Decyzja 2006/401/WE ustanawiająca szczegółowe zasady wykonania decyzji Rady 2004/904/WE w odniesieniu do systemów zarządzania i kontroli państw członkowskich oraz zasad administracyjnego i finansowego zarządzania projektami współfinansowanymi przez Europejski Fundusz na rzecz Uchodźców
Dz.U.UE.L.2006.162.20
Akt utracił mocDECYZJA KOMISJI
z dnia 20 stycznia 2006 r.
ustanawiająca szczegółowe zasady wykonania decyzji Rady 2004/904/WE w odniesieniu do systemów zarządzania i kontroli państw członkowskich oraz zasad administracyjnego i finansowego zarządzania projektami współfinansowanymi przez Europejski Fundusz na rzecz Uchodźców
(Jedynie teksty w językach: angielskim, czeskim, estońskim, fińskim, francuskim, greckim, hiszpańskim, litewskim, łotewskim, niderlandzkim, niemieckim, polskim, portugalskim, słowackim, słoweńskim, szwedzkim, węgierskim i włoskim są autentyczne)
(Dz.U.UE L z dnia 14 czerwca 2006 r.)
(2006/401/WE)
KOMISJA WSPÓLNOT EUROPEJSKICH,
uwzględniając Traktat ustanawiający Wspólnotę Europejską,
uwzględniając decyzję Rady 2004/904/WE z dnia 2 grudnia 2004 r. ustanawiająca Europejski Fundusz na rzecz Uchodźców na okres 2005-2010(1), a w szczególności jej art. 13 ust. 5,
a także mając na uwadze, co następuje:
(1) W celu zapewnienia należytego finansowego zarządzania pomocą przyznaną z Europejskiego Funduszu na rzecz Uchodźców (Funduszu) należy przyjąć wspólne wytyczne dla organizacji zadań realizowanych przez organy odpowiedzialne za wykonywanie współfinansowanych działań.
(2) W celu zapewnienia, że fundusze Wspólnoty wykorzystywane są zgodnie z zasadami należytego zarządzania finansami, należy wprowadzić systemy zarządzania i kontroli, które zapewnią wystarczający ślad rewizyjny oraz udzielić Komisji wszelkiej pomocy, jakiej potrzebuje do przeprowadzania kontroli, w szczególności kontroli wyrywkowych.
(3) W celu zapewnienia, że fundusze Wspólnoty są wykorzystywane efektywnie i odpowiednio, należy ustanowić jednolite kryteria kontroli przeprowadzanych przez państwa członkowskie na mocy art. 25 decyzji 2004/904/WE.
(4) W celu zapewnienia jednolitego traktowania wykazu wydatków, na których pokrycie wnioskuje się o pomoc z Funduszu na mocy art. 24 decyzji 2004/904/WE, należy sporządzić wzór wykazu wydatków.
(5) Zgodnie z art. 3 Protokołu w sprawie stanowiska Zjednoczonego Królestwa i Irlandii załączonego do Traktatu o Unii Europejskiej oraz do Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską, Zjednoczone Królestwo uczestniczy w realizacji decyzji 2004/904/WE, a w konsekwencji także w przyjęciu niniejszej decyzji.
(6) Zgodnie z art. 3 Protokołu w sprawie stanowiska Zjednoczonego Królestwa i Irlandii załączonego do Traktatu o Unii Europejskiej oraz do Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską, Irlandia uczestniczy w realizacji decyzji 2004/904/WE, a w konsekwencji także w przyjęciu niniejszej decyzji.
(7) Zgodnie z art. 1 i 2 Protokołu w sprawie stanowiska Danii załączonego do Traktatu o Unii Europejskiej i do Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską Dania nie uczestniczy w przyjęciu decyzji 2004/904/UE i w związku z tym nie jest nią związana ani jej nie podlega.
