Decyzja 2014/593/UE w sprawie udzielenia absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Centrum Monitorowania Narkotyków i Narkomanii za rok budżetowy 2012

Dzienniki UE

Dz.U.UE.L.2014.266.242

Akt nienormatywny

Wersja od: 5 września 2014 r.

DECYZJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO

z dnia 3 kwietnia 2014 r.

w sprawie udzielenia absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Centrum Monitorowania Narkotyków i Narkomanii za rok budżetowy 2012

(2014/593/UE)

(Dz.U.UE L z dnia 5 września 2014 r.)

PARLAMENT EUROPEJSKI,

- uwzględniając ostateczne roczne sprawozdanie finansowe Europejskiego Centrum Monitorowania Narkotyków i Narkomanii za rok budżetowy 2012,

- uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Centrum Monitorowania Narkotyków i Narkomanii za rok budżetowy 2012 wraz z odpowiedziami Centrum ¹ ,

- uwzględniając zalecenie Rady z dnia 18 lutego 2014 r. (05849/2014 - C7-0054/2014),

- uwzględniając art. 319 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

- uwzględniając rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich ² , w szczególności jego art. 185,

- uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 ³ , w szczególności jego art. 208,

- uwzględniając rozporządzenie (WE) nr 1920/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 12 grudnia 2006 r. w sprawie Europejskiego Centrum Monitorowania Narkotyków i Narkomanii ⁴ , w szczególności jego art. 15,

- uwzględniając rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 19 listopada 2002 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów określonych w artykule 185 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich ⁵ ,

- uwzględniając rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 1271/2013 z dnia 30 września 2013 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów, o których mowa w art. 208 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 ⁶ , w szczególności jego art. 108,

- uwzględniając art. 77 Regulaminu i załącznik VI do Regulaminu,

- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Wolności Obywatelskich, Sprawiedliwości i Spraw Wewnętrznych (A7-0185/2014),

1. udziela dyrektorowi Europejskiego Centrum Monitorowania Narkotyków i Narkomanii absolutorium z wykonania budżetu Centrum za rok budżetowy 2012;

2. przedstawia swoje uwagi w poniższej rezolucji;

3. zobowiązuje swojego przewodniczącego do przekazania niniejszej decyzji wraz z rezolucją, która stanowi jej integralną część, dyrektorowi Europejskiego Centrum Monitorowania Narkotyków i Narkomanii, Radzie, Komisji i Trybunałowi Obrachunkowemu oraz do zarządzenia jej publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (seria L).

Martin SCHULZ	Klaus WELLE
Przewodniczący	Sekretarz Generalny

REZOLUCJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO

z dnia 3 kwietnia 2014 r.

zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie udzielenia absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Centrum Monitorowania Narkotyków i Narkomanii za rok budżetowy 2012

PARLAMENT EUROPEJSKI,

- uwzględniając ostateczne roczne sprawozdanie finansowe Europejskiego Centrum Monitorowania Narkotyków i Narkomanii za rok budżetowy 2012,

- uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Centrum Monitorowania Narkotyków i Narkomanii za rok budżetowy 2012 wraz z odpowiedziami Centrum ⁷ ,

- uwzględniając zalecenie Rady z dnia 18 lutego 2014 r. (05849/2014 - C7-0054/2014),

- uwzględniając art. 319 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

- uwzględniając rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich ⁸ ("rozporządzenie finansowe"), w szczególności jego art. 185,

- uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 ⁹ , w szczególności jego art. 208,

- uwzględniając rozporządzenie (WE) nr 1920/2006 z dnia 12 grudnia 2006 r. Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Europejskiego Centrum Monitorowania Narkotyków i Narkomanii ¹⁰ , w szczególności jego art. 15,

- uwzględniając rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 19 listopada 2002 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów określonych w artykule 185 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich ¹¹ ,

- uwzględniając rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 1271/2013 z dnia 30 września 2013 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów, o których mowa w art. 208 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 ¹² , w szczególności jego art. 108,

- uwzględniając wcześniejsze decyzje i rezolucje w sprawie absolutorium,

- uwzględniając art. 77 Regulaminu i załącznik VI do Regulaminu,

- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Wolności Obywatelskich, Sprawiedliwości i Spraw Wewnętrznych (A7-0185/2014),

A. mając na uwadze, że zgodnie ze sprawozdaniem finansowym budżet Europejskiego Centrum Monitorowania Narkotyków i Narkomanii (zwanego dalej Centrum) na rok budżetowy 2012 zamknął się kwotą 16 317 000 EUR, co stanowi wzrost o 0,26 % w porównaniu z 2011 r.;

