Sprawozdanie roczne dotyczące agencji UE za rok budżetowy 2017.
Dz.U.UE.C.2018.434.1
Akt nienormatywnySprawozdanie roczne dotyczące agencji UE za rok budżetowy 2017
(Dz.U.UE C z dnia 30 listopada 2018 r.)
SPIS TREŚCI
Wykaz akronimów i skrótów
ROZDZIAŁ 1 Agencje UE w kontekście kontroli Trybunału
ROZDZIAŁ 2 Przegląd wyników kontroli
ROZDZIAŁ 3 Poświadczenia wiarygodności i inne wyniki kontroli agencji
WYKAZ AKRONIMÓW I SKRÓTÓW
Wykaz akronimów i skrótów obejmuje agencje i inne organy UE, których dotyczy niniejsze sprawozdanie.
| Akronim/skrót | Pełna nazwa | Lokalizacja siedziby |
| ACER | Agencja ds. Współpracy Organów Regulacji Energetyki | Lublana, Słowenia |
| Urząd BEREC | Urząd Organu Europejskich Regulatorów Łączności Elektronicznej | Ryga, Łotwa |
| CdT | Centrum Tłumaczeń dla Organów Unii Europejskiej | Luksemburg, Luksemburg |
| Cedefop | Europejskie Centrum Rozwoju Kształcenia Zawodowego | Saloniki, Grecja |
| CEPOL | Agencja Unii Europejskiej ds. Szkolenia w Dziedzinie Ścigania | Budapeszt, Węgry |
| Chafea | Agencja Wykonawcza ds. Konsumentów, Zdrowia, Rolnictwa i Żywności | Luksemburg, Luksemburg |
| CPVO | Wspólnotowy Urząd Ochrony Odmian Roślin | Angers, Francja |
| EACEA | Agencja Wykonawcza ds. Edukacji, Kultury i Sektora Audiowizualnego | Bruksela, Belgia |
| EASA | Europejska Agencja Bezpieczeństwa Lotniczego | Kolonia, Niemcy |
| EASME | Agencja Wykonawcza ds. Małych i Średnich Przedsiębiorstw | Bruksela, Belgia |
| EASO | Europejski Urząd Wsparcia w dziedzinie Azylu | Valletta, Malta |
| EUNB | Europejski Urząd Nadzoru Bankowego | Londyn, Zjednoczone Królestwo |
| ECDC | Europejskie Centrum ds. Zapobiegania i Kontroli Chorób | Sztokholm, Szwecja |
| ECHA | Europejska Agencja Chemikaliów | Helsinki, Finlandia |
| EEA | Europejska Agencja Środowiska | Kopenhaga, Dania |
| EFCA | Europejska Agencja Kontroli Rybołówstwa | Vigo, Hiszpania |
| EFSA | Europejski Urząd ds. Bezpieczeństwa Żywności | Parma, Włochy |
| EIGE | Europejski Instytut ds. Równości Kobiet i Mężczyzn | Wilno, Litwa |
| EIOPA | Europejski Urząd Nadzoru Ubezpieczeń i Pracowniczych Programów Emerytalnych | Frankfurt, Niemcy |
| EIT | Europejski Instytut Innowacji i Technologii | Budapeszt, Węgry |
| EMA | Europejska Agencja Leków | Londyn, Zjednoczone Królestwo |
| EMCDDA | Europejskie Centrum Monitorowania Narkotyków i Narkomanii | Lizbona, Portugalia |
| EMSA | Europejska Agencja Bezpieczeństwa Morskiego | Lizbona, Portugalia |
| ENISA | Agencja Unii Europejskiej ds. Bezpieczeństwa Sieci i Informacji | Heraklion, Grecja |
| ERA | Agencja Kolejowa Unii Europejskiej | Valenciennes, Francja |
| ERCEA | Agencja Wykonawcza Europejskiej Rady ds. Badań Naukowych | Bruksela, Belgia |
| ESMA | Europejski Urząd Nadzoru Giełd i Papierów Wartościowych | Paryż, Francja |
| ETF | Europejska Fundacja Kształcenia | Turyn, Włochy |
| EUIPO | Urząd Unii Europejskiej ds. Własności Intelektualnej | Alicante, Hiszpania |
| eu-LISA | Europejska Agencja ds. Zarządzania Operacyjnego Wielko-skalowymi Systemami Informatycznymi w Przestrzeni Wolności, Bezpieczeństwa i Sprawiedliwości | Tallin, Estonia |
| EU-OSHA | Europejska Agencja Bezpieczeństwa i Zdrowia w Pracy | Bilbao, Hiszpania |
| Euratom | Agencja Dostaw Euratomu | Luksemburg, Luksemburg |
| Eurofound | Europejska Fundacja na rzecz Poprawy Warunków Życia i Pracy | Dublin, Irlandia |
| Eurojust | Europejska Jednostka Współpracy Sądowej | Haga, Niderlandy |
| Europol | Agencja Unii Europejskiej ds. Współpracy Organów Ścigania | Haga, Niderlandy |
| FRA | Agencja Praw Podstawowych Unii Europejskiej | Wiedeń, Austria |
| Frontex | Europejska Agencja Straży Granicznej i Przybrzeżnej | Warszawa, Polska |
| GSA | Agencja Europejskiego GNSS | Praga, Republika Czeska |
| INEA | Agencja Wykonawcza ds. Innowacyjności i Sieci | Bruksela, Belgia |
| REA | Agencja Wykonawcza ds. Badań Naukowych | Bruksela, Belgia |
| SRB | Jednolita Rada ds. Restrukturyzacji i Uporządkowanej Likwidacji | Bruksela, Belgia |
ROZDZIAŁ 1
Agencje UE w kontekście kontroli Trybunału
Agencje UE w kontekście kontroli Trybunału
WPROWADZENIE
AGENCJE UE
Dzięki różnego rodzaju agencjom UE łatwiej jest kształtować i wdrażać politykę
Agencje zdecentralizowane przyczyniają się do zaspokojenia szczególnych potrzeb w różnych obszarach polityki
Agencje wykonawcze Komisji wdrażają programy unijne
Inne organy mają ściśle określone mandaty
Agencje są finansowane z różnych źródeł i w ramach różnych działów WRF
Sieć agencji UE ułatwia współpracę między nimi i wspiera komunikację z zainteresowanymi stronami
KONTROLA PRZEPROWADZONA PRZEZ TRYBUNAŁ
Trybunał jest upoważniony do kontrolowania rocznych sprawozdań finansowych agencji i ich transakcji
W swojej kontroli Trybunał uwzględnił stwierdzone obszary ryzyka
WPROWADZENIE
1.1. Europejski Trybunał Obrachunkowy został ustanowiony na mocy Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej 1 jako zewnętrzny kontroler finansów UE. Działając w tym charakterze, pełni on funkcję niezależnego strażnika interesów finansowych obywateli Unii i przyczynia się do poprawy zarządzania finansami UE. Więcej informacji na temat pracy Trybunału można znaleźć w jego sprawozdaniach z działalności, rocznych sprawozdaniach z wykonania budżetu UE, sprawozdaniach specjalnych, przeglądach horyzontalnych oraz opiniach w sprawie nowych lub zmienionych przepisów unijnych bądź w sprawie innych decyzji mających wpływ na zarządzanie finansami 2 .
1.2. W ramach swoich uprawnień Trybunał przeprowadza coroczne badanie sprawozdań finansowych i leżących u ich podstaw transakcji instytucji, agencji i innych organów UE 3 .
1.3. W niniejszym sprawozdaniu przedstawiono wyniki przeprowadzonych przez Trybunał kontroli agencji i innych organów UE (zwanych dalej zbiorczo "agencjami") za rok budżetowy 2017. Sprawozdanie ma następującą strukturę:
- w rozdziale 1 opisano agencje i omówiono charakter przeprowadzonej kontroli,
- w rozdziale 2 przedstawiono ogólne wyniki kontroli,
- w rozdziale 3 zamieszczono poświadczenie wiarygodności dla każdej z 41 agencji wraz z opiniami i uwagami Trybunału odnoszącymi się do wiarygodności sprawozdań finansowych agencji oraz legalności i prawidłowości dochodów i płatności (transakcji) leżących u ich podstaw.
AGENCJE UE
Dzięki różnego rodzaju agencjom UE łatwiej jest kształtować i wdrażać politykę
1.4. Agencje są odrębnymi podmiotami prawnymi powołanymi do życia aktami prawa wtórnego w celu realizacji konkretnych zadań o charakterze technicznym, naukowym lub zarządczym, które wspomagają instytucje UE w kształtowaniu i wdrażaniu polityki. Wiele z nich jest bardzo wyeksponowanych, a ponadto mają one znaczny wpływ na obszary o istotnym znaczeniu w codziennym życiu obywateli europejskich, np. w dziedzinie zdrowia, bezpieczeństwa, wolności i sprawiedliwości. Krótki opis zadań realizowanych przez każdą z agencji zamieszczono w odnośnych poświadczeniach wiarygodności w rozdziale 3.
1.5. W niniejszym sprawozdaniu Trybunał odnosi się do konkretnych agencji, używając skrótów, których wykaz przedstawiono na początku dokumentu.
1.6. Istnieją trzy rodzaje agencji: agencje zdecentralizowane, agencje wykonawcze i inne organy. Krótką charakterystykę każdej z tych kategorii zamieszczono poniżej. Na przestrzeni lat liczba agencji się zwiększała, a w 2017 r. wyniosła 41, jak pokazano w ramce 1.1.
Ramka 1.1
Wzrost liczby agencji
(*) Niektóre agencje działały wcześniej w oparciu o inny status, jako organizacje międzyrządowe.
Źródło: Europejski Trybunał Obrachunkowy.
1.7. Agencje wykonawcze Komisji znajdują się przy siedzibach Komisji Europejskiej w Brukseli i Luksemburgu. Agencje zdecentralizowane i inne organy mają swoje siedziby w 23 różnych państwach członkowskich na terenie całej UE, jak podano w wykazie akronimów/skrótów i w ramce 1.2. O lokalizacji siedziby decyduje Rada lub Rada wspólnie z Parlamentem Europejskim.
Ramka 1.2
Rozmieszczenie agencji w państwach członkowskich
Źródło: Europejski Trybunał Obrachunkowy.
Agencje zdecentralizowane przyczyniają się do zaspokojenia szczególnych potrzeb w różnych obszarach polityki
1.8. Agencje zdecentralizowane w liczbie 32 4 odgrywają ważną rolę w opracowywaniu i realizacji polityki UE w różnych obszarach, zwłaszcza przy realizacji zadań o charakterze technicznym, naukowym, operacyjnym lub regulacyjnym. Mają one przyczyniać się do zaspokojenia szczególnych potrzeb w różnych obszarach polityki oraz do zacieśniania współpracy na poziomie europejskim poprzez skupianie wiedzy technicznej i specjalistycznej ze strony UE i rządów krajowych. Zostały one powołane na czas nieokreślony rozporządzeniem Rady lub Parlamentu Europejskiego i Rady.
1.9. Agencje zdecentralizowane prowadzą działalność pod kontrolą zarządu składającego się z przedstawicieli państw członkowskich i Komisji, a w niektórych agencjach również innych podmiotów. Zarząd określa ramowe zasady operacyjne, których agencja musi przestrzegać w swojej pracy, w tym wieloletnie i roczne programy prac, projekty budżetu i plany zatrudnienia, za których wdrożenie odpowiadają dyrektorzy (wykonawczy). Każda agencja zdecentralizowana podlega osobnej procedurze udzielenia absolutorium z wykonania budżetu, przeprowadzanej w większości przypadków przez Parlament Europejski i Radę 5 , która obejmuje koszty osobowe oraz wydatki administracyjne i operacyjne.
Agencje wykonawcze Komisji wdrażają programy unijne
1.10. Sześciu agencjom wykonawczym Komisji 6 powierzono zadania wykonawcze i operacyjne dotyczące jednego lub większej liczby programów unijnych. Agencje te ustanowiono na czas określony. Zostały one utworzone na mocy decyzji Komisji i prowadzą działalność pod nadzorem komitetów sterujących powołanych przez Komisję. Działają w oparciu o wieloletnie i roczne programy prac, za których ustanowienie i wdrożenie odpowiadają dyrektorzy wykonawczy. Ich budżety podlegają indywidualnej procedurze udzielenia absolutorium przez Parlament Europejski i Radę. Inaczej niż w przypadku agencji zdecentralizowanych budżety te obejmują jedynie koszty osobowe i wydatki administracyjne, podczas gdy wszystkie wydatki operacyjne agencji pochodzą z budżetu Komisji i są w związku z tym objęte ogólnym absolutorium udzielanym Komisji. Budżety własne agencji wykonawczych stanowią zatem tylko niewielką część budżetu, jaki agencje te faktycznie wdrażają.
Inne organy mają ściśle określone mandaty
1.11. Trzy inne organy to EIT, Euratom i SRB.
1.12. EIT, mający siedzibę w Budapeszcie, jest niezależnym, zdecentralizowanych organem UE, który skupia zasoby naukowe, biznesowe i edukacyjne w celu pobudzenia potencjału innowacyjnego Unii poprzez zapewnianie finansowania w postaci dotacji. Został on powołany przez Parlament Europejski i Radę na czas nieokreślony. Na jego czele stoi dyrektor, a nadzór sprawuje Rada Zarządzająca. EIT podlega indywidualnej procedurze udzielenia absolutorium przez Parlament Europejski i Radę.
1.13. Euratom, którego siedziba znajduje się w Luksemburgu, został utworzony przez Radę na czas nieokreślony w celu wsparcia realizacji celów zawartych w Traktacie ustanawiającym Europejską Wspólnotę Energii Atomowej. Podlega on indywidualnej procedurze udzielenia absolutorium przez Parlament Europejski i Radę. Komitet doradczy, złożony z członków pochodzących z państw członkowskich, pomaga agencji Euratom w realizacji jej zadań, wydając opinie i dostarczając analiz oraz informacji. Dyrektor generalny tej agencji wykonuje swoje obowiązki pod nadzorem Komisji.
1.14. SRB z siedzibą w Brukseli to centralny organ ds. restrukturyzacji i uporządkowanej likwidacji w unii bankowej. Celem SRB jest zapewnienie należytej restrukturyzacji i uporządkowanej likwidacji upadających banków, która wywrze jak najmniejszy wpływ na gospodarkę realną, system finansowy i finanse publiczne w państwach członkowskich uczestniczących w jednolitym mechanizmie nadzorczym i poza nimi. SRB jest reprezentowana przez przewodniczącego, który ma jednocześnie uprawnienia organu powołującego. Przewodniczący SRB podlega indywidualnej procedurze udzielenia absolutorium przez Jednolitą Radę, w skład której wchodzą członkowie z krajowych organów ds. restrukturyzacji i uporządkowanej likwidacji uczestniczących państw członkowskich.
Agencje są finansowane z różnych źródeł i w ramach różnych działów WRF
1.5. Łączny budżet wszystkich agencji na 2017 r. (z wyłączeniem SRB) wyniósł 3,5 mld euro (w 2016 r. było to 3,4 mld euro), co stanowi około 2,7 % ogólnego budżetu UE na 2017 r. (w 2016 r. - 2,4 %), jak pokazano w ramce 1.3. Największy wzrost budżetu w 2017 r. odnotowano w przypadku GSA i EIT, które są finansowane z działu 1a WRF 7 (Konkurencyjność na rzecz wzrostu gospodarczego i zatrudnienia), oraz w przypadku Fronteksu, EMA i EASO finansowanych z działu 3 WRF (Bezpieczeństwo i obywatelstwo).
1.16. Ponadto budżet SRB na 2017 r. obejmował środki w wysokości 6,6 mld euro (w 2016 r. było to 11,8 mld euro) 8 , a złożyły się na niego składki instytucji kredytowych na rzecz jednolitego funduszu restrukturyzacji i uporządkowanej likwidacji.
1.17. W przypadku agencji zdecentralizowanych i innych organów ich budżet obejmuje koszty osobowe oraz wydatki administracyjne i operacyjne, natomiast w przypadku agencji wykonawczych, które realizują programy finansowane z budżetu Komisji, ich osobne środki budżetowe (łącznie około 241 mln euro) obejmują jedynie koszty osobowe i wydatki administracyjne. Wydatki operacyjne Komisji zrealizowane w 2017 r. przez sześć agencji wykonawczych wyniosły około 6,8 mld euro, tj. ponad dwukrotnie więcej niż wynosił łączny budżet wszystkich pozostałych agencji z wyłączeniem SRB.
Ramka 1.3
Źródła finansowania agencji w 2017 r.
Źródło: budżet ogólny UE na 2017 r. i budżety agencji na 2017 r.; dane opracowane przez Trybunał.
1.18. Większość agencji, w tym wszystkie agencje wykonawcze, jest finansowana niemal w całości z budżetu ogólnego UE. W przypadku pozostałych agencji działalność finansowana jest w całości lub po części z opłat i należności oraz ze składek przekazywanych bezpośrednio przez państwa uczestniczące: państwa członkowskie UE, kraje EFTA itp. Łącznie z ogólnego budżetu UE przekazano około 2,5 mld euro, natomiast 1 mld euro pochodził z opłat i należności oraz ze wkładów finansowych państw uczestniczących. W ramce 1.4 przedstawiono agencje uszeregowane pod względem wielkości środków otrzymanych z budżetu UE.
Ramka 1.4
Agencje uszeregowane pod względem wielkości wkładu z budżetu UE
1.19. Środki w kwocie 2,5 mld euro z budżetu ogólnego UE pochodzą z różnych działów WRF, jak pokazano w ramce 1.5.
Ramka 1.5
Finansowanie agencji z budżetu ogólnego UE w rozbiciu na działy WRF
Źródło: wieloletnie ramy finansowe UE na lata 2014-2020 oraz budżety agencji na 2017 r.; dane zestawione przez Trybunał.
1.20. Jeśli chodzi o personel, na koniec 2017 r. agencje zatrudniały około 11 000 pracowników 9 (w 2016 r. - 10 300), co stanowiło około jednej szóstej łącznej liczby pracowników instytucji i agencji UE. Liczbę pracowników w rozbiciu na poszczególne agencje przedstawiono w ramce 1.6.
Ramka 1.6
Liczba pracowników w poszczególnych agencjach według stanu na koniec 2017 r.
Źródło: dane agencji, zestawione przez Trybunał.
Sieć agencji UE ułatwia współpracę między nimi i wspiera komunikację z zainteresowanymi stronami
1.21. Sieć agencji UE została utworzona przez agencje jako platforma współpracy między nimi mająca na celu zwiększanie widoczności ich działań, wskazywanie możliwości przyrostu wydajności i ich promowanie oraz wnoszenie wartości dodanej. Działa ona w oparciu o priorytety uzgodnione przez agencje w pięcioletnim programie strategicznym (na lata 2015-2020) i w rocznych programach prac określających działania i oczekiwane rezultaty. Istotnym zadaniem, jakie powierzono sieci, jest zapewnianie skutecznej komunikacji między agencjami i zainteresowanymi podmiotami, przede wszystkim instytucjami europejskimi. Przewodnictwo w sieci sprawuje co roku inna agencja, na zasadzie rotacji.
KONTROLA PRZEPROWADZONA PRZEZ TRYBUNAŁ
Trybunał jest upoważniony do kontrolowania rocznych sprawozdań finansowych agencji i ich transakcji
1.22. Zgodnie z wymogami art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE) Trybunał skontrolował:
a) sprawozdania finansowe wszystkich agencji obejmujące sprawozdania finansowe 10 oraz sprawozdania z wykonania budżetu 11 za rok budżetowy zakończony 31 grudnia 2017 r.,
b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tych sprawozdań.
1.23. Na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli Trybunał przedstawia Parlamentowi Europejskiemu i Radzie (bądź innym organom udzielającym absolutorium, o których mowa w rozdziale 3 niniejszego sprawozdania) poświadczenie wiarygodności dla każdej agencji dotyczące wiarygodności jej sprawozdania finansowego oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. W stosownych przypadkach poświadczenia wiarygodności uzupełniono o istotne uwagi pokontrolne.
1.24. Zgodnie z postanowieniami art. 208 ust. 4 rozporządzenia finansowego UE 12 sprawozdania finansowe 32 agencji otrzymujących środki z budżetu UE zostały zweryfikowane przez niezależnych audytorów zewnętrznych. Trybunał zbadał wiarygodność wyników tych weryfikacji zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej i wziął je pod uwagę przy sporządzaniu własnych opinii z kontroli.
W swojej kontroli Trybunał uwzględnił stwierdzone obszary ryzyka
1.25. Aby uzyskać wystarczającą pewność, Trybunał przygotował swoją kontrolę w taki sposób, by uwzględnić w niej główne zidentyfikowane obszary ryzyka.
Ryzyko dla wiar ygodności sprawozdań fi nansowych agencji jest ogólnie niskie
1.26. Ogólnie Trybunał jest zdania, że ryzyko dla wiarygodności sprawozdań finansowych w przypadku wszystkich agencji jest niskie. Sprawozdania finansowe agencji są sporządzane z zastosowaniem zasad rachunkowości przyjętych przez księgowego Komisji. Zasady te opierają się na powszechnie przyjętych międzynarodowych standardach rachunkowości sektora publicznego. Liczba istotnych błędów wykrytych w przeszłości była niewielka.
Ryzyko dla legalności i prawidłowości transakcji jest ogólnie średnie, lecz waha się
1.27. Ogólnie ocenia się, że ryzyko dla legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw sprawozdań finansowych agencji jest średnie, lecz waha się od poziomu niskiego do wysokiego w zależności od tytułu budżetowego.
Tytuł I (koszty osobowe)
1.28. Ryzyko jest zasadniczo niskie. Za zarządzanie wynagrodzeniami odpowiada Urząd Administracji i Wypłacania Należności Indywidualnych działający w strukturach Komisji, kontrolowany przez Trybunał w ramach szczegółowych ocen wydatków administracyjnych. W minionych latach w kosztach osobowych nie wykryto żadnych istotnych błędów. Niemniej jednak w sytuacji, gdy agencje muszą pozyskać dużą liczbę dodatkowych pracowników w krótkim czasie, istnieje ryzyko średnie do wysokiego co do legalności i prawidłowości procedur naboru.
Tytuł II (wydatki administracyjne)
1.29. Ryzyko ocenia się jako średnie. Zamówienia na różnego rodzaju usługi, w tym coraz większe kwoty przeznaczone na usługi informatyczne, wiążą się ze skomplikowanymi przepisami i procedurami udzielania zamówień, a organy administracyjne agencji nie zawsze zapewniają zadowalający poziom przejrzystości i najlepsze wykorzystanie środków. Tradycyjnie jednym z głównych powodów wydawania przez Trybunał opinii z zastrzeżeniem i przedstawiania uwag są poważne błędy w zamówieniach wpływające na warunki płatności. Najistotniejszą kategorią kosztów pokrywanych w regularny sposób są jednak opłaty za wynajem pomieszczeń, których wysokość zmienia się jedynie, gdy agencje przenoszą się do nowej siedziby, w związku z czym ogólne ryzyko w tym zakresie jest średnie.
Tytuł III (wydatki operacyjne)
1.30. Ryzyko ocenia się jako niskie do wysokiego, w zależności od konkretnej agencji i rodzaju dokonywanych przez nią wydatków operacyjnych. Ogólnie ryzyko dotyczące zamówień jest podobne jak w przypadku tytułu II, choć odnośne kwoty mogą być większe. Jeśli chodzi o dotacje wypłacane w ramach tytułu III, wcześniejsze kontrole wykazały, że choć ogólnie mechanizmy kontrolne w agencjach się polepszyły, nie zawsze są one w pełni skuteczne.
Ryzyko dla należytego zarządzania finansami jest średnie
1.31. Ryzyko dla należytego zarządzania finansami jest oceniane na średnie, a jego występowanie stwierdzono głównie w obszarach informatyki i zamówień publicznych. W przeszłości Trybunał zgłaszał uwagi dotyczące zróżnicowania środowisk informatycznych w agencjach oraz uchybienia w zarządzaniu projektami informatycznymi, a także wskazywał postępowania o udzielenie zamówienia, w których nie zapewniono najlepszego stosunku wartości do ceny.
1.32. Z szerszej perspektywy liczba małych agencji (zob. ramki 1.4 i 1.6), z których każda ma swoje własne struktury i procedury administracyjne, stwarza ryzyko dla efektywności administracyjnej.
ROZDZIAŁ 2
Przegląd wyników kontroli
Przegląd wyników kontroli
WPROWADZENIE
WYNIKI DOROCZNYCH KONTROLI AGENCJI ZA ROK 2017 SĄ OGÓLNIE POZYTYWNE
Opinie bez zastrzeżeń co do wiarygodności sprawozdań finansowych wszystkich agencji
Punkty zawierające objaśnienia uzupełniające mają zasadnicze znaczenie dla zrozumienia sprawozdań finansowych
Opinie bez zastrzeżeń na temat legalności i prawidłowości dochodów leżących u podstaw rozliczeń wszystkich agencji
Opinie bez zastrzeżeń co do legalności i prawidłowości płatności leżących u podstaw rozliczeń agencji z wyjątkiem EASO
W punktach przedstawiających inne kwestie poruszono zagadnienia o szczególnym znaczeniu
Uwagi Trybunału dotyczą bardzo różnorodnych kwestii
WYNIKI KONTROLI PRZEDSTAWIONE W INNYCH SPRAWOZDANIACH DOTYCZĄCYCH AGENCJI OPUBLIKOWANYCH PRZEZ TRYBUNAŁ W 2017 R.
Przegląd punktowy w trybie pilnym dotyczący osiągnięcia celu zakładającego redukcję zatrudnienia o 5 % opublikowany przez Trybunał
Sprawozdanie specjalne Trybunału na temat SRB
Specjalne sprawozdanie roczne Trybunału dotyczące zobowiązań warunkowych wynikających z wykonywania zadań przez SRB
Inne sprawozdania specjalne Trybunału, w których jest mowa o co najmniej jednej agencji
THE EU AGENCIES NETWORK'S REPLY
WPROWADZENIE
2.1. W niniejszym rozdziale przedstawiono przegląd wyników dorocznych kontroli agencji za rok 2017 oraz innych prac kontrolnych dotyczących agencji, przeprowadzonych przez Trybunał w 2017 r.
| 2.2. Poświadczenia wiarygodności (opinie pokontrolne) dotyczące wiarygodności sprawozdań finansowych agencji oraz dochodów i płatności leżących u podstaw tych sprawozdań, jak również wszystkie kwestie i uwagi niepodważające tych opinii, przedstawiono w rozdziale 3. |
WYNIKI DOROCZNYCH KONTROLI AGENCJI ZA ROK 2017 SĄ OGÓLNIE POZYTYWNE
2.3. Ogólnie rzecz biorąc, kontrola rocznych sprawozdań finansowych agencji za rok zakończony dnia 31 grudnia 2017 r. oraz dochodów i płatności leżących u podstaw tych sprawozdań potwierdza pozytywne wyniki zgłaszane w poprzednich latach.
Opinie bez zastrzeżeń co do wiarygodności sprawozdań finansowych wszystkich agencji
2.4. Trybunał wydał opinie bez zastrzeżeń w odniesieniu do sprawozdań finansowych wszystkich agencji. W opinii Trybunału sprawozdania te przedstawiają rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach sytuację finansową agencji na dzień 31 grudnia 2017 r. oraz wyniki transakcji i przepływy pieniężne za zakończony tego dnia rok, zgodnie z przepisami odpowiednich regulaminów finansowych oraz z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji 13 .
Punkty zawierające objaśnienia uzupełniające mają zasadnicze znaczenie dla zrozumienia sprawozdań finansowych
2.5. Objaśnienia uzupełniające zwracają uwagę czytelników na ważne kwestie, które mają zasadnicze znaczenie dla zrozumienia sprawozdania przez odbiorcę.
2.6. W odniesieniu do EASO Trybunał zwraca uwagę na fakt, że sytuacja kadrowa Urzędu zaczęła się pogarszać w tempie wykładniczym. Obecnie Urząd nie ma zdolności administracyjnej do zapełnienia dużej liczby wakatów. Ogólnie rzecz biorąc, sytuacja kadrowa poważnie zagraża ciągłości prowadzenia przez Urząd działalności na obecną skalę.
2.7. W przypadku SRB Trybunał zwrócił uwagę na fakt, że składki na rzecz jednolitego funduszu restrukturyzacji i uporządkowanej likwidacji są obliczane na podstawie informacji pochodzących od instytucji kredytowych, przekazanych SRB przez krajowe organy ds. restrukturyzacji i uporządkowanej likwidacji. Rozporządzenie w sprawie jednolitego mechanizmu restrukturyzacji i uporządkowanej likwidacji nie przewiduje jednak kompleksowych i spójnych ram kontroli, które zapewniałyby wiarygodność tych informacji. Trybunał odnotował także, że metodyka obliczania składek określona w przepisach jest bardzo złożona, co może spowodować, że obliczenia będą niepoprawne. Z uwagi na wymóg zachowania poufności SRB nie może ujawnić danych instytucji kredytowych wykorzystanych na potrzeby obliczenia wysokości składek na rzecz funduszu, co ogranicza przejrzystość.
2.8. W przypadku agencji ECHA Trybunał zwrócił uwagę na fakt, że częściowo utrzymuje się ona ze środków własnych i pobiera opłaty od wszystkich przedsiębiorstw, które wnioskują o rejestrację chemikaliów zgodnie z wymogami rozporządzenia REACH 14 . Agencja oblicza wysokość tych opłat i wystawia na nie faktury na podstawie informacji przekazanych przez przedsiębiorstwa w chwili składania wniosku. W toku weryfikacji ex post przeprowadzonych przez ECHA stwierdzono konieczność istotnej korekty wysokości opłat, przy czym na koniec 2017 r. łączna kwota korekt nie była znana. Ustalenie to świadczy o ograniczeniach systemu, który w nadmiernym stopniu opiera się na deklaracjach składanych przez wnioskodawców.
2.9. W przypadku GSA Trybunał zwrócił uwagę na fakt, że wynik postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w odniesieniu do jednej z głównych umów Agencji (umowa ramowa opiewająca na 1,5 mld euro) został zakwestionowany przez jednego z oferentów.
2.10. Jeśli chodzi o dwie agencje z siedzibą w Londynie (EMA i EUNB), Trybunał zauważył, że w 2019 r. opuszczą one Zjednoczone Królestwo, a ich sprawozdania finansowe i powiązane informacje dodatkowe zostały sporządzone na podstawie informacji dostępnych w momencie podpisania tych sprawozdań. Trybunał zwrócił również uwagę na konsekwencje obowiązujących warunków najmu pomieszczeń biurowych w Londynie oraz potencjalnego spadku dochodów w następstwie wystąpienia Zjednoczonego Królestwa z UE.
2.11. W odniesieniu do Chafea Trybunał stwierdził znaczne uchybienia w obszarze księgowości.
Opinie bez zastrzeżeń na temat legalności i prawidłowości dochodów leżących u podstaw rozliczeń wszystkich agencji
2.12. W przypadku wszystkich agencji Trybunał wydał opinie bez zastrzeżeń w odniesieniu do legalności i prawidłowości dochodów leżących u podstaw ich rocznych sprawozdań finansowych za rok zakończony dnia 31 grudnia 2017 r. W opinii Trybunału dochody były legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.
Opinie bez zastrzeżeń co do legalności i prawidłowości płatności leżących u podstaw rozliczeń agencji z wyjątkiem EASO
2.13. W przypadku 40 agencji Trybunał wydał opinie bez zastrzeżeń w odniesieniu do legalności i prawidłowości płatności leżących u podstaw ich rocznych sprawozdań finansowych za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. W opinii Trybunału płatności były legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.
2.14. W odniesieniu do EASO Trybunał wydał negatywną opinię ze względu na istotne i systematycznie powtarzające się przypadki niezgodności płatności z regulaminem finansowym Urzędu i innymi obowiązującymi zasadami i przepisami, przy czym dotyczyło to głównie płatności związanych z postępowaniami o udzielenie zamówienia publicznego i z procedurami naboru. Fakt, że niezgodności te systematycznie się powtarzają, świadczy o nieprawidłowym systemie kontroli wewnętrznej. Łączny poziom błędu w tych niezgodnych z przepisami płatnościach wynosi nie mniej niż 7,7 mln euro, co stanowi 10,3 % łącznej kwoty płatności Urzędu dokonanych w 2017 r.
W punktach przedstawiających inne kwestie poruszono zagadnienia o szczególnym znaczeniu
2.15. W punktach zawierających omówienie innych kwestii uwagę czytelników zwraca się na zagadnienia, które nie zostały przedstawione w rocznych sprawozdaniach finansowych lub które nie są związane z legalnością i prawidłowością dochodów oraz płatności.
2.16. W odniesieniu do EIT Trybunał ustalił, że początkowe stawki zwrotu kosztów w przypadku dotacji przyznawanych tzw. wspólnotom wiedzy i innowacji (WWiI) wzrastały w miarę zbliżania się końca okresu kwalifikowalności. Przynosi to efekt odwrotny do zamierzonego, tj. WWiI nie stają się coraz bardziej niezależne od finansowania pochodzącego od EIT. Ponadto do rocznych biznesplanów dwóch WWiI dodano z mocą wsteczną pewne nowe zadania. W przypadku jednej z tych wspólnot spowodowało to istotną zmianę w stosunku do początkowej decyzji o przyznaniu dotacji. Istotne zmiany mogą spowodować nierówne traktowanie WWiI i nie są zgodne z rozporządzeniem finansowym.
2.17. W przypadku agencji Frontex od 2014 r. Trybunał wielokrotnie zgłaszał, że dowody poniesienia wydatków zadeklarowanych przez państwa współpracujące są często niewystarczające. Fakt ten potwierdziły również wyniki tegorocznej kontroli Trybunału. W odpowiedzi na zalecenie Trybunału z 2016 r. Frontex wprowadza obecnie uproszczony model zwrotu kosztów.
2.18. W przypadku EUNB, EIOPA i ESMA Trybunał zwrócił uwagę na fakt, że ich budżety są pokrywane w części ze środków unijnych, a w części ze składek przekazywanych bezpośrednio przez organy nadzorcze państw członkowskich UE lub podmioty objęte nadzorem. Nie można zatem wykluczyć, że w wyniku decyzji Zjednoczonego Królestwa w sprawie wystąpienia z UE dochody tych agencji zmniejszą się w przyszłości.
2.19. W odniesieniu do GSA Trybunał zauważył, że agencja ta obsługuje zarówno centrum monitorowania bezpieczeństwa systemu Galileo, jak i stacje naziemne Galileo, przy czym tak centrum, jak i stacje są położone na terytorium Zjednoczonego Królestwa i może być konieczna zmiana ich lokalizacji.
2.20. W odniesieniu do CdT Trybunał zauważył, że kilka agencji w coraz większym stopniu korzysta z tłumaczeń wewnętrznych i innych alternatywnych rozwiązań tłumaczeniowych, co oznacza, że zdolności CdT nie są wykorzystywane w największym możliwym zakresie. Ponadto na poziomie europejskim dochodzi do nakładania się wysiłków w zakresie prac nad systemami tłumaczeniowymi i dublowania kosztów bieżących.
2.21. W grudniu 2016 r. Urząd BEREC zwrócił się do CdT o przetłumaczenie czterech zaproszeń do wyrażania zainteresowania w celu utworzenia list rezerwowych na potrzeby naboru pracowników, mimo że wszystkie stanowiska zatwierdzone przez władze budżetowe w planie zatrudnienia Urzędu były obsadzone. W opinii Trybunału zlecenie wykonania tłumaczenia w grudniu 2016 r. było nieuzasadnione. Płatności za to zlecenie dokonano w marcu 2017 r., a jej wartość odpowiadała 2,5 % budżetu na 2017 r.
Ramka 2.1
Opinie z corocznych kontroli dotyczących sprawozdań finansowych i transakcji agencji w latach 2014-2017
Źródło: Europejski Trybunał Obrachunkowy.
Uwagi Trybunału dotyczą bardzo różnorodnych kwestii
2.22. Trybunał sformułował łącznie 145 uwag dotyczących 37 agencji, aby zwrócić uwagę na istotne kwestie i wskazać możliwości poprawy. Uwagi, z którymi można zapoznać się w rozdziale 3, zostały podsumowane poniżej. Większość z nich dotyczy należytego zarządzania finansami.
Poważne zagrożenia prowadzą do znacznych uchybień w EASO
2.23. W odniesieniu do EASO Trybunał zwrócił uwagę na poważne zagrożenia wiążące się nieodłącznie z charakterem działalności Urzędu i stojącymi przed nim nadzwyczajnymi wyzwaniami operacyjnymi spowodowanymi kryzysem migracyjnym. Ani solidna struktura zarządzania, ani skuteczne kontrole nie osłabiły tych zagrożeń, czego skutkiem były liczne przypadki istotnej niezgodności.
2.24. Od 2014 r. w Urzędzie dochodziło do dużej rotacji pracowników, a od grudnia 2017 r. zawieszony był proces naboru pracowników. Ponadto Urząd nie posiada jednostki audytu wewnętrznego ani własnej służby prawnej i nie przeprowadza systematycznie wewnętrznego przeglądu dokumentów prawnych.
2.25. Powtarzały się poważne uchybienia w zakresie prawie wszystkich skontrolowanych usług, świadczonych w wyniku udzielenia zamówień publicznych lub naboru pracowników. Uchybienia te dotyczyły oceny potrzeb Urzędu, opracowywania dokumentacji przetargowej, wyboru rodzaju umowy, metodyki oceny i udzielania zamówienia, zmian i przedłużeń umów, realizacji umów oraz weryfikacji świadczonych usług itp. Uchybienia takie naruszają zasady konkurencji, przejrzystości, równego traktowania i niedyskryminacji.
Odnotowano postępy w zakresie zhar monizowania środowiska infor matycznego
2.26. Agencje prowadzą różnorodne działania operacyjne wymagające odpowiednich rozwiązań informatycznych, dostosowanych niekiedy do ich specyficznych potrzeb. Kluczowe działania operacyjne i administracyjne są jednak realizowane w oparciu o te same ramy prawne, co sugeruje, że agencje stosują podobne procedury i mogłyby korzystać z podobnych rozwiązań informatycznych. Jak Trybunał zauważył w swoim sprawozdaniu zbiorczym z wyników kontroli agencji za 2016 r., agencje dokonały wprawdzie dużych postępów, jeśli chodzi o stosowanie podobnych systemów zarządzania budżetowego i systemów księgowych, lecz w innych kluczowych obszarach, takich jak zarządzanie zasobami ludzkimi oraz zarządzanie przetargami i umowami, nadal wykorzystywanych jest wiele różnych rozwiązań informatycznych.
2.27. Agencje rozważają obecnie możliwość dalszego zharmonizowania rozwiązań w tych obszarach, przede wszystkim dlatego, że zwiększyłoby to efektywność kosztową, zmniejszyło ryzyko dotyczące kontroli wewnętrznych i poprawiło zarządzanie w dziedzinie IT. W 2017 r. odnotowano postępy w obszarze wykorzystania narzędzi informatycznych na potrzeby zarządzania zasobami kadrowymi. 20 agencji podpisało bowiem porozumienie z Komisją w sprawie stosowania narzędzia SYSPER II, co sprawi, że środowisko informatyczne będzie bardziej ujednolicone w tym obszarze. Planuje się, że większość agencji zacznie korzystać z narzędzia Komisji od 1 stycznia 2019 r., jednak niektóre agencje stosują je już od III kwartału 2018 r.
Ramka 2.2
Wprowadzenie przez agencje wspólnego narzędzia SYSPER II w obszarze zasobów kadrowych
Źródło: Europejski Trybunał Obrachunkowy na podstawie informacji przekazanych przez agencje.
Trwają prace nad wprowadzeniem elektronicznych zamówień publicznych
2.28. W tak zróżnicowanych warunkach korzystanie z podobnych narzędzi elektronicznych w przypadku zamówień na realizację dostaw lub świadczenie usług (elektroniczne zamówienia publiczne) w istotnym stopniu przyczyniłoby się do większej harmonizacji środowiska informatycznego w agencjach. Zgodnie z rozporządzeniami finansowymi, które weszły w życie odpowiednio w 2012 i 2013 r., wszystkie instytucje i agencje UE "[...] w jak największym zakresie opracowują [...] i stosują rozwiązania z zakresu dostarczania, przechowywania i przetwarzania danych przedłożonych w ramach procedur udzielania dotacji i udzielania zamówień, i wyznaczają w tym celu jeden »elektroniczny obszar wymiany danych« dla wnioskodawców, kandydatów i oferentów" 15 , 16 . Choć w rozporządzeniach tych nie przewidziano żadnego docelowego terminu wprowadzenia elektronicznych zamówień publicznych, unijna dyrektywa w sprawie zamówień publicznych z 2014 r. 17 nakazuje umożliwienie korzystania ze środków elektronicznych w zamówieniach publicznych w państwach członkowskich UE od 2018 r., a unijna dyrektywa w sprawie fakturowania elektronicznego z 2014 r. 18 zobowiązuje organy publiczne do odbioru faktur elektronicznych od 2019 r.
2.29. Ponieważ wymóg ten obowiązuje wszystkie instytucje UE, Komisja opracowuje obecnie kompleksowe rozwiązanie informatyczne, które obejmie wszystkie etapy postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. Wszystkie agencje publikują ogłoszenia o przetargach w Elektronicznym Dzienniku Przetargowym (Tenders Electronic Daily), który jest europejskim dziennikiem zamówień publicznych. W 2010 r. Komisja uruchomiła ponadto narzędzie służące do elektronicznego fakturowania, w 2011 r. - narzędzie umożliwiające elektroniczną publikację dokumentów związanych z ogłoszeniami o zamówieniach w Dzienniku Urzędowym UE (elektroniczne procedury przetargowe), a w 2015 r. - narzędzie do elektronicznego składania ofert. Do końca 2017 r. większość agencji wprowadziła elektroniczne fakturowanie i elektroniczne procedury przetargowe w niektórych postępowaniach, lecz nie wprowadziła elektronicznego systemu składania ofert.
Ramka 2.3
Wprowadzenie przez agencje narzędzi w obszarze elektronicznych zamówień publicznych
Źródło: Europejski Trybunał Obrachunkowy na podstawie informacji przekazanych przez agencje.
Zarządzanie usługami doradztwa infor matycznego i projektami w EMA i eu-LISA poprawiło się
Zarządzanie usługami doradztwa informatycznego i projektami w EMA
2.30. W trakcie ubiegłorocznej kontroli Trybunał przeanalizował, w jaki sposób EMA zarządzała usługami doradztwa. Nadmierne korzystanie z tego rodzaju usług doprowadziło do sytuacji, w której EMA stała się w istotnym stopniu zależna od zewnętrznej wiedzy fachowej. Trybunał informował też, że kontrola na etapie przygotowywania i wdrażania projektów była nieodpowiednia, w realizacji projektów wystąpiły znaczne opóźnienia, a koszty rosły.
2.31. W ciągu 2017 r. EMA wdrożyła szereg działań mających na celu poprawę tej sytuacji. Zmniejszenie jej istotnej zależności od firm konsultingowych zajmie jednak sporo czasu, a efekty podjętych działań będą widoczne dopiero na przestrzeni lat.
Zarządzanie usługami doradztwa informatycznego i projektami w eu-LISA
2.32. Ze względu na charakter swoich operacji eu-LISA korzysta z usług doradztwa głównie w związku z projektami informatycznymi. W 2017 r. projekty informatyczne eu-LISA zostały zrealizowane w ramach ustalonych budżetów i zgodnie z harmonogramem.
2.33. Na potrzeby opracowywania i realizacji projektów informatycznych eu-LISA stosuje model zlecania zadań na zewnątrz, w którym około 90 % powiązanych prac jest realizowanych przez trzech wykonawców. Wszystkie projekty informatyczne są co prawda pod kontrolą eu-LISA, która jest za nie ostatecznie odpowiedzialna, lecz przyjęcie modelu, w którym opracowywanie i realizacja tak wrażliwych systemów informatycznych jest w tak dużym zakresie zlecane wykonawcom zewnętrznym, stwarza ryzyko nadmiernego uzależnienia od tych wykonawców.
2.34. Równocześnie niewielka liczba pracowników zatrudnionych w głównych działach operacyjnych stwarza zagrożenie dla ciągłości działania.
W zarządzaniu zamówieniami nadal występują niedociągnięcia
2.35. Cel przyświecający postępowaniom o udzielenie zamówienia publicznego polega na zapewnieniu konkurencji pomiędzy podmiotami gospodarczymi i na dokonaniu najkorzystniejszego ekonomicznie zakupu w sposób przejrzysty, obiektywny i spójny oraz zgodnie ze stosownymi ramami prawnymi. W 14 agencjach (Urząd BEREC, CEPOL, Chafea, eu-LISA, EASO, EUNB, EEA, EFSA, EIGE, EUIPO, ERA, EASA, FRA i SRB) Trybunał odnotował niedociągnięcia w zamówieniach publicznych (głównie na usługi), które stanowiły zagrożenie dla optymalnego wykorzystania środków. Niedociągnięcia te dotyczyły najczęściej braku odpowiedniej równowagi między aspektami ceny i jakości w kryteriach udzielania zamówień, nieoptymalnego przygotowania umów ramowych, korzystania z umów ramowych umożliwiających nabywanie usług, w przypadku których specyfikacje lub cena nie zostały wystarczająco uszczegółowione, a także nieuzasadnionego korzystania z usług pośrednictwa.
Większość agencji przeanalizowała skutki brexitu
2.36. W dniu 29 marca 2017 r. Zjednoczone Królestwo poinformowało Radę Europejską o swojej decyzji o wystąpieniu z Unii Europejskiej (brexit). W przeciwieństwie do większości agencji pięć z nich (ACER, Urząd BEREC, CEPOL, ENISA, EU-OSHA) nie przeprowadziło kompleksowej analizy prawdopodobnego wpływu brexitu na swoją organizację, operacje i rozliczenia.
Ogłoszenia o naborze mogłyby być publikowane na stronie EPSO
2.37. Większość agencji (ACER, Cedefop, CEPOL, Chafea, EASA, EUNB, ECHA, EEA, EIGE, EIOPA, EIT, EMA, EMCDDA, EMSA, ENISA, ESMA, eu-LISA, Eurojust, Europol, Frontex, GSA, SRB) publikuje ogłoszenia o naborze na swoich stronach internetowych i w mediach społecznościowych, lecz często nie na stronie internetowej Europejskiego Urzędu Doboru Kadr (EPSO). Tymczasem publikacja na stronie EPSO zwiększyłaby przejrzystość i widoczność oraz umożliwiłaby obywatelom uzyskanie informacji o naborach ogłaszanych przez wszystkie instytucje i agencje europejskie. Jako główny powód agencje wskazują fakt, że EPSO zgadza się na publikację ogłoszeń o naborze jedynie pod warunkiem, że zostały one przetłumaczone na wszystkie języki urzędowe UE, co z kolei wiąże się z wysokimi kosztami tłumaczenia.
Mniejsza liczba uwag dotyczących legalności i prawidłowości płatności
2.38. Liczba uwag dotyczących legalności i prawidłowości płatności zmniejszyła się do ośmiu (w 2016 r. zgłoszono ich 11), co świadczy o nieprzerwanych wysiłkach ze strony agencji, by zapewnić zgodność z ramami prawnymi, zwłaszcza z przepisami rozporządzenia finansowego i regulaminu pracowniczego. Pięć uwag dotyczyło po raz kolejny uchybień w procedurach udzielania zamówień (EASO, EASA, EIGE, Frontex), trzy natomiast - niedociągnięć w procedurach rekrutacyjnych (EASO, Cedefop, Frontex).
W zarządzaniu budżetem odnotowano poprawę
2.39. Zgodnie z rozporządzeniem finansowym środki budżetowe przyznane na dany rok mogą zostać przeniesione na rok kolejny pod pewnymi warunkami 19 . W rozporządzeniu finansowym nie określono co prawda maksymalnej kwoty takich przeniesień, a samo ich występowanie wynika w znacznym stopniu z wieloletniego charakteru działań, jednak ich nadmierny poziom może świadczyć o opóźnieniach w realizacji programów prac lub w wykonaniu planów zamówień, a ponadto może stać w sprzeczności z budżetową zasadą jednoroczności.
2.40. W ramce 2.4 pokazano liczbę agencji, w przypadku których Trybunał stwierdził wysoki poziom przeniesień w 2017 r. i w poprzednich latach. Ograniczenie tej liczby do zaledwie dwóch agencji (Chafea, EU-OSHA) w 2017 r. wynikło z tego, że agencje były w stanie lepiej i w bardziej przejrzysty sposób wyjaśnić i uzasadnić przeniesienia, jak również ze zmiany w podejściu Trybunału do sprawozdawczości w tym obszarze w 2017 r. Począwszy od 2017 r., Trybunał informuje bowiem w swoich sprawozdaniach o przeniesieniach jedynie, jeśli uzna, że są one niedostatecznie uzasadnione.
Ramka 2.4
Zmniejszająca się liczba uwag dotyczących nadmiernego lub wysokiego poziomu przeniesień
Źródło: Europejski Trybunał Obrachunkowy na podstawie informacji przekazanych przez agencje.
2.41. Ponadto w przypadku dwóch agencji (Frontex, EUIPO) Trybunał poinformował o anulowaniu środków budżetowych przeniesionych z poprzednich lat. Świadczy to o przeszacowaniu potrzeb budżetowych, zwłaszcza po stronie organów administracji publicznej państw członkowskich i innych państw współpracujących.
Środowisko księgowe mogłoby zostać udoskonalone
2.42. W trakcie tegorocznych kontroli Trybunał dokonał również przeglądu środowiska księgowego w agencjach, które ma istotne znaczenie z perspektywy przygotowania wiarygodnych sprawozdań finansowych. Zgodnie z rozporządzeniem finansowym każda agencja ma własnego księgowego, co spowodowało, że łącznie 37 księgowych odpowiada za 2 % budżetu europejskiego. Główne obowiązki księgowego to: dokonywanie płatności, pobór dochodów, odzyskiwanie należności, przygotowanie i prezentacja sprawozdań finansowych, prowadzenie ksiąg rachunkowych, określanie i walidacja systemów rachunkowości oraz zarządzanie środkami pieniężnymi. W celu zwiększenia wydajności w 2012 r. księgowy Komisji zwrócił się do agencji z propozycją delegowania ich funkcji księgowych na jego rzecz na podstawie umowy. Jako pierwsza propozycję tę zaakceptowała agencja CEPOL, co miało miejsce w 2014 r. Do końca 2017 r. na takie rozwiązanie przystały jedynie trzy kolejne agencje (GSA, Urząd BEREC, ACER).
2.43. Pozycja księgowych w hierarchii organizacyjnej agencji może mieć wpływ na ich niezależność. Księgowi muszą być niezależni w szczególności od osób upoważnionych do zatwierdzania zobowiązań i płatności. Trybunał dostrzega potrzebę wzmocnienia niezależności księgowych poprzez przesunięcie tego stanowiska bezpośrednio pod zwierzchnictwo dyrektora agencji (obowiązki administracyjne) i zarządu (obowiązki funkcyjne). Uwagę tę sformułował on w odniesieniu do 13 agencji (CdT, EACEA, EASA, EASME, EEA, EFSA, EIOPA, EMA, EMCDDA, ERA, EU-OSHA, Eurofound, FRA). Takie rozwiązanie wymagałoby również, by mianowanie księgowego i coroczna ocena jego pracy należały do obowiązków zarządu.
2.44. W rozporządzeniu finansowym na księgowych nałożono obowiązek potwierdzania wiarygodnego funkcjonowania systemów rachunkowości agencji (tzw. walidacja). W przypadku większości agencji systemy rachunkowości zostały objęte walidacjami, które są nadal aktualne. W siedmiu agencjach jednak (ACER, Urząd BEREC, CEPOL, EASME, EIT, EMA, GSA) z uwagi na poważne zmiany w stosowanych przez nie systemach wymagana jest ich ponowna walidacja w bliskim terminie.
Ramka 2.5
Niezależność księgowych agencji i systemy rachunkowości wymagające ponownej walidacji
Źródło: Europejski Trybunał Obrachunkowy na podstawie informacji przekazanych przez agencje.
Trybunał wykrył uchybienia w mechanizmach kontroli wewnętrznej w niektór ych agencjach
2.45. W przypadku trzech agencji (EASO, CPVO, REA) dokumentacja dotycząca zamówień, przyznania dotacji bądź procedur rekrutacji była nieodpowiednia.
2.46. W trzech agencjach (ACER, EIT, Frontex) stwierdzono z kolei pewne uchybienia we wdrażaniu standardu kontroli wewnętrznej dotyczącego planu ciągłości działania. Uchybienia te mogą przyczynić się do istotnego ryzyka dla ciągłości działania w razie wystąpienia poważnej katastrofy, gdyż dane mogą zostać utracone bezpowrotnie.
Agencje podejmują działania następcze w odpowiedzi na ustalenia kontroli z poprzednich lat
2.47. Trybunał sporządził w stosownych przypadkach sprawozdania ze stanu zaawansowania działań podjętych przez agencje w odpowiedzi na uwagi z poprzednich lat.
Jak pokazano w ramce 2.6, ukończono już działania naprawcze bądź są one w toku w przypadku większości spośród 170 uwag, w odniesieniu do których do końca 2016 r. nie podjęto żadnych kroków. Jeśli chodzi o 13 uwag, w odniesieniu do których nie podjęto żadnych działań, w trzech przypadkach niezbędne działania naprawcze znajdowały się poza kontrolą agencji.
Ramka 2.6
Działania podjęte przez agencje w odpowiedzi na uwagi z poprzednich lat
Źródło: Europejski Trybunał Obrachunkowy.
Przypadki podejrzeń nadużycia finansowego zgłoszone przez Tr ybunał do OL AF
2.48. Nadużycie finansowe jest aktem umyślnego oszustwa w celu odniesienia korzyści. Trybunał zgłasza przypadki podejrzenia nadużycia stwierdzone podczas swoich kontroli unijnemu Urzędowi ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF), który następnie decyduje, czy wszcząć dochodzenie i podjąć dalsze kroki, w razie potrzeby we współpracy z krajowymi organami sądowymi. W 2017 r. w około 1 000 transakcji i 150 zamówieniach publicznych skontrolowanych na potrzeby poświadczeń wiarygodności dla agencji Trybunał wykrył trzy przypadki podejrzenia popełnienia nadużycia finansowego, które zgłosił do OLAF. Dotyczyły one nieprawidłowości w postępowaniach o udzielenie zamówienia.
Trybunał przedstawia informacje na temat sprawozdań Służby Audytu Wewnętrznego Komisji i sprawozdań z oceny zewnętrznej
2.49. Trybunał skorzystał również - w celu pozyskania informacji - ze sprawozdań z kontroli opracowanych przez Służbę Audytu Wewnętrznego oraz ze sprawozdań z oceny zewnętrznej sporządzonych na zlecenie Komisji. W 2017 r. Służba Audytu Wewnętrznego wydała 26 sprawozdań, a w dziewięciu przypadkach agencje zostały objęte oceną zewnętrzną. Trybunał nie zweryfikował odnośnych prac kontrolnych ani procedur oceny.
WYNIKI KONTROLI PRZEDSTAWIONE W INNYCH SPRAWOZDANIACH DOTYCZĄCYCH AGENCJI OPUBLIKOWANYCH PRZEZ TRYBUNAŁ W 2017 R.
Przegląd punktowy w trybie pilnym dotyczący osiągnięcia celu zakładającego redukcję zatrudnienia o 5 % opublikowany przez Trybunał
2.50. W 2017 r. Trybunał opublikował przegląd punktowy w trybie pilnym 20 dotyczący tego, w jaki sposób instytucje i agencje UE spełniły wymóg zmniejszenia liczby stanowisk w swoich planach zatrudnienia o 5 % w latach 2013-2017 (w przypadku agencji - w latach 2014-2018). W odniesieniu do agencji Trybunał stwierdził, że wymóg ten został spełniony, choć nie bez pewnych opóźnień. O ile agencjom zdecentralizowanym z tradycyjnymi zadaniami udało się zredukować liczbę pracowników o 8,9 %, w przypadku niektórych agencji zdecentralizowanych i agencji wykonawczych, którym powierzono nowe zadania i obowiązki, liczba pracowników wzrosła odpowiednio o 19,9 % i 42,9 %. W ramce 2.7 przedstawiono, o ile zmieniła się procentowo liczba stanowisk w planach zatrudnienia wszystkich instytucji, organów i agencji UE.
Ramka 2.7
Analiza zmiany liczby stanowisk w planach zatrudnienia między rokiem 2012 i 2017 (w proc.)
Źródło: Europejski Trybunał Obrachunkowy.
Sprawozdanie specjalne Trybunału na temat SRB
2.51. Jednolita Rada ds. Restrukturyzacji i Uporządkowanej Likwidacji (SRB) z siedzibą w Brukseli została ustanowiona w sierpniu 2014 r. w ramach działań strategicznych podjętych w odpowiedzi na kryzys finansowy. Jej głównym zadaniem jest restrukturyzacja i uporządkowana likwidacja upadających banków, które wchodzą w zakres jej kompetencji. W styczniu 2017 r. w zakres kompetencji SRB wchodziło 139 banków, w tym 130 grup bankowych 21 .
2.52. W ramach kontroli 22 sprawdzono, czy SRB jest przygotowana do skutecznego przeprowadzania restrukturyzacji i uporządkowanej likwidacji banków, a także przeanalizowano jakość procesu planowania przez SRB restrukturyzacji i uporządkowanej likwidacji w przypadku poszczególnych banków. Zweryfikowano też, czy SRB ustanowiono w sposób, który pozwala jej działać zgodnie z odnośnymi ramami prawnymi dotyczącymi planowania restrukturyzacji i uporządkowanej likwidacji, i czy dysponowała ona wystarczającymi zasobami kadrowymi do realizacji powierzonych jej zadań.
2.53. Trybunał wykrył uchybienia we wszystkich tych obszarach, przy czym proces utworzenia SRB jako zupełnie nowego podmiotu stanowił sam w sobie bardzo poważne wyzwanie, a wszelkie niedociągnięcia należy rozpatrywać w tym kontekście. Zalecenia sformułowane przez Trybunał dotyczyły przygotowywania planów restrukturyzacji i uporządkowanej likwidacji oraz ukończenia przez SRB prac nad zasadami i wytycznymi, a także zwiększenia poziomu zatrudnienia i usprawnienia procedur w zakresie zasobów kadrowych.
Specjalne sprawozdanie roczne Trybunału dotyczące zobowiązań warunkowych wynikających z wykonywania przez SRB jej zadań
2.54. Rozporządzenie w sprawie jednolitego mechanizmu restrukturyzacji i uporządkowanej likwidacji stanowi 23 , że Trybunał ma obowiązek opracowania sprawozdania dotyczącego wszelkich zobowiązań warunkowych wynikających z wykonywania zadań przez SRB, Radę i Komisję na mocy tego rozporządzenia. Według stanu na dzień 31 grudnia 2016 r. zobowiązania warunkowe SRB wynosiły 842 mln euro z tytułu składek ex ante, a kwota ta wzrosła do 1 420 mln euro według stanu na dzień 30 września 2017 r. W 2016 r. SRB nie rozpoczęła żadnego procesu restrukturyzacji i uporządkowanej likwidacji banków, w związku z czym nie istniały żadne zobowiązania warunkowe, które należałoby wykazać w odniesieniu do decyzji w sprawie restrukturyzacji i uporządkowanej likwidacji za rok budżetowy 2016. Niemniej jednak, w wyniku decyzji w sprawie restrukturyzacji i uporządkowanej likwidacji podjętej w czerwcu 2017 r. w odniesieniu do Banco Populare Español S.A., przeciwko SRB wniesiono 90 spraw do Sądu Trybunału Sprawiedliwości UE i złożono 46 odwołań do komisji odwoławczej SRB do końca października 2017 r., a więc do momentu opublikowania przez Trybunał sprawozdania za 2016 r. dotyczącego zobowiązań warunkowych wynikających z wykonywania zadań przez SRB. Komisja i Rada zostały powiadomione o 26 sprawach wniesionych do Sądu Trybunału Sprawiedliwości UE w związku z tą decyzją w sprawie restrukturyzacji i uporządkowanej likwidacji. Powiązane zobowiązania warunkowe będą przedmiotem kontroli i zostaną uwzględnione w odnośnym sprawozdaniu Trybunału za rok budżetowy 2017.
Inne sprawozdania specjalne Trybunału, w których jest mowa o co najmniej jednej agencji
2.55. Oprócz sprawozdań z kontroli poświęconych wyłącznie agencjom, w 2017 r. Trybunał opublikował również szereg sprawozdań specjalnych dotyczących realizacji polityki UE, w których wspomniano o kilku agencjach (zob. ramka 2.8).
Ramka 2.8
Inne sprawozdania specjalne Trybunału, w których jest mowa o agencjach
Źródło: Europejski Trybunał Obrachunkowy.
ODPOWIEDZI SIECI AGENCJI UE
Agencje doceniają pozytywne wnioski Trybunału na temat rzetelności swoich sprawozdań i prawidłowości transakcji leżących u ich podstaw.
2.27. Sieć pragnie wyrazić swoje obawy dotyczące tego, że Komisja dostarcza tylko podstawowe pakiety modułów agencjom w systemie Sysper, a agencje są zobowiązane - i pozostaną zobowiązane - do utrzymywania oddzielnych narzędzi do oceny rocznej, telepracy, ruchomego czasu pracy i sprawozdawczości w zakresie zasobów ludzkich. A zatem środowisko informatyczne w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi stanie się tylko częściowo bardziej jednorodne, i w o wiele mniejszym stopniu niż Komisja by tego sobie życzyła.
Agencje analizują także możliwość przyjęcia wspólnego rozwiązania w celu wspierania procesów rekrutacyjnych, które nie są obecnie objęte systemem Sysper.
2.39. W dziedzinie udzielania zamówień publicznych w ostatnich dwóch latach zaobserwowano wyraźny trend w kierunku harmonizacji tych e-narzędzi. Początki tego procesu sięgają lat 2015-2016, kiedy DIGIT we współpracy z BUDG opracował pakiet e-Prior do e-zamówień. Od tego czasu ten pakiet e-modułów obejmujący wszystkie etapy procesu udzielania zamówień stał się w coraz większym stopniu standardem, który agencje stosują. W 2018 r. trend ten w dalszym stopniu wzmocnił się w związku z wprowadzeniem i udostępnieniem agencjom nowego modułu elektronicznego składania ofert oraz modułu ABAC LCK. Opracowywane są również moduły elektronicznej oceny ofert i elektronicznego przyznawania zamówień. Agencje stopniowo rezygnują ze swoich indywidualnych narzędzi, niektóre w szybszym tempie niż inne; tym niemniej niezależnie od tempa tego procesu, tendencja ta jest nie do zatrzymania.
2.42. Proponowane korzyści pod względem wydajności, które mogłyby być osiągnięte w wyniku delegowania Komisji zadań w zakresie rachunkowości, są w rzeczywistości trudne do uzyskania. To nie wynik końcowy dla budżetu, który jest elementem decydującym pod względem nakładu pracy, lecz finalizacja wszystkich czynności rachunkowych w wąskim przedziale czasowym na początku roku. Z doświadczenia wynika, że sfinalizowanie więcej niż jednego zestawu rachunków (tj. z dodatkowym finansowaniem za pośrednictwem umowy o delegowaniu zadań) wymaga prawie podwójnej liczby pracowników, pomimo zajmowania się mniejszymi kwotami (i mniejszą liczbą transakcji). Pomimo delegowania takich czynności Komisji każda agencja będzie wciąż musiała dysponować zespołem ds. księgowości, ponieważ i tak będzie konieczne wykonanie pewnych zadań związanych z księgowością. Dlatego też będzie konieczne zachowanie pewnych funkcji związanych z księgowością, a ponieważ księgowość jest wyspecjalizowaną czynnością, zasoby zwolnione w celu osiągnięcia pewnych niewielkich korzyści nie będą mogły być przekierowane do wykonania innych zadań. Dopóki taka jest sytuacja, wszelkie oszczędności w zakresie zasobów ludzkich nie będą odpowiadać ekwiwalentowi pełnego etatu. Dodatkowo należy zapłacić jeszcze opłatę roczną. Dlatego też niewiele agencji postanowiło delegować to zadanie Komisji.
2.43. Sieć pragnie podkreślić, że nie istnieje precedens ani ocena ryzyka, które by uzasadniały wniosek, że niezależność księgowego byłaby większa, gdyby odpowiadał on bezpośrednio przed urzędnikiem zatwierdzającym, zamiast przed delegowanym urzędnikiem zatwierdzającym. Niektóre agencje zdecydowały się na przyjęcie Karty księgowego, w tym postanowień w zakresie podlegania organowi zarządzającemu, jeżeli wymagane.
