Decyzja 2014/583/UE w sprawie udzielenia absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Urzędu ds. Bezpieczeństwa Żywności za rok budżetowy 2012

Dzienniki UE

Dz.U.UE.L.2014.266.216

Akt nienormatywny

Wersja od: 5 września 2014 r.

DECYZJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO

z dnia 3 kwietnia 2014 r.

w sprawie udzielenia absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Urzędu ds. Bezpieczeństwa Żywności za rok budżetowy 2012

(2014/583/UE)

(Dz.U.UE L z dnia 5 września 2014 r.)

PARLAMENT EUROPEJSKI,

- uwzględniając ostateczne roczne sprawozdanie finansowe Europejskiego Urzędu ds. Bezpieczeństwa Żywności za rok budżetowy 2012,

- uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Urzędu ds. Bezpieczeństwa Żywności za rok budżetowy 2012 wraz z odpowiedziami Urzędu ¹ ,

- uwzględniając zalecenie Rady z dnia 18 lutego 2014 r. (05849/2014 - C7-0054/2014),

- uwzględniając art. 319 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

- uwzględniając rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich ² , w szczególności jego art. 185,

- uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 ³ , w szczególności jego art. 208,

- uwzględniając rozporządzenie (WE) nr 178/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 28 stycznia 2002 r. ustanawiające ogólne zasady i wymagania prawa żywnościowego, powołujące Europejski Urząd ds. Bezpieczeństwa Żywności oraz ustanawiające procedury w zakresie bezpieczeństwa żywności ⁴ , w szczególności jego art. 44,

- uwzględniając rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 19 listopada 2002 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów określonych w artykule 185 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich ⁵ ,

- uwzględniając rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 1271/2013 z dnia 30 września 2013 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów, o których mowa w art. 208 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 ⁶ , w szczególności jego art. 108,

- uwzględniając art. 77 Regulaminu i załącznik VI do Regulaminu,

- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Ochrony Środowiska Naturalnego, Zdrowia Publicznego i Bezpieczeństwa Żywności (A7-0219/2014),

1. udziela dyrektorowi wykonawczemu Europejskiego Urzędu ds. Bezpieczeństwa Żywności absolutorium z wykonania budżetu Urzędu za rok budżetowy 2012;

2. przedstawia swoje uwagi w poniższej rezolucji;

3. zobowiązuje swojego przewodniczącego do przekazania niniejszej decyzji, wraz z rezolucją, która stanowi jej integralną część, dyrektorowi zarządzającemu Europejskiego Urzędu ds. Bezpieczeństwa Żywności, Radzie, Komisji i Trybunałowi Obrachunkowemu oraz do zarządzenia jej publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (seria L).

Martin SCHULZ	Klaus WELLE
Przewodniczący	Sekretarz Generalny

REZOLUCJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO

z dnia 3 kwietnia 2014 r.

zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie udzielenia absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Urzędu ds. Bezpieczeństwa Żywności za rok budżetowy 2012

PARLAMENT EUROPEJSKI,

- uwzględniając ostateczne roczne sprawozdanie finansowe Europejskiego Urzędu ds. Bezpieczeństwa Żywności za rok budżetowy 2012,

- uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Urzędu ds. Bezpieczeństwa Żywności za rok budżetowy 2012 wraz z odpowiedziami Urzędu ⁷ ,

- uwzględniając zalecenie Rady z dnia 18 lutego 2014 r. (05849/2014 - C7-0054/2014),

- uwzględniając art. 319 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

- uwzględniając rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich ⁸ ("rozporządzenie finansowe"), w szczególności jego art. 185,

- uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 ⁹ , w szczególności jego art. 208,

- uwzględniając rozporządzenie (WE) nr 178/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 28 stycznia 2002 r. ustanawiające ogólne zasady i wymagania prawa żywnościowego, powołujące Europejski Urząd ds. Bezpieczeństwa Żywności oraz ustanawiające procedury w zakresie bezpieczeństwa żywności ¹⁰ , w szczególności jego art. 44,

- uwzględniając rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 19 listopada 2002 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów określonych w artykule 185 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich ¹¹ ,

- uwzględniając rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 1271/2013 z dnia 30 września 2013 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów, o których mowa w art. 208 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 ¹² , w szczególności jego art. 108,

- uwzględniając swoje poprzednie decyzje i rezolucje w sprawie absolutorium z wykonania budżetu,

- uwzględniając art. 77 Regulaminu i załącznik VI do Regulaminu,

- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Ochrony Środowiska Naturalnego, Zdrowia Publicznego i Bezpieczeństwa Żywności (A7-0219/2014),

