Rozporządzenie delegowane 532/2014 uzupełniające rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 223/2014 w sprawie Europejskiego Funduszu Pomocy Najbardziej Potrzebującym

Dzienniki UE

Dz.U.UE.L.2014.148.54

Akt obowiązujący

Wersja od: 20 kwietnia 2021 r.

ROZPORZĄDZENIE DELEGOWANE KOMISJI (UE) NR 532/2014

z dnia 13 marca 2014 r.

uzupełniające rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 223/2014 w sprawie Europejskiego Funduszu Pomocy Najbardziej Potrzebującym

KOMISJA EUROPEJSKA,

uwzględniając Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 223/2014 z dnia 11 marca 2014 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Pomocy Najbardziej Potrzebującym ¹ , w szczególności jego art. 32 ust. 8, art. 32 ust. 9, art. 34 ust. 7, art. 34 ust. 8 oraz art. 55 ust. 4,

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) Rozporządzenie (UE) nr 223/2014 umożliwia Komisji przyjęcie aktów delegowanych uzupełniających elementy inne niż istotne odnośnie do Europejskiego Funduszu Pomocy Najbardziej Potrzebującym

(2) W rozporządzeniu (UE) nr 223/2014 zawarty jest wymóg ustanowienia przez instytucję zarządzającą systemu elektronicznej rejestracji i przechowywania danych dotyczących każdej operacji, które są niezbędne do monitorowania, ewaluacji, zarządzania finansowego, weryfikacji i audytu, w tym, odnośnie do programów operacyjnych (PO II) włączenia społecznego osób najbardziej potrzebujących, danych dotyczących poszczególnych uczestników operacji. Należy zatem ustanowić wykaz danych, które należy rejestrować i przechowywać w tym systemie.

(3) Niektóre dane mają znaczenie dla konkretnych rodzajów operacji lub jedynie dla jednego rodzaju programu operacyjnego; dlatego należy określić zakres zastosowania wymogów odnośnie do danych. W rozporządzeniu (UE) nr 223/2014 określono szczególne wymogi rejestracji i przechowywania danych dotyczących poszczególnych uczestników operacji wspieranych ze środków PO II, które należy uwzględnić.

(4) W wykazie danych należy uwzględnić wymogi w zakresie sprawozdawczości określone w rozporządzeniu (UE) nr 223/2014 w celu zapewnienia, aby dane konieczne do zarządzania finansowego i monitorowania, w tym dane niezbędne do przygotowania wniosków o płatność, zestawień wydatków oraz sprawozdań z wdrażania, istniały dla każdej operacji w formie, w której mogą być łatwo agregowane i uzgadniane. Należy w nim również uwzględnić fakt, że pewne dane podstawowe dotyczące operacji w formie elektronicznej są konieczne do skutecznego zarządzania finansowego operacjami oraz aby spełnić wymóg publikowania podstawowych informacji dotyczących operacji. Niektóre inne dane konieczne są do tego, aby skutecznie planować i przeprowadzać weryfikacje i audyty.

(5) Wykaz danych, które należy rejestrować i przechowywać, nie powinien przesądzać o właściwościach technicznych ani o strukturze elektronicznych systemów ustanowionych przez instytucje zarządzające, ani też wpływać na format rejestrowanych i przechowywanych danych, o ile nie określono tego wyraźnie w niniejszym rozporządzeniu. Nie powinien on również przesądzać o sposobie wprowadzania danych do systemu i ich generowania; w niektórych przypadkach dane włączone do wykazu mogą wymagać wprowadzania wielu wartości. Konieczne jest jednak określenie pewnych reguł dotyczących charakteru tych danych w celu zapewnienia, aby instytucja zarządzająca mogła wypełniać swoje obowiązki w zakresie monitorowania, ewaluacji, zarządzania finansowego, weryfikacji i audytu, w tym w przypadkach wymagających przetwarzania danych dotyczących poszczególnych uczestników operacji.

(6) Aby zapewnić możliwość sprawdzenia i audytu wydatków w ramach programów operacyjnych, należy określić kryteria, które powinna spełniać ścieżka audytu, aby została uznana za właściwą.

(7) Należy zapewnić, odnośnie do audytu na podstawie rozporządzenia (UE) nr 223/2014, aby Komisja i państwa członkowskie zapobiegały nieupoważnionemu ujawnieniu danych lub dostępowi do danych osobowych, oraz określić, do jakich celów Komisja i państwa członkowskie mogą przetwarzać takie dane.

(8) Instytucja audytowa jest odpowiedzialna za audyty operacji. W celu zapewnienia odpowiedniego zakresu i skuteczności takich audytów oraz prowadzenia ich zgodnie z takimi samymi standardami we wszystkich państwach członkowskich, konieczne jest ustanowienie warunków, które powinny spełniać te audyty.

(9) Należy określić szczegółowo podstawę doboru próby operacji przeznaczonych do audytu, której powinna przestrzegać instytucja audytowa przy ustalaniu lub zatwierdzaniu metody doboru próby, w tym przy określaniu jednostki próby, niektórych kryteriów technicznych, które mają zostać użyte do próby, oraz w razie konieczności czynników, które należy uwzględnić przy dobieraniu dodatkowych prób.

(10) Instytucja audytowa powinna sporządzić opinię audytową dotyczącą zestawień wydatków, o których mowa w rozporządzeniu (UE) nr 223/2014. W celu zapewnienia odpowiedniego zakresu oraz zawartości audytów zestawień wydatków oraz prowadzenia ich zgodnie z takimi samymi standardami we wszystkich państwach członkowskich, konieczne jest ustanowienie warunków, które powinny spełniać te audyty.

(11) W celu zapewnienia pewności prawa i równego traktowania wszystkich państw członkowskich przy dokonywaniu korekt finansowych spójnych z zasadą proporcjonalności, należy ustalić kryteria służące do określania poważnych defektów w skutecznym funkcjonowaniu systemów zarządzania i kontroli, zdefiniować główne rodzaje takich defektów oraz określić kryteria ustalania poziomu korekty finansowej, która ma być zastosowana, jak również kryteria stosowania korekt finansowych na podstawie stawek zryczałtowanych lub ekstrapolowanych.

(12) W celu umożliwienia szybkiego stosowania środków przewidzianych w niniejszym rozporządzeniu, rozporządzenie to powinno wejść w życie następnego dnia po jego opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej,

PRZYJMUJE NINIEJSZE ROZPORZĄDZENIE:

ROZDZIAŁ  I

PRZEPISY OGÓLNE

Artykuł  1

Przedmiot

W niniejszym rozporządzeniu ustanawia się następujące przepisy uzupełniające rozporządzenie (UE) nr 223/2014:

a) przepisy określające informacje w odniesieniu do danych, które mają być zapisywane i przechowywane w formie elektronicznej w ramach systemu monitorowania ustanowionego przez instytucję zarządzającą;

b) szczegółowe minimalne wymogi dotyczące ścieżki audytu w zakresie utrzymywania zapisów księgowych oraz przechowywania dokumentów potwierdzających na poziomie instytucji certyfikującej, instytucji zarządzającej, instytucji pośredniczących i beneficjentów;

c) zakres i zawartość audytów operacji i audytów zestawień wydatków oraz metodykę doboru próby operacji;

d) szczegółowe przepisy dotyczące wykorzystania danych zgromadzonych podczas audytów przeprowadzanych przez urzędników Komisji lub upoważnionych przedstawicieli Komisji;

e) szczegółowe przepisy dotyczące kryteriów służących do określania poważnych defektów w skutecznym funkcjonowaniu systemów zarządzania i kontroli, w tym głównych rodzajów takich defektów; kryteriów ustalania poziomu korekty finansowej, która ma być zastosowana, oraz kryteriów stosowania korekt finansowych na podstawie stawek zryczałtowanych lub ekstrapolowanych.

