Rozporządzenie 885/2006 ustanawiające szczegółowe zasady stosowania rozporządzenia Rady (WE) nr 1290/2005 w zakresie akredytacji agencji płatniczych i innych jednostek, jak również rozliczenia rachunków EFGR i EFRROW
Dz.U.UE.L.2006.171.90
Akt utracił mocROZPORZĄDZENIE KOMISJI (WE) NR 885/2006
z dnia 21 czerwca 2006 r.
ustanawiające szczegółowe zasady stosowania rozporządzenia Rady (WE) nr 1290/2005 w zakresie akredytacji agencji płatniczych i innych jednostek, jak również rozliczenia rachunków EFGR i EFRROW
uwzględniając Traktat ustanawiający Wspólnotę Europejską,
uwzględniając rozporządzenie Rady (WE) nr 1290/2005 z dnia 21 czerwca 2005 r. w sprawie finansowania wspólnej polityki rolnej(1), w szczególności jego art. 42,
(1) W następstwie przyjęcia rozporządzenia (WE) nr 1 290/2005 powinny zostać ustalone nowe szczegółowe zasady w zakresie akredytacji agencji płatniczych i innych jednostek, jak również rozliczenia rachunków Europejskiego Funduszu Gwarancji Rolnej (EFGR) i Europejskiego Funduszu Rolnego Rozwoju Obszarów Wiejskich (EFRROW). Należy zatem uchylić rozporządzenie Komisji (WE) nr 1663/95 z dnia 7 lipca 1995 r. ustanawiające szczegółowe zasady stosowania rozporządzenia Rady (EWG) nr 729/70 w odniesieniu do procedury rozliczania rachunków Sekcji Gwarancji EFOGR(2) i zastąpić je nowym rozporządzeniem
(2) Agencje płatnicze powinny być akredytowane przez państwa członkowskie, pod warunkiem że spełniają one minimalne kryteria ustanowione na poziomie Wspólnoty. Te kryteria powinny obejmować cztery podstawowe obszary: środowisko wewnętrzne, działania kontrolne, informację i komunikację oraz monitorowanie. Państwa członkowskie powinny mieć swobodę ustanawiania dodatkowych kryteriów akredytacyjnych w celu uwzględnienia, w danym przypadku, specyfiki agencji płatniczej.
(3) Państwa członkowskie powinny zostać zobowiązane do poddawania swoich agencji płatniczych stałemu nadzorowi oraz do ustanowienia systemu wymiany informacji o ewentualnych przypadkach stwierdzenia braku zgodności z kryteriami. Należy wprowadzić procedurę w celu zajęcia się takimi przypadkami, łącznie z obowiązkiem sporządzenia planu uzupełnienia wszystkich stwierdzonych braków w terminie, który zostanie określony. Wydatki dokonane przez agencje płatnicze, których akredytacja została utrzymana przez ich państwo członkowskie, chociaż nie udało im się wprowadzić takiego planu naprawczego w określonym terminie, powinny zostać poddane procedurze rozliczenia zgodności rachunków przewidzianej w art. 31 rozporządzenia (WE) nr 1290/2005.
(4) Należy określić szczegółowe zasady odnoszące się do treści i formy poświadczenia wiarygodności rachunków, o którym mowa w art. 8 ust. 1 lit. c) ppkt iii) rozporządzenia (WE) nr 1290/2005.
(5) Należy jasno określić rolę jednostki koordynującej, o której mowa w art. 6 ust. 3 rozporządzenia (WE) nr 1290/2005, i ustanowić kryteria jej akredytacji.
(6) W celu zagwarantowania, że sprawozdania i pozwolenia, które mają być wypełniane przez jednostki certyfikujące określone w art. 7 rozporządzenia (WE) nr 1290/2005, będą przydatne Komisji w ramach procedury rozliczania rachunków, należy wskazać, co mają one zawierać.
(7) Aby umożliwić Komisji rozliczanie rachunków zgodnie z art. 30 rozporządzenia (WE) nr 1290/2005, konieczne jest określenie informacji, jakie mają się znajdować w sprawozdaniach rocznych agencji płatniczych, oraz ustanowienie daty przekazywania Komisji tych sprawozdań i innych istotnych dokumentów. Ponadto należy jasno wskazać okres, w jakim agencje płatnicze są zobowiązane do przechowywania dokumentów potwierdzających wszystkie wydatki i dochody przeznaczone na określony cel do udostępnienia Komisji.
(8) Ponadto należy wskazać, że ustanowienie formy i treści informacji rachunkowych, jakie mają być przekazywane Komisji przez agencje płatnicze, pozostaje w gestii Komisji. W tym kontekście właściwym jest również włączenie do niniejszego rozporządzenia zasad dotyczących wykorzystania takich informacji rachunkowych, określonych obecnie w rozporządzeniu Komisji (WE) nr 2390/1999 z dnia 25 października 1999 r. ustanawiającym formę i treść informacji rachunkowych, które mają być przekazane Komisji do celów rozliczania rachunków Sekcji Gwarancji EFOGR, jak również do celów monitorowania i prognozowania(3). Należy zatem uchylić rozporządzenie (WE) nr 2390/1999.
(9) Należy ustanowić szczegółowe przepisy zarówno w odniesieniu do procedury rozliczenia finansowego przewidzianej w art. 30 rozporządzenia (WE) nr 1290/2005, jak i do procedury rozliczenia zgodności rachunków przewidzianej w art. 31 wspomnianego rozporządzenia, łącznie z mechanizmem umożliwiającym, w zależności od przypadku, odejmowanie lub dodawanie wynikających kwot do jednej z następnych płatności dokonanych na rzecz państw członkowskich.
