonych w:
- decyzji Komisji 2008/969/WE, Euratom z dnia 16 grudnia 2008 r. w sprawie systemu wczesnego ostrzegania do użytku urzędników zatwierdzających Komisji oraz agencji wykonawczych (Dz.U. L 344 z 20.12.2008, s. 125), lub
- rozporządzeniu Komisji (WE, Euratom) nr 1302/2008 z dnia 17 grudnia 2008 r. w sprawie centralnej bazy danych o wykluczeniach (Dz.U. L 344 z 20.12.2008, s. 12).
ich dane osobowe (nazwisko, imię - w przypadku osób fizycznych, a w przypadku osób prawnych - adres, forma prawna oraz nazwisko i imię osób posiadających w stosunku do nich uprawnienia reprezentacyjne, decyzyjne lub kontrolne) mogą zostać zarejestrowane tylko w systemie wczesnego ostrzegania (Early Warning System, EWS) lub zarówno w systemie wczesnego ostrzegania, jak i w centralnej bazie danych o wykluczeniach (Central Exclusion Database, CED) oraz przekazane osobom i podmiotom wymienionym w wyżej wspomnianych decyzji i rozporządzeniu, w związku z udzieleniem lub realizacją zamówienia publicznego lub umowy bądź decyzji w sprawie udzielenia dotacji.
14. PROCEDURA SKŁADANIA WNIOSKÓW
14.1. Publikacja
Zaproszenie do składania wniosków jest publikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej i na stronie internetowej Agencji EACEA pod następującym adresem:
https://eacea.ec.europa.eu/eu-aid-volunteers/funding_en
14.2. Rejestracja w portalu dla uczestników
Przed złożeniem wniosku drogą elektroniczną wnioskodawcy i partnerzy będą musieli zarejestrować swoją organizację na Portalu Edukacji, Kultury, Sektora Audiowizualnego, Obywatelstwa i Wolontariatu i otrzymać kod identyfikacyjny uczestnika (PIC). W formularzu wniosku wypełniający zostanie poproszony o podanie PIC.
Portal dla uczestników jest narzędziem, które posłuży do zarządzania informacjami prawnymi i finansowymi dotyczącymi organizacji. Informacje dotyczące sposobu rejestracji można znaleźć na następującej stronie portalu:
http://ec.europa.eu/education/participants/portal/desktop/en/home.html
Narzędzie umożliwia ponadto wnioskodawcom przesyłanie różnych dokumentów dotyczących ich organizacji. Dokumenty są przesyłane tylko raz i nie będą wymagane ponownie przy okazji kolejnych wniosków tej samej organizacji.
Szczegółowe informacje o dokumentach potwierdzających, które wymagają przesłania za pośrednictwem portalu, można znaleźć pod następującym adresem: http://ec.europa.eu/education/participants/portal/desktop/en/organisations/ register.html
14.3. Złożenie wniosku o dotację
Wnioski należy składać z zachowaniem wymogów dopuszczalności i w terminie określonym w sekcjach 3 i 5.
Po upływie terminu na składanie wniosków dokonywanie zmian we wniosku nie będzie możliwe. Jeżeli jednak zachodzi potrzeba doprecyzowania określonych kwestii lub skorygowania błędów pisarskich, Agencja może skontaktować się z wnioskodawcą w tym celu na etapie rozpatrywania wniosku.
Wszyscy wnioskodawcy są informowani o wynikach procesu selekcji na piśmie.
Aby wypełnić i złożyć elektroniczny formularz wniosku (e-formularz), wnioskodawcy muszą skorzystać ze strony https://eacea.ec.europa.eu/documents/eforms_en i postępować zgodnie z przewidzianą procedurą.
Prawidłowo wypełniony elektroniczny formularz wniosku należy złożyć do godz. 12.00 (południe czasu brukselskiego) w dniu 1 kwietnia 2015 r. w odniesieniu do pierwszego terminu oraz w dniu 1 września 2015 r. w odniesieniu do drugiego terminu.
Wnioski przesłane pocztą, faksem lub pocztą elektroniczną nie będą akceptowane.
14.4. Przepisy mające zastosowanie
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 (Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1).
Rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 1268/2012 z dnia 29 października 2012 r. w sprawie zasad stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii (Dz.U. L 362 z 31.12.2012, s. 1).
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 375/2014 z dnia 3 kwietnia 2014 r. ustanawiające Europejski Ochotniczy Korpus Pomocy Humanitarnej (inicjatywa "Wolontariusze pomocy UE") (Dz.U. L 122 z 24.4.2014, s. 1).
14.5. Kontakt
W przypadku pytań prosimy o przesłanie wiadomości na adres: EACEA-EUAID-VOLUNTEERS@ec.europa.eu