B. mając na uwadze, że łączny wkład UE do budżetu Centrum na 2012 r. wyniósł 15 550 920 EUR, co stanowi wzrost o 0,98 % w porównaniu z 2011 r.;

C. mając na uwadze, że Trybunał Obrachunkowy oświadczył, iż uzyskał wystarczającą pewność, że sprawozdanie finansowe Centrum za rok budżetowy 2012 r. jest wiarygodne, a transakcje leżące u jego podstaw są zgodne z prawem i prawidłowe;

Działania podjęte w następstwie udzielenia absolutorium za rok 2011

1. na podstawie rocznego sprawozdania Trybunału Obrachunkowego zauważa, że cztery działania naprawcze podjęte w odpowiedzi na uwagi z roku poprzedniego oznaczono jako "zakończone", jedno jest "w trakcie realizacji", a jedno nie weszło jeszcze w fazę realizacji;

2. na podstawie informacji otrzymanych od Centrum przyjmuje do wiadomości, że:

- nie znaleziono rozwiązania kwestii sprzedaży lub dzierżawy niewykorzystywanej przestrzeni biurowej, choć Centrum aktywnie poszukuje odpowiedniego rozwiązania; dostrzega ponadto, że Centrum dokonało dalszej racjonalizacji oraz ograniczyło koszty utrzymania poprzez zmianę ustaleń dotyczących bezpieczeństwa oraz obniżenie zużycia energii,

- w roku 2012 Komisja zakończyła trzecią ocenę Centrum oraz że przygotowało ono plan działania mający na celu wdrożenie zaleceń będących wynikiem oceny, a jego zarząd zatwierdził je i określił dokładne środki, które należy podjąć w ramach programu prac na lata 2013-2015,

- dokonano przeglądu wewnętrznych procedur Centrum w celu zmniejszenia skali przeniesień, co doprowadziło do obniżenia o 16 % w porównaniu z rokiem poprzednim środków przeniesionych z roku 2012 na rok 2013,

- wdrożono strategię finansową w zakresie minimalizowania i dywersyfikacji ryzyka finansowego w celu okresowego monitorowania ewentualnych zagrożeń,

- dokonano przeglądu podejścia Centrum do kwestii odstępstw w celu wyraźnego uwzględnienia wszelkich odstępstw odzwierciedlających odejście od zasad formalnie przyjętych przez Centrum i obowiązujących w nim,

- dostosowano procedury naboru pracowników z myślą o określeniu merytorycznego zakresu testów pisemnych i rozmów kwalifikacyjnych przed rozpatrzeniem przez komisję rekrutacyjną otrzymanych podań;

Zarządzanie budżetem i finansami

3. zwraca uwagę, że wysiłki związane z monitorowaniem budżetu w ciągu roku budżetowego 2012 doprowadziły do osiągnięcia wskaźnika wykonania budżetu w wysokości 99,74 %, natomiast wskaźnik wykonania w odniesieniu do środków na płatności wyniósł 98,5 %;

Zobowiązania i przeniesienia

4. dostrzega, że ustalenia poczynione w ramach rocznej kontroli Trybunału Obrachunkowego nie zawierają żadnych istotnych uwag dotyczących poziomu przeniesień w roku 2012; wyraża uznanie dla Centrum za przestrzeganie zasady jednoroczności i terminowe wykonanie budżetu;

Przesunięcia

5. z zadowoleniem zauważa, że zgodnie z rocznym sprawozdaniem z działalności i ustaleniami w ramach kontroli przeprowadzonej przez Trybunał Obrachunkowy poziom i charakter przesunięć w roku 2012 nie wykracza poza ramy określone w przepisach finansowych; wyraża uznanie dla Centrum za dobre planowanie budżetowe;

Procedury przetargowe i procedury naboru pracowników

6. zwraca uwagę, że w odniesieniu do roku 2012 ani transakcje objęte próbą, ani inne ustalenia w ramach kontroli nie skłoniły Trybunału Obrachunkowego do zawarcia w swoim rocznym sprawozdaniu z kontroli uwag na temat procedur przetargowych Centrum;

7. zauważa, że w rocznym sprawozdaniu z kontroli za rok 2012 Trybunał Obrachunkowy nie zawarł uwag dotyczących procedur naboru pracowników przez Centrum;