ROZDZIAŁ 3
Poświadczenia wiarygodności i inne wyniki kontroli agencji
Poświadczenia wiarygodności i inne wyniki kontroli agencji
3.1. Informacje leżące u podstaw poświadczeń wiarygodności
AGENCJE FINANSOWANE ZE ŚRODKÓW DZIAŁU 1A WRF - KONKURENCYJNOŚĆ NA RZECZ WZROSTU GOSPODARCZEGO I ZATRUDNIENIA
3.2. Agencja ds. Współpracy Organów Regulacji Energetyki (ACER)
3.3. Organ Europejskich Regulatorów Łączności Elektronicznej (BEREC)
3.4. Europejskie Centrum Rozwoju Kształcenia Zawodowego (Cedefop)
3.5. Europejska Agencja Bezpieczeństwa Lotniczego (EASA)
3.6. Europejski Urząd Nadzoru Bankowego (EUNB)
3.7. Europejska Agencja Chemikaliów (ECHA)
3.8. Europejski Urząd Nadzoru Ubezpieczeń i Pracowniczych Programów Emerytalnych (EIOPA)
3.9. Europejski Instytut Innowacji i Technologii (EIT)
3.10. Europejska Agencja Bezpieczeństwa Morskiego (EMSA)
3.11. Agencja Unii Europejskiej ds. Bezpieczeństwa Sieci i Informacji (ENISA)
3.12. Europejska Agencja Kolejowa (ERA)
3.13. Europejski Urząd Nadzoru Giełd i Papierów Wartościowych (ESMA)
3.14. Europejska Agencja Bezpieczeństwa i Zdrowia w Pracy (EU-OSHA)
3.15. Europejska Fundacja na rzecz Poprawy Warunków Życia i Pracy (Eurofound)
3.16. Agencja Europejskiego GNSS (globalnego systemu nawigacji satelitarnej) (GSA)
AGENCJE FINANSOWANE ZE ŚRODKÓW DZIAŁU 2 WRF - TRWAŁY WZROST GOSPODARCZY: ZASOBY NATURALNE
3.17. Europejska Agencja Środowiska (EEA)
3.18. Europejska Agencja Kontroli Rybołówstwa (EFCA)
AGENCJE FINANSOWANE ZE ŚRODKÓW DZIAŁU 3 WRF - BEZPIECZEŃSTWO I OBYWATELSTWO
3.19. Agencja Unii Europejskiej ds. Szkolenia w Dziedzinie Ścigania (CEPOL)
3.20. Europejski Urząd Wsparcia w dziedzinie Azylu (EASO)
3.21. Europejskie Centrum ds. Zapobiegania i Kontroli Chorób (ECDC)
3.22. Europejski Urząd ds. Bezpieczeństwa Żywności (EFSA)
3.23. Europejski Instytut ds. Równości Kobiet i Mężczyzn (EIGE)
3.24. Europejska Agencja Leków (EMA)
3.25. Europejskie Centrum Monitorowania Narkotyków i Narkomanii (EMCDDA)
3.26. Europejska Agencja ds. Zarządzania Operacyjnego Wielkoskalowymi Systemami Informatycznymi w Przestrzeni Wolności, Bezpieczeństwa i Sprawiedliwości (eu-LISA)
3.27. Europejska Jednostka Współpracy Sądowej (Eurojust)
3.28. Agencja Unii Europejskiej ds. Współpracy Organów Ścigania (Europol)
3.29. Agencja Praw Podstawowych Unii Europejskiej (FRA)
3.30. Europejska Agencja Straży Granicznej i Przybrzeżnej (Frontex)
AGENCJE FINANSOWANE ZE ŚRODKÓW DZIAŁU 4 WRF - GLOBALNY WYMIAR EUROPY
3.31. Europejska Fundacja Kształcenia (ETF)
AGENCJE FINANSOWANE ZE ŚRODKÓW DZIAŁU 5 WRF - ADMINISTRACJA
3.32. Agencja Dostaw Euratomu (Euratom)
AGENCJE, KTÓRE FINANSUJĄ SIĘ ZE ŚRODKÓW WŁASNYCH
3.33. Wspólnotowy Urząd Ochrony Odmian Roślin (CPVO)
3.34. Urząd Unii Europejskiej ds. Własności Intelektualnej (EUIPO)
3.35. Jednolita Rada ds. Restrukturyzacji i Uporządkowanej Likwidacji (SRB)
3.36. Centrum Tłumaczeń dla Organów Unii Europejskiej (CdT)
AGENCJE WYKONAWCZE KOMISJI
3.37. Agencja Wykonawcza ds. Edukacji, Kultury i Sektora Audiowizualnego (EACEA)
3.38. Agencja Wykonawcza ds. Małych i Średnich Przedsiębiorstw (EASME)
3.39. Agencja Wykonawcza Europejskiej Rady ds. Badań Naukowych (ERCEA)
3.40. Agencja Wykonawcza ds. Innowacyjności i Sieci (INEA)
3.41. Agencja Wykonawcza ds. Badań Naukowych (REA)
3.42. Agencja Wykonawcza ds. Konsumentów, Zdrowia, Rolnictwa i Żywności (Chafea)
3.1. INFORMACJE LEŻĄCE U PODSTAW POŚWIADCZEŃ WIARYGODNOŚCI
Podstawa wydania opinii
3.1.1. Trybunał przeprowadził kontrolę zgodnie z wydanymi przez IFAC Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej (ISA) i kodeksami etyki oraz Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli (ISSAI) wydanymi przez INTOSAI. Obowiązki Trybunału wynikające z tych standardów opisano bardziej szczegółowo w części sprawozdania dotyczącej zadań kontrolera. Trybunał jest niezależny w rozumieniu Kodeksu etyki zawodowych księgowych wydanego przez Radę Międzynarodowych Standardów Etycznych dla Księgowych (tzw. kodeksu IESBA) oraz wymogów etycznych mających znaczenie w kontekście prowadzonych przez niego kontroli i wywiązuje się z innych obowiązków etycznych zgodnie z tymi wymogami i kodeksem IESBA. Trybunał uważa, że uzyskane dowody kontroli stanowią wystarczającą i odpowiednią podstawę do wydania niniejszej opinii.
Zadania kierownictwa i osób odpowiedzialnych za zarządzanie
3.1.2. Na mocy art. 310-325 TFUE oraz regulaminów finansowych agencji kierownictwo agencji odpowiada za sporządzenie i prezentację sprawozdań finansowych zgodnie z powszechnie przyjętymi międzynarodowymi standardami rachunkowości sektora publicznego oraz za legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Zadania te obejmują zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie systemu kontroli wewnętrznej umożliwiającego sporządzenie i prezentację sprawozdań finansowych, które nie zawierają istotnych zniekształceń spowodowanych nadużyciem lub błędem. Kierownictwo odpowiada również za dopilnowanie, by ujęte w sprawozdaniu finansowym działania, transakcje finansowe i informacje były zgodne z obowiązującymi przepisami. Kierownictwo poszczególnych agencji ponosi ostateczną odpowiedzialność za legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw sprawozdań agencji.
3.1.3. Przy sporządzaniu sprawozdania rocznego kierownictwo odpowiada za ocenę zdolności agencji do kontynuacji działalności, za ujawnienie, w stosownych przypadkach, problematycznych kwestii związanych z kontynuacją działalności oraz za prowadzenie rachunkowości przy założeniu kontynuacji działalności, chyba że zamierza ono zlikwidować jednostkę lub zaprzestać działalności albo nie ma żadnej realnej alternatywy dla likwidacji lub zaprzestania działalności.
3.1.4. Do zadań osób odpowiedzialnych za zarządzanie należy nadzór nad sprawozdawczością finansową agencji.
Zadania Trybunału dotyczące kontroli sprawozdania i transakcji leżących u jego podstaw
3.1.5. Celem Trybunału jest uzyskanie wystarczającej pewności, że sprawozdania finansowe agencji nie zawierają istotnych zniekształceń, a leżące u ich podstaw transakcje są legalne i prawidłowe, a także przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie bądź innym organom udzielającym absolutorium, na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczeń wiarygodności dotyczących wiarygodności rozliczeń agencji oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u ich podstaw. Wystarczająca pewność oznacza wysoki poziom pewności, lecz nie stanowi gwarancji, że kontrola zawsze wykaże istotne zniekształcenia lub niezgodności, jeżeli takie istnieją. Mogą one być spowodowane nadużyciem lub błędem i są uważane za istotne, jeżeli można zasadnie oczekiwać, że pojedynczo lub łącznie wpłyną one na decyzje gospodarcze podejmowane przez użytkowników na podstawie takiego sprawozdania.
3.1.6. Jeżeli chodzi o dochody, Trybunał weryfikuje dotacje otrzymane od Komisji Europejskiej lub państw współpracujących i ocenia stosowane przez agencje procedury poboru opłat i ewentualnych innych dochodów.
3.1.7. Jeżeli chodzi o wydatki, Trybunał bada transakcje płatnicze po tym, jak wydatki zostaną poniesione, zaksięgowane i zatwierdzone. Badanie to obejmuje wszystkie kategorie płatności (w tym płatności z tytułu nabycia aktywów) z wyjątkiem zaliczek w chwili ich wypłaty. Zaliczki kontroluje się po przedstawieniu przez odbiorcę środków uzasadnienia ich właściwego wykorzystania oraz po przyjęciu tego uzasadnienia przez agencję w drodze rozliczenia danej zaliczki, w tym samym roku lub w latach kolejnych.
3.1.8. W ramach kontroli przeprowadzanej zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej (ISA) i Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli (ISSAI) Trybunał stosuje profesjonalny osąd i zachowuje zawodowy sceptycyzm przez cały okres trwania kontroli. Ponadto Trybunał:
- identyfikuje i ocenia ryzyko wystąpienia - w wyniku nadużycia lub błędu - istotnych zniekształceń w sprawozdaniu rocznym lub istotnej niezgodności transakcji leżących u jego podstaw z wymogami przepisów prawa Unii Europejskiej, a także opracowuje i przeprowadza procedury kontroli w odpowiedzi na to ryzyko oraz uzyskuje dowody kontroli, które stanowią wystarczającą i odpowiednią podstawę do wydania opinii. Ryzyko niewykrycia istotnego zniekształcenia lub niezgodności jest wyższe, jeśli takie zniekształcenie lub niezgodność wynika z nadużycia, a nie z błędu, ponieważ nadużycie może wiązać się ze zmową, fałszerstwem, umyślnymi zaniechaniami, podaniem fałszywych informacji lub obejściem kontroli wewnętrznej,
- dąży do zrozumienia systemu kontroli wewnętrznej istotnego w kontekście prowadzonej przez siebie kontroli, tak by wypracować procedury kontroli stosowne do okoliczności, nie zaś w celu wydania opinii na temat skuteczności kontroli wewnętrznej,
- ocenia stosowność przyjętych (zasad) polityki rachunkowości oraz racjonalność szacunków księgowych i odnośnych informacji podanych przez kierownictwo,
- wydaje opinię na temat tego, czy kierownictwo właściwie prowadziło rachunkowość przy założeniu kontynuacji działalności, oraz, na podstawie uzyskanych dowodów kontroli, ocenia, czy występuje istotny poziom niepewności w odniesieniu do zdarzeń lub uwarunkowań, które mogą podać w istotną wątpliwość zdolność agencji do kontynuowania działalności. Jeśli Trybunał stwierdzi, że taki poziom niepewności istnieje, ma obowiązek zwrócić uwagę w swoim sprawozdaniu na odpowiednie informacje w sprawozdaniu rocznym bądź - jeśli takie informacje są nieprawidłowe - zmodyfikować swoją opinię. Wnioski Trybunału opierają się na dowodach kontroli uzyskanych do momentu sporządzenia sprawozdania. Przyszłe zdarzenia lub okoliczności mogą jednak spowodować, że jednostka zaprzestanie kontynuowania działalności,
- ocenia ogólną prezentację, strukturę i treść sprawozdania, w tym przedstawione w nim informacje, a także orzeka, czy sprawozdanie roczne odzwierciedla transakcje i zdarzenia leżące u jego podstaw w sposób zapewniający rzetelną prezentację,
- uzyskuje wystarczające i odpowiednie dowody kontroli dotyczące sytuacji finansowej agencji, pozwalające wyrazić opinię na temat sprawozdań rocznych i transakcji leżących u ich podstaw. Trybunał odpowiada za kierowanie kontrolą, jej nadzór oraz wykonanie. Spoczywa na nim wyłączna odpowiedzialność za opinię pokontrolną,
- uwzględnił - w stosownych przypadkach - wyniki badania sprawozdań finansowych agencji przeprowadzony przez niezależnego audytora zewnętrznego zgodnie z przepisami art. 208 ust. 4 rozporządzenia finansowego UE 24 .
3.1.9. Trybunał informuje kierownictwo m.in. o planowanym zakresie i terminach przeprowadzenia kontroli, jak również o istotnych ustaleniach, w tym o wszelkich poważnych uchybieniach w systemie kontroli wewnętrznej wykrytych w trakcie kontroli.
3.1.10. Spośród kwestii zgłoszonych agencjom Trybunał wskazuje te, które miały największe znaczenie w kontroli sprawozdań finansowych za bieżący okres i które w związku z tym określane są mianem kluczowych obszarów badania. Trybunał opisuje te kwestie w swoim sprawozdaniu, chyba że przepisy prawa zakazują podania ich do wiadomości publicznej bądź jeśli, w niezmiernie rzadkich przypadkach, Trybunał stwierdzi, że dana kwestia nie powinna zostać poruszona w sprawozdaniu, ponieważ można racjonalnie założyć, że negatywne konsekwencje takiego kroku przewyższą korzyści dla interesu publicznego.
Agencje finansowane ze środków działu 1a WRF - Konkurencyjność na rzecz wzrost u gospodarczego i zatrudnienia
3.2. AGENCJA DS. WSPÓŁPRACY ORGANÓW REGULACJI ENERGETYKI (ACER)
3.2. AGENCJA DS. WSPÓŁPRACY ORGANÓW REGULACJI ENERGETYKI (ACER)
3.2.1. Agencja ds. Współpracy Organów Regulacji Energetyki (zwana dalej "Agencją", inaczej "ACER") z siedzibą w Lublanie została ustanowiona rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 713/2009 25 . Głównym zadaniem Agencji jest wspieranie krajowych organów regulacyjnych w wykonywaniu na poziomie Unii zadań regulacyjnych, które realizują one w państwach członkowskich, oraz koordynacja, w razie potrzeby, działań tych organów. Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie integralności i przejrzystości hurtowego rynku energii (REMIT) 26 na Agencję, działającą we współpracy z krajowymi organami regulacyjnymi, nałożono dodatkowe obowiązki związane z monitorowaniem europejskiego hurtowego rynku energii.
3.2.2. W tabeli przedstawiono najważniejsze dane liczbowe dotyczące Agencji 27 .
Tabela
Najważniejsze dane liczbowe dotyczące Agencji
| 2016 | 2017 | |
| Budżet (w mln euro) | 16 | 13 |
| Łączna liczba personelu na dzień 31 grudnia (1) | 103 | 91 |
| (1) Personel obejmuje urzędników, pracowników zatrudnionych na czas określony i pracowników kontraktowych oraz oddelegowanych ekspertów krajowych. Źródło: budżet opublikowany w Dz.U. | ||
POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI PRZEDSTAWIONE PRZEZ TRYBUNAŁ PARLAMENTOWI EUROPEJSKIEMU I RADZIE - SPRAWOZDANIE NIEZALEŻNEGO KONTROLERA
| OPINIA |
| 3.2.3. Trybunał zbadał: |
| a) sprawozdanie finansowe Agencji obejmujące sprawozdanie finansowe 28 oraz sprawozdanie z wykonania budżetu 29 za rok budżetowy zakończony 31 grudnia 2017 r.; |
| b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania; |
| zgodnie z wymogami art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE). |
| Wiarygodność rozliczeń |
| Opinia na temat wiarygodności rozliczeń |
| 3.2.4. W opinii Trybunału sprawozdanie Agencji za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach sytuację finansową Agencji na dzień 31 grudnia 2017 r. oraz wyniki transakcji, przepływy pieniężne i zmiany w aktywach netto za zakończony w tym dniu rok budżetowy, zgodnie z przepisami jej regulaminu finansowego i z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji. Zasady te opierają się na powszechnie przyjętych międzynarodowych standardach rachunkowości sektora publicznego. |
| Legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw rozliczeń |
| Dochody |
| Opinia na temat legalności i prawidłowości dochodów leżących u podstaw rozliczeń |
| 3.2.5. W opinii Trybunału dochody leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
| Płatności |
| Opinia na temat legalności i prawidłowości płatności leżących u podstaw rozliczeń |
| 3.2.6. W opinii Trybunału płatności leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
3.2.7. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.
UWAGI DOTYCZĄCE WIARYGODNOŚCI ROZLICZEŃ
3.2.8. W trakcie tegorocznej kontroli wszystkich agencji UE Trybunał przeprowadził analizę środowiska księgowego, w tym kwestii dotyczących terminowego zatwierdzenia (bądź powtórnego zatwierdzenia) systemów księgowych. W październiku 2017 r. Agencja delegowała swoją funkcję księgową na rzecz księgowego Komisji. Pomimo tak istotnej zmiany ostatnie zatwierdzenie systemu księgowego miało miejsce w 2011 r.
UWAGI DOTYCZĄCE MECHANIZMÓW KONTROLI WEWNĘTRZNEJ
3.2.9. W 2011 r. Agencji powierzono dodatkowe zadanie w obszarze monitorowania hurtowego rynku energii (REMIT). W 2017 r. po raz pierwszy zaczęły obowiązywać wszystkie elementy przewidziane w ramach monitorowania REMIT. Choć początkowo centrum odzyskiwania danych na wypadek wystąpienia katastrofy zostało stworzone w Mariborze (Słowenia), w kwietniu 2017 r. zostało ono przeniesione do głównego centrum danych Agencji w Lublanie. W rezultacie zapasowe kopie danych są obecnie przechowywane w tym samym miejscu co dane pierwotne. Wiąże się z tym znaczne ryzyko dla ciągłości działania w razie wystąpienia poważnej katastrofy, gdyż dane mogą zostać utracone bezpowrotnie.
UWAGI DOTYCZĄCE NALEŻYTEGO ZARZĄDZANIA FINANSAMI I WYNIKÓW
3.2.10. W dniu 29 marca 2017 r. Zjednoczone Królestwo poinformowało Radę Europejską o swojej decyzji o wystąpieniu z Unii Europejskiej (brexit). Agencja, w przeciwieństwie do większości pozostałych agencji, nie przeprowadziła kompleksowej analizy prawdopodobnego wpływu brexitu na swoją organizację, operacje i rozliczenia.
3.2.11. Agencja publikuje ogłoszenia o naborze na swojej stronie internetowej i w mediach społecznościowych, lecz zazwyczaj nie publikuje ich na stronie internetowej Europejskiego Urzędu Doboru Kadr (EPSO), co zwiększyłoby przejrzystość i widoczność oraz umożliwiłoby obywatelom uzyskanie informacji w jednym miejscu o naborach ogłaszanych przez różne instytucje i agencje europejskie.
3.2.12. Zgodnie z ramowym rozporządzeniem finansowym agencje powinny wprowadzić jednolite rozwiązanie dotyczące elektronicznej wymiany informacji z osobami trzecimi uczestniczącymi w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego i przechowywania tych informacji (elektroniczne zamówienia publiczne) 30 ( 31 . Ponieważ wymóg ten obowiązuje wszystkie instytucje UE, Komisja opracowuje obecnie kompleksowe rozwiązanie teleinformatyczne, które obejmie wszystkie etapy postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. W 2010 r. Komisja wprowadziła narzędzie służące do elektronicznego fakturowania, w 2011 r. - narzędzie umożliwiające elektroniczną publikację dokumentów związanych z ogłoszeniami o zamówieniach w Dzienniku Urzędowym UE (elektroniczne procedury przetargowe), a w 2015 r. - narzędzie do elektronicznego składania ofert. Do końca 2017 r. Agencja nie zaczęła jeszcze stosować żadnego z tych narzędzi.
INFORMACJE NA TEMAT SPRAWOZDAŃ SŁUŻBY AUDYTU WEWNĘTRZNEGO
3.2.13. W 2017 r. Służba Audytu Wewnętrznego Komisji opublikowała sprawozdanie na temat zarządzania zasobami kadrowymi w Agencji 32 . Agencja opracowała plan działania dotyczący pewnych obszarów, w których możliwe jest wprowadzenie usprawnień.
DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z UWAGAMI Z UBIEGŁYCH LAT
3.2.14. Przegląd działań naprawczych podjętych w wyniku uwag zgłoszonych przez Trybunał w poprzednich latach przedstawiono w załączniku.
ZAŁĄCZNIK
Działania podjęte w związku z uwagami z ubiegłych lat
| Rok | Uwagi Trybunału | Działania naprawcze (zrealizowane / w trakcie realizacji / niepodjęte / brak danych lub nie dotyczy) |
| 2014 | Zgodnie z porozumieniem w sprawie siedziby pomiędzy Agencją a rządem słoweńskim w Słowenii miała powstać szkoła europejska. Ponad cztery lata po podpisaniu porozumienia wciąż jej nie utworzono. | W trakcie realizacji |
| 2016 | W swoim sprawozdaniu z kontroli z maja 2016 r. Służba Audytu Wewnętrznego Komisji podkreśliła zdecydowaną potrzebę dokładnego określenia ról i zadań oraz przeanalizowania obciążenia pracą w komórce ds. zamówień po to, aby osiągnąć większą skuteczność procesów i procedur. Stwierdziła też, że konieczne jest znaczne usprawnienie planowania i monitorowania procedur udzielania zamówień. Agencja i Służba Audytu Wewnętrznego uzgodniły plan dotyczący działań naprawczych. | W trakcie realizacji |
| 2016 | W tytule III (wydatki operacyjne) Agencja przeniosła środki w kwocie 4,9 mln euro, co stanowi 86 % środków, na które zaciągnięto zobowiązania w tym tytule (w 2015 r. było to 1,4 mln euro, czyli 59 %). Tak jak w ubiegłych latach, przeniesienia te wiążą się głównie z wykonaniem rozporządzenia w sprawie integralności i przejrzystości hurtowego rynku energii (REMIT), na co w 2016 r. przeznaczono 4,7 mln euro (w 2015 r. wyniósł on 1,1 mln euro). W tytule II (wydatki administracyjne) Agencja przeniosła środki w kwocie ponad 1 mln euro, co stanowi 38 % środków, na które zaciągnięto zobowiązania (w 2015 r. było to 0,8 mln euro, czyli 35 %). | Nie dotyczy |
| 2016 | Rosnący poziom przeniesień jest niepokojący i niezgodny z zasadą jednoroczności budżetu. Stanowi on bezpośrednio konsekwencję nagromadzenia sfinalizowanych postępowań o udzielenie zamówień publicznych i podpisywania umów pod koniec roku, co doprowadziło do realizacji umów lub płatności w kolejnym roku. 98 z 299 umów zawartych w 2016 r. podpisano w listopadzie i grudniu (na kwotę 5 976 122,47 euro, co stanowi 40 % łącznej wartości umów zawartych w 2016 r.). Agencja może rozważyć wprowadzenie zróżnicowanych środków budżetowych w celu lepszego odzwierciedlenia wieloletniego charakteru operacji i nieuniknionych długich przerw między datami podpisywania i realizacji umów oraz płatności. | W trakcie realizacji |
ODPOWIEDZI AGENCJI
3.2.8. Agencja zgadza się z uwagami i pragnie wyjaśnić, że księguje wszystkie swoje transakcje finansowe w systemie finansowym zapewnionym przez Komisję Europejską, który jest aktualizowany, utrzymywany i zatwierdzany przez Komisję. Przekazawszy realizację usług księgowych Komisji w październiku 2017 r., Agencja przyjmie zatwierdzenie systemu księgowego, które zostanie przedstawione przez Komisję w 2018 r.
3.2.9. Od kiedy główne centrum danych i centrum odzyskiwania danych na wypadek wystąpienia katastrofy ARIS zostały przeniesione do wewnętrznego centrum danych ACER na początku kwietnia 2016 r., a następnie połączone w jedno centrum w celu optymalizacji i przyspieszenia działania oraz w odpowiedzi na rosnące potrzeby w zakresie przestrzeni w czerwcu 2017 r., ciągłość działania nie może być dłużej gwarantowana. Należy jednakże zauważyć, że obecna sytuacja, w której nie można zagwarantować ciągłości działania, została narzucona Agencji w konsekwencji istotnego zmniejszenia jej budżetu w ciągu ostatnich dwóch lat. Agencja wielokrotnie ostrzegała Komisję i organ budżetowy o poważnych następstwach ograniczeń budżetowych, z którymi musi się mierzyć, jednak bez skutku w postaci jakichkolwiek dodatkowych zasobów. Agencja będzie kontynuować ocenę możliwości ponownego otwarcia centrum odzyskiwania danych na wypadek katastrofy dla ARIS, jednak na chwilę obecną nie posiada budżetu, który pozwalałby na przeprowadzenie takiej operacji w roku 2018. W celu ponownego otwarcia centrum odzyskiwania danych na wypadek katastrofy Agencja musiałaby zostać wyposażona w dodatkowe środki finansowe.
3.2.10. Z uwagi na fakt, że ryzyko związane z brexitem zostało ocenione jako niewielkie i o ograniczonym stopniu, możliwy wpływ brexitu został poddany przez zarząd jedynie nieformalnej analizie w 2017 r. Na początku 2018 r. Agencja przeprowadziła kompleksową analizę wpływu brexitu na zarządzanie Agencją, jej działalność i obszary finansowe, w której przedstawiono określone rodzaje wpływu i wymagane działania.
3.2.11. W 2014 r. Rada Administracyjna Agencji przyjęła decyzję AB nr 15/2014 w sprawie języków obowiązujących w Agencji. Pomimo przyjęcia wspomnianej decyzji Agencja wciąż musi tłumaczyć ogłoszenia o naborze publikowane na stronie Europejskiego Urzędu Doboru Kadr (EPSO) na wszystkie oficjalne języki Unii Europejskiej. Ze względu na poważne ograniczenia zasobów finansowych, którymi dysponuje Agencja - na co wielokrotnie uczulano organ budżetowy - Agencja nie jest w stanie pokryć kosztów tłumaczenia każdego ogłoszenia o naborze na wszystkie oficjalne języki UE, tak aby mogły być one publikowane na stronie EPSO. Mimo tych trudności w 2017 r. cztery z dziewięciu ogłoszeń o naborze - w tym dwa ogłoszenia otwarte - zostały opublikowane na stronie EPSO, a zatem także przetłumaczone na wszystkie oficjalne języki UE. Pozostałych pięć ogłoszeń o naborze na stanowiska w departamentach operacyjnych zostało opublikowanych jedynie na stronie internetowej Agencji, ponieważ głównymi zainteresowanymi takimi stanowiskami były przede wszystkim osoby pracujące już w sektorze, które zazwyczaj śledzą działania Agencji, w tym także jej stronę internetową. Takie podejście pozwoliło osiągnąć rozsądną równowagę pomiędzy dotarciem do docelowej grupy kandydatów a efektywnym korzystaniem z naszych ograniczonych zasobów.
3.2.12. Agencja nie korzysta jeszcze z rozwiązań informatycznych Komisji przeznaczonych do elektronicznego fakturowania, elektronicznych procedur przetargowych i elektronicznego składania ofert. W roku 2018 Agencja zacznie korzystać z elektronicznych procedur przetargowych, co zostanie następnie rozszerzone o elektroniczne składanie ofert i elektroniczne fakturowanie w roku 2019.
3.2.13. Po publikacji sprawozdania Służby Audytu Wewnętrznego Komisji (IAS) w sprawie zarządzania zasobami ludzkimi Agencja uzgodniła z IAS plan działania i w chwili obecnej wdraża rekomendowane usprawnienia.
3.3. ORGAN EUROPEJSKICH REGULATORÓW ŁĄCZNOŚCI ELEKTRONICZNEJ (BEREC)
WSTĘP
3.3.1. Urząd Organu Europejskich Regulatorów Łączności Elektronicznej (zwany dalej "Urzędem") z siedzibą w Rydze został ustanowiony rozporządzeniem (WE) nr 1211/2009 Parlamentu Europejskiego i Rady 33 . Głównym zadaniem Urzędu jest wspieranie Organu Europejskich Regulatorów Łączności Elektronicznej (BEREC) w zakresie administracji i wiedzy fachowej oraz zbieranie i analizowanie informacji dotyczących łączności elektronicznej, a także upowszechnianie wśród krajowych organów regulacyjnych najlepszych praktyk regulacyjnych, takich jak wspólne podejścia, metodyki i wytyczne w sprawie wdrażania ram regulacyjnych UE, zgodnie ze wskazówkami Rady Organów Regulacyjnych.
3.3.2. W tabeli przedstawiono najważniejsze dane liczbowe dotyczące Urzędu 34 .
Tabela
Najważniejsze dane liczbowe dotyczące Urzędu
| 2016 | 2017 | |
| Budżet (w mln euro) (1) | 4 | 4 |
| Łączna liczba personelu na dzień 31 grudnia (2) | 27 | 27 |
| (1) Dane dotyczące budżetu są oparte na kwotach środków na płatności. (2) Personel obejmuje urzędników, pracowników zatrudnionych na czas określony i pracowników kontraktowych oraz oddelegowanych ekspertów krajowych. Źródło: dane przekazane przez Urząd. | ||
POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI PRZEDSTAWIONE PRZEZ TRYBUNAŁ PARLAMENTOWI EUROPEJSKIEMU I RADZIE - SPRAWOZDANIE NIEZALEŻNEGO KONTROLERA
| OPINIA |
| 3.3.3. Trybunał zbadał: |
| a) sprawozdanie finansowe Urzędu obejmujące sprawozdanie finansowe 35 oraz sprawozdanie z wykonania budżetu 36 za rok budżetowy zakończony 31 grudnia 2017 r.; |
| b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania; zgodnie z wymogami art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE). |
| Wiarygodność rozliczeń |
| Opinia na temat wiarygodności rozliczeń |
| 3.3.4. W opinii Trybunału sprawozdanie Urzędu za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach jego sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2017 r. oraz wyniki transakcji, przepływy pieniężne i zmiany w aktywach netto za zakończony w tym dniu rok budżetowy, zgodnie z przepisami regulaminu finansowego Urzędu i z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji. Zasady te opierają się na powszechnie przyjętych międzynarodowych standardach rachunkowości sektora publicznego. |
| Legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw rozliczeń Dochody |
| Opinia na temat legalności i prawidłowości dochodów leżących u podstaw rozliczeń |
| 3.3.5. W opinii Trybunału dochody leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
| Płatności |
| Opinia na temat legalności i prawidłowości płatności leżących u podstaw rozliczeń |
| 3.3.6. W opinii Trybunału płatności leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
| Inne kwestie |
| 3.3.7. W grudniu 2016 r. Urząd zwrócił się do CdT o przetłumaczenie czterech zaproszeń do wyrażania zainteresowania w celu utworzenia list rezerwowych na potrzeby naboru pracowników, mimo że wszystkie stanowiska zatwierdzone przez władze budżetowe w planie zatrudnienia tego urzędu były obsadzone. W opinii Trybunału zlecenie wykonania tłumaczeń w grudniu 2016 r. było nieuzasadnione. Odnośna płatność dokonana w 2017 r. opiewa na kwotę 106 432,50 euro (tj. 2,5 % budżetu na rok 2017). |
3.3.8. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.
UWAGI DOTYCZĄCE WIARYGODNOŚCI ROZLICZEŃ
3.3.9. W trakcie tegorocznej kontroli wszystkich agencji UE Trybunał przeprowadził analizę środowiska księgowego, w tym kwestii dotyczących terminowego zatwierdzenia (bądź powtórnego zatwierdzenia) systemów księgowych. W 2016 r. Urząd delegował swoją funkcję księgową na rzecz księgowego Komisji. W 2017 r. z kolei Urząd wprowadził nowy system, w którym zrezygnowano z papierowej formy dokumentów. Zmiany te spowodowały znaczną modyfikację stosowanych przez Urząd procedur i systemu księgowego, lecz od 2013 r. nie dokonano ponownego zatwierdzenia tego systemu.
UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM
3.3.10. W grudniu 2017 r. Urząd podpisał zobowiązania prawne i budżetowe na kwotę 20 000 euro w związku ze szkoleniem zaplanowanym na koniec marca 2018 r. Finansowanie działań realizowanych w 2018 r. z budżetu na 2017 r. jest sprzeczne z zasadą jednoroczności budżetu.
UWAGI DOTYCZĄCE NALEŻYTEGO ZARZĄDZANIA FINANSAMI I WYNIKÓW
3.3.11. W sierpniu 2015 r. Urząd ogłosił zaproszenie do składania wniosków w celu zawarcia czteroletniej wielokrotnej umowy ramowej w systemie kaskadowym o świadczenie usług o szacowanej wartości rynkowej wynoszącej 3 mln euro polegających na organizacji i planowaniu wydarzeń takich jak spotkania, warsztaty, konferencje itp. W kryteriach udzielenia zamówienia nie położono wystarczającego nacisku na kwestię ceny. Ponadto procedurą konkurencyjną nie były objęte potencjalne koszty związane z organizacją wydarzeń, lecz jedynie opłaty na rzecz oferenta z tytułu zarządzania. Oznacza to, że w postępowaniu nie zapewniono odpowiedniej konkurencyjności cenowej, a umowa może nie stanowić najbardziej korzystnej oferty pod względem ekonomicznym.
3.3.12. Zgodnie z ramowym rozporządzeniem finansowym agencje powinny wprowadzić jednolite rozwiązanie dotyczące elektronicznej wymiany informacji z osobami trzecimi uczestniczącymi w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego i przechowywania tych informacji (elektroniczne zamówienia publiczne) 37 ( 38 . Ponieważ wymóg ten obowiązuje wszystkie instytucje UE, Komisja opracowuje obecnie kompleksowe rozwiązanie teleinformatyczne, które obejmie wszystkie etapy postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. W 2010 r. uruchomiła ona narzędzie służące do elektronicznego fakturowania, w 2011 r. - narzędzie umożliwiające elektroniczną publikację dokumentów związanych z ogłoszeniami o zamówieniach w Dzienniku Urzędowym UE (elektroniczne procedury przetargowe), a w 2015 r. - narzędzie do elektronicznego składania ofert. Do końca 2017 r. Urząd wprowadził elektroniczne procedury przetargowe w niektórych postępowaniach, lecz nie zaczął jeszcze stosować elektronicznego fakturowania ani elektronicznego składania ofert.
3.3.13. W dniu 29 marca 2017 r. Zjednoczone Królestwo poinformowało Radę Europejską o swojej decyzji w sprawie wystąpienia z Unii Europejskiej (brexit). Urząd, w przeciwieństwie do większości pozostałych agencji, nie przeprowadził kompleksowej analizy prawdopodobnego wpływu brexitu na swoją organizację, operacje i rozliczenia.
DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z UWAGAMI Z UBIEGŁYCH LAT
3.3.14. Przegląd działań naprawczych podjętych w wyniku uwag zgłoszonych przez Trybunał w poprzednich latach przedstawiono w załączniku.
ZAŁĄCZNIK
Działania podjęte w związku z uwagami z ubiegłych lat
| Rok | Uwagi Trybunału | Działania naprawcze (zrealizowane / w trakcie realizacji / niepodjęte / brak danych lub nie dotyczy) |
| 2014 | Przewidywania budżetowe na 2014 r. dotyczące składek pochodzących od krajowych organów regulacyjnych państw EFTA (1), mających w strukturze Urzędu status obserwatora, nie zrealizowały się z powodu braku umów z państwami EFTA. | Niepodjęte (poza kontrolą Urzędu) |
| 2016 | W marcu 2016 r. Urząd rozpoczął postępowanie o udzielenie zamówienia w celu podpisania jednej umowy ramowej z dwoma istniejącymi szkołami międzynarodowymi w Rydze z myślą o dzieciach swoich pracowników. W specyfikacjach technicznych zamówienia ustalono co prawda, że Urząd zawrze jedną wielokrotną umowę ramową w systemie kaskadowym z dwoma podmiotami gospodarczymi, jednak zgodnie z kryteriami udzielenia zamówienia wybór szkoły należy do rodziców. W związku z tym umowa ramowa na kwotę 400 000 euro podpisana w lipcu 2016 r. opiera się na sprzecznych koncepcjach, wywołując niepewność prawną po stronie Urzędu i szkół. Ponadto w tym konkretnie przypadku umowa ramowa nie była konieczna. | Nie dotyczy |
| 2016 | W wyniku przesunięć na stanowiskach jeden członek personelu przeszedł do wyższej grupy zaszeregowania bezpośrednio na stopień 2, a nie 1, co jest niezgodne z regulaminem pracowniczym UE. | Nie dotyczy |
| 2016 | W marcu 2016 r. Urząd podpisał umowę o zapewnienie profesjonalnego wsparcia w zakresie zasobów kadrowych i usług doradczych o wartości 60 000 euro. Jedynym kryterium wyboru w postępowaniu o udzielenie zamówienia była cena. Zatrudnienie konsultanta bez rozpatrzenia jego kompetencji i wiedzy fachowej jako kryteriów udzielenia zamówienia nie zapewnia najlepszej relacji jakości do ceny. | Nie dotyczy |
| 2016 | W 2016 r. średni okres zatrudnienia w Urzędzie wynosił 2,58 roku, a poziom rotacji personelu był wysoki i wyniósł 25 %. Sytuacja ta wpływa negatywnie na skuteczność działania Urzędu i stanowi zagrożenie dla wdrażania jego programu prac. Może być ona spowodowana wysokością zastosowanego współczynnika korygującego dla państwa przyjmującego (73 % na 1 lipca 2016 r.). | Zrealizowane |
| 2016 | Przepisy rozporządzenia ustanawiającego Urzędu nie wymagają przeprowadzania okresowych zewnętrznych ocen działania. Urząd powinien, wraz z Komisją, rozpatrzyć zlecanie takiej oceny co najmniej raz na pięć lat, tak jak w przypadku większości agencji. W przypadku jakiejkolwiek rewizji rozporządzenia ustanawiającego w przyszłości należy wprowadzić taki wymóg. | Niepodjęte (poza kontrolą Urzędu) |
| (1) Europejskie Stowarzyszenie Wolnego Handlu. | ||
ODPOWIEDZI URZĘDU
3.3.7. W świetle dużej rotacji kadr, którą kierownictwo Urzędu zidentyfikowało jako czynnik ryzyka w realizacji swojego programu prac, Komitet Zarządzający Urzędu BEREC złożył wniosek o ustanowienie list rezerwowych dla co najmniej 75 % 39 stanowisk w Agencji. Aby spełnić obowiązek publikacji zaproszeń do wyrażania zainteresowania 40 na stronie internetowej Europejskiego Urzędu Doboru Kadr (EPSO) 41 Urząd BEREC potrzebował tłumaczenia dokumentów na wszystkie oficjalne języki Unii Europejskiej. Skorzystanie z wstępnie ustalonych list rezerwowych pozwala Agencji na dostosowanie się do ustanowionego przez Komitet Zarządzający wymogu utrzymywania proporcji wakatów poniżej 15 % i wysyłania ofert pracy w terminie 1 miesiąca od stwierdzenia potrzeby rekrutacji. Aby w przyszłości obniżyć wysokie wydatki na obowiązkowe tłumaczenia, Urząd BEREC planuje opracować standardowe szablony zaproszeń i krótkie określone fragmenty do tłumaczenia.
3.3.9. W 2016 r. Urząd BEREC zlecił swoją obsługę księgową Komisji Europejskiej. W związku z tym księgowy Komisji (w ramach Dyrekcji Generalnej ds. Budżetu) świadczy wszystkie usługi wymagane na mocy art. 50 ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego Agencji, w tym walidację systemów lokalnych. Proces walidacji jest obecnie w toku i został ogłoszony przez księgowego Komisji oficjalną notą o nr. ref. Ares(2018)3149885 w dniu 14 czerwca 2018 r. Służby księgowe Komisji zakończą ten proces i wydadzą raport w sprawie wyników w IV kwartale 2018 r.
3.3.10. Już w listopadzie 2017 r. Urząd BEREC rozpoczął przygotowania do imprezy szkoleniowej, kontaktując się z potencjalnymi trenerami i dokonując przeglądu dostępności lokalizacji. W związku z tym konieczne było podpisanie umowy z organizatorem imprezy, aby zapewnić dostępność trenerów i moderatorów oraz zabezpieczyć lokalizację w terminie planowanego szkolenia. Umowę podpisano w grudniu 2017 r. i w związku z tym przed jej podpisaniem otwarto zobowiązanie budżetowe, zgodnie z wymogami rozporządzenia finansowego. Doświadczenia pokazują, że organizacja imprezy szkoleniowej w pierwszym kwartale roku stanowi duże wyzwanie, jeżeli spraw nie zaczyna się już w roku poprzedzającym, tak więc w przypadku przyszłych imprez szkoleniowych Urząd BEREC będzie rozpatrywać inne terminy.
3.3.11. Wyboru umowy ramowej dokonano w 2015 r. W tamtym czasie uznawano, że umowa podpisana zgodnie z zasadą "koszt plus stałe wynagrodzenie" (ang. cost plus fixed fee) jest zgodna z rozporządzeniem finansowym, jako że z kilku umów tego typu korzystały i nadal korzystają inne instytucje Unii Europejskiej (np. biuro podróży lub usługi bankowe).
Z uwagi na specyfikę działalności BEREC, znaczna część wydatków związanych z imprezami organizowanymi przez BEREC ponoszonych przez Urząd BEREC związana jest z pokryciem wynagrodzenia ekspertów, głównie na rzecz organów publicznych w państwach członkowskich Unii Europejskiej (np. krajowych organów regulacyjnych). Należy w związku z tym zauważyć, że wykonawca nie ma wpływu na ten rodzaj wydatków. W związku z uwagami i cenną wymianą poglądów z Europejskim Trybunałem Obrachunkowym, w momencie ponownego rozpoczęcia postępowania przetargowego Urząd BEREC weźmie pod uwagę także inne typy umów ramowych, które nie istniały w ramach prawnych obowiązujących w 2015 r.
3.3.12. Urząd BEREC przyjmuje do wiadomości uwagi Trybunału i informuje, że planuje wdrożenie tych modułów do końca 2018 r., biorąc pod uwagę dostępność budżetu Agencji.
3.3.13. Obecnie Agencja nie zatrudnia obywateli brytyjskich, których mogłoby to dotyczyć. Ocena wpływu na obciążenie Agencji pracą możliwa będzie dopiero wówczas, gdy zapadnie ostateczna decyzja w sprawie relacji między Unią Europejską a Wielką Brytanią. Mając na uwadze fakt, że gdy Chorwacja dołączyła do Unii Europejskiej, budżet Urzędu BEREC i zatrudnienie w nim nie uległy zmianie, aby odzwierciedlić dodatkowe wydatki i obciążenie pracą, a także biorąc pod uwagę niewielki budżet Urzędu, można w przypadku Brexitu spodziewać się podobnego podejścia.
3.4. EUROPEJSKIE CENTRUM ROZWOJU KSZTAŁCENIA ZAWODOWEGO (CEDEFOP)
WSTĘP
3.4.1. Europejskie Centrum Rozwoju Kształcenia Zawodowego (zwane dalej "Centrum", inaczej "Cedefop") z siedzibą w Salonikach zostało ustanowione rozporządzeniem Rady (EWG) nr 337/75 42 . Głównym zadaniem Centrum jest przyczynianie się do rozwoju kształcenia zawodowego na poziomie Unii Europejskiej. W ramach jego realizacji Centrum opracowuje i rozpowszechnia dokumentację dotyczącą systemów kształcenia zawodowego.
3.4.2. W tabeli przedstawiono najważniejsze dane liczbowe dotyczące Centrum 43 .
Tabela
Najważniejsze dane liczbowe dotyczące Centrum
| 2016 | 2017 | |
| Budżet (w mln euro) (1) | 18 | 18 |
| Łączna liczba personelu na dzień 31 grudnia (2) | 122 | 117 |
| (1) Dane dotyczące budżetu są oparte na kwotach środków na płatności. (2) Personel obejmuje urzędników, pracowników zatrudnionych na czas określony i pracowników kontraktowych oraz oddelegowanych ekspertów krajowych. Źródło: dane przekazane przez Centrum. | ||
POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI PRZEDSTAWIONE PRZEZ TRYBUNAŁ PARLAMENTOWI EUROPEJSKIEMU I RADZIE - SPRAWOZDANIE NIEZALEŻNEGO KONTROLERA
| OPINIA |
| 3.4.3. Trybunał zbadał: |
| a) sprawozdanie finansowe Centrum obejmujące sprawozdanie finansowe 44 oraz sprawozdanie z wykonania budżetu 45 za rok budżetowy zakończony 31 grudnia 2017 r.; |
| b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania; zgodnie z wymogami art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE). |
| Wiarygodność rozliczeń |
| Opinia na temat wiarygodności rozliczeń |
| 3.4.4. W opinii Trybunału sprawozdanie Centrum za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach jego sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2017 r. oraz wyniki transakcji, przepływy pieniężne i zmiany w aktywach netto za zakończony w tym dniu rok budżetowy, zgodnie z przepisami regulaminu finansowego Centrum i z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji. Zasady te opierają się na powszechnie przyjętych międzynarodowych standardach rachunkowości sektora publicznego. |
| Legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw rozliczeń Dochody |
| Opinia na temat legalności i prawidłowości dochodów leżących u podstaw rozliczeń |
| 3.4.5. W opinii Trybunału dochody leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
| Płatności |
| Opinia na temat legalności i prawidłowości płatności leżących u podstaw rozliczeń |
| 3.4.6. W opinii Trybunału płatności leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
3.4.7. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.
UWAGI DOTYCZĄCE LEGALNOŚCI I PRAWIDŁOWOŚCI TRANSAKCJI
3.4.8. Zarządzanie dwoma procedurami naboru na stanowiska kierownicze było nieodpowiednie, w związku z czym procedury te uznaje się na nieprawidłowe. Nie przedstawiono wystarczających dowodów na to, że spełnione zostały warunki dotyczące wymaganego doświadczenia kierowniczego oraz wymogi w zakresie poufności, co budzi wątpliwości co do równego traktowania kandydatów.
UWAGI DOTYCZĄCE NALEŻYTEGO ZARZĄDZANIA FINANSAMI I WYNIKÓW
3.4.9. Centrum publikuje ogłoszenia o naborze na swojej stronie internetowej i w mediach społecznościowych, lecz zwykle nie na stronie internetowej Europejskiego Urzędu Doboru Kadr (EPSO), co zwiększyłoby przejrzystość i widoczność oraz umożliwiłoby obywatelom uzyskanie informacji w jednym miejscu o naborach ogłaszanych przez różne instytucje i agencje europejskie.
3.4.10. Zgodnie z ramowym rozporządzeniem finansowym agencje powinny wprowadzić jednolite rozwiązanie dotyczące elektronicznej wymiany informacji z osobami trzecimi uczestniczącymi w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego i przechowywania tych informacji (elektroniczne zamówienia publiczne) 46 ( 47 . Ponieważ wymóg ten obowiązuje wszystkie instytucje UE, Komisja opracowuje obecnie kompleksowe rozwiązanie teleinformatyczne, które obejmie wszystkie etapy postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. W 2010 r. Komisja wprowadziła narzędzie służące do elektronicznego fakturowania, w 2011 r. - narzędzie umożliwiające elektroniczną publikację dokumentów związanych z ogłoszeniami o zamówieniach w wersji elektronicznej Dziennika Urzędowego UE (elektroniczne procedury przetargowe), a w 2015 r. - narzędzie do elektronicznego składania ofert. Do końca 2017 r. Centrum nie zaczęło jeszcze stosować żadnego z tych narzędzi.
INFORMACJE NA TEMAT SPRAWOZDAŃ SŁUŻBY AUDYTU WEWNĘTRZNEGO
3.4.11. W listopadzie 2017 r. Służba Audytu Wewnętrznego Komisji opublikowała sprawozdanie z kontroli na temat usług internetowych świadczonych przez Centrum 48 . Centrum opracowało plan działania dotyczący wszelkich obszarów, w których możliwe jest wprowadzenie usprawnień.
ODPOWIEDZI CENTRUM
UWAGI DOTYCZĄCE LEGALNOŚCI I PRAWIDŁOWOŚCI TRANSAKCJI
3.4.8. Przyjmujemy do wiadomości uwagę Trybunału dotyczącą nieprawidłowości w dwóch procedurach naboru. Cedefop prowadzi szczegółową ocenę obu procedur i rozważa środki naprawcze w odniesieniu do obu procedur, o których mowa, i procedur rekrutacji ogólnie, aby zaradzić uchybieniom stwierdzonym przez Trybunał.
UWAGI DOTYCZĄCE NALEŻYTEGO ZARZĄDZANIA FINANSAMI I WYNIKÓW
3.4.9. W niektórych przypadkach Cedefop korzysta z platformy EPSO. Cedefop publikuje ogłoszenia o naborze na swojej stronie internetowej, a także na internetowej platformie międzyagencyjnej, która jest dostępna dla wszystkich obywateli UE i wykorzystuje różne kanały do informowania o ogłoszeniach o naborze - m.in. RefeNet, SkillsNet, Governing Board, a także inne środki, takie jak sieci ekonomistów. Cedefop publikuje ogłoszenia o naborze na stanowiska dyrektora i zastępcy dyrektora na stronie EPSO, a także wykorzystuje do naboru na kluczowe stanowiska jego media społecznościowe. Biorąc pod uwagę dodatkowe koszty tłumaczenia ogłoszeń o naborze na wszystkie języki UE w portalu EPSO, Cedefop uważa, że nie są one współmierne do osiąganych przez nas korzyści.
3.4.10. Obecnie Cedefop pracuje nad wprowadzeniem przetargów elektronicznych i elektronicznego składania ofert (modułów platformy e-Prior) jesienią 2018 r., zgodnie z terminem wyznaczonym w dyrektywie 2014/24/UE w sprawie zamówień publicznych dla wszystkich instytucji zamawiających na wprowadzenie elektronicznej wymiany informacji z podmiotami gospodarczymi (http://ec.europa.eu/growth/single-market/public-procurement/e-procurement_en).
W tym celu Cedefop współpracuje z DIGIT, dyrekcją generalną Komisji odpowiedzialną za wdrażanie nowych instytucji zamawiających. Pierwsza procedura otwarta z wykorzystaniem przetargu elektronicznego i elektronicznego składania ofert zostanie uruchomiona w październiku 2018 r. Od tego czasu wszystkie procedury otwarte będą ogłaszane przy użyciu narzędzi elektronicznych.
Termin uruchomienia fakturowania elektronicznego jest zależny od decyzji kierownictwa Cedefop, czy wdrożyć system ABAC (który obsługuje moduł e-fakturowania), czy też nadal korzystać z wewnętrznej platformy Fibus (gdzie konieczne będzie dodanie łącza do platformy fakturowania elektronicznego).
3.5. EUROPEJSKA AGENCJA BEZPIECZEŃSTWA LOTNICZEGO (EASA)
WSTĘP
3.5.1. Europejska Agencja Bezpieczeństwa Lotniczego (zwana dalej "Agencją", inaczej "EASA") z siedzibą w Kolonii została ustanowiona rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1592/2002 49 , uchylonym rozporządzeniem (WE) nr 216/2008 50 . Agencji powierzono określone zadania regulacyjne i wykonawcze w dziedzinie bezpieczeństwa lotniczego.
3.5.2. W tabeli przedstawiono najważniejsze dane liczbowe dotyczące Agencji 51 .
Tabela
Najważniejsze dane liczbowe dotyczące Agencji
| 2016 | 2017 | |
| Budżet (w mln euro) | 193 | 192 |
| Łączna liczba personelu na dzień 31 grudnia (1) | 774 | 771 |
| (1) Personel obejmuje urzędników, pracowników zatrudnionych na czas określony i pracowników kontraktowych oraz oddelegowanych ekspertów krajowych. Źródło: dane przekazane przez Agencję. | ||
POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI PRZEDSTAWIONE PRZEZ TRYBUNAŁ PARLAMENTOWI EUROPEJSKIEMU I RADZIE - SPRAWOZDANIE NIEZALEŻNEGO KONTROLERA
| OPINIA |
| 3.5.3. Trybunał zbadał: |
| a) sprawozdanie finansowe Agencji obejmujące sprawozdanie finansowe 52 oraz sprawozdanie z wykonania budżetu 53 za rok budżetowy zakończony 31 grudnia 2017 r.; |
| b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania; zgodnie z wymogami art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE). |
| Wiarygodność rozliczeń |
| Opinia na temat wiarygodności rozliczeń |
| 3.5.4. W opinii Trybunału sprawozdanie Agencji za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach sytuację finansową Agencji na dzień 31 grudnia 2017 r. oraz wyniki transakcji, przepływy pieniężne i zmiany w aktywach netto za zakończony w tym dniu rok budżetowy, zgodnie z przepisami jej regulaminu finansowego i z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji. Zasady te opierają się na powszechnie przyjętych międzynarodowych standardach rachunkowości sektora publicznego. |
| Legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw rozliczeń Dochody |
| Opinia na temat legalności i prawidłowości dochodów leżących u podstaw rozliczeń |
| 3.5.5. W opinii Trybunału dochody leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
| Płatności |
| Opinia na temat legalności i prawidłowości płatności leżących u podstaw rozliczeń |
| 3.5.6. W opinii Trybunału płatności leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
3.5.7. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.
UWAGI DOTYCZĄCE WIARYGODNOŚCI ROZLICZEŃ
3.5.8. W trakcie tegorocznej kontroli wszystkich agencji UE Trybunał przeprowadził analizę środowiska księgowego, w tym pozycji w hierarchii i niezależności księgowych. W Agencji przełożonym księgowego jest kierownik działu finansów. Trybunał stwierdził potrzebę wzmocnienia niezależności księgowego Agencji poprzez przesunięcie jego stanowiska pod zwierzchnictwo dyrektora Agencji (obowiązki administracyjne) i zarządu (obowiązki funkcyjne).
UWAGI DOTYCZĄCE LEGALNOŚCI I PRAWIDŁOWOŚCI TRANSAKCJI
3.5.9. Umowy ramowe zawierane z dostawcami umożliwiają ustalenie warunków dokonywania określonych zakupów na cały okres obowiązywania danej umowy. W przypadku zamówienia na usługi informatyczne na kwotę do 22 mln euro Agencja postanowiła skorzystać z umów ramowych z trzema wykonawcami w systemie kaskadowym. W ramach takiego systemu w następstwie procedury konkurencyjnej ustalany jest ranking wykonawców (tzw. kaskada), zgodnie z którym dokonywane są wszystkie zakupy w danym zakresie. Warunki w umowie ramowej nie były jednak na tyle szczegółowe, by zapewnić uczciwą konkurencję i uzasadnić kolejność wykonawców w rankingu, który miałby obowiązywać w odniesieniu do wszystkich określonych zakupów w przyszłości. Jak wynika z zasad stosowania rozporządzenia finansowego 54 , w takiej sytuacji w celu dokonania określonych zakupów należy skorzystać z procedury konkurencyjnej między wybranymi wykonawcami.
3.5.10. Zgodnie z regulaminem finansowym Agencji 55 zamówienia muszą zostać zatwierdzone przez zarząd w rocznym programie prac Agencji bądź na mocy decyzji ad hoc w sprawie finansowania. Tymczasem udzielono jednego zamówienia i podpisano jedną umowę ramową na usługi informatyczne opiewającą na maksymalnie 15 mln euro, mimo że w decyzji w sprawie finansowania przewidziano kwotę w wysokości jedynie 5 mln euro.
UWAGI DOTYCZĄCE NALEŻYTEGO ZARZĄDZANIA FINANSAMI I WYNIKÓW
3.5.11. W 2014 r. Komisja, w imieniu ponad 50 instytucji i organów UE (w tym Agencji), podpisała z jednym wykonawcą umowę ramową o nabycie sprzętu komputerowego i oprogramowania oraz o zapewnienie konserwacji sprzętu i wsparcia (usługi informatyczne). Wykonawca umowy ramowej pełni rolę pośrednika między Agencją a dostawcami, którzy zapewniają usługi informatyczne. Choć większość tych usług oraz ceny za ich świadczenie zostały określone w umowie ramowej podpisanej w następstwie konkurencyjnego postępowania o udzielenie zamówienia, w umowie przewidziano również możliwość zakupu usług informatycznych, które nie zostały w niej wymienione. W przypadku jednej ze skontrolowanych płatności na kwotę około 300 000 euro Agencja, za pośrednictwem wykonawcy umowy, dokonała zakupu usług informatycznych z pominięciem procedury konkurencyjnej. W 2017 r. łączna kwota płatności na rzecz wykonawcy umowy ramowej wyniosła 2 mln euro.
3.5.12. Agencja publikuje ogłoszenia o naborze na swojej stronie internetowej i w mediach społecznościowych, lecz nie na stronie internetowej Europejskiego Urzędu Doboru Kadr (EPSO), co zwiększyłoby przejrzystość i widoczność oraz umożliwiłoby obywatelom uzyskanie informacji w jednym miejscu o naborach ogłaszanych przez różne instytucje i agencje europejskie.
3.5.13. Zgodnie z ramowym rozporządzeniem finansowym agencje powinny wprowadzić jednolite rozwiązanie dotyczące elektronicznej wymiany informacji z osobami trzecimi uczestniczącymi w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego i przechowywania tych informacji (elektroniczne zamówienia publiczne) 56 ( 57 . Ponieważ wymóg ten obowiązuje wszystkie instytucje UE, Komisja opracowuje obecnie kompleksowe rozwiązanie teleinformatyczne, które obejmie wszystkie etapy postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. W 2010 r. Komisja uruchomiła narzędzie służące do elektronicznego fakturowania, w 2011 r. - narzędzie umożliwiające elektroniczną publikację dokumentów związanych z ogłoszeniami o zamówieniach w Dzienniku Urzędowym UE (elektroniczne procedury przetargowe), a w 2015 r. - narzędzie do elektronicznego składania ofert. Jak wynika z informacji przekazanych przez Komisję, do końca 2017 r. Agencja wprowadziła elektroniczne procedury przetargowe i możliwość elektronicznego składania ofert w niektórych postępowaniach, lecz nie wprowadziła elektronicznego fakturowania.
INFORMACJE NA TEMAT SPRAWOZDAŃ SŁUŻBY AUDYTU WEWNĘTRZNEGO
3.5.14. W 2017 r. Służba Audytu Wewnętrznego Komisji opublikowała sprawozdanie z kontroli na temat sporządzenia przez Agencję europejskiego planu bezpieczeństwa lotniczego 58 . Agencja opracowała plan działania dotyczący wszelkich obszarów, w których możliwe jest wprowadzenie usprawnień.
DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z UWAGAMI Z UBIEGŁYCH LAT
3.5.15. Przegląd działań naprawczych podjętych w wyniku uwag zgłoszonych przez Trybunał w poprzednich latach przedstawiono w załączniku.
ZAŁĄCZNIK
Działania podjęte w związku z uwagami z ubiegłych lat
| Rok | Uwagi Trybunału | Działania naprawcze (zrealizowane / w trakcie realizacji / niepodjęte / brak danych lub nie dotyczy) |
| 2016 | Choć działania finansowane przez branżę w 2016 r. poskutkowały deficytem wynoszącym 7,6 mln euro, wyniki budżetowe zmieniają się w poszczególnych latach (1), a Agencja zgromadziła nadwyżkę w wysokości 52 mln euro pochodzącą z tej kategorii działań. Przepisy rozporządzenia ustanawiającego Agencję stanowią, że poziom opłat wnoszonych przez podmioty z branży powinien być odpowiedni do tego, by pokryć koszty ponoszone przez Agencję w związku z odnośnymi czynnościami certyfikacyjnymi. Nie przewidziano w nich natomiast skumulowanej nadwyżki. | W trakcie realizacji |
| 2016 | W latach 2014-2016 Agencja wykorzystała środki w kwocie 9,4 mln euro (w 2016 r. było to 4,4 mln euro) ze skumulowanej nadwyżki na pokrycie kosztów remontu i przeprowadzki w wysokości 12,4 mln euro związanych z przeniesieniem Agencji do nowego budynku. Ponadto Komisja przeznaczyła na ten cel 3 mln euro z budżetu UE. Ten podział finansowania na wkład branży i wkład Unii był zgodny ze standardową metodyką przydzielania kosztów stosowaną przez Agencję i spowodował, że prace te sfinansowano w znacznym stopniu z opłat wnoszonych przez podmioty z branży. | Nie dotyczy |
| (1) W latach 2014 i 2015 wystąpiła nadwyżka w wysokości, odpowiednio, 15,3 mln euro i 16,9 mln euro. | ||
ODPOWIEDZI AGENCJI
3.5.8. Agencja przyjmuje do wiadomości uwagi Trybunału. Agencja omawiała ten temat na forum sieci agencji w celu zbadania możliwości i wypracowania wspólnego stanowiska. Agencja wdroży uzgodnione wspólne podejście i rozważy w każdym przypadku wyraźne oddzielenie roli księgowego od wszelkich funkcji operacyjnych, a także zaangażowanie zarządu w cykl wznawiania i oceny.
3.5.9. Przygotowując się do tej procedury, Agencja sporządziła prospekt rynkowy i stwierdziła, że główni dostawcy usług informatycznych obsługują wszystkie wymagane usługi w zakresie tej procedury. W wyniku tego Agencja sformułowała przypuszczenie, że wielokrotna umowa ramowa z ponownym otwarciem procedury konkursowej doprowadziłaby do wysokiego stopnia komplikacji na poziomie administracyjnym, co uznano za nieproporcjonalne wobec korzyści, jakie mogłoby to potencjalnie przynieść. Tak jak to miało miejsce dotychczas w przypadku procedur przetargowych o wysokiej wartości, a także w wyniku uwag Trybunału, w przyszłości Agencja w większym stopniu rozważy ponowne otwarcie konkursów w celu zapewnienia większej konkurencji.
3.5.10. Niniejsza umowa ramowa ma na celu wsparcie etapu weryfikacji koncepcji i etapu początkowego nowatorskiego projektu (Data4Safety), którego finansowanie i struktura ewoluowały z biegiem miesięcy przy zaangażowaniu wielu stron. Kontrakt opiewał na 15 mln euro, jednak zobowiązania finansowe wyniosły ostatecznie maksymalnie 4 mln euro. W ten sposób wyeliminowano możliwość dokonywania płatności powyżej tej kwoty.
3.5.11. Agencja uznała to podejście za zgodne z zasadą rozsądnego zarządzania finansami w sytuacji korzystania z istniejących międzyinstytucjonalnych umów ramowych. W odnośnym przypadku wynagrodzenie w wysokości 24 816,60 euro uznano za odpowiednie w porównaniu z wielkością zakupu i koniecznym wysiłkiem. Możliwość taką przewidziano w umowie ramowej i Agencja skorzystała z niej na zasadach określonych w umowie.
3.5.12. W 2015 r. zarząd Agencji podjął decyzję (decyzja nr 08-2015), że językiem roboczym EASA w odniesieniu do procedur rekrutacji i selekcji będzie język angielski. O decyzji tej powiadomiono Europejski Urząd Doboru Kadr (EPSO), który nie akceptuje jej z uwagi na odstępstwo od swoich zasad publikacji ogłoszeń o wolnych stanowiskach we wszystkich językach, a decyzja ta jest nieproporcjonalna do potrzeb Agencji. Sieć agencji utworzyła niedawno platformę internetową dla agencji, na której mogą one szerzej publikować swoje ogłoszenia o wolnych stanowiskach. EASA rutynowo publikuje zewnętrzne ogłoszenia o wolnych stanowiskach na tej nowej platformie.
3.5.13. Jak zauważył Trybunał, narzędzie do elektronicznego składania ofert w procedurach przetargowych zostało wdrożone w zeszłym roku. W zakresie fakturowania elektronicznego specyfikacje biznesowe sfinalizowano w 2017 r., a obecnie poszukiwane jest rozwiązanie informatyczne w ramach ograniczeń wynikających z zasobów i priorytetów Agencji.
3.6. EUROPEJSKI URZĄD NADZORU BANKOWEGO (EUNB)
WSTĘP
3.6.1. Europejski Urząd Nadzoru Bankowego (zwany dalej "Urzędem", inaczej "EUNB") z siedzibą w Londynie został ustanowiony rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1093/2010 59 . Zadania Urzędu obejmują przyczynianie się do ustanowienia wspólnych standardów oraz praktyk regulacyjnych i nadzorczych o wysokiej jakości, przyczynianie się do spójnego stosowania prawnie wiążących aktów unijnych, wspieranie i ułatwianie delegowania zadań i kompetencji pomiędzy właściwymi organami, monitorowanie i ocenianie zmian na rynku podlegającym kompetencjom Urzędu oraz wzmacnianie ochrony deponentów i inwestorów.
3.6.2. W tabeli przedstawiono najważniejsze dane liczbowe dotyczące Urzędu 60 .
Tabela
Najważniejsze dane liczbowe dotyczące Urzędu
| 2016 | 2017 | |
| Budżet (w mln euro) | 37 | 38 |
| Łączna liczba personelu na dzień 31 grudnia (1) | 161 | 190 |
| (1) Personel obejmuje urzędników, pracowników zatrudnionych na czas określony i pracowników kontraktowych oraz oddelegowanych ekspertów krajowych. Źródło: dane przekazane przez Urząd. | ||
POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI PRZEDSTAWIONE PRZEZ TRYBUNAŁ PARLAMENTOWI EUROPEJSKIEMU I RADZIE - SPRAWOZDANIE NIEZALEŻNEGO KONTROLERA
| OPINIA |
| 3.6.3. Trybunał zbadał: |
| a) sprawozdanie finansowe Urzędu obejmujące sprawozdanie finansowe 61 oraz sprawozdanie z wykonania budżetu 62 za rok budżetowy zakończony 31 grudnia 2017 r.; |
| b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania; zgodnie z wymogami art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE). |
| Wiarygodność rozliczeń |
| Opinia na temat wiarygodności rozliczeń |
| 3.6.4. W opinii Trybunału sprawozdanie Urzędu za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach jego sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2017 r. oraz wyniki transakcji, przepływy pieniężne i zmiany w aktywach netto za zakończony w tym dniu rok budżetowy, zgodnie z przepisami jego regulaminu finansowego i z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji. Zasady te opierają się na powszechnie przyjętych międzynarodowych standardach rachunkowości sektora publicznego. |
| Legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw rozliczeń Dochody |
| Opinia na temat legalności i prawidłowości dochodów leżących u podstaw rozliczeń |
| 3.6.5. W opinii Trybunału dochody leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
| Płatności |
| Opinia na temat legalności i prawidłowości płatności leżących u podstaw rozliczeń |
| 3.6.6. W opinii Trybunału płatności leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
| Objaśnienie uzupełniające |
| 3.6.7. Nie podważając wyrażonej przez siebie opinii, Trybunał zwraca uwagę na fakt, że w dniu 29 marca 2017 r. Zjednoczone Królestwo poinformowało Radę Europejską o decyzji dotyczącej wystąpienia z Unii Europejskiej. Umowa określająca warunki wystąpienia jest obecnie przedmiotem negocjacji. Sprawozdanie finansowe i powiązane informacje dodatkowe Urzędu, który ma siedzibę w Londynie, zostały sporządzone na podstawie informacji dostępnych w dniu podpisania sprawozdania (3 maja 2018 r.). |
| 3.6.8. W dniu 20 listopada 2017 r. Rada ds. Ogólnych Unii Europejskiej zdecydowała o przeniesieniu siedziby Urzędu do Paryża (Francja). Przeniesienie jest zaplanowane na początek 2019 r., a w sprawozdaniu finansowym Urzędu uwzględniono rezerwę na związane z tym koszty w wysokości 6,7 mln euro i ujęto kwotę 11,2 mln euro pozostałych przyszłych płatności umownych zaplanowanych w związku z siedzibą Urzędu w Londynie. |
| 3.6.9. Ponadto budżet Urzędu jest finansowany w 40 % z funduszy Unii Europejskiej, a w 60 % z bezpośrednich wkładów państw członkowskich UE. Decyzja Zjednoczonego Królestwa o wystąpieniu z UE może w przyszłości spowodować spadek dochodów Urzędu. |
3.6.10. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.