(8) Środki przewidziane w niniejszej decyzji są zgodne z opinią Komitetu ustanowionego na mocy art. 11 decyzji 2004/904/WE,
PRZYJMUJE NINIEJSZĄ DECYZJĘ:
Rozdział I
ZAKRES I DEFINICJE
ZAKRES I DEFINICJE
Niniejsza decyzja ustanawia szczegółowe zasady wykonania decyzji 2004/904/WE w odniesieniu do systemów zarządzania i kontroli oraz zasad administracyjnego i finansowego zarządzania finansowaniem przyznanym z Europejskiego Funduszu na rzecz Uchodźców ("Funduszu") i zarządzanym przez państwa członkowskie.
Do celów niniejszej decyzji stosuje się następujące definicje:
1) "Organ odpowiedzialny": organ funkcjonujący w ramach państwa członkowskiego lub krajowy podmiot publiczny wyznaczony przez państwo członkowskie zgodnie z art. 13 ust. 1 decyzji 2004/904/WE;
2) "Organ delegowany": organ administracji publicznej lub podmiot prawa prywatnego podlegający prawu tego państwa członkowskiego i wykonujący zadania administracji publicznej, na który organ odpowiedzialny deleguje część lub wszystkie zadania wykonawcze zgodnie z art. 13 ust. 1 decyzji 2004/904/WE;
3) "Organ potwierdzający": osoba lub departament działający niezależnie od wydziałów organu odpowiedzialnego zatwierdzających wypłaty oraz od organu delegowanego wyznaczonego przez państwo członkowskie w celu potwierdzenia wykazu wydatków zgodnie z art. 24 ust. 2 decyzji 2004/904/WE;
4) "Organ kontroli": osoba lub wydział działający niezależnie od departamentów organu odpowiedzialnego zatwierdzających wypłaty oraz od organu delegowanego wyznaczonego przez państwo członkowskie w celu kontroli i audytu działań zgodnie z art. 25 ust. 1 decyzji 2004/904/WE.
Rozdział II
SYSTEMY ZARZĄDZANIA I KONTROLI
SYSTEMY ZARZĄDZANIA I KONTROLI
Zasady ogólne
Systemy zarządzania i kontroli, opracowane przez państwa członkowskie zapewniają:
1) jasne określenie funkcji poszczególnych organów i/lub osób zajmujących się zarządzaniem i kontrolą oraz jasny przydział funkcji w ramach każdego z organów;
2) wyraźne oddzielenie funkcji poszczególnych organów, departamentów i/lub osób w zakresie zarządzania, kontroli oraz potwierdzenia wydatków;
3) zapewnienie każdemu z organów lub departamentów środków odpowiednich do wypełniania zadań, które im wyznaczono, przez cały okres realizacji działań finansowanych z Funduszu;
4) skuteczne metody kontroli wewnętrznej, prowadzonej przez organ odpowiedzialny oraz wszelkie organy przez niego oddelegowane;
5) niezawodne, skomputeryzowane systemy rachunkowości, monitorowania i sprawozdawczości finansowej;
6) skuteczny system sprawozdawczości i monitorowania w przypadku zadań zleconych;
7) szczegółowe instrukcje postępowania przy wykonywaniu funkcji;
8) skuteczne procedury audytu funkcjonowania systemu;
9) systemy i procedury zapewniające odpowiedni ślad rewizyjny;
10) procedury sprawozdawcze i monitorowania w zakresie wszelkich nieprawidłowości oraz zwrotu nienależnie wypłaconych kwot.
Wyznaczanie organów
– organ odpowiedzialny;
– organ potwierdzający;
– organ kontroli.
Organ odpowiedzialny
a) przedkładanie Komisji programów wieloletnich według wzoru przedstawionego w załączniku 1;
b) przedkładanie Komisji programu rocznego według wzoru przedstawionego w załączniku 2;
c) zapewnianie, że projekty wybierane są do finansowania zgodnie z warunkami i kryteriami ustanowionymi w art. 14 i art. 20 decyzji 2004/904/WE, a także w zgodności ze standardowymi procedurami przedstawionymi w art. 10 niniejszej decyzji, bez uszczerbku dla dodatkowych kryteriów określonych w obowiązujących przepisach wspólnotowych i krajowych;
d) zapewnianie wydajnego administracyjnego, umownego i finansowego zarządzania działaniami w zgodności ze standardowymi procedurami przedstawionymi w art. 11 niniejszej decyzji;
e) zapewnianie legalności i prawidłowości transakcji.
