Zalecenia "Promowanie korzystania z wideokonferencji transgranicznych w obszarze sprawiedliwości w państwach członkowskich i na szczeblu UE oraz dzielenia się optymalnymi rozwiązaniami w tej dziedzinie".

Dzienniki UE

Dz.U.UE.C.2015.250.1

Akt obowiązujący

Wersja od: 31 lipca 2015 r.

Zalecenia Rady

"Promowanie korzystania z wideokonferencji transgranicznych w obszarze sprawiedliwości w państwach członkowskich i na szczeblu UE oraz dzielenia się optymalnymi rozwiązaniami w tej dziedzinie"

(2015/C 250/01)

(Dz.U.UE C z dnia 31 lipca 2015 r.)

RADA UNII EUROPEJSKIEJ,

PRZYPOMINAJĄC O:

1. Strategii dotyczącej europejskiego systemu e-sprawiedliwości na lata 2014-2018 przyjętej przez Radę (ds. Wymiaru Sprawiedliwości i Spraw Wewnętrznych) w dniu 6 grudnia 2013 r. ¹ ;

2. Punkcie 59 w strategii dotyczącej europejskiego systemu e-sprawiedliwości na lata 2014 - 2018, który stanowi, że "w miarę potrzeby nieformalne grupy państw członkowskich uczestniczących w konkretnych przedsięwzięciach mogą spotykać się, by poczynić postępy w tych obszarach prac [...]";

3. Wieloletnim planie działania na lata 2014-2018 dotyczącym europejskiej e-sprawiedliwości przyjętym przez Radę (ds. Wymiaru Sprawiedliwości i Spraw Wewnętrznych) w dniu 6 czerwca 2014 r. ² ;

4. Wytycznych w sprawie realizacji wieloletniego planu działania na lata 2014-2018 dotyczącego europejskiej e-sprawiedliwości zatwierdzonych przez Radę (ds. Wymiaru Sprawiedliwości i Spraw Wewnętrznych) w dniu 4 grudnia 2014 r. ³ , w których przedstawiono konkretne kroki - w tym utworzenie nieformalnej grupy roboczej do spraw wideokonferencji transgranicznych - które w ramach działań następczych odnoszących się do tego planu ma podjąć Grupa Robocza ds. e-Prawa (e-sprawiedliwość);

5. Wynikach prac nieformalnej grupy roboczej do spraw wideokonferencji transgranicznych, które to wyniki zawarto w sprawozdaniu końcowym ⁴ przedstawionym Grupie Roboczej ds. e-Prawa (e-sprawiedliwość);

UZNAJE, że:

6. Wideokonferencje są użytecznym narzędziem, które ma ogromny potencjał nie tylko na szczeblu krajowym, lecz również w szczególności w sytuacjach transgranicznych z udziałem kilku państw członkowskich lub nawet państw trzecich. W sprawach transgranicznych kluczowe znaczenie ma sprawna komunikacja między organami wymiaru sprawiedliwości państw członkowskich. Wideokonferencje są jednym z możliwych sposobów upraszczania i sprzyjania takiej komunikacji. Korzyści płynące z wideokonferencji zostały uznane przez prawo Unii, które zachęca do ich stosowania między innymi w transgranicznym przeprowadzaniu dowodu w sprawach cywilnych i handlowych ⁵ oraz w europejskim postępowaniu w sprawie drobnych roszczeń ⁶ lub reguluje procedury ich wykorzystania w postępowaniu karnym ⁷ ;

7. Technikę wideokonferencji można wykorzystać we wszystkich rodzajach postępowań sądowych (zarówno w sprawach karnych, jak i w sprawach cywilnych/handlowych); technika ta zapewnia sądom i prokuraturom większą elastyczność co do przyjmowania zeznań od poszkodowanych i świadków, zapoznawania się z opiniami biegłych oraz przyjmowania zeznań od osób podejrzanych i oskarżonych/pozwanych. Wideokonferencje mogą pomóc ograniczyć stres u świadków wymagających szczególnego traktowania, np. u dzieci. Dzięki nim poszkodowani, świadkowie lub biegli z innych państw członkowskich, którzy zostali wezwani do złożenia zeznań, nie muszą w tym celu odbywać podróży. Wideokonferencje umożliwiają również zapewnienie natychmiastowych i skutecznych gwarancji, takich jak prawo do tłumaczenia ustnego, prawo do informacji, dostęp podejrzanego do adwokata w przypadku zatrzymania w odległym miejscu (np. na pełnym morzu). Wykorzystanie tej techniki zmniejsza również koszty przesłuchań ponoszone przez administracje krajowe. W związku z brakiem konieczności transportowania osób zatrzymanych można osiągnąć znaczące korzyści, jeśli chodzi o koszty i bezpieczeństwo;