(10) Do celów procedury rozliczenia zgodności rachunków decyzja Komisji 94/442/WE z dnia 1 lipca 1994 r. ustanawiająca procedurę pojednawczą w kontekście rozliczania rachunków Sekcji Gwarancji Europejskiego Funduszu Orientacji i Gwarancji Rolnej (EFOGR)(4) powołała organ pojednawczy i ustanowiła zasady określające jego skład i funkcjonowanie. W celu uproszczenia zasady te powinny zostać włączone do niniejszego rozporządzenia i, w razie potrzeby, dostosowane. Należy zatem uchylić decyzję 94/442/WE.
(11) Jeśli agencja płatnicza akredytowana w ramach rozporządzenia (WE) nr 1663/95 po dniu 16 października 2006 r. ponosi odpowiedzialność za to, za co nie była odpowiedzialna przed tą datą, zgodnie z kryteriami ustanowionymi w niniejszym rozporządzeniu, konieczna jest nowa akredytacja obejmująca ten zakres odpowiedzialności. W ramach środka przejściowego do dnia 16 października 2007 r. powinna istnieć możliwość dostosowania akredytacji.
(12) Środki przewidziane w niniejszym rozporządzeniu są zgodne z opinią Komitetu ds. Funduszy Rolniczych,
PRZYJMUJE NINIEJSZE ROZPORZĄDZENIE:
Rozdział 1
AGENCJE PłATNICZE I INNE ORGANY
AGENCJE PłATNICZE I INNE ORGANY
Akredytacja agencji płatniczych
Państwa członkowskie mogą ustanowić dodatkowe kryteria w celu uwzględniania wielkości, zakresu odpowiedzialności i innych szczególnych cech agencji płatniczej.
Badanie przeprowadzane jest przez organ niezależny od agencji płatniczej, która wnioskowała o akredytację i obejmuje, w szczególności, badanie ustaleń dotyczących realizacji płatności, zabezpieczenia budżetu Wspólnoty, bezpieczeństwa systemu komputerowego, prowadzenia rejestrów rachunkowych, podziału obowiązków oraz odpowiedniość kontroli wewnętrznych i zewnętrznych, w związku z transakcjami finansowanymi przez Europejski Fundusz Gwarancji Rolnej (EFGR) i Europejski Fundusz Rolny Rozwoju Obszarów Wiejskich (EFRROW).
Do czasu wprowadzenia wszelkich wymaganych zmian akredytacja może zostać udzielona tymczasowo na okres, którego długość wyznacza się w zależności od wagi stwierdzonego problemu, nieprzekraczający 12 miesięcy. W należycie uzasadnionych przypadkach Komisja może, na wniosek zainteresowanego państwa członkowskiego, zdecydować o przedłużeniu tego terminu.
Przegląd akredytacji
Poświadczenie wiarygodności
Poświadczenie wiarygodności rachunków powinno być zgodne z załącznikiem II i może zawierać zastrzeżenia określające ilościowo potencjalny wpływ finansowy. W takim przypadku zawiera ono plan naprawczy, jak również szczegółowy harmonogram jego realizacji.
Jednostka koordynująca
Aby zdobyć akredytację, jednostka koordynująca musi posiadać procedury gwarantujące, że:
Certyfikacja
Jednostka certyfikująca przeprowadza kontrole zarówno podczas, jak i po zakończeniu każdego roku budżetowego.
Świadectwo oparte jest na badaniu procedur oraz przykładowych transakcji. Badanie to obejmuje strukturę administracyjną agencji płatniczej tylko w odniesieniu do zagadnienia, czy ta struktura jest zdolna zagwarantować, że zgodność z zasadami Wspólnoty jest sprawdzana przed dokonaniem płatności.
Do sprawozdania dołączana jest:
Rozdział 1a 2
WINDYKACJA DŁUGÓW
WINDYKACJA DŁUGÓW
De minimis
Bez uszczerbku dla przepisów art. 6 ust. 3 akapit pierwszy rozporządzenia Rady (WE) nr 1782/2003(5), warunki określone w art. 32 ust. 6 lit. a) oraz w art. 33 ust. 7 rozporządzenia Rady (WE) nr 1290/2005 uznaje się za spełnione, jeśli kwota podlegająca zwrotowi przez beneficjenta w odniesieniu do płatności indywidualnej w ramach jednego programu pomocy nie przekracza sumy 100 EUR, nie licząc odsetek.
Sposób odzyskiwania
Bez uszczerbku dla wszelkich innych działań mających na celu egzekwowanie prawa przewidzianych przez przepisy krajowe, państwa członkowskie odliczają wszelkie zaległe należności dłużnika, których wysokość została ustalona zgodnie z krajowym ustawodawstwem, od wszelkich płatności wypłacanych mu przez agencję płatniczą, odpowiedzialną za odzyskanie długu od tego samego beneficjenta.
Rozdział 2
ROZLICZENIE RACHUNKÓW
ROZLICZENIE RACHUNKÓW
Treść rocznych sprawozdań finansowych
Roczne sprawozdania finansowe określone w art. 8 ust. 1 lit. c) ppkt iii) rozporządzenia (WE) nr 1290/2005 zawierają:
Przekazywanie informacji
Forma i treść informacji rachunkowych
Europejski Trybunał Obrachunkowy oraz Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) mają dostęp do tych informacji do celów wykonywania powierzonych im funkcji.
Przechowywanie informacji księgowych
Dokumentacja może być przechowywana wyłącznie w formie elektronicznej, jeżeli prawo krajowe danego państwa członkowskiego dopuszcza wykorzystywanie dokumentów elektronicznych jako dowodu przeprowadzenia transakcji leżących u ich podstaw w ramach postępowań prowadzonych przed sądami krajowymi.
Jeżeli dokumenty są przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, system służący do ich przechowywania musi spełniać wymogi określone w pkt 3.B załącznika I.
Rozliczenie finansowe
W przypadku EFGR należy także ustalić kwoty, jakimi ma być obciążona Wspólnota i dane państwo członkowskie zgodnie z art. 32 ust. 5 rozporządzenia (WE) nr 1290/2005.