Delegacja zadań przez organ odpowiedzialny
W przypadku gdy wykonanie wszystkich lub części zadań organu odpowiedzialnego powierza się organowi oddelegowanemu, organ odpowiedzialny określa dokładnie zakres powierzonych zadań oraz ustala szczegółowe procedury wykonania tych zadań, zgodnie z warunkami podanymi w art. 3 powyżej.
Do procedur tych należy regularne dostarczanie organowi odpowiedzialnemu informacji na temat efektywnego wykonywania powierzonych zadań i opis zastosowanych środków.
Organ delegowany uznaje oraz jest powiadamiany przez organ odpowiedzialny o zadaniach delegowanych przez organ odpowiedzialny.
Organ kontroli
a) zawiera odpowiedni dobór różnych typów i rozmiarów projektów;
b) uwzględnia wszelkie czynniki ryzyka, które zostały określone przez krajowe lub wspólnotowe kontrole oraz aspekty kosztów i zysków, przy uwzględnieniu przeprowadzonych uprzednio kontroli;
c) zapewnienie, że metoda przeprowadzania prób stosowana przy przeprowadzaniu kontroli przewidzianych w art. 25 zapewnia wybór projektów dla każdego programu rocznego, które są reprezentatywne w stosunku do objętej nimi ludności.
a) efektywne zastosowanie systemów zarządzania i kontroli oraz ewentualne braki i ich znaczenie;
b) obecność dostatecznego śladu rewizyjnego;
c) dla odpowiedniej liczby dokumentacji księgowej, zgodność tej dokumentacji z dokumentami towarzyszącymi przechowywanymi przez organ odpowiedzialny lub wszelki organ delegowany, odbiorców dotacji i, gdy sytuacja tego wymaga, pozostałe organizacje lub firmy zaangażowane w realizację projektu;
d) zgodność pozycji wydatków z kryteriami kwalifikacji przedstawionymi w decyzji Komisji K(2006)51 wersja ostateczna/1, z wymaganiami określonymi w trakcie krajowej procedury wyboru, zgodność z warunkami umowy w sprawie przyznania dotacji lub innym prawnym instrumentem przydzielania dotacji oraz realizowanymi faktycznie pracami;
e) zgodność wykorzystania lub zamierzonego wykorzystania projektu z celami określonymi w art. 4-7 decyzji 2004/904/WE oraz przynosi korzyści docelowej grupie ludności określonej w art. 3 decyzji 2004/904/WE;
f) czy wkłady finansowe Wspólnoty są zgodne z warunkami przewidzianymi w art. 20 decyzji 2004/904/WE lub w jakichkolwiek innych stosowanych przepisach prawa wspólnotowego i czy wypłacanie tych wkładów na rzecz beneficjentów odbywa się w całości i bez opóźnień;
g) rzeczywistą dostępność właściwego współfinansowania.
Organ potwierdzający
Organ potwierdzający potwierdza zestawienie wydatków ustanowione przez organ odpowiedzialny zgodnie z art. 24 decyzji 2004/904/WE według wzoru określonego w załączniku 6.
Potwierdzenie ma zapewnić, że:
1) zestawienie wydatków jest dokładne, wynika ze sprawdzonych systemów rachunkowości i jest poparte dającymi się zweryfikować dokumentami towarzyszącymi;
2) deklarowane wydatki są zgodne z obowiązującymi przepisami wspólnotowymi i krajowymi i zostały poniesione na pokrycie kosztów poniesionych w związku z finansowaniem projektów, na podstawie kryteriów przyjętych dla programu rocznego, zgodnych z przepisami wspólnotowymi i krajowymi;
3) do celów potwierdzenia organ potwierdzający otrzymał odpowiednie informacje na temat procedur zarządzania, projektów współfinansowanych przez Fundusz oraz kontroli przeprowadzanych w związku z wydatkami przewidzianymi w zestawieniu wydatków od organu odpowiedzialnego;
4) wyniki audytu przeprowadzonego przez organ kontroli zostały odpowiednio wzięte pod uwagę;
5) zwrot wszelkich nienależnie wypłaconych kwot funduszy wspólnotowych w następstwie stwierdzonych nieprawidłowości, w razie potrzeby wraz z odsetkami, został odpowiednio odliczony w wykazie wydatków.