UWAGI DOTYCZĄCE NALEŻYTEGO ZARZĄDZANIA FINANSAMI I WYNIKÓW
3.6.11. W czterech z pięciu skontrolowanych postępowań o udzielenie zamówienia w trybie przetargu nieograniczonego tylko jeden oferent spełnił kryteria udzielenia zamówienia dotyczące jakości. Wszyscy pozostali oferenci zostali wykluczeni. Sytuacja ta wskazuje na to, że Urząd kładzie nadmierny nacisk na kryteria jakościowe. Takie postępowania uniemożliwiają znalezienie rozwiązań najkorzystniejszych pod względem ekonomicznym, które powinny zapewniać najlepszy stosunek jakości do ceny.
3.6.12. Urząd publikuje ogłoszenia o naborze na swojej stronie internetowej i w mediach społecznościowych, lecz zazwyczaj nie publikuje ich na stronie internetowej Europejskiego Urzędu Doboru Kadr (EPSO), co zwiększyłoby przejrzystość i widoczność oraz umożliwiłoby obywatelom uzyskanie informacji w jednym miejscu o naborach ogłaszanych przez różne instytucje i agencje europejskie.
3.6.13. Zgodnie z ramowym rozporządzeniem finansowym agencje powinny wprowadzić jednolite rozwiązanie dotyczące elektronicznej wymiany informacji z osobami trzecimi uczestniczącymi w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego i przechowywania tych informacji (elektroniczne zamówienia publiczne) 63 ( 64 . Ponieważ wymóg ten obowiązuje wszystkie instytucje UE, Komisja opracowuje obecnie kompleksowe rozwiązanie teleinformatyczne, które obejmie wszystkie etapy postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. W 2010 r. Komisja uruchomiła narzędzie służące do elektronicznego fakturowania, w 2011 r. - narzędzie umożliwiające elektroniczną publikację dokumentów związanych z ogłoszeniami o zamówieniach w Dzienniku Urzędowym UE (elektroniczne procedury przetargowe), a w 2015 r. - narzędzie do elektronicznego składania ofert. Do końca 2017 r. Urząd wprowadził w niektórych postępowaniach elektroniczne procedury przetargowe i elektroniczne fakturowanie, lecz nie wprowadził elektronicznego składania ofert.
INFORMACJE NA TEMAT SPRAWOZDAŃ SŁUŻBY AUDYTU WEWNĘTRZNEGO I SPRAWOZDAŃ Z OCENY ZEWNĘTRZNEJ
3.6.14. W 2017 r. Służba Audytu Wewnętrznego Komisji opublikowała sprawozdanie na temat kolegiów i szkoleń w ramach konwergencji praktyk nadzorczych 65 . Urząd opracował plan działania dotyczący wszelkich obszarów, w których możliwe jest wprowadzenie usprawnień.
3.6.15. W 2017 r. przeprowadzono ocenę zewnętrzną trzech europejskich urzędów nadzoru 66 w imieniu Komisji 67 .
DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z UWAGAMI Z UBIEGŁYCH LAT
3.6.16. Przegląd działań naprawczych podjętych w wyniku uwag zgłoszonych przez Trybunał w poprzednich latach przedstawiono w załączniku.
ZAŁĄCZNIK
Działania podjęte w związku z uwagami z ubiegłych lat
| Rok | Uwagi Trybunału | Działania naprawcze (zrealizowane / w trakcie realizacji / niepodjęte / brak danych lub nie dotyczy) |
| 2012 | Pracownicy, których dzieci uczęszczają do szkoły podstawowej lub średniej, otrzymują od Urzędu, oprócz dodatku edukacyjnego przewidzianego w regulaminie pracowniczym, dodatkowy zasiłek edukacyjny na pokrycie wysokiego czesnego. W 2012 r. łączna kwota wypłaconych zasiłków edukacyjnych wyniosła około 76 000 euro. Zasiłki te nie są przewidziane w regulaminie pracowniczym, a zatem są nieprawidłowe. | Zrealizowane |
ODPOWIEDZI URZĘDU
3.6.11. W postępowaniach o udzielenie zamówienia EUNB stara się wykorzystać wszystkie dostępne możliwości w celu zwiększenia konkurencyjności. W czterech z pięciu postępowań współczynnik jakości do ceny wyniósł 60:40, a w jednym - 50:50. Naszym zdaniem niski udział w ocenie finansowej, co podkreślił Trybunał, spowodowany był czynnikami znajdującymi się poza kontrolą EUNB, m.in. niskim zainteresowaniem udziałem w procedurze przetargowej (wynikającym z ryzyka kursu walutowego, wielkości kontraktu, wysokich kosztów przetargu oraz niskiej marży zysku) oraz niską jakością wniosków o charakterze technicznym.
3.6.12. EUNB publikuje ogłoszenia o naborze w rozmaitych miejscach: na stronie internetowej EUNB, Twitterze i LinkedIn, na stronach EU Training; EuroBrussels i EurActiv; w sieci ESCB HRC, w Financial Times i czasopismach o podobnej tematyce (dla bardziej prestiżowych stanowisk). W lutym 2018 r. EUNB opublikował na stronie EPSO 10 ogłoszeń o naborze we wszystkich językach UE. Urząd jest przekonany, że publikując ogłoszenia o naborze za pośrednictwem wyżej wymienionych kanałów, zapewnia pełną przejrzystość i trafia do odbiorcy docelowego wśród obywateli UE.
3.6.13. W 2019 r. EUNB wdroży narzędzie do elektronicznego składania ofert poprzedzone szkoleniem i fazą testową aktualizacji do systemu wdrożonego w pierwszym semestrze bieżącego roku.
3.7. EUROPEJSKA AGENCJA CHEMIKALIÓW (ECHA)
WSTĘP
3.7.1. Europejska Agencja Chemikaliów (zwana dalej "Agencją", inaczej "ECHA") z siedzibą w Helsinkach została ustanowiona rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1907/2006 68 . Do jej głównych zadań należy zapewnienie wysokiego poziomu ochrony zdrowia ludzkiego i środowiska, jak również swobodnego przepływu substancji na rynku wewnętrznym, przy jednoczesnym wsparciu konkurencyjności i innowacyjności. Agencja propaguje ponadto rozwój alternatywnych metod oceny zagrożeń stwarzanych przez substancje.
3.7.2. W tabeli przedstawiono najważniejsze dane liczbowe dotyczące Agencji 69 .
Tabela
Najważniejsze dane liczbowe dotyczące Agencji
| 2016 | 2017 | |
| Budżet (w mln euro) (1) | 110 | 112 |
| Łączna liczba personelu na dzień 31 grudnia (2) | 578 | 563 |
| (1) Dane dotyczące budżetu są oparte na kwotach środków na płatności. (2) Personel obejmuje urzędników, pracowników zatrudnionych na czas określony i pracowników kontraktowych oraz oddelegowanych ekspertów krajowych. Źródło: dane przekazane przez Agencję. | ||
POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI PRZEDSTAWIONE PRZEZ TRYBUNAŁ PARLAMENTOWI EUROPEJSKIEMU I RADZIE - SPRAWOZDANIE NIEZALEŻNEGO KONTROLERA
| OPINIA |
| 3.7.3. Trybunał zbadał: |
| a) sprawozdanie finansowe Agencji obejmujące sprawozdanie finansowe 70 oraz sprawozdanie z wykonania budżetu 71 za rok budżetowy zakończony 31 grudnia 2017 r.; |
| b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania, zgodnie z wymogami art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE). |
| Wiarygodność rozliczeń |
| Opinia na temat wiarygodności rozliczeń |
| 3.7.4. W opinii Trybunału sprawozdanie Agencji za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach sytuację finansową Agencji na dzień 31 grudnia 2017 r. oraz wyniki transakcji, przepływy pieniężne i zmiany w aktywach netto za zakończony w tym dniu rok budżetowy, zgodnie z przepisami jej regulaminu finansowego i z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji. Zasady te opierają się na powszechnie przyjętych międzynarodowych standardach rachunkowości sektora publicznego. |
| Objaśnienie uzupełniające |
| 3.7.5. Nie podważając wyrażonych przez siebie opinii przedstawionych w pkt 3.7.4, Trybunał zwraca uwagę na fakt, że Agencja częściowo utrzymuje się ze środków własnych i pobiera opłatę od wszystkich przedsiębiorstw, które wnioskują o rejestrację chemikaliów zgodnie z wymogami rozporządzenia REACH 72 . Należne opłaty są zależne od wielkości przedsiębiorstwa (mikro-, małe, średnie i duże przedsiębiorstwa) oraz ilości rejestrowanych chemikaliów (różne progi). |
| 3.7.6. Zgodnie z rozporządzeniem wykonawczym 73 Agencja oblicza wysokość opłat i wystawia na nie faktury na podstawie informacji przekazanych przez przedsiębiorstwa w chwili składania wniosku. Od czasu pierwszej rejestracji w 2009 r. około 30 % przedsiębiorstw zadeklarowało, że należy do grupy mikro-, małych lub średnich przedsiębiorstw. Agencja włożyła wiele wysiłku w to, aby wprowadzić system weryfikacji ex post w celu sprawdzania przekazanych przez wnioskodawców informacji dotyczących wielkości przedsiębiorstwa. Pozwoliło to Agencji stwierdzić, na podstawie dotychczas przeprowadzonych weryfikacji, że około 55 % wspomnianych wcześniej przedsiębiorstw, podających się za mikro-, małe lub średnie przedsiębiorstwa (16 % wszystkich przedsiębiorstw), niepoprawnie określiło swoją wielkość, w wyniku czego naliczono niższe opłaty. W celu zaradzenia tej sytuacji, w następstwie weryfikacji ex post, Agencja przez lata wystawiała faktury na korekty opłat sięgające kwoty około 16,4 mln euro. Nadal występują jednak znaczne zaległości w tych weryfikacjach, w związku z czym pozostała kwota niezbędnych korekt była do końca 2017 r. nieznana 74 . Ustalenie to świadczy o ograniczeniach systemu, który w nadmiernym stopniu opiera się na deklaracjach składanych przez wnioskodawców. |
| Zgodnie z rozporządzeniem REACH weryfikacja ilości zadeklarowanych przez przedsiębiorstwa należy do kompetencji krajowych organów odpowiedzialnych za egzekwowanie przepisów. W związku z tym Agencja nie jest zaangażowana w weryfikację tego drugiego elementu stanowiącego podstawę do obliczania wysokości opłat. |
| Legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw rozliczeń |
| Dochody |
| Opinia na temat legalności i prawidłowości dochodów leżących u podstaw rozliczeń |
| 3.7.7. W opinii Trybunału dochody leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
| Płatności |
| Opinia na temat legalności i prawidłowości płatności leżących u podstaw rozliczeń |
| 3.7.8. W opinii Trybunału płatności leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
3.7.9. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.
UWAGI DOTYCZĄCE MECHANIZMÓW KONTROLI WEWNĘTRZNEJ
3.7.10. Przeprowadzone przez Agencję weryfikacje ex post wykazały, że ponad połowa przedsiębiorstw, które zarejestrowały chemikalia i zadeklarowały, że należą do kategorii mikro-, małych lub średnich przedsiębiorstw, zadeklarowała tę wielkość nieprawidłowo (zob. objaśnienie uzupełniające w pkt 3.7.5). Można to częściowo wyjaśnić złożonymi zasadami Komisji dotyczącymi określania wielkości przedsiębiorstwa 75 , a częściowo finansową zachętą do podawania mniejszej wielkości wynikającą z tego, że wysokość opłaty rejestracyjnej jest znacznie wyższa dla większych przedsiębiorstw. Jeżeli zaniżenie takie pozostanie niewykryte, może to mieć znaczny negatywny wpływ na dochody Agencji, jako że początkowe opłaty rejestracyjne są nakładane na podstawie zadeklarowanej wielkości przedsiębiorstwa. Agencja sprawdza wprawdzie zadeklarowaną wielkość mniejszych przedsiębiorstw w drodze weryfikacji ex post, istnieją jednak znaczne zaległości w przeprowadzaniu takich weryfikacji, które na razie objęły okres do roku 2012 (lata, w których zarejestrowano największe ilości chemikaliów). Istnieje paląca potrzeba przyspieszenia przeprowadzania i finalizowania weryfikacji ex post dotyczących późniejszych lat.
3.7.11. Każdorazowo w przypadku wykrycia błędów Agencja wystawia fakturę na kwotę stanowiącą różnicę pomiędzy początkowo uiszczoną opłatą a opłatą ostatecznie należną, a także nalicza opłatę administracyjną. Na dzień 31 grudnia 2017 r. kwota do odzyskania przez Agencję wynosiła 4,7 mln euro, z czego 3,2 mln było związane z zaległymi opłatami administracyjnymi. Najwyraźniej jednak Agencja boryka się z trudnościami w odzyskiwaniu opłat administracyjnych. W sprawozdaniu finansowym za 2017 r. Agencja odnotowała rezerwę na nieściągalne wierzytelności w wysokości 2,8 mln euro (tj. 600 000 euro więcej niż pod koniec roku 2016).
3.7.12. Weryfikacja ilości substancji zadeklarowanych przez przedsiębiorstwa należy do zadań krajowego organu odpowiedzialnego za egzekwowanie przepisów, a Agencja nie ma uprawnień w tym zakresie (zob. objaśnienie uzupełniające w pkt 3.7.5). Działania podejmowane przez krajowe organy odpowiedzialne za egzekwowanie przepisów są koordynowane przez Forum wymiany informacji na temat egzekwowania przepisów. 6 grudnia 2017 r. Forum przyjęło nowe "Strategie i minimalne kryteria egzekwowania przepisów dotyczących chemikaliów", zapewniające ramy opracowywania krajowych strategii w tym obszarze. Zdolność Agencji do wykonywania mandatu zależy od tego, na ile skutecznie organy krajowe wdrożą te ramy w praktyce. W swoim sprawozdaniu ogólnym za 2017 r. Agencja informuje, że około dwóch trzecich przedsiębiorstw nie zaktualizowało zarejestrowanych informacji dotyczących ilości chemikaliów, z którymi mają one do czynienia. Odbija się to na skutecznym wdrażaniu rozporządzenia REACH oraz wpływa negatywnie na poprawność obliczania opłat.
UWAGI DOTYCZĄCE NALEŻYTEGO ZARZĄDZANIA FINANSAMI I WYNIKÓW
3.7.13. Agencja publikuje ogłoszenia o naborze na swojej stronie internetowej i w mediach społecznościowych, lecz zazwyczaj nie publikuje ich na stronie internetowej Europejskiego Urzędu Doboru Kadr (EPSO), co zwiększyłoby przejrzystość i widoczność oraz umożliwiłoby obywatelom uzyskanie informacji w jednym miejscu o naborach ogłaszanych przez różne instytucje i agencje europejskie.
INNE UWAGI
3.7.14. Dochód Agencji pochodzący z opłat odpowiada ostatecznym terminom rejestracji chemikaliów w UE określonym w przepisach rozporządzenia REACH (przypadającym w 2010, 2013 i 2018 r.). Oznacza to, że Agencja nie pobiera stałych opłat i zmaga się z niedopasowaniem pomiędzy stosunkowo stabilnym poziomem wydatków a niestabilnymi i mniej przewidywalnymi dochodami, co komplikuje planowanie budżetowe. W zarządzaniu tą sytuacją Agencję wspomaga dotacja otrzymana od Komisji Europejskiej. Ponieważ trzeci i ostatni termin rejestracji chemikaliów zgodnie z rozporządzeniem REACH przypada w 2018 r., oczekuje się, że przychód Agencji pochodzący z opłat i należności zacznie spadać poczynając od 2019 r., a finansowanie jej działań będzie w większym stopniu zależało od dotacji z budżetu UE.
DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z UWAGAMI Z UBIEGŁYCH LAT
3.7.15. Przegląd działań naprawczych podjętych w wyniku uwag zgłoszonych przez Trybunał w poprzednich latach przedstawiono w załączniku.
ZAŁĄCZNIK
Działania podjęte w związku z uwagami z ubiegłych lat
| Rok | Uwagi Trybunału | Działania naprawcze (zrealizowane / w trakcie realizacji / niepodjęte / brak danych lub nie dotyczy) |
| 2014 | Wydatki na procedury związane z konkretnym nowym rodzajem działalności Agencji, dotyczącym wdrożenia rozporządzenia w sprawie produktów biobójczych, miały zasadniczo zostać pokryte z opłat za rejestrację tych produktów. Jednakże przychód z opłat pobranych w 2014 r. pokrył jedynie 17 % wysokości tych wydatków, a pozostałą ich część faktycznie pokryto z wkładów do budżetu Agencji z ramienia UE (6,3 mln euro) oraz państw EFTA (0,2 mln euro). | W trakcie realizacji (1) |
| 2016 | W tytule III (wydatki operacyjne - REACH) poziom przeniesień pozostał wysoki. Wyniosły one 10,1 mln euro, co stanowi 39 % środków, na które zaciągnięto zobowiązania w tym tytule (w 2015 r. było to 7,3 mln euro, czyli 32 %). Jeszcze wyższy poziom przeniesień stwierdzono w tytule IV (wydatki operacyjne - produkty biobójcze). Wyniósł on 1,3 mln euro, czyli 68 % (w 2015 było to 1,5 mln euro, czyli 74 %). Tak wysoki poziom przeniesień jest sprzeczny z zasadą jednoroczności budżetu. Agencja może rozważyć większe wykorzystywanie zróżnicowanych środków budżetowych w celu lepszego odzwierciedlenia wieloletniego charakteru operacji i nieuniknionych długich przerw między datami podpisywania i realizacji umów oraz płatności. | W trakcie realizacji |
| 2016 | Na podstawie rozporządzenia w sprawie produktów biobójczych Agencja wnosi wkład w funkcjonowanie rynku substancji i produktów biobójczych. W sprawozdaniu z audytu z listopada 2016 r. Służba Audytu Wewnętrznego Komisji stwierdziła, że koncepcja i praktyczne wdrożenie systemu kontroli wewnętrznej w Agencji w odniesieniu do jej procesów i działań na podstawie rozporządzenia w sprawie produktów biobójczych są skuteczne i wydajne. Mimo że nie stwierdzono poważnych uchybień, Służba Audytu Wewnętrznego stwierdziła, że konieczne jest ich dalsze usprawnienie. Agencja i Służba Audytu Wewnętrznego uzgodniły plan dotyczący działań naprawczych. | W trakcie realizacji |
| 2016 | W przeciwieństwie do większości pozostałych agencji, w rozporządzeniu ustanawiającym Agencję nie zawarto wymogu przeprowadzania okresowej oceny zewnętrznej jej działań, która jest zasadniczym elementem pozwalającym na ocenę wyników. | Niepodjęte (poza kontrolą Agencji) |
| (1) W 2017 r. przychód Agencji z opłat i należności dotyczących produktów biobójczych wyniósł 8,1 mln euro (w 2016 r. było to 7,6 mln euro), co pokryło 65 % wydatków związanych z tymi produktami (w 2015 r. - 62 %, a w 2016 - 88 %). Pozostałą część wydatków faktycznie pokryto z wkładów do budżetu Agencji z ramienia UE (6,3 mln euro) oraz państw EFTA (0,2 mln euro). | ||
ODPOWIEDZI AGENCJI
3.7.10. W odpowiednich przepisach (rozporządzenie w sprawie opłat na mocy REACH (WE) nr 340/2008) nie określono, że Agencja powinna przeprowadzać weryfikacje ex post wielkości każdego rejestrującego się MŚP. Zarząd Agencji zatwierdził podejście, zgodnie z którym priorytetowo traktowane są rejestrujące się MŚP o największym wpływie finansowym (czyli największa liczba rejestracji o najwyższym zakresie wielkości obrotu). Agencja weryfikuje obecnie wielkość MŚP tych rejestrujących, którzy przedłożyli dokumentację do roku 2015, a w 2017 r. Agencja objęła weryfikacją również rejestrujące się MŚP ze Zjednoczonego Królestwa w celu sprawdzenia wielkości przedsiębiorstwa przed wystąpieniem Zjednoczonego Królestwa z Unii Europejskiej. W przyszłości Agencja coraz częściej dokonywać będzie weryfikacji wielkości MŚP na podstawie zasady optymalizacji kosztów i korzyści.
3.7.11. Rozporządzenie w sprawie opłat na mocy REACH (WE) nr 340/2008 nie zapewnia Agencji odpowiednich narzędzi egzekwowania należnych opłat administracyjnych. Agencja w sposób proaktywny przypomina dłużnikom o obowiązku zapłaty i w przypadku gdy przypomnienie nie przynosi skutku, zatrudnia lokalne kancelarie prawne do ściągnięcia zaległych opłat bezpośrednio w państwach członkowskich. Do tej pory kancelarie prawne skontaktowały się z 74 % przedsiębiorstw z zaległymi opłatami administracyjnymi i wynik tej inicjatywy zostanie poddany analizie kosztów i korzyści w celu określenia kolejnych kroków.
3.7.12. Główna odpowiedzialność za egzekwowanie przepisów rozporządzeń REACH/CLP, a zwłaszcza obowiązku rejestracji substancji chemicznych, spoczywa na państwach członkowskich. Zdolność Agencji do wypełnienia swojego mandatu i osiągnięcia dochodów z pobranych opłat na odpowiednim poziomie zależy od skuteczności praktycznego wdrożenia strategii egzekwowania przepisów przez organy krajowe. Obecnie trwają rozmowy z Komisją w celu zajęcia się tą kwestią.
3.7.13. Agencja przyjmuje do wiadomości tę uwagę wstępną, która stanowi kwestię horyzontalną odnoszącą się do wielu agencji. Agencja, tak jak inne agencje, publikuje ogłoszenia o naborze na swojej stronie internetowej, w mediach społecznościowych i na stronie sieci agencji UE (EUAN) (https://euagencies.eu/). W celu zwiększenia przejrzystości i widoczności oraz umożliwienia obywatelom uzyskania informacji o naborach Agencja zaleca, by na stronie Europejskiego Urzędu Doboru Kadr (EPSO) promowano stronę EUAN.
3.7.14. Ta uwaga wstępna jest prawidłowa. Agencja jest finansowana z dochodu pochodzącego z kombinacji różnych opłat i z dotacji wyrównawczej Unii Europejskiej. Wcześniej Agencja złożyła Komisji kilka alternatywnych propozycji finansowania, w tym wprowadzenie powtarzających się opłat, jak ma to miejsce w niektórych innych agencjach UE. Agencja przypomina, że w przeglądzie REACH (COM(2018) 116 final) z dnia 5 marca 2018 r. wskazano, że Komisja dokona oceny wszystkich możliwych opcji w celu zapewnienia zrównoważonego finansowania Agencji w przyszłości.
3.8. EUROPEJSKI URZĄD NADZORU UBEZPIECZEŃ I PRACOWNICZYCH PROGRAMÓW EMERYTALNYCH (EIOPA)
WSTĘP
3.8.1. Europejski Urząd Nadzoru Ubezpieczeń i Pracowniczych Programów Emerytalnych (zwany dalej "Urzędem", inaczej "EIOPA") z siedzibą we Frankfurcie został ustanowiony rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1094/2010 76 . Do zadań Urzędu należy przyczynianie się do ustanowienia wspólnych standardów i praktyk regulacyjnych i nadzorczych o wysokiej jakości, przyczynianie się do spójnego stosowania prawnie wiążących aktów unijnych, wspieranie i ułatwianie delegowania zadań i kompetencji pomiędzy właściwymi organami, monitorowanie i ocenianie zmian na rynku podlegającym jego kompetencjom oraz wzmacnianie ochrony właścicieli polis, członków programów emerytalnych i uposażonych.
3.8.2. W tabeli przedstawiono najważniejsze dane liczbowe dotyczące Urzędu 77 .
Tabela
Najważniejsze dane liczbowe dotyczące Urzędu
| 2016 | 2017 | |
| Budżet (w mln euro) | 21 | 24 |
| Łączna liczba personelu na dzień 31 grudnia (1) | 139 | 151 |
| (1) Personel obejmuje urzędników, pracowników zatrudnionych na czas określony i pracowników kontraktowych oraz oddelegowanych ekspertów krajowych. Źródło: dane przekazane przez Urząd. | ||
POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI PRZEDSTAWIONE PRZEZ TRYBUNAŁ PARLAMENTOWI EUROPEJSKIEMU I RADZIE - SPRAWOZDANIE NIEZALEŻNEGO KONTROLERA
| OPINIA |
| 3.8.3. Trybunał zbadał: |
| a) sprawozdanie finansowe Urzędu obejmujące sprawozdanie finansowe 78 oraz sprawozdanie z wykonania budżetu 79 za rok budżetowy zakończony 31 grudnia 2017 r.; |
| b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania; zgodnie z wymogami art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE). |
| Wiarygodność rozliczeń |
| Opinia na temat wiarygodności rozliczeń |
| 3.8.4. W opinii Trybunału sprawozdanie Urzędu za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach jego sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2017 r. oraz wyniki transakcji, przepływy pieniężne i zmiany w aktywach netto za zakończony w tym dniu rok budżetowy, zgodnie z przepisami jego regulaminu finansowego i z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji. Zasady te opierają się na powszechnie przyjętych międzynarodowych standardach rachunkowości sektora publicznego. |
| Legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw rozliczeń Dochody |
| Opinia na temat legalności i prawidłowości dochodów leżących u podstaw rozliczeń |
| 3.8.5. W opinii Trybunału dochody leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
| Płatności |
| Opinia na temat legalności i prawidłowości płatności leżących u podstaw rozliczeń |
| 3.8.6. W opinii Trybunału płatności leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
| Inne kwestie |
| 3.8.7. Nie podważając wyrażonych przez siebie opinii, Trybunał zwraca uwagę na fakt, że w dniu 29 marca 2017 r. Zjednoczone Królestwo poinformowało Radę Europejską o decyzji dotyczącej wystąpienia z Unii Europejskiej. Umowa określająca warunki wystąpienia będzie przedmiotem negocjacji. Budżet Urzędu jest finansowany w 40 % z funduszy Unii Europejskiej, a w 60 % z bezpośrednich wkładów państw członkowskich UE. Decyzja Zjednoczonego Królestwa o wystąpieniu z UE może w przyszłości spowodować spadek dochodów Urzędu. |
3.8.8. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.
UWAGI DOTYCZĄCE WIARYGODNOŚCI ROZLICZEŃ
3.8.9. W trakcie tegorocznej kontroli wszystkich agencji UE Trybunał przeprowadził analizę środowiska księgowego. W Urzędzie przełożonym księgowego jest szef działu ds. wsparcia korporacyjnego. Trybunał stwierdził potrzebę wzmocnienia niezależności księgowego Urzędu poprzez przesunięcie go pod zwierzchnictwo dyrektora Urzędu (obowiązki administracyjne) i Zarządu (obowiązki funkcyjne).
UWAGI DOTYCZĄCE NALEŻYTEGO ZARZĄDZANIA FINANSAMI I WYNIKÓW
3.8.10. Urząd publikuje ogłoszenia o naborze na swojej stronie internetowej i w mediach społecznościowych, lecz nie na stronie internetowej Europejskiego Urzędu Doboru Kadr (EPSO), co zwiększyłoby przejrzystość i widoczność oraz umożliwiłoby obywatelom uzyskanie informacji w jednym miejscu o naborach ogłaszanych przez różne instytucje i agencje europejskie.
INFORMACJE DOTYCZĄCE WYNIKÓW OCENY ZEWNĘTRZNEJ
3.8.11. W 2017 r. przeprowadzono ocenę zewnętrzną trzech Europejskich Urzędów Nadzoru 80 w imieniu Komisji 81 .
ODPOWIEDZI URZĘDU
3.8.9. Do kwietnia 2018 r. księgowy podlegał szefowi Działu ds. Wsparcia Korporacyjnego oraz Zarządowi. Zdaniem EIOPA taki układ nie był sprzeczny z hierarchiczną ani funkcjonalną niezależnością księgowego gdyż ostateczną ocenę rocznych wyników pracy księgowego zatwierdzał Zarząd. Aby wzmocnić pozycję księgowego w odniesieniu do nowych linii sprawozdawczych od maja 2018 r. wprowadzono zmiany w tym zakresie w następujący sposób: sprawozdawczość hierarchiczna wobec Dyrektora Zarzadzającego oraz sprawozdawczość funkcjonalną przed Zarządem.
3.8.10. Publikacja ogłoszeń o naborze na stronie internetowej EPSO wymaga przetłumaczenia ich na wszystkie 24 języki urzędowe UE. Ponieważ ma to poważne konsekwencje budżetowe, EIOPA podjął decyzję o zwiększeniu wykorzystania innych źródeł medialnych, w których większość agencji UE publikuje swoje wakaty. EIOPA korzysta również z międzyagencyjnego portalu ogłoszeń o pracę - wspólnej platformy opracowanej przez sieć agencji - aby udostępnić ogłoszenia o wolnych miejscach pracy wszystkim obywatelom. Ponadto EIOPA przewodzi wspólnej procedurze udzielania zamówień na promowanie kampanii rekrutacyjnych, której celem jest zwiększenie widoczności kampanii rekrutacyjnych oraz dotarcie do szerokiego grona odbiorców w UE.
3.9. EUROPEJSKI INSTYTUT INNOWACJI I TECHNOLOGII (EIT)
WSTĘP
3.9.1. Europejski Instytut Innowacji i Technologii (zwany dalej "Instytutem", inaczej "EIT") z siedzibą w Budapeszcie został ustanowiony rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 294/2008 82 . Celem Instytutu jest przyczynianie się do zrównoważonego wzrostu gospodarczego w Europie i zwiększenia konkurencyjności poprzez wzmocnienie potencjału innowacyjnego państw członkowskich i Unii Europejskiej. Instytut przyznaje dotacje coraz większej liczbie "wspólnot wiedzy i innowacji" (WWiI), które łączą ze sobą instytucje szkolnictwa wyższego, instytucje badawcze i sektor przedsiębiorstw, co ma przyczyniać się do wzrostu innowacyjności i przedsiębiorczości. WWiI koordynują działalność setek partnerów. Przyznawane przez Instytut dotacje pokrywają koszty ponoszone przez partnerów oraz koszty związane z działalnością koordynacyjną WWiI.
3.9.2. W tabeli 1 przedstawiono najważniejsze dane liczbowe dotyczące Instytutu 83 .
Tabela
Najważniejsze dane liczbowe dotyczące Instytutu
| 2016 | 2017 | |
| Budżet (w mln euro) (1) | 283 | 303 |
| Łączna liczba personelu na dzień 31 grudnia (2) | 59 | 60 |
| (1) Dane dotyczące budżetu są oparte na kwotach środków na płatności. (2) Personel obejmuje urzędników, pracowników zatrudnionych na czas określony i pracowników kontraktowych oraz oddelegowanych ekspertów krajowych. Źródło: dane przekazane przez Instytut. | ||
POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI PRZEDSTAWIONE PRZEZ TRYBUNAŁ PARLAMENTOWI EUROPEJSKIEMU I RADZIE - SPRAWOZDANIE NIEZALEŻNEGO KONTROLERA
| OPINIA |
| 3.9.3. Trybunał zbadał: |
| a) sprawozdanie finansowe Instytutu obejmujące sprawozdanie finansowe 84 oraz sprawozdanie z wykonania budżetu 85 za rok budżetowy zakończony 31 grudnia 2017 r.; |
| b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania; zgodnie z wymogami art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE). |
| Wiarygodność rozliczeń |
| Opinia na temat wiarygodności rozliczeń |
| 3.9.4. W opinii Trybunału sprawozdanie finansowe Instytutu za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach jego sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2017 r. oraz wyniki transakcji, przepływy pieniężne i zmiany w aktywach netto za zakończony w tym dniu rok budżetowy, zgodnie z przepisami regulaminu finansowego Instytutu i z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji. Zasady te opierają się na powszechnie przyjętych międzynarodowych standardach rachunkowości sektora publicznego. |
| Legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw rozliczeń Dochody |
| Opinia na temat legalności i prawidłowości dochodów leżących u podstaw rozliczeń |
| 3.9.5. W opinii Trybunału dochody leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
| Płatności |
| Opinie na temat legalności i prawidłowości płatności leżących u podstaw rozliczeń |
| 3.9.6. W opinii Trybunału płatności leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
| Inne kwestie |
| 3.9.7. W grudniu 2016 r., a więc tuż przed upływem okresu kwalifikowalności (1 stycznia 2016 r - 31 grudnia 2016 r.), Instytut podpisał aneksy do szczegółowych umów o udzielenie dotacji z WWiI "EIT Digital", "InnoEnergy", "Health" i "Raw Materials". W przypadku WWiI "Climate" zmieniona umowa została podpisana w styczniu 2017 r., czyli już po upływie okresu kwalifikowalności. Dzięki uzgodnionemu w tych aneksach zwiększeniu jednolitych stawek zwrotu kosztów WWiI mogły otrzymać dodatkowo 15 mln euro dotacji z Instytutu na tę samą kwotę zatwierdzonych kosztów kwalifikowalnych (6,0 mln euro dodatkowo dla WWiI "Climate", 5,6 mln dla "EIT Health", 2,2 mln dla WWiI "InnoEnergy" i 1,2 mln dla "EIT Raw Materials"). Przynosi to efekt odwrotny do zamierzonego, polegającego na szukaniu przez WWiI własnych źródeł finansowania. W wyniku tego WWiI nie stają się wcale coraz bardziej niezależne od finansowania przez Instytut. Może to także odbić się negatywnie na zasadach uczciwej konkurencji pomiędzy WWiI, ponieważ współfinansowanie wydatków ma wpływ na decyzję o przyznaniu dotacji. |
| 3.9.8. W aneksach do biznesplanów WWiI "InnoEnergy" i "EIT Digital" z mocą wsteczną wyznaczono również pewne dodatkowe zadania o łącznej wartości, odpowiednio, około 3,3 mln euro i 0,6 mln euro, które nie były przewidziane w pierwotnych biznesplanach. Dodatkowe zadania dla WWiI "InnoEnergy" oznaczają istotną zmianę w stosunku do pierwotnego biznesplanu, na podstawie którego przyznano początkową maksymalną kwotę dotacji. Określone kwoty dotacji na rzecz różnych WWiI przyznano im w wyniku konkurencyjnego przeglądu ich pierwotnych propozycji biznesplanów. Wprowadzone następnie znaczne zmiany mają zatem wpływ na decyzję o przyznaniu dotacji oraz na równe traktowanie WWiI i nie są zgodne z art. 180 ust. 4 zasad stosowania rozporządzenia finansowego. |
3.9.9. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.
UWAGI DOTYCZĄCE WIARYGODNOŚCI ROZLICZEŃ
3.9.10. W trakcie tegorocznej kontroli wszystkich agencji UE Trybunał przeprowadził analizę środowiska księgowego, w tym kwestii dotyczących terminowego zatwierdzenia (bądź powtórnego zatwierdzenia) systemów księgowych. W 2017 r. Instytut wprowadził system dokonywania płatności, w którym zrezygnowano z papierowej formy dokumentów. Spowodowało to wprawdzie modyfikację stosowanych przez Instytut procedur i systemu księgowego, lecz od 2012 r. nie dokonano ponownego zatwierdzenia tego systemu.
UWAGI DOTYCZĄCE MECHANIZMÓW KONTROLI WEWNĘTRZNEJ
3.9.11. Aby wzmocnić system kontroli wewnętrznej w odniesieniu do dotacji na rzecz WWiI, Instytut wprowadził scentralizowane weryfikacje ex ante w przypadku partnerów WWiI, którzy przedłożyli zestawienia poniesionych wydatków na kwotę przekraczającą 325 000 euro. Za przeprowadzenie tych weryfikacji odpowiedzialne były dwie firmy audytorskie działające na zlecenie Instytutu 86 , które poświadczały sprawozdania finansowe partnerów WWiI. Wyniki kontroli ex post przeprowadzonych przez inną firmę audytorską wynajętą przez Instytut potwierdzają skuteczność i znaczenie nowego podejścia opartego na poświadczaniu sprawozdań finansowych, ponieważ większość istotnych błędów wykryto w zestawieniach poniesionych wydatków, które nie zostały objęte weryfikacjami ex ante.
3.9.12. Plany ciągłości działania i przywrócenia gotowości do pracy po wystąpieniu sytuacji nadzwyczajnej, które zostały przyjęte przez Instytut w 2013 r., są nieaktualne. Przykładowo połowa członków zespołu zarządzania kryzysowego nie pracowała już w Instytucie w 2017 r. Prace nad zaktualizowanymi wersjami tych planów trwają od dwóch lat, lecz nie zostały jeszcze zakończone.
UWAGI DOTYCZĄCE NALEŻYTEGO ZARZĄDZANIA FINANSAMI I WYNIKÓW
3.9.13. Podobnie jak w poprzednich latach WWiI nie wykorzystały w pełni środków z dotacji przyznanych przez Instytut. Łączne przyjęte koszty kwalifikowalne działań wnoszących wartość dodaną zrealizowanych przez pięć WWiI, które zaczęły funkcjonować przed 2016 r. (pierwsza i druga fala WWiI łącznie), okazały się o 15 % niższe niż przewidywano w pierwotnych szczegółowych umowach o udzielenie dotacji podpisanych na początku 2016 r. 87 Głównymi powodami niewykorzystania środków były niepełna realizacja biznesplanów, spowodowana częściowo późnym przyjęciem umów o udzielenie dotacji i wieloletnim charakterem zadań WWiI, oraz wyższy niż zaplanowano poziom samofinansowania kosztów zarządzania przez niektóre WWiI. Środki te wykorzystano po części w celu zwiększenia początkowych jednolitych stawek zwrotu kosztów w przypadku kosztów kwalifikowalnych działań wnoszących wartość dodaną (zob. pkt 3.9.7). Opóźnienia w rozpoczęciu działalności wystąpiły zwłaszcza w przypadku WWiI z drugiej fali ("EIT Health" i "Raw Materials"). Jeśli chodzi o WWiI z pierwszej fali, w sprawozdaniu z oceny Instytutu stwierdzono, że słabsze wyniki niż oczekiwano osiągnęła w szczególności WWiI "Climate".
3.9.14. W następstwie oceny wyników osiągniętych w ramach realizacji biznesplanów Instytut obliczył pewne korekty dotyczące wyników. Korekty te nie miały jednak żadnych skutków finansowych w przypadku WWiI. Zgodnie z metodyką obliczania wysokości dotacji w programie "Horyzont 2020" Instytut, mając do dyspozycji korektę finansową i korektę dotyczącą wyników, stosuje jedynie wyższą z nich. O ile metodyka ta wydaje się odpowiednia w przypadku indywidualnych projektów w ramach programu "Horyzont 2020", o tyle słabiej sprawdza się ona w odniesieniu do dotacji na rzecz WWiI, które finansują szeroki zakres różnego rodzaju działań. W związku z tym wątpliwości budzi fakt, na ile uzasadnione jest zastępowanie korekt dotyczących wyników w przypadku na przykład działań edukacyjnych korektami finansowymi nakładanymi przykładowo na projekty z zakresu innowacji.
3.9.15. W 2017 r. wszystkie WWiI przyjęły strategie stabilności finansowej zgodnie z wytycznymi Instytutu, co stanowiło ważny krok w kierunku zapewnienia im bardziej zrównoważonej przyszłości. Dochody generowane przez WWiI z pierwszej fali są jednak w dalszym ciągu bardzo niskie (na poziomie między 2 % a 6 % kosztów działań wnoszących wartość dodaną), a postępy osiągnięte w 2017 r. były ograniczone. Współfinansowanie ze strony partnerów WWiI również kształtuje się na niskim poziomie (niższym niż przewidziano w pierwotnych szczegółowych umowach o udzielenie dotacji) - z dotacji udzielanych przez Instytut nadal pokrywanych jest, w zależności od WWiI, od 62 % do 90 % kosztów działań wnoszących wartość dodaną.
3.9.16. Instytut publikuje ogłoszenia o naborze na swojej stronie internetowej i na stronie Dyrekcji Generalnej ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa, lecz zwykle nie na stronie internetowej Europejskiego Urzędu Doboru Kadr (EPSO), co zwiększyłoby przejrzystość i widoczność oraz umożliwiłoby obywatelom uzyskanie informacji w jednym miejscu o naborach ogłaszanych przez różne instytucje i agencje europejskie.
3.9.17. Zgodnie z ramowym rozporządzeniem finansowym agencje powinny wprowadzić jednolite rozwiązanie dotyczące elektronicznej wymiany informacji z osobami trzecimi uczestniczącymi w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego i przechowywania tych informacji (elektroniczne zamówienia publiczne) 88 . Ponieważ wymóg ten obowiązuje wszystkie instytucje UE, Komisja opracowuje obecnie kompleksowe rozwiązanie teleinformatyczne, które obejmie wszystkie etapy postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. W 2010 r. wprowadziła ona narzędzie służące do elektronicznego fakturowania, w 2011 r. - narzędzie umożliwiające elektroniczne ogłoszenia o zamówieniach w elektronicznej wersji Dziennika Urzędowego UE (elektroniczne procedury przetargowe), a w 2015 r. - narzędzie do elektronicznego składania ofert. Do końca 2017 r. Instytut wprowadził elektroniczne fakturowanie w niektórych postępowaniach, lecz nie zaczął jeszcze stosować elektronicznych procedur przetargowych ani elektronicznego składania ofert.
INNE USTALENIA
3.9.18. Obecny dyrektor tymczasowy Instytutu objął to stanowisko w lipcu 2014 r. W 2016 r. ogłoszono procedurę naboru w celu wyłonienia nowego dyrektora, lecz zakończyła się ona bez powodzenia. Od tego czasu nie zorganizowano żadnej nowej procedury. Zajmowanie stanowiska tymczasowego przez tak długi okres stoi w sprzeczności z regulaminem pracowniczym, w którym przewidziano, że maksymalny okres w takim przypadku wynosi rok.
3.9.19. Zgodnie z pkt 5.1 statutu Instytutu "Personel EIT składa się z pracowników zatrudnionych bezpośrednio przez EIT na podstawie umów na czas określony", w odniesieniu do których zastosowanie mają warunki zatrudnienia innych pracowników Unii Europejskiej. Oznacza to, że w przypadku pracowników zatrudnionych na czas określony Instytut może zaoferować umowy na maksymalnie pięć lat, z możliwością jednokrotnego przedłużenia na kolejne pięć lat. Osoby, które podjęły pracę w Instytucie niedługo po jego ustanowieniu w 2009 r., osiągną maksymalny dziesięcioletni okres zatrudnienia w 2020 r., co może zagrozić ciągłości działania i utrudnić administrację w nadchodzących latach.
INFORMACJE NA TEMAT SPRAWOZDAŃ SŁUŻBY AUDYTU WEWNĘTRZNEGO I SPRAWOZDAŃ Z OCENY ZEWNĘTRZNEJ
3.9.20. W 2017 r. Służba Audytu Wewnętrznego Komisji przeprowadziła kontrolę dotyczącą monitorowania przez Instytut umów o udzielenie dotacji 89 . Instytut opracował plan działania dotyczący wszelkich obszarów, w których możliwe jest wprowadzenie usprawnień.
3.9.21. W latach 2016-2017 w imieniu Komisji przeprowadzono ocenę śródokresową działalności Instytutu w latach 2011-2015 90 .
DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z UWAGAMI Z UBIEGŁYCH LAT
3.9.22. Przegląd działań naprawczych podjętych w wyniku uwag zgłoszonych przez Trybunał w poprzednich latach przedstawiono w załączniku.
ZAŁĄCZNIK
Działania podjęte w związku z uwagami z ubiegłych lat
| Rok | Uwagi Trybunału | Działania naprawcze (zrealizowane / w trakcie realizacji / niepodjęte / brak danych lub nie dotyczy) |
| 2012 | W umowach o udzielenie dotacji nie określono indywidualnych progów dla poszczególnych kategorii kosztów (np. kosztów osobowych, podwykonawstwa, obsługi prawnej itp.). | Zrealizowane (1) |
| 2014 | Instytut przeszacował swoje potrzeby budżetowe na rok 2014 o 13,1 mln euro, czyli o 5,6 % (w 2013 r. było to 3,4 mln euro, czyli 2,5 %) i zaciągnął zobowiązania na jedynie 220 mln euro z dostępnych 233,1 mln euro. Niski wskaźnik wykorzystania środków można głównie powiązać z niewykorzystanymi środkami na dotacje (11,4 mln euro) na potrzeby finansowania działań WWiI. Biznesplany WWiI, na podstawie których podpisano umowy o udzielenie dotacji, nie wymagały wykorzystania wszystkich środków do dyspozycji Instytutu w 2014 r. Niewykorzystane środki zostaną ponownie ujęte w budżecie Instytutu w latach 2015-2017, zgodnie z przepisami regulaminu finansowego Instytutu. | W trakcie realizacji (2) |
| 2014 | WWiI mają wprawdzie opracowywać strategie na rzecz stabilności finansowej, jednak dotychczas (do piątego roku ich działalności) pozostają całkowicie uzależnione od finansowania przez Instytut i partnerów WWiI. | W trakcie realizacji (3) |
| 2014 | Odkąd ustanowiono Instytut w 2009 r., zmaga się on z intensywną rotacją pracowników i brakiem stabilności na szczeblu kadry kierowniczej. Od 2013 r. dwa z trzech stanowisk kierowników działu są nieobsadzone. Jedno jest obsadzone tymczasowo od 2013 r., co jest sprzeczne z regulaminem pracowniczym, który stanowi, że okres zatrudnienia w tym trybie nie może przekraczać jednego roku. Drugie zajmuje obecnie dyrektor ds. operacyjnych, który pełni także funkcję dyrektora tymczasowego i tym samym piastuje równocześnie trzy stanowiska. | Zrealizowane |
| 2015 | W sprawozdaniu specjalnym nr 4/2016 Trybunał stwierdził, że warunek finansowania polegający na tym, że wkład Instytutu w WWiI nie powinien przekraczać 25 %, generuje niewielką wartość dodaną bądź nie generuje jej wcale, a jego zniesienie zmniejszyłoby obciążenie partnerów WWiI pod względem sprawozdawczości operacyjnej i finansowej (4). | W trakcie realizacji |
| 2015 | Poświadczenie sprawozdań finansowych wymagane od partnerów WWiI występujących o zwrot kosztów przekraczających 325 000 euro powinno stanowić element przeprowadzanych przez Instytut weryfikacji ex ante zestawień poniesionych wydatków. Jakość tych poświadczeń znacznie się jednak różni, co ogranicza stopień pewności, jaki można dzięki nim uzyskać, i powoduje, że Instytut jest zmuszony do przeprowadzania dodatkowych kontroli. | Zrealizowane |
| 2015 | Zgodnie z rozporządzeniem ustanawiającym Instytut "gromadzi fundusze ze źródeł publicznych i prywatnych oraz wykorzystuje swoje zasoby zgodnie z niniejszym rozporządzeniem. W szczególności stara się pozyskiwać znaczną i coraz większą część swojego budżetu ze źródeł prywatnych i z dochodu generowanego przez własne działania". Mimo wspomnianego wyżej przepisu, który wyraźnie odnosi się do budżetu własnego Instytutu, wkład ze środków dostępnych w ramach programu "Horyzont 2020" wyniósł 99 % tego budżetu na 2015 r. | Niepodjęte (5) |
| 2015 | Instytut ma wprawdzie prawo do tego, by przenieść do budżetów na trzy kolejne lata niewykorzystane środki (na które nie zaciągnięto zobowiązań w ciągu roku lub na które zobowiązania zostały wycofane na koniec roku), jednak nie dostosował swoich procedur w porę, by przenieść 26,6 mln euro z budżetu na 2014 r. do budżetów na lata 2015-2017. Kwota ta wynikała z mniejszego niż zakładano wykorzystania środków przez WWiI. | Zrealizowane |
| 2015 | Pierwotnie ustalonym przez Komisję docelowym terminem uzyskania niezależności finansowej przez Instytutu był rok 2010. W czerwcu 2011 r. Instytut uzyskał jednak tylko częściową niezależność finansową pod warunkiem kontynuacji zatwierdzania ex ante transakcji związanych z dotacjami i postępowań o udzielenie zamówienia o wartości powyżej 60 000 euro przez patronującą mu Dyrekcję Generalną ds. Edukacji i Kultury. | Zrealizowane |
| 2015 | Instytut finansuje swój program "Digital Master", w którym uczestniczy 16 uniwersytetów europejskich. Model zwrotu kosztów uniwersytetom obejmuje łącznie maksymalną kwotę ryczałtową wynoszącą 8 000 euro na studenta (zgodnie z zasadami programu "Erasmus Mundus") oraz rzeczywiście poniesione koszty, w tym koszty pośrednie oparte na stawce ryczałtowej. Na tej podstawie w 2015 r. uniwersytetom wypłacono łącznie średnio 15 000 euro na studenta (wliczając w to kwotę ryczałtową). Model ten nie został jednak jeszcze formalnie zdefiniowany i nie pozwala na odróżnienie działań finansowanych z kwoty ryczałtowej od działań objętych rzeczywiście poniesionymi kosztami. Instytut powinien dążyć do przyjęcia jasnego i formalnie określonego modelu opartego na jednej metodzie deklarowania kosztów, takiej jak odpowiednio uzasadniona jedna kwota ryczałtowa. | W trakcie realizacji (6) |
| 2015 | Zasadę należytego zarządzania finansami naruszył partner WWiI, który udzielił zamówienia na usługi public relations za stawkę dzienną w wysokości od 800 do 3 250 euro na osobę, które to koszty Instytut w całości zwrócił (7). | Nie dotyczy |
| 2015 | Instytut skorzystał z umowy ramowej Komisji w celu zorganizowania konferencji na temat innowacji, które odbyły się w 2015 i 2016 r. W ramach tej umowy podzlecano usługi, których ceny nie zostały w tej umowie ustalone. Uzgodnione ceny tych usług wyniosły od 800 euro za dzień dla młodszego konsultanta do 2 250 euro za dzień dla starszego konsultanta (niemal czterokrotność stawki ustalonej w umowie ramowej dla kierownika wyższego szczebla). Koszty usług, na które udzielono zamówień po takich cenach, wyniosły ponad 100 000 euro na konferencję. | Nie dotyczy |
| 2016 | Trybunał stwierdził uchybienia związane z weryfikacją ex post postępowań o udzielenie zamówienia przeprowadzonych przez PP WWiI. W przypadku co najmniej jednego PP WWiI wybór postępowania do weryfikacji nie był reprezentatywny dla badanej populacji. Dodatkowo Trybunał stwierdził co innego w odniesieniu do legalności i prawidłowości dwóch postępowań. W tych przypadkach Instytut zaakceptował udzielenie zamówienia z wolnej ręki lub nadmierne przedłużenie czasu trwania zamówień. | Zrealizowane |
| 2016 | Służba Audytu Wewnętrznego Komisji w sprawozdaniu z audytu pt. "Zarządzanie dotacjami. Przejście do programu Horyzont 2020" z grudnia 2016 r. stwierdziła, że Instytut z powodzeniem dostosował swoje procedury do zasad programu Horyzont 2020, a w szczególności do zasad uczestnictwa, oraz że mechanizmy kontroli sprawowanej przez Instytut nad procesem finansowania były zasadniczo skuteczne we wspieraniu nowych WWiI. Służba Audytu Wewnętrznego stwierdziła także, że konieczne są pilne działania w celu zabezpieczenia rygorystycznego stosowania ram legislacyjnych programu Horyzont 2020 oraz w celu dalszego ulepszania procesu finansowania nowych WWiI. Instytut i Służba Audytu Wewnętrznego uzgodniły plan dotyczący działań naprawczych. | W trakcie realizacji |
| 2016 | W tytule II stwierdzono wysoki poziom przeniesień. Wyniosły one 0,4 mln euro, co stanowi 40 % środków, na które zaciągnięto zobowiązania w tym tytule (w 2015 r. było to 0,4 mln euro, czyli 44 %). Było to spowodowane głównie umowami o usługi informatyczne wykraczającymi poza rok budżetowy i kosztami spotkań, za które nie otrzymano jeszcze faktur. | Nie dotyczy |
| 2016 | Dotacje na rok 2015 r. przyznano dopiero w kwietniu 2015 r., a umowy o udzielenie dotacji podpisano w czerwcu i lipcu 2015 r. Jeżeli chodzi o rok 2016 r., dotacje przyznano, a umowy podpisano w kwietniu 2016 r. Mimo poprawy odnotowanej w 2016 r. te opóźnienia w podejmowaniu decyzji o udzieleniu dotacji i ich podpisywaniu wywoływały niepewność i ograniczały gotowość partnerów do przeznaczania środków na działania i rozpoczynania tych działań na początku roku. | W trakcie realizacji |
| 2016 | Ostatnie zaproszenia dotyczące nowych WWiI, w przypadku których obszary tematyczne zostały określone w strategicznym planie innowacji Instytutu na lata 2014-2020, wskazywały na ograniczenie konkurencji. W odpowiedzi na zaproszenie dotyczące dwóch nowych WWiI ("Health" i "Raw Material") z 2014 r. wpłynęło tylko siedem wniosków. Zaproszenie z 2016 r. dotyczące dwóch dodatkowych WWiI ("Food" i "Added-Value Manufacturing") zaowocowało trzema wnioskami, podczas gdy jedyny wniosek, jaki nadszedł w związku z WWiI "Added-Value Manufacturing", nie został wybrany ze względu na jego jakość. | Nie dotyczy |
| 2016 | W okresie od momentu powołania Instytutu w 2008 r. do lipca 2014 r. na stanowisku jego dyrektora zmiana następowała cztery razy. Od sierpnia 2014 r. stanowisko dyrektora jest obsadzone tymczasowo. Taka sama sytuacja ma miejsce od lutego 2013 r. w przypadku innego stanowiska kierowniczego. Jest to sprzeczne z przepisem regulaminu pracowniczego, który stanowi, że okres taki nie może przekraczać jednego roku. Co więcej, częste zmiany i długie okresy, podczas których stanowiska obsadzone są tymczasowo, powodują niepewność wśród zainteresowanych podmiotów i w kwestii ciągłości strategicznej. | W trakcie realizacji (8) |
| 2016 | Instytut jest ważnym podmiotem w programie Horyzont 2020. Przyznany mu budżet na lata 2014-2020 wynosi 2,4 mld euro. Komisja ustanowiła Wspólne Centrum Wsparcia związane z programem Horyzont 2020 w celu zapewnienia spójności pomiędzy organami wdrażającymi program w takich aspektach jak usługi prawne, narzędzia informatyczne, zarządzanie grantami, rozpowszechnianie i wykorzystywanie wyników badań itd. Instytut jednak, jako podmiot różniący się od innych organów, takich jak agencje wykonawcze Komisji i partnerstwa publiczno-prywatne, nie ma bezpośredniego dostępu do Centrum Wsparcia, za to w każdym przypadku potrzebuje zatwierdzenia ze strony macierzystej dyrekcji generalnej Komisji. To ograniczenie negatywnie wpływa na skuteczność działań Instytutu. | Zrealizowane |
| 2016 | PP WWiI, będące jednostkami niemal całkowicie finansowanymi przez Instytut, koordynują WWiI i reprezentują je. W ramach kontroli Trybunał zwrócił szczególną uwagę na przeprowadzone przez te podmioty postępowania o udzielenie zamówienia, które uważa za obszary wysokiego ryzyka. Zgodnie z umowami o udzielenie dotacji z 2015 r. PP WWiI lub partnerzy WWiI muszą zapewnić jak najlepsze wykorzystanie środków w ramach każdego postępowania o udzielenie zamówienia lub, w stosownych przypadkach, zastosowanie jak najniższej ceny. W przypadku wszystkich zamówień przekraczających 60 000 euro zapisy umowy stanowią, że podmioty prawne WWiI lub partnerzy WWiI muszą zaprosić do udziału w postępowaniu co najmniej trzy podmioty gospodarcze oraz udokumentować postępowanie, wykazując jego przejrzystość. Trybunał skontrolował próbę przeprowadzonych przez PP WWiI postępowań o udzielenie zamówienia o wartości około 7 mln euro w całości finansowanych przez Instytut. Kontrole wykazały znaczne uchybienia, takie jak udzielanie zamówień z wolnej ręki, brak podstawowych elementów postępowań, znaczne rozszerzenia początkowych zamówień w czasie lub pod względem wielkości, brak ograniczeń czasowych dla zamówień lub ograniczeń zamówień pod względem wielkości oraz wskaźniki korygujące proporcję jakości do ceny osłabiające konkurencję w zakresie ceny. W 2016 r. płatności związane z tymi nieprawidłowymi postępowaniami wyniosły 2,2 mln euro. Instytut wykrył także uchybienia w postępowaniu o udzielenie zamówienia w przypadku jednego podmiotu prawnego WWiI i opracował plan działania mający na celu ulepszenie wszystkich przyszłych postępowań podmiotu prawnego WWiI. | W trakcie realizacji |
| 2016 | Pomimo znacznego zwiększenia budżetu z 309 mln euro (w latach 2008-2013) do 2,4 mld euro (na lata 2014-2020) oraz faktu, że do końca 2016 r. liczba WWiI wzrosła z trzech do sześciu, liczba zatwierdzonych stanowisk w Instytucie nie zmieniła się w dużym stopniu (zob. tabela 2). W swoim sprawozdaniu specjalnym nr 4/ 2016 (9) Trybunał zwrócił uwagę na ryzyko, że Instytut nie będzie dysponował wystarczającymi zdolnościami do tego, by uporać się ze zwiększonymi nakładami pracy. Dyrektor tymczasowy Instytutu odniósł się do tego ryzyka w rocznym sprawozdaniu z działalności Instytutu za 2015 r. | Niepodjęte (poza kontrolą Instytutu) |
| (1) W szczególności progi kosztów zarządzania ustalono w odniesieniu do umów o udzielenie dotacji z 2016 r. (2) Potrzeby budżetowe na rok 2016 przeszacowano o 13,1 mln euro, czyli o 5,0 % (w 2015 r. było to 25 mln euro, czyli 9,4 %), a zobowiązania zaciągnięto na jedynie 249,9 mln euro z dostępnych 263 mln euro. Niewykorzystane środki mogą zostać ponownie ujęte w budżetach Instytutu na lata 2017-2019. (3) Instytut sfinansował średnio 90 % kosztów kwalifikowalnych zadeklarowanych przez WWiI w umowach o udzielenie dotacji z 2015 r. Kwoty uzyskane przez WWiI z różnych źródeł wyniosły 2,5 % dofinansowania Instytutu objętego wnioskiem. (4) Sprawozdanie specjalne nr 4/2016 pt. "Europejski Instytut Innowacji i Technologii musi zmodyfikować swoje mechanizmy operacyjne oraz pewne elementy koncepcji w celu osiągnięcia spodziewanego oddziaływania". (5) Instytut wciąż interpretuje rozporządzenie ustanawiające inaczej, jak wynika z jego odpowiedzi z 2015 r. (6) W 2016 r. uniwersytetom wypłacono średnio łącznie 17 000 euro na studenta na podstawie opisanego modelu, który łączy faktyczne koszty z kwotami ryczałtowymi. Model ten formalnie określono pod koniec 2016 r., a zacznie on obowiązywać od 2017 r. (7) W 2016 r. (transakcje związane z dotacjami za 2015 r.) Instytut zwrócił kwotę 410 000 euro związaną z tą umową. (8) Stanowisko kierownicze obsadzono w lutym 2018 r. Komisja rozpoczęła procedurę naboru na stanowisko dyrektora w czerwcu 2018 r. (9) Sprawozdanie specjalne nr 4/2016 pt. "Europejski Instytut Innowacji i Technologii musi zmodyfikować swoje mechanizmy operacyjne oraz pewne elementy koncepcji w celu osiągnięcia spodziewanego oddziaływania". | ||
ODPOWIEDZI INSTYTUTU
3.9.7. EIT pragnie wyjaśnić, że wnioski dotyczące zmian w szczegółowych umowach o udzielenie dotacji można składać w dowolnym momencie w okresie kwalifikowalności zgodnie z ramowymi umowami o partnerstwie między EIT a WWiI. Wnioski WWiI dotyczące zmian podlegały ocenie technicznej i finansowej przez EIT oraz wcześniejszemu zatwierdzeniu przez Komisję Europejską. W związku z tym zmiany zostały podpisane w grudniu 2016 r. W przypadku WWiI "Climate" EIT zatwierdzenie wniosku dotyczącego zmiany zostało oficjalnie przekazane WWiI w dniu 21 grudnia 2016 r., tj. w okresie kwalifikowalności. W odniesieniu do zwiększenia jednolitych stawek zwrotu kosztów EIT wskazuje, że WWiI nie otrzymały żadnych dodatkowych dotacji w wyniku zmian w szczegółowych umowach o udzielenie dotacji w 2016 r. Łączna ostateczna kwota wypłaconej dotacji (241,8 mln euro) była znacznie niższa od pierwotnie przyznanej kwoty (274,9 mln euro). W odniesieniu do zachęcania WWiI do poszukiwania własnych źródeł finansowania i zachęcania ich do osiągnięcia stabilności finansowej, pragniemy odnieść się do naszej odpowiedzi na pkt 3.9.15. W ramach oceny wniosków dotyczących zmian EIT, w porozumieniu z Komisją Europejską, zweryfikował, że dostosowanie jednolitych stawek zwrotu kosztów jest zgodne z mającą zastosowanie podstawą prawną i nie ma wpływu na równe traktowanie WWiI. Możliwość dostosowania jednolitych stawek zwrotu kosztów dostępna jest dla wszystkich WWiI na równych warunkach.
3.9.8. Jeżeli chodzi o drugą uwagę, EIT jest zdania, że zmiany były zgodne z art. 180 ust. 4 zasad stosowania rozporządzenia finansowego, ponieważ nie kwestionowały decyzji o przyznaniu dotacji i nie były sprzeczne z zasadą równego traktowania wnioskodawców. Należy zauważyć, że nie istnieje przepis określający próg istotności w odniesieniu do tego, jaką zmianę działania uznaje się za "istotną" do celów oceny, czy zmiana ta wpływa na przyznanie dotacji. To, czy włączenie nowych rodzajów działalności jest zgodne ze wspomnianym przepisem, wymaga oceny każdego przypadku z osobna, w oparciu o znaczenie i wpływ tych rodzajów działalności dla całego biznesplanu WWiI. EIT przeprowadził tę ocenę przed zatwierdzeniem wniosków dotyczących zmian i stwierdził, że zmiany te nie kwestionują decyzji o przyznaniu dotacji. Ponieważ każda WWiI miała możliwość wprowadzania nowych, kwalifikowalnych działań w swoich zmienionych biznesplanach na takich samych warunkach, zapewniono również równe traktowanie WWiI. Ponadto EIT wskazuje, że w przypadku "EIT InnoEnergy" przedmiotowa działalność stanowiła jedynie 3,9 % zmienionego szacunkowego budżetu biznesplanu WWiI. W przypadku "EIT Digital" część ta wynosiła 0,6 %.
3.9.10. EIT jest obecnie w trakcie outsourcingu swojej funkcji księgowej na rzecz księgowego Komisji. Jeżeli Dyrekcja Generalna ds. Budżetu uzna to za konieczne, proces ten spowoduje ponowną walidację systemów księgowych EIT.
3.9.12. W 2018 r. EIT dokona aktualizacji zarówno planu ciągłości działania, jak i planu przywrócenia gotowości do pracy po wystąpieniu sytuacji nadzwyczajnej.
3.9.13. Szczegółowe umowy o udzielenie dotacji na 2016 r. z "EIT Health" i "EIT RawMaterials" zostały podpisane później niż planowano, jako że umowy ramowe o partnerstwie musiały zostać podpisane najpierw. Szczegółowe umowy o udzielenie dotacji w 2017 r. i 2018 r. podpisano systematycznie w lutym, co umożliwiło WWiI rozpoczęcie działań na początku roku. Działania innowacyjne charakteryzują się dynamiczną i szybką reakcją i nie można ich planować liniowo. Może okazać się, że pewne projekty lub plany z zakresu innowacji mają mniejszy niż oczekiwano potencjał i należy je przerwać w trakcie wdrażania umów o udzielenie dotacji. Ponadto niektóre działania operacyjne WWiI, takie jak programy studiów magisterskich i doktoranckich lub długoterminowe projekty w zakresie badań naukowych i innowacji, mają wieloletni charakter. EIT zamierza rozwiązać ten problem przez dążenie do podpisania wieloletnich umów o udzielenie dotacji z WWiI w okresie po 2020 r., pod warunkiem że środki na zobowiązania z budżetu EIT zostaną odpowiednio przydzielone w transzach wieloletnich.
3.9.14. EIT w pełni zastosował metodykę obliczania wysokości dotacji określoną w podstawie prawnej programu "Horyzont 2020" i w przyszłości będzie nadal stosować się do obowiązujących przepisów.
3.9.15. Stabilność finansowania WWiI stanowi wyjątkowy cel przewidziany w modelu EIT-WWiI oraz jeden z najtrudniejszych aspektów misji EIT. Chociaż w przeszłości było to odległym celem w odniesieniu do WWiI, niektóre ze wspólnot wiedzy i innowacji zapewniają obecnie znaczne współfinansowanie w celu finansowania swoich działań i generowania znacznych dochodów w porównaniu z ich budżetem. Na przykład "EIT Digital" zapewniło w 2016 r. współfinansowanie na poziomie 26 % (lub 22 mln euro) w celu finansowania działalności WWiI wnoszącej wartość dodaną, poza zgłoszeniem ponad 200 mln euro przeznaczonych na działania uzupełniające WWiI przeprowadzone i sfinansowane przez organizacje partnerskie. Kolejny przykład stanowi "EIT Health", który osiągnął dochód w wysokości ponad 6 mln euro w pierwszym roku działalności, co stanowi znaczną sumę w porównaniu z dofinansowaniem otrzymanym przez EIT (ok. 19 mln euro).