ROZDZIAŁ  II

SZCZEGÓŁOWE PRZEPISY DOTYCZĄCE SYSTEMÓW ZARZĄDZANIA I KONTROLI

Artykuł  2

Dane, które mają być zapisywane i przechowywane w formie elektronicznej

(artykuł 32 ust. 8 rozporządzenia (UE) nr 223/2014)

1. Informacje dotyczące danych, które mają być zapisywane i przechowywane w formie elektronicznej dla każdej operacji w ramach systemu monitorowania ustanowionego zgodnie z art. 32 ust. 2 lit. d) rozporządzenia (UE) nr 223/2014, zostały określone w załączniku I do niniejszego rozporządzenia.

2. Dane są zapisywane i przechowywane w odniesieniu do każdej operacji, w tym, w przypadku operacji wspieranych z PO II, dane dotyczące poszczególnych uczestników, w stosownych przypadkach w podziale według płci, aby umożliwić agregowanie danych, jeśli jest to niezbędne do monitorowania, ewaluacji, zarządzania finansowego, weryfikacji i audytu. Umożliwiają one ponadto agregowanie takich danych łącznie dla całego okresu programowania.

Artykuł  3

Szczegółowe minimalne wymagania dotyczące ścieżki audytu

(artykuł 32 ust. 9 rozporządzenia (UE) nr 223/2014)

1. Szczegółowe minimalne wymagania dotyczące ścieżki audytu w odniesieniu do przechowywanych zapisów księgowych i dokumentów potwierdzających są następujące:

a) ścieżka audytu umożliwia stosowanie kryteriów wyboru ustanowionych w programie operacyjnym oferującym żywność lub podstawową pomoc materialną (PO I) lub umożliwia ich weryfikację przez komitet monitorujący PO II;

b) w odniesieniu do dotacji na mocy art. 25 ust. 1 lit. a) rozporządzenia (UE) nr 223/2014 ścieżka audytu umożliwia stwierdzenie zgodności łącznych kwot poświadczonych Komisji ze szczegółowymi zapisami księgowymi oraz dokumentami potwierdzającymi, będącymi w posiadaniu instytucji certyfikującej, instytucji zarządzającej, instytucji pośredniczących i beneficjentów, dotyczącymi operacji współfinansowanych w ramach programu operacyjnego;

c) w odniesieniu do dotacji na mocy art. 25 ust. 1 lit. b) i c) ścieżka audytu umożliwia stwierdzenie zgodności łącznych kwot poświadczonych Komisji ze szczegółowymi danymi dotyczącymi produktów lub rezultatów oraz dokumentami potwierdzającymi, będącymi w posiadaniu instytucji certyfikującej, instytucji zarządzającej, instytucji pośredniczących i beneficjentów, w tym w stosownych przypadkach dokumentami dotyczącymi metody określania standardowych stawek jednostkowych i kwot ryczałtowych, w odniesieniu do operacji współfinansowanych w ramach programu operacyjnego;

d) w odniesieniu do kosztów ustalanych zgodnie z art. 25 ust. 1 lit. d) rozporządzenia (UE) nr 223/2014 ścieżka audytu wykazuje i uzasadnia metodę obliczania, w stosownych przypadkach, oraz podstawę określenia stawek ryczałtowych, a także kwalifikowalne koszty bezpośrednie lub koszty zadeklarowane w ramach innych wybranych kategorii, do których ma zastosowanie stawka ryczałtowa;

e) w odniesieniu do kosztów ustalanych zgodnie z art. 26 ust. 2 lit. b), c) i e) oraz art. 26 ust. 3 część druga rozporządzenia (UE) nr 223/2014 ścieżka audytu umożliwia uzasadnienie kwalifikowalnych kosztów bezpośrednich lub kosztów zadeklarowanych w ramach innych kategorii kosztów, do których ma zastosowanie stawka ryczałtowa;

f) ścieżka audytu umożliwia weryfikację płatności wkładu publicznego na rzecz beneficjenta;

g) w odniesieniu do każdej operacji, w stosownych przypadkach, ścieżka audytu obejmuje specyfikacje techniczne i plan finansowy, dokumenty dotyczące zatwierdzenia dotacji, dokumenty dotyczące postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, sprawozdania sporządzone przez beneficjentów oraz sprawozdania z przeprowadzonych weryfikacji i audytów;

h) ścieżka audytu obejmuje informacje na temat kontroli zarządczych oraz audytów operacji;

i) ścieżka audytu umożliwia stwierdzenie zgodności danych dotyczących wskaźników produktu danej operacji ze zgłoszonymi danymi i rezultatami oraz, w stosownych przypadkach, z celami programu.

W przypadku kosztów, o których mowa w lit. c) i d), ścieżka audytu umożliwia weryfikację zgodności metody obliczania stosowanej przez instytucję zarządzającą z art. 25 ust. 3 rozporządzenia (UE) nr 223/2014.

2. Instytucja zarządzająca zapewnia dostępność informacji na temat tożsamości i lokalizacji podmiotów przechowujących wszystkie dokumenty potwierdzające wymagane w celu zapewnienia właściwej ścieżki audytu spełniającej wszystkie minimalne wymagania określone w ust. 1.

Artykuł  3a  ²

Szczegółowe minimalne wymogi dotyczące ścieżki audytu w odniesieniu do wsparcia udzielanego osobom najbardziej potrzebującym w sposób pośredni, na przykład za pomocą bonów, kart lub innych instrumentów

(Art. 32 ust. 9 rozporządzenia (UE) nr 223/2014)

1. Oprócz szczegółowych minimalnych wymogów dotyczących ścieżki audytu określonych w art. 3 ścieżka audytu operacji zapewniających żywność lub podstawową pomoc materialną osobom najbardziej potrzebującym za pomocą bonów, kart lub innych instrumentów zgodnie z art. 23 ust. 4a rozporządzenia (UE) nr 223/2014:

a) umożliwia uzgodnienie całkowitej liczby wydanych bonów, kart lub innych instrumentów z łączną liczbą bonów, kart lub innych instrumentów dostarczonych odbiorcom końcowym i wykorzystanych, na podstawie zapisów księgowych i dokumentów potwierdzających będących w posiadaniu instytucji certyfikującej, instytucji zarządzającej, instytucji pośredniczących i beneficjentów;

b) umożliwia, w odniesieniu do kosztów kwalifikowalnych określonych w art. 26 ust. 2 lit. a), uzgodnienie łącznych kwot poświadczonych Komisji z wartością bonów, kart lub innych instrumentów wykorzystywanych przez odbiorców końcowych;

c) obejmuje dokumenty dotyczące przyznania bonów, kart lub innych instrumentów odbiorcom końcowym, ich dostarczenia odbiorcom końcowym i ich wykorzystania.