W przypadku EFRROW kwota ustalona decyzją w sprawie rozliczenia rachunków zawiera fundusze, które mogą zostać wykorzystane ponownie przez dane państwo członkowskie na mocy art. 33 ust. 3 lit. c) rozporządzenia (WE) nr 1290/2005.
W przypadku EFRROW kwota, która na mocy decyzji w sprawie rozliczenia rachunków jest możliwa do odzyskania od każdego państwa członkowskiego lub która jest wpłacana na rzecz każdego państwa członkowskiego, ustalana jest poprzez potrącanie płatności pośrednich w danym roku finansowym z wydatków uznanych dla tego samego roku budżetowego zgodnie z ust. 1. Po przyjęciu decyzji zgodnie z art. 30 rozporządzenia (WE) nr 1290/2005 Komisja potrąca tę kwotę od pierwszej płatności, w odniesieniu do której państwo członkowskie złożyło deklarację wydatków, lub ją do niej dodaje.
Rozliczenie zgodności rachunków
Takie powiadomienie zawiera odesłanie do niniejszego artykułu. Państwo członkowskie przekazuje swoją odpowiedź w terminie dwóch miesięcy od otrzymania tego powiadomienia, a Komisja może odpowiednio zmienić swoje stanowisko. W uzasadnionych przypadkach Komisja może wyrazić zgodę na przedłużenie terminu udzielenia odpowiedzi.
Po upływie terminu na udzielenie odpowiedzi Komisja zwołuje spotkanie dwustronne, podczas którego obydwie strony usiłują doprowadzić do porozumienia, w sprawie środków, które mają zostać podjęte, jak również oceny naruszenia oraz straty finansowej poniesionej przez budżet Wspólnoty.
W uzasadnionych przypadkach Komisja może, na podstawie uzasadnionego wniosku państwa członkowskiego, zezwolić na przedłużenie okresu, o którym mowa w akapicie pierwszym. Wniosek należy kierować do Komisji przed upływem tego okresu.
Po upływie okresu, o którym mowa w akapicie pierwszym, Komisja formalnie przekazuje państwu członkowskiemu wnioski, do których doszła na podstawie informacji otrzymanych w ramach procedury rozliczenia zgodności rachunków. Takie powiadomienie zawiera ocenę wydatku, który Komisja zamierza wyłączyć z finansowania wspólnotowego na mocy art. 31 rozporządzenia (WE) nr 1290/2005, i zawiera odesłanie do art. 16 ust. 1 niniejszego rozporządzenia.
Po zbadaniu wszystkich sprawozdań sporządzonych przez organ pojednawczy zgodnie z rozdziałem 3 niniejszego rozporządzenia Komisja przyjmuje, jeśli to konieczne, jedną lub więcej decyzji na mocy art. 31 rozporządzenia (WE) nr 1290/2005 w celu wykluczenia z finansowania wspólnotowego wydatków dokonanych niezgodnie z zasadami wspólnotowymi aż do skutecznego wprowadzenia środków naprawczych.
Podczas oceny wydatków, które mają być wykluczone z finansowania wspólnotowego, Komisja może wziąć pod uwagę wszelkie informacje przekazane przez państwo członkowskie po upływie terminu, o którym mowa w ust. 2, jeżeli jest to konieczne dla lepszej oceny straty finansowej poniesionej przez budżet Wspólnoty, pod warunkiem że spóźnienie w przekazaniu wspomnianych informacji jest uzasadnione wyjątkowymi okolicznościami.
Komisja może zakończyć przedmiotową procedurę na każdym jej etapie bez konsekwencji finansowych dla danego państwa członkowskiego, jeżeli spodziewa się, że ewentualne skutki finansowe niezgodności zidentyfikowanych w następstwie dochodzenia, o którym mowa w akapicie pierwszym, nie przekraczają 50.000 EUR i 10 % odpowiednich wydatków lub kwot podlegających odzyskaniu.
W przypadku EFRROW, po przyjęciu decyzji na podstawie art. 31 rozporządzenia (WE) nr 1290/2005, Komisja dokonuje potrąceń z finansowania unijnego dotyczących płatności, w odniesieniu do których państwo członkowskie złożyło deklarację wydatków.
Jednakże na wniosek państwa członkowskiego oraz po konsultacji z Komitetem ds. Funduszy Rolniczych Komisja może przyjąć decyzję:
Okres odroczenia, o którym mowa w akapicie trzecim lit. b), nie może zostać przedłużony, a przyjęcie kolejnych decyzji przyznających odroczenie w odniesieniu do tego samego państwa członkowskiego nie jest możliwe. Państwo członkowskie będące beneficjentem decyzji o odroczeniu gwarantuje, że w odniesieniu do nieprawidłowości, które były przyczyną potrącenia i które nadal istnieją w czasie przyjęcia decyzji o odroczeniu, podejmowane są działania naprawcze na podstawie planu działania, opracowanego w porozumieniu z Komisją i zawierającego jasne wskaźniki dotyczące osiąganych postępów. Jeżeli państwo członkowskie nie podejmie niezbędnych działań naprawczych przewidzianych w planie działania w celu usunięcia nieprawidłowości lub jeżeli postępy w realizacji działań naprawczych oszacowane na podstawie wskaźników dotyczących postępów nie są wystarczające albo jeżeli ich wynik nie jest zadowalający, Komisja cofa decyzję o odroczeniu terminu dokonania potrąceń przy jednoczesnym poszanowaniu zasady proporcjonalności.
Rozdział 3
PROCEDURA POJEDNAWCZA
PROCEDURA POJEDNAWCZA
Organ pojednawczy
Do celów procedury rozliczenia zgodności rachunków przewidzianej w art. 31 rozporządzenia (WE) nr 1290/2005 organ pojednawczy zostaje ustanowiony za zgodą Komisji. Do jego zadań należy:
Skład organu pojednawczego
Osoby te muszą być obywatelami różnych państw członkowskich.