3.9.16. EIT rozważa obecnie możliwość publikacji ogłoszeń o naborze na stronie internetowej EPSO, uwzględniając również koszty związane z koniecznością tłumaczenia ogłoszeń na wszystkie języki urzędowe UE, co stanowi warunek wstępny publikacji ogłoszeń na stronie internetowej EPSO. Jednakże średnia liczba kandydatów odpowiadających na ogłoszenia o naborze prowadzonym przez EIT znacznie wzrosła w ostatnich latach, głównie dlatego że EIT aktywnie wykorzystuje media społecznościowe do promowania nowych naborów.
3.9.17. EIT zamierza przyjąć narzędzia elektronicznych procedur przetargowych i elektronicznego składania ofert po zawarciu niezbędnych umów z Komisją Europejską, w odniesieniu do których trwają działania przygotowawcze.
3.9.18. W dniu 1 czerwca 2018 r. Komisja Europejska opublikowała nabór na stanowisko dyrektora EIT 91 .
3.9.19. Pierwsi członkowie personelu dołączyli do EIT w 2010 r. i w związku z tym osiągną maksymalny dziesięcioletni okres zatrudnienia w 2020 r. EIT jest jednak świadomy ryzyka, które zostało również wskazane w rocznym sprawozdaniu z działalności EIT za 2017 r. W piśmie z dnia 14 maja 2018 r. EIT formalnie zwrócił się do Komisji o opinię prawną.
3.10. EUROPEJSKA AGENCJA BEZPIECZEŃSTWA MORSKIEGO (EMSA)
WSTĘP
3.10.1. Europejska Agencja Bezpieczeństwa Morskiego (zwana dalej "Agencją", inaczej "EMSA") z siedzibą w Lizbonie została ustanowiona rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1406/2002 92 . Zadania Agencji obejmują zapewnienie wysokiego poziomu bezpieczeństwa morskiego i zapobieganie zanieczyszczeniom powodowanym przez statki, zapewnianie pomocy technicznej Komisji i państwom członkowskim oraz monitorowanie wdrażania prawodawstwa UE i ocenę jego skuteczności.
3.10.2. W tabeli przedstawiono najważniejsze dane liczbowe dotyczące Agencji 93 .
Tabela
Najważniejsze dane liczbowe dotyczące Agencji
| 2016 | 2017 | |
| Budżet (w mln euro) (1) | 71 | 79 |
| Łączna liczba personelu na dzień 31 grudnia (2) | 246 | 250 |
| (1) Dane dotyczące budżetu są oparte na kwotach środków na płatności. (2) Personel obejmuje urzędników, pracowników zatrudnionych na czas określony i pracowników kontraktowych oraz oddelegowanych ekspertów krajowych. Źródło: dane przekazane przez Agencję. | ||
POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI PRZEDSTAWIONE PRZEZ TRYBUNAŁ PARLAMENTOWI EUROPEJSKIEMU I RADZIE - SPRAWOZDANIE NIEZALEŻNEGO KONTROLERA
| OPINIA |
| 3.10.3. Trybunał zbadał: |
| a) sprawozdanie finansowe Agencji obejmujące sprawozdanie finansowe 94 oraz sprawozdanie z wykonania budżetu 95 za rok budżetowy zakończony 31 grudnia 2017 r.; |
| b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania; zgodnie z wymogami art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE). |
| Wiarygodność rozliczeń |
| Opinia na temat wiarygodności rozliczeń |
| 3.10.4. W opinii Trybunału sprawozdanie Agencji za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach sytuację finansową Agencji na dzień 31 grudnia 2017 r. oraz wyniki transakcji, przepływy pieniężne i zmiany w aktywach netto za zakończony w tym dniu rok budżetowy, zgodnie z przepisami jej regulaminu finansowego i z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji. Zasady te opierają się na powszechnie przyjętych międzynarodowych standardach rachunkowości sektora publicznego. |
| Legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw rozliczeń Dochody |
| Opinia na temat legalności i prawidłowości dochodów leżących u podstaw rozliczeń |
| 3.10.5. W opinii Trybunału dochody leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
| Płatności |
| Opinia na temat legalności i prawidłowości płatności leżących u podstaw rozliczeń |
| 3.10.6. W opinii Trybunału płatności leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
3.10.7. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.
UWAGI DOTYCZĄCE MECHANIZMÓW KONTROLI WEWNĘTRZNEJ
3.10.8. W 2014 r. Komisja, w imieniu ponad 50 instytucji i organów UE (w tym Agencji), podpisała z jednym wykonawcą umowę ramową o nabycie licencji na oprogramowanie oraz o zapewnienie konserwacji sprzętu i wsparcia. Wykonawca umowy ramowej pełni rolę pośrednika między Agencją a dostawcami, którzy są w stanie zaspokoić potrzeby Agencji. W przypadku takich usług pośrednictwa wykonawca umowy ramowej jest uprawniony do pobierania opłat w wysokości od dwóch do dziewięciu procent cen dostawców. W 2017 r. łączna kwota płatności na rzecz wykonawcy umowy ramowej wyniosła 1,7 mln euro. Agencja nie porównywała systematycznie cen i obliczanych na ich podstawie opłat z wycenami przekazywanymi przez dostawców i fakturami wystawianymi wykonawcy umowy ramowej.
UWAGI DOTYCZĄCE NALEŻYTEGO ZARZĄDZANIA FINANSAMI I WYNIKÓW
3.10.9. Agencja publikuje ogłoszenia o naborze na swojej stronie internetowej i w mediach społecznościowych, lecz nie na stronie internetowej Europejskiego Urzędu Doboru Kadr (EPSO), co zwiększyłoby przejrzystość i widoczność oraz umożliwiłoby obywatelom uzyskanie informacji w jednym miejscu o naborach ogłaszanych przez różne instytucje i agencje europejskie.
3.10.10. Zgodnie z ramowym rozporządzeniem finansowym agencje powinny wprowadzić jednolite rozwiązanie dotyczące elektronicznej wymiany informacji z osobami trzecimi uczestniczącymi w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego i przechowywania tych informacji (elektroniczne zamówienia publiczne) 96 ( 97 . Ponieważ wymóg ten obowiązuje wszystkie instytucje UE, Komisja opracowuje obecnie kompleksowe rozwiązanie teleinformatyczne, które obejmie wszystkie etapy postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. W 2010 r. uruchomiła ona narzędzie służące do elektronicznego fakturowania, w 2011 r. - narzędzie umożliwiające elektroniczną publikację dokumentów związanych z ogłoszeniami o zamówieniach w Dzienniku Urzędowym UE (elektroniczne procedury przetargowe), a w 2015 r. - narzędzie do elektronicznego składania ofert. Do końca 2017 r. Agencja wprowadziła elektroniczne fakturowanie i elektroniczne składanie ofert w niektórych postępowaniach, lecz nie wprowadziła elektronicznych procedur przetargowych.
INFORMACJE NA TEMAT SPRAWOZDAŃ SŁUŻBY AUDYTU WEWNĘTRZNEGO I SPRAWOZDAŃ Z OCENY ZEWNĘTRZNEJ
3.10.11. W 2017 r. Służba Audytu Wewnętrznego Komisji opublikowała sprawozdania z audytu dotyczące działań finansowanych z projektów oraz zarządzania kadrami 98 . Agencja opracowała plany działania dotyczące wszelkich obszarów, w których możliwe jest wprowadzenie usprawnień.
3.10.12. W 2017 r. w imieniu Komisji przeprowadzono ocenę zewnętrzną wyników osiągniętych przez Agencję w latach 2011-2016 99 . Agencja opracowała plan działania dotyczący wszelkich obszarów, w których możliwe jest wprowadzenie usprawnień.
DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z UWAGAMI Z UBIEGŁYCH LAT
3.10.13. Przegląd działań naprawczych podjętych w wyniku uwag zgłoszonych przez Trybunał w poprzednich latach przedstawiono w załączniku.
ZAŁĄCZNIK
Działania podjęte w związku z uwagami z ubiegłych lat
| Rok | Uwagi Trybunału | Działania naprawcze (zrealizowane / w trakcie realizacji / niepodjęte / brak danych lub nie dotyczy) |
| 2016 | W 2014 r. Agencja zawarła umowę ramową na kwotę 3,5 mln euro na zakup towarów i usług informatycznych przez okres sześciu lat. Agencja nie doszacowała potrzeb i prawdopodobnej wartości umowy, przez co do końca 2016 r. wykorzystano już 80 % środków. Nowe postępowanie o udzielenie zamówienia musi zostać wszczęte cztery lata wcześniej, niż oczekiwano, co generuje dodatkowe koszty administracyjne. | Nie dotyczy |
| 2016 | W 2016 r. Agencja zawarła siedem umów ramowych na zakup systemów reagowania na zanieczyszczenia olejami. Każda umowa ramowa (stanowiąca jedną część w postępowaniu o udzielenie zamówienia) obejmowała konkretny rodzaj sprzętu. Postępowanie o udzielenie zamówienia wszczęto w oparciu o założenie, że łączna wartość siedmiu umów ramowych wyniesie 7 mln euro. Założenie to opierało się jednak na niedoszacowanych potrzebach Agencji, w związku z czym podpisano siedem umów ramowych, z których każda opiewa na kwotę 7 mln euro, co oznacza, że łączna wartość umów wyniosła 49 mln euro. | Nie dotyczy |
ODPOWIEDZI AGENCJI
3.10.8. Agencja przypomni odpowiednim specjalistom ds. projektów o konieczności konsekwentnego przeprowadzania niezbędnych kontroli cen pobieranych przez dostawcę i/lub stosowania prawidłowych opłat. EMSA zwróci się również do głównej instytucji zamawiającej, działającej w zakresie tej umowy ramowej o to, aby zażądać od wykonawcy co do zasady przedstawiania za każdym razem dowodu ceny rynkowej/opłaty w odpowiedzi na wszelkie zapytania ofertowe.
3.10.9. Na podstawie orzeczenia sądu EPSO postanowił, iż na unijnej stronie internetowej EPSO mogą być publikowane wyłącznie ogłoszenia o naborze we wszystkich językach urzędowych UE lub w poszczególnych językach określonych w akcie ustanawiającym agencję. Z powodu wysokich kosztów tłumaczeń związanych z nową polityką (ok. 19 000 euro na wakat) EMSA - podobnie jak wiele innych agencji - nie korzysta już z usług EPSO do ogłaszania swoich wakatów. Kwestę tę kilka agencji zgłosiło do EPSO w grudniu 2015 r. EMSA z zadowoleniem przyjęłaby rozwiązanie, które - przy zapewnieniu wystarczającej przejrzystości - jest również zgodne z zasadą należytego zarządzania finansami. EMSA podejmuje starania, aby podawać swoje oferty pracy do publicznej wiadomości poprzez umieszczanie ich w różnych szeroko dostępnych platformach mediów społecznościowych. Należy zauważyć, że większość wakatów w EMSA przeznaczona jest dla ekspertów technicznych, dla których odniesieniem jest strona internetowa EMSA.
3.10.10. W 2017 r. EMSA przeprowadziła kompleksowe przygotowania w celu dostosowania wszystkich istotnych procedur wewnętrznych do stosowania elektronicznych zamówień publicznych. EMSA może potwierdzić, że od początku 2018 r. wprowadziła moduły elektronicznych zamówień publicznych. Termin wykorzystania elektronicznych zamówień publicznych przez organy UE upływa w październiku 2018 r.
3.11. AGENCJA UNII EUROPEJSKIEJ DS. BEZPIECZEŃSTWA SIECI I INFORMACJI (ENISA)
WSTĘP
3.11.1. Agencja Unii Europejskiej ds. Bezpieczeństwa Sieci i Informacji (zwana dalej "Agencją", inaczej "ENISA") z siedzibą w Atenach i Heraklionie 100 została ustanowiona rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 460/2004 101 z późniejszymi zmianami, które zostało następnie zastąpione rozporządzeniem (UE) nr 526/2013 102 . Głównym zadaniem Agencji jest wzmacnianie zdolności Unii do zapobiegania problemom dotyczącym bezpieczeństwa sieci i informacji oraz reagowania na nie w oparciu o działania krajowe i unijne.
3.11.2. W tabeli przedstawiono najważniejsze dane liczbowe dotyczące Agencji 103 .
Tabela
Najważniejsze dane liczbowe dotyczące Agencji
| 2016 | 2017 | |
| Budżet (w mln euro) | 11 | 11 |
| Łączna liczba personelu na dzień 31 grudnia (1) | 69 | 70 |
| (1) Personel obejmuje urzędników, pracowników zatrudnionych na czas określony i pracowników kontraktowych oraz oddelegowanych ekspertów krajowych. Źródło: dane przekazane przez Agencję. | ||
POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI PRZEDSTAWIONE PRZEZ TRYBUNAŁ PARLAMENTOWI EUROPEJSKIEMU I RADZIE - SPRAWOZDANIE NIEZALEŻNEGO KONTROLERA
| OPINIA |
| 3.11.3. Trybunał zbadał: |
| a) sprawozdanie finansowe Agencji obejmujące sprawozdanie finansowe 104 oraz sprawozdanie z wykonania budżetu 105 za rok budżetowy zakończony 31 grudnia 2017 r.; |
| b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania; zgodnie z wymogami art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE). |
| Wiarygodność rozliczeń |
| Opinia na temat wiarygodności rozliczeń |
| 3.11.4. W opinii Trybunału sprawozdanie Agencji za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach sytuację finansową Agencji na dzień 31 grudnia 2017 r. oraz wyniki transakcji, przepływy pieniężne i zmiany w aktywach netto za zakończony w tym dniu rok budżetowy, zgodnie z przepisami jej regulaminu finansowego i z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji. Zasady te opierają się na powszechnie przyjętych międzynarodowych standardach rachunkowości sektora publicznego. |
| Legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw rozliczeń Dochody |
| Opinia na temat legalności i prawidłowości dochodów leżących u podstaw rozliczeń |
| 3.11.5. W opinii Trybunału dochody leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
| Płatności |
| Opinia na temat legalności i prawidłowości płatności leżących u podstaw rozliczeń |
| 3.11.6. W opinii Trybunału płatności leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
3.11.7. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.
UWAGI DOTYCZĄCE WIARYGODNOŚCI ROZLICZEŃ
3.11.8. Nowy księgowy Agencji podjął swoje obowiązki 1 grudnia 2017 r. Proces przekazania zadań przeprowadzono jednak nieprawidłowo i nie spełnił on wymogów zawartych w art. 55 zasad stosowania rozporządzenia finansowego. W szczególności nowemu księgowemu nie przekazano protokołu przekazania obowiązków.
UWAGI DOTYCZĄCE NALEŻYTEGO ZARZĄDZANIA FINANSAMI I WYNIKÓW
3.11.9. Agencja publikuje ogłoszenia o naborze na swojej stronie internetowej i w mediach społecznościowych, lecz nie na stronie internetowej Europejskiego Urzędu Doboru Kadr (EPSO), co zwiększyłoby przejrzystość i widoczność oraz umożliwiłoby obywatelom uzyskanie informacji w jednym miejscu o naborach ogłaszanych przez różne instytucje i agencje europejskie.
3.11.10. W dniu 29 marca 2017 r. Zjednoczone Królestwo poinformowało Radę Europejską o swojej decyzji w sprawie wystąpienia z Unii Europejskiej (brexit). Agencja, w przeciwieństwie do większości pozostałych agencji, nie przeprowadziła kompleksowej analizy prawdopodobnego wpływu brexitu na swoją organizację, operacje i rozliczenia.
INFORMACJE DOTYCZĄCE SPRAWOZDANIA Z OCENY ZEWNĘTRZNEJ
3.11.11. W 2017 r. w imieniu Komisji została przeprowadzona analiza oceny zewnętrznej wyników osiągniętych przez Agencję w latach 2013-2016 106 .
DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z UWAGAMI Z UBIEGŁYCH LAT
3.11.12. Przegląd działań naprawczych podjętych w wyniku uwag zgłoszonych przez Trybunał w poprzednich latach przedstawiono w załączniku.
ZAŁĄCZNIK
Działania podjęte w związku z uwagami z ubiegłych lat
| Rok | Uwagi Trybunału | Działania naprawcze (zrealizowane / w trakcie realizacji / niepodjęte / brak danych lub nie dotyczy) |
| 2015 | Agencja planuje przenieść personel operacyjny z Heraklionu do Aten w 2016 r., natomiast zgodnie z jej rozporządzeniem ustanawiającym personel administracyjny Agencji powinien pozostać w Heraklionie. | W trakcie realizacji |
| 2016 | W tytule II (wydatki administracyjne) stwierdzono wysoki poziomi przeniesień środków. Wyniosły one 0,3 mln euro, co stanowi 25 % środków, na które zaciągnięto zobowiązania w tym tytule (w 2015 r. było to 0,15 mln euro, czyli 22 %). Wysoki poziom przeniesień wynikał głównie z przesunięć środków z tytułu I (wydatki na personel) i z tytułu III (wydatki operacyjne) i był związany przede wszystkim z inwestycjami informatycznymi i nabyciem samochodu służbowego pod koniec roku. | Nie dotyczy |
| 2016 | Zgodnie z wymogami regulaminu finansowego Agencji sporządzono zewnętrzne oceny funkcjonowania Agencji za 2014 i 2015 r., a odpowiednie sprawozdania końcowe - w październiku 2015 r. i maju 2016 r. W ocenie za 2014 r. stwierdzono, że główna działalność operacyjna prowadzona w ramach programu prac na 2014 r. jest wyraźne związana z zakresem uprawnień Agencji, a skuteczność Agencji oceniono jako dobrą. Wskazano jednak na potrzebę ulepszeń w odniesieniu do podziału działalności Agencji pomiędzy Heraklion a Ateny, powodującego, że procedury pracy w Agencji są skomplikowane oraz brakuje komunikacji i współpracy. W ocenie za 2015 r. stwierdzono, że praca Agencji i jej produkty odpowiadają na potrzebę zapewnienia bezpieczeństwa sieci i informacji na terenie całej UE i w państwach członkowskich oraz że Agencja efektywnie spełnia oczekiwania swoich partnerów. W sprawozdaniu podkreślono jednak, że konieczne jest usprawnienie komunikacji pomiędzy Agencją a jej partnerami, zdaniem których zakres uprawnień Agencji i jej zasięg są zbyt ograniczone. W odpowiedzi Agencja wdraża właśnie plan działania uzgodniony z jej zarządem. | Nie dotyczy |
| 2016 | W 2016 r. Agencja przeniosła ośmiu pracowników do Aten, zmniejszając liczbę personelu zatrudnionego w Heraklionie do 14 osób (1). W sprawozdaniu Trybunału za 2013 r. podkreślono, że umieszczenie całego personelu w jednej lokalizacji przyniosłoby prawdopodobnie dalsze ograniczenie kosztów. | W trakcie realizacji |
| (1) Według Agencji pod koniec 2017 r. liczba ta ponownie się zmniejszyła do 11 zatrudnionych osób. | ||
ODPOWIEDZI AGENCJI
3.11.8. Choć nigdy nie sformalizowano przekazania obowiązków nowemu księgowemu, odbyły się nieformalne spotkania z poprzednim księgowym w celu przekazania wiedzy. Nowy księgowy wziął również udział w zaktualizowanym szkoleniu dotyczącym SAP w celu dobrego zrozumienia systemu księgowego. ENISA wdroży jednak działania naprawcze w celu zapewnienia odpowiedniego przekazania obowiązków między odchodzącymi i nowymi pracownikami.
3.11.9. Wszystkie ogłoszenia o naborze publikowane przez EPSO muszą być tłumaczone na wszystkie języki urzędowe UE. Niestety ze względu na ograniczony budżet ENISA nie może sobie pozwolić na ponoszenie tych kosztów. Agencja korzysta jednak z mediów tradycyjnych i społecznościowych i zgodziła się na współpracę w celu utworzenia międzyagencyjnego portalu, by ograniczyć ryzyko związane z publikacją ogłoszeń o naborze, ponieważ wiele zdecentralizowanych agencji boryka się z tym samym problemem.
3.11.10. ENISA nie przeprowadziła formalnej analizy skutków operacyjnych i finansowych brexitu, ponieważ nie powinien mieć on znaczącego bezpośredniego wpływu na budżet, funkcjonowanie i administrację ENISA. Niemniej jednak w kontekście brexitu dokonano przeglądu odpowiednich procedur wewnętrznych (tj. w zakresie zamówień i rekrutacji).
3.12. EUROPEJSKA AGENCJA KOLEJOWA (ERA)
WSTĘP
3.12.1. Agencja Kolejowa Unii Europejskiej (zwana dalej "Agencją", inaczej "ERA") z siedzibą w Lille i Valenciennes została ustanowiona rozporządzeniem (WE) nr 881/2004 Parlamentu Europejskiego i Rady, zastąpionym rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/796 107 . Zadaniem Agencji jest zwiększanie poziomu interoperacyjności systemów kolejowych oraz wypracowanie wspólnego podejścia do bezpieczeństwa w celu stworzenia w Europie bardziej konkurencyjnego sektora kolejowego o wyższym poziomie bezpieczeństwa.
3.12.2. W poniższej tabeli przedstawiono najważniejsze dane liczbowe dotyczące Agencji 108 .
Tabela
Najważniejsze dane liczbowe dotyczące Agencji
| 2016 | 2017 | |
| Budżet (w mln euro) | 28 | 31 |
| Łączna liczba personelu na dzień 31 grudnia (1) | 155 | 164 |
| (1) Personel obejmuje urzędników, pracowników zatrudnionych na czas określony i pracowników kontraktowych oraz oddelegowanych ekspertów krajowych. Źródło: dane przekazane przez Agencję. | ||
POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI PRZEDSTAWIONE PRZEZ TRYBUNAŁ PARLAMENTOWI EUROPEJSKIEMU I RADZIE - SPRAWOZDANIE NIEZALEŻNEGO KONTROLERA
| OPINIA |
| 3.12.3. Trybunał zbadał: |
| a) sprawozdanie finansowe Agencji obejmujące sprawozdanie finansowe 109 oraz sprawozdanie z wykonania budżetu 110 za rok budżetowy zakończony 31 grudnia 2017 r.; |
| b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania; zgodnie z wymogami art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE). |
| Wiarygodność rozliczeń |
| Opinia na temat wiarygodności rozliczeń |
| 3.12.4. W opinii Trybunału sprawozdanie Agencji za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach sytuację finansową Agencji na dzień 31 grudnia 2017 r. oraz wyniki transakcji, przepływy pieniężne i zmiany w aktywach netto za zakończony w tym dniu rok budżetowy, zgodnie z przepisami regulaminu finansowego Agencji i z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji. Zasady te opierają się na powszechnie przyjętych międzynarodowych standardach rachunkowości sektora publicznego. |
| Legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw rozliczeń Dochody |
| Opinia na temat legalności i prawidłowości dochodów leżących u podstaw rozliczeń |
| 3.12.5. W opinii Trybunału dochody leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
| Płatności |
| Opinia na temat legalności i prawidłowości płatności leżących u podstaw rozliczeń |
| 3.12.6. W opinii Trybunału płatności leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
3.12.7. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.
UWAGI DOTYCZĄCE WIARYGODNOŚCI ROZLICZEŃ
3.12.8. W trakcie tegorocznej kontroli wszystkich agencji UE Trybunał przeprowadził analizę środowiska księgowego, w tym pozycji w hierarchii i niezależności księgowych. W grudniu 2016 r. księgowy Agencji został dodatkowo, poza swoją dotychczasową funkcją, powołany na stanowisko tymczasowego szefa działu finansów i zamówień. Pełniąc tę dodatkową funkcję, odpowiada on za zarządzanie personelem, któremu powierzono inicjowanie i weryfikację zobowiązań i płatności. W regulaminie finansowym Agencji określono, że zwierzchnictwo nad tymi osobami, upoważnionymi do działań finansowych, pełni urzędnik zatwierdzający. Zasada podziału obowiązków pomiędzy księgowym a urzędnikiem zatwierdzającym wymaga jednak, by funkcje te nie były łączone.
UWAGI DOTYCZĄCE NALEŻYTEGO ZARZĄDZANIA FINANSAMI I WYNIKÓW
3.12.9. W 2014 r. Komisja, w imieniu ponad 50 instytucji i organów UE (w tym Agencji), podpisała z jednym wykonawcą umowę ramową o nabycie sprzętu komputerowego i oprogramowania oraz o zapewnienie konserwacji sprzętu i wsparcia (usługi informatyczne). Wykonawca umowy ramowej pełni rolę pośrednika między Agencją a dostawcami, którzy zapewniają usługi informatyczne. Choć większość tych usług oraz ceny za ich świadczenie zostały określone w umowie ramowej podpisanej w następstwie konkurencyjnego postępowania o udzielenie zamówienia, w umowie przewidziano również możliwość zakupu usług informatycznych, które nie zostały w niej wymienione. W przypadku jednej ze skontrolowanych płatności na kwotę około 47 000 euro Agencja, za pośrednictwem wykonawcy umowy, dokonała zakupu usług informatycznych z pominięciem procedury konkurencyjnej lub wcześniejszych badań rynkowych. W 2017 r. łączna kwota płatności na rzecz wykonawcy wyniosła 1,1 mln euro.
INFORMACJE NA TEMAT SPRAWOZDAŃ SŁUŻBY AUDYTU WEWNĘTRZNEGO
3.12.10. W 2017 r. Służba Audytu Wewnętrznego Komisji opublikowała sprawozdanie z kontroli na temat kadr i zarządzania kompetencjami w Agencji 111 . Agencja opracowała plan działania dotyczący wszelkich obszarów, w których możliwe jest wprowadzenie usprawnień.
DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z UWAGAMI Z UBIEGŁYCH LAT
3.12.11. Przegląd działań naprawczych podjętych w wyniku uwag zgłoszonych przez Trybunał w poprzednich latach przedstawiono w załączniku.
ZAŁĄCZNIK
Działania podjęte w związku z uwagami z ubiegłych lat
| Rok | Uwagi Trybunału | Działania naprawcze (zrealizowane / w trakcie realizacji / niepodjęte / brak danych lub nie dotyczy) |
| 2013 | Siedziba Agencji znajduje się w Lille i Valenciennes. Jak wskazał Trybunał w swoim specjalnym sprawozdaniu rocznym za rok budżetowy 2006, centralizacja całej działalności w jednej siedzibie mogłaby przynieść oszczędność kosztów. Mogłoby to również ułatwić zawarcie kompleksowej umowy w sprawie siedziby z państwem przyjmującym, co przyczyniłoby się do dalszego zwiększenia przejrzystości co do warunków prowadzenia działalności przez Agencję i jej personel. | W trakcie realizacji (poza kontrolą Agencji) |
ODPOWIEDZI AGENCJI
3.12.8. Agencja przechodzi poważną reorganizację, aby podołać nowym zadaniom. W ramach reorganizacji i zgodnie z uzgodnionym ze Służbą Audytu Wewnętrznego planem działania wprowadza się odpowiedni podział obowiązków dla księgowego.
3.12.9. Jak uznał Trybunał, umowę zastosowano zgodnie z postanowieniami umownymi przewidzianymi w umowie ramowej DIGIT DI07360. O wszelkich innych kwestiach dotyczących należytego zarządzania finansami powiadamia się zarządzającego umową, a mianowicie DG DIGIT.
3.13. EUROPEJSKI URZĄD NADZORU GIEŁD I PAPIERÓW WARTOŚCIOWYCH (ESMA)
WSTĘP
3.13.1. Europejski Urząd Nadzoru Giełd i Papierów Wartościowych (zwany dalej "Urzędem", inaczej "ESMA") z siedzibą w Paryżu został ustanowiony rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1095/2010 112 .
3.13.2. Zadania Urzędu obejmują polepszenie funkcjonowania wewnętrznego rynku finansowego UE poprzez zagwarantowanie wysokiego poziomu, skuteczności i spójności regulacji i nadzoru, promowanie integralności i stabilności systemów finansowych, a także wzmocnienie międzynarodowej koordynacji nadzoru w celu zapewnienia stabilności i efektywności systemu finansowego.
3.13.3. W tabeli przedstawiono najważniejsze dane liczbowe dotyczące Urzędu 113 .
Tabela
Najważniejsze dane liczbowe dotyczące Urzędu
| 2016 | 2017 | |
| Budżet (w mln euro) (1) | 39 | 42 |
| Łączna liczba personelu na dzień 31 grudnia (2) | 204 | 226 |
| (1) Dane dotyczące budżetu są oparte na kwotach środków na płatności. (2) Personel obejmuje urzędników, pracowników zatrudnionych na czas określony i pracowników kontraktowych oraz oddelegowanych ekspertów krajowych. Źródło: dane przekazane przez Urząd. | ||
POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI PRZEDSTAWIONE PRZEZ TRYBUNAŁ PARLAMENTOWI EUROPEJSKIEMU I RADZIE - SPRAWOZDANIE NIEZALEŻNEGO KONTROLERA
| OPINIA |
| 3.13.4. Trybunał zbadał: |
| a) sprawozdanie finansowe Urzędu obejmujące sprawozdanie finansowe 114 oraz sprawozdanie z wykonania budżetu 115 za rok budżetowy zakończony 31 grudnia 2017 r.; |
| b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania; zgodnie z wymogami art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE). |
| Wiarygodność rozliczeń |
| Opinia na temat wiarygodności rozliczeń |
| 3.13.5. W opinii Trybunału sprawozdanie Urzędu za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach jego sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2017 r. oraz wyniki transakcji, przepływy pieniężne i zmiany w aktywach netto za zakończony w tym dniu rok budżetowy, zgodnie z przepisami jego regulaminu finansowego i z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji. Zasady te opierają się na powszechnie przyjętych międzynarodowych standardach rachunkowości sektora publicznego. |
| Legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw rozliczeń Dochody |
| Opinia na temat legalności i prawidłowości dochodów leżących u podstaw rozliczeń |
| 3.13.6. W opinii Trybunału dochody leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
| Płatności |
| Opinia na temat legalności i prawidłowości płatności leżących u podstaw rozliczeń |
| 3.13.7. W opinii Trybunału płatności leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
| Inne kwestie |
| 3.13.8. Nie podważając wyrażonych przez siebie opinii, Trybunał zwraca uwagę na fakt, że w dniu 29 marca 2017 r. Zjednoczone Królestwo poinformowało Radę Europejską o decyzji dotyczącej wystąpienia z Unii Europejskiej. Umowa określająca warunki wystąpienia będzie przedmiotem negocjacji. Budżet Urzędu jest finansowany w 27 % z funduszy Unii Europejskiej, w 42 % z bezpośrednich wkładów państw członkowskich UE, w 29 % z opłat nadzorczych uzyskanych od nadzorowanych podmiotów (agencje ratingowe i repozytoria transakcji), a w 2 % z innych źródeł. Wyjście Zjednoczonego Królestwa z UE może negatywnie wpłynąć na działalność Urzędu, ponieważ na terenie tego państwa siedziby mają obecnie najistotniejsze nadzorowane podmioty. Decyzja Zjednoczonego Królestwa o wystąpieniu z UE może w przyszłości spowodować spadek dochodów Urzędu. |
3.13.9. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.
UWAGI DOTYCZĄCE NALEŻYTEGO ZARZĄDZANIA FINANSAMI I WYNIKÓW
3.13.10. Urząd publikuje ogłoszenia o naborze na swojej stronie internetowej i w mediach społecznościowych, lecz nie zawsze na stronie internetowej Europejskiego Urzędu Doboru Kadr (EPSO), co zwiększyłoby przejrzystość i widoczność oraz umożliwiłoby obywatelom uzyskanie informacji w jednym miejscu o naborach ogłaszanych przez różne instytucje i agencje europejskie.
INFORMACJE NA TEMAT SPRAWOZDAŃ SŁUŻBY AUDYTU WEWNĘTRZNEGO I SPRAWOZDAŃ Z OCENY ZEWNĘTRZNEJ
3.13.11. W 2017 r. Służba Audytu Wewnętrznego Komisji opublikowała sprawozdanie z kontroli dotyczącej wzajemnych ocen właściwych organów krajowych w Urzędzie 116 . Urząd opracował plan działania.
3.13.12. W 2017 r. przeprowadzono ocenę zewnętrzną trzech europejskich urzędów nadzoru 117 w imieniu Komisji 118 .
ODPOWIEDZI URZĘDU
3.13.7. ESMA uznaje istnienie tego problemu i w dalszym ciągu monitoruje postępy w negocjacjach w sprawie brexitu.
3.13.9. EPSO postanowił, że będzie publikować ogłoszenia o naborze w ESMA na swojej stronie internetowej, tylko jeżeli będą one dostępne w 24 językach. W 2017 r. koszty tłumaczenia (5 ogłoszeń o naborze z 16) poniesione przez ESMA wyniosły 32 431 euro. ESMA uważa, że koszt tłumaczenia każdego ogłoszenia o naborze w 23 językach nie jest uzasadniony pod względem należytego zarządzania finansami i postanowił użyć innych środków komunikacji, które większość agencji UE wykorzystuje do publikacji swoich ogłoszeń o naborze.
3.14. EUROPEJSKA AGENCJA BEZPIECZEŃSTWA I ZDROWIA W PRACY (EU-OSHA)
WSTĘP
3.14.1. Europejska Agencja Bezpieczeństwa i Zdrowia w Pracy (zwana dalej "Agencją", inaczej "EU-OSHA") z siedzibą w Bilbao została ustanowiona rozporządzeniem Rady (WE) nr 2062/94 119 . Zadaniem Agencji jest gromadzenie i rozpowszechnianie informacji dotyczących priorytetów krajowych i unijnych w dziedzinie bezpieczeństwa i ochrony zdrowia w miejscu pracy, wspieranie właściwych organów krajowych i unijnych przy określaniu i wdrażaniu polityk oraz informowanie o działaniach prewencyjnych.
3.14.2. W tabeli przedstawiono najważniejsze dane liczbowe dotyczące Agencji 120 .
Tabela
Najważniejsze dane liczbowe dotyczące Agencji
| 2016 | 2017 | |
| Budżet (w mln euro) | 17 | 15 |
| Łączna liczba personelu na dzień 31 grudnia (1) | 65 | 64 |
| (1) Personel obejmuje urzędników, pracowników zatrudnionych na czas określony i pracowników kontraktowych oraz oddelegowanych ekspertów krajowych. Źródło: dane przekazane przez Agencję. | ||
POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI PRZEDSTAWIONE PRZEZ TRYBUNAŁ PARLAMENTOWI EUROPEJSKIEMU I RADZIE - SPRAWOZDANIE NIEZALEŻNEGO KONTROLERA
| OPINIA |
| 3.14.3. Trybunał zbadał: |
| a) sprawozdanie finansowe Agencji obejmujące sprawozdanie finansowe 121 oraz sprawozdanie z wykonania budżetu 122 za rok budżetowy zakończony 31 grudnia 2017 r.; |
| b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania; zgodnie z wymogami art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE). |
| Wiarygodność rozliczeń |
| Opinia na temat wiarygodności rozliczeń |
| 3.14.4. W opinii Trybunału sprawozdanie Agencji za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach sytuację finansową Agencji na dzień 31 grudnia 2017 r. oraz wyniki transakcji, przepływy pieniężne i zmiany w aktywach netto za zakończony w tym dniu rok budżetowy, zgodnie z przepisami regulaminu finansowego Agencji i z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji. Zasady te opierają się na powszechnie przyjętych międzynarodowych standardach rachunkowości sektora publicznego. |
| Legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw rozliczeń Dochody |
| Opinia na temat legalności i prawidłowości dochodów leżących u podstaw rozliczeń |
| 3.14.5. W opinii Trybunału dochody leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
| Płatności |
| Opinia na temat legalności i prawidłowości płatności leżących u podstaw rozliczeń |
| 3.14.6. W opinii Trybunału płatności leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
3.14.7. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.
UWAGI DOTYCZĄCE WIARYGODNOŚCI ROZLICZEŃ
3.14.8. W trakcie tegorocznej kontroli wszystkich agencji UE Trybunał przeprowadził analizę środowiska księgowego, w tym pozycji w hierarchii i niezależności księgowych. W Agencji przełożonym księgowego jest kierownik centrum zasobów i usług. Trybunał stwierdził potrzebę wzmocnienia niezależności księgowego Agencji poprzez przesunięcie jego stanowiska pod zwierzchnictwo Dyrektora Agencji (obowiązki administracyjne) i Rady Zarządzającej (obowiązki funkcyjne).
UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM
3.14.9. W tytule II (wydatki administracyjne) i tytule III (wydatki operacyjne) stwierdzono wysoki poziom przeniesień. Wyniosły one łącznie 3,5 mln euro, co stanowi dla każdego tytułu 40 % środków, na które zaciągnięto zobowiązania. Wysoki poziom przeniesień jest sprzeczny z zasadą jednoroczności budżetu. Nie stwierdzono dowodów na to, by te przeniesienia były związane z wydatkami zaplanowanymi podczas procesu tworzenia budżetu. Przykładowo, w grudniu 2017 r. Agencja zamówiła sprzęt informatyczny i meble biurowe na kwotę 220 000 euro, z czego 80 000 euro przesunięto z tytułu III do tytułu II tuż przed dokonaniem zamówienia.
UWAGI DOTYCZĄCE NALEŻYTEGO ZARZĄDZANIA FINANSAMI I WYNIKÓW
3.14.10. Zgodnie z ramowym rozporządzeniem finansowym agencje powinny wprowadzić jednolite rozwiązanie dotyczące elektronicznej wymiany informacji z osobami trzecimi uczestniczącymi w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego i przechowywania tych informacji (elektroniczne zamówienia publiczne) 123 ( 124 . Ponieważ wymóg ten obowiązuje wszystkie instytucje UE, Komisja opracowuje obecnie kompleksowe rozwiązanie teleinformatyczne, które obejmie wszystkie etapy postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. W 2010 r. Komisja wprowadziła narzędzie służące do elektronicznego fakturowania, w 2011 r. - narzędzie umożliwiające elektroniczną publikację dokumentów związanych z ogłoszeniami o zamówieniach w wersji elektronicznej Dziennika Urzędowego UE (elektroniczne procedury przetargowe), a w 2015 r. - narzędzie do elektronicznego składania ofert. Do końca 2017 r. Agencja nie zaczęła stosować żadnego z tych narzędzi.
3.14.11. W dniu 29 marca 2017 r. Zjednoczone Królestwo poinformowało Radę Europejską o swojej decyzji w sprawie wystąpienia z Unii Europejskiej (brexit). Agencja, w przeciwieństwie do większości pozostałych agencji, nie przeprowadziła kompleksowej analizy prawdopodobnego wpływu brexitu na swoją organizację, operacje i rozliczenia.
DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z UWAGAMI Z UBIEGŁYCH LAT
3.14.12. Przegląd działań naprawczych podjętych w wyniku uwag zgłoszonych przez Trybunał w poprzednich latach przedstawiono w załączniku.
ZAŁĄCZNIK
Działania podjęte w związku z uwagami z ubiegłych lat
| Rok | Uwagi Trybunału | Działania naprawcze (zrealizowane / w trakcie realizacji / niepodjęte / brak danych lub nie dotyczy) |
| 2016 | W tytule II (wydatki administracyjne) stwierdzono wysoki poziom przeniesień środków na 2017 r. Wyniosły one 417 279 euro, co stanowi 30 % środków, na które zaciągnięto zobowiązania w tym tytule (w 2015 r. było to 364 740 euro, czyli 26 %). Przeniesienia te związane są głównie z usługami informatycznymi, które do końca 2015 r. nie zostały jeszcze w pełni zrealizowane lub nie wystawiono za nie faktur. Kwota przeniesionych środków w tytule III wyniosła 3 370 616 euro, co stanowi 43 % środków, na które zaciągnięto zobowiązania w tym tytule (w 2015 r. było to 3 383 052 euro, czyli 41 %). Przeniesienia środków związane są głównie z projektami badawczymi i opracowaniami, które trwają ponad rok. Agencja może rozważyć wprowadzenie zróżnicowanych środków budżetowych w celu lepszego odzwierciedlenia wieloletniego charakteru operacji i nieuniknionych długich przerw między datami podpisywania i realizacji umów oraz płatności. | W trakcie realizacji |
| 2016 | W 2014 r. Agencja podpisała umowę ramową o świadczenie usług doradczych w zakresie informatyki w latach 2014-2017 na łączną kwotę 1,1 mln euro. W umowach szczegółowych podpisanych w 2016 r. w celu wdrożenia umowy ramowej jasno określono co prawda produkty projektu, zatrudniono jednak konsultantów w oparciu o przepracowany czas i wykorzystane środki. Oznacza to, że cena nie została ustalona i bezpośrednio uzależniona od wypracowanych produktów, lecz wynika z liczby przepracowanych dni roboczych. Ponadto w 2016 r. około 50 % usług doradczych w zakresie informatyki zostało wyświadczonych poza siedzibą Agencji, co ograniczyło możliwości monitorowania przez Agencję skutecznego wdrażania umów. Płatności dokonane na podstawie umowy ramowej w 2016 r. wyniosły około 0,4 mln euro. | Niepodjęte |
| 2016 | W rozporządzeniu ustanawiającym Agencję nie zawarto wymogu przeprowadzania zewnętrznych ocen jej działań. Wniosek Komisji w sprawie nowego rozporządzenia ustanawiającego zawiera wymóg przeprowadzania oceny raz na pięć lat. | W trakcie realizacji (poza kontrolą Agencji) |
ODPOWIEDZI AGENCJI
3.14.8. Ze względów organizacyjnych w schemacie organizacyjnym księgowy przypisany jest do RSC (Centrum zasobów i usług), a jego stanowisko znajduje się fizycznie wśród personelu finansowego. Jednakże w celu zapewnienia jego/ jej niezależności księgowy podlega bezpośrednio dyrektorowi (a nie kierownikowi RSC).
3.14.9. Przeniesienia w ramach tytułu III dotyczą głównie prowadzonych na dużą skalę projektów badawczych, których czas realizacji przekracza 1 rok i które są związane z rocznym programem prac na 2017 r. Przeniesienia w ramach tytułu II dotyczą głównie usług zamówionych na okres dwóch lat kalendarzowych.
Jeśli chodzi o kwotę 0,2 mln euro należy zauważyć, że od 2014 r. i w związku z przeniesieniem Agencji do nowej siedziby, co przyniosło oszczędności w wysokości 0,6 mln euro rocznie, tytuł II budżetu ustalono na zmniejszonym poziomie 1,4 mln euro. W 2017 r. przyjęty w czerwcu budżet korygujący dodatkowo zmniejszył środki w tytule II o 60 000 euro z powodu ograniczenia wkładu władz lokalnych w budżet infrastrukturalny EU-OSHA.
W ciągu roku Agencja podjęła decyzję o przeprowadzeniu reorganizacji wewnętrznej przestrzeni biurowej i związanych z tym prac wyposażeniowych, które nie były przewidziane w trakcie procedury budżetowej. Większość zakupów sprzętu informatycznego zaplanowano na 2018 r. (i w ten sposób udokumentowano to w projekcie budżetu na 2017 r i na dalszych etapach procedury budżetowej). Ostatecznie jednak środki przeznaczone na te zakupy zaangażowano w 2017 r. (100 000 euro), z uwagi na dostępność środków.
Począwszy od budżetu na 2019 r. wykaz ewentualnych dodatkowych zakupów sprzętu informatycznego - w razie dostępności środków w wyniku np. korzystnej renegocjacji cen - będzie załączony do dokumentu programowego.
O przeniesieniach między tytułami (zgodnie z przepisami ramowego rozporządzenia finansowego) poinformowano Radę Zarządzającą, Parlament i Radę.
3.14.10. Od końca 2016 r. Agencja za pośrednictwem swojej strony internetowej umożliwia elektroniczny dostęp do wszystkich rozpoczętych procedur (publikacja ex-ante zamówień o niskiej i średniej wartości oraz publikacja ogłoszeń o zamówieniu), podając dodatkowo odpowiednie adresy e-mail do celów zamówień.
W 2018 r. (docelowo w październiku) Agencja wprowadzi elektroniczne procedury przetargowe dla etapu publikacji i zarządzania wnioskami o udzielenie informacji do terminu składania ofert.
3.14.11. W międzyczasie Agencja przeprowadziła analizę prawdopodobnego wpływu brexitu na swoją organizację, operacje i rozliczenia.
3.15. EUROPEJSKA FUNDACJA NA RZECZ POPRAWY WARUNKÓW ŻYCIA I PRACY (EUROFOUND)
WSTĘP
3.15.1. Europejska Fundacja na rzecz Poprawy Warunków Życia i Pracy (zwana dalej "Fundacją", inaczej "Eurofound") z siedzibą w Dublinie została ustanowiona rozporządzeniem Rady (EWG) nr 1365/75 125 . Zadaniem Fundacji jest przyczynianie się do opracowania i zapewnienia lepszych warunków życia i pracy poprzez działania zmierzające do rozwoju i rozpowszechniania wiedzy odpowiedniej dla tego rozwoju.
3.15.2. W tabeli przedstawiono najważniejsze dane liczbowe dotyczące Fundacji 126 .
Tabela
Najważniejsze dane liczbowe dotyczące Fundacji
| 2016 | 2017 | |
| Budżet (w mln euro) | 21 | 20 |
| Łączna liczba personelu na dzień 31 grudnia (1) | 104 | 100 |
| (1) Personel obejmuje urzędników, pracowników zatrudnionych na czas określony i pracowników kontraktowych oraz oddelegowanych ekspertów krajowych. Źródło: dane przekazane przez Fundację. | ||
POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI PRZEDSTAWIONE PRZEZ TRYBUNAŁ PARLAMENTOWI EUROPEJSKIEMU I RADZIE - SPRAWOZDANIE NIEZALEŻNEGO KONTROLERA
| OPINIA |
| 3.15.3. Trybunał zbadał: |
| a) sprawozdanie finansowe Fundacji obejmujące sprawozdanie finansowe 127 oraz sprawozdanie z wykonania budżetu 128 za rok budżetowy zakończony 31 grudnia 2017 r.; |
| b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania; zgodnie z wymogami art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE). |
| Wiarygodność rozliczeń |
| Opinia na temat wiarygodności rozliczeń |
| 3.15.4. W opinii Trybunału sprawozdanie Fundacji za rok zakończony w dniu 31 grudnia 2017 r. przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach jej sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2017 r. oraz wyniki transakcji, przepływy pieniężne i zmiany w aktywach netto za zakończony w tym dniu rok budżetowy, zgodnie z przepisami regulaminu finansowego Fundacji i z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji. Zasady te opierają się na powszechnie przyjętych międzynarodowych standardach rachunkowości sektora publicznego. |
| Legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw rozliczeń |
| Dochody |
| Opinia na temat legalności i prawidłowości dochodów leżących u podstaw rozliczeń |
| 3.15.5. W opinii Trybunału dochody leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
| Płatności |
| Opinia na temat legalności i prawidłowości płatności leżących u podstaw rozliczeń |
| 3.15.6. W opinii Trybunału płatności leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
3.15.7. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.
UWAGI DOTYCZĄCE WIARYGODNOŚCI ROZLICZEŃ
3.15.8. W trakcie tegorocznej kontroli wszystkich agencji UE Trybunał przeprowadził analizę środowiska księgowego, w tym pozycji w hierarchii i niezależności księgowych. W Fundacji przełożonym księgowego jest szef działu administracji i finansów. Trybunał stwierdził potrzebę wzmocnienia niezależności księgowego poprzez przesunięcie go pod zwierzchnictwo dyrektora Fundacji (obowiązki administracyjne) i Rady Zarządzającej (obowiązki funkcyjne).
UWAGI DOTYCZĄCE NALEŻYTEGO ZARZĄDZANIA FINANSAMI I WYNIKÓW
3.15.9. Zgodnie z ramowym rozporządzeniem finansowym agencje powinny wprowadzić jednolite rozwiązanie dotyczące elektronicznej wymiany informacji z osobami trzecimi uczestniczącymi w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego i przechowywania tych informacji (elektroniczne zamówienia publiczne) 129 ( 130 . Ponieważ wymóg ten obowiązuje wszystkie instytucje UE, Komisja opracowuje obecnie kompleksowe rozwiązanie teleinformatyczne, które obejmie wszystkie etapy postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. W 2010 r. Komisja uruchomiła narzędzie służące do elektronicznego fakturowania, w 2011 r. - narzędzie umożliwiające elektroniczną publikację dokumentów związanych z ogłoszeniami o zamówieniach w Dzienniku Urzędowym UE (elektroniczne procedury przetargowe), a w 2015 r. - narzędzie do elektronicznego składania ofert. Jak wynika z przekazanych przez Komisję informacji, do końca 2017 r. Fundacja wprowadziła elektroniczne fakturowanie i elektroniczne procedury przetargowe w niektórych postępowaniach, lecz nie wprowadziła elektronicznego systemu składania ofert.
DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z UWAGAMI Z UBIEGŁYCH LAT
3.15.10. Przegląd działań naprawczych podjętych w wyniku uwag zgłoszonych przez Trybunał w poprzednich latach przedstawiono w załączniku.
ZAŁĄCZNIK
Działania podjęte w związku z uwagami z ubiegłych lat
| Rok | Uwagi Trybunału | Działania naprawcze (zrealizowane / w trakcie realizacji / niepodjęte / brak danych lub nie dotyczy) |
| 2016 | W swoim sprawozdaniu dotyczącym sprawozdania finansowego za 2014 r. Trybunał poinformował o wypłacie zaniżonych kwot płac pracowników w latach od 2005 do 2014 r. w kontekście wejścia w życie nowego regulaminu pracowniczego UE w 2005 r. Przyczyny zaniżenia płac były różne (w 2014 r. - nieprzestrzeganie minimalnego wynagrodzenia gwarantowanego; w 2015 r. - zastosowanie nieodpowiedniego mnożnika do obliczania wysokości płac), lecz Trybunał ponownie wykrył przypadki zaniżenia (43 350 euro) i zawyżenia (168 930 euro) płac w przypadku 30 pracowników zatrudnionych obecnie lub wcześniej. Fundacja skorygowała zaniżone kwoty płac, lecz nie odzyska zawyżonych kwot (jest to zgodne z art. 85 obowiązującego obecnie regulaminu pracowniczego). Fundacja powinna ponownie przeanalizować wszelkie potencjalnie popełnione błędy w związku z wejściem w życie regulaminu pracowniczego w 2005 r. i dokonać pełnej oceny wypłacanych wynagrodzeń. | W trakcie realizacji |
| 2016 | W sprawozdaniu z audytu z grudnia 2016 r. Służba Audytu Wewnętrznego Komisji podkreśliła potrzebę usprawnienia zarządzania projektami prowadzonymi przez Fundację, zwłaszcza w odniesieniu do mechanizmów zarządzania, monitorowania i sprawozdawczości. Fundacja i Służba Audytu Wewnętrznego uzgodniły plan dotyczący działań naprawczych. | W trakcie realizacji |
| 2016 | W tytule III wzrósł poziom przeniesień środków (wydatki operacyjne). Wyniosły one 2,8 mln euro, co stanowi 43 % środków, na które zaciągnięto zobowiązania w tym tytule (w 2015 r. było to 2,1 mln euro, czyli 31 %). Miało to związek głównie z projektami (programami badawczymi i pilotażowymi) wykraczającymi poza rok budżetowy. Wysoki poziom przeniesień jest sprzeczny z zasadą jednoroczności budżetu. Fundacja może rozważyć wprowadzenie zróżnicowanych środków budżetowych w celu lepszego odzwierciedlenia wieloletniego charakteru operacji i nieuniknionych długich przerw między datami podpisywania i realizacji umów oraz płatności. | W trakcie realizacji |
| 2016 | W rozporządzeniu ustanawiającym Fundację nie zawarto wymogu przeprowadzania zewnętrznych ocen jej działań. Wniosek Komisji w sprawie nowego rozporządzenia ustanawiającego zawiera wymóg przeprowadzania oceny raz na pięć lat. | W trakcie realizacji |
ODPOWIEDZI AGENCJI
3.15.8. Rada Zarządzająca wyraża zadowolenie z aktualnego poziomu niezależności księgowego, zwłaszcza z faktu, iż może on bezpośrednio podlegać przewodniczącemu zgodnie z art. 6 ust. 1 Karty księgowego oraz z obecnego zaangażowania Rady w proces mianowania. Jednakże w nowym rozporządzeniu ustanawiającym, nad którym trwają obecnie dyskusje w ramach instytucji, rola organu powołującego przewidziana zostanie prawdopodobnie dla Rady Zarządzającej, a nie dla dyrektora. Umożliwi to Eurofound ponowną ocenę kwestii większej niezależności księgowego w przyszłości.
3.15.9. Zarówno narzędzie do elektronicznego składania ofert, jak i e-prior są częściami modułów elektronicznych zamówień publicznych opracowywanych przez DG DIGIT. W przypadku dwóch agencji pilotażowych wystąpiły jednak poważne problemy związane z oprogramowaniem. Ponadto oprogramowanie do elektronicznych zamówień publicznych jest dostępne jedynie dla otwartych przetargów (a nie dla ofert negocjowanych), których w Eurofound jest tylko kilka rocznie. Dlatego też Eurofound będzie w dalszym ciągu monitorować rozwój sytuacji i wyraża gotowość do zainwestowania w system elektronicznych zamówień publicznych, jeżeli stabilność i funkcjonalność oprogramowania okaże się zadowalająca.
3.16. AGENCJA EUROPEJSKIEGO GNSS (GLOBALNEGO SYSTEMU NAWIGACJI SATELITARNEJ) (GSA)
WSTĘP
3.16.1. Agencja Europejskiego GNSS (Globalnego Systemu Nawigacji Satelitarnej) (zwana dalej "Agencją", inaczej "GSA"), której siedzibę przeniesiono z Brukseli do Pragi z dniem 1 września 2012 r. 131 , została ustanowiona rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 912/2010 132 uchylającym rozporządzenie Rady (WE) nr 1321/2004 133 w sprawie ustanowienia struktur zarządzania europejskimi programami radionawigacyjnymi i zmieniającym rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 683/2008 134 . Od 1 stycznia 2007 r. Europejski Organ Nadzoru Globalnego Systemu Nawigacji Satelitarnej (GNSS), ustanowiony rozporządzeniem Rady (WE) nr 1321/2004, oficjalnie przejął wszystkie zadania, które wcześniej, realizowało Wspólne Przedsiębiorstwo Galileo. Ich realizacja jest kontynuowana przez Agencję działającą jako "Agencja Europejskiego GNSS" w zakresie wyznaczonym zmienionym rozporządzeniem (UE) nr 912/2010. Komisja dodatkowo powierzyła Agencji eksploatację europejskiego systemu wspomagania satelitarnego (EGNOS) na mocy umowy o delegowaniu zadań.
3.16.2. W tabeli przedstawiono najważniejsze dane liczbowe dotyczące Agencji 135 .
Tabela
Najważniejsze dane liczbowe dotyczące Agencji
| 2016 | 2017 | |
| Budżet (w mln euro) (1) | 626 | 704 (2) |
| Łączna liczba personelu na dzień 31 grudnia (3) | 160 | 166 |
| (1) Dane dotyczące budżetu są oparte na kwotach środków na płatności. (2) Z czego 676 mln euro otrzymanych w ramach umów o delegowaniu zadań zawartych z Komisją. (3) Personel obejmuje urzędników, pracowników zatrudnionych na czas określony i pracowników kontraktowych oraz oddelegowanych ekspertów krajowych. Źródło: dane przekazane przez Agencję. | ||
POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI PRZEDSTAWIONE PRZEZ TRYBUNAŁ PARLAMENTOWI EUROPEJSKIEMU I RADZIE - SPRAWOZDANIE NIEZALEŻNEGO KONTROLERA
| OPINIA |
| 3.16.3. Trybunał zbadał: |
| a) sprawozdanie finansowe Agencji obejmujące sprawozdanie finansowe 136 oraz sprawozdanie z wykonania budżetu 137 za rok budżetowy zakończony 31 grudnia 2017 r.; |
| b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania; zgodnie z wymogami art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE). |
| Wiarygodność rozliczeń |
| Opinia na temat wiarygodności rozliczeń |
| 3.16.4. W opinii Trybunału sprawozdanie Agencji za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach sytuację finansową Agencji na dzień 31 grudnia 2017 r. oraz wyniki transakcji, przepływy pieniężne i zmiany w aktywach netto za zakończony w tym dniu rok budżetowy, zgodnie z przepisami jej regulaminu finansowego i z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji. Zasady te opierają się na powszechnie przyjętych międzynarodowych standardach rachunkowości sektora publicznego. |
| Legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw rozliczeń |
| Dochody |
| Opinia na temat legalności i prawidłowości dochodów leżących u podstaw rozliczeń |
| 3.16.5. W opinii Trybunału dochody leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
| Płatności |
| Opinia na temat legalności i prawidłowości płatności leżących u podstaw rozliczeń |
| 3.16.6. W opinii Trybunału płatności leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
| Objaśnienie uzupełniające |
| 3.16.7. W dniu 15 grudnia 2016 r. Agencja podpisała umowę ramową dotyczącą eksploatacji systemu satelitarnego Galileo w latach 2017-2027 na kwotę 1,5 mld euro. Zamówienia udzielono w wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Jeden z oferentów biorących udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia wszczął postępowanie sądowe przeciwko Agencji przed Trybunałem Sprawiedliwości, kwestionując wynik postępowania. Wyrok Trybunału Sprawiedliwości będzie stanowił rozstrzygnięcie co do legalności i prawidłowości postępowania o udzielenie zamówienia w odniesieniu do umowy ramowej i wszystkich szczegółowych umów i przyszłych płatności. Agencja poinformowała o tej kwestii i udzieliła wyjaśnień w sprawozdaniu finansowym za 2017 r., w którym podała także, że w 2017 r. w ramach umowy ramowej wypłacono kwotę 49 mln euro (7 % budżetu na 2017 r. obejmującego kwoty otrzymane w ramach umów o delegowaniu zadań). |
| Inne kwestie |
| 3.16.8. Nie podważając wyrażonych przez siebie opinii, Trybunał zwraca uwagę na fakt, że w dniu 29 marca 2017 r. Zjednoczone Królestwo poinformowało Radę Europejską o decyzji dotyczącej wystąpienia z Unii Europejskiej. W tej chwili trwają negocjacje w sprawie umowy określającej warunki wystąpienia. Agencja obsługuje zarówno centrum monitorowania bezpieczeństwa systemu Galileo, jak i stacje naziemne Galileo zlokalizowane na terytorium Zjednoczonego Królestwa. W sprawozdaniu finansowym Agencji, w części dotyczącej zdarzeń mających miejsce po dacie przedłożenia sprawozdania, poinformowano o decyzji Komisji dotyczącej przeniesienia infrastruktury rezerwowej centrum monitorowania bezpieczeństwa systemu Galileo ze Zjednoczonego Królestwa do Hiszpanii, którą to decyzję przyjęto 24 stycznia 2018 r. |
3.16.9. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.
UWAGI DOTYCZĄCE WIARYGODNOŚCI ROZLICZEŃ
3.16.10. W trakcie tegorocznej kontroli wszystkich agencji UE Trybunał przeprowadził analizę środowiska księgowego, w tym kwestii dotyczących terminowego zatwierdzenia (bądź powtórnego zatwierdzenia) systemów księgowych. W 2013 r. siedziba Agencji została przeniesiona, a jej misja - na nowo zdefiniowana. Regulamin finansowy Agencji został zmieniony w 2014 r., a w 2015 r. delegowała ona swoją funkcję księgową na rzecz księgowego Komisji. Zmiany te były wprawdzie przyczyną znacznych modyfikacji stosowanych przez Agencję procedur, lecz od 2012 r. nie dokonano ponownego zatwierdzenia systemu księgowego 138 .
UWAGI DOTYCZĄCE NALEŻYTEGO ZARZĄDZANIA FINANSAMI I WYNIKÓW
3.16.11. Agencja publikuje ogłoszenia o naborze na swojej stronie internetowej i w mediach społecznościowych, lecz nie na stronie internetowej Europejskiego Urzędu Doboru Kadr (EPSO), co zwiększyłoby przejrzystość i widoczność oraz umożliwiłoby obywatelom uzyskanie informacji w jednym miejscu o naborach ogłaszanych przez różne instytucje i agencje europejskie.
3.16.12. Zgodnie z ramowym rozporządzeniem finansowym agencje powinny wprowadzić jednolite rozwiązanie dotyczące elektronicznej wymiany informacji z osobami trzecimi uczestniczącymi w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego i przechowywania tych informacji (elektroniczne zamówienia publiczne) 139 ( 140 . Ponieważ wymóg ten obowiązuje wszystkie instytucje UE, Komisja opracowuje obecnie kompleksowe rozwiązanie teleinformatyczne, które obejmie wszystkie etapy postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. W 2010 r. Komisja wprowadziła narzędzie służące do elektronicznego fakturowania, w 2011 r. - narzędzie umożliwiające elektroniczne ogłoszenia o zamówieniach w wersji elektronicznej Dziennika Urzędowego UE (elektroniczne procedury przetargowe), a w 2015 r. - narzędzie do elektronicznego składania ofert. Do końca 2017 r. Agencja nie zaczęła jeszcze stosować żadnego z tych narzędzi.
INFORMACJE DOTYCZĄCE WYNIKÓW OCENY ZEWNĘTRZNEJ
3.16.13. W 2017 r. w imieniu Komisji została przeprowadzona śródokresowa ocena programów Galileo 141 i EGNOS oraz ocena wyników osiągniętych przez Agencję w latach 2014-2016 142 .
DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z UWAGAMI Z UBIEGŁYCH LAT
3.16.14. Przegląd działań naprawczych podjętych w wyniku uwag zgłoszonych przez Trybunał w poprzednich latach przedstawiono w załączniku.
ZAŁĄCZNIK
Działania podjęte w związku z uwagami z ubiegłych lat
| Rok | Uwagi Trybunału | Działania naprawcze (zrealizowane / w trakcie realizacji / niepodjęte / brak danych lub nie dotyczy) |
| 2014 | Rzeczowe aktywa trwałe nie są objęte ochroną ubezpieczeniową (wartość księgowa netto wynosi 1,0 mln euro). | W trakcie realizacji |
| 2015 | Ostatniego zatwierdzenia systemów księgowych dokonano w 2012 r. Ponowne zatwierdzenie systemów, do którego Agencja zobowiązała się w związku ze spodziewanymi istotnymi zmianami w procedurach i przepływie informacji po zmianie siedziby, nie zostało przeprowadzone. Nowy księgowy planuje przeprowadzić takie zatwierdzenie w 2020 r. | W trakcie realizacji |
| 2015 | Agencja ustanowiła plany ciągłości działania dla obiektów związanych z bezpieczeństwem we Francji, w Zjednoczonym Królestwie i Niderlandach. Nie istnieje jednak plan ciągłości działania dla siedziby w Pradze ani dla całości Agencji. | W trakcie realizacji |
| 2015 | Roczny program prac Agencji na 2015 r. został przyjęty dopiero w marcu 2015 r., a wieloletniego programu prac na lata 2014-2020 wciąż nie przyjęto. Późne przyjęcie głównych dokumentów dotyczących planowania stanowi zagrożenie dla realizacji celów Agencji. | W trakcie realizacji (1) |
| 2015 | W 2015 r. odnotowano dużą rotację personelu: 14 pracowników odeszło z Agencji, a 26 podjęło w niej pracę. | Nie dotyczy |
| 2016 | W sprawozdaniu z audytu z listopada 2016 r. Służba Audytu Wewnętrznego Komisji Europejskiej stwierdziła, że w 2016 r. nie przeprowadzono żadnej rocznej oceny ryzyka obejmującej całą Agencję i że poważne zagrożenia dla Agencji nie zostały ujęte w dokumentach dotyczących planowania ani w sprawozdaniach z działalności. Dodatkowo Służba Audytu Wewnętrznego wykryła, że terminologia stosowana na potrzeby różnych elementów systemu pomiaru wyników nie jest spójna, a w związku z tym może być przeszkodą dla monitorowania wyników. Agencja i Służba Audytu Wewnętrznego uzgodniły plan dotyczący działań naprawczych. | W trakcie realizacji |
| 2016 | W tytule II (wydatki administracyjne) stwierdzono wysoki poziom przeniesień. Wyniosły one 2,8 mln euro, co stanowi 46 % środków, na które zaciągnięto zobowiązania w tym tytule (w 2015 r. było to 2,5 mln euro, czyli 42 %). Przeniesienia te były związane głównie z usługami informatycznymi zrealizowanymi w 2016 r., na które w 2016 r. nie otrzymano jeszcze faktur. | Nie dotyczy |
| (1) Decyzję o przyjęciu dokumentu programowego Agencji Europejskiego GNSS na lata 2018-2020 podjęto 21 marca 2018 r. | ||
ODPOWIEDZI AGENCJI
3.16.10. GSA zgadza się z uwagą Trybunału. W 2015 r. GSA powierzyła prowadzenie swojej księgowości Komisji Europejskiej, dlatego też księgowy KE (w ramach DG ds. Budżetu) świadczy wszelkie usługi określone w art. 50 ramowego rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do agencji, w tym zatwierdzanie systemów lokalnych. Podejście do zatwierdzania jest obecnie przedmiotem rozmów i planowania w ramach służb DG ds. Budżetu.
3.16.11. Publikacja ogłoszeń o naborze na stanowiska na platformie EPSO wymaga, aby były one tłumaczone na wszystkie języki urzędowe UE, podczas gdy angielski jest jedynym językiem roboczym Agencji; publikowanie ogłoszeń o wolnych miejscach pracy w języku angielskim postrzega się jako użyteczną selekcję wstępną w celu zapewnienia, że używany przez język roboczy jest dobrze rozumiany. Ponadto tłumaczenie ogłoszeń o naborze na wszystkie języki urzędowe UE stanowiłoby dodatkowe ograniczenia finansowe i czasowe dla Agencji, a wynikające z tego korzyści - także biorąc pod uwagę powyższe uzasadnienie - nie są jednoznaczne. Zamiast tego GSA zamierza publikować wszystkie ogłoszenia o naborze na portalu międzyagencyjnym, który z punktu widzenia Agencji jest uznawany za równoważny EPSO i który zapewnia obywatelom UE wystarczający poziom przejrzystości. Ponadto Agencja publikuje również swoje ogłoszenia o naborze na specjalistycznych stronach internetowych poświęconych sektorowi przestrzeni kosmicznej.