A. mając na uwadze, że zgodnie ze sprawozdaniem finansowym ostateczny budżet Europejskiego Urzędu ds. Bezpieczeństwa Żywności (zwanego dalej "Urzędem") na rok budżetowy 2012 zamknął się kwotą 78 279 000 EUR, co stanowi wzrost o 1,25 % w porównaniu z 2011 r.; mając na uwadze, że kwota ta stanowi 0,056 % ogólnego budżetu Unii; mając na uwadze, że budżet Urzędu jest w całości finansowany z budżetu Unii,

B. mając na uwadze, że Trybunał Obrachunkowy stwierdził, iż uzyskał wystarczającą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe Urzędu za rok budżetowy 2012 jest wiarygodne, a transakcje leżące u jego podstaw są legalne i prawidłowe,

Działania podjęte w następstwie udzielenia absolutorium za rok 2011

1. zauważa na podstawie sprawozdania Trybunału Obrachunkowego, że działania naprawcze podjęte w związku z zeszłorocznymi uwagami są "w trakcie realizacji";

2. na podstawie informacji uzyskanych od Urzędu uznaje, że:

- skutkiem wprowadzenia udoskonaleń w planowaniu budżetowym jest mniejsza liczba przesunięć z rozdziału do rozdziału i z tytułu I do tytułu II w porównaniu z poprzednim rokiem budżetowym (przesunięcia zmalały z 6,81 % do 2,75 % ogólnego budżetu),

- aby poprawić zarządzanie sytuacjami konfliktu interesów, Urząd przyjął w grudniu 2011 r. nową strategię w sprawie niezależności i procesu podejmowania decyzji naukowych, a następnie przyjął przepisy wykonawcze w marcu 2012 r.,

- aby pracownicy Urzędu nie mogli bezpośrednio przechodzić z Urzędu na podobne stanowisko pracy w branży lub w powiązanej grupie lobbystycznej, i na odwrót, Urząd wdrożył decyzję dyrektora zarządzającego, na mocy której pracownicy, którzy odchodzą z Urzędu, są zobowiązani przez okres dwóch lat po odejściu ze służby informować pracodawcę o negocjacjach z przyszłymi pracodawcami oraz o każdej zmianie okoliczności związanych z ich stanowiskiem; zauważa, że dyrektor zarządzający może wydać pozwolenie lub pozwolenie warunkowe na taką działalność lub nie wydać na nią pozwolenia;

Zarządzanie budżetem i finansami

3. zwraca uwagę, że wysiłki związane z monitorowaniem budżetu w ciągu roku budżetowego 2012 doprowadziły do osiągnięcia wskaźnika wykonania budżetu w wysokości 99,30 % oraz że wskaźnik wykonania w odniesieniu do środków na płatności wyniósł 88,00 %; zwraca uwagę, że w porównaniu z rokiem 2011 środki, na które zaciągnięto zobowiązania i które wypłacono w 2012 r., wzrosły odpowiednio o 2,1 % i 8,6 %;

4. dostrzega, że przeprowadzka Urzędu do nowego budynku umożliwiła oszczędności w wysokości 3 940 000 EUR, które to środki przeznaczono na działalność operacyjną, jak np. współpraca naukowa i rekrutacja personelu naukowego;

Wiarygodność rozliczeń

5. zauważa, że Trybunał Obrachunkowy stwierdził w rocznym sprawozdaniu z kontroli za 2012 r., że zatwierdzenie systemów księgowych przez księgowego Urzędu obejmuje centralne systemy ABAC i SAP, ale nie obejmuje systemów lokalnych ani niezawodności wymiany danych pomiędzy systemami centralnymi i lokalnymi, co stanowi ryzyko dla wiarygodności danych księgowych; uznaje, że ryzyko to nie zmaterializowało się w postaci zastosowania niedokładnych danych przez księgowego Urzędu; oczekuje jednak, że Urząd włączy swoje lokalne systemy do procesu zatwierdzania przez księgowego;

Zobowiązania i przeniesienia

6. zauważa, że w wyniku rocznej kontroli przeprowadzonej przez Trybunał Obrachunkowy stwierdzono wysoki poziom przeniesień środków, na które zaciągnięto zobowiązania, w tytule II (2 300 000 EUR), co stanowi 22 % środków ujętych w tytule II, oraz w tytule III (5 600 000 EUR), co stanowi 30 % środków ujętych w tytule III; uznaje, że w tytule II przeniesienia dokonane zgodnie z planem zarządzania Urzędu lub związane z płatnościami, które zostały wstrzymane z przyczyn niezależnych od Urzędu, opiewały na kwotę 1 100 000 EUR; zauważa, że w tytule III przeniesienia dokonane zgodnie z planem zarządzania Urzędu opiewały na kwotę 2 100 000 EUR, a kwotę 830 000 EUR przeniesiono z przyczyn niezależnych od Urzędu; przypomina Urzędowi, że powinien przestrzegać zasady jednoroczności;