Ten mandat jest odnawialny, ale wyłącznie na okres roku, o czym informowany jest Komitet ds. Funduszy Rolniczych. Jednakże jeżeli przewodniczący, który ma być mianowany, jest już członkiem organu pojednawczego, jego pierwszy mandat jako przewodniczącego trwa trzy lata.
Nazwiska przewodniczącego, członków i zastępców członków publikuje się w serii C Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej.
W tym przypadku członek jest zastępowany na pozostałą część okresu, na który został on mianowany, przez swojego zastępcę, o czym informowany jest Komitet ds. Funduszy Rolniczych.
Jeśli mandat przewodniczącego został zakończony, Komisja mianuje członka wezwanego do pełnienia obowiązków przewodniczącego na pozostałą część okresu, na który przewodniczący został mianowany, po konsultacjach z Komitetem ds. Funduszy Rolniczych.
Niezależność organu pojednawczego
Żaden członek nie może brać udziału w pracy organu pojednawczego ani podpisywać sprawozdania, jeżeli w czasie pełnienia poprzedniej funkcji był osobiście zaangażowany w rozpatrywaną sprawę.
Organizacja pracy
Sekretariat organu pojednawczego jest prowadzony przez Komisję.
Sprawozdania podpisuje przewodniczący i członkowie uczestniczący w obradach. Są one rejestrowane przez sekretariat.
Procedura pojednawcza
Procedura i adres sekretariatu przekazywane są państwom członkowskim w ramach Komitetu ds. Funduszy Rolniczych.
lub
Ponadto w przypadku gdy podczas dwustronnych rozmów państwo członkowskie twierdzi i wykazuje, że sprawa dotyczy jednej z reguł stosowania zasad wspólnotowych, przewodniczący organu pojednawczego może uznać wniosek o polubowne załatwienie sprawy za dopuszczalny. Jednakże taki wniosek nie jest dopuszczalny, jeżeli odnosi się on wyłącznie do kwestii interpretacji prawa.
Sprawozdanie przekazuje się:
Rozdział 4
PRZEPISY PRZEJŚCIOWE I KOŃCOWE
PRZEPISY PRZEJŚCIOWE I KOŃCOWE
Przepisy przejściowe
Uchylenie
Przewodniczący, członkowie oraz zastępcy członków organu pojednawczego, mianowani na mocy decyzji 94/442/WE, pełnią swoje funkcje do czasu upłynięcia ich mandatu lub do czasu, gdy zostaną zastąpieni.
Wejście w życie i stosowanie
Niniejsze rozporządzenie wchodzi w życie siódmego dnia po jego opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.
Niniejsze rozporządzenie stosuje się od dnia 16 października 2006 r. Jednakże art. 3, 5, art. 6 lit. a)-e), g) i h), art. 7 i 10 stosują się tylko w odniesieniu do wydatków i przekazanych dochodów z tytułu roku finansowego 2007 i lat następnych.
Sporządzono w Brukseli, dnia 21 czerwca 2006 r.
W imieniu Komisji | |
Mariann FISCHER BOEL | |
Członek Komisji |
(1) Dz.U. L 209 z 11.8.2005, str. 1. Rozporządzenie zmienione rozporządzeniem (WE) nr 320/2006 (Dz.U. 58 z 29.2.2006, str. 42).
(2) Dz.U. L 158 z 8.7.1995, str. 6. Rozporządzenie ostatnio zmienione rozporządzeniem (WE) nr 465/2005 (Dz.U. L 77 z 23.3.2005, str. 6).
(3) Dz.U. L 295 z 16.11.1999, str. 1. Rozporządzenie ostatnio zmienione rozporządzeniem (WE) nr 1359/2005 (Dz.U. L 214 z 19.8.2005, str. 11).
(4) Dz.U. L 182 z 16.7.1994, str. 45. Decyzja ostatnio zmieniona decyzją 2001/535/WE (Dz.U. L 193 z 17.7.2001, str. 25).
(5) Dz.U. L 270 z 21.10.2003, s. 1.
(6) Dz.U. L 171 z 23.6.1996, str. 1.
(7) Dz.U. L 312 z 23.12.1995, str. 1.
(8) Dz.U. L 53 z 23.2.2002, s. 1.
(9) Dz.U. L 118 z 12.5.2010, s. 1.
(10) Dz.U. L 160 z 26.6.1999, str. 103.
ZAŁĄCZNIKI
ZAŁĄCZNIK I
8 KRYTERIA AKREDYTACYJNE
8 KRYTERIA AKREDYTACYJNE
A) Struktura organizacyjna
Agencja dysponuje strukturą organizacyjną pozwalającą jej wykonywać, w odniesieniu do wydatków EFRG i EFRROW, następujące główne zadania:
i) Zatwierdzanie płatności i ich kontrola w celu ustalenia, w szczególności poprzez kontrole administracyjne i kontrole na miejscu, czy kwota, która zostanie wypłacona wnioskującemu, jest zgodna z zasadami wspólnotowymi.
ii) Dokonywanie płatności, którego celem jest wypłacenie zatwierdzonej kwoty wnioskującemu (lub jego cesjonariuszowi) lub, w przypadku rozwoju obszarów wiejskich, części współfinansowania wspólnotowego.
iii) Księgowanie płatności, którego celem jest rejestracja wszystkich wydatków EFRG i EFRROW na oddzielnych rachunkach agencji, które mają formę elektronicznego systemu przetwarzania danych, oraz przygotowanie okresowych zestawień wydatków, łącznie z miesięcznymi, kwartalnymi (w odniesieniu do EFRROW) i rocznymi deklaracjami kierowanymi do Komisji. Na rachunkach rejestrowane są również operacje finansowane przez Fundusz, w szczególności dotyczące zapasów interwencyjnych, nierozliczonych zaliczek, zabezpieczeń oraz dłużników.