3.16.12. GSA korzysta obecnie z ogłoszeń elektronicznych TED (udostępnianych przez Urząd Publikacji) w celu publikacji ogłoszeń o zamówieniu, ogłoszeń o udzieleniu zamówienia, sprostowań, ogłoszeń o zmianach itp. wówczas, gdy ma zastosowanie art. 264 zasad stosowania. Agencja ma również zamiar korzystać z systemu elektronicznych ogłoszeń o zamówieniach TED w celu tworzenia i publikowania zaproszeń do składania ofert. W związku z tym GSA prowadzi obecnie konsultacje z Urzędem Publikacji w celu dokonania rejestracji i utworzenia konta systemowego.
W odniesieniu do przetargów o wysokiej wartości (powyżej progów określonych w art. 118 ust. 1 rozporządzenia finansowego) GSA podejmuje obecnie niezbędne kroki administracyjne do korzystania z modułu elektronicznego składania ofert systemu informacyjnego "e-PRIOR" opracowanego przez Komisję Europejską (udostępnianego przez DG DIGIT) w celu zapewnienia, by system elektroniczny, który zostanie ustanowiony do celów składania wszystkich ofert, spełniał wszystkie wymogi określone w rozporządzeniu finansowym i zasadach stosowania. Należy zauważyć, że moduł elektronicznego składania ofert przystosowany jest obecnie jedynie do procedur otwartych i dlatego GSA korzysta z niego jedynie w przypadku takich procedur. W związku z tym GSA zorganizowała już pierwsze spotkanie koordynacyjne z DG DIGIT i jest obecnie w trakcie finalizowania i podpisywania protokołu ustaleń z DG DIGIT w celu ustanowienia ram systemu elektronicznego składania ofert oraz rozpoczęcia jego wdrażania.
Agencje finansowane ze środków działu 2 WRF - Trwały wzrost gospodarczy: zasoby naturalne
3.17. EUROPEJSKA AGENCJA ŚRODOWISKA (EEA)
3.17. EUROPEJSKA AGENCJA ŚRODOWISKA (EEA)
3.17.1. Europejska Agencja Środowiska (zwana dalej "Agencją", inaczej "EEA") z siedzibą w Kopenhadze została ustanowiona rozporządzeniem Rady (EWG) nr 1210/90 143 . Zadaniem Agencji jest stworzenie sieci obserwacji dostarczającej Komisji, Parlamentowi, państwom członkowskim i ogółowi społeczeństwa wiarygodnych informacji na temat stanu środowiska. W szczególności informacje te mają umożliwić Unii Europejskiej i państwom członkowskim podejmowanie działań na rzecz ochrony środowiska oraz ocenę ich skuteczności.
3.17.2. W tabeli przedstawiono najważniejsze dane liczbowe dotyczące Agencji 144 .
Tabela
Najważniejsze dane liczbowe dotyczące Agencji
| 2016 | 2017 | |
| Budżet (w mln euro) | 50,5 | 70 |
| Łączna liczba personelu na dzień 31 grudnia (1) | 208 | 212 |
| (1) Personel obejmuje urzędników, pracowników zatrudnionych na czas określony i pracowników kontraktowych oraz oddelegowanych ekspertów krajowych. Źródło: dane przekazane przez Agencję; obejmują zarówno budżet podstawowy, jak i niepodstawowy. | ||
POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI PRZEDSTAWIONE PRZEZ TRYBUNAŁ PARLAMENTOWI EUROPEJSKIEMU I RADZIE - SPRAWOZDANIE NIEZALEŻNEGO KONTROLERA
| OPINIA |
| 3.17.3. Trybunał zbadał: |
| a) sprawozdanie finansowe Agencji obejmujące sprawozdanie finansowe 145 oraz sprawozdanie z wykonania budżetu 146 za rok budżetowy zakończony 31 grudnia 2017 r.; |
| b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania; zgodnie z wymogami art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE). |
| Wiarygodność rozliczeń |
| Opinia na temat wiarygodności rozliczeń |
| 3.17.4. W opinii Trybunału sprawozdanie Agencji za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach sytuację finansową Agencji na dzień 31 grudnia 2017 r. oraz wyniki transakcji, przepływy pieniężne i zmiany w aktywach netto za zakończony w tym dniu rok budżetowy, zgodnie z przepisami jej regulaminu finansowego i z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji. Zasady te opierają się na powszechnie przyjętych międzynarodowych standardach rachunkowości sektora publicznego. |
| Legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw rozliczeń |
| Dochody |
| Opinia na temat legalności i prawidłowości dochodów leżących u podstaw rozliczeń |
| 3.17.5. W opinii Trybunału dochody leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
| Płatności |
| Opinia na temat legalności i prawidłowości płatności leżących u podstaw rozliczeń |
| 3.17.6. W opinii Trybunału płatności leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
3.17.7. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.
UWAGI DOTYCZĄCE WIARYGODNOŚCI ROZLICZEŃ
3.17.8. W trakcie tegorocznej kontroli wszystkich agencji UE Trybunał przeprowadził analizę środowiska księgowego, w tym pozycji w hierarchii i niezależności księgowych. W Agencji przełożonym księgowej jest szef służb administracji. Trybunał stwierdził potrzebę wzmocnienia niezależności księgowej Agencji poprzez przesunięcie jej stanowiska pod zwierzchnictwo dyrektora Agencji (obowiązki administracyjne) i zarządu (obowiązki funkcyjne).
UWAGI DOTYCZĄCE NALEŻYTEGO ZARZĄDZANIA FINANSAMI I WYNIKÓW
3.17.9. Agencja stanęła w obliczu poważnych opóźnień w realizacji planu działania na 2016 r. w jednym z europejskich centrów tematycznych (ETC ICM - wody śródlądowe, przybrzeżne i morskie). W efekcie Agencja odrzuciła niektóre oczekiwane cele, jak również część kosztów, o których zwrot wnioskowało ETC. Korekta kwoty płatności końcowej wskazuje też na dalsze usprawnienia kontroli finansowych i kontroli wyników dotyczących dotacji na rzecz ETC.
3.17.10. Stwierdzono uchybienia w kilku postępowaniach o udzielenie zamówienia. W specyfikacjach istotnych warunków zamówienia, wykorzystywanych przez Agencję do przygotowywania różnych zaproszeniach do składania ofert, nie określono żadnych minimalnych wymogów dla kryterium selekcji dotyczącego zdolności ekonomicznej i finansowej. W rezultacie kryteria te nie mogą służyć osiągnięciu celu polegającego na rozstrzygnięciu, czy oferent posiada niezbędną zdolność realizacji zamówienia.
3.17.11. Konkurencja cenowa w kilku zaproszeniach do składania ofert o dużej wartości opierała się wyłącznie na stawkach dziennych dla kilku profili, a nie na szacowanym czasie niezbędnym do realizacji zadań. Umowy ramowe zostały podpisane tylko z jednym oferentem, podczas gdy ponowne poddanie zamówienia procedurze konkurencyjnej z udziałem kilku oferentów doprowadziłoby do osiągnięcia lepszych rezultatów w ramach umów szczegółowych.
3.17.12. Zgodnie z ramowym rozporządzeniem finansowym agencje powinny wprowadzić jednolite rozwiązanie dotyczące elektronicznej wymiany informacji z osobami trzecimi uczestniczącymi w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego i przechowywania tych informacji (elektroniczne zamówienia publiczne) 147 ( 148 . Ponieważ wymóg ten obowiązuje wszystkie instytucje UE, Komisja opracowuje obecnie kompleksowe rozwiązanie teleinformatyczne, które obejmie wszystkie etapy postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. W 2010 r. Komisja uruchomiła narzędzie służące do elektronicznego fakturowania, w 2011 r. - narzędzie umożliwiające elektroniczną publikację dokumentów związanych z ogłoszeniami o zamówieniach w Dzienniku Urzędowym UE (elektroniczne procedury przetargowe), a w 2015 r. - narzędzie do elektronicznego składania ofert. Do końca 2017 r. Agencja wprowadziła elektroniczne fakturowanie i elektroniczne procedury przetargowe w niektórych postępowaniach, lecz nie wprowadziła elektronicznego systemu składania ofert.
3.17.13. W kilku procesach naboru pracowników zorganizowanych przez Agencję stwierdzono uchybienia. W szczególności w protokole z posiedzenia komisji selekcyjnej nie znalazło się wystarczająco szczegółowe uzasadnienie dokonanych wyborów. Istnieje potrzeba lepszego określenia kryteriów wykorzystywanych na każdym etapie procesu naboru oraz ról członków komisji selekcyjnej w celu zwiększenia przejrzystości procesu i promowania równego traktowania kandydatów.
3.17.14. Agencja publikuje ogłoszenia o naborze na swojej stronie internetowej i w mediach społecznościowych, lecz nie na stronie internetowej Europejskiego Urzędu Doboru Kadr (EPSO), co zwiększyłoby przejrzystość i widoczność oraz umożliwiłoby obywatelom uzyskanie informacji w jednym miejscu o naborach ogłaszanych przez różne instytucje i agencje europejskie. Jako główny powód Agencja podaje wysokie koszty tłumaczenia publikacji na stronie internetowej EPSO, gdyż wymagane jest przy tym tłumaczenie na wszystkie języki urzędowe UE.
UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM
3.17.15. Aby zrealizować umowę o delegowaniu zadań w ramach programu Copernicus podpisaną z Komisją, Agencja podjęła kilka zobowiązań prawnych związanych z tym programem przed otrzymaniem zaliczki od Komisji. Zobowiązania te ujęto co prawda w sprawozdaniu dotyczącym odstępstwa podpisanym przez dyrektora Agencji, jest to jednak niezgodne z zasadami stosowania rozporządzenia finansowego. Terminowe wypłacanie zaliczek przez Komisję ma zasadnicze znaczenie, jeżeli chodzi o możliwość realizacji umów o delegowaniu zadań.
DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z UWAGAMI Z UBIEGŁYCH LAT
3.17.16. Przegląd działań naprawczych podjętych w wyniku uwag zgłoszonych przez Trybunał w poprzednich latach przedstawiono w załączniku.
ZAŁĄCZNIK
Działania podjęte w związku z uwagami z ubiegłych lat
| Rok | Uwagi Trybunału | Działania naprawcze (zrealizowane / w trakcie realizacji / niepodjęte / brak danych lub nie dotyczy) |
| 2016 | W 2016 r. Agencja zaktualizowała swoją politykę bezpieczeństwa, lecz wiele innych procedur wewnętrznych jest przestarzałych. Kadra zarządzająca wyższego szczebla zaakceptowała plan działania, który obejmuje przegląd i aktualizację planu ciągłości działania. Agencja zamierza także dokonać weryfikacji swojej polityki zarządzania dokumentami, przyjętej w 2009 r., zgodnie z nową polityką bezpieczeństwa. W stosownych przypadkach planuje też przegląd i aktualizację standardów kontroli. | Zrealizowane |
| 2016 | Służba Audytu Wewnętrznego Komisji przeprowadziła kontrolę wykonania zadań dotyczący procesów opracowywania Sprawozdania o stanie środowiska Europy - (SOER) za 2015 r. W sprawozdaniu z audytu z lipca 2016 r. Służba Audytu Wewnętrznego stwierdziła, że procesy te zasadniczo spełniły swoje zadanie. Agencja i Służba Audytu Wewnętrznego uzgodniły jednak plan dotyczący działań naprawczych. | Nie dotyczy |
| 2016 | W 2014 r. Komisja, w imieniu ponad 50 instytucji i organów UE (w tym Agencji) podpisała z jednym wykonawcą umowę ramową Komisji o nabycie oprogramowania i licencji oraz o zapewnienie związanych z nimi konserwacji sprzętu i doradztwa. Wykonawca umowy ramowej pełni rolę pośrednika między Agencją a dostawcami, którzy mogą odpowiadać na potrzeby Agencji. W przypadku takich usług pośrednictwa wykonawca umowy ramowej jest uprawniony do pobierania opłat w wysokości od dwóch do dziewięciu procent cen dostawców. W umowie ramowej wyraźnie stwierdzono, że wykonawcy nie przysługuje prawo wyłączności. W 2016 r. Agencja zakupiła, na podstawie umowy ramowej, licencje oprogramowania za łączną kwotę 442 754 euro. Większość zakupionych pozycji stanowiły produkty należące do szczególnej kategorii, która powinna być wykorzystywana tylko w wyjątkowych przypadkach. Ceny tych produktów nie zostały uwzględnione ani w procedurze przetargowej, ani w umowie ramowej. Procedura ta nie zapewnia wystarczającego stopnia konkurencyjności ani tego, by zastosowano najbardziej opłacalne rozwiązanie. Ponadto wzrost ceny, jaką nałożył wykonawca w ramach umowy, nie został właściwie sprawdzony. Największe zamówienie dotyczyło odnowienia licencji oprogramowania zakupionego od wyłącznego dostawcy skandynawskiego (112 248 euro). W tym przypadku zastosowanie umowy ramowej, które poskutkowało zbędnym wzrostem kosztów, nie było uzasadnione. | W trakcie realizacji |
ODPOWIEDZI AGENCJI
UWAGI DOTYCZĄCE WIARYGODNOŚCI ROZLICZEŃ
3.17.8. Agencja omówiła uwagi Trybunału z księgowym i jest przekonana, iż fakt, że księgowy jest urzędnikiem o wysokim stopniu zaszeregowania (AD 12), mającym bezpośredni dostęp do Zarządu, zapewnia niezależność funkcjonalną.
UWAGI DOTYCZĄCE NALEŻYTEGO ZARZĄDZANIA FINANSAMI I WYNIKÓW
3.17.9. Agencja z zadowoleniem przyjmuje ocenę, że zarządzanie przez nią ośrodkami ETC uległo dalszej poprawie, zarówno w ramach weryfikacji finansowej, jak i operacyjnej. Aby nie dopuścić do powtórzenia się problemu w 2017 r. w przypadku ETC/ICM, zadanie to zostało usunięte z rocznego planu działania i będzie wykonywane we własnym zakresie przez Agencję. Agencja stara się utrzymać, a nawet zwiększyć aktualny poziom kontroli dotacji dla ETC.
3.17.10. Agencja potwierdza, że w 2017 r. zmodyfikowała wymogi dotyczące weryfikacji możliwości finansowych oferentów, w ramach których oferenci są obecnie proszeni o przedkładanie informacji na temat wskaźników finansowych (płynności, wypłacalności i rentowności) oraz wprowadzony został wymóg zrealizowania minimalnych obrotów odpowiadających co najmniej dwukrotności szacunkowej rocznej wartości zamówienia, zgodnie z przepisami art. 147 ust. 1 lit. a) zasad stosowania.
3.17.11. Agencja powtarza, że decyzja o udzielaniu pojedynczym wykonawcom zamówień ramowych jest celowa i należycie uwzględnia ograniczoną konkurencję na właściwych rynkach oraz charakter i złożoność usług, które mają być przedmiotem zamówienia. Przy składaniu konkretnych zamówień na podstawie zamówień ramowych Agencja bierze pod uwagę nie tylko określone w umowie stawki dzienne, ale również szacunkową liczbę dni wymaganych do wykonania zadań, aby obliczyć szacunkowy budżet na konkretne zamówienie. Dopiero wtedy przystępuje do negocjacji z wykonawcą w sprawie szczegółów oferty, zawsze z myślą o osiągnięciu jak najlepszej relacji jakości do ceny. Gdyby zamówienia zostały ponownie poddane procedurze konkurencyjnej, Agencja nie miałaby karty przetargowej, aby dalej negocjować oferty z wykonawcami.
3.17.12. W następstwie decyzji Zarządu z dnia 9 listopada 2015 r. w sprawie wdrożenia rozwiązania w zakresie elektronicznych zamówień publicznych w EEA Agencja wprowadziła w 2014 r. służące do elektronicznego fakturowania dla niektórych zamówień, a obecnie rozszerza ich stosowanie na wszystkie zamówienia, natomiast elektroniczne procedury przetargowe są realizowane od 1 stycznia 2015 r. dla wszystkich otwartych zaproszeń do składania ofert. Proces zapoznania z systemem elektronicznego składania ofert rozpoczął się w grudniu 2017 r., a pierwsze zaproszenie do składania ofert z wykorzystaniem tego modułu zostało uruchomione 18 czerwca 2018 r. (EEA/COM/18/002 - Świadczenie usług wydawniczych na rzecz EEA).
3.17.13. Agencja przyjmuje do wiadomości uwagę Trybunału i potwierdza, że aktualnie dostosowuje swoje procedury selekcji/rekrutacji pod następującymi względami:
a) dodawanie w odpowiednich dokumentach "znaczników czasu" (nie tylko dat) dla poszczególnych zadań wykonywanych na różnych etapach (weryfikacja wstępna, weryfikacja, rozmowa kwalifikacyjna i test pisemny);
b) systematyczne podawanie oczekiwanych odpowiedzi na określone pytania padające na rozmowie kwalifikacyjnej i w teście pisemnym na etapie weryfikacji wstępnej;
c) wdrożenie elektronicznej procedury (bez stosowania papieru) w celu poprawy sprawozdawczości.
3.17.14. EPSO uniemożliwił Agencji publikację ogłoszeń o naborze w związku z niespełnieniem wymogu tłumaczenia każdego ogłoszenia na wszystkie języki urzędowe. Agencja nie dysponuje jednak odpowiednim budżetem ani środkami, by móc spełnić żądania EPSO. Ponadto, oprócz tłumaczenia każdego ogłoszenia o naborze, konieczne będzie rozpatrywanie podań składanych we wszystkich językach, co pociąga za sobą niewspółmiernie wysokie koszty. Podobnie jak większość pozostałych agencji UE, Agencja szuka alternatywy dla serwisu internetowego EPSO i od maja 2018 r. publikuje swoje ogłoszenia na będącym odpowiednikiem tego serwisu portalu "Agencies Job Advertisement Board", opracowanym i prowadzonym przez Sieć Agencji UE. Agencja korzysta ponadto z LinkedIn oraz własnej strony internetowej i stron na Facebooku w celu dotarcia do maksymalnej liczby odbiorców.
UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM
3.17.15. Przed zawarciem umowy o delegowaniu zadań w ramach programu Copernicus (DA) z DG GROW Agencja zaznaczała, że warunki zaliczkowania są sprzeczne z rozporządzeniem finansowym (art. 7 zasad stosowania rozporządzenia finansowego z 2014 r.). Początkowo DG GROW przychylała się do tej opinii, jednak DG BUDG - odpowiadająca za wzory umów o delegowaniu zadań - uniemożliwiła wprowadzenie zmiany w umowie DA. Po rozpoczęciu obowiązywania umowy DA Agencja w dalszym ciągu informowała o problemach i konieczności regularnego zgłaszania wyjątków w celu kontynuowania działalności operacyjnej, co ostatecznie doprowadziło do dokonania przez DG GROW w sierpniu 2017 r. zmian w zakresie warunków płatności zaliczkowych dla umów DA, a następnie do udostępnienia dodatkowych płatności zaliczkowych w listopadzie 2017 r.
3.18. EUROPEJSKA AGENCJA KONTROLI RYBOŁÓWSTWA (EFCA)
WSTĘP
3.18.1. Europejska Agencja Kontroli Rybołówstwa (zwana dalej "Agencją", inaczej "EFCA") z siedzibą w Vigo została ustanowiona rozporządzeniem Rady (WE) nr 768/2005 149 . Głównym zadaniem Agencji jest organizowanie operacyjnej koordynacji działań w zakresie kontroli i inspekcji połowów prowadzonych przez państwa członkowskie w celu zapewnienia skutecznego i jednolitego stosowania przepisów dotyczących wspólnej polityki rybołówstwa.
3.18.2. W tabeli przedstawiono najważniejsze dane liczbowe dotyczące Agencji 150 .
Tabela
Najważniejsze dane liczbowe dotyczące Agencji
| 2016 | 2017 | |
| Budżet (w mln euro) (1) | 10 | 17 |
| Łączna liczba personelu na dzień 31 grudnia (2) | 64 | 72 |
| (1) Dane dotyczące budżetu są oparte na kwotach środków na płatności. (2) Personel obejmuje urzędników, pracowników zatrudnionych na czas określony i pracowników kontraktowych oraz oddelegowanych ekspertów krajowych. Źródło: dane przekazane przez Agencję. | ||
POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI PRZEDSTAWIONE PRZEZ TRYBUNAŁ PARLAMENTOWI EUROPEJSKIEMU I RADZIE - SPRAWOZDANIE NIEZALEŻNEGO KONTROLERA
| OPINIA |
| 3.18.3. Trybunał zbadał: |
| a) sprawozdanie finansowe Agencji obejmujące sprawozdanie finansowe 151 oraz sprawozdanie z wykonania budżetu 152 za rok budżetowy zakończony 31 grudnia 2017 r.; |
| b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania; zgodnie z wymogami art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE). |
| Wiarygodność rozliczeń |
| Opinia na temat wiarygodności rozliczeń |
| 3.18.4. W opinii Trybunału sprawozdanie Agencji za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach sytuację finansową Agencji na dzień 31 grudnia 2017 r. oraz wyniki transakcji, przepływy pieniężne i zmiany w aktywach netto za zakończony w tym dniu rok budżetowy, zgodnie z przepisami jej regulaminu finansowego i z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji. Zasady te opierają się na powszechnie przyjętych międzynarodowych standardach rachunkowości sektora publicznego. |
| Legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw rozliczeń |
| Dochody |
| Opinia na temat legalności i prawidłowości dochodów leżących u podstaw rozliczeń |
| 3.18.5. W opinii Trybunału dochody leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
| Płatności |
| Opinia na temat legalności i prawidłowości płatności leżących u podstaw rozliczeń |
| 3.18.6. W opinii Trybunału płatności leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
3.18.7. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.
Informacje na temat sprawozdań służby audytu wewnętrznego i sprawozdań z oceny zewnętrznej
3.18.8. W listopadzie 2017 r. Służba Audytu Wewnętrznego Komisji opublikowała sprawozdanie z kontroli na temat administrowania i zarządzania projektami w dziedzinie informatyki w Agencji 153 . Agencja i Służba Audytu Wewnętrznego uzgodniły plan dotyczący działań naprawczych.
3.18.9. W 2017 r. Agencja została objęta oceną zewnętrzną przeprowadzoną w imieniu jej Zarządu 154 . Agencja opracowała plan mający na celu wdrożenie zaleceń sformułowanych w następstwie tej oceny.
ODPOWIEDZI AGENCJI
Agencja przyjmuje do wiadomości sprawozdanie Trybunału.
Agencje finansowane ze środków działu 3 WRF - Bezpieczeństwo i obywatelstwo
3.19. AGENCJA UNII EUROPEJSKIEJ DS. SZKOLENIA W DZIEDZINIE ŚCIGANIA (CEPOL)
3.19. AGENCJA UNII EUROPEJSKIEJ DS. SZKOLENIA W DZIEDZINIE ŚCIGANIA (CEPOL)
3.19.1. Agencja Unii Europejskiej ds. Szkolenia w Dziedzinie Ścigania (zwana dalej "Agencją", inaczej "CEPOL"), z siedzibą w Budapeszcie, została ustanowiona rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2015/2219 155 zastępującym i uchylającym decyzję Rady 2005/681/WSiSW 156 . Agencja działa jako sieć łącząca krajowe policyjne instytucje szkoleniowe w państwach członkowskich w celu zapewnienia szkoleń wyższym rangą funkcjonariuszom policji z wykorzystaniem wspólnych standardów.
3.19.2. W poniższej tabeli przedstawiono najważniejsze dane liczbowe dotyczące Agencji 157 .
Tabela
Najważniejsze dane liczbowe dotyczące Agencji
| 2016 | 2017 | |
| Budżet (w mln euro) | 10 | 9 |
| Łączna liczba personelu na dzień 31 grudnia (1) | 51 | 53 |
| (1) Personel obejmuje urzędników, pracowników zatrudnionych na czas określony i pracowników kontraktowych oraz oddelegowanych ekspertów krajowych. Źródło: dane przekazane przez Agencję. | ||
POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI PRZEDSTAWIONE PRZEZ TRYBUNAŁ PARLAMENTOWI EUROPEJSKIEMU I RADZIE - SPRAWOZDANIE NIEZALEŻNEGO KONTROLERA
| OPINIA |
| 3.19.3. Trybunał zbadał: |
| a) sprawozdanie finansowe Agencji obejmujące sprawozdanie finansowe 158 oraz sprawozdanie z wykonania budżetu 159 za rok budżetowy zakończony 31 grudnia 2017 r.; |
| b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania; zgodnie z wymogami art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE). |
| Wiarygodność rozliczeń |
| Opinia na temat wiarygodności rozliczeń |
| 3.19.4. W opinii Trybunału sprawozdanie Agencji za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach sytuację finansową Agencji na dzień 31 grudnia 2017 r. oraz wyniki transakcji, przepływy pieniężne i zmiany w aktywach netto za zakończony w tym dniu rok budżetowy, zgodnie z przepisami jej regulaminu finansowego i z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji. Zasady te opierają się na powszechnie przyjętych międzynarodowych standardach rachunkowości sektora publicznego. |
| Legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw rozliczeń |
| Dochody |
| Opinia na temat legalności i prawidłowości dochodów leżących u podstaw rozliczeń |
| 3.19.5. W opinii Trybunału dochody leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
| Płatności |
| Opinia na temat legalności i prawidłowości płatności leżących u podstaw rozliczeń |
| 3.19.6. W opinii Trybunału płatności leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
3.19.7. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.
UWAGI DOTYCZĄCE WIARYGODNOŚCI ROZLICZEŃ
3.19.8. W trakcie tegorocznej kontroli wszystkich agencji UE Trybunał przeprowadził analizę środowiska księgowego, w tym kwestii dotyczących terminowego zatwierdzenia (bądź powtórnego zatwierdzenia) systemów księgowych. Agencja delegowała swoją funkcję księgową do księgowego Komisji w 2014 r. W tym samym roku została przeniesiona siedziba Agencji, a w 2016 r. ponownie określono jej uprawnienia. Zmiany te były przyczyną modyfikacji stosowanych przez Agencję procedur, lecz od 2013 r. nie dokonano ponownego zatwierdzenia systemu księgowego.
UWAGI DOTYCZĄCE NALEŻYTEGO ZARZĄDZANIA FINANSAMI I WYNIKÓW
3.19.9. W grudniu 2016 r. Agencja podpisała czteroletnią umowę ramową na 1,6 mln euro dotyczącą zatrudnienia pracowników na czas określony z jednym podmiotem gospodarczym. Jedyne kryterium konkurencyjne w postępowaniu o udzielenie zamówienia stanowiła cena. W celu wsparcia terminowego dostarczenia wysokiej jakości usług należałoby raczej zawrzeć umowę ramową z wieloma dostawcami wybranymi na podstawie ceny i kryteriów jakościowych.
3.19.10. W dniu 29 marca 2017 r. Zjednoczone Królestwo poinformowało Radę Europejską o swojej decyzji wystąpienia z Unii Europejskiej (brexit). Agencja nie przeprowadziła analizy prawdopodobnego wpływu brexitu na swoją organizację, operacje i księgowość, w przeciwieństwie do większości agencji, które przeprowadziły tego rodzaju analizę.
3.19.11. Agencja publikuje ogłoszenia o naborze na swojej stronie internetowej i w mediach społecznościowych, lecz nie na stronie internetowej Europejskiego Urzędu Doboru Kadr (EPSO), co zwiększyłoby przejrzystość i widoczność oraz umożliwiłoby obywatelom uzyskanie informacji w jednym miejscu o naborach ogłaszanych przez różne instytucje i agencje europejskie.
3.19.12. Zgodnie z ramowym rozporządzeniem finansowym agencje powinny wprowadzić jednolite rozwiązanie dotyczące elektronicznej wymiany informacji z osobami trzecimi uczestniczącymi w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego i przechowywania tych informacji (elektroniczne zamówienia publiczne) 160 ( 161 . Ponieważ wymóg ten obowiązuje wszystkie instytucje UE, Komisja opracowuje obecnie kompleksowe rozwiązanie teleinformatyczne, które obejmie wszystkie etapy postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. W 2010 r. Komisja uruchomiła narzędzie służące do elektronicznego fakturowania, w 2011 r. - narzędzie umożliwiające elektroniczną publikację dokumentów związanych z ogłoszeniami o zamówieniach w Dzienniku Urzędowym UE (elektroniczne procedury przetargowe), a w 2015 r. - narzędzie do elektronicznego składania ofert. Do końca 2017 r. Agencja wprowadziła elektroniczne fakturowanie i elektroniczne procedury przetargowe, lecz nie wprowadziła elektronicznego składania ofert.
INFORMACJE NA TEMAT SPRAWOZDAŃ SŁUŻBY AUDYTU WEWNĘTRZNEGO
3.19.13. W 2017 r. Służba Audytu Wewnętrznego Komisji opublikowała sprawozdanie z kontroli dotyczącej oceny potrzeb, planowania i sporządzania budżetu dla działalności szkoleniowej w Agencji 162 . Agencja opracowała plan działania dotyczący obszarów, w których możliwe jest wprowadzenie usprawnień.
DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z UWAGAMI Z UBIEGŁYCH LAT
3.19.14. Przegląd działań naprawczych podjętych w wyniku uwag zgłoszonych przez Trybunał w poprzednich latach przedstawiono w załączniku.
ZAŁĄCZNIK
Działania podjęte w związku z uwagami z ubiegłych lat
| Rok | Uwagi Trybunału | Działania naprawcze (zrealizowane / w trakcie realizacji / niepodjęte / brak danych lub nie dotyczy) |
| 2016 | W tytule II (wydatki na działania wspierające) stwierdzono wysoki poziom przeniesień. Wyniosły one 140 055 euro, co stanowi 30 % środków, na które zaciągnięto zobowiązania w tym tytule (w 2015 r. było to 212 456 euro, czyli 49 %). Było to związane głównie z usługami doradczymi w zakresie informatyki i z towarami i usługami informatycznymi zamówionymi pod koniec roku. | Nie dotyczy |
| 2016 | W Agencji odnotowano dużą rotację personelu, która może mieć wpływ na ciągłość działania i zdolność Agencji do wdrażania działań przewidzianych w programie prac. W 2016 r. z Agencji odeszło 11 pracowników, podczas gdy zatrudniono 21. Niewielka liczba zgłoszeń, zwłaszcza z państw członkowskich innych niż państwo przyjmujące, może negatywnie wpłynąć na możliwość zatrudniania odpowiednich kandydatów przez Agencję. W latach 2013-2016 liczba pracowników z kraju przyjmującego wzrosła z 1 do 16, osiągając w 2016 r. poziom 31 %. Przyczyną wpływania ograniczonej liczby zgłoszeń z innych państw członkowskich może być współczynnik korygujący stosowany do wynagrodzeń w państwie przyjmującym (69 %) i konkurencja z innym organem UE mającym siedzibę w Budapeszcie. | W trakcie realizacji |
ODPOWIEDZI AGENCJI
3.19.8. CEPOL zgadza się z uwagą Trybunału. W 2014 r. CEPOL powierzył prowadzenie swojej księgowości Komisji Europejskiej, dlatego też księgowy KE (w DG ds. Budżetu) świadczy wszelkie usługi wymagane na mocy art. 50 ramowego rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do agencji, w tym zatwierdzanie systemów lokalnych. Podejście do weryfikacji jest obecnie przedmiotem rozmów i planowania w ramach służb DG ds. Budżetu.
3.19.9. Agencja przyjęła do wiadomości uwagi Trybunału, jednak nie podziela tej opinii. Kryteria jakościowe zostały uwzględnione w specyfikacjach technicznych, a oferenci, którzy nie potwierdzili swojej zdolności do spełnienia tych wymogów, zostali zdyskwalifikowani. Wybór zawarcia jednej umowy ramowej opiera się na wcześniejszych doświadczeniach i warunkach panujących na krajowym rynku pracy. CEPOL będzie jednak w stosownych przypadkach należycie uwzględniać zalecenia Trybunału dotyczące przyszłych zamówień.
3.19.10. Agencja przyjęła do wiadomości komentarze Trybunału. Brexit jest przedmiotem rozmów na posiedzeniach kierownictwa. Uważnie śledzono dyskusje w ramach NAPO (międzyagencyjnej sieci urzędników ds. zamówień) i IALN (międzyagencyjnej sieci prawnej) oraz analizowano komunikaty otrzymane od Komisji. Ryzyko dla CEPOLu oceniono jako ograniczone, choć nie zostało ono formalnie udokumentowane.
3.19.11. Agencja przyjęła do wiadomości komentarze Trybunału. Szacunkowe koszty tłumaczenia ogłoszeń o naborze we wszystkich językach UE, wymagane do publikacji na stronie internetowej EPSO, uznaje się za zbyt wysokie w stosunku do oczekiwanych korzyści. Od 2018 r. CEPOL opublikuje wszystkie oferty pracy również w międzyagencyjnym portalu ofert pracy, opracowanym przez sieć agencji UE.
3.19.12. Agencja przyjęła do wiadomości uwagi Trybunału i potwierdza postępy we współpracy z DG DIGIT w zakresie wprowadzenia elektronicznego składania wniosków.
3.19.13. Agencja potwierdza postępy w realizacji planu działania, w przypadku którego 2 z 4 zaleceń Służby Audytu Wewnętrznego oceniły jako zrealizowane.
3.20. EUROPEJSKI URZĄD WSPARCIA W DZIEDZINIE AZYLU (EASO)
WSTĘP
3.20.1. Europejski Urząd Wsparcia w dziedzinie Azylu (zwany dalej "Urzędem", inaczej "EASO") z siedzibą w Valetcie został ustanowiony rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 439/2010 163 w celu wzmacniania praktycznej współpracy w kwestiach związanych z azylem oraz w celu zapewnienia państwom członkowskim pomocy w wypełnianiu europejskich i międzynarodowych zobowiązań do udzielania pomocy potrzebującym. Od 2015 r. Urząd udziela wsparcia Grecji i Włochom w kontekście kryzysu migracyjnego.
3.20.2. W tabeli 1 przedstawiono najważniejsze dane liczbowe dotyczące Urzędu 164 .
Tabela 1
Najważniejsze dane liczbowe dotyczące Urzędu
| 2016 | 2017 | |
| Budżet (w mln euro) (1) | 53 | 79 |
| Łączna liczba personelu na dzień 31 grudnia (2) | 125 | 200 |
| (1) Dane dotyczące budżetu są oparte na kwotach środków na płatności. (2) Personel obejmuje urzędników, pracowników zatrudnionych na czas określony i pracowników kontraktowych oraz oddelegowanych ekspertów krajowych. Źródło: dane przekazane przez Urząd. | ||
POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI PRZEDSTAWIONE PRZEZ TRYBUNAŁ PARLAMENTOWI EUROPEJSKIEMU I RADZIE - SPRAWOZDANIE NIEZALEŻNEGO KONTROLERA
| OPINIA |
| 3.20.3. Trybunał zbadał: |
| a) sprawozdanie finansowe Urzędu obejmujące sprawozdanie finansowe 165 oraz sprawozdanie z wykonania budżetu 166 za rok budżetowy zakończony 31 grudnia 2017 r.; |
| b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania; zgodnie z wymogami art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE). |
| Wiarygodność rozliczeń |
| Opinia na temat wiarygodności rozliczeń |
| 3.20.4. W opinii Trybunału sprawozdanie Urzędu za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach jego sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2017 r. oraz wyniki transakcji, przepływy pieniężne i zmiany w aktywach netto za zakończony w tym dniu rok budżetowy, zgodnie z przepisami regulaminu finansowego Urzędu i z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji. Zasady te opierają się na powszechnie przyjętych międzynarodowych standardach rachunkowości sektora publicznego. |
| Legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw rozliczeń |
| Dochody |
| Opinia na temat legalności i prawidłowości dochodów leżących u podstaw rozliczeń |
| 3.20.5. W opinii Trybunału dochody leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
| Płatności |
| Uzasadnienie wydania negatywnej opinii na temat legalności i prawidłowości płatności leżących u podstaw rozliczeń |
| 3.20.6. W pkt 3.20.9-3.20.31 przedstawiono istotne i systematycznie powtarzające się przypadki niezgodności płatności z regulaminem finansowym Urzędu i innymi obowiązującymi zasadami i przepisami, przy czym dotyczyło to głównie płatności związanych z postępowaniami o udzielenie zamówienia publicznego i z procedurami naboru. Fakt, że niezgodności te mają charakter systematyczny, świadczy o nieprawidłowym systemie kontroli wewnętrznej. Łączny poziom błędu w tych niezgodnych z przepisami płatnościach wynosi przynajmniej 7,7 mln euro, co stanowi 10,3 % łącznej kwoty płatności Urzędu dokonanych w 2017 r. |
| Opinia na temat legalności i prawidłowości płatności leżących u podstaw rozliczeń |
| 3.20.7. W opinii Trybunału, ze względu na wagę kwestii opisanych w pkt "Uzasadnienie wydania negatywnej opinii na temat legalności i prawidłowości płatności leżących u podstaw rozliczeń", w płatnościach leżących u podstaw rozliczeń za rok zakończony w dniu 31 grudnia 2017 r. występuje istotny poziom błędu. |
| Objaśnienie uzupełniające |
| 3.20.8. Od końca 2017 r. sytuacja kadrowa Urzędu zaczęła się pogarszać w tempie wykładniczym. Jeżeli chodzi o zarządzanie Urzędem, z 10 stanowisk kierowników działów cztery pozostawały nieobsadzone, a z 27 stanowisk kierowników sekcji nieobsadzonych było 18. W departamencie administracji nieobsadzone były trzy z czterech stanowisk kierowników działów oraz pięć z 10 stanowisk kierowników sekcji. Sytuacja ta stanowi poważne wyzwanie w zakresie zarządzania Urzędem. Ponadto do końca maja 2018 r. zatrudnionych było 129 pracowników na czas określony, natomiast 78 stanowisk pozostawało nieobsadzonych. Jeżeli chodzi o pracowników kontraktowych, obsadzonych było 71 stanowisk, zaś 13 pozostawało nieobsadzonych. Obecnie Urząd nie ma zdolności administracyjnej do zapełnienia tak dużej liczby wakatów (zob. tabela 2). Ogólnie rzecz biorąc, sytuacja taka poważnie zagraża ciągłości prowadzenia przez Urząd działalności na obecną skalę. |
Tabela 2
Schemat organizacyjny Urzędu wg stanu na początek czerwca 2018 r.
UWAGI DOTYCZĄCE LEGALNOŚCI I PRAWIDŁOWOŚCI PŁATNOŚCI ORAZ ZWIĄZANYCH Z NIMI MECHANIZMÓW KONTROLI WEWNĘTRZNEJ
Charakter działalności Urzędu wiąże się nieodłącznie z poważnymi zagrożeniami
3.20.9. Od 2016 r. zakres zadań i działalności Urzędu związanych z zapewnianiem państwom członkowskim pomocy operacyjnej i technicznej zwiększa się w tempie bezprecedensowym w związku z kryzysem migracyjnym. Towarzyszy temu zwiększenie budżetu z poziomu, który początkowo wynosił 19 mln euro w 2016 r., do poziomu 79 mln euro po drugiej poprawce do budżetu na rok 2017. Liczba postępowań o udzielenie zamówienia wzrosła z 87 w 2015 r. do 140 w 2017 r. Liczba płatności wzrosła o 225 %, z 2 578 w 2015 r. do 8 381 w 2017 r.
3.20.10. Urząd jest jedną z nielicznych agencji UE, które prowadzą działalność w więcej niż jednej lokalizacji. Oprócz siedziby głównej na Malcie, w której pracuje 179 pracowników etatowych, Urząd prowadzi dwie duże operacje wsparcia w Grecji i we Włoszech, w których w 2017 r. uczestniczyło 747 ekspertów z państw członkowskich i krajów stowarzyszonych, 202 mediatorów kulturowych (tłumaczy ustnych), 178 pracowników tymczasowych i 21 pracowników etatowych Urzędu.
3.20.11. Jak odnotował Trybunał w swoim sprawozdaniu specjalnym 6/2017 zatytułowanym "Podejście »Hotspot« - unijna odpowiedź na kryzys uchodźczy", Urząd jest w dużym stopniu zależny od udostępnienia wystarczających środków przez państwa członkowskie. Szczególną przeszkodę dla sprawnego działania stanowi bardzo krótki okres oddelegowania ekspertów z państw członkowskich (6 do 8 tygodni).
W sytuacji nadzwyczajnego wyzwania operacyjnego spowodowanego kryzysem migracyjnym Urząd nie posiada solidnej struktury zarządzania ani skutecznego systemu kontroli wewnętrznej, które pozwoliłyby złagodzić jego skutki
3.20.12. Rozpoczynając w 2015 r. operacje wsparcia w Grecji i we Włoszech, Urząd znalazł się w sytuacji, w której zasoby udostępnione przez państwa członkowskie na potrzeby operacji w terenie były niewystarczające. Już wcześniej Urząd miał trudności z obsadzeniem etatów przewidzianych w planie zatrudnienia. Od 2014 r. Trybunał zwraca uwagę na dużą rotację wśród pracowników Urzędu. W swoich wcześniejszych sprawozdaniach rocznych konsekwentnie podkreślał on, że sytuacje takie stanowią poważne zagrożenie dla realizacji celów określonych w rocznym i wieloletnim programie prac. Pomimo ponawianych starań (36 procedur rekrutacji i 100 nowych kontraktów w 2017 r.) Urzędowi nie udało się zatrudnić i zatrzymać wystarczającej liczby pracowników (zob. także objaśnienie uzupełniające w pkt 3.20.8).
3.20.13. W sytuacji nadzwyczajnego wyzwania operacyjnego spowodowanego kryzysem migracyjnym Urząd nie posiada solidnej struktury zarządzania, która pozwoliłaby złagodzić jego skutki. Zarząd Urzędu nie powołał jednostki audytu wewnętrznego, a operacje w Grecji i we Włoszech nie były objęte jakimikolwiek działaniami audytu wewnętrznego. Do końca 2017 r. zarząd sprawował ograniczony nadzór nad zarządzaniem finansami.
3.20.14. Urząd nie posiada własnej służby prawnej ani nie przeprowadza systematycznie wewnętrznego przeglądu dokumentów prawnych. Większość spraw prawnych (głównie sprawy kadrowe i sprawy związane z zamówieniami) zlecanych jest na zewnątrz, przy czym brak przejrzystych decyzji bądź wytycznych wewnętrznych regulujących to, kto ma prawo podejmować decyzje o zleceniu na zewnątrz jakiej kategorii spraw, której kancelarii prawnej i na jakich warunkach. Urząd korzysta z usług przynajmniej ośmiu różnych kancelarii prawnych, lecz nie posiada kompleksowego rejestru wszystkich związanych z tym umów, spraw i opinii.
3.20.15. Urząd nie prowadzi odpowiedniej weryfikacji obsługi prawnej, która pozwoliłaby mu uzyskać pewność, że obsługa ta służy wyłącznie obronie jego interesów, a nie interesów poszczególnych osób. Związane z tym procedury zapobiegania sytuacjom konfliktu interesów są nie zawsze skuteczne. Ogólnie rzecz biorąc, korzystanie z usług zewnętrznych kancelarii prawnych ogranicza możliwość zakończenia sporu na etapie przedprocesowym.
3.20.16. Kwestie przedstawione w pkt 3.20.13 i 3.20.14 mogą narażać Urząd na straty finansowe lub uszczerbek na reputacji. Urząd prowadzi wewnętrzne postępowanie wyjaśniające w tych sprawach.
Brak mechanizmów kontroli wewnętrznej doprowadził do licznych przypadków istotnej niezgodności
Płatności za usługi agencji pracy tymczasowej
3.20.17. W 2017 r. kwota płatności za usługi agencji pracy tymczasowej wyniosła 7,7 mln euro. W ramach kontroli za 2016 r. Trybunał uznał, że wobec nieprzeprowadzenia konkurencyjnego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego umowa o świadczenie usług agencji pracy tymczasowej w Grecji jest nieprawidłowa. Mimo to w 2017 r. na podstawie tej nieprawidłowej umowy Urząd wypłacił kwotę 4,8 mln euro.
3.20.18. Przeprowadzone w 2017 r. postępowania o udzielenie zamówienia na usługi agencji pracy tymczasowej na Malcie (w 2017 r. płatności wyniosły 1,0 mln euro) były źle zorganizowane (np. krótkie terminy składania ofert, brak przejrzystości przy przedłużaniu terminów), ze szkodą dla konkurencji jako jednej z podstawowych zasad zamówień publicznych. W wyniku tego postępowania zamówieniowe trzeba było kilkakrotnie ogłaszać ponownie ze względu na brak ofert.
3.20.19. Przed zawarciem umów o wartości wielu milionów euro Urząd nie dokonał należytej oceny potrzeb i alternatywnych rozwiązań. Kontrola zgodności umów z krajowymi przepisami w zakresie pracy tymczasowej była niewystarczająca, co dla Urzędu wiązało się ze znacznym ryzykiem strat finansowych i uszczerbku na reputacji. Ponadto stwierdzono poważne niedociągnięcia w zakresie weryfikacji arkuszy czasu pracy pracowników tymczasowych oraz stwierdzono w nich nieprawidłowości. Urząd prowadzi wewnętrzne postępowanie wyjaśniające w tej sprawie.
Płatności tytułem kosztów osobowych
3.20.20. W 2017 r. kwota płatności tytułem kosztów osobowych wyniosła 13,5 mln euro. Trybunał stwierdził poważne uchybienia w czterech spośród czternastu skontrolowanych procedur rekrutacji.
3.20.21. Na przykład zamiast ogłosić nabór na stanowisko starszego doradcy Urząd zatrudnił pracownika bezpośrednio z listy rezerwowej na stanowisko kierownika departamentu, co jest nieprawidłowe. Ponadto Urząd systematycznie przedłużał terminy zgłaszania kandydatur bez formalnej akceptacji takiego przedłużenia i bez udokumentowanego uzasadnienia. Liczba kandydatur, które wpłynęły w pierwotnym terminie, nie zawsze uzasadniała takie przedłużenie.
3.20.22. Niektóre procedury rekrutacji na stanowisko administratora nie były odpowiednie dla grupy zaszeregowania, której dotyczyło ogłoszenie. W przypadku naboru na stanowisko kierownika w departamencie administracji warunki podane w ogłoszeniu były bardziej restrykcyjne niż w przypadku równoważnego stanowiska w innych departamentach. W przypadku innej procedury Urząd nie udokumentował należycie kontroli kwalifikowalności kandydatów.
Płatności tytułem najmu i prac towarzyszących
3.20.23. Łączna kwota czynszu za wszystkie pomieszczenia biurowe we wszystkich lokalizacjach wyniosła w 2017 r. dwa miliony euro. Trybunał stwierdził, że Urząd zawarł umowy najmu dotyczące powiększenia siedziby głównej na Malcie oraz kilku nowych biur w Atenach, na Lesbos i Chios bez przeprowadzenia należytej analizy rynku lokalnego.
3.20.24. W czerwcu 2017 r. Urząd zawarł umowę najmu pomieszczeń biurowych na Lesbos. Urząd zaakceptował także - bez jakiegokolwiek przetargu - umowę z wynajmującym o przeprowadzenie prac mających na celu adaptację wynajętego budynku do potrzeb Urzędu. Wartość umów o przeprowadzenie tych prac (0,7 mln euro podczas pierwszych miesięcy trwania najmu) odpowiadała wartości umowy najmu za kilka lat. Inwestowanie znacznych kwot w obiekty będące przedmiotem najmu wiąże się z poważnymi zagrożeniami finansowymi i operacyjnymi.
3.20.25. W 2018 r. Urząd podjął decyzję o wypowiedzeniu umowy najmu pomieszczeń biurowych na Chios oraz towarzyszącej jej umowy o przeprowadzenie prac. Urząd stara się obecnie ograniczyć konsekwencje finansowe tego wypowiedzenia.
Płatności tytułem kosztów podróży służbowych
3.20.26. W ramach kontroli za 2016 r. Trybunał uznał, że umowa o świadczenie usług biura podróży, o wartości 4 mln euro, jest nieprawidłowa. Zamówienia udzielono oferentowi, który nie spełniał wszystkich kryteriów wyboru. Mimo to w 2017 r. na podstawie tej nieprawidłowej umowy Urząd wypłacił 1,5 mln euro.
3.20.27. W 2017 r. Urząd stwierdził poważne uchybienia w zakresie akceptacji usług biura podróży, w szczególności brak dokumentacji poświadczającej, że dane usługi zostały faktycznie zamówione lub wykonane. Urząd prowadzi wewnętrzne postępowanie w tej sprawie.
Inne płatności
3.20.28. Podobne uchybienia dotyczyły systematycznie również innych usług będących przedmiotem postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, np. sprzątania, ochrony, tłumaczeń ustnych i doradztwa. Trybunał stwierdził poważne uchybienia w zakresie oceny potrzeb Urzędu, opracowania dokumentacji przetargowej, wyboru rodzaju umowy, zastosowanej procedury udzielenia zamówienia, terminów składania ofert, metodyki oceny i udzielenia zamówienia (tj. wagi kryteriów ceny i jakości), zmian i przedłużeń umów, realizacji umów oraz weryfikacji wykonanych usług. Uchybienia takie naruszają zasady konkurencji, przejrzystości, równego traktowania i niedyskryminacji oferentów. W ostatecznym rozrachunku mogą one uniemożliwić Urzędowi udzielenie zamówienia na najkorzystniejszych warunkach. Poniżej przedstawiono przykłady wymienionych wyżej uchybień.
3.20.29. W 2017 r. Urząd udzielił z wolnej ręki zamówienia na usługi doradztwa w zakresie realizacji planu działania na wyspach greckich. Zamówienie zostało udzielone jedynemu wcześniej wyłonionemu podmiotowi gospodarczemu bez zastosowania jakichkolwiek procedur udzielania zamówień publicznych przewidzianych w rozporządzeniu finansowym. Z tego względu zamówienie oraz wszystkie związane z nim płatności (992 000 euro) były nieprawidłowe.
3.20.30. Od 2016 r. Urząd dokonał szeregu zmian w umowie z jedną z kancelarii prawnych, podpisanej pierwotnie w 2016 r. i opiewającej na kwotę 5 000 euro. W wyniku tych zmian wartość umowy osiągnęła 259 000 euro w 2018 r. W 2017 r. łączna kwota płatności z tytułu tej umowy wyniosła 98 332 euro i częściowo obejmowała usługi doradztwa, w przypadku których wymagane jest przeprowadzenie konkurencyjnego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Zmiany i płatności dotyczące tych usług doradztwa były zatem nieprawidłowe.
3.20.31. Realizacja podpisanej w 2013 r. umowy o wartości 120 000 euro (zmienionej w 2017 r. na 132 000 euro), przewidującej zorganizowanie od czterech do sześciu dużych imprez na przestrzeni czterech lat, w jednym z hoteli należących do międzynarodowej sieci, nie odpowiadała pierwotnym założeniom umowy. Zamiast tego w ramach tej umowy Urząd zorganizował bowiem około 50 mniejszych imprez. Realizacja umowy była zatem nieprawidłowa.
UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM
3.20.32. Zgodnie z porozumieniem pomiędzy Unią Europejską a Królestwem Norwegii, Konfederacją Szwajcarską i Księstwem Liechtensteinu (zwanymi również krajami stowarzyszonymi) w sprawie ich uczestnictwa w działalności Urzędu, kraje te uczestniczą w pełnym zakresie w pracach Urzędu i są uprawnione do korzystania z działań wsparcia organizowanych przez Urząd. W 2016 r. Urząd otrzymał od Komisji dotację na zapewnienie budowania odpowiedniego potencjału w Grecji, w ramach wsparcia realizacji porozumienia między Unią Europejską a Turcją oraz w celu znaczącego przyspieszenia relokacji celem zmniejszenia obecnej presji na Grecję. Wszystkie te działania wchodzą w zakres podstawowej działalności Urzędu i wnoszą wkład w realizację działań będących przedmiotem wspólnego zainteresowania. Urząd wykorzystał przyznaną dotację na spłatę zobowiązań z tytułu realizacji tych działań, w kwocie 6,4 mln euro w 2016 r. i 1,7 mln euro w roku 2017. Nie uwzględnił jednak tych kwot w kalkulacji składek należnych od krajów stowarzyszonych. Gdyby uwzględnić te kwoty, kraje stowarzyszone musiałyby wpłacić 0,5 mln euro więcej.
DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z UWAGAMI Z UBIEGŁYCH LAT
3.20.33. Przegląd działań naprawczych podjętych w wyniku uwag zgłoszonych przez Trybunał w poprzednich latach przedstawiono w załączniku.
ZAŁĄCZNIK
Działania podjęte w związku z uwagami z ubiegłych lat
| Rok | Uwagi Trybunału | Działania naprawcze (zrealizowane / w trakcie realizacji / niepodjęte / brak danych lub nie dotyczy) |
| 2013 | 446 (18 %) spośród wszystkich płatności dokonano po terminie określonym w rozporządzeniu finansowym. Przeciętne opóźnienie wyniosło 21 dni. | W trakcie realizacji (1) |
| 2013 | Sześć z 16 standardów kontroli wewnętrznej nie zostało jeszcze w pełni wdrożonych. | Nie dotyczy (2) |
| 2014 | 1 062 (28,6 %) spośród wszystkich płatności dokonano po terminie określonym w rozporządzeniu finansowym. Przeciętne opóźnienie wyniosło 24 dni. | W trakcie realizacji |
| 2014 | W Urzędzie występuje duża rotacja personelu. W 2014 r. odeszło 14 osób, w tym 4 z ważnych stanowisk. Stanowi to poważne zagrożenie dla realizacji celów określonych w rocznym i wieloletnim programie prac. | Niepodjęte |
| 2014 | Zgodnie z decyzją podjętą przez dyrektora wykonawczego uczestnicy posiedzeń organizowanych przez Urząd należą do jednej z trzech kategorii (A, B lub C) pod względem zwracanych kosztów. W 2014 r. łączna kwota środków zwróconych uczestnikom posiedzeń wyniosła 997 506 euro. Uczestnicy należący do kategorii A, którzy podczas posiedzeń pełnią określone funkcje, otrzymują w postaci zryczałtowanej kwoty zwrot kosztów podróży i utrzymania, natomiast uczestnicy należący do kategorii B otrzymują tylko zryczałtowany zwrot kosztów podróży. Uczestnicy należący do kategorii C nie otrzymują żadnego zwrotu kosztów. Liczba uczestników zakwalifikowanych do kategorii A wzrosła z 61 % w 2013 r. do 69 % w 2014 r. Nie ma dokumentacji, która uzasadniałaby klasyfikację uczestników do poszczególnych kategorii. | W trakcie realizacji |
| 2016 | Do dwóch z trzech oferentów uczestniczących w jednym ze skontrolowanych postępowań o udzielenie zamówienia na usługi przewozu, które wchodziły w zakres umowy ramowej o świadczenie usług o wartości 4 mln euro w latach 2016-2020, zwrócono się o podanie dodatkowych informacji w związku z tymi samymi kryteriami wyboru. Choć żaden z nich nie przedstawił wymaganych informacji (życiorysy osób, które miały wykonywać zadania w pomieszczeniach Urzędu), tylko jeden został z tego powodu wykluczony z postępowania. Drugiemu udzielono zamówienia na podstawie zapewnienia, że odnośne życiorysy zostaną dostarczone po udzieleniu zamówienia. Postępowanie nie było zatem zgodne z zasadą równego traktowania, a zamówienia udzielono oferentowi, który nie spełnił wszystkich kryteriów wyboru. Umowa ramowa i związane z nią płatności za 2016 r. na kwotę 920 561 euro są w związku z tym nieprawidłowe. | Niepodjęte w 2017 r. (3) |
| 2016 | W lutym 2016 r. Urząd bezpośrednio zawarł umowę ramową na świadczenie usług pośrednictwa, polegających na wspieraniu Urzędu w reagowaniu na kryzys migracyjny przez okres 12 miesięcy, na łączną kwotę 3,6 mln euro. Umowa ramowa została zawarta z jedynym wcześniej wyłonionym podmiotem gospodarczym bez zastosowania jakichkolwiek procedur udzielania zamówień publicznych przewidzianych w rozporządzeniu finansowym UE. Udzielenie zamówienia nie było zatem zgodne ze stosownymi przepisami UE, a związane z nim płatności za 2016 r. wynoszące 592 273 euro są nieprawidłowe. | Niepodjęte w 2017 r. (4) |
| 2016 | W sierpniu 2016 r. Urząd ogłosił przetarg nieograniczony (w pięciu częściach) na umowę ramową w celu pokrycia zapotrzebowania Urzędu na mediatorów kulturowych / tłumaczy ustnych w różnych krajach. Łączna wartość umowy ramowej za cztery części, które zostały podpisane i poddane kontroli (części 2-5), wyniosła 60 mln euro na okres czterech lat. Zamówienia na te cztery części udzielono temu samemu oferentowi jako pierwszemu wykonawcy w systemie kaskadowym. Wykonawca ten spełniał wymogi finansowe przewidziane w kryteriach wyboru (roczny obrót w wysokości 1 mln euro) z wyjątkiem jednego z trzech poprzednich lat, kiedy to zawarł umowę z organizacją niekomercyjną, która zobowiązała się do "udostępnienia" wykonawcy swojego obrotu. Rozporządzenie finansowe zezwala na korzystanie z finansowych i ekonomicznych zdolności innych podmiotów. Jednak w tym przypadku nie jest jasne, w jaki sposób obrót tego podmiotu mógłby zostać "udostępniony", ani to, czy ze względu na charakter swojej działalności podmiot ten byłby w stanie wspierać wykonawcę w świadczeniu odnośnych usług. Urząd powinien był odrzucić ofertę, gdyż nie wykazano spełnienia przez oferenta wymogów związanych ze zdolnością ekonomiczną i finansową. W rezultacie umowa ramowa i wszystkie związane z nią płatności są nieprawidłowe (w 2016 r. nie dokonano żadnych płatności). | Nie dotyczy |
| 2016 | Na specjalnym posiedzeniu Rady Europejskiej w dniu 23 kwietnia 2015 r. oraz w dziesięciopunktowym planie działań w sprawie migracji przyjętym przez ministrów spraw zagranicznych i ministrów spraw wewnętrznych w dniu 20 kwietnia 2015 r. wezwano państwa członkowskie, by pobierały odciski palców od wszystkich migrantów. W tym celu należało pilnie zwiększyć zdolność greckich władz do pobierania odcisków palców. Komisja powierzyła to zadanie Urzędowi. Wymagało ono nabycia, a następnie nieodpłatnego przekazania Grecji 90 urządzeń do skanowania odcisków palców i 90 kompatybilnych komputerów (sprzęt) za kwotę 1,1 mln euro w ramach umowy o udzielenie dotacji między Komisją a Urzędem. Umowa o udzielenie dotacji przewidywała dostawę sprzętu do działu informatycznego policji w Atenach, a następnie przekazanie go do hotspotów znajdujących się na greckich wyspach. W opisie tego działania wymagano obecności pracowników Urzędu na miejscu, tak aby zapewnić odpowiednią dostawę, instalację, a następnie przeniesienie praw własności na policję grecką. Jednak personel Urzędu nie udał się na miejsce, aby spełnić ten wymóg, a potwierdzenie, że sprzęt został dostarczony do hotspotów w lutym i na początku marca 2016 r. oraz że jest wykorzystywany do zamierzonego celu, otrzymano od właściwych władz greckich dopiero w lipcu 2017 r. | Zrealizowane |
| 2016 | Instytucje zamawiające powinny zwracać się na piśmie do oferenta o podanie szczegółów dotyczących tych elementów składowych ceny lub kosztu, które wydają się rażąco niskie, oraz umożliwić oferentowi przedstawienie jego uwag (5). W przypadku dwóch części zamówienia (części 3 i 5) dotyczących zapewnienia mediatorów kulturowych / tłumaczy ustnych w różnych krajach (zob. również pkt 21) Urząd otrzymał oferty finansowe, które były niższe odpowiednio o 50 % i o 31 % od kolejnych ofert pod względem ceny. Choć świadczy to o rażąco niskim poziomie ofert, Urząd nie uznał za konieczne, by zwrócić się do oferenta o bardziej szczegółowe wyjaśnienia w tym względzie. | Nie dotyczy |
| 2016 | W sprawozdaniu z audytu z października 2016 r. Służba Audytu Wewnętrznego Komisji podkreśliła, że planowanie postępowań o udzielenie zamówienia w zakresie wydatków administracyjnych nie jest odpowiednie oraz że monitorowanie postępowań i poszczególnych zamówień wchodzących w zakres umów ramowych jest niewystarczające. Urząd i Służba Audytu Wewnętrznego uzgodniły plan dotyczący działań naprawczych. | W trakcie realizacji (6) |
| 2016 | W 2016 r. Urząd stanął w obliczu szeregu wyzwań w swoim środowisku działania obejmujących nie tylko znaczny wzrost budżetu i rozszerzenie zakresu zadań, lecz również wyraźne zwiększenie liczby transakcji, zmianę księgowego i towarzyszące temu tymczasowe rozwiązania, a także rezygnację z papierowej formy dokumentów. Do poprawy sytuacji, naznaczonej istotnymi zmianami i brakiem stabilności, nie przyczyniło się ani powtórne zatwierdzenie systemu księgowego, ani wprowadzenie systemu regularnych weryfikacji ex post w odniesieniu do transakcji. | Zrealizowane (7) |
| 2016 | W 2014 r. Komisja, w imieniu ponad 50 instytucji i organów UE (w tym Urzędu), podpisała z jednym wykonawcą umowę ramową o nabycie licencji na oprogramowanie oraz o zapewnienie konserwacji sprzętu i wsparcia. Wykonawca umowy ramowej pełni rolę pośrednika między Urzędem a dostawcami, którzy są w stanie zaspokoić potrzeby Urzędu. W przypadku takich usług pośrednictwa wykonawca umowy ramowej jest uprawniony do podwyższenia cen dostawców o dwa do dziewięciu procent. W 2016 r. łączna kwota płatności na rzecz wykonawcy umowy ramowej wyniosła 534 900 euro. Urząd nie porównywał systematycznie cen i ich podwyższonej wartości z wycenami przekazywanymi przez dostawców i fakturami wystawianymi wykonawcy umowy ramowej. | W trakcie realizacji (8) |
| 2016 | W imieniu Komisji została przygotowana zewnętrzna ocena funkcjonowania Urzędu w latach 2011-2014, a w grudniu 2015 r. zostało przedstawione sprawozdanie końcowe. Potwierdzono w nim wagę misji i zadań Urzędu oraz stwierdzono, że realizacja jego głównych zadań była co do zasady skuteczna, a większość spodziewanych wyników została osiągnięta. W ocenie odniesiono się również do konieczności zwiększenia wydajności operacji i do kwestii kontynuacji współpracy i zapewniania spójności działań z pozostałymi instytucjami i organami unijnymi i międzynarodowymi zajmującymi się zagadnieniami związanymi z migracją. Urząd realizuje plan działań uzgodniony z zarządem w świetle swoich poszerzonych uprawnień, a sprawozdanie końcowe z realizacji spodziewane jest w czerwcu 2017 r. | Nie dotyczy |
| 2016 | Urząd nabył i zainstalował 65 kontenerów, które mają być wykorzystywane jako biura mobilne w greckich i włoskich hotspotach, za łączną kwotę 852 136 euro. Niektóre z tych kontenerów zostały umiejscowione tam, gdzie wcześniej stały podobne kontenery nienależące do Urzędu, zniszczone podczas zamieszek. Urząd nie objął kontenerów ubezpieczeniem na wypadek tego rodzaju zagrożenia. | Nie dotyczy (9) |
| 2016 | Urząd nie odzyskał wszystkich należności w terminie. Na koniec 2016 r. wciąż nie odzyskano zwrotu podatku VAT za lata 2014 (180 919 euro) i 2015 (245 960 euro). | W trakcie realizacji (10) |
| 2016 | W tytule II (wydatki administracyjne) stwierdzono wysoki poziom przeniesień środków. Kwota tych przeniesień wyniosła 2,5 mln euro, co stanowi 43,9 % środków, na które zaciągnięto zobowiązania w tym tytule (w 2015 r. było to 1 076 583 euro, czyli 36,9 %). Przeniesienia te związane były głównie z infrastrukturą informatyczną, tłumaczeniami i publikacjami, doradztwem w zakresie prowadzonej działalności i kosztami spotkań zarządu, w przypadku których umowy zostały podpisane pod koniec 2016 r. lub faktury zostały wystawione dopiero w 2017 r. | Nie dotyczy |
| (1) Odsetek płatności przeterminowanych zmniejszył się z 65 % w styczniu 2017 r. do 10 % w grudniu tego roku, natomiast łączna liczba transakcji wzrosła w 2017 r. o 72 % w porównaniu z rokiem 2016. (2) Standardy kontroli wewnętrznej zostały przekształcone przez Komisję w ramy kontroli wewnętrznej. (3) W marcu 2018 r. podpisano nową umowę o świadczenie usług biura podróży. (4) W marcu 2018 r. podpisano nową umowę o świadczenie usług agencji pracy tymczasowej na rzecz Urzędu w Grecji. (5) Art. 151 rozporządzenia delegowanego Komisji (UE) nr 1268/2012 w sprawie zasad stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii (Dz.U. L 362 z 31.12.2012, s. 1). (6) We wrześniu 2017 r. Urząd poinformował Służbę Audytu Wewnętrznego, że zalecenia są "gotowe do przeglądu". (7) System księgowy zatwierdzono w maju 2018 r. Weryfikację transakcji ex post zlecono prywatnym firmom audytorskim. (8) Urząd planuje wprowadzenie systematycznego porównywania cen wszystkich ofert na kwotę powyżej 135 000 euro złożonych po dniu 1 stycznia 2018 r. Do tej pory żadna z transakcji, o których mowa powyżej, nie przekracza tego progu. (9) Towarzystwa ubezpieczeniowe, do których zwrócił się Urząd, nie złożyły ofert. (10) Urząd złożył do maltańskich organów podatkowych wnioski o zwrot podatku VAT za wszystkie okresy do dnia 31 grudnia 2017 r. W 2017 r. odzyskano podatek VAT na łączną kwotę 203 277 euro (za rok 2014 oraz za trzeci kwartał roku 2016). | ||
ODPOWIEDZI URZĘDU
EASO dziękuje Trybunałowi za bardzo przydatne sprawozdanie. W sprawozdaniu określono szereg niedociągnięć; EASO podchodzi do nich wyjątkowo poważnie i rozpoczął wdrażanie środków naprawczych.