8. W ramach europejskiej e-sprawiedliwości państwa członkowskie UE już rozpoczęły współpracę na rzecz promowania wykorzystywania wideokonferencji oraz wymiany doświadczeń i optymalnych rozwiązań. Takie prace prowadzone są między innymi w kontekście Grupy Roboczej ds. e-Prawa (e-sprawiedliwość) na szczeblu UE;

9. Prace podjęte dotychczas w dziedzinie wideokonferencji na szczeblu krajowym i unijnym w ramach pierwszego planu działania na lata 2009-2013 dotyczącego europejskiego e-prawa przyniosły już znaczące rezultaty. Na portalu "e-Sprawiedliwość" zamieszczono informacje - we wszystkich językach urzędowych - na temat wykorzystywania infrastruktury wideokonferencyjnej w postępowaniu sądowym w sytuacjach transgranicznych, w tym podręcznik oraz, w przypadku większości państw członkowskich, stosowne dane kontaktowe;

10. Drugi wieloletni plan działania na lata 2014-2018 dotyczący europejskiej e-sprawiedliwości ma na celu skorzystanie z dotychczas wykonanych prac i doprowadzenie do dalszych pozytywnych przemian na szczeblu krajowym i europejskim. Prace te należy postrzegać także jako część szerzej zakrojonych zmian mających prowadzić do modernizacji wymiaru sprawiedliwości w UE, z uwzględnieniem istniejących ram prawnych w tej konkretnej dziedzinie oraz konieczności poszanowania gwarancji procesowych istniejących na szczeblu państw członkowskich i na szczeblu UE;

PODKREŚLA, że:

11. Jak nakreślono w wieloletnim planie działania na lata 2014-2018 dotyczącym europejskiej e-sprawiedliwości, wstępowanie na drogę sądową oraz wszczynanie postępowania pozasądowego w sytuacjach transgranicznych należy ułatwiać przez udostępnienie komunikacji elektronicznej między sądami a stronami postępowania, a także świadkami, poszkodowanymi, biegłymi i innymi uczestnikami;

12. Ponadto należy rozszerzyć zakres korzystania, w stosownych przypadkach, z wideokonferencji, telekonferencji lub innych stosownych metod komunikacji na odległość przy przesłuchaniach, tak aby zlikwidować konieczność odbywania podróży w celu dotarcia do sądu i wzięcia udziału w postępowaniu, zwłaszcza w sprawach transgranicznych, i w ten sposób zredukować koszty i nakład sił, a tym samym przyczynić się do skutecznego dostępu do wymiaru sprawiedliwości;

13. Jak wskazano w wieloletnim planie działania na lata 2014-2018 dotyczącym e-sprawiedliwości, zakres przyszłych prac w tej dziedzinie należy rozszerzyć w celu dalszego ułatwiania organizowania i prowadzenia wideokonferencji transgranicznych we wszystkich państwach członkowskich poprzez promowanie korzystania z narzędzi informatycznych wspomagających organizację wideokonferencji oraz poprzez polepszanie interoperacyjności do celów prowadzenia wideokonferencji. Prace te powinny również obejmować opracowanie wspólnego formularza wniosku o wideokonferencję transgraniczną/formularza potwierdzającego wideokonferencję transgraniczną. Należy również rozważyć utworzenie sieci służącej wymianie doświadczeń i optymalnych rozwiązań dotyczących wideokonferencji, w tym szkoleniom. Należy wziąć również pod uwagę udział osób wykonujących zawody prawnicze, takich jak sędziowie, prokuratorzy, adwokaci, mediatorzy oraz sądowi tłumacze ustni;

Z ZADOWOLENIEM PRZYJMUJE:

14. Prace przeprowadzone przez ekspercką grupę roboczą do spraw wideokonferencji transgranicznych w celu poprawy ogólnego funkcjonowania systemów e-sprawiedliwości w państwach członkowskich i na szczeblu europejskim. Grupa ekspercka została utworzona w styczniu 2014 r. pod przewodnictwem austriackim w celu promowania praktycznego korzystania z wideokonferencji transgranicznych oraz wymiany optymalnych rozwiązań i wiedzy fachowej odnoszących się do aspektów organizacyjnych, technicznych i prawnych;

15. Przedstawione w marcu 2015 r. sprawozdanie końcowe eksperckiej grupy roboczej, zawierające konkretne zalecenia w sprawie przyszłych prac w tym obszarze;

PRZYJMUJE DO WIADOMOŚCI fakt, że:

a) Ekspercka grupa robocza

16. W swoim sprawozdaniu końcowym ekspercka grupa robocza wymieniła pewne przeszkody techniczne, organizacyjne i prawne utrudniające korzystanie z infrastruktury wideokonferencyjnej przez państwa członkowskie w sytuacjach transgranicznych. Wyniki pokazały, że choć prawdą jest, że obowiązujące wymogi prawne muszą być przestrzegane, to jednak większość najpilniejszych problemów, które pojawiają się w kontekście transgranicznym, ma raczej charakter organizacyjny czy techniczny. To właśnie te kwestie powinny zostać potraktowane priorytetowo w perspektywie krótko- lub średnioterminowej;

b) Portal "e-Sprawiedliwość"

17. Ponadto informacje już dostępne na portalu "e-Sprawiedliwość" powinny zostać uaktualnione i uzupełnione. Przyszłe plany mogłyby obejmować w szczególności dodanie: linków do prawodawstwa UE i prawodawstwa państw członkowskich regulującego korzystanie z wideokonferencji; zbiorczych informacji o wszystkich sądach w państwach członkowskich posiadających infrastrukturę wideokonferencyjną; narzędzi służących do praktycznej organizacji wideokonferencji (formularzy elektronicznych, ewentualnie w przyszłości systemu rezerwacji); linków do krajowych instrukcji lub podręczników, o ile istnieją; przykładów stosowania wideokonferencji w postępowaniu transgranicznym i zbioru optymalnych rozwiązań; informacji o szkoleniach i internetowych modułach szkoleniowych oraz linku do powiązanych ze sobą baz tłumaczy ustnych, o ile istnieją;

c) Synergie z innymi projektami

18. Powinny również zostać uwzględnione potencjalne synergie z innymi projektami, takimi jak e-CODEX, projekty AVIDICUS (tłumaczenie ustne podczas wideokonferencji) oraz europejska sieć szkolenia kadr wymiaru sprawiedliwości. Oprócz informacji już dostępnych na portalu "e-Sprawiedliwość" wykorzystane powinny zostać również, w miarę możliwości, istniejące przydatne materiały z innych źródeł, w tym z państw członkowskich i Eurojustu;

d) Aspekty prawne

19. Wideokonferencje zostały prawnie uznane w drodze konwencji międzynarodowych i kilku unijnych aktów prawnych, takich jak rozporządzenie dotyczące przeprowadzania dowodów w sprawach cywilnych i handlowych, rozporządzenie ustanawiające europejskie postępowanie w sprawie drobnych roszczeń oraz - ostatnio - dyrektywa w sprawie europejskiego nakazu dochodzeniowego w sprawach karnych;

20. Chociaż w przypadku ochrony podejrzanych, poszkodowanych, świadków i osób wymagających szczególnego traktowania korzystanie z wideokonferencji wnosi wartość dodaną, należy zadbać o to, by nie wpływało niekorzystnie na prawo do obrony; szczególną uwagę należy zwrócić na zapewnienie przestrzegania zasad bezpośredniości, równości stron i kontradyktoryjności. Pociąga to za sobą konieczność korzystania z urządzeń, które są nowoczesne - aby zapewnić wystarczającą jakość obrazu i dźwięku, oraz bezpieczne - proporcjonalnie do poufności danej sprawy;

21. Trzeba będzie zatem ocenić wpływ zmian w prawie - a zwłaszcza europejskiego nakazu dochodzeniowego, w którym określono szczegółowo procedurę korzystania z wideokonferencji w sprawach karnych - na różne przepisy i gwarancje procesowe mające zastosowanie w państwach członkowskich występujących o wideokonferencję i ją organizujących. Inne kwestie prawne związane z wideokonferencjami obejmują także ustalanie właściwych organów;