Ślad rewizyjny
a) uzgodnienie przedłożonych Komisji potwierdzonych wykazów wydatków z indywidualnymi rejestrami wydatków oraz dokumentami towarzyszącymi przechowywanymi na różnych szczeblach organu odpowiedzialnego lub jakiegokolwiek organu delegowanego oraz przez beneficjentów końcowych;
oraz
b) weryfikacje przydzielania i przekazywania wspólnotowych środków finansowych przyznawanych w ramach Funduszu oraz źródeł współfinansowania projektu.
a) organ kontroli;
b) organ potwierdzający;
c) urzędnicy i upoważnieni przedstawiciele Komisji, łącznie z Europejskim Biurem ds. Przeciwdziałania Oszustwom (European Anti Fraud Office - OLAF) oraz Europejski Trybunał Obrachunkowy.
Rozdział III
PRZEPISY DOTYCZĄCE ADMINISTRACYJNEGO I FINANSOWEGO ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI PRZEZ ORGAN ODPOWIEDZIALNY
PRZEPISY DOTYCZĄCE ADMINISTRACYJNEGO I FINANSOWEGO ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI PRZEZ ORGAN ODPOWIEDZIALNY
Procedury wyboru i przyznawania finansowania
Organ odpowiedzialny ustanawia szczegółowe procedury wyboru działań, które mają być współfinansowane z Funduszu, obejmujące między innymi:
a) organizację procedur wyboru i przyznawania finansowania zgodnie z zasadami przejrzystości i równego traktowania oraz, w razie potrzeby, ze stosowanymi zasadami w zakresie zamówień publicznych, podejmując wszelkie środki konieczne dla uniknięcia konfliktu interesów;
b) rozpowszechnianie zaproszeń do składania wniosków i zaproszeń do składania ofert za pomocą odpowiednich kanałów komunikacyjnych na poziomie krajowym i regionalnym;
c) odbiór podań, potwierdzanie odbioru, rejestracja i segregowanie wniosków o współfinansowanie;
d) formalna, jakościowa i budżetowa analiza oraz ocena wniosków z zastosowaniem kryteriów określonych w zaproszeniach do składania wniosków i zaproszeniach do składania ofert;
e) organizacja spotkań i połączeń z gremiami odpowiedzialnymi za wybór i ocenę;
f) konsultacje z odpowiednimi organami w zakresie komplementarności zaproponowanych działań z innymi regionalnymi, krajowymi i wspólnotowymi instrumentami finansowymi;
g) przyjmowanie decyzji na temat wyboru projektów na odpowiednim szczeblu organu odpowiedzialnego;
h) publikacja wyników procedury wyboru i przyznawania finansowania;
i) wystosowywanie do wszystkich kandydatów pisemnych zawiadomień o wynikach procedury wyboru zawierających wyjaśnienia dotyczące decyzji wyboru.
Procedury administracyjnego, dotyczącego umów i finansowego zarządzania działaniami
a) podpisywanie umów, umów w sprawie przyznania dotacji lub wszelkich równorzędnych instrumentów prawnych zawieranych z wybranymi beneficjentami;
b) następstwa zawarcia umów oraz wszelkie zmiany dokonywane w nich przez ustanowienie systemu administracyjnego monitorowania projektów (wymiana korespondencji, wydawanie i monitorowanie zmian oraz upomnień, odbiór i rozpatrywanie sprawozdań itd.);
c) analiza sprawozdań z działalności oraz sprawozdań finansowych dotyczących projektów, weryfikacja dostarczenia współfinansowanych produktów i usług łącznie z, w razie potrzeby, weryfikacją na miejscu;
d) weryfikacja prawdziwości wydatków zadeklarowanych dla projektów i kwalifikowalności takich wydatków według warunków określonych w decyzji K(2006)51 wersja ostateczna/1 oraz przepisach krajowych;
e) warunki otrzymywania, sprawdzania i zatwierdzania wniosków o płatności, autoryzację i płatność wydatków, jak również ich księgowanie;
f) zwrot niewykorzystanych funduszy lub funduszy wykorzystanych przez beneficjentów na wydatki niekwalifikowane.