Struktura administracyjna agencji przewiduje wyraźny podział uprawnień i odpowiedzialności na wszystkich poziomach operacyjnych i rozdzielenie trzech funkcji określonych w ust. 1, których zakres obowiązków jest określony w schemacie organizacyjnym. Znajdują się tam służby techniczne oraz służba audytu wewnętrznego określona w pkt. 4.
B) Normy w zakresie zasobów ludzkich
Agencja gwarantuje, że:
i) Odpowiednie zasoby ludzkie są przydzielane do przeprowadzania działań i że konieczne umiejętności techniczne są wykorzystywane w różnych fazach tych działań.
ii) Podział obowiązków polega na tym, że żaden urzędnik nie jest odpowiedzialny za więcej niż jeden z rodzajów obowiązków: zatwierdzania, wypłacania lub księgowania sum wpisywanych w ciężar EFRG lub EFRROW oraz że praca każdego urzędnika wykonującego jedno z tych zadań jest nadzorowana przez drugiego urzędnika.
iii) Obowiązki każdego urzędnika są określone na piśmie, łącznie z ustaleniem limitów finansowych jego uprawnień.
iv) Prowadzone są odpowiednie szkolenia pracowników na wszystkich etapach ich działań, a pracownicy na wrażliwych stanowiskach sprawują swoje funkcje w systemie rotacyjnym albo są poddawani wzmocnionemu nadzorowi.
v) Podjęto właściwe środki w celu uniknięcia ryzyka konfliktu interesów, w przypadku gdy osoby zajmujące odpowiedzialne stanowiska lub stanowiska wrażliwe w zakresie weryfikacji, zatwierdzania, płatności i księgowania odnośnie do wniosków sprawują także inne funkcje poza agencją płatniczą.
C) Delegacja:
Aby jakiekolwiek z zadań agencji płatniczej mogło być delegowane do innego organu na mocy art. 6 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 1290/2005, muszą być spełnione następujące warunki:
i) Musi zostać zawarta pisemna umowa między agencją płatniczą a tym organem, określająca rodzaj informacji i dokumentów towarzyszących, które mają zostać przedłożone agencji płatniczej, oraz terminy ich przedłożenia. Umowa ta ma umożliwić agencji spełnienie kryteriów akredytacyjnych.
ii) We wszystkich przypadkach na agencji płatniczej ciąży odpowiedzialność za skuteczne zarządzanie przedmiotowym funduszem.
iii) Zakres odpowiedzialności i obowiązki tego innego organu, w szczególności w zakresie kontroli i weryfikacji zgodności z zasadami wspólnotowymi, są wyraźnie określone.
iv) Agencja gwarantuje, że ten organ dysponuje skutecznymi środkami gwarantującymi, że będzie on spełniał swoje obowiązki w sposób zadowalający.
v) Organ ten wyraźnie potwierdza agencji, że rzeczywiście spełnia swoje obowiązki i opisuje zastosowane w tym celu środki.
vi) Agencja dokonuje regularnych przeglądów delegowanych funkcji, aby potwierdzić, że praca jest wykonywana w sposób zadowalający i że jest ona zgodna z zasadami wspólnotowymi.
Ustalone powyżej warunki stosuje się mutatis mutandis w odniesieniu do zadań związanych z wydatkami rolnymi poniesionymi przez krajowe organy celne.
2. Działania kontrolne
A) Procedury zatwierdzania wniosków
Agencja przyjmuje następujące procedury:
i) Agencja ustala szczegółowe procedury dotyczące przyjmowania, rejestracji i przetwarzania wniosków, łącznie z opisem wszystkich dokumentów, którymi należy się posługiwać.
ii) Każdy urzędnik odpowiedzialny za zatwierdzanie płatności ma do swojej dyspozycji szczegółową listę weryfikacji, które jest obowiązany przeprowadzić, oraz poświadcza on w dokumentach załączonych do wniosku, że weryfikacje te zostały przeprowadzone. Poświadczenie to może być sporządzone w wersji elektronicznej. Będą one stanowić dowody dla wyższego urzędnika dokonującego przeglądu prowadzonych prac.
iii) Wniosek o płatność zostaje zatwierdzony dopiero po przeprowadzeniu wystarczających kontroli w celu sprawdzenia, czy jest on zgodny z zasadami wspólnotowymi. Kontrole te składają się z kontroli wymaganych przez rozporządzenie regulujące poszczególne środki, w ramach których wnioskuje się o pomoc finansową, oraz tych, które wymagane są na podstawie art. 9 rozporządzenia (WE) 1290/2005 do celów zapobiegania i wykrywania nadużyć i nieprawidłowości, szczególnie w odniesieniu do wskazanych zagrożeń. W przypadku EFRROW ustanowione zostały dodatkowe procedury w celu sprawdzenia, czy kryteria przyznawania pomocy były przestrzegane i czy były one zgodne z wszystkimi obowiązującymi zasadami wspólnotowymi, w szczególności z przepisami dotyczącymi zamówień publicznych i ochrony środowiska.
iv) Dyrekcja agencji jest, na właściwym poziomie, systematycznie i terminowo informowana o wynikach przeprowadzanych kontroli, aby wystarczająca ilość tych kontroli mogła być zawsze brana pod uwagę przed rozpatrzeniem wniosku.
