Decyzja 2014/822/UE w sprawie udzielenia absolutorium z wykonania budżetu Urzędu Organu Europejskich Regulatorów Łączności Elektronicznej za rok budżetowy 2012

Dzienniki UE

Dz.U.UE.L.2014.334.88

Akt nienormatywny

Wersja od: 21 listopada 2014 r.

DECYZJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO

z dnia 23 października 2014 r.

w sprawie udzielenia absolutorium z wykonania budżetu Urzędu Organu Europejskich Regulatorów Łączności Elektronicznej za rok budżetowy 2012

(2014/822/UE)

(Dz.U.UE L z dnia 21 listopada 2014 r.)

PARLAMENT EUROPEJSKI,

- uwzględniając ostateczne roczne sprawozdanie finansowe Urzędu Organu Europejskich Regulatorów Łączności Elektronicznej za rok budżetowy 2012,

- uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego na temat rocznego sprawozdania finansowego Urzędu Organu Europejskich Regulatorów Łączności Elektronicznej za rok budżetowy 2012, wraz z odpowiedziami Urzędu ¹ ,

- uwzględniając zalecenie Rady z dnia 18 lutego 2014 r. (05849/2014 - C7-0054/2014),

- uwzględniając decyzję z dnia 3 kwietnia 2014 r. ² odraczającą udzielenie absolutorium za rok budżetowy 2012, jak również załączoną do niej rezolucję,

- uwzględniając art. 319 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

- uwzględniając rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich ³ , w szczególności jego art. 185,

- uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 ⁴ , w szczególności jego art. 208,

- uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1211/2009 z dnia 25 listopada 2009 r. ustanawiające Organ Europejskich Regulatorów Łączności Elektronicznej (BEREC) oraz Urząd ⁵ , w szczególności jego art. 13,

- uwzględniając rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 19 listopada 2002 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów określonych w artykule 185 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich ⁶ ,

- uwzględniając rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 1271/2013 z dnia 30 września 2013 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów, o których mowa w art. 208 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 ⁷ , w szczególności jego art. 108,

- uwzględniając art. 94 Regulaminu i załącznik V do Regulaminu,

- uwzględniając drugie sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej (A8-0011/2014),

1. udziela komitetowi zarządzającemu Urzędu Organu Europejskich Regulatorów Łączności Elektronicznej absolutorium z wykonania budżetu Urzędu za rok budżetowy 2012;

2. przedstawia swoje uwagi w poniższej rezolucji;

3. zobowiązuje swojego przewodniczącego do przekazania niniejszej decyzji wraz z rezolucją, która stanowi jej część integralną, komitetowi zarządzającemu Urzędu Organu Europejskich Regulatorów Łączności Elektronicznej, Radzie, Komisji i Trybunałowi Obrachunkowemu oraz do zarządzenia jej publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (seria L).

Martin SCHULZ	Klaus WELLE
Przewodniczący	Sekretarz Generalny

REZOLUCJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO

z dnia 23 października 2014 r.

zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie udzielenia absolutorium z wykonania budżetu Urzędu Organu Europejskich Regulatorów Łączności Elektronicznej na rok budżetowy 2012

PARLAMENT EUROPEJSKI,

- uwzględniając ostateczne roczne sprawozdanie finansowe Urzędu Organu Europejskich Regulatorów Łączności Elektronicznej za rok budżetowy 2012,

- uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego na temat rocznego sprawozdania finansowego Urzędu Organu Europejskich Regulatorów Łączności Elektronicznej za rok budżetowy 2012, wraz z odpowiedziami Urzędu ⁸ ,

- uwzględniając zalecenie Rady z dnia 18 lutego 2014 r. (05849/2014 - C7-0054/2014),

- uwzględniając decyzję z dnia 3 kwietnia 2014 r. ⁹ odraczającą udzielenie absolutorium za rok budżetowy 2012, jak również załączoną do niej rezolucję,

- uwzględniając art. 319 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

- uwzględniając rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich ¹⁰ , w szczególności jego art. 185,

- uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 ¹¹ , w szczególności jego art. 208,

- uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1211/2009 z dnia 25 listopada 2009 r. ustanawiające Organ Europejskich Regulatorów Łączności Elektronicznej (BEREC) oraz Urząd ¹² , w szczególności jego art. 13,

- uwzględniając rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 19 listopada 2002 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów określonych w artykule 185 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich ¹³ ,

- uwzględniając rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 1271/2013 z dnia 30 września 2013 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów, o których mowa w art. 208 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 ¹⁴ , w szczególności jego art. 108,

- uwzględniając art. 94 Regulaminu i załącznik V do Regulaminu,

- uwzględniając drugie sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej (A8-0011/2014),