Jednocześnie EASO jest wdzięczny, że Trybunał dostrzega wyjątkowo trudną sytuację, w jakiej Agencja znajdowała się w odnośnym okresie, mianowicie bezprecedensowe rozszerzenie zadań, które EASO musiał wykonać, aby zapewnić państwom członkowskim wsparcie i przyczynić się do wdrożenia inicjatyw na poziomie UE, włączając w to relokację i oświadczenie UE-Turcja, zwiększenie budżetu, gwałtowny wzrost płatności oraz zwiększenie liczby i złożoności postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. Dodatkowo EASO musi zarządzać wieloma lokalizacjami bez licznych stanowisk kierowniczych (kierowników wydziałów, kierowników działów i kierowników sekcji).
Choć w niniejszej odpowiedzi EASO omówi szerzej kilka uwag przedstawionych przez Trybunał, Agencja przyjmuje w ogólnym ujęciu sprawozdanie i wynikające z niego ustalenia.
3.20.6. i 3.20.13. W odniesieniu do systematycznego charakteru niezgodności w EASO Agencja - pod nowym kierownictwem - rozpoczęła wdrażanie odpowiednich kroków mających na celu zapewnienie, że zgodność stanowi najważniejszą kwestię w kontekście kultury i prowadzenia wszystkich działań. Obejmują one obiektywną, uczciwą i szczerą "samoocenę" kontroli wewnętrznej.
3.20.13. EASO potwierdza, że w przeszłości struktury zarządzania i kontroli wewnętrznej, które podlegają jego odpowiedzialności, nie otrzymywały należnej uwagi koniecznej do zagwarantowania odpowiedniej legalności i prawidłowości. Pod nowym kierownictwem sprawą priorytetową jest budowa struktur i systemów dla zapewnienia i usystematyzowania legalności i prawidłowości (oraz równie dokładnego i wyczerpującego opracowywania sprawozdań).
3.20.6., 3.20.8. i 3.20.12. Trybunał słusznie podkreśla pogorszenie i nieodpowiedniość sytuacji kadrowej w EASO, która utrudnia także właściwe funkcjonowanie systemu kontroli wewnętrznej. Obecna sytuacja kadrowa stanowi jedno z największych wyzwań, z jakimi mierzy się Agencja, aby przezwyciężyć niedociągnięcia określone w uwagach Trybunału Obrachunkowego, ponieważ można je postrzegać jako w dużym stopniu znamienne dla braku zasobów do działania w sposób uporządkowany i uregulowany. EASO stawia czoła temu wyzwaniu i w oparciu o solidny plan rekrutacji, opracowany na podstawie oceny potrzeb, pilnie prowadzi nabór, aby obsadzić stanowiska kierownicze i inne kluczowe stanowiska (operacyjne i administracyjne).
Agencja inwestuje także w satysfakcję pracowników w celu zmierzenia się z problemem rotacji personelu. Choć należy przyjąć do wiadomości, że współczynnik odgrywa tutaj istotną rolę, ponieważ jest niski w porównaniu z dość wysokimi kosztami życia na Malcie, EASO dostrzega konieczność podjęcia dodatkowych działań, w celu poprawy satysfakcji personelu. Niektóre środki są już wdrażane, np. elastyczna organizacja pracy, poprawa komunikacji wewnętrznej oraz organizowanie wydarzeń dla personelu.
3.20.9. i 3.20.19. Trybunał Obrachunkowy prawidłowo oddaje wyzwania i szybki wzrost, jakich doświadcza EASO, w liczbach bezwzględnych transakcji finansowych i postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. Liczby te same w sobie są wyraziste, ale w rzeczywistości nie odzwierciedlają odpowiednio presji pod względem finansowym i w zakresie zamówień publicznych. Liczby te nie uwzględniają innych powiązanych faktów i działań zwiększających nacisk na zamówienia publiczne, w tym poniższych dwóch przykładów:
- Korzystanie z zewnętrznie opłacanych ekspertów (art. 204 i 287 regulaminu finansowego), co stanowi duży nakład pracy w sekcji zamówień publicznych. W nadchodzących latach będzie to wzrastać wraz z korzystaniem przez Agencję z usług ekspertów [medycznych] w związku z zadaniami dotyczącymi informacji medycznych z krajów pochodzenia,
- Trudności i ograniczenia specyficzne dla rynku związane z naszymi geograficznymi obszarami działalności. Obszary wiejskie Włoch i Grecji nie są dynamiczne pod względem konkurencyjnego rynku dostarczającego usługi i produkty dla EASO. Co więcej EASO jest klientem nietypowym pod względem wielkości dla podmiotów gospodarczych na Malcie, które w większości nie są zdolne do spełnienia wymagań w przypadku większych umów z EASO.
3.20.10. - 3.20.12. i 3.20.19. Co więcej w sprawozdaniu Trybunału Obrachunkowego uznano fakt, że EASO jest jedną z nielicznych Agencji o wielu lokalizacjach. Cecha ta ma podstawowe znaczenie dla zrozumienia stosunkowo wysokiego obciążenia pod względem wsparcia administracyjnego oraz znacznie złożonego środowiska dla wdrażania funkcjonujących struktur kontroli wewnętrznej. Należy także odnotować, że w związku ze swoimi działaniami operacyjnymi, rozprzestrzenieniem geograficznym oraz (prawidłowo zidentyfikowanymi przez Trybunał Obrachunkowy) ograniczeniami w oddelegowaniem ekspertów z państw członkowskich, EASO jest nietypowo zależny od wykonawców. Stanowi to czynnik zwielokrotniający dla zadań związanych z zamówieniami publicznych i finansami (w tym zdecentralizowanymi
podmiotami finansowymi), ponieważ ośrodki operacyjne w Grecji, we Włoszech i na Cyprze oraz punkty w Grecji i we Włoszech wymagają własnego przekroju umów dotyczących najmu, sprzątania, ochrony bezpieczeństwa, wody oraz krytycznych umów, związanych np. z korzystaniem z usług pracowników tymczasowych i tłumaczeń ustnych. Znowu zasoby ludzkie będą miały kluczowe znaczenie, a EASO (uznając czynnik zwielokrotniający wynikający z wielu lokalizacji) ocenia obecnie możliwość alokacji zasobów niezbędnych dla zapewnienia odpowiedniości, jakości oraz legalności i prawidłowości pełnym cyklom udzielania zamówienia publicznego i finansowym oraz ocenie decentralizacji za pośrednictwem doradztwa.
3.20.14., 3.20.15. i 3.20.16. EASO uznaje i akceptuje zapotrzebowanie na wewnętrzną służbę prawną. Wkrótce opublikowane zostanie ogłoszenia na stanowisko starszego specjalisty ds. prawnych. Ponadto akceptuje się bez zastrzeżeń, że wsparcie prawne zawsze powinno leżeć bezwzględnie w interesie Agencji, a nie indywidualnych osób (chociaż nie wyklucza się to wzajemnie). EASO potwierdza, że udział zewnętrznych usług prawnych nie był odpowiednio kontrolowany. Jak podano w sprawozdaniu Trybunału Obrachunkowego trwają wewnętrzne dochodzenia w tej sprawie, a Trybunał Obrachunkowy zostanie poinformowany o ich wynikach.
3.20.17. i 3.20.26. EASO przyjmuje uwagi do wiadomości. Wspomniane nieprawidłowe umowy dotyczące usług agencji pracy tymczasowej i usług biura podróży zostały zastąpione przez EASO w ciągu 2017 r. Skorygowanie tej sytuacji rozpoczęto bezpośrednio po stwierdzeniu nieprawidłowości przez Trybunał Obrachunkowy w kontroli z 2016 r. (sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego otrzymany we wrześniu 2017 r.). Niestety w oparciu o harmonogramy oraz fakt, że EASO dokonał zastąpienia tych umów tak szybko, jak to możliwe po stwierdzeniu ich nieprawidłowości, w 2017 r. doszło jednak do wypłat na mocy tych umów.
3.20.18. i 3.20.19. EASO przyjmuje uwagi do wiadomości i ponownie podkreśla, że problemy takie można postrzegać jako znamienne dla niewystarczających zasobów oraz braku kontroli wewnętrznej i czynników zarządczych, z których wszystkie zostały określone w sprawozdaniu przez Trybunał Obrachunkowy.
3.20.23. - 3.20.25. EASO przyjmuje uwagi do wiadomości.
3.20.27. Jak podano w sprawozdaniu Trybunału Obrachunkowego, w tej sprawie trwa wewnętrzne dochodzenie.
3.20.29. - 3.20.31. EASO przyjmuje uwagi do wiadomości.
3.20.32. Co do końcowego punktu sprawozdania (art. 43) Agencja ma wątpliwości w związku z faktem, że EASO działa na podstawie uzgodnień z DG BUDG w roku 2016 r. Agencja odwołała się do DG BUDG w tej kwestii w celu ponownego wyjaśnienia przypadku i w razie zmiany przez DG BUDG poprzednio ogłoszonego stanowiska będzie reagować natychmiast.
3.21. EUROPEJSKIE CENTRUM DS. ZAPOBIEGANIA I KONTROLI CHORÓB (ECDC)
WSTĘP
3.21.1. Europejskie Centrum ds. Zapobiegania i Kontroli Chorób (zwane dalej "Centrum") z siedzibą w Sztokholmie zostało ustanowione rozporządzeniem (WE) nr 851/2004 Parlamentu Europejskiego i Rady 167 . Głównym zadaniem Centrum jest gromadzenie i rozpowszechnianie informacji w zakresie zapobiegania chorobom człowieka i ich kontroli, jak również wydawanie ekspertyz naukowych na ten temat. Do obowiązków Centrum należy także koordynacja europejskiej sieci instytucji działających w tej dziedzinie.
3.21.2. W tabeli przedstawiono najważniejsze dane liczbowe dotyczące Centrum 168 .
Tabela
Najważniejsze dane liczbowe dotyczące Centrum
| 2016 | 2017 | |
| Budżet (w mln euro) | 58 | 58 |
| Łączna liczba personelu na dzień 31 grudnia1 (1) | 260 | 279 |
| (1) Personel obejmuje urzędników, pracowników zatrudnionych na czas określony i pracowników kontraktowych oraz oddelegowanych ekspertów krajowych. Źródło: dane przekazane przez Centrum. | ||
POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI PRZEDSTAWIONE PRZEZ TRYBUNAŁ PARLAMENTOWI EUROPEJSKIEMU I RADZIE - SPRAWOZDANIE NIEZALEŻNEGO KONTROLERA
| OPINIA |
| 3.21.3. Trybunał zbadał: |
| a) sprawozdanie finansowe Centrum obejmujące sprawozdanie finansowe 169 oraz sprawozdanie z wykonania budżetu 170 za rok budżetowy zakończony 31 grudnia 2017 r.; |
| b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania; zgodnie z wymogami art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE). |
| Wiarygodność rozliczeń |
| Opinia na temat wiarygodności rozliczeń |
| 3.21.4. W opinii Trybunału sprawozdanie Centrum za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach jego sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2017 r. oraz wyniki transakcji, przepływy pieniężne i zmiany w aktywach netto za zakończony w tym dniu rok budżetowy, zgodnie z przepisami regulaminu finansowego Centrum i z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji. Zasady te opierają się na powszechnie przyjętych międzynarodowych standardach rachunkowości sektora publicznego. |
| Legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw rozliczeń |
| Dochody |
| Opinia na temat legalności i prawidłowości dochodów leżących u podstaw rozliczeń |
| 3.21.5. W opinii Trybunału dochody leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
| Płatności |
| Opinia na temat legalności i prawidłowości płatności leżących u podstaw rozliczeń |
| 3.21.6. W opinii Trybunału płatności leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z UWAGAMI Z UBIEGŁYCH LAT
3.21.7. Przegląd działań naprawczych podjętych w wyniku uwag zgłoszonych przez Trybunał w poprzednich latach przedstawiono w załączniku.
ZAŁĄCZNIK
Działania podjęte w związku z uwagami z ubiegłych lat
| Rok | Uwagi Trybunału | Działania naprawcze (zrealizowane / w trakcie realizacji / niepodjęte / brak danych lub nie dotyczy) |
| 2015 | Trybunał wykrył różne uchybienia mające wpływ na przejrzystość skontrolowanych postępowań o udzielenie zamówienia, takie jak brak wyraźnego powiązania z rocznym programem prac Centrum, niewystarczające uzasadnienie szacowanej wartości zamówienia i brak wskaźników finansowych (progów) umożliwiających ocenę zdolności finansowej oferenta. | Zrealizowane |
| 2016 | Decyzją zarządu w maju 2015 r. została mianowana tymczasowa dyrektor Centrum. W dniu 31 grudnia 2016 r. zajmowała ona to stanowisko o osiem miesięcy dłużej niż maksymalny okres przewidziany w regulaminie pracowniczym, wynoszący jeden rok. Doprowadziło to także do 15 innych przypadków tymczasowego obsadzenia stanowisk przez innych pracowników. | Zrealizowane (1) |
| 2016 | W swoim sprawozdaniu z kontroli z października 2016 r. Służba Audytu Wewnętrznego Komisji stwierdziła, że w postępowaniach o udzielenie zamówienia przeprowadzanych przez Centrum nadal występują znaczne uchybienia, a równocześnie doceniła podejmowane przez Centrum działania zmierzające do wzmocnienia mechanizmów kontroli wewnętrznej dotyczących postępowań. Służba Audytu Wewnętrznego stwierdziła, że planowanie postępowań o udzielenie zamówienia i ich monitorowanie są niewystarczające, a postępowania nie zawsze są ujęte w rocznym programie prac lub decyzji o finansowaniu. W sprawozdaniu znalazło się także odniesienie do sprawozdania Trybunału dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego Centrum za rok budżetowy 2015 i ujętych w sprawozdaniu uchybień mających wpływ na przejrzystość postępowań o udzielenie zamówienia. Centrum i Służba Audytu Wewnętrznego uzgodniły plan dotyczący działań naprawczych. | Zrealizowane (2) |
| 2016 | Tak jak w poprzednich latach w tytule III (wydatki operacyjne) stwierdzono wysoki poziom przeniesień. Wyniosły one 7,9 mln euro, co stanowi 41 % środków, na które zaciągnięto zobowiązania w tym tytule (w 2015 r. było to 7,5 mln euro, czyli 42 %). Przeniesienia były związane głównie z wieloletnimi projektami w obszarach doradztwa naukowego (2,4 mln euro), nadzoru (1,3 mln euro), szkoleń w zakresie zdrowia publicznego (1,4 mln euro) i narzędzi informatycznych z zakresu zdrowia publicznego (2,1 mln euro). Centrum może rozważyć wprowadzenie zróżnicowanych środków budżetowych w celu lepszego odzwierciedlenia wieloletniego charakteru operacji i nieuniknionych długich przerw między datami podpisywania i realizacji umów oraz płatności. | Nie dotyczy |
| (1) W 2017 r. w wyniku procedury naboru tymczasowa dyrektor została mianowana na stanowisko dyrektora. (2) Centrum wdrożyło nowe rozwiązania informatyczne w celu usprawnienia planowania i monitorowania postępowań o udzielenie zamówienia. | ||
ODPOWIEDZI CENTRUM
Centrum przyjęło do wiadomości sprawozdanie Trybunału.
3.22. EUROPEJSKI URZĄD DS. BEZPIECZEŃSTWA ŻYWNOŚCI (EFSA)
WSTĘP
3.22.1. Europejski Urząd ds. Bezpieczeństwa Żywności (zwany dalej "Urzędem", inaczej "EFSA") z siedzibą w Parmie został ustanowiony rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 178/2002 171 . Główne zadania Urzędu obejmują dostarczanie informacji naukowych będących podstawą do przygotowywania prawodawstwa Unii w dziedzinie żywności i jej bezpieczeństwa oraz gromadzenie i analizę danych umożliwiających określanie i kontrolę obszarów ryzyka, a także informowanie o nich w sposób niezależny.
3.22.2. W tabeli przedstawiono najważniejsze dane liczbowe dotyczące Urzędu 172 .
Tabela
Najważniejsze dane liczbowe dotyczące Urzędu
| 2016 | 2017 | |
| Budżet (w mln euro) (1) | 79 | 81 |
| Łączna liczba personelu na dzień 31 grudnia (2) | 443 | 443 |
| (1) Dane dotyczące budżetu są oparte na kwotach środków na płatności. (2) Personel obejmuje urzędników, pracowników zatrudnionych na czas określony i pracowników kontraktowych oraz oddelegowanych ekspertów krajowych. Źródło: dane przekazane przez Urząd. | ||
POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI PRZEDSTAWIONE PRZEZ TRYBUNAŁ PARLAMENTOWI EUROPEJSKIEMU I RADZIE - SPRAWOZDANIE NIEZALEŻNEGO KONTROLERA
| OPINIA |
| 3.22.3. Trybunał zbadał: |
| a) sprawozdanie finansowe Urzędu obejmujące sprawozdanie finansowe 173 oraz sprawozdanie z wykonania budżetu 174 za rok budżetowy zakończony 31 grudnia 2017 r.; |
| b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania; zgodnie z wymogami art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE). |
| Wiarygodność rozliczeń |
| Opinia na temat wiarygodności rozliczeń |
| 3.22.4. W opinii Trybunału sprawozdanie Urzędu za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach jego sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2017 r. oraz wyniki transakcji, przepływy pieniężne i zmiany w aktywach netto za zakończony w tym dniu rok budżetowy, zgodnie z przepisami jego regulaminu finansowego i z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji. Zasady te opierają się na powszechnie przyjętych międzynarodowych standardach rachunkowości sektora publicznego. |
| Legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw rozliczeń |
| Dochody |
| Opinia na temat legalności i prawidłowości dochodów leżących u podstaw rozliczeń |
| 3.22.5. W opinii Trybunału dochody leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
| Płatności |
| Opinia na temat legalności i prawidłowości płatności leżących u podstaw rozliczeń |
| 3.22.6. W opinii Trybunału płatności leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
3.22.7. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.
UWAGI DOTYCZĄCE WIARYGODNOŚCI ROZLICZEŃ
3.22.8. W trakcie tegorocznej kontroli wszystkich agencji UE Trybunał przeprowadził analizę środowiska księgowego, w tym pozycji w hierarchii i niezależności księgowych. W Urzędzie przełożonym księgowego jest kierownik działu obsługi administracyjnej. Trybunał stwierdził potrzebę wzmocnienia niezależności księgowego poprzez przesunięcie jego stanowiska pod zwierzchnictwo dyrektora Urzędu (obowiązki administracyjne) i zarządu (obowiązki funkcyjne).
UWAGI DOTYCZĄCE NALEŻYTEGO ZARZĄDZANIA FINANSAMI I WYNIKÓW
3.22.9. W maju 2017 r. Urząd, działając w imieniu dziewięciu agencji uczestniczących w procedurze przetargu nieograniczonego, zawarł trzy umowy ramowe w systemie kaskadowym na różnego rodzaju usługi audytowe. Postępowania o udzielenie zamówień organizowane wspólnie dla wielu agencji stanowią wprawdzie dobrą okazję do zwiększenia efektywności administracyjnej, jednak w przypadku zamówień, w których w momencie ogłoszenia zaproszenia do składania ofert nie wiadomo jeszcze, jakie konkretnie usługi mają zostać dostarczone, pod względem gospodarnego wykorzystania środków bardziej odpowiednie niż system kaskadowy są umowy ramowe przewidujące każdorazowo ponowne poddanie zamówienia procedurze konkurencyjnej.
INFORMACJE NA TEMAT SPRAWOZDAŃ SŁUŻBY AUDYTU WEWNĘTRZNEGO
3.22.10. W 2017 r. Służba Audytu Wewnętrznego Komisji opublikowała sprawozdanie z kontroli dotyczące procesu ewaluacji produktów regulowanych, ze szczególnym uwzględnieniem etapu oceny w ramach procedury dopuszczenia pestycydów do obrotu 175 . Urząd opracowuje obecnie plan działania dotyczący wszelkich obszarów, w których możliwe jest wprowadzenie usprawnień.
DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z UWAGAMI Z UBIEGŁYCH LAT
3.22.11. Przegląd działań naprawczych podjętych w wyniku uwag zgłoszonych przez Trybunał w poprzednich latach przedstawiono w załączniku.
ZAŁĄCZNIK
Działania podjęte w związku z uwagami z ubiegłych lat
| Rok | Uwagi Trybunału | Działania naprawcze (zrealizowane / w trakcie realizacji / niepodjęte / brak danych lub nie dotyczy) |
| 2015 | Urząd nie opracował jeszcze jasnej i kompleksowej strategii kontroli finansowych ex post obejmującej wszystkie obszary działalności, w której wyraźnie określono by częstotliwość i zakres takich kontroli. | Zrealizowane |
| 2016 | W sprawozdaniu z audytu z listopada 2016 r. Służba Audytu Wewnętrznego Komisji stwierdziła, że istniejące mechanizmy kontroli w odniesieniu do zarządzania projektami informatycznymi są odpowiednie, lecz wskazała na istotne uchybienia dotyczące ładu informatycznego. Zaleciła uaktualnienie polityki Urzędu dotyczącej ładu informatycznego, wprowadzenie ram zarządzania ryzykiem informatycznym i rejestru ryzyka w całej organizacji oraz wyodrębnienie funkcji bezpieczeństwa informacji z działu informatycznego. Urząd i Służba Audytu Wewnętrznego uzgodniły plan dotyczący działań naprawczych. | Zrealizowane |
ODPOWIEDZI URZĘDU
3.22.4. EFSA z zadowoleniem przyjmuje opinie bez zastrzeżeń wydane przez Trybunał na temat wiarygodności rozliczeń oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń. Oznacza to, że system kontroli stosowany przez EFSA w odpowiedni sposób zapewnia ogólną zgodność.
3.22.8. Aby zapewnić niezależność księgowego, wymóg formalny określony w rozporządzeniach finansowych EFSA przekłada się na następującą rzeczywistość EFSA: Zarząd EFSA mianował obecnego księgowego w 2008 r. Księgowy podlega kierownikowi działu usług biznesowych. W celu zapewnienia niezależności funkcjonalnej księgowego w procedurze oceny wyników, kierownik działu usług biznesowych pełni funkcję oceniającą, a przewodniczący komisji audytowej zatwierdzającą. Księgowy może w dowolnym czasie zostać tymczasowo lub bezterminowo zawieszony w wykonywaniu obowiązków przez zarząd.
3.22.9. Jeżeli chodzi o stosowanie modelu ponownego otwarcia zamiast mechanizmu kaskadowego w odniesieniu do umów ramowych, to nie ma obowiązku zastosowania tego pierwszego, w związku z tym oba modele mogą być adekwatne do celu w zależności od konkretnego scenariusza. W opinii EFSA ponowne poddanie zamówienia procedurze konkurencyjnej jest bardziej odpowiednie w przypadku standardowych usług i stosowane jest w umowach EFSA obejmujących usługi statystyczne, systematyczny przegląd literatury i badania publiczności. EFSA wykorzystuje model kaskadowy tam, gdzie większą wagę przywiązuje się do długotrwałych stosunków umownych. W szczególnym przypadku umowy ramowej dotyczącej usług audytu zewnętrznego, mającej głównie na celu zapewnienie: (i) odpowiedniego zrozumienia działalności EFSA, (ii) spójnej metodyki audytu oraz (iii) wiarygodności na wszystkich szczeblach zarządzania. EFSA kontroluje budżet przeznaczony na propozycje przedstawione przez wykonawcę w modelu kaskadowym. Po otrzymaniu oferty zgodnie z wymaganą specyfikacją EFSA ma prawo negocjować i przekalibrować otrzymaną ofertę, sprawując w związku z tym kontrolę nad budżetem ponad przydział i ramy czasowe. EFSA mógłby uruchomić mechanizm kaskadowy, w przypadku gdy wykonawca nie jest w stanie zaproponować zespołu, budżetu i harmonogramu odpowiadającego potrzebom agencji.
3.22.10. EFSA będzie w należyty sposób wdrażać plan działania uzgodniony w następstwie kontroli przeprowadzonej przez Służbę Audytu Wewnętrznego, dotyczącej procesu ewaluacji produktów regulowanych: etap oceny w ramach procedury dopuszczenia pestycydów do obrotu.
3.23. EUROPEJSKI INSTYTUT DS. RÓWNOŚCI KOBIET I MĘŻCZYZN (EIGE)
WSTĘP
3.23.1. Europejski Instytut ds. Równości Kobiet i Mężczyzn (zwany dalej "Instytutem", inaczej "EIGE") z siedzibą w Wilnie został ustanowiony rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1922/2006 176 . Do zadań Instytutu należy gromadzenie, analiza i rozpowszechnianie informacji na temat równości mężczyzn i kobiet oraz opracowywanie, analizowanie, ocena i rozpowszechnianie odpowiednich narzędzi metodycznych służących wspieraniu włączania problematyki równości płci do wszystkich polityk Unii i do wynikających z nich polityk krajowych.
3.23.2. W tabeli przedstawiono najważniejsze dane liczbowe dotyczące Instytutu 177 .
Tabela
Najważniejsze dane liczbowe dotyczące Instytutu
| 2016 | 2017 | |
| Budżet (w mln euro) | 8 | 8 |
| Łączna liczba personelu na dzień 31 grudnia (1) | 45 | 45 |
| (1) Personel obejmuje urzędników, pracowników zatrudnionych na czas określony i pracowników kontraktowych oraz oddelegowanych ekspertów krajowych. Źródło: dane przekazane przez Instytut. | ||
POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI PRZEDSTAWIONE PRZEZ TRYBUNAŁ PARLAMENTOWI EUROPEJSKIEMU I RADZIE - SPRAWOZDANIE NIEZALEŻNEGO KONTROLERA
| OPINIA |
| 3.23.3. Trybunał zbadał: |
| a) sprawozdanie finansowe Instytutu obejmujące sprawozdanie finansowe 178 oraz sprawozdanie z wykonania budżetu 179 za rok budżetowy zakończony 31 grudnia 2017 r.; |
| b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania; zgodnie z wymogami art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE). |
| Wiarygodność rozliczeń |
| Opinia na temat wiarygodności rozliczeń |
| 3.23.4. W opinii Trybunału sprawozdanie Instytutu za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach jego sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2017 r. oraz wyniki transakcji, przepływy pieniężne i zmiany w aktywach netto za zakończony w tym dniu rok budżetowy, zgodnie z przepisami regulaminu finansowego Instytutu i z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji. Zasady te opierają się na powszechnie przyjętych międzynarodowych standardach rachunkowości sektora publicznego. |
| Legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw rozliczeń |
| Dochody |
| Opinia na temat legalności i prawidłowości dochodów leżących u podstaw rozliczeń |
| 3.23.5. W opinii Trybunału dochody leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
| Płatności |
| Opinia na temat legalności i prawidłowości płatności leżących u podstaw rozliczeń |
| 3.23.6. W opinii Trybunału płatności leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
3.23.7. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.
UWAGI DOTYCZĄCE LEGALNOŚCI I PRAWIDŁOWOŚCI TRANSAKCJI
3.23.8. Pod koniec roku budżetowego 2017 Instytut uczestniczył jako strona pozwana w czterech sprawach dotyczących trzech postępowań o udzielenie zamówienia, wniesionych do Sądu Unii Europejskiej przez oferentów, których oferty nie zostały wybrane. We wszystkich tych przypadkach wnioskodawcy domagali się unieważnienia decyzji o udzieleniu zamówienia i przyznania odszkodowań. Łącznie wysokość tych roszczeń odszkodowawczych wynosi 700 000 euro, co stanowi 9 % rocznego budżetu Instytutu. Zgodnie z oceną zewnętrznej kancelarii prawnej, z której usług korzysta Instytut, na prawdopodobne straty z tego tytułu przeznaczono rezerwę w wysokości 75 000 euro, czyli 1 % rocznego budżetu Instytut. Orzeczenia Sądu w każdej z tych spraw będą rozstrzygające, jeżeli chodzi o legalność i prawidłowość postępowań o udzielenie tych zamówień i przyszłych płatności.
UWAGI DOTYCZĄCE NALEŻYTEGO ZARZĄDZANIA FINANSAMI I WYNIKÓW
3.23.9. W 2016 r. Instytut zorganizował przetarg na usługi podróżne. Specyfikacje przetargowe i proces oceny nie dały wystarczającej gwarancji wyboru oferty najkorzystniejszej ekonomicznie. Formuła udzielenia zamówienia i mechanizm ustalania cen nie były odpowiednie, ponieważ nie pozwoliły na właściwą ocenę ofert przedstawionych przez oferentów. Podpisano umowę ramową o maksymalnej wartości 700 000 euro i na maksymalny okres obowiązywania wynoszący cztery lata. Kwota płatności dokonanych w 2017 r. wyniosła 137 000 euro.
3.23.10. Zgodnie z ramowym rozporządzeniem finansowym agencje powinny wprowadzić jednolite rozwiązanie dotyczące elektronicznej wymiany informacji z osobami trzecimi uczestniczącymi w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego i przechowywania tych informacji (elektroniczne zamówienia publiczne) 180 ( 181 . Ponieważ wymóg ten obowiązuje wszystkie instytucje UE, Komisja opracowuje obecnie kompleksowe rozwiązanie teleinformatyczne, które obejmie wszystkie etapy postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. W 2010 r. Komisja wprowadziła narzędzie służące do elektronicznego fakturowania, w 2011 r. - narzędzie umożliwiające elektroniczną publikację dokumentów związanych z ogłoszeniami o zamówieniach w Dzienniku Urzędowym UE (elektroniczne procedury przetargowe), a w 2015 r. - narzędzie do elektronicznego składania ofert. Jak wynika z przekazanych przez Komisję informacji, do końca 2017 r. Instytut wprowadził elektroniczne fakturowanie w niektórych postępowaniach, lecz nie wprowadził elektronicznych procedur przetargowych ani elektronicznego systemu składania ofert.
3.23.11. Instytut publikuje ogłoszenia o naborze na swojej stronie internetowej i w mediach społecznościowych, lecz nie na stronie internetowej Europejskiego Urzędu Doboru Kadr (EPSO), co zwiększyłoby przejrzystość i widoczność oraz umożliwiłoby obywatelom uzyskanie informacji w jednym miejscu o naborach ogłaszanych przez różne instytucje i agencje europejskie.
INFORMACJE NA TEMAT SPRAWOZDAŃ SŁUŻBY AUDYTU WEWNĘTRZNEGO
3.23.12. W 2017 r. Służba Audytu Wewnętrznego Komisji opublikowała sprawozdanie na temat zarządzania kontaktami z głównymi partnerami i komunikacji zewnętrznej prowadzonej przez Instytut 182 . Instytut opracował plan działania dotyczący wszelkich obszarów, w których możliwe jest wprowadzenie usprawnień.
DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z UWAGAMI Z UBIEGŁYCH LAT
3.23.13. Przegląd działań naprawczych podjętych w wyniku uwag zgłoszonych przez Trybunał w ubiegłych latach przedstawiono w załączniku.
ZAŁĄCZNIK
Działania podjęte w związku z uwagami z ubiegłych lat
| Rok | Uwagi Trybunału | Działania naprawcze (zrealizowane / w trakcie realizacji / niepodjęte / brak danych lub nie dotyczy) | |||
| 2016 | W tytule III (wydatki operacyjne) poziom przeniesień środków był nadal wysoki. Ich kwota wyniosła 1,7 mln euro, co stanowi 51 % środków, na które zaciągnięto zobowiązania w tym tytule (w 2015 r. było to 2,2 mln euro, czyli 60 %). Miało to przede wszystkim związek z programami badawczymi wykraczającymi poza rok budżetowy. Instytut może rozważyć wprowadzenie zróżnicowanych środków budżetowych w celu lepszego odzwierciedlenia wieloletniego charakteru operacji i nieuniknionych długich przerw między datami podpisywania i realizacji umów oraz płatności. | Zrealizowane | |||
| 2016 | W 2016 r. Instytut ogłosił otwarte zaproszenie do składania ofert w związku z umową ramową dotyczącą utrzymywania i aktualizowania narzędzi i zasobów z zakresu statystyk dotyczących kobiet i mężczyzn na maksymalną kwotę 1,6 mln euro. Zaproszenie zostało podzielone na dwie części, przy czym nie wskazano odpowiednich kwot przypadających na każdą z nich. W odpowiedzi na pytanie jednego z oferentów Instytut wyjaśnił na swojej stronie internetowej, że maksymalna kwota przypadającą na jedną część została oszacowana na 800 000 euro. Podpisano jednak dwie oddzielne umowy ramowe z tym samym oferentem na maksymalną kwotę 1,6 mln euro na każdą część z możliwością dalszego jej zwiększenia o maksymalnie 50 % na każdą część, co pozwoliło Instytutowi na podpisanie umów szczegółowych na maksymalny okres obowiązywania umowy ramowej (cztery lata) na kwotę do 4,8 mln euro lub trzykrotność kwoty podanej w ogłoszeniu o zamówieniu. Ponadto w zaproszeniu do składania wniosków konkurencja cenowa opierała się tylko na stawkach dziennych, bez uwzględnienia czasu potrzebnego na wykonanie zadania, co nie pozwoliło na wskazanie i wybranie najkorzystniejszej oferty oraz zapewnienie najlepszego stosunku wartości do ceny. Te uchybienia mogły zakłócić konkurencję. W 2016 r. dokonano płatności w kwocie 87 920 euro. W reakcji na kontrolę Instytut podpisał aneksy do obu umów ramowych zmniejszające maksymalne kwoty do poziomu 800 000 euro dla każdej z nich (z możliwością ich zwiększenia o maksymalnie 50 %). | Zrealizowane | |||
| 2016 | W zaproszeniu do składania ofert w trybie procedury negocjacyjnej z tylko jednym oferentem, które dotyczyło utrzymania narzędzi informatycznych i baz danych oraz udzielania wsparcia w tym zakresie, określono maksymalną cenę wszystkich trzech zdefiniowanych produktów na 81 000 euro (bez VAT), zaznaczając, że oferta na wyższą kwotę nie zostanie rozpatrzona. Po otrzymaniu oferty dotyczącej dwóch z trzech produktów określonych w zaproszeniu do składania ofert Instytut podpisał umowę o świadczenie usług o wartości 97 410 euro. Kwota płatności dokonanych w 2016 r. wyniosła 73 057 euro. | Nie dotyczy | |||
| 2016 | W styczniu 2016 r. Instytut opublikował ocenę zewnętrzną. Stwierdzono w niej, że działania Instytutu były spójne z zakresem jego uprawnień oraz że jego administracja wypada stosunkowo dobrze pod względem zarządzania i wydajności. W ocenie zawarto jednak kilka zaleceń mających na celu usprawnienie działań Instytutu, na przykład poprzez ustanowienie jasnych celów, lepsze ukierunkowanie produktów, rozwinięcie synergii z odpowiednimi podmiotami zewnętrznymi, a także poprzez wzmocnienie roli zarządu i doprecyzowanie roli forum ekspertów. Instytut zaczął wdrażać plan działania w celu zastosowania się do tych zaleceń. | W trakcie realizacji | |||
ODPOWIEDZI INSTYTUTU
3.23.8. EIGE przyjmuje do wiadomości uwagę. Europejski Instytut ds. Równości Kobiet i Mężczyzn (EIGE) przeanalizował zastrzeżenia i niezależnie od decyzji Sądu w tych sprawach zmieni procedury udzielania zamówień w celu ograniczenia do minimum ryzyka postępowań sądowych w przyszłości oraz ewentualnego niezadowolenia odrzuconych oferentów.
3.23.9. EIGE przyjmuje do wiadomości uwagę i podkreśla, że posiada wewnętrzne mechanizmy kontroli mające na celu sprawdzanie i kontrolę cen w ofertach dotyczących przelotów i zakwaterowania przedstawianych przez wykonawcę. EIGE poruszy tę kwestię z Siecią Agencji UE w celu wymiany najlepszych praktyk. Ponadto EIGE wyraził zainteresowanie uczestniczeniem we wspólnym udzielaniu zamówień organizowanym przez służby Komisji (PMO). Po udzieleniu niniejszego zamówienia EIGE nie zamierza przedłużać istniejącej umowy ramowej o świadczenie usług turystycznych, zakwaterowania i usług powiązanych.
3.23.10. EIGE przyjmuje do wiadomości uwagę. EIGE wdraża odpowiednie moduły elektronicznych zamówień publicznych: narzędzie do elektronicznego składania ofert (obejmujący elektroniczne ogłoszenia TED i platformy przetargów elektronicznych) oraz moduł fakturowania elektronicznego zgodnie z harmonogramem ustalonym przez Komisję Europejską (KE). Wdrażanie modułów elektronicznego składania ofert i fakturowania elektronicznego w EIGE ma zostać ukończone odpowiednio w III i IV kwartale 2018 r. EIGE zbadał możliwość ewentualnego wdrożenia modułów elektronicznego składania ofert i fakturowania elektronicznego przed upływem terminów ustalonych przez KE. Biorąc pod uwagę niewielką liczbę postępowań i wysoki koszt usług, EIGE zdecydował się na odrzucenie tego wariantu zgodnie z zasadami gospodarności i proporcjonalności.
3.23.11. EIGE przyjmuje do wiadomości uwagę. Ze względu na ograniczenia finansowe związane z podawaniem nazw ofert pracy we wszystkich 24 językach urzędowych UE oraz specyfikę niektórych ofert pracy sprawiającą, że lepiej sprawdzają się w ich przypadku inne kanały ogłoszeniowe, EIGE jest zdania, że kanały wykorzystywane obecnie do publikacji ofert pracy zapewniają odpowiednią przejrzystość i promocję.
3.23.12. Zgodnie z zaleceniami zawartymi w raporcie z audytu EIGE opracował plan działania, który jest regularnie monitorowany i aktualizowany. Uzgodniony termin ukończenia wszystkich działań to 31 grudnia 2018 r., a realizacja jest na zaawansowanym etapie.
3.24. EUROPEJSKA AGENCJA LEKOW (EMA)
WSTĘP
3.24.1. Europejska Agencja Leków (zwana dalej "Agencją", inaczej "EMA") z siedzibą w Londynie została ustanowiona rozporządzeniem Rady (EWG) nr 2309/93 zastąpionym rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 726/ 2004 183 . Agencja działa za pośrednictwem ogólnoeuropejskiej sieci i koordynuje zasoby naukowe udostępniane przez organy krajowe w celu przeprowadzania oceny i kontroli produktów leczniczych stosowanych u ludzi lub do celów weterynaryjnych.
3.24.2. W tabeli przedstawiono najważniejsze dane liczbowe dotyczące Agencji 184 .
Tabela 1 -
Najważniejsze dane liczbowe dotyczące Agencji
| 2016 | 2017 | |
| Budżet (w mln euro) | 305 | 331 (1) |
| Łączna liczba personelu na dzień 31 grudnia (2) | 768 | 766 |
| (1) Budżet przyjęty. Ostateczny budżet zależy od opłat i obciążeń wygenerowanych w 2017 r. (2) Personel obejmuje urzędników, pracowników zatrudnionych na czas określony i pracowników kontraktowych oraz oddelegowanych ekspertów krajowych. Źródło: dane przekazane przez Agencję. | ||
POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI PRZEDSTAWIONE PRZEZ TRYBUNAŁ PARLAMENTOWI EUROPEJSKIEMU I RADZIE - SPRAWOZDANIE NIEZALEŻNEGO KONTROLERA
| OPINIA |
| 3.24.3. Trybunał zbadał: |
| a) sprawozdanie finansowe Agencji obejmujące sprawozdanie finansowe 185 oraz sprawozdanie z wykonania budżetu 186 za rok budżetowy zakończony 31 grudnia 2017 r.; |
| b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania; zgodnie z wymogami art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE). |
| Wiarygodność rozliczeń |
| Opinia na temat wiarygodności rozliczeń |
| 3.24.4. W opinii Trybunału sprawozdanie Agencji za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach sytuację finansową Agencji na dzień 31 grudnia 2017 r. oraz wyniki transakcji, przepływy pieniężne i zmiany w aktywach netto za zakończony w tym dniu rok budżetowy, zgodnie z przepisami jej regulaminu finansowego i z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji. Zasady te opierają się na powszechnie przyjętych międzynarodowych standardach rachunkowości sektora publicznego. |
| Legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw rozliczeń |
| Dochody |
| Opinia na temat legalności i prawidłowości dochodów leżących u podstaw rozliczeń |
| 3.24.5. W opinii Trybunału dochody leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
| Płatności |
| Opinia na temat legalności i prawidłowości płatności leżących u podstaw rozliczeń |
| 3.24.6. W opinii Trybunału płatności leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
| Objaśnienie uzupełniające |
| 3.24.7. Nie podważając wyrażonej przez siebie opinii, Trybunał zwraca uwagę na fakt, że w dniu 29 marca 2017 r. Zjednoczone Królestwo poinformowało Radę Europejską o decyzji dotyczącej wystąpienia z Unii Europejskiej. Umowa określająca warunki wystąpienia jest obecnie przedmiotem negocjacji. Sprawozdanie finansowe i powiązane informacje dodatkowe Agencji, która ma siedzibę w Londynie, zostały sporządzone na podstawie informacji dostępnych w dniu podpisania sprawozdania (1 czerwca 2018 r.). |
| 3.24.8. W dniu 20 listopada 2017 r. Rada ds. Ogólnych Unii Europejskiej zdecydowała o przeniesieniu siedziby Agencji do Amsterdamu (Niderlandy). Przeniesienie do siedziby tymczasowej jest zaplanowane na początek 2019 r., a w sprawozdaniu finansowym Agencji uwzględniono rezerwę na związane z tym koszty w wysokości 18,6 mln euro. |
| 3.24.9. Ponadto zgodnie z obowiązującą umową najmu obecna siedziba Agencji w Londynie została wynajęta na okres do 2039 r., przy czym nie przewidziano żadnej klauzuli umożliwiającej jej wcześniejsze rozwiązanie. W informacjach dodatkowych do sprawozdania finansowego ujęto kwotę 489 mln euro, która pozostające do spłaty tytułem najmu do 2039 r. Z kwoty tej 465 mln euro, odpowiadające okresowi najmu przypadającemu po planowanym przeniesieniu siedziby Agencji do Amsterdamu, przedstawiono w sprawozdaniu jako zobowiązanie warunkowe. |
3.24.10. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.
UWAGI DOTYCZĄCE WIARYGODNOŚCI ROZLICZEŃ
3.24.11. W trakcie tegorocznej kontroli wszystkich agencji UE Trybunał przeprowadził analizę środowiska księgowego, w tym pozycji w hierarchii i niezależności księgowych. W Agencji przełożonym księgowej jest kierownik działu finansowego. Trybunał stwierdził potrzebę wzmocnienia niezależności księgowej Agencji poprzez przesunięcie jej stanowiska pod zwierzchnictwo Dyrektora Agencji (obowiązki administracyjne) i zarządu (obowiązki funkcyjne).
3.24.12. Ponadto od 2014 r. w Agencji dwukrotnie przeprowadzono dużą reorganizację, a równolegle przydzielono jej nowe poważne zadania (zob. pkt 3.24.15-3.24.17). Spowodowało to modyfikację stosowanych przez Agencję procedur i systemu księgowego, lecz od 2013 r. nie dokonano ponownego zatwierdzenia tego systemu.
UWAGI DOTYCZĄCE NALEŻYTEGO ZARZĄDZANIA FINANSAMI I WYNIKÓW
3.24.13. Agencja publikuje ogłoszenia o naborze na swojej stronie internetowej, lecz nie na stronie internetowej Europejskiego Urzędu Doboru Kadr (EPSO), co zwiększyłoby przejrzystość i widoczność oraz umożliwiłoby obywatelom uzyskanie informacji w jednym miejscu o naborach ogłaszanych przez różne agencje europejskie.
3.24.14. Zgodnie z ramowym rozporządzeniem finansowym agencje powinny wprowadzić jednolite rozwiązanie dotyczące elektronicznej wymiany informacji z osobami trzecimi uczestniczącymi w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego i przechowywania tych informacji (elektroniczne zamówienia publiczne) 187 ( 188 . Ponieważ wymóg ten obowiązuje wszystkie instytucje UE, Komisja opracowuje obecnie kompleksowe rozwiązanie teleinformatyczne, które obejmie wszystkie etapy postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. W 2010 r. Komisja wprowadziła narzędzie służące do elektronicznego fakturowania, w 2011 r. - narzędzie umożliwiające elektroniczną publikację dokumentów związanych z ogłoszeniami o zamówieniach w Dzienniku Urzędowym UE (elektroniczne procedury przetargowe), a w 2015 r. - narzędzie do elektronicznego składania ofert. Do końca 2017 r. Agencja wprowadziła elektroniczne procedury przetargowe w niektórych postępowaniach, lecz nie zaczęła jeszcze stosować elektronicznego fakturowania ani elektronicznego składania ofert.
Zarządzanie usługami doradztwa
3.24.15. W trakcie ubiegłorocznej kontroli Trybunał zbadał, w jaki sposób Agencja zarządzała usługami doradztwa. Prace kontrolne objęły przegląd dwóch wybranych projektów związanych z wdrożeniem rozporządzenia w zakresie nadzoru nad bezpieczeństwem farmakoterapii (rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1027/2012 189 ) i rozporządzenia w sprawie badań klinicznych (rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 536/2014 190 ), co doprowadziło do konieczności stworzenia złożonych ogólnoeuropejskich systemów sieciowych, wymagających głębokiego zaangażowania technicznego w opracowanie odnośnego oprogramowania. W planie zatrudnienia Agencji nie zwiększono liczby personelu, co umożliwiłoby stworzenie w jej ramach zespołu specjalistów, w związku z czym Agencja korzystała z usług firm konsultingowych przy realizacji tych zadań. Korzystanie z tego rodzaju usług w tak dużym zakresie doprowadziło jednak do sytuacji, w której Agencja stała się w istotnym stopniu zależna pod zewnętrznej wiedzy fachowej. Trybunał informował też, że kontrola na etapie przygotowywania i wdrażania projektów była nieodpowiednia, w realizacji projektów wystąpiły znaczne opóźnienia, a koszty rosły.
3.24.16. W ciągu 2017 r. Agencja wdrożyła szereg działań mających na celu poprawę tej sytuacji. Ustanowiono kompleksową politykę dotyczącą zlecania prac firmom konsultingowym. W celu odzyskania przez Agencję kontroli nad projektami określono, jakie funkcje muszą być wykonywane wewnętrznie i nie mogą być delegowane na zewnątrz. Agencja zaczęła też stosować umowy konsultingowe w cenach stałych zamiast umów opierających się na czasie i wykorzystanych środkach, dzięki czemu może lepiej zarządzać kosztami. Ponadto wprowadzono bardziej odpowiednią procedurę zatwierdzania zmian w projektach.
3.24.17. Zmniejszenie istotnej zależności Agencji od firm konsultingowych zajmie jednak sporo czasu, a efekt podjętych działań może być widoczny dopiero na przestrzeni lat. Jeden z dwóch dużych projektów skontrolowanych w 2016 r., dotyczący nadzoru nad bezpieczeństwem farmakoterapii (Baza danych dotyczących niepożądanych działań leków w ramach systemu Eudravigilance), został ukończony w 2017 r. z dodatkowym kosztem rzędu około 0,5 mln euro. Projekt dotyczący badań klinicznych jest wciąż w toku, nie ma określonej daty wdrożenia, a jego budżet w 2017 r. został ponownie zwiększony o dodatkowe 4,9 mln euro 191 .
| Początkowa data wdrożenia | Planowana data wdrożenia 31 grudnia 2016 r. | Rzeczywista/planowana data wdrożenia 31 grudnia 2017 r. | Początkowy budżet (EUR) | Budżet na dzień 31 grudnia 2016 r. (EUR) | Budżet na dzień 31 grudnia 2017 r. (EUR) | |
| Baza danych dotyczących niepożądanych działań leków w ramach systemu Eudravigi-lance | III kwartał 2015 r. | IV kwartał 2017 r. | IV kwartał 2017 r. | 3,7 mln | 14,3 mln | 14,8 mln |
| Badania kliniczne i baza danych UE | I kwartał 2017 r. | III kwartał 2018 r. | Nie określono | 6,1 mln | 24,3 mln | 29,2 mln |
INFORMACJE NA TEMAT SPRAWOZDAŃ SŁUŻBY AUDYTU WEWNĘTRZNEGO
3.24.18. W 2017 r. Służba Audytu Wewnętrznego Komisji Europejskiej przeprowadziła kontrolę dotyczącą wdrażania przez Agencję rozporządzenia w sprawie opłat za nadzór nad bezpieczeństwem farmakoterapii 192 ( 193 . Agencja opracowała plan działania dotyczący wszelkich obszarów, w których możliwe jest wprowadzenie usprawnień.
DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z UWAGAMI Z UBIEGŁYCH LAT
3.24.19. Przegląd działań naprawczych podjętych w wyniku uwag zgłoszonych przez Trybunał w poprzednich latach przedstawiono w załączniku.
ZAŁĄCZNIK
Działania podjęte w związku z uwagami z ubiegłych lat
| Rok | Uwagi Trybunału | Działania naprawcze (zrealizowane / w trakcie realizacji / niepodjęte / brak danych lub nie dotyczy) | |||||||
| 2014 | W regulaminie Agencji dotyczącym opłat określono terminy uiszczania obowiązkowych opłat przez wnioskodawców, a także terminy płatności Agencji na rzecz właściwych organów krajowych (1). W przypadku większości transakcji będących przedmiotem kontroli Trybunału terminów tych nie dotrzymano. | W trakcie realizacji (pobór opłat) Zrealizowane (płatności na rzecz właściwych organów krajowych) | |||||||
| 2014 | W 2014 r. Agencja przeprowadziła postępowanie administracyjne przeciwko zatrudnionemu przez nią specjaliście ds. technologii teleinformatycznych. Wykryto poważne uchybienia w kontroli zarządczej, stwarzające istotne zagrożenie finansowe i operacyjne dla Agencji. Opracowano i wdrożono plan działania zmierzający do rozwiązania tego problemu. Agencja musi jednak jeszcze ocenić skuteczność podjętych działań. | Zrealizowane | |||||||
| 2014 | Jednym z zadań Agencji jest publiczne rozpowszechnianie stosownych informacji dotyczących nadzoru nad bezpieczeństwem farmakoterapii w państwach członkowskich. Informacje te są przekazywane przez poszczególne organy krajowe i weryfikowane przy udziale zainteresowanych przedsiębiorstw farmaceutycznych. Agencja jest jednak w dużym stopniu zależna od kontroli i inspekcji przeprowadzanych przez organy państw członkowskich. W ramach tych kontroli określa się kompletność i poprawność publicznie rozpowszechnianych informacji. | Nie dotyczy (poza kontrolą Agencji) | |||||||
| 2016 | Od czasu wprowadzenia nowego systemu rachunkowości w 2011 r. sprawozdawczość dotycząca obiegu środków na zobowiązania i ich wykorzystania nie była wystarczająco przejrzysta. Mimo że wielokrotnie informowano o tym Agencję, nie podjęła ona żadnych działań naprawczych. | W trakcie realizacji | |||||||
| 2016 | Agencja zawarła porozumienia w sprawie taryfy korporacyjnej na zakwaterowanie ekspertów w 25 hotelach w Londynie bez zastosowania konkurencyjnego postępowania o udzielenie zamówienia. W przypadku sześciu hoteli płatności dokonane w 2016 r. przekraczały określony w rozporządzeniu finansowym próg, powyżej którego wymagane jest przeprowadzenie postępowania konkurencyjnego z zastosowaniem procedury otwartej lub ograniczonej. Sześć porozumień w sprawie taryfy korporacyjnej oraz związanych z nimi płatności za 2016 r. na kwotę około 2,1 mln euro jest w związku z tym nieprawidłowych. | W trakcie realizacji | |||||||
| 2016 | W 2014 r. Komisja, w imieniu ponad 50 instytucji i organów UE (w tym Agencji), podpisała z jednym wykonawcą umowę ramową na nabycie oprogramowania i licencji oraz na zapewnienie konserwacji sprzętu i doradztwa. Wykonawca umowy ramowej pełni rolę pośrednika między Agencją a dostawcami, którzy są w stanie zaspokoić potrzeby Agencji. W przypadku takich usług pośrednictwa wykonawca umowy ramowej jest uprawniony do pobierania opłat w wysokości od dwóch do dziewięciu procent cen dostawców. W 2016 r. łączna kwota płatności na rzecz wykonawcy umowy ramowej wyniosła 8,9 mln euro. Agencja nie porównywała systematycznie cen i obliczanych na ich podstawie opłat z wycenami przekazywanymi przez dostawców i fakturami wystawianymi wykonawcy umowy ramowej. | Zrealizowane | |||||||
| 2016 | Od 2014 r. w Agencji miały miejsce dwie duże reorganizacje obejmujące wewnętrzne przesunięcia personelu na stanowiskach kierowniczych wyższego i średniego szczebla. Przesunięcia personelu na głównych stanowiskach w obszarze informatyki i administracji nie zakończyły się sukcesem, co doprowadziło do wystąpienia istotnego zagrożenia stabilności w samej Agencji i w jej działaniach. Ponadto Agencja nie dysponuje systemem, który umożliwiałby analizę dostępnych umiejętności, wskazywanie luk oraz rekrutację odpowiedniego personelu i odpowiednie obsadzanie stanowisk. | Zrealizowane | |||||||
| 2016 | Doradztwo Oprócz dorocznych prac kontrolnych, którymi objęte są wszystkie agencje, Trybunał ocenił, w jaki sposób Agencja korzystała z usług doradczych w związku z dwoma dużymi projektami. Agencja otrzymała od Parlamentu i Rady zadanie wdrożenia rozporządzenia w zakresie nadzoru nad bezpieczeństwem farmakoterapii (nr 1027/2012) i rozporządzenia w sprawie badań klinicznych (nr 536/2014), w wyniku czego konieczne stało się stworzenie złożonych ogólnoeuropejskich systemów sieciowych. Wymaga to głębokiego zaangażowania technicznego w opracowanie odnośnego oprogramowania, a także wkładu wielu zainteresowanych podmiotów, w szczególności państw członkowskich. Zadania te powierzono Agencji w czasie, gdy oczekiwano od niej ograniczenia liczby personelu zgodnie z postanowieniami porozumienia międzyinstytucjonalnego w sprawie dyscypliny budżetowej przyjętego 2 grudnia 2013 r. W planie zatrudnienia Agencji nie nastąpiło zwiększenie liczby personelu, dzięki któremu łatwiej byłoby stworzyć zespół specjalistów w zakresie rozwiązań biznesowych i teleinformatycznych. Powszechne korzystanie z usług konsultantów zewnętrznych Biorąc pod uwagę, że w dziale I-Dystrybucja Agencji było zatrudnionych tylko 13 pracowników, współpracowała ona z firmami doradczymi zajmującymi się analizą biznesową, technologiami informatycznymi, zarządzaniem projektami i zapewnianiem jakości. W drugim kwartale 2016 r. w siedzibie Agencji pracowało 131 konsultantów, a kolejnych 60 poza jej siedzibą. W związku z tym od początku realizacji projektów Agencja jest w istotnym stopniu zależna od zewnętrznej wiedzy fachowej, a tymczasem nie ma obowiązującej strategii, która regulowałaby współpracę z konsultantami. Przykładowo nie określono, jakiego rodzaju stanowiska powinny być obsadzane przez pracowników Agencji (zarządzanie projektami, analiza biznesowa, specjalista ds. struktury organizacyjnej, architekt ds. rozwiązań ICT, architekt baz danych itd.) Na takich stanowiskach zatrudniani byli niekiedy zewnętrzni konsultanci. Nieodpowiednia kontrola na etapie przygotowywania i wdrażania projektów Gdy w 2012 i 2014 r. Agencji powierzono nowe zadania, nie dysponowała ona odpowiednią metodyką zarządzania projektami na taką skalę. W 2014 r. wprowadzono nową metodykę, która we wrześniu 2016 r. musiała zostać w znacznym stopniu zmodyfikowana. | W trakcie realizacji (zob. pkt [3.24.15 - 3.24.17]) | |||||||
| W wielu przypadkach zmiany w stosunku do zaplanowanych działań lub obowiązującego podejścia nastąpiły przed uzyskaniem na nie zezwolenia w drodze formalnego wniosku o zmianę. Taka praktyka nie tylko ogranicza zdolność kadry zarządzającej do nadzorowania prac nad projektem, ich monitorowania i realizacji, lecz może także zagrozić spójności projektów. Do połowy 2016 r. wszyscy konsultanci zewnętrzni byli zatrudnieni na podstawie umów opierających się na czasie i wykorzystanych środkach, choć produkty projektów były jasno określone. Ponadto zobowiązania umowne były w dużej części realizowane w innym państwie członkowskim, ponieważ wszystkie zewnętrzne zasoby w Londynie zostały wyczerpane. Ograniczyło to zdolność Agencji do monitorowania wdrażania projektów w sposób terminowy. Problemy jakościowe dostrzeżone w chwili odbioru produktów projektów wymagały korekty, za którą Agencja została obciążona dodatkowymi kosztami. Opóźnienia i wzrost kosztów Stwierdzono, że przy opracowywaniu systemów w Agencji nastąpiły opóźnienia i wzrost kosztów. Częste zmiany dotyczące zakresu projektów, budżetu i terminów były spowodowane przede wszystkim rosnącymi wymaganiami systemowymi związanymi ze zmieniającymi się potrzebami państw członkowskich (2). Nie ma jeszcze pewności co do ostatecznych kosztów i dat wdrożenia. W poniższej tabeli zawarto przykładowe dane dotyczące dwóch dużych projektów: | |||||||||
| Początkowa data wdrożenia | Bieżąca planowana data wdrożenia | Początkowy budżet (EUR) | Budżet na dzień 31 października 2016 r. (EUR) | ||||||
| Baza danych dotyczących niepożądanych działań leków w ramach systemu Eudravigilance | III kwartał 2015 r. | IV kwartał 2017 r. | 3,7 mln | 14,3 mln | |||||
| Badania kliniczne i baza danych UE | I kwartał 2017 r. | III kwartał 2018 r. | 6,1 mln | 24,3 mln | |||||
| 2016 | Zgodnie z rozporządzeniem ustanawiającym wymagane jest, aby Komisja raz na 10 lat przeprowadzała zewnętrzną ocenę Agencji i jej działań. Ostatnie sprawozdanie z oceny zostało sporządzone w 2010 r. Tak rzadkie przeprowadzanie oceny nie zapewnia zainteresowanym stronom informacji zwrotnych na temat wykonania zadań przez Agencję w odpowiednim czasie. | W trakcie realizacji | |||||||
| (1) Regulamin Agencji dotyczący opłat, art. 10 ust. 1 i art. 11 ust. 1. (2) Organy zarządzające aplikacjami telematycznymi, w których reprezentowane są państwa członkowskie w celu opracowywania i zatwierdzania wymogów dotyczących przyszłych systemów informatycznych. | |||||||||
ODPOWIEDZI AGENCJI
3.24.8. Agencja przyjmuje uwagę do wiadomości.
3.24.9. Agencja przyjmuje uwagę do wiadomości.
3.24.11. Agencja przyjmuje do wiadomości uwagę Trybunału i rozważa możliwe do wprowadzenia zmiany. Agencja działa zgodnie z wymogami określonymi w rozporządzeniu finansowym EMA - już teraz zarząd wyznacza księgowego zgodnie z art. 50 ust. 1 rozporządzenia finansowego EMA; zarząd przyjął również szczegółową kartę zadań i obowiązków księgowego. Ramy te łagodzą ryzyko związane z niezależnością. Oświadczenie podpisane przez księgowego i dyrektora wykonawczego również wzmacnia niezależność księgowego.
3.24.12. Zatwierdzanie systemów rachunkowości Agencji rozpoczęto w marcu 2018 r.
3.24.13. EMA zapewnia niezbędną przejrzystość i widoczność dzięki publikacji specjalistycznych ofert na swojej stronie internetowej, na portalu LinkedIn, na międzyagencyjnej platformie ogłoszeń o pracę, w zależności od ich profilu, lub dzięki dostępowi do tych stron internetowych. Dzięki tym publikacjom EMA cieszy się znacznym zainteresowaniem kandydatów z całej Unii - w ramach niektórych procedur naboru otrzymano ponad 1 000 zgłoszeń.
Ponadto w ogólnych przepisach wykonawczych dotyczących procedury regulującej zatrudnianie pracowników zatrudnionych na czas określony przewidziano, że ogłoszenia o naborze pracowników zatrudnionych na czas określony objętych zakresem art. 2 lit. f) warunków zatrudnienia innych pracowników Unii Europejskiej można publikować wyłącznie w językach roboczych agencji, natomiast agencje, które nie przyjęły języka roboczego, publikują ogłoszenia o naborze we wszystkich językach urzędowych UE. Decyzją dyrektora wykonawczego, którą poparł zarząd, od czerwca 2015 r. językiem roboczym EMA jest język angielski. Europejski Urząd Doboru Kadr (EPSO) poinformował jednak EMA, że warunkiem publikacji za pośrednictwem strony internetowej EPSO wciąż jest tłumaczenie ogłoszeń o naborze na wszystkie języki urzędowe UE oraz udostępnianie tych wersji językowych na stronie internetowej EMA.
Należy zauważyć, że publikacja ogłoszeń o naborach we wszystkich językach urzędowych UE ma znaczący wpływ na ramy czasowe procedury naboru i wyższe koszty.
3.24.14. Do końca 2017 r. Agencja wprowadziła elektroniczne zamówienia publiczne w odniesieniu do wszystkich procedur przekraczających próg określony w dyrektywie oraz procedury przetargowe za pośrednictwem poczty elektronicznej w odniesieniu do procedur poniżej progu określonego w dyrektywie. Agencja nie wprowadziła fakturowania elektronicznego ani elektronicznego składania ofert, ale we wrześniu 2017 r. podpisała protokół ustaleń z Komisją Europejską w sprawie dostępu do elektronicznego składania ofert oraz korzystania z niego i oczekuje na termin podpisania protokołu przez Komisję Europejską.
3.24.16. Agencja z zadowoleniem przyjmuje uznanie przez Trybunał, że Agencja wdrożyła szereg ważnych środków w celu udzielenia odpowiedzi na uwagi Trybunału z kontroli w 2016 r., które to uwagi dotyczyły zarządzania usługami doradztwa.
3.24.17. W odniesieniu do dwóch skontrolowanych projektów uznaje się, że badania kliniczne wymagały dodatkowego budżetu z uwagi na złożoność ekosystemu zainteresowanych stron oraz wymaganego systemu, który ma zostać zbudowany. Wniosek o wprowadzenie zmiany został złożony i zatwierdzony za pośrednictwem struktury zarządzania portfelem, a status projektu został szczegółowo omówiony z zarządem EMA.
3.24.18. Agencja przyjmuje uwagę do wiadomości.
3.25. EUROPEJSKIE CENTRUM MONITOROWANIA NARKOTYKÓW I NARKOMANII (EMCDDA)
WSTĘP
3.25.1. Europejskie Centrum Monitorowania Narkotyków i Narkomanii (zwane dalej "Centrum", inaczej "EMCDDA") z siedzibą w Lizbonie zostało ustanowione rozporządzeniem Rady (WE) nr 302/93 194 . Głównymi zadaniami Centrum są gromadzenie, analizowanie i rozpowszechnianie danych dotyczących narkotyków i narkomanii w celu opracowywania i upowszechniania obiektywnych, wiarygodnych i porównywalnych informacji na poziomie europejskim. Informacje te mają służyć za podstawę analizy popytu na narkotyki i metod jego zmniejszania, a także, w ujęciu bardziej ogólnym, do analizy zjawisk związanych z rynkiem narkotykowym.
3.25.2. W tabeli przedstawiono najważniejsze dane liczbowe dotyczące Centrum 195 .
Tabela
Najważniejsze dane liczbowe dotyczące Centrum
| 2016 | 2017 | |
| Budżet (w mln euro) (1) | 15 | 16 |
| Łączna liczba personelu na dzień 31 grudnia (2) | 101 | 111 |
| (1) Dane dotyczące budżetu są oparte na kwotach środków na płatności. (2) Personel obejmuje urzędników, pracowników zatrudnionych na czas określony i pracowników kontraktowych oraz oddelegowanych ekspertów krajowych. Źródło: dane przekazane przez Centrum. | ||
POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI PRZEDSTAWIONE PRZEZ TRYBUNAŁ PARLAMENTOWI EUROPEJSKIEMU I RADZIE - SPRAWOZDANIE NIEZALEŻNEGO KONTROLERA
| OPINIA |
| 3.25.3. Trybunał zbadał: |
| a) sprawozdanie finansowe Centrum obejmujące sprawozdanie finansowe 196 oraz sprawozdanie z wykonania budżetu 197 za rok budżetowy zakończony 31 grudnia 2017 r.; |
| b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania; zgodnie z wymogami art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE). |
| Wiarygodność rozliczeń |
| Opinia na temat wiarygodności rozliczeń |
| 3.25.4. W opinii Trybunału sprawozdanie Centrum za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach jego sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2017 r. oraz wyniki transakcji, przepływy pieniężne i zmiany w aktywach netto za zakończony w tym dniu rok budżetowy, zgodnie z przepisami regulaminu finansowego Centrum i z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji. Opierają się one na powszechnie przyjętych międzynarodowych standardach rachunkowości sektora publicznego. |
| Legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw rozliczeń |
| Dochody |
| Opinia na temat legalności i prawidłowości dochodów leżących u podstaw rozliczeń |
| 3.25.5. W opinii Trybunału dochody leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
| Płatności |
| Opinia na temat legalności i prawidłowości płatności leżących u podstaw rozliczeń |
| 3.25.6. W opinii Trybunału płatności leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
3.25.7. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.
UWAGI DOTYCZĄCE WIARYGODNOŚCI ROZLICZEŃ
3.25.8. W trakcie tegorocznej kontroli wszystkich agencji UE Trybunał przeprowadził analizę środowiska księgowego, w tym pozycji w hierarchii i niezależności księgowych. W Centrum przełożonym księgowego jest kierownik działu obsługi administracyjnej. Trybunał stwierdził potrzebę wzmocnienia niezależności księgowego Agencji poprzez przesunięcie jego stanowiska pod zwierzchnictwo dyrektora Centrum (obowiązki administracyjne) i zarządu (obowiązki funkcyjne).
UWAGI DOTYCZĄCE NALEŻYTEGO ZARZĄDZANIA FINANSAMI I WYNIKÓW
3.25.9. Centrum publikuje ogłoszenia o naborze na swojej stronie internetowej i w mediach społecznościowych, lecz nie na stronie internetowej Europejskiego Urzędu Doboru Kadr (EPSO), co zwiększyłoby przejrzystość i widoczność oraz umożliwiłoby obywatelom uzyskanie informacji w jednym miejscu o naborach ogłaszanych przez różne instytucje i agencje europejskie.