W przypadku korzystania z kart, bonów lub innych instrumentów ścieżka audytu wykazuje, że bony, karty lub inne instrumenty wykorzystywane są wyłącznie do zakupu żywności, podstawowej pomocy materialnej lub obu tych rodzajów pomocy.

2. W przypadku gdy żywność lub podstawowa pomoc materialna dostarczane są osobom najbardziej potrzebującym za pośrednictwem bonów, kart lub innych instrumentów w formie papierowej, ścieżka audytu obejmuje również:

a) środki bezpieczeństwa zapobiegające fałszerstwom podejmowane przez instytucję zarządzającą, instytucje pośredniczące i beneficjentów;

b) środki mające na celu zabezpieczenie zapasów bonów;

c) wskazanie organów, które identyfikują odbiorców końcowych, oraz podmiotów, które dostarczają bony, karty lub inne instrumenty odbiorcom końcowym;

d) dokumentację potwierdzającą, że bony, karty lub inne instrumenty zostały otrzymane przez odbiorców końcowych.

Artykuł  4

Wykorzystanie danych zgromadzonych podczas audytów przeprowadzanych przez urzędników Komisji lub upoważnionych przedstawicieli Komisji

(artykuł 34 ust. 8 rozporządzenia (UE) nr 223/2014)

1. Komisja stosuje wszystkie niezbędne środki w celu zapobieżenia nieupoważnionemu ujawnieniu danych lub dostępowi do danych zgromadzonych przez Komisję podczas przeprowadzanych przez nią audytów.

2. Komisja wykorzystuje dane zgromadzone podczas audytów wyłącznie w celu wykonywania swoich kompetencji na podstawie art. 36 rozporządzenia (UE) nr 223/2014. Europejski Trybunał Obrachunkowy i Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych mają dostęp do zgromadzonych danych.

3. Zgromadzone dane nie są przekazywane osobom innym niż osoby w państwach członkowskich lub instytucjach Unii Europejskiej, których obowiązki wymagają dostępu do tych danych zgodnie z mającymi zastosowanie przepisami, bez wyraźnej zgody państwa członkowskiego dostarczającego te dane.

Artykuł  5

Audyty operacji

(artykuł 34 ust. 7 rozporządzenia (UE) nr 223/2014)

1. Audyty operacji są przeprowadzane w odniesieniu do każdego roku obrachunkowego na próbie operacji wybranych za pomocą metody ustanowionej lub zatwierdzonej przez instytucję audytową zgodnie z art. 6 niniejszego rozporządzenia.

2. Audyty operacji przeprowadza się na podstawie dokumentów potwierdzających stanowiących ścieżkę audytu; służą one weryfikacji legalności i prawidłowości wydatków zadeklarowanych Komisji, w tym następujących aspektów:

a) czy operacja została wybrana zgodnie z kryteriami wyboru określonymi dla danego programu operacyjnego, czy nie została fizycznie zakończona ani w pełni wdrożona, zanim beneficjent złożył wniosek o finansowanie w ramach programu operacyjnego, czy została wdrożona zgodnie z decyzją zatwierdzającą i czy spełniała wszelkie warunki mające zastosowanie w czasie audytu dotyczące jej funkcjonalności, stosowania i celów do osiągnięcia;

b) czy wydatki zadeklarowane Komisji odpowiadają zapisom księgowym i czy wymagana dokumentacja potwierdzająca dowodzi, że ścieżka audytu jest właściwa zgodnie z art. 3 niniejszego rozporządzenia;

c) czy w przypadku wydatków zadeklarowanych Komisji - ustalonych zgodnie z art. 25 ust. 1 lit. b) i c) - produkty i rezultaty stanowiące podstawę płatności na rzecz beneficjenta zostały zrealizowane, czy dane dotyczące uczestników, w stosownych przypadkach, lub inne zapisy związane z produktami i rezultatami są spójne z informacjami przedłożonymi Komisji oraz czy wymagana dokumentacja potwierdzająca dowodzi, że ścieżka audytu jest właściwa zgodnie z art. 3 niniejszego rozporządzenia.

Audyty mają też na celu weryfikację, czy wkład publiczny został wypłacony beneficjentowi zgodnie z art. 42 ust. 2 rozporządzenia (UE) nr 223/2014.

3. Audyty operacji obejmują w stosownych przypadkach weryfikację na miejscu fizycznej realizacji operacji.

4. Podczas audytów operacji dokonuje się weryfikacji rzetelności i kompletności odpowiadających wydatków zarejestrowanych przez instytucję certyfikującą w jej systemie księgowym oraz stwierdzenia zgodności ścieżki audytu na wszystkich szczeblach.

5. W przypadku gdy stwierdzone problemy wydają się mieć charakter systemowy i w związku z tym pociągają za sobą ryzyko dla innych operacji w ramach danego programu operacyjnego, instytucja audytowa zapewnia dalsze analizy obejmujące w razie potrzeby dodatkowe audyty w celu ustalenia skali takich problemów, a także formułuje zalecenia w sprawie niezbędnych działań naprawczych.

6. Tylko wydatki wchodzące w zakres audytu przeprowadzanego na podstawie ust. 1 są zaliczane na poczet kwoty wydatków poddanych audytowi w celu zgłoszenia Komisji rocznego zakresu kontroli. Do tego celu stosuje się wzór sprawozdania z kontroli określony na podstawie art. 34 ust. 6 rozporządzenia (UE) nr 223/2014.

Artykuł  6

Metodyka wyboru próby operacji

(artykuł 34 ust. 7 rozporządzenia (UE) nr 223/2014)

1. Instytucja audytowa określa metodę doboru próby zgodnie z wymogami przedstawionymi w niniejszym artykule i z uwzględnieniem międzynarodowych standardów audytu, takich jak INTOSAI, IFAC i IIA.

2. Oprócz wyjaśnień zawartych w strategii audytu instytucja audytowa zachowuje zapis dokumentacji i profesjonalnej oceny wykorzystanych do określenia metody doboru próby, obejmujących etapy planowania, wyboru, testowania i oceny, aby wykazać, że wybrana metoda jest odpowiednia.

3. Próba jest reprezentatywna dla populacji, z której została wybrana, i umożliwia instytucji audytowej sporządzenie ważnej opinii audytowej zgodnie z art. 34 ust. 5 lit. a) rozporządzenia (UE) nr 223/2014. Populacja ta obejmuje wydatki programu operacyjnego ujęte we wnioskach o płatność złożonych do Komisji zgodnie z art. 41 rozporządzenia (UE) nr 223/2014 dla danego roku obrachunkowego. Próba może zostać wybrana w czasie trwania roku obrachunkowego lub po jego zakończeniu.