v) Wykonana praca jest szczegółowo opisana w sprawozdaniu towarzyszącym każdemu wnioskowi, partii wniosków lub, gdzie stosowne, w sprawozdaniu obejmującym jeden rok gospodarczy. Sprawozdaniu towarzyszy zaświadczenie dotyczące dopuszczalności zatwierdzonych wniosków oraz rodzaju, zakresu i limitów wykonanych prac. W przypadku EFRROW wymagane jest dodatkowe zapewnienie, że kryteria przyznawania pomocy były przestrzegane, i że były one zgodne z wszystkimi obowiązującymi zasadami wspólnotowymi, w szczególności z przepisami dotyczącymi zamówień publicznych i ochrony środowiska. Jeżeli jakiekolwiek kontrole bezpośrednie lub administracyjne nie są wyczerpujące, ale zostały przeprowadzone metodą wyrywkową, wybrane wnioski są identyfikowane, metoda kontroli wyrywkowej jest opisywana oraz sporządzane jest sprawozdanie dotyczące wyników wszystkich inspekcji oraz środków przedsięwziętych w odniesieniu do niezgodności i nieprawidłowości. Dokumenty towarzyszące są wystarczające, aby zapewnić, że przeprowadzone zostały wszystkie wymagane kontrole dopuszczalności zatwierdzonych wniosków.
vi) W przypadku gdy dokumenty (w formie papierowej lub elektronicznej) dotyczące zatwierdzonych wniosków oraz przeprowadzonych kontroli znajdują się w posiadaniu innych organów, zarówno takie organy, jak i agencja ustanawiają procedury w celu zagwarantowania, że miejsce, w którym znajdują się wszystkie dokumenty istotne dla poszczególnych płatności dokonanych przez agencję, zostało zarejestrowane.
B) Procedury płatności
Agencja przyjmuje procedury konieczne do zapewnienia, że płatności będą dokonywane wyłącznie na rachunek bankowy należący bądź do wnioskodawcy, bądź do jego cesjonariusza. Płatność dokonywana jest przez bank agencji lub, w odpowiednich przypadkach, przez rządowe biuro płatnicze, lub przesłanym czekiem w ciągu 5 dni roboczych od daty obciążenia rachunku EFRG lub EFRROW. Jednak w latach budżetowych 2007 i 2008 płatności można również dokonywać za pomocą polecenia przelewu. Przyjmuje się procedury w celu zagwarantowania, że wszystkie nieprzekazane płatności są ponownie zapisywane w dobro rachunku Funduszu. Żadne płatności nie mogą być dokonywane w gotówce. Zatwierdzenie przez urzędnika zatwierdzającego i/lub jego zwierzchnika może odbywać się przy użyciu środków elektronicznych, pod warunkiem że zapewniony jest właściwy poziom bezpieczeństwa tych środków i że tożsamość osoby podpisującej jest wpisana do rejestrów elektronicznych.
C) Procedury księgowania
Agencja przyjmuje następujące procedury:
i) Procedury księgowe zapewniają kompletność, dokładność i terminowość miesięcznych, kwartalnych (w przypadku EFRROW) i rocznych deklaracji oraz wykrywanie i korygowanie wszystkich błędów i przeoczeń, w szczególności poprzez kontrole i uzgadnianie przeprowadzane w określonych przedziałach czasowych.
ii) Rachunkowość dotycząca zapasów interwencyjnych gwarantuje, że ilości oraz koszty towarzyszące są prawidłowo i natychmiast przetwarzane i rejestrowane w odniesieniu do zidentyfikowanej partii towaru oraz na właściwym rachunku, na każdym etapie, począwszy od przyjęcia oferty do bezpośredniego zbycia produktu, zgodnie z przepisami programu, oraz że rodzaj i ilość zapasów w każdym miejscu może być zawsze określona.
D) Procedury dotyczące zaliczek i zabezpieczeń
Płatność zaliczek identyfikuje się oddzielnie w dokumentacji księgowej lub w dodatkowym rejestrze. Przyjmuje się procedury w celu zapewnienia, że:
i) Gwarancje uzyskiwane są jedynie z tych instytucji finansowych, które spełniają warunki rozporządzenia Komisji (EWG) nr 2220/85(1) i które są zatwierdzone przez właściwe organy, oraz udzielają gwarancji, które pozostają ważne do chwili rozliczenia lub wykorzystania oraz są honorowane na zwykłe żądanie agencji.
ii) Zaliczki są rozliczane w ustalonych terminach, a te, które nie są rozliczone w terminie, zostają natychmiast zidentyfikowane i natychmiast wymagane są dla nich gwarancje.
E) Procedury dotyczące długów
Wszystkie kryteria przewidziane w pkt A)-D) stosują się mutatis mutandis do opłat, utraconych gwarancji, zwróconych płatności, dochodów cesjonariusza itp., które agencja jest zobowiązania odebrać w imieniu EFRG i EFRROW.
Agencja wprowadza system uznawania wszelkich należnych kwot i rejestracji w księdze dłużników wszystkich takich długów przed ich odzyskaniem. Księga dłużników podlega regularnej kontroli w celu podjęcia działań egzekwujących zaległe długi.
F) Ślad rewizyjny
Informacje związane z dokumentacją dowodową dotyczącą zatwierdzania, płatności i księgowania wniosków oraz obsługi zaliczek, zabezpieczeń i długów, są dostępne w agencji, aby w każdej chwili zapewnić wystarczająco szczegółowy ślad rewizyjny.
3. Informacja i komunikacja
A) Komunikacja
Agencja przyjmuje procedury konieczne do zagwarantowania, że każda zmiana w przepisach Wspólnoty, a w szczególności obowiązujące stawki pomocy finansowej, jest rejestrowana, a zalecenia, bazy danych i listy kontrolne uaktualniane w odpowiednim czasie.
B) Bezpieczeństwo systemów informacyjnych
Bezpieczeństwo systemów informacyjnych opiera się na kryteriach ustalonych w mającej zastosowanie w danym roku budżetowym wersji jednej z podanych poniżej norm uznanych na poziomie międzynarodowym:
i) Międzynarodowa Organizacja Standaryzacji 27002: Kodeks praktyki dla zarządzania bezpieczeństwem informacji (ISO).
ii) Bundesamt für Sicherheit in der Infomationstechnik: IT-Grundschutzhandbuch/IT Baseline Protection Manual (BSI)/Podręcznik podstawowego bezpieczeństwa informatycznego (BSI).
iii) Information Systems Audit and Control Foundation: Control objectives for Information and related Technology (COBIT)/Cele kontroli w zakresie informacji i technologii pokrewnych (COBIT).