Przesunięcia

7. z zadowoleniem zauważa, że zgodnie z rocznym sprawozdaniem z działalności i ustaleniami kontroli przeprowadzonej przez Trybunał Obrachunkowy poziom i charakter przesunięć w roku 2012 nie wykraczają poza ramy określone w przepisach finansowych; wyraża uznanie dla Urzędu za dobre planowanie budżetowe;

Procedury przetargowe i procedury naboru

8. zauważa, że w odniesieniu do 2012 r. ani wybrane do kontroli transakcje, ani inne ustalenia kontroli nie dały podstaw do sformułowania przez Trybunał Obrachunkowy w rocznym sprawozdaniu z kontroli jakichkolwiek uwag dotyczących procedur przetargowych Urzędu;

9. zauważa, że w swoim rocznym sprawozdaniu z kontroli za 2012 r. Trybunał Obrachunkowy nie przedstawił uwag dotyczących procedur naboru prowadzonych przez Urząd;

10. podkreśla, że spośród 355 dostępnych stanowisk 342 zostały obsadzone, a do końca 2012 r. Urząd zatrudnił 124 pracowników kontraktowych i oddelegowanych ekspertów krajowych; przyjmuje do wiadomości lepszy poziom zatrudnienia w Urzędzie w porównaniu z rokiem 2011;

11. docenia znaczenie interesu publicznego dla procesu podejmowania przez Urząd decyzji, który odbywa się w ramach ustanowionej na mocy przepisów prawnych roli Urzędu i jego obowiązków; przyjmuje do wiadomości, że Urząd przeznacza obecnie 70 % swych zasobów personalnych na działalność naukową, ocenę i gromadzenie danych; zachęca Urząd do dalszych postępów w tym zakresie;

Zapobieganie konfliktom interesów i zarządzanie nimi oraz przejrzystość

12. jest zdania, że obowiązująca w Urzędzie procedura oceny ewentualnych konfliktów interesów, w ramach której deklaracje o braku konfliktu interesów są sprawdzane przez kierowników działów i co do zasady poddawane indywidualnej ocenie, jest uciążliwa i podlega krytyce, przez co powstają wątpliwości co do jej wiarygodności i skuteczności; zauważa z zaniepokojeniem, że nawet przegląd tej procedury nie pomógł w rozproszeniu obaw dotyczących bezstronności ekspertów Urzędu; wzywa Urząd do zaproponowania uproszczonej procedury, która będzie się cechowała mniejszym stopniem niepewności i będzie służyła do potwierdzenia zasadności oraz usprawnienia tego procesu, a tym samym pozwoli na oszczędność zasobów ludzkich i pieniędzy, jednak nie zagrozi nowo ustalonym standardom w zakresie ujawniania konfliktów interesów i zapobiegania im;

13. z zadowoleniem przyjmuje postępy poczynione przez Urząd w zakresie polityki dotyczącej konfliktów interesów; wzywa Urząd do kontynuowania wysiłków w tej dziedzinie oraz do przeznaczania na nią wystarczających zasobów finansowych i kadrowych, a także do rozważenia możliwości wyznaczenia pracowników, którzy zajmowaliby się w szczególności sprawdzaniem, czy występują konflikty interesów;

14. z zaniepokojeniem zauważa, że Urząd stosuje mniej rygorystyczną politykę zapobiegania konfliktom interesów w stosunku do ekspertów z organizacji zajmujących się bezpieczeństwem żywności, ponieważ stosowany przez Urząd wykaz, w którym wymieniono te organizacje, obejmuje instytuty mianowane przez państwa członkowskie i współfinansowane przez partnerów prywatnych lub nieujawnionych, co może stwarzać luki;

15. uważa, że Urząd powinien stosować dwuletni okres karencji w przypadku wszelkich istotnych interesów związanych z komercyjnym sektorem rolno-spożywczym, które obejmują finansowanie badań, umowy o usługi doradcze oraz stanowiska decyzyjne w organizacjach podporządkowanych danej branży;

16. uważa, że w szczególności do interesów finansowych należy podchodzić z największą starannością, a eksperci powinni oświadczać, czy ich interesy były źródłem wynagrodzenia czy nie; jest zdania, że jeżeli tak było, należy określić kwotę; wyraża opinię, że Urząd nie powinien akceptować obecnej praktyki polegającej na tym, że eksperci nie przyznają się do swoich interesów, np. poprzez użycie wyrażenia "spółka prywatna";