WZYWA PAŃSTWA CZŁONKOWSKIE DO:

22. Rozważenia wdrożenia na szczeblu krajowym - z myślą o poprawie interoperacyjności między państwami członkowskimi - następujących środków:

a) Aspekty organizacyjne

a) Ustanowienie w każdym państwie członkowskim krajowego punktu kontaktowego lub w stosownych przypadkach punktów kontaktowych do spraw wideokonferencji. Konsekwentne ulepszanie i aktualizowanie - w razie potrzeby w ścisłej współpracy z Komisją - informacji na portalu "e-Sprawiedliwość" (za pośrednictwem europejskiej bazy danych o sądach) dotyczących krajowej infrastruktury wideokonferencyjnej, krajowych punktów kontaktowych do spraw wideokonferencji oraz odpowiednich sądów właściwych. Usprawnienie organizacji punktów kontaktowych na szczeblu krajowym i na szczeblu sądów;

b) W przypadku poszczególnych wideokonferencji - porozumienie się co do wspólnego języka, w stosownych przypadkach wraz z odpowiednimi usługami tłumaczenia pisemnego i ustnego, oraz co do tego, według której strefy czasowej będzie ustalana godzina rozpoczęcia wideokonferencji. Jeżeli w czasie wideokonferencji potrzebne jest wsparcie ze strony tłumacza ustnego, państwa członkowskie powinny być świadome istnienia porad będących wynikiem projektów AVIDICUS i w miarę możliwości powinny się do nich stosować;

c) Bez uszczerbku dla niezależności wymiaru sprawiedliwości oraz różnic w organizacji systemów wymiaru sprawiedliwości w Unii - zapewnienie skutecznych szkoleń dla potencjalnych użytkowników, w tym dla sędziów i prokuratorów, aby zwiększyć ich pewność siebie i umiejętność prowadzenia wideokonferencji transgranicznej;

b) Aspekty techniczne

d) Stworzenie skutecznych mechanizmów, w tym ulepszonego formularza do efektywnej wymiany informacji na temat zmiennych lub poufnych parametrów danej wideokonferencji, w połączeniu z informacjami publicznymi i statycznymi na temat infrastruktury wideokonferencyjnej każdego państwa członkowskiego - do opublikowania na portalu "e-Sprawiedliwość";

e) Opracowanie praktycznych wytycznych dla użytkowników oraz personelu planowania i wsparcia technicznego na temat zalecanych standardów technicznych;

f) Poprawa interoperacyjności między państwami członkowskimi poprzez systematyczne prowadzenie - między parami państw członkowskich - testów praktycznych w celu udokumentowania parametrów pracy. Parametry te mogą zostać potem ponownie wykorzystane do nawiązywania między państwami członkowskimi bardziej niezawodnej łączności wideokonferencyjnej o dostatecznej jakości dźwięku i obrazu;

g) Wdrożenie, jako minimum, następujących standardów technicznych w celu poprawy jakości przeprowadzanych wideokonferencji:

- korzystanie z systemu wideokonferencji opartego na rozwiązaniu sprzętowym (H.323/wideokonferencyjny SIP),

- przeprowadzanie wideokonferencji w oparciu o IP,

- korzystanie z infrastruktury pozwalającej na przedostawanie się sygnału przez zapory sieciowe,

- stosowanie komunikacji szyfrowanej (AES-128),

- odbieranie prezentacji w formie duo video (H.239) ⁸ ;

c) Aspekty prawne

h) Przeprowadzenie oceny wpływu przyjętych instrumentów UE, takich jak europejski nakaz dochodzeniowy, na obecne przepisy procesowe;

ZWRACA SIĘ DO GRUPY ROBOCZEJ DS. E-PRAWA (E-SPRAWIEDLIWOŚĆ), BY:

23. Rozpoczęła badanie praktycznych możliwości i rozwiązań mających na celu wypracowanie skoordynowanego podejścia z myślą o nawiązaniu współpracy w dziedzinie wideokonferencji z krajami trzecimi, niezależnie od kontaktów dwustronnych, które państwa członkowskie już nawiązały w tym obszarze;