Agencja wybiera jedną z tych międzynarodowych norm jako podstawę swojego bezpieczeństwa systemów informacyjnych.
Środki bezpieczeństwa powinny być dostosowane do struktury administracyjnej, personelu i środowiska technologicznego każdej agencji płatniczej. Finansowy i technologiczny wysiłek jest proporcjonalny do faktycznie ponoszonego ryzyka.
4. Monitorowanie
A) Stałe monitorowanie za pośrednictwem wewnętrznych działań kontrolnych
Wewnętrzne działania kontrolne obejmują co najmniej następujące obszary:
i) Monitorowanie służb technicznych i delegowanych organów, które są odpowiedzialne za przeprowadzanie kontroli i pełnienie innych funkcji mających na celu zapewnienie właściwego wdrażania rozporządzeń, wytycznych i procedur.
ii) Wprowadzanie zmian mających na celu całościową poprawę funkcjonowania systemów kontroli.
iii) Przegląd wniosków i skarg przesłanych do agencji, oraz innych informacji sugerujących istnienie nieprawidłowości.
Stałe monitorowanie jest integralną częścią normalnych, rutynowych działań operacyjnych agencji płatniczej. Bieżące działania i działania kontrolne agencji są stale monitorowane na wszystkich poziomach, aby zapewnić wystarczająco szczegółowy ślad rewizyjny.
B) Oceny przeprowadzane oddzielnie przez służbę audytu wewnętrznego
Agencja przyjmuje w tym zakresie następujące procedury:
i) Służba audytu wewnętrznego jest niezależna od innych wydziałów agencji i podlega bezpośrednio kierownictwu agencji.
ii) Służba audytu wewnętrznego sprawdza, czy procedury przyjęte przez agencję są wystarczające do zapewnienia zgodności z zasadami wspólnotowymi oraz dokładność, kompletność i terminowość rachunków. Weryfikacja może ograniczyć się do wybranych środków i wyrywkowo wybranych transakcji, pod warunkiem że plan audytu zapewnia objęcie, w okresie nieprzekraczającym pięciu lat, wszystkich ważnych dziedzin, łącznie ze służbami odpowiedzialnymi za zatwierdzanie.
iii) Prace służby audytu są wykonywane zgodnie z przyjętymi na poziomie międzynarodowym normami, rejestrowane w dokumentach roboczych i ich wynikiem są sprawozdania i zalecenia kierowane do ścisłego kierownictwa agencji.
______
(1) Dz.U. L 205 z 3.8.1985, str. 5.
ZAŁĄCZNIK II
POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI
POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI
Oświadczam, w oparciu o moją własną ocenę i informacje, którymi dysponuję, w tym między innymi, wyniki prac służby audytu wewnętrznego, że:
– Przedstawione sprawozdanie stanowi, według mojej najlepszej wiedzy, prawdziwy, wyczerpujący i dokładny stan wydatków i wpływów za wspomniany powyżej rok budżetowy. W szczególności oświadczam, że wszystkie długi, zaliczki i zapasy, o których mi wiadomo, znajdują się na rachunkach, a wszystkie pobrane wpływy związane z EFGR i EFRROW zostały przekazywane na odpowiedni rachunek.
– Wprowadziłem system dający wystarczającą pewność w zakresie legalności i prawidłowości podstawowych transakcji, a dopuszczalność wniosków i, w przypadku rozwoju obszarów wiejskich, procedura przyznawania pomocy są zarządzane, kontrolowane i dokumentowane zgodnie z zasadami wspólnotowymi.
[Niniejsze poświadczenie podlega jednak następującym zastrzeżeniom:]
Ponadto potwierdzam, że nie jest mi wiadomo o jakimkolwiek nieujawnionym fakcie, który mógłby szkodzić interesowi finansowemu Wspólnoty.
Podpis
ZAŁĄCZNIK III
9 Wzorcowa tabela, o której mowa w art. 6 lit. h)
9 Wzorcowa tabela, o której mowa w art. 6 lit. h)
a | b | c | d | e | f | g | h | i | k | 1 | m | n | o | P | q | r | s | t (1 + m + n + o) | u |
Agencja płatnicza | Fundusz (odniesienie do rozporządzenia (WE) nr 1290/2005 art. 3 lub 4) | Rok budżetowy n | Jednostka walutowa | Numer identyfikacyjny przypadku | Identyfikacja ECR, jeśli dotyczy 0 | Przypadki ujęte w ksiedze dłużników | Identyfikacja beneficjenta | Czy zamknięto program? (tylko dla EFRROW) | Podlega postępowaniu sądowemu | Pierwotna kwota do odzyskania | Łączna skorygowana kwota (cały okres windykacji) | Łączna odzyskana kwota (cały okres windykacji) | Kwoty zadeklarowane jako nieściągalne | Rok budżetowy, w którym kwoty zostały uznane za nieściągalne | Powody nieściągalności | Skorygowana kwota (w roku budżetowym n) | Odzyskana kwota (w roku budżetowym n) | Kwota, której odzyskiwanie jest w toku | Kwota, która ma być zapisana na konto budżetu Wspólnoty |
3/4 | tak/ nie | tak/nie | |||||||||||||||||
3/4 | tak/ nie | tak/nie | |||||||||||||||||
3/4 | tak/ nie | tak/nie | |||||||||||||||||
3/4 | tak/ nie | tak/nie | |||||||||||||||||
Razem | |||||||||||||||||||
(1) Dotyczy to niepowtarzalnej identyfikacji przypadków notyfikowanych zgodnie z rozporządzeniem Komisji (WE) nr 1848/2006 (Dz.U. L 355 z 15.12.2006, str. 56). |
ZAŁĄCZNIK IIIA
10 Wzorcowa tabela, o której mowa w art. 6 lit. i)
10 Wzorcowa tabela, o której mowa w art. 6 lit. i)
Państwa członkowskie wykorzystują poniższą tabelę w celu dostarczenia, w odniesieniu do każdej agencji płatniczej, informacji określonych w art. 6 lit. i):
a | b | c | d | e | f | g | h |
Agencja płatnicza | Fundusz | Jednostka walutowa | Bilans na dzień 15 października n-1 r. | Nowe przypadki (rok n) | Całkowite odzyskane kwoty (rok n) | Całkowite skorygowane kwoty włącznie z nieściągalnymi (rok n) | Kwota do odzyskania na dzień 15 października n r. |
ZAŁĄCZNIK IV
PRZEKAZYWANIE WĄTPLIWOŚCI OKREŚLONYCH W ART. 8 UST. 4
PRZEKAZYWANIE WĄTPLIWOŚCI OKREŚLONYCH W ART. 8 UST. 4
– Komisja Europejska, DG AGRI-J1, Rue de la Loi 200, B-1049 Bruksela,
lub
– AGRI-J1@cec.eu.int.
