Decyzja 1999/323/WE w sprawie ustanowienia przepisów finansowych regulujących aspekty budżetowe zarządzania przez Sekretarza Generalnego Rady umowami zawartymi przez niego w imieniu niektórych Państw Członkowskich, dotyczących instalacji i działania "serwera Help Desk" jednostki zarządzającej oraz fazy II sieci Sirene
Dz.U.UE.L.1999.123.51
Akt obowiązującyDECYZJA RADY
z dnia 3 maja 1999 r.
w sprawie ustanowienia przepisów finansowych regulujących aspekty budżetowe zarządzania przez Sekretarza Generalnego Rady umowami zawartymi przez niego w imieniu niektórych Państw Członkowskich, dotyczących instalacji i działania "serwera Help Desk" jednostki zarządzającej oraz fazy II sieci Sirene
(Dz.U.UE L z dnia 13 maja 1999 r.)
RADA UNII EUROPEJSKIEJ,
uwzględniając art. 2 ust. 1 akapit drugi zdanie pierwsze Protokołu załączonego do Traktatu o Unii Europejskiej i Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską, włączającego dorobek Schengen w ramy Unii Europejskiej,
a także mając na uwadze, co następuje:
(1) W związku z włączaniem dorobku Schengen w ramy Unii Europejskiej, sekretarz generalny Rady Unii Europejskiej został upoważniony decyzją Rady 1999/322/WE z dnia 3 maja 1999 r. do reprezentowania niektórych Państw Członkowskich w celach zawierania umów odnoszących się do instalacji i działania "serwera Help Desk" jednostki zarządzającej i sieci Sirene faza II oraz zarządzania tego rodzaju umowami (1).
(2) Finansowe zobowiązania wynikające z tych umów nie obciążają budżetu Wspólnot Europejskich; w związku z tym nie obowiązują przepisy o budżecie z dnia 21 grudnia 1977 r. dotyczące budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich (2).
(3) Dlatego też należy ustanowić specjalne przepisy dotyczące szczegółów procedur dla ustanawiania i wykonania budżetu koniecznego dla wypełniania zobowiązań wynikających z tych umów, ściągania składek od odnośnych Państw, jak również sprawozdawczości finansowej i kontroli rachunkowości,
PRZYJMUJE NINIEJSZĄ DECYZJĘ:
ROZDZIAŁ I
Zasady ogólne
Zasady ogólne
"Budżet" w rozumieniu niniejszych przepisów finansowych jest instrumentem, w którym umieszczane są i z góry zatwierdzane konieczne dla wypełnienia zobowiązań wynikających z umów określonych w decyzji Rady z 3 maja 1999 r., przewidywane dochody i wydatki dla każdego roku budżetowego.
Niniejsze przepisy finansowe określają szczegółowe zasady ustalania i wykonywania budżetu.
ROZDZIAŁ II
Ustanowienie budżetu
Ustanowienie budżetu
– płatności mogą być dokonywane miesięcznie do wysokości jednej dwunastej całkowitej sumy środków przyznanych w każdym z rozdziałów budżetu poprzedniego roku budżetowego;
– wkłady Państw określonych w art. 21 mogą być wnoszone miesięcznie w wysokości jednej dwunastej składek wpłaconych w ramach ostatniego, zgodnie z przepisami ustalonego budżetu.
Budżet może być podany do wiadomości publicznej.
ROZDZIAŁ III
Wykonanie budżetu i rachunkowość
Wykonanie budżetu i rachunkowość
Budżet wykonywany jest zgodnie z zasadą rozdziału uprawnień między dysponentem środków finansowych a księgowością. Funkcji dysponenta środków finansowych, księgowego i kontrolera finansów nie można ze sobą łączyć.
Kontrolę finansową sprawuje kontroler finansowy Rady zgodnie z zasadami mającymi zastosowanie przy wypełnianiu jego obowiązków.
Przyjmowanie przychodów i dokonywanie wypłat należy do obowiązków księgowego z Dyrekcji Generalnej A, Sekretariatu Generalnego Rady.
– przychód został prawidłowo zaksięgowany w pozycji budżetowej,
– polecenie jest prawidłowe i zgodne z obowiązującymi przepisami,
– dokumenty towarzyszące są prawidłowe,
– właściwe organy państwa dłużnika zostały właściwie określone,
– termin wymagalności został wskazany,
– kwota i waluta są poprawnie podane.
– wniosek o dokonanie wydatków jest zgodny z ust. 1,
– wydatki zostały prawidłowo wskazane w pozycji budżetowej,
– w budżecie są do dyspozycji środki,
– wydatki są prawidłowe i zgodne z obowiązującymi przepisami,
– sprawdza roszczenia wierzyciela,
– ustala lub sprawdza należności i ich wysokość,
– sprawdza warunki terminu płatności należności,
– sprawdza zgodność z zamówieniem wykonanych usług lub dostarczonych towarów.
– rok budżetowy, w którym wydatek ma zostać zaksięgowany,
– dział, rozdział i pozycję budżetową,
– kwotę do wypłaty w liczbach i słownie oraz odpowiednią walutę,
– nazwisko i adres odbiorcy płatności,
– cel wydatku,
– formę zapłaty,
– numer i datę odnośnego zatwierdzenia zobowiązań.
– polecenie wypłaty zostało prawidłowo wystawione,
– polecenie wypłaty jest zgodne z zobowiązaniem zapłaty i suma jest prawidłowa,
– wydatek został prawidłowo zaksięgowany w odpowiedniej pozycji budżetowej,
– w budżecie w odnośnym rozdziale lub pozycji znajdują się odpowiednie środki,
– dokumenty towarzyszące są prawidłowe, oraz
– odbiorca płatności jest prawidłowo wskazany i opisany.