a) kwotę dotacji oraz maksymalny procent w odniesieniu do kosztów kwalifikowanych i kosztów całkowitych projektu;
b) szczegółowy opis i harmonogram wspieranego projektu;
c) uzgodniony budżet szacunkowy i plan finansowy projektu;
d) harmonogram i postanowienia dotyczące realizacji umowy (zobowiązanie do sporządzania sprawozdań, zmiany, zakończenie...);
e) definicja kosztów kwalifikowanych;
f) warunki płatności dotacji i wymogi rachunkowości.
Rozdział IV
KONTROLA
KONTROLA
Obowiązki państw członkowskich
Obowiązki Komisji
Współpraca z organami kontroli państw członkowskich
Rozdział V
USTALENIA DOTYCZĄCE UŻYCIA EUR
USTALENIA DOTYCZĄCE UŻYCIA EUR
Programy wieloletnie i roczne
Sprawozdania, wykazy wydatków oraz wnioski dotyczące płatności.
Rozdział VI
ROZLICZANIE KSIĄG
ROZLICZANIE KSIĄG
Rozliczanie ksiąg
a) sprawozdanie końcowe z realizacji programu rocznego sporządzone według wzoru przedstawionego w załączniku 4;
b) ostateczny wykaz wydatków sporządzony według wzoru przedstawionego w załączniku 6; potwierdzony przez organ potwierdzający;
c) sprawozdanie w sprawie przeprowadzonych kontroli sporządzone przez organ kontroli;
d) wniosek dotyczący płatności lub deklaracja zwrotu kosztów sporządzone według wzoru przedstawionego w załączniku 5.
Rozdział VII
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
Przepisy końcowe
Państwa członkowskie mogą stosować krajowe przepisy dotyczące kontroli bardziej rygorystyczne niż zawarte w niniejszej decyzji.
Niniejsza decyzja jest skierowana do Królestwa Belgii, Republiki Czeskiej, Republiki Federalnej Niemiec, Republiki Estońskiej, Republiki Greckiej, Królestwa Hiszpanii, Republiki Francuskiej, Irlandii, Republiki Włoskiej, Republiki Cypryjskiej, Republiki Łotewskiej, Republiki Litewskiej, Wielkiego Księstwa Luksemburga, Republiki Węgierskiej, Republiki Malty, Królestwa Niderlandów, Republiki Austrii, Rzeczypospolitej Polskiej, Republiki Portugalskiej, Republiki Słowenii, Republiki Słowackiej, Republiki Finlandii, Królestwa Szwecji oraz Zjednoczonego Królestwa Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej.
Sporządzono w Brukseli, dnia 20 stycznia 2006 r.
W imieniu Komisji | |
Franco FRATTINI | |
Wiceprzewodniczący Komisji |
______
(1) Dz.U. L 381 z 28.12.2004, str. 52.
ZAŁĄCZNIKI
ZAŁĄCZNIK I
Notka Wydawnictwa Prawniczego "Lex"
Grafiki zostały zamieszczone wyłącznie w Internecie. Obejrzenie grafik podczas pracy z programem Lex wymaga dostępu do Internetu.
.................................................
PROJEKT PROGRAMU WIELOLETNIEGO (2005-2007)
ZAŁĄCZNIK (i)
Opis systemu zarządzania i kontroli ustanowionego przez państwo członkowskie w celu realizacji EFU II
Opis systemu zarządzania i kontroli ustanowionego przez państwo członkowskie w celu realizacji EFU II
ZAŁĄCZNIK 6
© Unia Europejska, http://eur-lex.europa.eu/
Za autentyczne uważa się wyłącznie dokumenty Unii Europejskiej opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.