4. Do celów stosowania art. 34 ust. 1 rozporządzenia (UE) nr 223/2014 metoda doboru próby jest metodą statystyczną, jeśli zapewnia:

(i) losowy wybór elementów próby;

(ii) wykorzystanie teorii prawdopodobieństwa do oceny wyników próby, w tym pomiaru i kontroli ryzyka doboru próby oraz planowanej i osiągniętej precyzji.

5. Metoda doboru próby zapewnia losowy wybór każdej jednostki próby w populacji przy użyciu losowych liczb wygenerowanych dla każdej jednostki populacji w celu wyboru jednostek stanowiących próbę bądź przez systematyczny wybór przy zastosowaniu losowego punktu startowego, a następnie systematycznej zasady wyboru dodatkowych elementów.

6. Jednostka próby jest ustalana przez instytucję audytową na podstawie profesjonalnej oceny. Jednostką próby może być operacja, projekt w ramach operacji lub wniosek o płatność złożony przez beneficjenta. Informacje na temat rodzaju ustalonej jednostki próby oraz profesjonalnej oceny wykorzystanej w tym celu są ujęte w sprawozdaniu z kontroli.

7. W przypadku gdy całkowite wydatki związane z jednostką próby dla danego roku obrachunkowego są kwotą ujemną, zostają one wyłączone z populacji, o której mowa w ust. 3 powyżej, i poddane osobnemu audytowi. Instytucja audytowa może również dokonać doboru próby tej odrębnej populacji.

8. W przypadku gdy mają zastosowanie warunki proporcjonalnej kontroli przewidziane w art. 58 ust. 1 rozporządzenia (UE) nr 223/2014, instytucja audytowa może wykluczyć elementy wymienione w tym artykule z populacji poddanej doborowi próby. Jeśli dana operacja została już włączona do próby, instytucja audytowa wymienia ją na inną przy użyciu odpowiedniego wyboru losowego.

9. Wszystkie wydatki zadeklarowane Komisji objęte próbą są poddane audytowi.

W przypadku gdy wybrane jednostki próby zawierają dużą liczbę odnośnych wniosków o płatność lub faktur, instytucja audytowa może przeprowadzić ich audyt na podstawie podpróby, wybierając odnośne wnioski o płatność lub faktury przy użyciu tych samych parametrów doboru próby, które wykorzystano przy wyborze jednostek głównej próby.

W takim przypadku w obrębie każdej jednostki próby wylicza się odpowiednią wielkość próby, która ma zostać objęta audytem i która w każdym razie liczy co najmniej 30 odnośnych wniosków o płatność lub faktur przypadających na każdą jednostkę próby.

10. Instytucja audytowa może zastosować stratyfikację populacji, dzieląc ją na subpopulacje, z których każda stanowi grupę jednostek próby o podobnych cechach, w szczególności pod względem ryzyka lub oczekiwanego wskaźnika błędów, bądź w przypadku gdy populacja obejmuje operacje składające się z wkładów finansowych przekazywanych z programu operacyjnego do elementów o dużej wartości.

11. Instytucja audytowa ocenia wiarygodność systemu jako wysoką, średnią lub niską, biorąc pod uwagę wyniki audytów systemów w celu określenia parametrów technicznych doboru próby, tak aby łączny poziom pewności uzyskany w wyniku audytów systemów i audytów operacji był wysoki. W przypadku systemu o wiarygodności ocenionej jako wysoka poziom ufności dla doboru próby operacji wynosi co najmniej 60 %. W przypadku systemu o wiarygodności ocenionej jako niska poziom ufności dla doboru próby operacji wynosi co najmniej 90 %. Maksymalny próg istotności wynosi 2 % wydatków, o których mowa w ust. 3.

12. W przypadku wykrycia nieprawidłowości lub ryzyka wystąpienia nieprawidłowości instytucja audytowa decyduje na podstawie profesjonalnej oceny, czy należy przeprowadzić audyt uzupełniającej próby dodatkowych operacji lub części operacji, które nie zostały objęte audytem w próbie losowej, tak aby uwzględnić stwierdzone szczególne czynniki ryzyka.

13. Instytucja audytowa osobno analizuje wyniki audytu próby uzupełniającej, wyciąga wnioski na tej podstawie i przekazuje je Komisji w rocznym sprawozdaniu z kontroli. Nieprawidłowości wykrytych w próbie uzupełniającej nie uwzględnia się przy obliczaniu oczekiwanego wskaźnika błędów losowych próby losowej.

14. W celu sporządzenia opinii audytowej i sprawozdania z kontroli, o których mowa w art. 34 ust. 5 lit. a) i b) rozporządzenia (UE) nr 223/2014, na podstawie wyników audytów operacji instytucja audytowa oblicza łączny wskaźnik błędów, który jest sumą oczekiwanych błędów losowych oraz, w stosownych przypadkach, błędów systemowych i nieskorygowanych błędów będących anomalią, w przeliczeniu na populację.

Artykuł  7

Audyty zestawień wydatków

(artykuł 34 ust. 7 rozporządzenia (UE) nr 223/2014)

1. Audyty zestawień wydatków, o których mowa w art. 49 ust. 1 rozporządzenia (UE) nr 223/2014, są przeprowadzane przez instytucję audytową w odniesieniu do każdego roku obrachunkowego.

2. Audyt zestawienia wydatków daje wystarczającą pewność co do kompletności, rzetelności i prawdziwości kwot zadeklarowanych w zestawieniu.

3. Do celów ust. 1 i 2 instytucja audytowa bierze pod uwagę w szczególności wyniki audytów systemów przeprowadzonych w odniesieniu do instytucji certyfikującej oraz wyniki audytów operacji.

4. Audyt systemu obejmuje weryfikację wiarygodności systemu księgowego instytucji certyfikującej oraz - na podstawie badania próby - weryfikację rzetelności wydatków kwot wycofanych i kwot odzyskanych zarejestrowanych w systemie księgowym instytucji certyfikującej.

5. Do celów opinii audytowej, aby stwierdzić, czy zestawienie wydatków oddaje prawdziwy i uczciwy obraz sytuacji, instytucja audytowa weryfikuje, czy wszystkie elementy wymagane w art. 49 rozporządzenia (UE) nr 223/2014 są poprawnie ujęte w zestawieniu wydatków i czy odpowiadają potwierdzającym zapisom księgowym przechowywanym przez wszystkie właściwe instytucje lub podmioty i beneficjentów podczas audytu przeprowadzanego przez instytucję audytową. Na podstawie zestawienia wydatków przedstawionego przez instytucję certyfikującą instytucja audytowa weryfikuje w szczególności:

a) czy całkowita kwota kwalifikowalnych wydatków zadeklarowanych zgodnie z art. 49 ust. 1 lit. a) rozporządzenia (UE) nr 223/2014 zgadza się z wydatkami oraz odnośnym wkładem publicznym ujętymi we wnioskach o płatność przedłożonych Komisji w odniesieniu do właściwego roku obrachunkowego, zaś w przypadku różnic instytucja audytowa ocenia, czy w zestawieniu wydatków przedstawiono odpowiednie wyjaśnienia dotyczące zgodności kwot;

b) czy kwoty wycofane i odzyskane w roku obrachunkowym, kwoty, które mają być odzyskane na koniec roku obrachunkowego, oraz nieściągalne należności, przedstawione w zestawieniu wydatków, odpowiadają kwotom zarejestrowanym w systemie księgowym instytucji certyfikującej i czy opierają się na decyzjach podjętych przez odpowiedzialną instytucję zarządzającą lub instytucję certyfikującą;

c) czy w stosownych przypadkach wydatki zostały wykluczone z zestawienia wydatków zgodnie z art. 49 ust. 2 rozporządzenia (UE) nr 223/2014 i czy wszystkie wymagane korekty zostały uwzględnione w zestawieniach wydatków za dany rok obrachunkowy.