Uwagi dotyczące wewnętrznych mechanizmów kontrolnych

8. z niepokojem zauważa, że zgodnie z rocznym sprawozdaniem z kontroli, sporządzonym przez Trybunał Obrachunkowy, Centrum zazwyczaj nie otrzymuje od beneficjentów dokumentów potwierdzających kwalifikowalność i dokładność kosztów deklarowanych w związku z dotacjami na wsparcie współpracy w ramach sieci Reitox oraz że weryfikacje ex post kosztów na szczeblu beneficjentów przeprowadzane na miejscu są rzadkością; wzywa Centrum do zajęcia się tą kwestią i zaakceptowania zalecenia Trybunału Obrachunkowego dotyczącego wyrywkowej kontroli dokumentów potwierdzających oraz częstszego weryfikowania beneficjentów na miejscu, co w znacznym stopniu podniosłoby poziom pewności; wzywa Centrum do przedstawienia organowi udzielającemu absolutorium sprawozdania na temat podjętych kroków oraz uczynienia tego w ramach działań następczych w związku z decyzją o udzieleniu absolutorium za rok 2012;

9. zwraca uwagę, że weryfikacji ex post nie dokonano w odniesieniu do żadnych transakcji po roku 2008 z wyjątkiem dotacji; wzywa Centrum do rozwiązania tej kwestii i do przedłożenia organowi udzielającemu absolutorium sprawozdania na temat podjętych kroków oraz uczynienia tego w ramach działań następczych w związku z decyzją o udzieleniu absolutorium za rok 2012;

Inne uwagi

10. na podstawie rocznego sprawozdania z kontroli, sporządzonego przez Trybunał Obrachunkowy, zauważa z zaniepokojeniem, że Centrum ponosi obecnie roczne koszty w wysokości ok. 200 000 EUR za niewykorzystaną przestrzeń biurową w dawnym budynku oraz w nowej siedzibie; wzywa Centrum, aby w sposób priorytetowy potraktowało współpracę z Komisją i władzami krajowymi w celu znalezienia odpowiedniego rozwiązania problemu niewykorzystanej przestrzeni biurowej oraz aby przedłożyło organowi udzielającemu absolutorium sprawozdanie na temat podjętych kroków w ramach działań następczych w związku z decyzją o udzieleniu absolutorium za rok 2012;

Zapobieganie konfliktom interesów i zarządzanie nimi oraz przejrzystość

11. uznaje, że Centrum dokona przeglądu swojej polityki w sprawie zapobiegania konfliktom interesów i zarządzania nimi na podstawie wytycznych Komisji dotyczących zapobiegania konfliktom interesów i zarządzania nimi w zdecentralizowanych agencjach UE; wzywa Centrum do poinformowania organu udzielającego absolutorium o wynikach tej oceny, kiedy będą dostępne;

12. zauważa, że życiorysy i deklaracje o braku konfliktu interesów członków zarządu i kadry kierowniczej wyższego szczebla Centrum oraz deklaracja o braku konfliktu interesów dyrektora wykonawczego nie są publicznie dostępne; wzywa Centrum do naprawy tej sytuacji w trybie pilnym;

Kontrola wewnętrzna

13. na podstawie informacji przekazanych przez Centrum przyjmuje do wiadomości, że w dniu 27 listopada 2012 r. Służba Audytu Wewnętrznego Komisji przedłożyła trzyletni strategiczny plan audytu dla Centrum oraz że zarząd Centrum zatwierdził go na posiedzeniu w dniach 6-7 grudnia 2012 r.; zwraca uwagę, że w roku 2012 Służba Audytu Wewnętrznego nie przeprowadziła w Centrum żadnych kontroli; zauważa, że Służba Audytu Wewnętrznego zweryfikowała swoje wcześniejsze zalecenia i ustaliła, że w ostatecznym terminie upływającym z dniem 31 grudnia 2012 r. jedno bardzo istotne zalecenie wciąż było w trakcie wdrażania, a dwa zostały wdrożone, jednak wymagały jeszcze potwierdzenia ze strony Służby Audytu Wewnętrznego;

Wyniki

14. zwraca się do Centrum o przedstawienie wyników i efektów swojej pracy dla europejskich obywateli w sposób łatwo dostępny, głównie za pośrednictwem swojej witryny internetowej;

15. w odniesieniu do pozostałych uwag towarzyszących decyzji w sprawie absolutorium, które mają charakter przekrojowy, odsyła do swojej rezolucji z dnia 3 kwietnia 2014 r. ¹³ w sprawie wyników, gospodarowania środkami finansowymi i kontroli agencji.

¹ Dz.U. C 365 z 13.12.2013, s. 158.

² Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1.

³ Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1.

⁴ Dz.U. L 376 z 27.12.2006, s. 1.

⁵ Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72.

⁶ Dz.U. L 328 z 7.12.2013, s. 42.

⁷ Dz.U. C 365 z 13.12.2013, s. 158.

⁸ Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1.

⁹ Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1.

¹⁰ Dz.U. L 376 z 27.12.2006, s. 1.

¹¹ Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72.

¹² Dz.U. L 328 z 7.12.2013, s. 42.

¹³ Teksty przyjęte, P7_TA(2014)0299 (zob. s. 359 niniejszego Dziennika Urzędowego).