3.25.10. Zgodnie z ramowym rozporządzeniem finansowym agencje powinny wprowadzić jednolite rozwiązanie dotyczące elektronicznej wymiany informacji z osobami trzecimi uczestniczącymi w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego i przechowywania tych informacji (elektroniczne zamówienia publiczne) 198 ( 199 . Ponieważ wymóg ten obowiązuje wszystkie instytucje UE, Komisja opracowuje obecnie kompleksowe rozwiązanie teleinformatyczne, które obejmie wszystkie etapy postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. W 2010 r. Komisja wprowadziła narzędzie służące do elektronicznego fakturowania, w 2011 r. - narzędzie umożliwiające elektroniczną publikację dokumentów związanych z ogłoszeniami o zamówieniach w Dzienniku Urzędowym UE (elektroniczne procedury przetargowe), a w 2015 r. - narzędzie do elektronicznego składania ofert. Do końca 2017 r. Centrum nie zaczęło jeszcze stosować żadnego z tych narzędzi.
INFORMACJE NA TEMAT SPRAWOZDAŃ SŁUŻBY AUDYTU WEWNĘTRZNEGO
3.25.11. W 2017 r. Służba Audytu Wewnętrznego Komisji opublikowała sprawozdanie z kontroli dotyczącej zarządzania przez Centrum gromadzeniem danych, a także walidacji i zapewniania jakości 200 . Centrum opracowało plan działania dotyczący wszelkich obszarów, w których możliwe jest wprowadzenie usprawnień.
DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z UWAGAMI Z UBIEGŁYCH LAT
3.25.12. Przegląd działań naprawczych podjętych w wyniku uwag zgłoszonych przez Trybunał w poprzednich latach przedstawiono w załączniku.
ZAŁĄCZNIK
Działania podjęte w związku z uwagami z ubiegłych lat
| Rok | Uwagi Trybunału | Działania naprawcze (zrealizowane / w trakcie realizacji / niepodjęte / brak danych lub nie dotyczy) |
| 2015 | W 2012 r. Centrum podpisało umowę ramową dotyczącą zawierania umów szczegółowych na maksymalną kwotę 250 000 euro, co zostało określone w ogłoszeniu o zamówieniu. Centrum nie przestrzegało jednak tego pułapu. Do końca 2015 r. łączna kwota płatności, do których zobowiązało się Centrum w ramach tej umowy, wyniosła 382 181 euro, a zatem przekroczyła dozwolony pułap o 50 %. Fakt, że dokonano p łatności w wysokości przekraczającej ten pułap, wskazuje na to, że Centrum powinno usprawnić procedurę monitorowania umów ramowych. | Nie dotyczy (1) |
| 2016 | W odniesieniu do dwóch umów ramowych o maksymalnej wartości 135 000 euro i 650 000 euro jeden z pracowników Centrum działał jako delegowany urzędnik zatwierdzający w ramach procedury powołania komisji oceniającej, a także brał udział w podejmowaniu decyzji o udzieleniu zamówień i podpisywaniu umów. Upoważnienie udzielone przez urzędnika zatwierdzającego było jednak ograniczone do 130 000 euro i nie odnosiło się wyraźnie do umów ramowych. Kwota płatności dokonanych w 2016 r. wyniosła 35 310 euro. | Nie dotyczy |
| 2016 | W sprawozdaniu z audytu ze stycznia 2016 r. Służba Audytu Wewnętrznego Komisji podkreśliła wyraźną potrzebę usprawnienia zarządzania projektami informatycznymi w Centrum. W szczególności stwierdziła, że brakuje nadrzędnej długofalowej wizji strategicznej w odniesieniu do systemów informatycznych wspierających podstawowe procesy operacyjne Centrum, że metodykę zarządzania projektami informatycznymi tylko częściowo dostosowano do potrzeb oraz że proces zarządzania wymogami systemowymi jest nieodpowiedni. Centrum i Służba Audytu Wewnętrznego uzgodniły plan dotyczący działań naprawczych. | W trakcie realizacji |
| (1) W 2017 r. umowa została zakończona i nie dokonano żadnych płatności. | ||
ODPOWIEDZI AGENCJI
3.25.8. Zdaniem Europejskiego Centrum Monitorowania Narkotyków i Narkomanii (EMCDDA) obecna struktura organizacyjna nie ma wpływu na niezależność księgowych Centrum. W istocie niezależność ta jest konsekwentnie zapewniana zgodnie z odpowiednimi przepisami, w szczególności poprzez mianowanie księgowych przez zarząd EMCDDA, raportowanie funkcjonalne i odpowiedzialność księgowych wobec zarządu, a także przez staranne stosowanie przepisów dotyczących podziału obowiązków między różnymi podmiotami działającymi w sferze finansów EMCDDA. W tym kontekście EMCDDA jest gotowe podjąć działania następcze zgodnie z zaleceniem Trybunału, zapewniając jednocześnie, aby działania te były proporcjonalne do wielkości organizacji oraz aby zachowana została skuteczność i wydajność jej funkcjonowania.
3.25.9. W ramach standardowej procedury EMCDDA publikuje również ogłoszenia o wolnych stanowiskach poprzez ich rozpowszechnianie wśród członków swoich organów zarządzających, krajowych punktów kontaktowych Reitox oraz innych agencji UE. Ponadto kolejne procedury selekcji EMCDDA zostaną opublikowane na międzyagencyjnym portalu ogłoszeń o pracę, wspólnej platformie internetowej stworzonej przez sieć agencji UE w celu zwiększenia publicznej widoczności procesów rekrutacyjnych w tych agencjach. W tym kontekście EMCDDA dokona oceny kosztów i korzyści dalszej publikacji za pośrednictwem portalu Europejskiego Urzędu Doboru Kadr (EPSO).
3.25.10. EMCDDA spełnia wymogi związane z elektronicznymi zamówieniami publicznymi, zgodnie z odpowiednimi ramami prawnymi UE oraz ustalonym w tym kontekście harmonogramem wdrażania elektronicznych zamówień w UE. W sierpniu 2015 r. EMCDDA, we współpracy z odpowiednimi służbami KE, faktycznie wdrożyło techniczną konfigurację/ narzędzie informatyczne wymagane dla celów elektronicznego fakturowania (udostępnione przez KE/DG DIGIT na potrzeby realizacji umów ramowych DIGIT). Ponadto od 2017 r. EMCDDA planuje działania przygotowawcze, które są niezbędne, aby od października 2018 r. można było stosować elektroniczne zamówienia publiczne i elektroniczne składanie ofert, zgodnie z wymogami wyżej wymienionych ram prawnych. Realizacja tego planu jest w toku, a EMCDDA oczekuje, że powyższy termin zostanie dotrzymany bez większych problemów.
3.26. EUROPEJSKA AGENCJA DS. ZARZĄDZANIA OPERACYJNEGO WIELKOSKALOWYMI SYSTEMAMI INFORMATYCZNYMI W PRZESTRZENI WOLNOŚCI, BEZPIECZEŃSTWA I SPRAWIEDLIWOŚCI (EU-LISA)
WSTĘP
3.26.1. Europejska Agencja ds. Zarządzania Operacyjnego Wielkoskalowymi Systemami Informatycznymi w Przestrzeni Wolności, Bezpieczeństwa i Sprawiedliwości (eu-LISA, zwana dalej "Agencją") z siedzibą w Tallinie, Strasburgu i St. Johann im Pongau została ustanowiona rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1077/2011 201 . Podstawowym zadaniem Agencji jest wykonywanie zadań związanych z zarządzaniem operacyjnym systemem informacyjnym Schengen drugiej generacji (SIS II), wizowym systemem informacyjnym (VIS) i europejskim zautomatyzowanym systemem identyfikacji odcisków palców (Eurodac).
3.26.2. W tabeli przedstawiono najważniejsze dane liczbowe dotyczące Agencji 202 .
Tabela
Najważniejsze dane liczbowe dotyczące Agencji
| 2016 | 2017 | |
| Budżet (w mln euro) (1) | 82 | 79 |
| Łączna liczba personelu na dzień 31 grudnia (2) | 144 | 152 |
| (1) Dane dotyczące budżetu są oparte na kwotach środków na płatności. (2) Personel obejmuje urzędników, pracowników zatrudnionych na czas określony i pracowników kontraktowych oraz oddelegowanych ekspertów krajowych. Źródło: dane przekazane przez Agencję. | ||
POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI PRZEDSTAWIONE PRZEZ TRYBUNAŁ PARLAMENTOWI EUROPEJSKIEMU I RADZIE - SPRAWOZDANIE NIEZALEŻNEGO KONTROLERA
| OPINIA |
| 3.26.3. Trybunał zbadał: |
| a) sprawozdanie finansowe Agencji obejmujące sprawozdanie finansowe 203 oraz sprawozdanie z wykonania budżetu 204 za rok budżetowy zakończony 31 grudnia 2017 r.; |
| b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania; zgodnie z wymogami art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE). |
| Wiarygodność rozliczeń |
| Opinia na temat wiarygodności rozliczeń |
| 3.26.4. W opinii Trybunału sprawozdanie Agencji za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach sytuację finansową Agencji na dzień 31 grudnia 2017 r. oraz wyniki transakcji, przepływy pieniężne i zmiany w aktywach netto za zakończony w tym dniu rok budżetowy, zgodnie z przepisami jej regulaminu finansowego i z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji. Zasady te opierają się na powszechnie przyjętych międzynarodowych standardach rachunkowości sektora publicznego. |
| Legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw rozliczeń |
| Dochody |
| Opinia na temat legalności i prawidłowości dochodów leżących u podstaw rozliczeń |
| 3.26.5. W opinii Trybunału dochody leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
| Płatności |
| Opinia na temat legalności i prawidłowości płatności leżących u podstaw rozliczeń |
| 3.26.6. W opinii Trybunału płatności leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
3.26.7. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.
UWAGI DOTYCZĄCE NALEŻYTEGO ZARZĄDZANIA FINANSAMI I WYNIKÓW
3.26.8. W 2017 r. Agencja napotkała trudności w zapewnieniu wystarczającej konkurencji w kilku postępowaniach o udzielenie zamówienia średniej wartości. W każdym ze skontrolowanych postępowań Agencja otrzymała zaledwie po jednej ofercie.
3.26.9. Obecnie Agencja zarządza trzema oddzielnymi, niezintegrowanymi wielkoskalowymi systemami informatycznymi (SIS II, VIS i Eurodac), z których wszystkie przetwarzają dane w obszarze polityki UE dotyczącym przestrzeni wolności, bezpieczeństwa i sprawiedliwości. Takie podejście może spowodować, że Agencja nie będzie mogła osiągnąć korzyści skali ani synergii pomiędzy różnymi systemami. Obecne propozycje dotyczące rozszerzenia uprawnień Agencji o zarządzanie kilkoma dodatkowymi systemami informatycznymi w najbliższych latach mogą jeszcze bardziej utrudnić tę sytuację. Agencja powinna, w porozumieniu z Komisją i państwami członkowskimi, przygotować szczegółową analizę kosztów i korzyści jako wkład do dyskusji na temat rozwoju strategii dotyczącej systemów w przyszłości.
3.26.10. W projekcie dotyczącym budowy nowego budynku Agencji w Strasburgu wystąpiły znaczne opóźnienia. Chociaż Agencja już w 2016 r. zapłaciła pełną cenę za roboty budowlane, do końca 2017 r. roboty te nie zostały jeszcze ukończone, a jedynie 70 % robót było objętych zatwierdzonymi sprawozdaniami z postępu prac. Część personelu Agencji przeniosła się już do nowego budynku, mimo że był on wciąż w budowie. Agencja i wykonawca obwiniali się nawzajem za te opóźnienia, a w grudniu 2017 r. wykonawca przedłożył Agencji roszczenie finansowe i zgłosił sprawę do sądu. Ze swojej strony Agencja też rozważa pozwanie wykonawcy 205 .
3.26.11. Agencja publikuje ogłoszenia o naborze na swojej stronie internetowej i w mediach społecznościowych, lecz nie na stronie internetowej Europejskiego Urzędu Doboru Kadr (EPSO), co zwiększyłoby przejrzystość i widoczność oraz umożliwiłoby obywatelom uzyskanie informacji w jednym miejscu o naborach ogłaszanych przez różne instytucje i agencje europejskie.
3.26.12. Zgodnie z ramowym rozporządzeniem finansowym agencje powinny wprowadzić jednolite rozwiązanie dotyczące elektronicznej wymiany informacji z osobami trzecimi uczestniczącymi w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego i przechowywania tych informacji (elektroniczne zamówienia publiczne) 206 ( 207 . Ponieważ wymóg ten obowiązuje wszystkie instytucje UE, Komisja opracowuje obecnie kompleksowe rozwiązanie teleinformatyczne, które obejmie wszystkie etapy postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. W 2010 r. Komisja wprowadziła narzędzie służące do elektronicznego fakturowania, w 2011 r. - narzędzie umożliwiające elektroniczną publikację dokumentów związanych z ogłoszeniami o zamówieniach w Dzienniku Urzędowym UE (elektroniczne procedury przetargowe), a w 2015 r. - narzędzie do elektronicznego składania ofert. Do końca 2017 r. Agencja wprowadziła elektroniczne fakturowanie i elektroniczne procedury przetargowe w niektórych postępowaniach, lecz nie wprowadziła elektronicznego systemu składania ofert.
Doradztwo
3.26.13. Ze względu na charakter swoich operacji Agencja korzysta z usług doradztwa, głównie w odniesieniu do projektów informatycznych. Jak wynika z dokumentacji Agencji, w 2017 r. projekty informatyczne były realizowane w ramach ustalonych budżetów i harmonogramów. W przypadku nielicznych projektów dotyczących prac konserwacyjnych, których realizacja była lekko opóźniona w stosunku do harmonogramu, sporządzono sprawozdania dotyczące wyjątków.
3.26.14. Na potrzeby opracowywania i realizacji projektów informatycznych Agencja stosuje model zlecania zadań na zewnątrz, w którym około 90 % powiązanych prac jest realizowanych przez wykonawców. Agencja podpisała trzy główne umowy ramowe na usługi informatyczne z trzema konsorcjami, przy czym każda z nich dotyczy jednego systemu. W ramach tych trzech umów ramowych w 2017 r. dokonano płatności na kwotę 3 mln euro w odniesieniu do Eurodac, 16 mln euro w odniesieniu do SIS II i 13 mln euro w odniesieniu do VIS. Wszystkie fazy projektów informatycznych, od określenia wymogów i celów pośrednich aż do uruchomienia nowych elementów systemu, są co prawda pod kontrolą Agencji, która jest za nie ostatecznie odpowiedzialna, lecz stosowanie modelu, w którym działalność polegająca na opracowaniu i realizacji tak wrażliwych systemów informatycznych jest w tak dużym zakresie zlecana zewnętrznym wykonawcom stwarza znaczne zagrożenie nadmiernego uzależnienia od tych wykonawców. Ryzyko to jest tym większe, że liczba potencjalnych wykonawców, którzy byliby w stanie poradzić sobie z systemami tej skali i z tak licznymi wymogami, jest ograniczona z przyczyn operacyjnych i bezpieczeństwa.
3.26.15. Równocześnie niewielka liczba pracowników zatrudnionych w głównych działach operacyjnych, szczególnie w dziale "Zarządzanie aplikacjami i ich obsługa techniczna", stwarza istotne zagrożenie dla ciągłości działania. W drugiej połowie 2017 r. kierownik tego działu zajmował tymczasowo stanowiska szefa departamentu operacji i kierownika działu operacji i infrastruktury, piastując w ten sposób trzy najwyższe stanowiska kierownicze w departamencie operacji. Stanowi to kolejne zagrożenie dla ciągłości działania.
3.26.16. Umowy ramowe podpisane z odpowiednimi konsorcjami dotyczące obsługi głównych systemów informatycznych obejmują nie tylko normalne utrzymanie systemów, lecz także aktualizację, za którą cena nie może zostać obliczona na podstawie ofert cenowych załączonych do umów ramowych, co stwarza ryzyko nadpłaty. Jeżeli chodzi o obliczanie cen w ramach umów szczegółowych, Agencja stosuje podejście opierające się na cen stałych i na wykazanym czasie i wykorzystanych środkach, dążąc do rzetelnej kontroli kosztów. W przypadku umowy dotyczącej systemu VIS Agencja zastosowała także standardową metodykę IFPUG 208 , w której wykorzystuje się punkty funkcyjne do określania kosztu działań rozwojowych. Agencja rozważa wykorzystanie metodyki IFPUG także w odniesieniu do innych systemów.
UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM
3.26.17. Agencja podjęła zobowiązania globalne na łączną kwotę 69,9 mln euro w celu pokrycia przyszłych wydatków związanych z nowymi zadaniami i systemami informatycznymi, które początkowo miały zostać powierzone Agencji w 2017 r., lecz dla których do końca roku nie przyjęto podstawy prawnej (przekształcenie rozporządzenia o Eurodac i dubliński system przydziału) lub przyjęto ją niewiele wcześniej (rozporządzenie w sprawie systemu wjazdu/wyjazdu przyjęte 30 listopada 2017 r.). Odnośne środki na płatności zostały zredukowane w dwóch budżetach korygujących o 85,6 mln euro: z początkowej kwoty 153,3 mln euro w budżecie pierwotnie poddanym pod głosowanie do 67,7 mln euro w ostatecznym przyjętym budżecie.
INFORMACJE NA TEMAT SPRAWOZDAŃ SŁUŻBY AUDYTU WEWNĘTRZNEGO
3.26.18. W grudniu 2017 r. Służba Audytu Wewnętrznego Komisji opublikowała sprawozdanie z audytu mechanizmów kontrolnych dotyczących procedur udzielania zamówień w Agencji 209 . Agencja opracowała plan działania dotyczący wszelkich obszarów, w których możliwe jest wprowadzenie usprawnień.
DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z UWAGAMI Z UBIEGŁYCH LAT
3.26.19. Przegląd działań naprawczych podjętych w wyniku uwag zgłoszonych przez Trybunał w poprzednich latach przedstawiono w załączniku.
ZAŁĄCZNIK
Działania podjęte w związku z uwagami z ubiegłych lat
| Rok | Uwagi Trybunału | Działania naprawcze (zrealizowane / w trakcie realizacji / niepodjęte / brak danych lub nie dotyczy) | |||
| 2013 | Zgodnie z rozporządzeniem ustanawiającym Agencję kraje włączone we wdrażanie, stosowanie i rozwijanie dorobku Schengen oraz środków dotyczących Eurodac zobowiązane są wnosić wkład do budżetu Agencji. W 2013 r., choć państwa stowarzyszone w ramach Schengen korzystały już z systemów zarządzanych przez Agencję, wciąż toczyły się negocjacje z Komisją. | W trakcie realizacji (poza kontrolą Agencji) | |||
| 2015 | Agencja podpisała z wykonawcą umowę ramową na kwotę 2 mln euro o świadczenie usług w zakresie obsługi zamówień (obsługa zamówień) w zakresie usług szkoleniowych, kształcenia i coachingu realizowanych przez zewnętrznych usługodawców (usługi szkoleniowe). Wykonawca wskazuje usługi szkoleniowe odpowiadające konkretnemu zgłoszonemu zapotrzebowaniu i podaje wycenę tych usług, doliczając opłatę za własną usługę obsługi zamówienia. W umowie ramowej nie wskazano jednak, że usługi obsługi zamówień powinny być zgodne z przepisami dotyczącymi udzielania zamówień zawartymi w regulaminie finansowym Agencji, w związku z czym obecny proces przedstawiania Agencji wyceny usług do zatwierdzenia nie gwarantuje, że usługi te są świadczone zgodnie z wszelkimi wymogami regulaminu finansowego. | Niepodjęte | |||
| 2015 | Nadal nie zostały dokonane ustalenia z państwami stowarzyszonymi w ramach Schengen (Szwajcaria, Liechtenstein, Islandia i Norwegia) dotyczące szczegółowych zasad ich uczestnictwa w działalności Agencji, w tym prawa głosu oraz wkładu do budżetu Agencji. W tej sytuacji państwa stowarzyszone w ramach Schengen wnoszą wkład na wydatki w tytule III (wydatki operacyjne) budżetu Agencji na podstawie uzgodnień zawartych w umowach stowarzyszeniowych podpisanych z UE. Nie wnoszą jednak wkładu w działania zaklasyfikowane do tytułów I i II (wynagrodzenia i inne wydatki administracyjne) budżetu Agencji. | W trakcie realizacji (poza kontrolą Agencji) | |||
| 2015 | Ze skontrolowanych postępowań o udzielenie zamówienia wynika, że Agencja podpisała umowy lub podjęła negocjacje z jednym wykonawcą, nie określając dokładnie zamawianych usług. Ogranicza to konkurencję i zwiększa zależność od tego jednego wykonawcy. Agencja powinna w miarę możliwości zawierać umowy z wieloma usługodawcami lub dokładniej określać zamawiane usługi. | Niepodjęte | |||
| 2016 | W 2016 r. Agencja otrzymała i zaakceptowała dostawy o wartości 2,8 mln euro, choć nie miała stosownego budżetu ani zobowiązań prawnych (umów). Ustanowiono je później ze skutkiem wstecznym w celu zalegalizowania nabycia dostaw. | Nie dotyczy | |||
| 2016 | W sprawozdaniu z audytu z lipca 2016 r. Służba Audytu Wewnętrznego Komisji stwierdziła, że zasadniczo forma i praktyczne wdrażanie procesów umożliwiają Agencji obsługiwanie systemów informatycznych SIS II, VIS i Eurodac w taki sposób, aby wymiana danych pomiędzy stosującymi je organami krajowymi miała charakter ciągły i nieprzerwany. Służba Audytu Wewnętrznego nie zwróciła uwagi na żadne szczególnie ważne kwestie, uznała jednak, że należy usprawnić wydajność procesów związanych z zarządzaniem konfiguracją i zarządzaniem zmianą, a także zarządzaniem wersjami i testami, problemami oraz zarządzaniem usługami i incydentami. Agencja i Służba Audytu Wewnętrznego uzgodniły plan dotyczący działań naprawczych. | W trakcie realizacji | |||
| 2016 | W tytule II (wydatki administracyjne) poziom przeniesień środków jest wysoki. Wynosi on 5 mln euro, co stanowi 63 % środków, na które zaciągnięto zobowiązania w tym tytule (w 2015 r. było to 9 mln euro, czyli 50 %). Jest to związane przede wszystkim z utrzymywaniem budynków i usługami doradczymi, które mają zostać zrealizowane w 2017 r. Tak wysoki poziom przeniesień, mający objąć przyszłoroczne działania, jest niezgodny z zasadą jednoroczności budżetu. | Nie dotyczy | |||
| 2016 | W czerwcu 2015 r. Agencja podpisała umowę o budowę siedziby w Strasburgu na kwotę 21,5 mln euro. Ustalono, że cena zostanie uiszczona głównie w trybie płatności ratalnych. Aby jednak zwiększyć wykorzystanie budżetu, Agencja zmieniła umowę w lipcu 2015 r., w wyniku czego preferowaną metodą płatności stały się płatności zaliczkowe. Do listopada 2016 r. Agencja wypłaciła pełną kwotę ujętą w umowie, choć roboty zostały ukończone w niespełna połowie. | W trakcie realizacji | |||
| 2016 | Podczas jednego ze spotkań, które odbyło się w 2016 r., przedstawiciel Komisji w zarządzie Agencji zajął się kwestią rosnących kosztów utrzymania. Wzrost ten można wprawdzie uzasadnić szeregiem czynników, takich jak stała praca nad systemami i rozbudowa ich funkcji, Trybunał wskazał jednak przypadki postępowań o udzielenie zamówienia, w których Agencja wybrała ofertę, nie sprawdziwszy, czy jest ona najkorzystniejsza. Przykładowo Agencja nabyła nową licencję na oprogramowanie za kwotę 4,6 mln euro w ramach umowy ramowej, nie sprawdziwszy, czy wykonawca objęty umową, działający jako pośrednik pomiędzy Agencją a potencjalnym dostawcą oprogramowania, wybrał najlepszą cenę. | Nie dotyczy | |||
| 2016 | W maju 2016 r. Agencja podpisała umowę ramową z konsorcjum na kwotę 194 mln euro dotyczącą dalszego rozwoju i utrzymania systemu VIS i systemu porównywania danych biometrycznych (BMS) na okres maksymalnie sześciu lat. W wyniku postępowania udzielono mu zamówienia. Główny wymóg techniczny, który oferenci musieli zaakceptować, dotyczył posiadania dostępu komercyjnego do technologii BMS. Ponieważ jednak przedsiębiorstwo, które opracowało technologię BMS, nie było zobowiązane umową do przyznania dostępu komercyjnego każdemu zainteresowanemu oferentowi, konkurencyjność postępowania była potencjalnie zagrożona. | Nie dotyczy | |||
| 2016 | W imieniu Komisji przeprowadzono zewnętrzną ocenę Agencji w okresie od marca do grudnia 2015 r., a jej wyniki przedstawiono w końcowym sprawozdaniu z oceny w marcu 2016 r. W wyniku oceny stwierdzono, że Agencja wniosła swój wkład w zarządzanie operacyjne wielkoskalowymi systemami informatycznymi w przestrzeni wolności, bezpieczeństwa i sprawiedliwości i skutecznie wypełnia swoje obowiązki. W celu dalszego usprawnienia zarządzania operacyjnego oceniający sformułowali 64 zalecenia, z których siedem jest uważane za kluczowe, a 11 za bardzo ważne. Agencja opracowała plan mający na celu wdrożenie zaleceń, który jest właśnie realizowany. | Nie dotyczy | |||
ODPOWIEDZI AGENCJI
3.26.8. Agencja przyjmuje do wiadomości tę uwagę. W przypadku zamówień średniej wartości Agencja regularnie publikuje ogłoszenia ex ante na swojej stronie internetowej zgodnie z art. 103 ust. 2 rozporządzenia finansowego.
3.26.9. W grudniu 2017 r. Komisja przedstawiła dwa wnioski dotyczące rozporządzenia ustanawiającego ramy dla interoperacyjności między unijnymi systemami informacyjnymi (w dziedzinie granic i wiz, jak również w zakresie współpracy policyjnej i sądowej, azylu i migracji). Ponadto przegląd mandatu Agencji (będący na ostatnich etapach przed przyjęciem) ustanawia odpowiedzialność za rozwój działań w zakresie interoperacyjności po przyjęciu odpowiednich wniosków legislacyjnych. Agencja jak dotąd wspierała wiedzą techniczną i specjalistyczną dyskusje grupy ekspertów wysokiego szczebla ds. systemów informacyjnych i interoperacyjności. Jednocześnie zainicjowano badanie (będące w toku) w celu uzyskania wyraźnego obrazu przyszłej architektury interoperacyjnych systemów informatycznych. Badanie obejmuje również ocenę wpływu oraz migrację, jak również plan integracji dla elementów interoperacyjności istniejących i przyszłych systemów.
3.26.10. Agencja potwierdza opóźnienie we wdrożeniu projektu budowy w Strasbourgu. Zwracamy uwagę, że zaliczki na rzecz wykonawcy były objęte wystarczającymi gwarancjami bankowymi, które są stopniowo zwalniane w miarę postępu odbieranych prac.
Przeniesienie pracowników do nowego budynku odbyło się po wstępnym odbiorze prac. Prace budowlane są kontynuowane w innym budynku i są związane z centrum danych.
Agencja podpisała umowę z zewnętrzną kancelarią prawną w celu uzyskania wsparcia prawnego dla tej umowy budowlanej. Dokonała ona analizy roszczenia wykonawcy i w imieniu eu-LISA złożyła odpowiedź na pozew przed sądem administracyjnym w Strasbourgu. Sąd nie wydał jeszcze wyroku.
3.26.11. Agencja przyjmuje do wiadomości tę uwagę. Zwracamy uwagę, że Agencja publikuje również ogłoszenia o naborze na stronach internetowych sieci agencji UE i na stronie EU-Training. Jednakże aby sprostać zasadom językowym EPSO, zgodnie z którymi wymagane jest tłumaczenie ogłoszeń o naborze na wszystkie języki unijne (np. szacunkowy koszt tłumaczenia jednego ogłoszenia o naborze na wszystkie języki unijne wynosi 12 tys. EUR), konieczne są dodatkowe zasoby finansowe na ten cel.
3.26.12. Agencja przyjmuje do wiadomości tę uwagę. W odniesieniu do elektronicznego składania ofert problemy techniczne na platformie prowadzonej przez DG DIGIT Komisji uniemożliwiły skorzystanie z tego narzędzia; dlatego też, podobnie jak inne agencje, Agencja nie była w stanie bezproblemowo wdrożyć platformę w 2017 r. Po uzyskaniu stabilności platformy Agencja zamierza korzystać z niej do swoich działań w zakresie zamówień.
3.26.13. Agencja przyjmuje do wiadomości ustalenia. Agencja planuje w dalszym ciągu zmniejszyć liczbę projektów, których realizacja jest opóźniona, i dlatego też zaczęła wdrażać działania w celu poprawy procesu planowania (zob. również ustalenie 3.26.16). Zgodnie z ramami kluczowych wskaźników wydajności Agencji (nr 22) przedstawionymi w skonsolidowanym rocznym sprawozdaniu z działalności za 2017 r. wskaźnik "zakończone projekty wobec zdefiniowanego parametru jakości, kosztów i czasu" ma wartość 8,79 %, co mieści się w zdefiniowanym celu 10 %. Ponadto w 2017 r. metodologię zarządzania projektami eu-LISA dostosowano i zaktualizowano w celu uzyskania lepszej harmonizacji ze strategią Agencji i zastosowania się do metodologii PRINCE2. Ostatnio wprowadzono narzędzie zarządzania projektami organizacji w celu umożliwienia dokładniejszej sprawozdawczości i wzmocnionego przydzielania zasobów w całej Agencji.
3.26.14. Agencja potwierdza wysoki poziom zaangażowania wykonawców zewnętrznych w projektach informatycznych (operacyjnych i organizacyjnych).
Tak wysoki poziom outsourcingu jest bezpośrednio związany z komunikatem KE COM/2013/0519 "Programowanie zasobów ludzkich i finansowych dla agencji zdecentralizowanych na lata 2014-2020". Kiedy utworzono Agencję w 2012 r. przyjęty plan zatrudnienia nie przewidywał wystarczającej liczby stanowisk w stosunku do ilości zadań powierzonych Agencji. Ponadto od 2013 r. znacznie zwiększono ilość zadań powierzonych Agencji, lecz odrzucano zapytania o dodatkowy personel, gdyż Agencja musiała wdrożyć redukcję personelu wymaganą w komunikacie KE (łącznie siedem stanowisk).
Aby zapewnić właściwy podział obowiązków, wykonawcy zaangażowani w zapewnianie jakości nie są zaangażowani w zapewnianie zewnętrznego wsparcia na rzecz zarządzania operacyjnego wielkoskalowymi systemami informatycznymi.
3.26.15. Agencja przyjmuje do wiadomości tę nadzwyczajną sytuację, gdy jeden z pracowników musiał tymczasowo przejąć dodatkowe zadania. Mianowanie to było siłą rzeczy spowodowane długą nieobecnością kierownika Wydziału Operacji i trwającą rekrutacją w celu zastąpienia innego nieobsadzonego stanowiska kierowniczego.
Agencja, jako środek łagodzący, mianowała innego członka personelu, kierownika Działu ds. Bezpieczeństwa, jako tymczasowego kierownika Działu ds. Operacji i Infrastruktury do czasu mianowania nowo zatrudnionego kierownika w dniu 1 lipca 2018 r.
3.26.16. Agencja przyjmuje do wiadomości tę uwagę. Aktualizacje systemów można tylko pokrótce opisać przy ogłoszeniu przetargu na umowę ramową, co wymaga negocjacji określonych aktualizacji, gdy znane są wymogi (np. gdy dojdzie do zmiany podstawy prawnej systemów). W ramach przeglądu swojej strategii zaopatrzenia Agencja zajmie się opcjami w zakresie zlecania, w tym przyjęcia metodologii popieranej przez IFPUG, w celu zmniejszenia stopnia zależności od jednego wykonawcy w zakresie aktualizacji. Plan działania w związku z audytem mechanizmów kontrolnych dotyczących procedur udzielania zamówień Służby Audytu Wewnętrznego Komisji z 2017 r. obejmuje elementy istotne dla tej uwagi.
3.26.17. Agencja przyjmuje do wiadomości tę uwagę. Ten scenariusz i powiązane zagrożenia określono już w 2016 r. i zostały one uwzględnione w preliminarzu dochodów i wydatków Agencji na 2017 r. Przez cały rok zarząd był regularnie informowany na temat ryzyka i ograniczeń związanych z przyjęciem dużych zobowiązań globalnych ze względu na opóźnienia w przyjęciu podstawy prawnej dla nowych zadań.
3.26.18. Agencja potwierdza te informacje.
3.27. EUROPEJSKA JEDNOSTKA WSPÓŁPRACY SĄDOWEJ (EUROJUST)
WSTĘP
3.27.1. Europejska Jednostka Współpracy Sądowej (zwana dalej "Eurojustem") z siedzibą w Hadze została ustanowiona decyzją Rady 2002/187/WSiSW 210 w celu zintensyfikowania walki z poważną przestępczością zorganizowaną. Jej zadaniem jest poprawa koordynacji dochodzeń i ścigania w sprawach obejmujących terytorium więcej niż jednego państwa członkowskiego Unii Europejskiej, jak również państw trzecich.
3.27.2. W tabeli przedstawiono najważniejsze dane liczbowe dotyczące Eurojustu 211 .
Tabela
Najważniejsze dane liczbowe dotyczące Eurojustu
| 2016 | 2017 | |
| Budżet (w mln euro) | 44 | 48 |
| Łączna liczba personelu na dzień 31 grudnia (1) | 245 | 242 |
| (1) Personel obejmuje urzędników, pracowników zatrudnionych na czas określony i pracowników kontraktowych oraz oddelegowanych ekspertów krajowych. Źródło: dane przekazane przez Eurojust. | ||
POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI PRZEDSTAWIONE PRZEZ TRYBUNAŁ PARLAMENTOWI EUROPEJSKIEMU I RADZIE - SPRAWOZDANIE NIEZALEŻNEGO KONTROLERA
| OPINIA |
| 3.27.3. Trybunał zbadał: |
| a) sprawozdanie finansowe Eurojustu obejmujące sprawozdanie finansowe 212 oraz sprawozdanie z wykonania budżetu 213 za rok budżetowy zakończony 31 grudnia 2017 r.; |
| b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania; zgodnie z wymogami art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE). |
| Wiarygodność rozliczeń |
| Opinia na temat wiarygodności rozliczeń |
| 3.27.4. W opinii Trybunału sprawozdanie Eurojustu za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach jego sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2017 r. oraz wyniki transakcji, przepływy pieniężne i zmiany w aktywach netto za zakończony w tym dniu rok budżetowy, zgodnie z przepisami regulaminu finansowego Eurojustu i z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji. Zasady te opierają się na powszechnie przyjętych międzynarodowych standardach rachunkowości sektora publicznego. |
| Legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw rozliczeń |
| Dochody |
| Opinia na temat legalności i prawidłowości dochodów leżących u podstaw rozliczeń |
| 3.27.5. W opinii Trybunału dochody leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
| Płatności |
| Opinia na temat legalności i prawidłowości płatności leżących u podstaw rozliczeń |
| 3.27.6. W opinii Trybunału płatności leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
3.27.7. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.
UWAGI DOTYCZĄCE NALEŻYTEGO ZARZĄDZANIA FINANSAMI I WYNIKÓW
3.27.8. Eurojust publikuje ogłoszenia o naborze na swojej stronie internetowej i w mediach społecznościowych, lecz nie na stronie internetowej Europejskiego Urzędu Doboru Kadr (EPSO), co zwiększyłoby przejrzystość i widoczność oraz umożliwiłoby obywatelom uzyskanie informacji w jednym miejscu o naborach ogłaszanych przez różne instytucje i agencje europejskie.
DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z UWAGAMI Z UBIEGŁYCH LAT
3.27.9. Przegląd działań naprawczych podjętych w wyniku uwag zgłoszonych przez Trybunał w ubiegłych latach przedstawiono w załączniku.
ZAŁĄCZNIK
Działania podjęte w związku z uwagami z ubiegłych lat
| Rok | Uwagi Trybunału | Działania naprawcze (zrealizowane / w trakcie realizacji / niepodjęte / brak danych lub nie dotyczy) |
| 2011 | W sprawozdaniu za rok budżetowy 2010 Trybunał odnotował, że należy rozważyć ponowne zdefiniowanie zadań i obowiązków dyrektora i Kolegium Eurojustu, aby uniknąć pokrywania się ich obowiązków wynikających z rozporządzenia ustanawiającego. W 2011 r. nie podjęto żadnych działań naprawczych w tym zakresie (1). | W trakcie realizacji (poza kontrolą Agencji) |
| 2016 | W tytule II (wydatki na działania wspierające) stwierdzono wysoki poziom przeniesień. Wyniosły one 6 446 530 euro, co stanowi 40 % środków, na które zaciągnięto zobowiązania w tym tytule (w 2015 r. było to 1,6 mln euro, czyli 22 %). Było to spowodowane głównie robotami wykraczającymi poza rok budżetowy i zamówieniami złożonymi w związku z przygotowaniem przeniesienia Eurojustu do nowej siedziby w 2017 r. (4 867 482 euro). | Nie dotyczy |
| (1) Nadal trwają prace nad nowym rozporządzeniem dotyczącym Eurojustu. | ||
ODPOWIEDZI EUROJUSTU
3.27.8. Procesy rekrutacji w Eurojuście rzeczywiście odbywają się bez udziału Europejskiego Urzędu Doboru Kadr. Takie podejście jest spowodowane ograniczeniami finansowymi wynikającymi ze stosowania przez Europejski Urząd Doboru Kadr wymogu tłumaczenia ogłoszeń o naborze na wszystkie 24 języki urzędowe UE.
3.28. AGENCJA UNII EUROPEJSKIEJ DS. WSPÓŁPRACY ORGANÓW ŚCIGANIA (EUROPOL)
WSTĘP
3.28.1. Agencja Unii Europejskiej ds. Współpracy Organów Ścigania (zwana dalej "Agencją", inaczej "Europol"), z siedzibą w Hadze, została ustanowiona rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/794 214 zastępującym i uchylającym decyzję Rady 2009/371/WSiSW 215 . Zadaniem Agencji jest wspieranie i wzmacnianie działań organów policyjnych i innych organów ścigania państw członkowskich, jak również ich wzajemnej współpracy w zakresie zapobiegania i zwalczania poważnej przestępczości dotykającej co najmniej dwóch państw członkowskich, terroryzmowi oraz formom przestępczości mającym wpływ na wspólny interes objęty polityką Unii.
3.28.2. W tabeli przedstawiono najważniejsze dane liczbowe dotyczące Agencji 216 .
Tabela
Najważniejsze dane liczbowe dotyczące Agencji
| 2016 | 2017 | |
| Budżet (w mln euro) | 104 | 118 |
| Łączna liczba personelu na dzień 31 grudnia (1) | 737 | 804 |
| (1) Personel obejmuje urzędników, pracowników zatrudnionych na czas określony i pracowników kontraktowych oraz oddelegowanych ekspertów krajowych. Źródło: dane przekazane przez Agencję. | ||
POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI PRZEDSTAWIONE PRZEZ TRYBUNAŁ PARLAMENTOWI EUROPEJSKIEMU I RADZIE - SPRAWOZDANIE NIEZALEŻNEGO KONTROLERA
| OPINIA |
| 3.28.3. Trybunał zbadał: |
| a) sprawozdanie finansowe Agencji obejmujące sprawozdanie finansowe 217 oraz sprawozdanie z wykonania budżetu 218 za rok budżetowy zakończony 31 grudnia 2017 r.; |
| b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania; zgodnie z wymogami art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE). |
| Wiarygodność rozliczeń |
| Opinia na temat wiarygodności rozliczeń |
| 3.28.4. W opinii Trybunału sprawozdanie Agencji za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach sytuację finansową Agencji na dzień 31 grudnia 2017 r. oraz wyniki transakcji, przepływy pieniężne i zmiany w aktywach netto za zakończony w tym dniu rok budżetowy, zgodnie z przepisami jej regulaminu finansowego i z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji. Zasady te opierają się na powszechnie przyjętych międzynarodowych standardach rachunkowości sektora publicznego. |
| Legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw rozliczeń |
| Dochody |
| Opinia na temat legalności i prawidłowości dochodów leżących u podstaw rozliczeń |
| 3.28.5. W opinii Trybunału dochody leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
| Płatności |
| Opinia na temat legalności i prawidłowości płatności leżących u podstaw rozliczeń |
| 3.28.6. W opinii Trybunału płatności leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
3.28.7. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.
UWAGI DOTYCZĄCE NALEŻYTEGO ZARZĄDZANIA FINANSAMI I WYNIKÓW
3.28.8. Agencja publikuje ogłoszenia o naborze na swojej stronie internetowej i w mediach społecznościowych, lecz nie na stronie internetowej Europejskiego Urzędu Doboru Kadr (EPSO), co zwiększyłoby przejrzystość i widoczność oraz umożliwiłoby obywatelom uzyskanie informacji w jednym miejscu o naborach ogłaszanych przez różne instytucje i agencje europejskie.
INFORMACJE NA TEMAT SPRAWOZDAŃ SŁUŻBY AUDYTU WEWNĘTRZNEGO
3.28.9. W 2017 r. Służba Audytu Wewnętrznego Komisji opublikowała sprawozdanie na temat udzielania zamówień w Europejskim Urzędzie Policji 219 . Agencja opracowała plan działania dotyczący wszelkich obszarów, w których możliwe jest wprowadzenie usprawnień.
DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z UWAGAMI Z UBIEGŁYCH LAT
3.28.10. Przegląd działań naprawczych podjętych w wyniku uwag zgłoszonych przez Trybunał w ubiegłych latach przedstawiono w załączniku.
ZAŁĄCZNIK
Działania podjęte w związku z uwagami z ubiegłych lat
| Rok | Uwagi Trybunału | Działania naprawcze (zrealizowane / w trakcie realizacji / niepodjęte / brak danych lub nie dotyczy) |
| 2016 | Tak jak w poprzednich latach w tytule II (wydatki administracyjne) stwierdzono wysoki poziom przeniesień. Wyniosły one 3,5 mln euro, co stanowi 39 % środków, na które zaciągnięto zobowiązania w tym tytule (w 2015 r. było to 4,2 mln euro, czyli 41 %). Było to związane głównie z wydatkami na siedzibę Agencji za 2016 r., za które faktury zostały wystawione przez państwo przyjmujące dopiero w 2017 r. (na kwotę 2 mln euro). | Nie dotyczy |
ODPOWIEDZI AGENCJI
3.28.8. W Europolu pracuje ponad 220 oficerów łącznikowych z państw członkowskich UE, a także z państw trzecich i organizacji. Wspólnym językiem roboczym Europolu jest język angielski, a zgodnie z wewnętrznymi ustaleniami językowymi Europolu przyjętymi przez zarząd procedury rekrutacyjne są przeprowadzane w języku angielskim, o ile nie wskazano inaczej. W związku z tym ogłoszenia o naborze Europolu publikowane są w języku angielskim. Europol prowadzi skuteczny i przejrzysty proces rekrutacji, a wskaźnik wakatów wyniósł 0 % na koniec 2017 r., podczas gdy w każdej z 89 procedur rekrutacji przeprowadzonych w 2017 r. było średnio 58 kandydatów na rekrutację. Publikacja na stronie internetowej Europejskiego Urzędu Doboru Kadr (EPSO) wymaga tłumaczenia ogłoszeń o naborze, poza językiem angielskim, na języki urzędowe UE. Biorąc pod uwagę dużą liczbę publikowanych co roku ogłoszeń o naborze, tłumaczenia na wszystkie języki urzędowe UE wiązałyby się z wysokimi kosztami i opóźnieniami w tym procesie. Priorytetem Europolu w zakresie wydatków budżetowych są potrzeby dotyczące realizacji działań operacyjnych, dlatego też tłumaczenia ogłoszeń o naborze na wszystkie języki urzędowe UE, w tym ich publikacji za pośrednictwem EPSO, dokonuje się tylko w pojedynczych przypadkach (np. w odniesieniu do stanowiska dyrektora (-ów) wykonawczego (-ów) lub jego (ich) zastępcy(-ów)).
3.29. AGENCJA PRAW PODSTAWOWYCH UNII EUROPEJSKIEJ (FRA)
WSTĘP
3.29.1. Agencja Praw Podstawowych Unii Europejskiej (zwana dalej "Agencją", inaczej "FRA") z siedzibą w Wiedniu została ustanowiona rozporządzeniem Rady (WE) nr 168/2007 220 . Agencja ma za zadanie zapewniać właściwym instytucjom Unii oraz państw członkowskich pomoc i wiedzę fachową przy wdrażaniu przez nie prawa wspólnotowego w zakresie praw podstawowych.
3.29.2. W tabeli przedstawiono najważniejsze dane liczbowe dotyczące Agencji 221 .
Tabela
Najważniejsze dane liczbowe dotyczące Agencji
| 2016 | 2017 | |
| Budżet (w mln euro) | 21 | 23 |
| Łączna liczba personelu na dzień 31 grudnia (1) | 105 | 108 |
| (1) Personel obejmuje urzędników, pracowników zatrudnionych na czas określony i pracowników kontraktowych oraz oddelegowanych ekspertów krajowych. Źródło: dane przekazane przez Agencję. | ||
POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI PRZEDSTAWIONE PRZEZ TRYBUNAŁ PARLAMENTOWI EUROPEJSKIEMU I RADZIE - SPRAWOZDANIE NIEZALEŻNEGO KONTROLERA
| OPINIA |
| 3.29.3. Trybunał zbadał: |
| a) sprawozdanie finansowe Agencji obejmujące sprawozdanie finansowe 222 oraz sprawozdanie z wykonania budżetu 223 za rok budżetowy zakończony 31 grudnia 2017 r.; |
| b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania; zgodnie z wymogami art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE). |
| Wiarygodność rozliczeń |
| Opinia na temat wiarygodności rozliczeń |
| 3.29.4. W opinii Trybunału sprawozdanie Agencji za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach sytuację finansową Agencji na dzień 31 grudnia 2017 r. oraz wyniki transakcji, przepływy pieniężne i zmiany w aktywach netto za zakończony w tym dniu rok budżetowy, zgodnie z przepisami jej regulaminu finansowego i z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji. Zasady te opierają się na powszechnie przyjętych międzynarodowych standardach rachunkowości sektora publicznego. |
| Legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw rozliczeń |
| Dochody |
| Opinia na temat legalności i prawidłowości dochodów leżących u podstaw rozliczeń |
| 3.29.5. W opinii Trybunału dochody leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
| Płatności |
| Opinia na temat legalności i prawidłowości płatności leżących u podstaw rozliczeń |
| 3.29.6. W opinii Trybunału płatności leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
3.29.7. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.
UWAGI DOTYCZĄCE WIARYGODNOŚCI ROZLICZEŃ
3.29.8. W trakcie tegorocznej kontroli wszystkich agencji UE Trybunał przeprowadził analizę środowiska księgowego, w tym pozycji w hierarchii i niezależności księgowych. W Agencji przełożonym księgowego jest kierownik działu obsługi administracyjnej. Trybunał stwierdził potrzebę wzmocnienia niezależności księgowego Agencji poprzez przesunięcie jego stanowiska pod zwierzchnictwo dyrektora Agencji (obowiązki administracyjne) i zarządu (obowiązki funkcyjne).
UWAGI DOTYCZĄCE NALEŻYTEGO ZARZĄDZANIA FINANSAMI I WYNIKÓW
3.29.9. W 2017 r. Agencja napotkała pewne trudności przy udzielaniu zamówień na badania, co wynikało z nierealistycznego oszacowania sytuacji na rynku. Co najmniej trzy postępowania w trybie przetargu nieograniczonego zakończyły się bez powodzenia, ponieważ do Agencji napłynęły jedynie oferty, które charakteryzowały się wprawdzie wymaganą jakością, ale znacznie przekraczały wyznaczoną maksymalną wartość zamówienia. Agencja ostatecznie udzieliła zamówienia w drodze innego postępowania, po modyfikacji specyfikacji przetargowych. Wiązało się to z dodatkowymi wydatkami administracyjnymi dla Agencji, a także miało negatywny wpływ na termin realizacji tych działań.
3.29.10. Zgodnie z ramowym rozporządzeniem finansowym agencje powinny wprowadzić jednolite rozwiązanie dotyczące elektronicznej wymiany informacji z osobami trzecimi uczestniczącymi w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego i przechowywania tych informacji (elektroniczne zamówienia publiczne) 224 ( 225 . Ponieważ wymóg ten obowiązuje wszystkie instytucje UE, Komisja opracowuje obecnie kompleksowe rozwiązanie teleinformatyczne, które obejmie wszystkie etapy postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. W 2010 r. Komisja wprowadziła narzędzie służące do elektronicznego fakturowania, w 2011 r. - narzędzie umożliwiające elektroniczną publikację dokumentów związanych z ogłoszeniami o zamówieniach w Dzienniku Urzędowym UE (elektroniczne procedury przetargowe), a w 2015 r. - narzędzie do elektronicznego składania ofert. Do końca 2017 r. Agencja wprowadziła elektroniczne fakturowanie w niektórych postępowaniach, lecz nie zaczęła jeszcze stosować elektronicznych procedur przetargowych ani elektronicznego składania ofert.
INFORMACJE NA TEMAT SPRAWOZDAŃ SŁUŻBY AUDYTU WEWNĘTRZNEGO I SPRAWOZDAŃ Z OCENY ZEWNĘTRZNEJ
3.29.11. W 2017 r. Służba Audytu Wewnętrznego Komisji przeprowadziła w Agencji kontrolę dotyczącą zarządzania i etyki 226 . Agencja opracowała plan działania dotyczący wszelkich obszarów, w których możliwe jest wprowadzenie usprawnień.
3.29.12. W 2017 r. w imieniu Komisji przeprowadzono ocenę zewnętrzną wyników osiągniętych przez Agencję w latach 2013-2017 227 . Agencja opracowała plan działania dotyczący wszelkich obszarów, w których możliwe jest wprowadzenie usprawnień.
DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z UWAGAMI Z UBIEGŁYCH LAT
3.29.13. Przegląd działań naprawczych podjętych w wyniku uwag zgłoszonych przez Trybunał w ubiegłych latach przedstawiono w załączniku.
ZAŁĄCZNIK
Działania podjęte w związku z uwagami z ubiegłych lat
| eb | Uwagi Trybunału | Działania naprawcze (zrealizowane / w trakcie realizacji / niepodjęte / brak danych lub nie dotyczy) |
| 2016 | Formalne subdelegacje udzielane przez urzędników zatwierdzających (delegowanych) nie zawsze były zgodne z uprawnieniami do zatwierdzania transakcji w systemie obiegu dokumentów ABAC. | Zrealizowane |
| 2016 | W tytule III (wydatki operacyjne) stwierdzono wysoki poziom przeniesień. Wyniosły one 5,2 mln euro, co stanowi 68 % środków, na które zaciągnięto zobowiązania w tym tytule (w 2015 r. było to 5,7 mln euro, czyli 70 %). Odzwierciedla to głównie charakter działań Agencji, które obejmują finansowanie badań trwających kilka miesięcy, często wykraczających poza rok budżetowy. Agencja może rozważyć wprowadzenie zróżnicowanych środków budżetowych w celu lepszego odzwierciedlenia wieloletniego charakteru operacji i nieuniknionych długich przerw między datami podpisywania i realizacji umów oraz płatności. | W trakcie realizacji |
ODPOWIEDZI AGENCJI
3.29.8. W wyniku reorganizacji Agencji, która to reorganizacja ma zostać zakończona do końca 2018 r., stanowisko księgowego zostanie przesunięte pod administracyjne zwierzchnictwo dyrektora i podlegać będzie bezpośrednio zarządowi (tak jak dotychczas). W celu utrzymania istniejącej synergii księgowy nadal będzie ściśle współpracować z działem obsługi administracyjnej.
3.29.9. Przetargi na wszystkie wspomniane badania ogłoszono w ramach postępowań w trybie przetargu nieograniczonego, a zatem postępowania te były otwarte dla wszystkich podmiotów gospodarczych. Takie rodzaje bardzo dużych badań przeprowadzanych przez FRA są dość rzadkie w UE, z uwagi na ich temat i konieczność ich przeprowadzenia we wszystkich państwach członkowskich UE. Ponadto Agencja dysponuje ograniczonymi środkami finansowymi na te działania. Jednak, ogłaszając w przyszłości takie zaproszenia do składania ofert, Agencja rozważy przeprowadzenie badań rynku, dokonując, w razie potrzeby, przeglądu wymogów technicznych oraz, w miarę możliwości, ponownej oceny priorytetu badań, które należy przeprowadzić. Niezależnie od powyższego udostępnienie większej ilości środków finansowych na wydatki operacyjne znacznie ułatwiłoby rozwiązanie tego problemu.
3.29.10. Elektroniczne procedury przetargowe i elektroniczne składanie ofert będą obowiązkowe od 1.1.2019 r. W 2018 r. Agencja rozpoczęła proces wprowadzania takich systemów i będą one dostępne w wyznaczonym terminie.
3.30. EUROPEJSKA AGENCJA STRAŻY GRANICZNEJ I PRZYBRZEŻNEJ (FRONTEX)
WSTĘP
3.30.1. Europejska Agencja Straży Granicznej i Przybrzeżnej (zwana dalej "Agencją", inaczej "Frontex") została ustanowiona rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/1624 228 , uchylającym rozporządzenie Rady (WE) nr 2007/2004 229 . Jej poprzedniczką była Europejska Agencja Zarządzania Współpracą Operacyjną na Zewnętrznych Granicach Państw Członkowskich. Obecna Agencja zachowała nazwę "Frontex" oraz siedzibę w Warszawie. Na mocy nowego rozporządzenia ustanawiającego rozszerzono uprawnienia Agencji i powierzono jej zadanie zintegrowanego zarządzania europejskimi granicami zewnętrznymi w celu skutecznego zarządzania przekraczaniem granic zewnętrznych. Wiąże się to między innymi z podjęciem wyzwań związanych z migracją i z przeciwdziałaniem potencjalnym przyszłym zagrożeniom na tych granicach, a tym samym z przyczynianiem się do zwalczania poważnych przestępstw o charakterze transgranicznym i zapewnieniem wysokiego poziomu bezpieczeństwa wewnętrznego w Unii przy jednoczesnym zagwarantowaniu swobodnego przepływu osób na jej terytorium.
3.30.2. W tabeli przedstawiono najważniejsze dane liczbowe dotyczące Agencji 230 .
Tabela
Najważniejsze dane liczbowe dotyczące Agencji
| 2016 | 2017 | |
| Budżet (w mln euro) | 251 | 281 |
| Łączna liczba personelu na dzień 31 grudnia (1) | 365 | 526 |
| (1) Rzeczywista obsada personalna Agencji, w tym urzędnicy, pracownicy zatrudnieni na czas określony i pracownicy kontraktowi oraz oddelegowani eksperci krajowi. Liczba stanowisk zatwierdzonych w ostatecznym planie zatrudnienia na 2017 r. była wyższa i obejmowała 352 stanowiska dla urzędników i pracowników zatrudnionych na czas określony oraz 303 stanowiska dla pracowników kontraktowych i oddelegowanych ekspertów krajowych. Źródło: dane przekazane przez Agencję. | ||
POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI PRZEDSTAWIONE PRZEZ TRYBUNAŁ PARLAMENTOWI EUROPEJSKIEMU I RADZIE - SPRAWOZDANIE NIEZALEŻNEGO KONTROLERA
| OPINIA |
| 3.30.3. Trybunał zbadał: |
| a) sprawozdanie finansowe Agencji obejmujące sprawozdanie finansowe 231 oraz sprawozdanie z wykonania budżetu 232 za rok budżetowy zakończony 31 grudnia 2017 r.; |
| b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania; zgodnie z wymogami art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE). |
| Wiarygodność rozliczeń |
| Opinia na temat wiarygodności rozliczeń |
| 3.30.4. W opinii Trybunału sprawozdanie Agencji za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach sytuację finansową Agencji na dzień 31 grudnia 2017 r. oraz wyniki transakcji, przepływy pieniężne i zmiany w aktywach netto za zakończony w tym dniu rok budżetowy, zgodnie z przepisami jej regulaminu finansowego i z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji. Zasady te opierają się na powszechnie przyjętych międzynarodowych standardach rachunkowości sektora publicznego. |
| Legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw rozliczeń |
| Dochody |
| Opinia na temat legalności i prawidłowości dochodów leżących u podstaw rozliczeń |
| 3.30.5. W opinii Trybunału dochody leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
| Płatności |
| Opinia na temat legalności i prawidłowości płatności leżących u podstaw rozliczeń |
| 3.30.6. W opinii Trybunału płatności leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
| Inne kwestie |
| 3.30.7. Wydatki Agencji w ramach dotacji znacznie wzrosły: z poziomu 123 mln euro (w 2016 r.) do 167 mln euro (w 2017 r.). W 2017 r., inaczej niż w poprzednich latach, Agencja nie przeprowadziła weryfikacji ex post dotyczących zwrotu wydatków w ramach dotacji. Zdaniem Agencji weryfikacje ex ante przeprowadzane przed zwrotem kosztów zostały usprawnione, a dzięki temu, że obejmują znaczną część wydatków, gwarantują obecnie wystarczającą pewność. Od 2014 r. Trybunał informował jednak konsekwentnie o tym, że dowody poniesienia wydatków zadeklarowanych przez państwa współpracujące często są niewystarczające, co potwierdziły także tegoroczne wyniki kontroli (zob. pkt 3.30.12 i 3.30.13). |
| 3.30.8. W 2016 r. Trybunał zalecił Agencji przeprowadzenie wnikliwej analizy w celu wskazania najwłaściwszego mechanizmu finansowania 233 . W nawiązaniu do tego Trybunał odnotowuje, że w przypadku działań operacyjnych pod koniec 2017 r. zarząd Agencji postanowił rozszerzyć stosowanie kosztów jednostkowych w miejsce zwrotu rzeczywiście poniesionych kosztów. Równolegle, w 2018 r., rozpoczęto realizację projektu pilotażowego dotyczącego ustalenia kosztów jednostkowych aktywów wykorzystywanych przez kraje współpracujące. Ponadto w czerwcu 2017 r. zarząd zatwierdził nową strukturę organizacyjną Agencji, która miała zacząć obowiązywać od 2018 r. Obejmuje ona utworzenie nowego biura inspekcji i kontroli, podlegającego bezpośrednio dyrektorowi wykonawczemu i zarządowi, w celu dostosowania istniejącej organizacji Agencji do nowych uprawnień (zob. pkt 3.30.9). |
3.30.9. W odpowiedzi na kryzys migracyjny, w obliczu którego stoi Unia Europejska, w 2016 r. znacznie poszerzono uprawnienia Agencji. Budżet Agencji w 2016 r. wzrósł o 75 %, a w 2017 r. ponownie zwiększył się o 21 % w stosunku do poprzedniego roku. Liczba personelu wzrosła o 18 % w 2016 r., a w kolejnym roku o kolejne 43 %. Wciąż trwają prace nad dostosowaniem systemów i procedur, tak by były one funkcjonalne w nowych okolicznościach i w świetle nowych uprawnień. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału i należy je odczytywać z uwzględnieniem wyzwań, z którymi musiała się zmierzyć Agencja.
UWAGI DOTYCZĄCE LEGALNOŚCI I PRAWIDŁOWOŚCI TRANSAKCJI
3.30.10. W następstwie przetargu nieograniczonego Agencja otrzymała cztery oferty usług przewozu promem migrantów w granicach Grecji. Trzy oferty spełniały kryteria wyboru, jedna zaś została wykluczona z postępowania. Jedynym kryterium udzielenia zamówienia była cena. W kwietniu 2017 r. Agencja podpisała umowę ramową na kwotę 2 mln euro na okres trzech lat z przewoźnikiem promowym oferującym najniższą cenę. Zdolność przewozowa wykonawcy była jednak sezonowo ograniczona, w związku z czym miał on problemy z realizacją warunków umowy. Spowodowało to rozwiązanie umowy przez Agencję z końcem 2017 r. W celu zapewnienia ciągłości usług w listopadzie 2017 r. Agencja podpisała na pozostały okres nową umowę ramową na kwotę 1,8 mln euro z oferentem, który uzyskał drugą pozycję w postępowaniu o udzielenie zamówienia, gdyż zaoferował drugą w kolejności najniższą cenę. Agencja nie negocjowała warunków tej zastępczej umowy z drugim i trzecim w kolejności oferentem, lecz podpisała nową umowę na podstawie pierwotnej oferty złożonej przez drugiego w kolejności oferenta. Bezpośrednie udzielenie zamówienia i podpisanie umowy zastępczej było nieprawidłowe, ponieważ pierwotne postępowanie zostało zamknięte, a nie przeprowadzono żadnej procedury negocjacyjnej w celu ustalenia warunków, które obowiązywałyby do czasu rozstrzygnięcia nowego przetargu nieograniczonego. W ramach umowy zastępczej w 2017 r. nie dokonano żadnych płatności.
3.30.11. Regulamin pracowniczy stanowi, że w przypadku zewnętrznej procedury selekcyjnej personel tymczasowy może zostać zatrudniony tylko w grupach zaszeregowania SC 1, SC 2, AST 1 - AST 4 lub AD 5 - AD 8 234 . W 2017 r. Agencja zatrudniła dwóch pracowników w wyższych grupach zaszeregowania AST (w 2016 r. było ich 14). Zatrudnienie w tych grupach zaszeregowania jest nieprawidłowe.
UWAGI DOTYCZĄCE MECHANIZMÓW KONTROLI WEWNĘTRZNEJ
3.30.12. W 2017 r. Agencja udzieliła wsparcia na rzecz islandzkiej straży przybrzeżnej w związku z rozmieszczeniem jej samolotu w Grecji. Przed zwrotem wydatków zadeklarowanych przez Islandię Agencja zwróciła się o przedstawienie faktur jako dowodów w przypadku jednej kategorii zadeklarowanych wydatków. Faktury takie nigdy nie zostały przedstawione, a mimo to Agencja zwróciła około 440 000 euro. W tym przypadku weryfikacje ex ante okazały się więc nieskuteczne.
3.30.13. Agencja współfinansowała też rozmieszczenie jednego samolotu wykorzystywanego przez hiszpańską żandarmerię wojskową (Guardia Civil). Ze względu na brak dokumentacji poświadczającej zadeklarowane wydatki na inspekcje i konserwację Agencja dokonała zwrotu w wysokości 430 000 euro na podstawie średniego kosztu za godzinę lotu. Ten średni koszt został obliczony zgodnie z pułapami cenowymi stosowanymi w umowach dotyczących prac w zakresie inspekcji i konserwacji zawieranych pomiędzy władzami hiszpańskimi a prywatnymi wykonawcami. Istnieje ryzyko, że faktycznie poniesione koszty były niższe niż zwrócona kwota.
3.30.14. Agencja przeniosła się wprawdzie do swojej obecnej siedziby już w 2014 r., wciąż jednak nie posiada ona kompleksowego planu ciągłości działania zatwierdzonego przez zarząd.
UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM
3.30.15. Poziom anulowanych przez Agencję środków na zobowiązania przeniesionych z poprzedniego roku w celu dokonania zwrotu wydatków krajów uczestniczących we wspólnych operacjach ponownie był wysoki i wyniósł 7,7 mln euro, tj. 16,5 % przeniesionych środków (w 2016 r. było to 5,6 mln euro, czyli 17,6). Oznacza to, że kraje uczestniczące znów znacznie przeszacowały wydatki, które mają zostać zwrócone przez Agencję. Mimo faktu, że przeniesione środki na rzecz wspólnych operacji musiały zostać anulowane przez dwa lata z rzędu, w 2017 r. Agencja przeniosła 9,6 mln euro z innych linii budżetowych na rzecz wspólnych operacji, co przyczyniło się do ponownego przeniesienia środków w wysokości 40,5 mln euro. Na wspólne operacje przypada 69 % łącznej kwoty środków anulowanych w 2017 r. (11,1 mln euro) i 46 % łącznej kwoty środków przeniesionych na 2018 r. (87,6 mln euro).
3.30.16. W 2017 r. wysokość środków dostępnych na operacje powrotowe wyniosła 66,5 mln euro. Operacje te jednak nie były realizowane proporcjonalnie do wysokości dostępnych środków. W związku z tym Agencja zwróciła Komisji 13,5 mln euro, co stanowi 20,3 % środków (w 2016 r. było to 23 mln euro, czyli 37,5 %). Dodatkowo Agencja zwróciła 4 mln euro zapisane w tytule I (koszty osobowe) swojego budżetu, ponieważ w 2017 r. nie mogła zatrudnić zaplanowanej liczby nowych pracowników.
3.30.17. Wstępny budżet Agencji na 2017 r. obejmował obowiązkową finansową rezerwę operacyjną w wysokości 8,8 mln euro na finansowanie uruchamiania szybkich interwencji na granicy i interwencji powrotowych 235 . We wrześniu, a następnie w październiku 2017 r. Agencja przeniosła jednak każdorazowo 1,9 mln euro (co dało łącznie 3,8 mln euro) ze środków rezerwy do budżetu operacyjnego w celu sfinansowania innych działań. Żadne z tych przeniesień nie jest zgodne z regulaminem finansowym Agencji.
3.30.18. Budżet Agencji na 2017 r. obejmował też nieobowiązkową rezerwę wynoszącą 11,9 mln euro na nieprzewidziane potrzeby operacyjne. W wyniku przeniesień z innych linii budżetowych oraz zmiany budżetu kwota środków wykorzystanych w ramach rezerwy wyniosła 24,7 mln, co stanowi 8,1 % początkowego budżetu. Agencja wykorzystała jednak rezerwę głównie do sfinansowania operacji standardowych (8,4 mln euro) oraz do sfinansowania projektu dotyczącego zdalnego nadzoru prowadzonego z powietrza (drony, 7 mln euro), na który pierwotnie przeznaczyła tylko 1,1 mln euro. Budżetowanie środków i korzystanie z nieobowiązkowych rezerw finansowych nie są zgodne z zasadą specyfikacji budżetu i naruszają jego przejrzystość.