Weryfikacje, o których mowa w lit. b) i c), mogą być dokonywane na podstawie badania próby.

ROZDZIAŁ  III

SZCZEGÓŁOWE PRZEPISY DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA FINANSOWEGO I KOREKT FINANSOWYCH

Artykuł  8

Kryteria ustalania poważnych defektów w skutecznym funkcjonowaniu systemów zarządzania i kontroli

(artykuł 55 ust. 4 rozporządzenia (UE) nr 223/2014)

1. Komisja dokonuje oceny skutecznego funkcjonowania systemów zarządzania i kontroli na podstawie wyników wszystkich dostępnych audytów systemów, w tym badań zgodności, oraz audytów operacji.

Ocena obejmuje wewnętrzne środowisko kontrolne programu, działania w dziedzinie zarządzania i kontroli instytucji zarządzającej i instytucji certyfikującej, monitorowanie prowadzone przez instytucję zarządzającą i instytucję certyfikującą oraz działania kontrolne instytucji audytowej i jest prowadzona w oparciu o weryfikację zgodności z kluczowymi wymogami określonymi w tabeli 1 w załączniku II.

Ocenę, czy te kluczowe kryteria są spełnione, przeprowadza się na podstawie kategorii określonych w tabeli 2 w załączniku II.

2. Do głównych rodzajów poważnych defektów w skutecznym funkcjonowaniu systemu zarządzania i kontroli należą przypadki, w których dowolne z kluczowych kryteriów wymienionych w pkt 2, 4, 5, 13, 15, 16 i 18 tabeli 1 w załączniku II lub co najmniej dwa z pozostałych kluczowych kryteriów tabeli 1 w załączniku II zostały ocenione jako mieszczące się w kategoriach 3 lub 4 określonych w tabeli 2 w załączniku II.

Artykuł  9

Kryteria stosowania korekt finansowych na podstawie stawek zryczałtowanych lub ekstrapolowanych oraz kryteria ustalania poziomu korekty finansowej

(artykuł 55 ust. 4 rozporządzenia (UE) nr 223/2014)

1. Korekty finansowe stosuje się do całego programu operacyjnego lub jego części, w przypadku gdy Komisja stwierdza występowanie co najmniej jednego poważnego defektu w funkcjonowaniu systemu zarządzania i kontroli.

Bez uszczerbku dla akapitu pierwszego korektę finansową na podstawie stawki ekstrapolowanej stosuje się do całego programu operacyjnego lub jego części, w przypadku gdy Komisja stwierdza nieprawidłowości systemowe w reprezentatywnej próbie operacji, co pozwala na bardziej dokładne ilościowe określenie ryzyka dla budżetu Unii. W tym przypadku ekstrapoluje się wyniki badania reprezentatywnej próby na resztę populacji, z której wybrano próbę, w celu ustalenia korekty finansowej.

2. Poziom korekty na podstawie stawki zryczałtowanej ustala się przy uwzględnieniu następujących elementów:

a) relatywnego znaczenia poważnego defektu lub poważnych defektów w kontekście systemu zarządzania i kontroli jako całości;

b) częstości występowania i zasięgu poważnego defektu lub poważnych defektów;

c) stopnia ryzyka strat dla budżetu Unii.

3. Biorąc pod uwagę powyższe elementy, poziom korekty finansowej ustala się następująco:

a) w przypadku gdy poważny defekt lub poważne defekty w systemie zarządzania i kontroli są na tyle zasadnicze, częste lub rozpowszechnione, że oznaczają całkowitą niewydolność systemu, która naraża na ryzyko legalność i prawidłowość wszystkich odnośnych wydatków, stosuje się stawkę zryczałtowaną w wysokości 100 %;

b) w przypadku gdy poważny defekt lub poważne defekty w systemie zarządzania i kontroli są na tyle częste i rozpowszechnione, że oznaczają niezwykle poważną niewydolność systemu, która naraża na ryzyko legalność i prawidłowość bardzo dużej części odnośnych wydatków, stosuje się stawkę zryczałtowaną w wysokości 25 %;

c) w przypadku gdy poważny defekt lub poważne defekty w systemie zarządzania i kontroli są spowodowane niepełnym, słabym lub rzadkim funkcjonowaniem systemu, które naraża na ryzyko legalność i prawidłowość dużej części odnośnych wydatków, stosuje się stawkę zryczałtowaną w wysokości 10 %;

d) w przypadku gdy poważny defekt lub poważne defekty w systemie zarządzania i kontroli są spowodowane niespójnym funkcjonowaniem systemu, które naraża na ryzyko legalność i prawidłowość znacznej części odnośnych wydatków, stosuje się stawkę zryczałtowaną w wysokości 5 %.

4. W przypadku gdy zastosowanie stawki zryczałtowanej ustalonej zgodnie z ust. 3 byłoby nieproporcjonalne, dokonuje się obniżenia poziomu korekty finansowej.

5. Jeśli z powodu niepodjęcia przez odpowiedzialne instytucje właściwych działań naprawczych w następstwie zastosowania w danym roku obrachunkowym korekty finansowej ten sam poważny defekt lub te same poważne defekty stwierdza się w kolejnym roku obrachunkowym, wówczas z uwagi na utrzymywanie się poważnego defektu lub poważnych defektów stawkę korekty można zwiększyć do poziomu nieprzekraczającego następnej w kolejności wyższej kategorii.

Artykuł  10

Niniejsze rozporządzenie wchodzi w życie następnego dnia po jego opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

Artykuł 3 stosuje się od dnia 1 grudnia 2014 r. w odniesieniu do informacji dotyczących danych zapisywanych i przechowywanych, o których mowa w załączniku I.

Niniejsze rozporządzenie wiąże w całości i jest bezpośrednio stosowane we wszystkich państwach członkowskich.

Sporządzono w Brukseli dnia 13 marca 2014 r.

	W imieniu Komisji
	José Manuel BARROSO
	Przewodniczący

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK  I  ³

Wykaz danych, które mają być zapisywane i przechowywane w formie elektronicznej w ramach systemu monitorowania (o których mowa w art. 2)

Dane są wymagane dla operacji wspieranych z PO I i PO II ⁽¹⁾, a także dla wszystkich rodzajów dostarczania pomocy, chyba że w kolumnie drugiej określono inaczej.