24. Kontynuowała prace podjęte w ramach eksperckiej grupy roboczej do spraw wideokonferencji transgranicznych poprzez stworzenie sieci współpracy państw członkowskich pod egidą w ramach Grupy Roboczej ds. e-Prawa (e-sprawiedliwość), której celem byłaby wymiana doświadczeń i optymalnych rozwiązań dotyczących wideokonferencji, w tym szkolenia - na podstawie propozycji, która ma zostać przedłożona przez ekspercką grupę roboczą. Sieć ta powinna:

a) Rozważyć usprawnienie korzystania z infrastruktury wideokonferencyjnej na szczeblu europejskim poprzez stworzenie bezpiecznych "wirtualnych sal wideokonferencyjnych", do których uczestniczące państwa członkowskie mogłyby się podłączać;

b) Sporządzić jasny opis ("protokół") objaśniający krok po kroku, jak należy przygotowywać i prowadzić wideo-konferencje transgraniczne; powinien on odzwierciedlać typowe zastosowania wideokonferencji transgranicznych w celach sądowych i powinien ujmować wszelkie niezbędne elementy organizacyjne, techniczne i związane z wymiarem sprawiedliwości;

c) Zapewnić wskazówki dla użytkowników odnośnie do typowych zastosowań sądowych, przy których można by najbardziej zyskać na wzmożonym i lepszym korzystaniu z wideokonferencji transgranicznych;

d) Usprawnić elektroniczne przesyłanie formularzy wniosków o udzielenie transgranicznej wzajemnej pomocy prawnej poprzez połączenie funkcji formularzy dynamicznych zamieszczonych na europejskim portalu "e-Sprawiedliwość" z systemem e-CODEX, np. formularze "bezpośrednie przeprowadzenie dowodu" i "(pośrednie) przeprowadzenie dowodu";

e) Zaprojektować narzędzia wspomagające organy sądowe w ustalaniu instrumentu prawnego mającego zastosowanie do organizacji danej wideokonferencji;

f) Zaprojektować narzędzia wspomagające organy sądowe w ustalaniu, który organ jest właściwy dla organizacji danej wideokonferencji;

g) Określić rozwiązania, jakie powinny zostać wprowadzone w celu zapewnienia gwarancji procesowych korzystającym z prawa do obrony; oraz

h) Zapewnić trwały charakter prac poprzez:

- monitorowanie realizacji działań i projektów służących usprawnieniom,

- monitorowanie nowych technik wideokonferencyjnych,

- proponowanie nowych działań i projektów służących dalszym usprawnieniom;

ZWRACA SIĘ DO KOMISJI EUROPEJSKIEJ, BY:

25. Opublikowała sprawozdanie końcowe grupy eksperckiej do spraw wideokonferencji transgranicznych na portalu "e-Sprawiedliwość" w celu szerszego rozpowszechnienia go wśród osób wykonujących zawody prawnicze i innych zainteresowanych stron;

26. Wsparła finansowo wdrażanie na szczeblu krajowym środków określonych w pkt 22, które mają zapewnić transgraniczną interoperacyjność infrastruktury wideokonferencyjnej, w zakresie, w jakim tworzy to europejską wartość dodaną, zgodnie mającymi zastosowanie instrumentami finansowania.

¹ Dz.U. C 376 z 21.12.2013, s. 7.

² Dz.U. C 182 z 14.6.2014, s. 2.

³ 15771/14.

⁴ 8364/15 + ADD.

⁵ Rozporządzenie Rady (WE) nr 1206/2001 z dnia 28 maja 2001 r. w sprawie współpracy między sądami państw członkowskich przy przeprowadzaniu dowodów w sprawach cywilnych lub handlowych (Dz.U. L 174 z 27.6.2001, s. 1).

⁶ Rozporządzenie (WE) nr 861/2007 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 11 lipca 2007 r. ustanawiające europejskie postępowanie w sprawie drobnych roszczeń (Dz.U. L 199 z 31.7.2007, s. 1).

⁷ Konwencja z dnia 29 maja 2000 r. o pomocy prawnej w sprawach karnych pomiędzy państwami członkowskimi Unii Europejskiej.

⁸ Nota: konieczne może być stosowanie ISDN jako rozwiązania zapasowego, jeśli druga strona wideokonferencji nie stosuje jeszcze rozwiązań opartych na IP.