Uwagi dotyczące legalności i prawidłowości transakcji

1. zauważa, że w celu wyeliminowania uchybień związanych z legalnością i prawidłowością transakcji Urząd Organu Europejskich Regulatorów Łączności Elektronicznej zamieścił w swoich poradnikach finansowych i księgowych jasne procedury, szczegółowe kroki i procesy, które muszą stosować wszystkie podmioty upoważnione do działań finansowych; z zadowoleniem przyjmuje fakt, że szczególnie skupiono się na procesach dotyczących przenoszenia środków;

Zarządzanie budżetem i finansami

2. na podstawie ostatecznego rocznego sprawozdania finansowego Urzędu stwierdza, że zarówno wskaźnik wykonania budżetu wynoszący 89,55 %, jak i wskaźnik wykonania w odniesieniu do środków na płatności wynoszący 76,57 %, poprawiły się w stosunku do 2012 r.; przyjmuje do wiadomości działania podjęte w celu poprawy wskaźników wykonania budżetu; jest jednak zdania, że wciąż istnieją możliwości poprawy i wzywa Urząd do dalszego usprawniania w przyszłości jego działań w zakresie monitorowania budżetu;

Zobowiązania i przeniesienia

3. z zadowoleniem przyjmuje podjęte przez Urząd działania dotyczące kwestii zobowiązań i przeniesień, takie jak udoskonalone planowanie budżetowe i drobiazgowe monitorowanie płatności dokonywanych co miesiąc i na koniec roku; na podstawie informacji uzyskanych od Urzędu stwierdza, że Urząd przeprowadził nabór na kluczowe stanowiska mające bezpośredni wpływ na obieg finansowy i udoskonalił swoją strategię w zakresie terminowego zgłaszania i zwrotu kosztów podróży poniesionych przez ekspertów;

4. z zaniepokojeniem zauważa, że wskaźnik przeniesień na rok budżetowy 2013 anulowanych środków, na które zaciągnięto zobowiązania, jest nadal wysoki i wynosi 28 %, choć istotnie spadł w stosunku do wartości 45 % odnotowanej w poprzednim roku; na podstawie sprawozdania Trybunału Obrachunkowego stwierdza, że owe przeniesienia odnosiły się w przeważającej mierze do umów podpisanych w drugiej połowie 2013 r. i dotyczących działalności planowanej na lata 2013 i 2014;

5. zauważa, że wskaźnik niewykorzystanych środków spadł z 17 % w 2012 r. do 14,6 % w 2013 r., podobnie jak wskaźnik przeniesień środków na rok budżetowy 2014, który obniżył się z 611 223 EUR (19 %) do 461 983 EUR (13 %); wzywa Urząd do dalszych ulepszeń w zakresie planowania i realizacji działań oraz do jeszcze większego ograniczania wskaźników przeniesień środków;

Postępowania o udzielenie zamówienia i procedury naboru

6. przyjmuje do wiadomości zamieszczenie w stosowanym w Urzędzie poradniku finansowym obowiązkowej i szczegółowej listy kontrolnej dotyczącej przetargów oraz powołanie urzędnika ds. zamówień, a także ogólne szkolenia dla wszystkich pracowników w zakresie zamówień; z zadowoleniem przyjmuje fakt, że skutkiem tych działań jest poprawa w zakresie przygotowywania, realizacji, dokumentacji i koordynacji postępowań o udzielenie zamówienia w Urzędzie;

7. z zadowoleniem przyjmuje zmiany i udoskonalenia wprowadzone w obowiązujących procedurach rekrutacji w odpowiedzi na wnioski organu udzielającego absolutorium w celu zwiększenia przejrzystości procesu rekrutacji, a w szczególności:

- opracowywanie pytań na egzaminy pisemne i rozmowy kwalifikacyjne oraz ustalenie limitu punktów przed przystąpieniem do badania kandydatur,

- zatwierdzanie nominacji do komisji selekcyjnej i zmian w jej składzie przez organ powołujący,

- przegląd wytycznych rekrutacyjnych wprowadzonych w 2013 r.;

8. z zadowoleniem przyjmuje zmienioną strategię komunikacyjną Urzędu, zgodnie z którą telefony komórkowe są wydawane pracownikom w zależności od potrzeb służbowych, oraz przeprowadzanie wewnętrznych kontroli sprawdzających przestrzeganie tej strategii;

9. odnotowuje zawarcie nowej umowy o usługi bankowe dotyczące operacji gotówkowych Urzędu z bankiem o ratingu A+/A-1; przyjmuje do wiadomości zamieszczenie w stosowanym w Urzędzie poradniku księgowym wytycznych dotyczących zarządzania środkami pieniężnymi;