Pola danych	Rodzaj PO lub rodzaj dostarczania pomocy, w przypadku których dane nie są wymagane
Dane dotyczące beneficjenta ^(1)
1. Nazwa lub niepowtarzalny identyfikator każdego beneficjenta
2. Informacja, czy beneficjent jest podmiotem prawa publicznego czy podmiotem prawa prywatnego
3. Informacja, czy VAT od wydatków poniesionych przez beneficjenta nie podlega zwrotowi na mocy krajowych przepisów o podatku VAT
4. Dane kontaktowe beneficjenta
Dane dotyczące operacji
5. Nazwa lub niepowtarzalny identyfikator operacji
6. Krótki opis operacji
7. Data złożenia wniosku w sprawie operacji
8. Data początkowa podana w dokumencie określającym warunki wsparcia
9. Data końcowa podana w dokumencie określającym warunki wsparcia
10. Rzeczywista data fizycznego zakończenia lub pełnej realizacji operacji
11. Podmiot wydający dokument określający warunki wsparcia
12. Data wydania dokumentu określającego warunki wsparcia
13. Waluta operacji
14. CCI programów, w ramach których wspierana jest dana operacja
15. Rodzaje udzielanej pomocy materialnej	Nie dotyczy PO II
16. Rodzaje wspieranych działań	Nie dotyczy PO I

⁽¹⁾ PO I odnosi się do programów operacyjnych oferujących żywność lub podstawową pomoc materialną, zaś PO II do programów operacyjnych w zakresie włączenia społecznego osób najbardziej potrzebujących.