ZAŁĄCZNIK V
TABELA KORELACJI
TABELA KORELACJI
Rozporządzenie (WE) nr 1663/95 | Niniejsze rozporządzenie |
Artykuł 1 ust. 2 | Artykuł 1 ust. 2 |
Artykuł 1 ust. 3 akapit drugi | Artykuł 1 ust. 3 akapit drugi |
Artykuł 1 ust. 4 | Artykuł 1 ust. 4 |
Artykuł 1 ust. 5 | Artykuł 2 ust. 5 |
Artykuł 1 ust. 7 | Artykuł 1 ust. 5 |
Artykuł 2 ust. 1 | Artykuł 4 ust. 1 |
Artykuł 2 ust. 2 | Artykuł 4 ust. 6 |
Artykuł 2 ust. 3 | Artykuł 8 ust. 1 |
Artykuł 3 ust. 1 akapit pierwszy | Artykuł 5 ust. 1 zdanie drugie |
Artykuł 3 ust. 1 akapit drugi | Artykuł 5 ust. 3 akapit drugi |
Artykuł 3 ust. 1 akapit trzeci | Artykuł 5 ust. 2 |
Artykuł 3 ust. 3 | Artykuł 5 ust. 4 |
Artykuł 4 ust. 1 lit. a), b), c) | Artykuł 7 ust. 1 lit. a), b), c) |
Artykuł 4 ust. 2 | Artykuł 7 ust. 2 |
Artykuł 4 ust. 3 | Artykuł 7 ust. 3 |
Artykuł 4 ust. 4 | Artykuł 7 ust. 4 |
Artykuł 5 ust. 1 lit. a) | Artykuł 6 lit. b) i c), |
Artykuł 5 ust. 1 lit. b) | Artykuł 6 lit. e) |
Artykuł 5 ust. 1 lit. c) | Artykuł 6 lit. f) |
Artykuł 5 ust. 1 lit. d) | Artykuł 6 lit. g) |
Artykuł 5 ust. 1 lit e) | Artykuł 6 lit. h) |
Artykuł 6 | Artykuł 9 ust. 1 i 2 |
Artykuł 7 ust. 1 akapit drugi | Artykuł 10 ust. 2 |
Artykuł 7 ust. 2 | Artykuł 10 ust. 3 |
Artykuł 7 ust. 3 | Artykuł 10 ust. 4 |
Artykuł 8 | Artykuł 11 |
Rozporządzenie (WE) nr 2390/1999 | Niniejsze rozporządzenie |
Artykuł 2 ust. 1 | Artykuł 8 ust. 2 |
Artykuł 2 ust. 2 | Artykuł 8 ust. 3 |
Artykuł 2 ust. 3 | Artykuł 8 ust. 5 |
Decyzja 94/442/WE | Niniejsze rozporządzenie |
Artykuł 1 ust. 1 | Artykuł 12 |
Artykuł 2 ust. 1 | Artykuł 16 ust. 1 |
Artykuł 2 ust. 2 | Artykuł 16 ust. 2 |
Artykuł 2 ust. 4 | Artykuł 16 ust. 3 |
Artykuł 2 ust. 5 | Artykuł 16 ust. 4 akapit pierwszy |
Artykuł 2 ust. 6 | Artykuł 16 ust. 4 akapit drugi |
Artykuł 3 ust. 1 akapit pierwszy | Artykuł 13 ust. 1 |
Artykuł 3 ust. 1 akapity drugi, trzeci, i czwarty | Artykuł 13 ust. 2 |
Artykuł 3 ust. 2 | Artykuł 13 ust. 3 |
Artykuł 3 ust. 3 | Artykuł 13 ust. 4 |
Artykuł 3 ust. 4 akapit drugi | Artykuł 13 ust. 5 |
Artykuł 3 ust. 5 | Artykuł 13 ust. 5 |
Artykuł 4 ust. 1 | Artykuł 15 ust. 1 |
Artykuł 4 ust. 2 | Artykuł 14 ust. 1 akapit drugi |
Artykuł 4 ust. 3 | Artykuł 15 ust. 2 |
Artykuł 5 ust. 1 | Artykuł 14 ust. 1 akapit pierwszy |
Artykuł 5 ust. 2 | Artykuł 14 ust. 2 |
- zmieniony przez sprostowanie z dnia 25 lutego 2009 r. (Dz.U.UE.L.09.52.17).
- zmieniony przez art. 1 pkt 2 rozporządzenia nr 1233/2007 z dnia 22 października 2007 r. (Dz.U.UE.L.07.279.10) zmieniającego nin. rozporządzenie z dniem 30 października 2007 r.
© Unia Europejska, http://eur-lex.europa.eu/
Za autentyczne uważa się wyłącznie dokumenty Unii Europejskiej opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.