Zapobieganie konfliktom interesów i zarządzanie nimi oraz przejrzystość

10. przyjmuje do wiadomości, że roczne oświadczenia o braku konfliktu interesów od członków Rady Organów Regulacyjnych, komitetu zarządzającego i dyrektora zarządzającego udostępniono w specjalnych działach publicznego rejestru dokumentów Urzędu; zauważa, że te same zasady mają zastosowanie do strategii zapobiegania konfliktom interesów dotyczącej pracowników Urzędu oraz że oświadczenia pracowników o braku konfliktu interesów są również dostępne w publicznym rejestrze Urzędu;

11. zauważa, że Urząd nie planuje przeglądu swojej strategii zapobiegania konfliktom interesów oraz że uznaje wszystkie odnośne strategie zapobiegania konfliktom interesów za zgodne z wytycznymi Komisji z grudnia 2013 r. dotyczącymi zapobiegania konfliktom interesów i zarządzania nimi w zdecentralizowanych agencjach UE; przyjmuje do wiadomości, że Urząd dąży do podniesienia świadomości na temat swojej polityki zapobiegania konfliktom interesów oraz polityki swojej Rady w tym zakresie, a także że będzie ściśle monitorował wszystkie istotne zmiany w tej dziedzinie;

Audyt wewnętrzny

12. zauważa, że Urząd spełnił wszystkie wymogi formalne standardu kontroli wewnętrznej (SKW) informacja i komunikacja (SKW 12);

13. przyjmuje do wiadomości, że Urząd dostosowuje swoje praktyki planowania i sprawozdawczości, uwzględniając w nich wymierne cele, aby wdrożyć SKW 5 - cele i wskaźniki wykonania zadań; zauważa, że Urząd ukończył opracowywanie swoich poradników proceduralnych i przyjął szczegółową procedurę wewnętrzną dotyczącą rejestracji wszystkich zdarzeń niezgodnych w celu wdrożenia SKW 8 - procesy i procedury; odnotowuje, że Urząd zaktualizował swoje procedury wewnętrzne dotyczące zarządzania dokumentacją, aby spełnić wymogi SKW 11 - zarządzanie dokumentacją;

14. zauważa, że Urząd ustanowił procedurę spisu inwentaryzacyjnego dotyczącą księgowania i zbywania aktywów trwałych, która stanowi część jego poradnika finansowego; odnotowuje, że spis z natury przeprowadzono w sierpniu 2013 r.; z zadowoleniem przyjmuje fakt, że zgodnie z obowiązującymi w Urzędzie procedurami spis środków trwałych należy przeprowadzać co roku;

15. zauważa, że służba audytu wewnętrznego planuje przegląd SKW; wzywa Urząd do zgłoszenia organowi udzielającemu absolutorium wyników tego przeglądu, jak tylko będą one dostępne;

Wyniki

16. z zadowoleniem przyjmuje kroki poczynione niedawno przez Urząd w celu poprawy komunikacji z obywatelami europejskimi w zakresie wpływu jego prac na obywateli, w szczególności kroki koncentrujące się na wymiernych i jasno określonych celach, które umożliwiają lepszą ocenę działalności Urzędu;

17. zwraca uwagę, że Urząd zaczął uwidaczniać fakt, iż jest on organem unijnym, umieszczając logo Unii na niektórych stronach swojej witryny internetowej, i oczekuje, że obejmie to również stronę główną BEREC i systematycznie wszystkie komunikaty, dzięki czemu wkład z budżetu unijnego na rzecz Urzędu będzie bardziej eksponowany;

18. w odniesieniu do innych uwag towarzyszących decyzji o udzieleniu absolutorium, które mają charakter przekrojowy, odsyła do swojej rezolucji z dnia 3 kwietnia 2014 r. ¹⁵ w sprawie wyników, zarządzania finansami i kontroli agencji.

¹ Dz.U. C 365 z 13.12.2013, s. 9.

² Dz.U. L 266 z 5.9.2014, s. 353.

³ Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1.

⁴ Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1.

⁵ Dz.U. L 337 z 18.12.2009, s. 1.

⁶ Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72.

⁷ Dz.U. L 328 z 7.12.2013, s. 42.

⁸ Dz.U. C 365 z 13.12.2013, s. 9.

⁹ Dz.U. L 266 z 5.9.2014, s. 353.

¹⁰ Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1.

¹¹ Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1.

¹² Dz.U. L 337 z 18.12.2009, s. 1.

¹³ Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72.

¹⁴ Dz.U. L 328 z 7.12.2013, s. 42.

¹⁵ Dz.U. L 266 z 5.9.2014, s. 359.