17. uważa, że w celu uniknięcia niewłaściwego wpływu wykaz ten należy poddać przeglądowi i wykreślić z niego organizacje, które otrzymują ponad 50 % swoich środków finansowych ze źródeł innych niż publiczne; zauważa, że obecnie sytuacja taka ma miejsce tylko w przypadku organizacji mianowanych przez Komisję, natomiast państwa członkowskie stosują własne kryteria; jest zdania, że powinno się umożliwić ekspertom współpracę z Urzędem, pod warunkiem że spełniają oni uprzednio ustanowione kryteria; wyraża jednak opinię, że statusem organizacji zajmujących się bezpieczeństwem żywności nie należy obejmować organizacji i instytucji, które otrzymują ponad 50 % swoich środków finansowych ze źródeł prywatnych;

18. docenia, że w ostatnim kwartale 2013 r. Urząd rozpoczął przegląd procesu wdrażania strategii w sprawie niezależności oraz że wyniki będą dostępne w październiku 2014 r.; uważa, że obowiązujące obecnie formularze deklaracji o braku konfliktu interesów można jeszcze bardziej udoskonalić, przy czym powinny one zawierać m.in. następujące informacje: (i) czy zadeklarowane interesy były źródłem wynagrodzenia; (ii) kwotę wynagrodzenia; (iii) udział w konferencjach branżowych oraz instytucję/osobę pokrywającą koszty;

19. ubolewa, że zarząd odmówił wyboru przewodniczącego i wiceprzewodniczących w głosowaniu jawnym mimo odpowiedniego zalecenia organu udzielającego absolutorium oraz oczekuje pod tym względem większej przejrzystości w przyszłych procedurach wyboru;

20. zauważa, że Urząd podjął usystematyzowany dialog ze społeczeństwem obywatelskim na temat kwestii dotyczących konfliktów interesów; postrzega to jako pozytywną zmianę i wzywa Urząd do zadbania o regularność tego usystematyzowanego dialogu w przyszłości;

21. uważa, że Urząd powinien nadal zwracać uwagę na opinię publiczną i w jak największym stopniu zobowiązać się do prowadzenia otwartego i przejrzystego dialogu; z zadowoleniem przyjmuje przepisy wykonawcze do strategii w sprawie niezależności i naukowych procesów decyzyjnych przyjętej w grudniu 2011 r. przez zarząd Urzędu; w tym kontekście z zadowoleniem przyjmuje lepsze przedstawianie i dostępność informacji oraz dokumentów na stronie internetowej Urzędu;

Audyt wewnętrzny

22. na podstawie informacji uzyskanych od Urzędu uznaje, że w następstwie ocen ryzyka wysokiego szczebla przeprowadzonych przez zewnętrznego konsultanta w 2012 r. i przez Służbę Audytu Wewnętrznego Komisji w lutym 2013 r. zidentyfikowano szereg potencjalnych krytycznych zagrożeń w mechanizmach kontrolnych Urzędu, zwłaszcza w dziedzinie zarządzania danymi, ciągłości działania i bezpieczeństwa informatycznego; zauważa, że w 2012 r. Urząd rozpoczął proces kompleksowej samooceny swojego systemu kontroli wewnętrznej oraz że proces wdrażania działań naprawczych jest w trakcie realizacji; oczekuje, że Urząd poinformuje organ udzielający absolutorium o wynikach wdrażania działań naprawczych;

Wyniki

23. zwraca się do Urzędu o przedstawienie europejskim obywatelom wyników i efektów jego pracy w sposób łatwo dostępny, głównie za pośrednictwem jego strony internetowej;

24. w odniesieniu do pozostałych uwag towarzyszących decyzji w sprawie absolutorium, które mają charakter przekrojowy, odsyła do swojej rezolucji z dnia3 kwietnia 2014 r. ¹³ w sprawie wyników, gospodarowania środkami finansowymi i kontroli agencji.

¹ Dz.U. C 365 z 13.12.2013, s. 120.

² Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1.

³ Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1.

⁴ Dz.U. L 31 z 1.2.2002, s. 1.

⁵ Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72.

⁶ Dz.U. L 328 z 7.12.2013, s. 42.

⁷ Dz.U. C 365 z 13.12.2013, s. 120.

⁸ Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1.

⁹ Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1.

¹⁰ Dz.U. L 31 z 1.2.2002, s. 1.

¹¹ Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72.

¹² Dz.U. L 328 z 7.12.2013, s. 42.

¹³ Teksty przyjęte, P7_TA(2014)0299 (zob. s. 359 niniejszego Dziennika Urzędowego).