Płatności należy dokonywać poprzez konto bankowe, specjalnie w tym celu założone w imieniu Sekretariatu Generalnego Rady. Przelewy bankowe wymagają podpisów dwóch urzędników mianowanych przez sekretarza generalnego, przy czym jeden z nich to księgowy.
Jeżeli kontroler finansowy odmówi zatwierdzenia przewidzianego w art. 13, 14 lub 16, a dysponent środków finansowych podtrzymuje swój wniosek, sprawę należy przekazać sekretarzowi generalnemu. Z wyjątkiem przypadków, gdy wątpliwa jest dostępność przyznanych środków, sekretarz generalny może na mocy należycie uzasadnionej decyzji, nie zważając na odmowę, zatwierdzić polecenie o windykacji wierzytelności, zobowiązanie do dokonania wydatków lub polecenie zapłaty. Sekretarz generalny powinien w ciągu miesiąca powiadomić o tej decyzji Trybunał Obrachunkowy. Decyzja podlega wykonaniu ze skutkiem od chwili odmowy zatwierdzenia.
Dysponent środków finansowych, kontroler finansowy i księgowy odpowiadają dyscyplinarnie w razie nieprzestrzegania niniejszych przepisów finansowych zgodnie z regulaminem pracowniczym urzędników Wspólnot Europejskich.
Rachunkowość prowadzi się według lat kalendarzowych zgodnie z metodą podwójnego zapisu. Musi ona obejmować wszystkie dochody i wydatki na rok budżetowy.
ROZDZIAŁ IV
Wkłady Państw Członkowskich
Wkłady Państw Członkowskich
Państwa określone w art. 21 oddają do dyspozycji sekretarzowi generalnemu swe wkłady finansowe zgodnie z następującym kluczem podziału:
Wysokość wkładów, które wpłacają Państwa Członkowskie określone w art. 21 z jednej strony, a Islandia i Norwegia z drugiej strony ("inne Państwa"), ustalana jest corocznie dla każdego z zainteresowanych Państw Członkowskich na podstawie jego udziału, a dla innych Państw na podstawie całkowitego produktu krajowego brutto (PKB) dla wszystkich Państw określonych w art. 21 za poprzedni rok. Wysokość wkładów zainteresowanych Państw Członkowskich ustalana jest corocznie, po odliczeniu wkładów innych Państw, na podstawie wskaźnika środków własnych pochodzących z VAT każdego z tych Państw Członkowskich do sumy środków Wspólnot Europejskich pochodzących z VAT ustalonych po ostatnich zmianach budżetu Wspólnot za poprzedni rok budżetowy.
– decyzję o przyjęciu budżetu lub, w przypadku odwołania się do art. 6, decyzję o przejściowym pobieraniu wkładów w wysokości dwunastej części,
– wysokość wniesionego wkładu, obliczoną w euro odpowiednio do określonego w art. 22 klucza podziału,
– szczegóły niezbędne dla wniesienia wkładu.
ROZDZIAŁ V
Przedstawienie i kontrola rozliczeń
Przedstawienie i kontrola rozliczeń
– zestawienie przedstawiające sytuację każdego z Państw określonych w art. 21 odnośnie do jego wkładu finansowego, oraz
– zestawienie transferów środków.
Rachunek dochodów i wydatków, bilans oraz sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego, do którego załączone są ewentualnie uwagi sekretarza generalnego, należy przedłożyć przed dniem 1 lipca Państwom określonym w art. 21. Państwa Członkowskie określone w art. 21, zebrane w Radzie, udzielają sekretarzowi generalnemu absolutorium z wykonania budżetu.
ROZDZIAŁ VI
Przepisy końcowe
Przepisy końcowe
Wprowadzenie przepisów dorobku Schengen, dotyczących Systemu Informacyjnego Schengen, w innych niż określone w art. 21 Państwach, zwanych dalej "innymi Państwami", pociąga za sobą:
– nowy podział udziałów Państw określonych w art. 21, zgodnie z założeniami art. 22,
– dostosowanie wkładów Państw określonych w art. 21 w celu ustalenia wkładu płatnego przez inne Państwo na rzecz funkcjonowania fazy II Sirene za cały bieżący rok budżetowy,
– dostosowanie wkładów Państw określonych w art. 21 tak, aby można było obciążyć inne Państwo częścią kosztów przypadających na instalację fazy II Sirene. Część tę należy obliczyć z uwzględnieniem udziału środków własnych pochodzących z VAT innego Państwa w całkowitej sumie środków Wspólnot Europejskich pochodzących z VAT we wcześniejszych latach budżetowych, na które przypadały niezbędne wydatki na zainstalowanie fazy II Sirene. Wkład za tę część zostanie zaliczony Państwom określonym w art. 21 odpowiednio do wysokości ich udziału obliczonego zgodnie z art. 22. Mogą one zadecydować, czy sumę tę dołączą do swego udziału w budżecie operacyjnym, czy wystąpią z wnioskiem o zwrot.
Niniejsze przepisy finansowe stosuje się mutatis mutandis wobec dochodów i wydatków koniecznych przy wypełnianiu zobowiązań wynikających z umów, określonych w art. 1 decyzji Rady z dnia 3 maja 1999 r. w pozostałym okresie roku budżetowego, w którym wejdą w życie.
Sporządzono w Brukseli, dnia 3 maja 1999 r.
W imieniu Rady | |
J. FISCHER | |
Przewodniczący |
______
(1) Dz.U. L 123 z 13.5.1999, str. 49.
(2) Dz.U. L 356 z 31.12.1977, str. 1.
© Unia Europejska, http://eur-lex.europa.eu/
Za autentyczne uważa się wyłącznie dokumenty Unii Europejskiej opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.