17. Kody form finansowania
18. Kody miejsca
19. Ilość żywności zakupiona przez podmiot publiczny lub przez organizację partnerską, w stosownych przypadkach	Nie dotyczy PO II Nie dotyczy pośrednich dostaw żywności, na przykład za pomocą bonów, kart lub innych instrumentów
20. Ilość żywności otrzymanej przez podmiot publiczny zgodnie z art. 23 ust. 4 rozporządzenia (UE) nr 223/2014, w stosownych przypadkach	Nie dotyczy PO II Nie dotyczy pośrednich dostaw żywności, na przykład za pomocą bonów, kart lub innych instrumentów
21. Ilość żywności dostarczonej organizacjom partnerskim, w stosownych przypadkach	Nie dotyczy PO II Nie dotyczy pośrednich dostaw żywności, na przykład za pomocą bonów, kart lub innych instrumentów
22. Ilość żywności dostarczonej odbiorcom końcowym, w stosownych przypadkach	Nie dotyczy PO II Nie dotyczy pośrednich dostaw żywności, na przykład za pomocą bonów, kart lub innych instrumentów
23. Ilość podstawowej pomocy materialnej zakupionej przez podmiot publiczny lub przez organizację partnerską, w stosownych przypadkach	Nie dotyczy PO II Nie dotyczy pośrednich dostaw żywności, na przykład za pomocą bonów, kart lub innych instrumentów
24. Ilość podstawowej pomocy materialnej dostarczonej organizacjom partnerskim, w stosownych przypadkach	Nie dotyczy PO II Nie dotyczy pośrednich dostaw żywności, na przykład za pomocą bonów, kart lub innych instrumentów
25. Ilość podstawowej pomocy materialnej dostarczonej odbiorcom końcowym, w stosownych przypadkach	Nie dotyczy PO II Nie dotyczy pośrednich dostaw żywności, na przykład za pomocą bonów, kart lub innych instrumentów
26. Liczba wydanych bonów lub kart (lub innych instrumentów dostawy pośredniej)	Nie dotyczy PO II Nie dotyczy bezpośredniej dostawy żywności lub podstawowej pomocy materialnej
27. Liczba bonów lub kart (lub innych instrumentów dostawy pośredniej) wydanych odbiorcom końcowym	Nie dotyczy PO II Nie dotyczy bezpośredniej dostawy żywności lub podstawowej pomocy materialnej
28. Liczba bonów lub kart (lub innych instrumentów dostawy pośredniej) wykorzystanych przez odbiorców końcowych	Nie dotyczy PO II Nie dotyczy bezpośredniej dostawy żywności lub podstawowej pomocy materialnej
29. Całkowita kwota wydatków zawarta w bonach lub kartach (lub innych instrumentach dostawy pośredniej) wydanych odbiorcom końcowym	Nie dotyczy PO II Nie dotyczy bezpośredniej dostawy żywności lub podstawowej pomocy materialnej
30. Całkowita kwota wydatków zawarta w bonach lub kartach (lub innych instrumentów dostawy pośredniej) wykorzystanych przez odbiorców końcowych	Nie dotyczy PO II Nie dotyczy bezpośredniej dostawy żywności lub podstawowej pomocy materialnej
Dane dotyczące wskaźników
31. Tytuł wspólnych wskaźników istotnych dla operacji
32. Identyfikator wspólnych wskaźników istotnych dla operacji
33. Poziom osiągnięcia wspólnych wskaźników dla każdego roku wdrażania operacji lub na jej zakończenie
34. Tytuł wskaźników specyficznych dla programu istotnych dla operacji	Nie dotyczy PO I
35. Identyfikator wskaźników specyficznych dla programu istotnych dla operacji	Nie dotyczy PO I
36. Cele szczegółowe dla wskaźników wyników specyficznych dla poszczególnych programów	Nie dotyczy PO I
37. Poziom osiągnięcia wskaźników wyników specyficznych dla poszczególnych programów dla każdego roku wdrażania operacji lub na jej zakończenie	Nie dotyczy PO I
38. Jednostka miary dla każdej wartości docelowej wyniku	Nie dotyczy PO I
39. Wartość wyjściowa dla wskaźników rezultatu	Nie dotyczy PO I
40. Poziom docelowy dla wskaźników rezultatu	Nie dotyczy PO I
41. Jednostka miary dla każdej wartości docelowej i wartości wyjściowej wskaźnika rezultatu	Nie dotyczy PO I
42. Jednostka miary dla każdego wskaźnika
Dane finansowe dotyczące każdej operacji (w walucie właściwej dla danej operacji)
43. Kwota całkowitych kosztów kwalifikowalnych operacji zatwierdzona w dokumencie określającym warunki wsparcia
44. Kwota całkowitych kosztów kwalifikowalnych stanowiących wydatki publiczne zdefiniowane w art. 2 ust. 12 rozporządzenia (UE) nr 223/2014
45. Kwota wsparcia publicznego podana w dokumencie określającym warunki wsparcia
Dane dotyczące wniosków o płatność składanych przez beneficjenta (w walucie właściwej dla danej operacji)
46. Data otrzymania każdego wniosku o płatność od beneficjenta
47. Data każdej płatności na rzecz beneficjenta na podstawie wniosku o płatność
48. Kwota wydatków kwalifikowalnych we wniosku o płatność stanowiąca podstawę każdej płatności na rzecz beneficjenta
49. Kwota wydatków publicznych zdefiniowanych w art. 2 ust. 12 rozporządzenia (UE) nr 223/2014 odpowiadających wydatkom kwalifikowalnym stanowiącym podstawę każdej płatności
50. Kwota każdej płatności na rzecz beneficjenta na podstawie wniosku o płatność
51. Data rozpoczęcia weryfikacji operacji w miejscu realizacji przeprowadzanych na podstawie art. 32 ust. 5 lit. b) rozporządzenia (UE) nr 223/2014
52. Data audytów operacji na miejscu przeprowadzanych na podstawie art. 34 ust. 1 rozporządzenia (UE) nr 223/2014 oraz art. 6 rozporządzenia delegowanego (UE) nr 532/2014 (2)
53. Podmiot przeprowadzający audyt lub weryfikację
Dane dotyczące wydatków ujętych we wniosku o płatność od beneficjenta opartych na rzeczywistych kosztach (w walucie właściwej dla danej operacji)
54. Kwalifikowalne wydatki publiczne zadeklarowane Komisji ustalone na podstawie kosztów rzeczywiście poniesionych i zapłaconych
55. Wydatki publiczne zdefiniowane w art. 2 ust. 12 rozporządzenia (UE) nr 223/2014 odpowiadające kwalifikowalnym wydatkom publicznym zadeklarowanym Komisji ustalonym na podstawie kosztów rzeczywiście poniesionych i zapłaconych
56. Rodzaj zamówienia, jeśli udzielenie zamówienia podlega przepisom dyrektywy 2004/18/WE Parlamentu Europejskiego i Rady (3) (świadczenie usług/dostawa towarów) lub dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/23/UE ^(4)
57. Kwota zamówienia, jeśli udzielenie zamówienia podlega przepisom dyrektywy 2004/18/WE lub dyrektywy 2014/23/UE
58. Wydatki kwalifikowalne poniesione i pokryte na podstawie zamówienia, jeśli zamówienie to podlega przepisom dyrektywy 2004/18/WE lub dyrektywy 2014/23/UE
59. Postępowanie o udzielenie zamówienia, które zastosowano, jeśli udzielenie zamówienia podlega przepisom dyrektywy 2004/18/WE lub dyrektywy 2014/23/UE
60. Nazwa lub niepowtarzalny identyfikator wykonawcy, jeśli udzielenie zamówienia podlega przepisom dyrektywy 2014/23/UE
Dane dotyczące wydatków ujętych we wniosku o płatność od beneficjenta opartych na standardowych stawkach jednostkowych (kwoty w walucie właściwej dla danej operacji)
61. Kwota kwalifikowalnych wydatków publicznych zadeklarowanych Komisji ustalonych na podstawie standardowych stawek jednostkowych
62. Wydatki publiczne zdefiniowane w art. 2 ust. 12 rozporządzenia (UE) nr 223/2014 odpowiadające kwalifikowalnym wydatkom publicznym zadeklarowanym Komisji ustalonym na podstawie standardowych stawek jednostkowych
63. Definicja jednostki, która ma być stosowana do celów standardowych stawek jednostkowych
64. Liczba jednostek dostarczonych zgodnie z wnioskiem o płatność dla każdej pozycji jednostki
65. Koszty pojedynczej jednostki dla każdej pozycji jednostki
Dane dotyczące wydatków ujętych we wniosku o płatność od beneficjenta opartych na kwotach ryczałtowych (kwoty w walucie właściwej dla danej operacji)
66. Kwota kwalifikowalnych wydatków publicznych zadeklarowanych Komisji ustalonych na podstawie kwot ryczałtowych
67. Wydatki publiczne zdefiniowane w art. 2 ust. 12 rozporządzenia (UE) nr 223/2014 odpowiadające kwalifikowalnym wydatkom publicznym zadeklarowanym Komisji ustalonym na podstawie kwot ryczałtowych
68. Dla każdej kwoty ryczałtowej: produkty lub rezultaty przyjęte w dokumencie określającym warunki wsparcia za podstawę wypłaty płatności kwot ryczałtowych
69. Dla każdej kwoty ryczałtowej: kwota uzgodniona w dokumencie określającym warunki wsparcia
Dane dotyczące wydatków ujętych we wniosku o płatność od beneficjenta opartych na stawkach ryczałtowych (w walucie właściwej dla danej operacji)
70. Kwota kwalifikowalnych wydatków publicznych zadeklarowanych Komisji ustalonych na podstawie stawki ryczałtowej
71. Wydatki publiczne zdefiniowane w art. 2 ust. 12 rozporządzenia (UE) nr 223/2014 odpowiadające kwalifikowalnym wydatkom publicznym zadeklarowanym Komisji ustalonym na podstawie stawki ryczałtowej
Dane dotyczące kwot odzyskanych od beneficjenta
72. Data każdej decyzji o odzyskaniu
73. Kwota wsparcia publicznego objęta każdą decyzją o odzyskaniu
74. Całkowite wydatki kwalifikowalne objęte każdą decyzją o odzyskaniu
75. Data otrzymania każdej kwoty zwróconej przez beneficjenta w następstwie decyzji o odzyskaniu
76. Kwota wsparcia publicznego zwrócona przez beneficjenta w następstwie decyzji o odzyskaniu (bez odsetek czy kar)
77. Całkowite wydatki kwalifikowalne odpowiadające wsparciu publicznemu zwróconemu przez beneficjenta
78. Kwota wsparcia publicznego nieściągalnego w następstwie decyzji o odzyskaniu
79. Całkowite wydatki kwalifikowalne odpowiadające nieściągalnemu wsparciu publicznemu
Dane dotyczące wniosków o płatność złożonych do Komisji (w EUR)
80. Data złożenia każdego wniosku o płatność zawierającego wydatki kwalifikowalne z operacji
81. Całkowita kwota kwalifikowalnych wydatków publicznych poniesionych przez beneficjenta i zapłaconych podczas realizacji operacji, ujęta w każdym wniosku o płatność
82. Całkowita kwota wydatków publicznych danej operacji, zdefiniowanych w art. 2 ust. 12 rozporządzenia (UE) nr 223/2014, ujęta w każdym wniosku o płatność
Dane dotyczące zestawień wydatków składanych Komisji na mocy art. 48 rozporządzenia (UE) nr 223/2014 (w EUR)
83. Data złożenia każdego zestawienia wydatków zawierającego wydatki w ramach operacji
84. Data złożenia zestawienia wydatków zawierającego ostateczne wydatki danej operacji po jej zakończeniu (w przypadku gdy całkowite wydatki kwalifikowalne wynoszą co najmniej 1 000 000 EUR [art. 51 rozporządzenia (UE) nr 223/2014])
85. Całkowita kwota kwalifikowalnych wydatków publicznych operacji, wprowadzonych do systemu księgowego instytucji certyfikującej i ujętych w zestawieniu wydatków
86. Całkowita kwota wydatków publicznych zdefiniowanych w art. 2 ust. 12 rozporządzenia (UE) nr 223/2014 poniesiona podczas realizacji operacji, odpowiadająca całkowitej kwocie kwalifikowalnych wydatków publicznych wprowadzonych do systemu księgowego instytucji certyfikującej i ujętych w zestawieniu wydatków
87. Całkowita kwota płatności na rzecz beneficjenta na mocy art. 42 ust. 2 rozporządzenia (UE) nr 223/2014 odpowiadająca całkowitej kwocie kwalifikowalnych wydatków publicznych wprowadzonych do systemu księgowego instytucji certyfikującej i ujętych w zestawieniu wydatków
88. Całkowite kwalifikowalne wydatki publiczne operacji wycofane podczas roku obrachunkowego, ujęte w zestawieniu wydatków
89. Całkowite wydatki publiczne zdefiniowane w art. 2 ust. 12 rozporządzenia (UE) nr 223/2014 odpowiadające kwalifikowalnym wydatkom publicznym wycofanym podczas roku obrachunkowego, ujęte w zestawieniu wydatków
90. Całkowite kwalifikowalne wydatki publiczne operacji odzyskane podczas roku obrachunkowego, ujęte w zestawieniu wydatków
91. Całkowite wydatki publiczne odpowiadające całkowitym kwalifikowalnym wydatkom publicznym operacji odzyskanym podczas roku obrachunkowego, ujęte w zestawieniu wydatków
92. Całkowite kwalifikowalne wydatki publiczne operacji, które mają zostać odzyskane do końca roku obrachunkowego, ujęte w zestawieniu wydatków
93. Całkowite wydatki publiczne operacji odpowiadające całkowitym kwalifikowalnym wydatkom publicznym, które mają zostać odzyskane do końca roku obrachunkowego, ujęte w zestawieniu wydatków
94. Całkowita kwalifikowalna kwota wydatków publicznych w ramach operacji, nieściągalnych na koniec roku obrachunkowego, ujęta w zestawieniu wydatków
95. Całkowite wydatki publiczne operacji odpowiadające całkowitej kwalifikowalnej kwocie wydatków publicznych nieściągalnych na koniec roku obrachunkowego, ujęte w zestawieniu wydatków"
^(1) W stosownych przypadkach beneficjent obejmuje także inne podmioty ponoszące w ramach operacji wydatki, które są traktowane jak wydatki ponoszone przez beneficjenta. ^(2) Rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 532/2014 z dnia 13 marca 2014 r. uzupełniające rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 223/2014 w sprawie Europejskiego Funduszu Pomocy Najbardziej Potrzebującym (Dz.U. L 148 z 20.5.2014, s. 54). ^(3) Dyrektywa 2004/18/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 31 marca 2004 r. w sprawie koordynacji procedur udzielania zamówień publicznych na roboty budowlane, dostawy i usługi (Dz.U. L 134 z 30.4.2004, s. 114). ^(4) Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/23/UE z dnia 26 lutego 2014 r. w sprawie udzielania koncesji (Dz.U. L 94 z 28.3.2014, s. 1).

ZAŁĄCZNIK  II

Kluczowe wymogi dotyczące systemów zarządzania i kontroli oraz klasyfikacja tych wymogów pod względem skutecznego funkcjonowania systemów zarządzania i kontroli, o których mowa w art. 9

Tabela 1

Kluczowe wymogi

Kluczowe wymogi dotyczące systemu zarządzania i kontroli		Podmioty/instytucje, których to dotyczy	Zakres
1	Odpowiedni rozdział funkcji oraz należyte systemy zgłaszania i monitorowania, w przypadkach gdy odpowiedzialna instytucja powierza wykonywanie zadań innemu podmiotowi	Instytucja zarządzająca	Wewnętrzne środowisko kontrolne
2	Odpowiedni wybór operacji	Instytucja zarządzająca	Działania w zakresie zarządzania i kontroli
3	Należyte informowanie beneficjentów na temat warunków obowiązujących w odniesieniu do wybranych operacji	Instytucja zarządzająca
4	Odpowiednie weryfikacje zarządzania	Instytucja zarządzająca
5	Skuteczny system gwarantujący przechowywanie wszystkich dokumentów dotyczących wydatków i audytów w celu zapewnienia właściwej ścieżki audytu	Instytucja zarządzająca	Działania w zakresie zarządzania i kontroli/ monitorowanie
6	Wiarygodny system gromadzenia, rejestrowania i przechowywania danych do celów monitorowania, ewaluacji, zarządzania finansowego, weryfikacji i audytu	Instytucja zarządzająca
7	Efektywne wdrożenie proporcjonalnych środków zwalczania nadużyć finansowych	Instytucja zarządzająca	Działania w zakresie zarządzania i kontroli
8	Odpowiednie procedury sporządzania deklaracji zarządczej oraz rocznego podsumowania ostatecznych sprawozdań z audytu i kontroli	Instytucja zarządzająca
9	Odpowiedni rozdział funkcji oraz należyte systemy zgłaszania i monitorowania, w przypadkach gdy odpowiedzialna instytucja powierza wykonywanie zadań innemu podmiotowi	Instytucja certyfikująca	Wewnętrzne środowisko kontrolne
10	Odpowiednie procedury sporządzania i składania wniosków o płatność	Instytucja certyfikująca	Działania w zakresie zarządzania i kontroli/ monitorowanie
11	Prowadzenie odpowiednich elektronicznych zapisów księgowych zadeklarowanych wydatków oraz odpowiadającego im wkładu publicznego	Instytucja certyfikująca
12	Odpowiednia i kompletna ewidencja kwot podlegających odzyskaniu, kwot odzyskanych i kwot wycofanych	Instytucja certyfikująca	Działania w zakresie zarządzania i kontroli
13	Odpowiednie procedury sporządzania i poświadczania kompletności, rzetelności i prawdziwości rocznych sprawozdań finansowych	Instytucja certyfikująca
14	Odpowiedni rozdział funkcji oraz należyte systemy zapewniające, aby wszelkie inne podmioty, które przeprowadzają audyty zgodnie ze strategią audytową programu, dysponowały konieczną niezależnością funkcjonalną oraz uwzględniały uznane międzynarodowo standardy audytu	Instytucja audytowa	Wewnętrzne środowisko kontrolne
15	Właściwe audyty systemów	Instytucja audytowa	Działania kontrolne
16	Właściwe audyty operacji	Instytucja audytowa
17	Właściwe audyty zestawień wydatków	Instytucja audytowa
18	Odpowiednie procedury przedstawiania wiarygodnej opinii audytowej oraz sporządzania rocznego sprawozdania z kontroli	Instytucja audytowa

Tabela 2

Klasyfikacja kluczowych wymogów dotyczących systemów zarządzania i kontroli pod względem ich funkcjonowania

Kategoria 1	System funkcjonuje prawidłowo. Nie są potrzebne żadne lub tylko niewielkie usprawnienia.
Kategoria 2	System funkcjonuje. Potrzebne są pewne usprawnienia.
Kategoria 3	System funkcjonuje częściowo. Potrzebne są znaczne usprawnienia.
Kategoria 4	System zasadniczo nie funkcjonuje.

¹ Dz.U. L 72 z 12.3.2014, s. 1.

² Art. 3a dodany przez art. 1 pkt 1 rozporządzenia nr 629/2021 z dnia 4 listopada 2020 r. (Dz.U.UE.L.2021.132.4) zmieniającego nin. rozporządzenie z dniem 20 kwietnia 2021 r.

³ Załącznik I zmieniony przez art. 1 pkt 2 rozporządzenia nr 629/2021 z dnia 4 listopada 2020 r. (Dz.U.UE.L.2021.132.4) zmieniającego nin. rozporządzenie z dniem 20 kwietnia 2021 r.