UWAGI DOTYCZĄCE NALEŻYTEGO ZARZĄDZANIA FINANSAMI I WYNIKÓW
3.30.19. Agencja publikuje ogłoszenia o naborze na swojej stronie internetowej i w innych mediach, lecz nie na stronie internetowej Europejskiego Urzędu Doboru Kadr (EPSO), co zwiększyłoby przejrzystość i widoczność oraz umożliwiłoby obywatelom uzyskanie informacji w jednym miejscu o naborach ogłaszanych przez różne instytucje i agencje europejskie.
3.30.20. Zgodnie z ramowym rozporządzeniem finansowym agencje powinny wprowadzić jednolite rozwiązanie dotyczące elektronicznej wymiany informacji z osobami trzecimi uczestniczącymi w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego i przechowywania tych informacji (elektroniczne zamówienia publiczne) 236 , 237 . Ponieważ wymóg ten obowiązuje wszystkie instytucje UE, Komisja opracowuje obecnie kompleksowe rozwiązanie teleinformatyczne, które obejmie wszystkie etapy postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. W 2010 r. Komisja wprowadziła narzędzie służące do elektronicznego fakturowania, w 2011 r. - narzędzie umożliwiające elektroniczną publikację dokumentów związanych z ogłoszeniami o zamówieniach w wersji elektronicznej Dziennika Urzędowego UE (elektroniczne procedury przetargowe), a w 2015 r. - narzędzie do elektronicznego składania ofert. Według Komisji do końca 2017 r. Agencja wprowadziła elektroniczne fakturowanie i elektroniczne procedury przetargowe w niektórych postępowaniach, lecz nie wprowadziła elektronicznego systemu składania ofert.
DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z UWAGAMI Z UBIEGŁYCH LAT
3.30.21. Przegląd działań naprawczych podjętych w wyniku uwag zgłoszonych przez Trybunał w ubiegłych latach przedstawiono w załączniku.
ZAŁĄCZNIK
Działania podjęte w związku z uwagami z ubiegłych lat
| Rok | Uwagi Trybunału | Działania naprawcze (zrealizowane / w trakcie realizacji / niepodjęte / brak danych lub nie dotyczy) | |||
| 2013 | Uzgodnienie przedstawionych przez dostawców zestawień na koniec roku przysporzyło znacznych trudności. Konieczne jest bardziej regularne monitorowanie sald dostawców i wcześniejsze analizowanie różnic. | W trakcie realizacji | |||
| 2013 | Agencja rozpoczęła działalność w 2005 r. i do tej pory funkcjonuje na podstawie korespondencji i wymiany ustaleń z przyjmującym ją państwem członkowskim. Nie podpisano jednak kompleksowej umowy w sprawie siedziby pomiędzy Agencją a państwem członkowskim. Umowa taka przyczyniłaby się do dalszego zwiększenia przejrzystości co do warunków prowadzenia działalności przez Agencję i jej personel. | Zrealizowane | |||
| 2014 | Zauważono znaczną poprawę w kontrolach ex ante i ex post dotyczących wydatków deklarowanych przez kraje współpracujące w ramach umów o udzielenie dotacji. Dokumentacja na poparcie deklarowanych wydatków przekazana przez kraje współpracujące nie zawsze jest jednak wystarczająca. Ponadto nie wymagano żadnych świadectw kontroli, pomimo że przepisy wykonawcze do rozporządzenia finansowego UE zalecają dostarczenie takiego świadectwa w przypadku dotacji powyżej określonego progu (1). Świadectwa kontroli zwiększyłyby stopień pewności co do legalności i prawidłowości transakcji związanych z dotacjami. | W trakcie realizacji w odniesieniu do kontroli ex ante i ex post Zrealizowane w odniesieniu do świadectw kontroli | |||
| 2014 | Duża i wciąż rosnąca liczba umów o udzielenie dotacji oraz zakres związanych z tymi umowami wydatków, które podlegają weryfikacji i zwrotowi przez Agencję, rodzi pytanie, czy można zastosować bardziej wydajne i efektywne kosztowo alternatywne mechanizmy finansowania. | W trakcie realizacji (2) | |||
| 2014 | Należy dopracować obliczanie składek wpływających od państw stowarzyszonych w ramach Schengen (Szwajcarii, Liechtensteinu, Islandii i Norwegii), tak aby lepiej odzwierciedlały odnośne przepisy prawa (3). Przykładowo składki powinny być obliczane na podstawie ostatecznych dotacji rocznych otrzymanych od Komisji Europejskiej, a nie dotacji zaplanowanych w budżecie. | Zrealizowane | |||
| 2015 | W ramach kontroli ex post dotyczącej Islandii, którą Agencja przeprowadziła w październiku 2015 r., wykryto nieprawidłowe płatności na kwotę 1,4 mln euro związane z amortyzacją statku wykorzystanego w siedmiu wspólnych operacjach od 2011 do 2015 r. Islandzka straż przybrzeżna zwróciła się o zwrot z tytułu amortyzacji tego statku, mimo że minął już okres użyteczności przewidziany w wytycznych Agencji. Agencja ma wprawdzie prawo odzyskać nieprawidłowe płatności dokonane w ciągu ostatnich pięciu lat, jednak ogłosiła, że odzyska jedynie płatności dokonane od stycznia 2015 r., których kwota wynosi 0,6 mln euro. | W trakcie realizacji | |||
| 2015 | Fundusz Bezpieczeństwa Wewnętrznego (ISF) został ustanowiony na lata 2014-2020. Składają się na niego dwa instrumenty - Fundusz Bezpieczeństwa Wewnętrznego dotyczący granic i wiz oraz dotyczący policji - w ramach których udostępniono odpowiednio 2,8 mld euro i 1 mld euro na finansowanie działań. W ramach funduszu dotyczącego granic i wiz Komisja zwraca państwom członkowskim koszty zakupu środków transportu, takich jak pojazdy i statki wodne, jak również bieżące koszty ich konserwacji i zużycia paliwa. Agencja również zwraca takie koszty uczestnikom wspólnych operacji. Istnieje więc nierozwiązany dotąd problem ryzyka podwójnego finansowania (4). | W trakcie realizacji | |||
| 2015 | Państwa uczestniczące w operacjach na granicach deklarują poniesione koszty na podstawie formularzy deklaracji kosztów, obejmujących "wydatki stałe" (amortyzacja i konserwacja), "wydatki zmienne" (głównie paliwo) oraz "koszty delegacji" (głównie diety i inne wydatki związane z załogą). Zadeklarowane koszty opierają się na rzeczywistych wartościach i są podawane zgodnie z krajowymi normami, co prowadzi do zróżnicowanego podejścia wśród państw uczestniczących i tworzy szczególnie uciążliwy system dla wszystkich zaangażowanych podmiotów. W sprawozdaniu specjalnym nr 12/2016 Trybunał zalecił agencjom korzystanie we wszystkich stosownych przypadkach z uproszczonych form kosztów w celu uniknięcia tego rodzaju przypadków braku wydajności (5). | W trakcie realizacji | |||
| 2016 | Przepisy poprzedniego rozporządzenia ustanawiającego Agencję, które obowiązywało do dnia 5 października 2016 r., przewidywały finansowanie wspólnych operacji powrotowych przeprowadzanych wraz państwami uczestniczącymi. Krajowe operacje powrotowe uznano za kwalifikujące się do objęcia wsparciem dopiero w ramach nowego rozporządzenia ustanawiającego. Niemniej jednak w okresie od stycznia do października 2016 r. Agencja sfinansowała krajowe operacje powrotowe na kwotę 3,6 mln euro. Płatności te są nieprawidłowe. | Nie dotyczy | |||
| 2016 | Regulamin pracowniczy stanowi, że w przypadku zewnętrznej procedury selekcyjnej personel tymczasowy może być zatrudniony tylko w grupach zaszeregowania SC 1 do SC 2, AST 1 do AST 4 lub AD 5 do AD 8 (6). W 2016 r. Agencja zatrudniła 14 pracowników w wyższych grupach zaszeregowania AST. Zatrudnienie w tych grupach zaszeregowania jest nieprawidłowe. | Niepodjęte | |||
| 2016 | W tytule II (wydatki administracyjne) i tytule III (wydatki operacyjne) stwierdzono wzrost poziomu przeniesień. W tytule II kwota tych przeniesień wyniosła 6,4 mln euro, co stanowi 43 % środków, na które zaciągnięto zobowiązania w tym tytule (w 2015 r. było to 3,2 mln euro, czyli 38 %), a w tytule III - 67,3 mln euro, czyli 37 % środków (w 2015 r. było to 40,2 mln euro, czyli 35 %). Głównym powodem tego wzrostu są zamówienia i operacje wykraczające poza rok budżetowy. Agencja może rozważyć wprowadzenie zróżnicowanych środków budżetowych w celu lepszego odzwierciedlenia nieuniknionych opóźnień między zobowiązaniami prawnymi, realizacją zamówień i operacjami a powiązanymi płatnościami. | W trakcie realizacji | |||
| 2016 | W tytule III (wydatki operacyjne) stwierdzono wysoki poziom anulowanych środków przeniesionych z 2015 r. Ich kwota wyniosła 6,4 mln euro (16 %), co wynikało z przeszacowania kosztów z 2015 r., które wciąż należało zwrócić państwom uczestniczącym w 2016 r. Konieczne jest uzyskiwanie bardziej precyzyjnych oszacowań kosztów oraz bardziej terminowa sprawozdawczość na temat kosztów ze strony państw współpracujących. | W trakcie realizacji | |||
| 2016 | W ramach rozszerzonych uprawnień Agencji dużą wagę przywiązuje się do operacji powrotowych. W budżecie na 2016 r. przeznaczono na ten cel kwotę w wysokości 63 mln euro. Niemniej jednak kwota 23 mln euro, czyli 37,5 % środków przeznaczonych na te operacje, została zwrócona do budżetu UE, ponieważ przeprowadzono mniejszą liczbę operacji powrotowych niż zakładano. Do sytuacji tej przyczyniło się znaczne opóźnienie w postępowaniu o udzielenie zamówienia na umowę ramową o wartości 50 mln euro dotyczącą wynajmu samolotów i powiązanych usług na potrzeby operacji powrotowych organizowanych przez Agencję. Opóźnienie to w dalszym ciągu wpływa negatywnie na liczbę takich operacji. Choć rozpoczęcie tego postępowania planowano na marzec 2016 r., do końca roku nie zostało ono ogłoszone. | Nie dotyczy | |||
| 2016 | W dniu 22 grudnia 2015 r. Komisja i Agencja, współbeneficjent i koordynator trzech pozostałych współbeneficjentów (EASO, IOM i UNHCR) (7), podpisali umowę o dofinansowanie na kwotę 5,5 mln euro w związku ze wsparciem regionalnym na rzecz zarządzania migracją dostosowanego do wymogów udzielania ochrony w krajach Bałkanów Zachodnich i w Turcji na okres trzech lat, począwszy od dnia 1 stycznia 2016 r. Niemniej jednak porozumienia o współpracy z tymi trzema partnerami (zobowiązania prawne), których wartość wyniosła 3,4 mln euro, zostały podpisane dopiero w okresie od sierpnia do listopada 2016 r. W przypadku dwóch porozumień zobowiązania budżetowe, za pośrednictwem których środki powinny były zostać uwolnione przed zaciągnięciem zobowiązań prawnych, zostały podpisane dopiero w październiku i grudniu 2016 r. Ponadto kwota zobowiązań budżetowych wyniosła 1,2 mln euro, obejmując zaledwie płatności zaliczkowe. Tego rodzaju procedura jest niezgodna z przepisami rozporządzenia finansowego dotyczącymi zarządzania budżetem, a późne podpisanie porozumień spowodowało niepewność co do współpracy operacyjnej między partnerami. | Nie dotyczy | |||
| 2016 | Plan zatrudnienia w Agencji obejmuje 275 stanowisk w przypadku urzędników i pracowników zatrudnionych na czas określony (8). Do końca 2016 r. obsadzono jedynie 197 z tych stanowisk, czyli 71 %, głównie z uwagi na fakt, że 50 nowych stanowisk utworzono dopiero w październiku 2016 r. i nabór na nie wciąż się nie zakończył. Agencja zazwyczaj boryka się z trudnościami ze znalezieniem pracowników o wymaganym profilu, częściowo z powodu wartości współczynnika korygującego (66,7 %). | W trakcie realizacji | |||
| 2016 | Po rozszerzeniu uprawnień Agencji jej personel zwiększy się ponad dwukrotnie - z 365 pracowników w 2016 r. do 1 000 pracowników w 2020 r. (9). Wzrost ten nie był oparty na rzetelnym oszacowaniu potrzeb. | Nie dotyczy | |||
| 2016 | Planowane zwiększenie liczby pracowników będzie wymagało dodatkowej powierzchni biurowej. Agencja wraz z Komisją i państwem przyjmującym bada możliwości uwzględnienia tych potrzeb. | Zrealizowane | |||
| (1) Rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 1268/2012 (Dz.U. L 362 z 31.12.2012, s. 1). (2) Art. 3 ust. 4 rozporządzenia Rady (WE) nr 2007/2004 ogranicza formy współfinansowania wspólnych operacji przez Agencję do dotacji. (3) Porozumienie między Wspólnotą Europejską, z jednej strony, a Konfederacją Szwajcarską i Księstwem Liechtensteinu, z drugiej strony, w sprawie warunków uczestnictwa tych państw w działaniach Europejskiej Agencji Zarządzania Współpracą Operacyjną na Zewnętrznych Granicach Państw Członkowskich Unii Europejskiej (Dz.U. L 243 z 16.9.2010, s. 4); Porozumienie między Wspólnotą Europejską a Republiką Islandii i Królestwem Norwegii w sprawie warunków uczestnictwa tych państw w Europejskiej Agencji Zarządzania Współpracą Operacyjną na Zewnętrznych Granicach Państw Członkowskich Unii Europejskiej (Dz.U. L 188 z 20.7.2007, s. 19). (4) Trybunał odniósł się do tego ryzyka w pkt 39 i zaleceniu 4 sprawozdania specjalnego nr 15/2014 "Fundusz Granic Zewnętrznych przyczynił się do większej solidarności finansowej, lecz konieczne jest znalezienie lepszych metod pomiaru wyników Funduszu i dalsze zwiększenie jego wartości dodanej UE". (5) Zalecenie 1 sprawozdania specjalnego Trybunału nr 12/2016 "Agencje nie zawsze wykorzystują dotacje we właściwy i jednoznacznie skuteczny sposób". (6) Art. 53 ust. 2 regulaminu pracowniczego. (7) Europejski Urząd Wsparcia w dziedzinie Azylu (Malta), Międzynarodowa Organizacja ds. Migracji (Belgrad) i Wysoki Komisarz Narodów Zjednoczonych ds. Uchodźców (Genewa). (8) Zatwierdzono dodatkowo 192 stanowiska dla pracowników kontraktowych oraz oddelegowanych ekspertów krajowych. (9) Wniosek dotyczący rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Europejskiej Straży Granicznej i Przybrzeżnej oraz uchylającego rozporządzenie (WE) nr 2007/2004, rozporządzenie (WE) nr 863/2007 i decyzję Rady 2005/267/WE (COM/2015/ 0671 final - 2015/0310 (COD)). | |||||
ODPOWIEDZI AGENCJI
UWAGI DOTYCZĄCE LEGALNOŚCI I PRAWIDŁOWOŚCI TRANSAKCJI
3.30.10. Po podjęciu przez Frontex decyzji o rozwiązaniu umowy należało zapewnić kontynuację świadczenia usług do czasu wyboru nowego kontrahenta.
Biorąc pod uwagę ograniczenia na lokalnym rynku (niewielka liczba podmiotów świadczących wymagane usługi), za najwłaściwsze rozwiązanie uznano zawarcie "umowy pomostowej" ze spółką, która w pierwszej procedurze przetargowej wyboru przewoźnika promowego zajęła drugie miejsce. Nie można zatem stwierdzić, że kontynuowano zamkniętą procedurę przetargową. Agencja wzięła pod uwagę wcześniejsze doświadczenie przewoźnika w świadczeniu usług promowych na rzecz Fronteksu i pozytywne oceny tych usług; zaproponowany przez usługodawcę statek promowy spełniał wszystkie minimalne wymogi techniczne. Wykonawca był skłonny świadczyć usługi na warunkach określonych i zaoferowanych w pierwszej procedurze przetargowej.
W listopadzie 2017 r. podpisano klauzulę wyjątkową uzasadniającą podjętą decyzję. Umowa pomostowa została podpisana przez strony w grudniu 2017 r. i weszła w życie w styczniu 2018 r.
Zastosowanie kryterium ceny jako jedynego kryterium poddano wnikliwej analizie i oparto na doświadczeniach agencji Frontex związanych z korzystaniem z przewozów promowych między wyspami greckimi a Turcją w ramach operacji readmisji prowadzonych w ciągu ostatnich dwóch lat. Ograniczenia lokalnego rynku, tzn. niewielka liczba przewoźników i wąska oferta statków promowych uniemożliwiły zastosowanie jakościowych kryteriów udzielenia zamówienia. Agencja Frontex potrzebowała usług w postaci przewozów na krótkich dystansach między greckimi wyspami a Turcją w ramach readmisji osób powracających, którą przeprowadza się na mocy umowy o readmisji zawartej między UE a Turcją. Położono nacisk na zapewnienie świadczenia usług w bezpiecznym otoczeniu i z poszanowaniem praw podstawowych.
3.30.11. Zgodnie z ostatnim akapitem art. 31 ust. 2 regulaminu pracowniczego ("[...]Dla potrzeb ustalenia szczególnych potrzeb instytucji podczas naboru urzędników można również uwzględnić warunki rynku pracy przeważające w Unii..."), Agencja Frontex wzięła pod uwagę warunki panujące na rynku pracy (= niski współczynnik korygujący w porównaniu z wymaganym doświadczeniem zawodowym), przydzielając wyższe stopnie zaszeregowania w grupie funkcyjnej AST. Znalazło to odzwierciedlenie w planach zatrudnienia (stanowiących integralną część budżetu) i nie zostało zakwestionowane przez władze budżetowe.
Od marca 2017 r. Agencja Frontex nie zatrudnia żadnych kandydatów zewnętrznych na stopnie zaszeregowania wyższe niż AST 4.
UWAGI DOTYCZĄCE MECHANIZMÓW KONTROLI WEWNĘTRZNEJ
3.30.12. Koszty inspekcji/konserwacji są zdefiniowane jako "Koszty związane ze wszystkimi inspekcjami/pracami konserwacyjnymi (...) dokonywanymi w trakcie całego okresu użytkowania środka (...). Stawka oparta na danych przekazanych przez producenta lub przez jednostkę ds. prac konserwacyjnych organu wdrażającego dany środek".
W związku z tym stawka godzinowa może przyjąć formę deklaracji kosztów przedstawianej przez beneficjentów w oparciu o szacunkowe obliczenia producenta, lub ceny odpowiadającej kosztom rzeczywistym poniesionym w poprzednich latach, lub prognozy kosztów na podstawie danych referencyjnych dotyczących podobnych środków, jeżeli dany środek jest nowy i odpowiednie dane nie są dostępne. Dostarczenie faktur (lub, z powodu ilości danych, równoważnej dokumentacji księgowej) jest możliwe tylko wtedy, gdy stawkę godzinową ustala się na podstawie kosztów faktycznie poniesionych w roku odniesienia. Jeżeli faktury nie są dostępne, istnieje jednak możliwość określenia przez beneficjenta stawki godzinowej w oparciu o średnie ceny odniesienia.
Tak było w przypadku wybranej płatności, ponieważ islandzka straż przybrzeżna przekazała agencji Frontex szacunkową kalkulację stawek godzinowych. Dokumenty dostarczone przez islandzką straż przybrzeżną odzwierciedlają wyniki kontroli ex post przeprowadzonych na Islandii w 2015 r., kiedy zespół ds. kontroli ex post Agencji Frontex odwiedził punkt konserwacji i zweryfikował dokumenty przedstawione przez islandzką straż przybrzeżną, stanowiące podstawę metodologii obliczeń.
Z tego względu dokument przedstawiony przez Islandię stanowi zdaniem Frontex wystarczającą podstawę do zatwierdzenia wydatków.
3.30.13. Łączną kwotę wynikającą ze stawek godzinowych za wszystkie inspekcje/prace konserwacyjne stałopłatów obliczono na podstawie treści trzech umów:
- Konserwacja silników - podpisano umowę na maksymalną kwotę 9 010 475,50 EUR; podstawą płatności jest przy tym stawka godzinowa za prace konserwacyjne wykonywane na jednym silniku. Guardia Civil obciąża Agencję Frontex kosztami obliczanymi na podstawie wskazanej w umowie godzinowej stawki za konserwację silnika. Jeśli konserwacja silników wymagać będzie mniejszych nakładów czasu, przyjęty pułap nie zostanie osiągnięty. Całkowita wartość zamówienia nie ma zatem w tym przypadku znaczenia, ponieważ istotna jest stawka godzinowa.
- Ogólne prace konserwacyjne - zgodnie z postanowieniami właściwej umowy jest to umowa określająca wartość całkowitą (a nie umowa ramowa); co miesiąc wykonawca wystawia faktury za określone czynności. Agencja przyjmuje, że po zakończeniu okresu obowiązywania umowy Guardia Civil zapłaci łączną kwotę wskazaną w umowie. Stawkę godzinową oblicza się, dzieląc koszt całkowity przez liczbę godzin lotu.
- Dostawa części zamiennych - jak powyżej, zgodnie z postanowieniami właściwej umowy jest to umowa określająca wartość całkowitą (a nie umowa ramowa); co miesiąc wykonawca wystawia faktury za zrealizowane usługi. Agencja przyjmuje, że po zakończeniu okresu obowiązywania umowy Guardia Civil zapłaci łączną kwotę wskazaną w umowie.
Z powodów wymienionych powyżej Agencja nie zgadza się z oceną ryzyka Trybunału, ponieważ kwoty zwrócone Guardia Civil i oszacowane na podstawie umowy określającej wartość całkowitą byłyby ostatecznie równe kwotom zwróconym na podstawie wystawionych faktur.
3.30.14. W oparciu o ramy prawne i struktury obowiązujące do końca 2016 r. opracowano i zaktualizowano (jak co roku) podejście do zarządzania ciągłością działania, strategię i wynikające z nich plany ciągłości działania.
Z uwagi na rozszerzony zakres kompetencji i nową strukturę w szczególności plany ciągłości działania zostaną poddane rewizji przez odpowiedzialnego przedsiębiorcę, ponieważ zmiana organizacyjna wymaga również kompleksowego przeglądu podstawowych procesów biznesowych.
UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM
3.30.15. Podstawowe wyzwanie związane jest z dostępnością środków na zobowiązania w ciągu danego roku.
Aby zminimalizować ryzyko wysokiego poziomu anulacji środków, w czwartym kwartale 2016 r. Frontex zwrócił się również do beneficjentów z prośbą o złożenie wniosków o płatność końcową za rozmieszczenia zakończone w drugiej połowie 2016 r. oraz o dostarczenie agencji Frontex dokładnych prognoz kosztów, które mają zostać poniesione w związku z trwającymi (grudzień 2016 r.) lub planowanymi rozmieszczeniami (styczeń 2017 r.) w ramach działań operacyjnych prowadzonych w 2016 r. Chodziło o zidentyfikowanie wszelkich przeszacowań, zmniejszenie przydziałów na podstawie szczegółowej decyzji w sprawie finansowania i ponowne wykorzystanie funduszy jeszcze w 2016 r. Pomimo pewnych pozytywnych skutków tego działania, poziom przeniesionych środków utrzymał się na stosunkowo wysokim poziomie.
W związku z tym, nawet jeśli rzeczywiste potrzeby finansowe oszacowano prawidłowo, Agencja Frontex potrzebowała dodatkowych funduszy na pokrycie kosztów rozmieszczenia jesienią 2016 r., ponieważ anulowania zobowiązań związane z zakończonymi i trwającymi rozmieszczeniami były na tym etapie niedostępne.
Agencja opracowała i wdraża od 2018 r. uproszczony system dotacji, bazujący w znacznie większym stopniu na kosztach jednostkowych dotacji obejmujących okres do jednego roku; Agencja dąży do obniżenia poziomu anulowania przeniesień, również przez usprawnienie monitorowania wykorzystywania dotacji.
3.30.16
Powrót:
Pomimo zwrotu środków Komisji główny cel Agencji przyjęty w obszarze powrotów został osiągnięty przez zapewnienie państwom członkowskim pomocy technicznej i operacyjnej w realizacji operacji powrotowych oraz dzięki realizacji konkretnych działań poprzedzających powrót (mających na celu ułatwienie identyfikacji osób powracających, szkolenia, wzajemne przekazywanie sobie wiedzy przez państwa członkowskie itd.).
W 2017 r. znacznie wzrosła liczba operacji powrotowych koordynowanych przez Frontex: było ich o 47 % więcej niż w 2016 r., podczas gdy liczba migrantów o nieuregulowanym statusie wzrosła z 10 700 w 2016 r. do 14 200 w 2017 r. Liczba ta stanowi blisko 10 % (w porównaniu z 2 % w 2014 r.) wszystkich migrantów, którzy powrócili z UE do państw trzecich.
Rekrutacja:
Zwroty związane z wydatkami na personel wynikały głównie z trudności i opóźnień w procesie rekrutacji: długotrwałe procedury, długie okresy wypowiedzenia, niewystarczająca liczba kandydatów i brak równowagi geograficznej związany z niskim współczynnikiem korygującym. Pomimo tych niesprzyjających okoliczności Agencja uważa zatrudnienie ponad 250 nowych pracowników w ciągu jednego roku za ważne osiągnięcie.
3.30.17. Rok 2017 był początkiem wdrażania nowego rozporządzenia dotyczącego Europejskiej Straży Przybrzeżnej i Granicznej. Zgodnie z treścią art. 75 ust. 13 Agencja musiała uwzględnić w swoim budżecie obowiązkową finansową rezerwę operacyjną na finansowanie szybkich interwencji na granicy (RABIT) i interwencji powrotowych, odpowiadającą 4 % przydziału na działania operacyjne. Dnia 1 października każdego roku przynajmniej jedna czwarta rezerwy powinna nadal być dostępna, stanowiąc gwarancję pokrycia kosztów do końca roku.
Ideą przyświecającą wprowadzeniu obowiązkowej rezerwy operacyjnej było zapewnienie, by w dowolnym momencie roku Agencja dysponowała rezerwą na szybkie interwencje na granicy, pozwalającą pokryć początkowe koszty nagłego rozmieszczenia. Parlament Europejski (PE) zmienił pierwotny tekst rozporządzenia w sprawie Europejskiej Straży Przybrzeżnej i Granicznej zaproponowany przez Komisję (COM), dodając, że 1 października należy zachować tylko jedną czwartą rezerwy, co odpowiada trzem miesiącom pozostałym do końca roku. Rozporządzenie w sprawie Europejskiej Straży Przybrzeżnej i Granicznej nie odnosi się w żaden sposób do pozostałych trzech czwartych części rezerwy po 1 października; kwestia ta pozostaje niejasna.
Pierwszy transfer dokonany pod koniec września miał na celu sfinansowanie zintensyfikowanej działalności operacyjnej na lądzie i morzu oraz inwestycję we własne służby obserwacji przestrzeni powietrznej; drugi transfer nastąpił po 1 października. Zarząd informowano o transferach w miesięcznych sprawozdaniach.
Agencja uważa, że prawodawca powinien udzielić stosownych wyjaśnień.
3.30.18. Rezerwę nieobowiązkową przewidziano już w trakcie opracowywania jednolitego dokumentu programowego na lata 2017-2019. Zgodnie z rozporządzeniem art. 75.3ff rozporządzenia w sprawie Europejskiej Straży Przybrzeżnej i Granicznej przygotowanie jednolitego dokumentu programowego oraz szacunkowe dochody i wydatki rozpoczęły się w roku N-2, a sfinalizowano je pod koniec jesieni roku N-1. Rozporządzenie w sprawie Europejskiej Straży Przybrzeżnej i Granicznej weszło w życie w październiku 2016 r.
Agencja musiała zaplanować szczegółowy roczny program prac na 2017 r. (część jednolitego dokumentu programowego na lata 2017-2019) w 2016 r., nie znając ostatecznego wyniku negocjacji w sprawie rozporządzenia, a zatem bez jasno określonej podstawy prawnej.
Pod koniec 2016 r. sfinalizowano jednolity dokument programowy na lata 2017-2019. Został on przyjęty przez zarząd, który w pełni poparł utworzenie rezerwy nieobowiązkowej w momencie przekształcenia na Europejską Straż Graniczną i Przybrzeżną.
W pkt 63 opinii Komisji w sprawie jednolitego dokumentu programowego na lata 2017-2019 (C92016) 8722 czytamy: "Komisja z zadowoleniem przyjmuje fakt, że planowanie ewentualnościowe stało się jedną z głównych zasad opracowywania rocznego programu prac, a Agencja zamierza przeznaczyć blisko 10 % swojego budżetu operacyjnego na tak zwaną »elastyczność operacyjną« (...) W tym kontekście, Komisja zachęca Agencję do utworzenia dwóch osobnych rezerw w swoim budżecie: pierwszej zgodnie z treścią art. 75 ust. 13 rozporządzenia w sprawie Europejskiej Straży Granicznej i Przybrzeżnej, i drugiej zapewniającej Agencji możliwość zachowania elastyczności operacyjnej na wypadek sytuacji nadzwyczajnych innych niż szybkie interwencje".
UWAGI DOTYCZĄCE NALEŻYTEGO ZARZĄDZANIA FINANSAMI I WYNIKÓW
3.30.19. Agencja Frontex publikuje swoje oferty pracy w języku angielskim, podczas gdy EPSO wymaga tłumaczenia na wszystkie języki urzędowe UE. Z uwagi na dużą liczbę ogłoszeń o naborze, tłumaczenie ich wiązałoby się to ze znacznymi kosztami i potencjalnymi opóźnieniami w procesie rekrutacji. Frontex publikuje informacje o wolnych stanowiskach za pośrednictwem innych kanałów, tj. sieci agencji UE, zarządu, stałych przedstawicielstw, EuroBrussels i mediów społecznościowych.
3.30.20. Agencja Frontex jest w trakcie opracowywania narzędzia umożliwiającego dokonywanie zgłoszeń drogą elektroniczną. Korzystanie z niego będzie możliwe po podpisaniu stosownego protokołu ustaleń z Komisją (DG DIGIT). Termin wdrożenia tego instrumentu ustalono na koniec października 2018 r. zgodnie z treścią art. 90 ust. 2 dyrektywy o zamówieniach publicznych stosowanym przez Komisję w stosunku do agencji przez analogię; Frontex dotrzyma tego terminu.
Agencje finansowane ze środków działu 4 WRF - Globalny wymiar Europy
3.31. EUROPEJSKA FUNDACJA KSZTAŁCENIA (ETF)
3.31. EUROPEJSKA FUNDACJA KSZTAŁCENIA (ETF)
3.31.1. Europejska Fundacja Kształcenia (zwana dalej "Fundacją", inaczej "ETF") z siedzibą w Turynie została ustanowiona rozporządzeniem Rady (EWG) nr 1360/90 238 (wersja przekształcona: rozporządzenie (WE) nr 1339/ 2008 239 ). Zadaniem Fundacji jest wspieranie reform kształcenia zawodowego w krajach partnerskich Unii Europejskiej. Wykonując to zadanie, wspiera ona Komisję w realizacji różnych programów w zakresie kształcenia zawodowego.
3.31.2. W tabeli przedstawiono najważniejsze dane liczbowe dotyczące Fundacji 240 .
Tabela
Najważniejsze dane liczbowe dotyczące Fundacji
| 2016 | 2017 | |
| Budżet (w mln euro) | 21 | 20 |
| Łączna liczba personelu na dzień 31 grudnia (1) | 130 | 125 |
| (1) Personel obejmuje urzędników, pracowników zatrudnionych na czas określony i pracowników kontraktowych oraz oddelegowanych ekspertów krajowych. Źródło: dane przekazane przez Fundację. | ||
POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI PRZEDSTAWIONE PRZEZ TRYBUNAŁ PARLAMENTOWI EUROPEJSKIEMU I RADZIE - SPRAWOZDANIE NIEZALEŻNEGO KONTROLERA
| OPINIA |
| 3.31.3. Trybunał zbadał: |
| a) sprawozdanie finansowe Fundacji obejmujące sprawozdanie finansowe 241 oraz sprawozdanie z wykonania budżetu 242 za rok budżetowy zakończony 31 grudnia 2017 r.; |
| b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania; zgodnie z wymogami art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE). |
| Wiarygodność rozliczeń |
| Opinia na temat wiarygodności rozliczeń |
| 3.31.4. W opinii Trybunału sprawozdanie Fundacji za rok zakończony w dniu 31 grudnia 2017 r. przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach jej sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2017 r. oraz wyniki transakcji, przepływy pieniężne i zmiany w aktywach netto za zakończony w tym dniu rok budżetowy, zgodnie z przepisami regulaminu finansowego Fundacji i z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji. Zasady te opierają się na powszechnie przyjętych międzynarodowych standardach rachunkowości sektora publicznego. |
| Legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw rozliczeń |
| Dochody |
| Opinia na temat legalności i prawidłowości dochodów leżących u podstaw rozliczeń |
| 3.31.5. W opinii Trybunału dochody leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
| Płatności |
| Opinia na temat legalności i prawidłowości płatności leżących u podstaw rozliczeń |
| 3.31.6. W opinii Trybunału płatności leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
3.31.7. Przedstawione poniżej informacje nie podważają opinii Trybunału.
INFORMACJE NA TEMAT SPRAWOZDAŃ SŁUŻBY AUDYTU WEWNĘTRZNEGO
3.31.8. W 2017 r. Służba Audytu Wewnętrznego Komisji opublikowała sprawozdanie na temat monitorowania postępów w kształceniu i szkoleniu zawodowym w ramach procesu turyńskiego w Fundacji 243 . Fundacja opracowała plan działania dotyczący wszelkich obszarów, w których możliwe jest wprowadzenie usprawnień.
DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z UWAGAMI Z UBIEGŁYCH LAT
3.31.9. Przegląd działań naprawczych podjętych w wyniku uwag zgłoszonych przez Trybunał w ubiegłych latach przedstawiono w załączniku.
ZAŁĄCZNIK
Działania podjęte w związku z uwagami z ubiegłych lat
| Rok | Uwagi Trybunału | Działania naprawcze (zrealizowane / w trakcie realizacji / niepodjęte / brak danych lub nie dotyczy) |
| 2016 | W 2016 r. w imieniu Komisji przeprowadzono zewnętrzną ocenę Fundacji. Był to pierwszy etap przekrojowej oceny czterech agencji działających w obszarze zatrudnienia, spraw społecznych i włączenia społecznego (1). Ocena ta wykazała, że reorganizacja Fundacji prowadzona na dużą skalę od 2011 r. nie miała istotnych negatywnych skutków, a zainteresowane strony w Fundacji i poza nią oceniają ją w głównej mierze pozytywnie, zwłaszcza pod względem strategii i skuteczności. Zarządzanie Fundacją postrzegano jako wydajne i skuteczne. W ocenie zwrócono także uwagę na fakt, że od 2011 r. Fundacja stale usprawnia swoją zdolność monitorowania, lecz jej działania i osiągnięcia mogłyby być przedstawiane w bardziej przejrzysty sposób. Mogłoby się do tego przyczynić ujednolicenie i uproszczenie wskaźników zgodnie z jedną logiką interwencji oraz korzystanie ze wspólnej terminologii w całej organizacji. Fundacja opracowała plan mający na celu wdrożenie zaleceń podmiotów oceniających. | Nie dotyczy |
| 2016 | W sprawozdaniu dotyczącym sprawozdania finansowego Fundacji za rok 2011 Trybunał zwrócił już uwagę na fakt, że sytuacja dotycząca siedziby Fundacji jest niezadowalająca i stanowi zagrożenie dla ciągłości jej działalności. Utknęła ona w martwym punkcie, ponieważ konsorcjum zarządzające kompleksem, w którym znajdowała się siedziba, i zajmujące jego część, zostało zlikwidowane w 2011 r., przez co znaczna część obiektu pozostaje pusta. Państwo przyjmujące powinno w trybie pilnym znaleźć rozwiązanie tego problemu Zgodnie z umową w sprawie siedziby odpowiednie obiekty są zagwarantowane do 2027 r. | Zrealizowane |
| (1) Pozostałe agencje objęte oceną to Europejska Fundacja na rzecz Poprawy Warunków Życia i Pracy (Dublin), Europejska Agencja Bezpieczeństwa i Zdrowia w Pracy (Bilbao) oraz Europejskie Centrum Rozwoju Kształcenia Zawodowego (Saloniki). | ||
ODPOWIEDZI FUNDACJI
Fundacja przyjmuje do wiadomości sprawozdanie Trybunału.
Agencje finansowane ze środków działu 5 WRF - Administracja
3.32. AGENCJA DOSTAW EURATOMU (EURATOM)
3.32. AGENCJA DOSTAW EURATOMU (EURATOM)
3.32.1. Agencja Dostaw Euratomu (zwana dalej "Agencją") z siedzibą w Luksemburgu została ustanowiona w 1958 r. 244 Decyzją Rady 2008/114/WE, Euratom 245 statut Agencji został zastąpiony nowym statutem. Głównym zadaniem Agencji jest zapewnienie użytkownikom na terenie UE regularnych dostaw materiałów jądrowych, w szczególności paliw jądrowych, w ramach wspólnej polityki zaopatrzeniowej opartej na zasadzie równego dostępu do źródeł zaopatrzenia.
3.32.2. Od 2008 do 2011 r. włącznie Agencja nie otrzymywała własnych środków budżetowych na działalność operacyjną. Wszystkie koszty poniesione przez Agencję w ramach jej działalności pokrywała Komisja. Od roku 2012 Komisja przyznaje Agencji osobne środki budżetowe, które jednak obejmują jedynie niewielką część jej wydatków.
3.32.3. W tabeli przedstawiono najważniejsze dane liczbowe dotyczące Agencji 246 .
Tabela
Najważniejsze dane liczbowe dotyczące Agencji
| 2016 | 2017 | |
| Budżet (w mln euro) | 0,1 | 0,1 |
| Łączna liczba personelu na dzień 31 grudnia (1) | 17 | 17 |
| (1) Personel obejmuje urzędników, pracowników zatrudnionych na czas określony i pracowników kontraktowych oraz oddelegowanych ekspertów krajowych. Źródło: dane przekazane przez Agencję. | ||
POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI PRZEDSTAWIONE PRZEZ TRYBUNAŁ PARLAMENTOWI EUROPEJSKIEMU I RADZIE - SPRAWOZDANIE NIEZALEŻNEGO KONTROLERA
| OPINIA |
| 3.32.4. Trybunał zbadał: |
| a) sprawozdanie finansowe Agencji obejmujące sprawozdanie finansowe 247 oraz sprawozdanie z wykonania budżetu 248 za rok budżetowy zakończony 31 grudnia 2017 r.; |
| b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania; zgodnie z wymogami art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE). |
| Wiarygodność rozliczeń |
| Opinia na temat wiarygodności rozliczeń |
| 3.32.5. W opinii Trybunału sprawozdanie Agencji za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach sytuację finansową Agencji na dzień 31 grudnia 2017 r. oraz wyniki transakcji, przepływy pieniężne i zmiany w aktywach netto za zakończony w tym dniu rok budżetowy, zgodnie z przepisami jej regulaminu finansowego i z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji. Zasady te opierają się na powszechnie przyjętych międzynarodowych standardach rachunkowości sektora publicznego. |
| Legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw rozliczeń |
| Dochody |
| Opinia na temat legalności i prawidłowości dochodów leżących u podstaw rozliczeń |
| 3.32.6. W opinii Trybunału dochody leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
| Płatności |
| Opinia na temat legalności i prawidłowości płatności leżących u podstaw rozliczeń |
| 3.32.7. W opinii Trybunału płatności leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
ODPOWIEDZI AGENCJI
Agencja przyjmuje do wiadomości sprawozdanie Trybunału.
Agencje, które finansują się ze środków własnych
3.33. WSPÓLNOTOWY URZĄD OCHRONY ODMIAN ROŚLIN (CPVO)
3.33. WSPÓLNOTOWY URZĄD OCHRONY ODMIAN ROŚLIN (CPVO)
3.33.1. Wspólnotowy Urząd Ochrony Odmian Roślin (zwany dalej "Urzędem", inaczej "CPVO") z siedzibą w Angers został ustanowiony rozporządzeniem Rady (WE) nr 2100/94 249 . Głównym zadaniem Urzędu jest rejestrowanie i rozpatrywanie wniosków o przyznanie unijnych praw własności przemysłowej do odmian roślin, a także powierzanie właściwym organom państw członkowskich wykonania niezbędnych badań technicznych.
3.33.2. W tabeli przedstawiono najważniejsze dane liczbowe dotyczące Urzędu 250 .
Tabela
Najważniejsze dane liczbowe dotyczące Urzędu
| 2016 | 2017 | |
| Budżet (w mln euro) | 16 | 16 |
| Łączna liczba personelu na dzień 31 grudnia (1) | 44 | 51 |
| (1) Personel obejmuje urzędników, pracowników zatrudnionych na czas określony i pracowników kontraktowych oraz oddelegowanych ekspertów krajowych. Źródło: dane przekazane przez Urząd. | ||
POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI PRZEDSTAWIONE PRZEZ TRYBUNAŁ PARLAMENTOWI EUROPEJSKIEMU I RADZIE - SPRAWOZDANIE NIEZALEŻNEGO KONTROLERA
| OPINIA |
| 3.33.3. Trybunał zbadał: |
| a) sprawozdanie finansowe Urzędu obejmujące sprawozdanie finansowe 251 oraz sprawozdanie z wykonania budżetu 252 za rok budżetowy zakończony 31 grudnia 2017 r.; |
| b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania; zgodnie z wymogami art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE). |
| Wiarygodność rozliczeń |
| Opinia na temat wiarygodności rozliczeń |
| 3.33.4. W opinii Trybunału sprawozdanie Urzędu za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach jego sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2017 r. oraz wyniki transakcji, przepływy pieniężne i zmiany w aktywach netto za zakończony w tym dniu rok budżetowy, zgodnie z przepisami regulaminu finansowego Urzędu i z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji. Zasady te opierają się na powszechnie przyjętych międzynarodowych standardach rachunkowości sektora publicznego. |
| Legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw rozliczeń |
| Dochody |
| Opinia na temat legalności i prawidłowości dochodów leżących u podstaw rozliczeń |
| 3.33.5. W opinii Trybunału dochody leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
| Płatności |
| Opinia na temat legalności i prawidłowości płatności leżących u podstaw rozliczeń |
| 3.33.6. W opinii Trybunału płatności leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
3.33.7. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.
UWAGI DOTYCZĄCE MECHANIZMÓW KONTROLI WEWNĘTRZNEJ
3.33.8. W 2017 r. dokumentacja dotycząca postępowań o udzielenie zamówienia i procedur przyznawania dotacji nie była odpowiednia. Jeżeli chodzi o zamówienia o niskiej i średniej wartości, w opublikowanej dokumentacji przetargowej pojawiły się niespójności, w przypadku zamówień o niskiej wartości zabrakło dowodów uzasadniających wstępny wybór kandydatów, a w przypadku zamówień na zatrudnienie pracowników na czas określony Urząd nie sporządził żadnych sprawozdań z oceny. Poza tym kryteria udzielania zamówień nie zostały wyraźnie podane do wiadomości. Jeżeli chodzi o przyznawanie dotacji, sporządzone oceny ryzyka były nieadekwatne, a opinie ekspertów nie były podpisane.
UWAGI DOTYCZĄCE NALEŻYTEGO ZARZĄDZANIA FINANSAMI I WYNIKÓW
3.33.9. Zgodnie ze swoim regulaminem finansowym 253 Urząd powinien wprowadzić jednolite rozwiązanie dotyczące elektronicznej wymiany informacji z osobami trzecimi uczestniczącymi w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego i przechowywania tych informacji (elektroniczne zamówienia publiczne). Ponieważ wymóg ten obowiązuje wszystkie instytucje UE, Komisja opracowuje obecnie kompleksowe rozwiązanie teleinformatyczne, które obejmie wszystkie etapy postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. W 2010 r. Komisja wprowadziła narzędzie służące do elektronicznego fakturowania, w 2011 r. - narzędzie umożliwiające elektroniczną publikację dokumentów związanych z ogłoszeniami o zamówieniach w Dzienniku Urzędowym UE (elektroniczne procedury przetargowe), a w 2015 r. - narzędzie do elektronicznego składania ofert. Do końca 2017 r. Urząd nie zaczął stosować żadnego z tych narzędzi.
DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z UWAGAMI Z UBIEGŁYCH LAT
3.33.10. Przegląd działań naprawczych podjętych w wyniku uwag zgłoszonych przez Trybunał w ubiegłych latach przedstawiono w załączniku.
ZAŁĄCZNIK
Działania podjęte w związku z uwagami z ubiegłych lat
| Rok | Uwagi Trybunału | Działania naprawcze (zrealizowane / w trakcie realizacji / niepodjęte / brak danych lub nie dotyczy) |
| 2014 | Urząd dokonuje większości płatności za pośrednictwem bankowości elektronicznej. Księgowa Urzędu i jej dwaj zastępcy mogą dokonywać płatności, korzystając z podpisu elektronicznego. Nie jest wymagany podpis drugiej osoby, co stanowi zagrożenie dla bezpieczeństwa finansowego Urzędu. | W trakcie realizacji |
| 2014 | Urząd rozpoczął wprawdzie działalność w 1995 r., do tej pory nie podpisano jednak umowy w sprawie siedziby z państwem przyjmującym, która określałaby szczegółowe warunki prowadzenia działalności przez Urząd oraz warunki, jakie może on zaoferować swoim pracownikom. | W trakcie realizacji (poza kontrolą Urzędu) |
| 2015 | Na dzień 31 grudnia 2015 r. opłaty nieuiszczone od ponad 90 dni (głównie opłaty roczne) wyniosły 240 766 euro (1). Urząd nie wykorzystał wszystkich możliwości odzyskania należnej kwoty przewidzianych w jego regulaminie finansowym, takich jak egzekucja należności (2). | W trakcie realizacji |
| 2016 | W tytule II (wydatki administracyjne) stwierdzono wysoki poziom przeniesień środków. Wyniosły one 788 540 euro, co stanowi 40 % środków, na które zaciągnięto zobowiązania w tym tytule (w 2015 r. było to 395 882 euro, czyli 28 %). Były one związane głównie z trwającymi remontami budynku (284 423 euro), projektami informatycznymi (253 483 euro) oraz kosztami kontroli i ocen (137 098 euro), w związku z którymi usługi zostaną częściowo wykonane lub na które faktury zostaną wystawione dopiero w 2017 r. | Nie dotyczy |
| 2016 | Poziom anulowanych środków na płatności przeniesionych z 2015 r. na 2016 r. w tytule II był także wysoki i wyniósł 17 % przeniesionych środków (w 2015 r. było to 20 %), co wskazuje na konieczność lepszego planowania budżetu. | Nie dotyczy |
| 2016 | Przepisy rozporządzenia ustanawiającego Urząd nie wymagają przeprowadzania okresowych zewnętrznych ocen działania. Urząd lub Komisja przeprowadziły co prawda oceny szczegółowych zagadnień na zasadzie ad hoc, powinny jednak rozpatrzyć zlecanie kompleksowych zewnętrznych ocen działania co najmniej raz na pięć lat, tak jak robi to większość innych agencji. W przypadku jakiejkolwiek rewizji rozporządzenia ustanawiającego w przyszłości należy wprowadzić taki wymóg. | Niepodjęte (poza kontrolą Urzędu) |
| (1) Zaległe opłaty niezapłacone na dzień 31 grudnia 2017 r. wyniosły 156 600 euro. (2) Art. 53 regulaminu finansowego Urzędu. | ||
ODPOWIEDZI URZĘDU
3.33.8. Urząd przyjmuje do wiadomości uwagi Trybunału, i choć zgadza się ulepszyć dokumentację, informuje, że w ramach procedur dokonano niezbędnych ocen, ewaluacji i wydano niezbędne opinie.
3.33.9. Urząd zawarł z Komisją Europejską umowę dotyczącą elektronicznego składania ofert przed końcem roku; ponadto CPVO dysponuje własnymi rozwiązaniami w zakresie elektronicznego fakturowania. W tamtym okresie nie prowadzono żadnych procedur przetargowych spełniających wartości progowe dotyczące stosowania tego narzędzia, a ponadto stosowanie tego narzędzia nie było wówczas obowiązkowe.
3.34. URZĄD UNII EUROPEJSKIEJ DS. WŁASNOŚCI INTELEKTUALNEJ (EUIPO)
WPROWADZENIE
3.34.1. Urząd Unii Europejskiej ds. Własności Intelektualnej (zwany dalej "Urzędem", inaczej "EUIPO"), do dnia 23 marca 2016 r. znany jako Urząd Harmonizacji Rynku Wewnętrznego (inaczej "UHRW"), został ustanowiony w 1993 r. Początkowe rozporządzenie ustanawiające Urząd zostało po raz ostatni zmienione rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2017/1001 254 . Głównym obszarem działalności Urzędu z siedzibą w Alicante jest rejestracja unijnych znaków towarowych i zarejestrowanych wzorów wspólnotowych, które są ważne w całej UE.
3.34.2. W tabeli przedstawiono najważniejsze dane liczbowe dotyczące Urzędu 255 .
Tabela
Najważniejsze dane liczbowe dotyczące Urzędu
| 2016 | 2017 | |
| Budżet (w mln euro) (1) | 421 | 401 |
| Łączna liczba personelu na dzień 31 grudnia | 910 | 995 |
| (1) Kwota budżetu obejmuje rezerwę na nieprzewidziane zdarzenia. Źródło: dane przekazane przez Urząd. | ||
POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI PRZEDSTAWIONE PRZEZ TRYBUNAŁ PARLAMENTOWI EUROPEJSKIEMU I RADZIE - SPRAWOZDANIE NIEZALEŻNEGO KONTROLERA
| OPINIA |
| 3.34.3. Trybunał zbadał: |
| a) sprawozdanie finansowe Urzędu obejmujące sprawozdanie finansowe 256 oraz sprawozdanie z wykonania budżetu 257 za rok budżetowy zakończony 31 grudnia 2017 r.; |
| b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania; zgodnie z wymogami art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE). |
| Wiarygodność rozliczeń |
| Opinia na temat wiarygodności rozliczeń |
| 3.34.4. W opinii Trybunału sprawozdanie Urzędu za rok zakończony w dniu 31 grudnia 2017 r. przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach jego sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2017 r. oraz wyniki transakcji, przepływy pieniężne i zmiany w aktywach netto za zakończony w tym dniu rok budżetowy, zgodnie z przepisami regulaminu finansowego Urzędu i z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji. Zasady te opierają się na powszechnie przyjętych międzynarodowych standardach rachunkowości sektora publicznego. |
| Legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw rozliczeń |
| Dochody |
| Opinia na temat legalności i prawidłowości dochodów leżących u podstaw rozliczeń |
| 3.34.5. W opinii Trybunału dochody leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
| Płatności |
| Opinia na temat legalności i prawidłowości płatności leżących u podstaw rozliczeń |
| 3.34.6. W opinii Trybunału płatności leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
3.34.7. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.
UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM
3.34.8. W 2017 r. Urząd anulował 3,2 mln euro, tj. 15,9 % środków, na które zaciągnięto zobowiązania, przeniesionych z 2016 r., co wskazywało na trudności w planowaniu potrzeb budżetowych, głównie w obszarze współpracy z krajowymi urzędami właściwymi w zakresie praw własności intelektualnej.
UWAGI DOTYCZĄCE NALEŻYTEGO ZARZĄDZANIA FINANSAMI I WYNIKÓW
3.34.9. Jeżeli chodzi o świadczenie usług na rzecz Urzędu, nadal stosował on głównie wariant z ustaloną ceną 258 . Ceny w ramach konkretnych umów szczegółowych o świadczenie usług wynikają z cen jednostkowych określonych w umowach ramowych (cena za osobodzień itd.) oraz szacowanej liczby jednostek potrzebnych do zrealizowania konkretnej usługi. Weryfikując oferty cenowe danego wykonawcy, Urząd sprawdza przede wszystkim poprawne stosowanie cen jednostkowych.
3.34.10. Jednak w postępowaniu o udzielenie zamówienia na umowę ramową o wartości 80 mln euro dotyczącą ogólnych usług doradczych, audytowych, badań i usług zarządzania projektem, wykaz usług, które mają być świadczone w ramach umowy ramowej, nie był wyczerpujący. Specyfikacje istotnych warunków zamówienia zawierały dwa uzasadnienia biznesowe związane z zarządzaniem jednym projektem i jednym programem obejmującym kilka projektów, co pozwalało dokonać oceny ofert. Wspomniana umowa ramowa to mieszana umowa ramowa z wieloma podmiotami gospodarczymi, w której częściowo stosuje się mechanizm kaskadowy (ogólne usługi doradcze i zarządzanie projektem), a częściowo - ponowne poddanie zamówienia procedurze konkurencyjnej (audyty i badania). Oceniane jednostki zostały jednak z góry ustalone przez Urząd pod względem objętości, lecz od oferentów wymagano ustalenia podziału pomiędzy różnymi profilami. Procedura konkurencyjna w postępowaniu o udzielenie zamówienia na te umowę ramową, a w konsekwencji także wszystkie powiązane z nim umowy szczegółowe, opierały się więc tylko na jednostkach cenowych, rodzajach profilów i jakości, a nie na prawdopodobnej liczbie potrzebnych jednostek, która stanowi kolejny zasadniczy element obliczania wartości umowy na z góry ustalone kwoty.
3.34.11. Trybunał skontrolował jedną umowę szczegółową na ustaloną kwotę 145 447,50 euro zawartą w ramach tego zamówienia na umowę ramową, którego podstawowym celem jest zapewnienie pomocy w zarządzaniu dokumentacją jednego projektu informatycznego. Liczba osobodni wymaganych do wykonania tych usług nie może być powiązana z uzasadnieniem biznesowym zawartym w specyfikacji istotnych warunków zamówienia ani z opisem usług w umowie szczegółowej. W związku z tym określenie w tej umowie szczegółowej z góry ustalonej kwoty rodzi ryzyko, że usługi nie zostaną wykonane w sposób najbardziej gospodarny.
3.34.12. W sytuacji gdy nie jest możliwe określenie wszystkich warunków realizacji usług podczas udzielania zamówienia na umowę ramową, właściwsze jest ponowne poddanie zamówienia procedurze konkurencyjnej z udziałem kilku wykonawców ramowych w odniesieniu do umowy szczegółowej.
DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z UWAGAMI Z UBIEGŁYCH LAT
3.34.13. Przegląd działań naprawczych podjętych w wyniku uwag zgłoszonych przez Trybunał w ubiegłych latach przedstawiono w załączniku.
ZAŁĄCZNIK
Działania podjęte w związku z uwagami z ubiegłych lat
| Rok | Uwagi Trybunału | Działania naprawcze (zrealizowane / w trakcie realizacji / niepodjęte / brak danych lub nie dotyczy) |
| 2016 | Wskaźnik wykonania budżetu Urzędu był niski i wynosił 89 %, co wskazuje na nieprecyzyjne oszacowanie wydatków w budżecie na 2016 r. Precyzyjność budżetu Urzędu, w stosownych przypadkach uzyskiwana poprzez zastosowanie korekty, stała się kwestią o jeszcze większym znaczeniu w następstwie wprowadzonych niedawno zmian w rozporządzeniu ustanawiającym i regulaminie finansowym Urzędu. Zmiany te polegały na określeniu mechanizmów, takich jak przekazywanie nadwyżek do funduszu rezerw (1), oraz odnośnych mechanizmów kompensacyjnych (2) związanych z zabudżetowanymi kwotami. | Zrealizowane (3) |
| 2016 | W 2014 r. Urząd ogłosił zaproszenie do składania wniosków w celu zawarcia czteroletniej umowy ramowej o szacowanej wartości rynkowej wynoszącej 30 mln euro na usługi doradcze obejmujące szeroki zakres działań, takich jak usługi audytowe, zarządzanie projektem, doradztwo ogólne i badania. Niemniej jednak w niektórych aspektach zarządzania w odniesieniu do postępowania o udzielenie zamówienia i późniejszego wykorzystania umowy ramowej wystąpiły niedociągnięcia. Cele i działania, które miały zostać zrealizowane, nie zostały określone wystarczająco precyzyjnie, by móc dokładnie oszacować zakres umowy ramowej. W rezultacie została ona w pełni wykorzystana już po dwóch latach i sześciu miesiącach. Co więcej, mimo szerokiego zakresu usług, które miały zostać objęte zamówieniem, i znacznych różnic w poziomie wydatków związanych z poszczególnymi działaniami nie zastosowano podziału zamówienia na części. Takie rozwiązanie mogło zachęcić do udziału mniejsze przedsiębiorstwa w związku z działaniami o niskiej wartości. Ponadto wymóg podania przez jednego wykonawcę z góry ustalonej ceny w odniesieniu do umowy ramowej spowodował, że konkurencja w zakresie ceny została osłabiona, a zależność od wykonawcy zwiększyła się. Urząd powinien zawsze, gdy to możliwe, rozważyć zawieranie umów z wieloma usługodawcami, ponownie otwierając konkurs. | W trakcie realizacji (4) |
| 2016 | Uprawnienia Urzędu związane z rejestracją znaków towarowych i wzorów na potrzeby europejskiego jednolitego rynku generują dużą ilość pracy tłumaczeniowej. Rozporządzenie ustanawiające Urzędu przewiduje, że usługi tłumaczeniowe wymagane do funkcjonowania Urzędu zapewnia Centrum Tłumaczeń Organów Unii Europejskiej ("CdT"), co sprawia, że Urząd jest największym klientem CdT. Urząd w coraz większym stopniu korzysta z rozwiązań wewnętrznych, takich jak pamięci językowe i tłumaczeniowe oraz związane z nimi oprogramowanie. Narzędzia te służą wprawdzie zwiększeniu gospodarności i wydajności Urzędu, lecz z perspektywy Unii Europejskiej obecna sytuacja może doprowadzić do powielania wysiłków i kosztów. | W trakcie realizacji |
| (1) Art. 89 ust. 1 regulaminu finansowego Urzędu stanowi, że Urząd ustanawia fundusz rezerw, który będzie dysponował wystarczającymi środkami, by zapewnić ciągłość działania i wykonanie zadań w ciągu jednego roku, czyli równoważność szacunkowych kwot środków przewidzianych w tytule I, II i III budżetu Urzędu. (2) Art. 139 ust. 4 i 6 rozporządzenia ustanawiającego Urzędu stanowi, że co roku Urząd rekompensuje koszty poniesione przez centralne urzędy zajmujące się ochroną własności przemysłowej w państwach członkowskich, przez Urząd Własności Intelektualnej Państw Beneluksu oraz wszelkie inne właściwe organy powołane przez dane państwo członkowskie, które powstały w związku z określonymi zadaniami, realizowanymi przez te organy jako część funkcjonalna systemu unijnego znaku towarowego, w kontekście świadczenia różnych usług i w związku z różnymi procedurami. Obowiązek ten ma zastosowanie jedynie w zakresie, w jakim w przedmiotowym roku nie występuje deficyt budżetowy. (3) W 2017 r. wskaźnik wykonania budżetu Urzędu wyniósł 97 %. (4) Zob. pkt. 3.34.8. | ||
ODPOWIEDZI URZĘDU
UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM
3.34.8. Chociaż wskaźnik anulowań wynosi nieco powyżej 15 %, kwota 3,2 mln EUR anulowanych przeniesień środków, na które zaciągnięto zobowiązania, jest najniższa od 10 lat (od 2008 r.). Urząd nadal współpracuje z urzędami krajowymi w celu ograniczenia anulowanych przeniesień poprzez sprawozdania okresowe z wykonania i przeglądy śródroczne, stosując wzmożone środki kontroli stanowiące integralną część wszystkich nowo zawieranych umów o współpracy. Co więcej, zintensyfikowano inne działania wewnętrzne, takie jak podnoszenie świadomości poprzez coaching, szkolenia, noty informacyjne i spotkania z podmiotami finansowymi. Ponadto przed końcem roku 2017 Urząd przewidywał, że poziom anulowanych przeniesień przekroczy 15 % i czynnie podjął dodatkowe działania w celu ograniczenia przeniesień na następny rok.
UWAGI DOTYCZĄCE NALEŻYTEGO ZARZĄDZANIA FINANSAMI I WYNIKÓW
3.34.9. Urząd przyjmuje do wiadomości uwagi Trybunału.
Na wstępie chcielibyśmy zauważyć, że scenariusze zawarte w dokumentach zamówienia miały być jak najbardziej przykładowe i reprezentatywne dla posługiwania się umową w przyszłości, nie miały natomiast być ściśle powiązane z żadną konkretną umową.
Jeśli chodzi o celowość ponownego poddania zamówienia procedurze konkurencyjnej, zgodnie z tym, co napisano w odpowiedzi Urzędu na audyt za 2016 r., koncepcja ta została już wprowadzona do ocenianej umowy ramowej (FWC) na potrzeby audytów i badań. Urząd ocenił dodatkowe korzyści wynikające z tego mechanizmu w porównaniu ze związanymi z nim kosztami administracyjnymi i - biorąc pod uwagę intensywność korzystania z usług doradczych i usług zarządzania projektem przez Urząd - stwierdził, że nie jest to najbardziej efektywny sposób zarządzania umowami tego ostatniego rodzaju. Ponadto, biorąc pod uwagę fakt, że obecna umowa ramowa obowiązuje do 2020 r., objęcie usług doradczych i usług zarządzania projektem tym mechanizmem byłoby na chwilę obecną tożsame z nowym zaproszeniem do składania ofert, co Urząd uznaje za nieproporcjonalne.
W ramach istniejącego mechanizmu "kaskadowego" dla usług doradczych i usług zarządzania projektem, EUIPO potwierdza odpowiedź udzieloną w ramach audytu z 2016 r. dotyczącą stosowania wariantu z ustaloną ceną. Główną przyczyną, dla której wybrano ten wariant, jest fakt, że Urząd jest przedmiotem postępowań przed hiszpańskimi krajowymi sądami pracy w sprawach "nielegalnego przenoszenia pracowników" wynikających m.in. ze stosowania wariantu "czas i środki".
Przy zastosowaniu ustalonej ceny (w ramach mechanizmu "kaskadowego") Urząd ma doświadczenie w ocenie ofert. Dokładniej rzecz ujmując, EUIPO dysponuje specjalnym zespołem, który - ze względu na dotychczasowe działania i wiedzę merytoryczną - posiada wiedzę niezbędną do oszacowania zasobów potrzebnych do wykonywania zadań w ramach usług świadczonych na zasadzie ustalonej ceny.
Uważamy jednak, że zastrzeżenia Trybunału będzie można wyeliminować poprzez zastosowanie innych wariantów umownych niż ustalona cena, takich jak "notowany czas i środki", które Urząd może rozważać w przyszłości indywidualnie dla każdego zamówienia. Ponadto Urząd zobowiązuje się do przedstawienia bardziej szczegółowych informacji oraz do udokumentowania własnych oszacowań zasobów niezbędnych do realizacji zadań w ramach usług świadczonych na zasadzie ustalonej ceny przed uruchomieniem zapytania ofertowego, w celu dostarczenia dowodów na posiadanie przez Urząd wspomnianej powyżej wiedzy merytorycznej.
3.35. JEDNOLITA RADA DS. RESTRUKTURYZACJI I UPORZĄDKOWANEJ LIKWIDACJI (SRB)
WSTĘP
3.35.1. Jednolita Rada ds. Restrukturyzacji i Uporządkowanej Likwidacji (zwana dalej "Jednolitą Radą", inaczej "SRB") z siedzibą w Brukseli została ustanowiona rozporządzeniem (UE) nr 806/2014 w sprawie jednolitego mechanizmu restrukturyzacji i uporządkowanej likwidacji 259 . Celem Jednolitej Rady jest zapewnienie należytej restrukturyzacji i uporządkowanej likwidacji upadających instytucji kredytowych i niektórych firm inwestycyjnych (zwanych dalej "instytucjami kredytowymi"), która wywrze minimalny wpływ na gospodarkę realną i finanse publiczne w państwach członkowskich uczestniczących w unii bankowej.
3.35.2. Jednolita Rada jest odpowiedzialna za zarządzanie jednolitym funduszem restrukturyzacji i uporządkowanej likwidacji (zwanym dalej "funduszem"), który został ustanowiony rozporządzeniem w sprawie jednolitego mechanizmu restrukturyzacji i uporządkowanej likwidacji i służy wspieraniu tego mechanizmu. W latach 2016-2023 fundusz będzie się stopniowo zwiększał. Docelowo do 31 grudnia 2023 r. mają w nim zostać zgromadzone środki wynoszące przynajmniej 1 % kwoty depozytów gwarantowanych wszystkich instytucji kredytowych w ramach europejskiej unii bankowej.
3.35.3. Jednolita Rada posiada własny budżet, który nie stanowi części budżetu UE. Składki pobierane są od instytucji kredytowych mających siedzibę w państwach członkowskich uczestniczących w unii bankowej.
3.35.4. W tabeli przedstawiono najważniejsze dane liczbowe dotyczące Jednolitej Rady 260 .
Tabela
Najważniejsze dane liczbowe dotyczące Jednolitej Rady
| 2016 | 2017 | |
| Budżet (w mln euro) | ||
| Część I (budżet administracyjny Jednolitej Rady) | 65 | 113 |
| Część II (budżet funduszu) | 11 800 | 6 462 |
| Łączna liczba personelu na dzień 31 grudnia (1) | 182 | 276 |
| (1) Personel obejmuje urzędników, pracowników zatrudnionych na czas określony i pracowników kontraktowych oraz oddelegowanych ekspertów krajowych. Źródło: dane przekazane przez Jednolitą Radę. | ||
POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI PRZEDSTAWIONE PRZEZ TRYBUNAŁ PARLAMENTOWI EUROPEJSKIEMU I RADZIE - SPRAWOZDANIE NIEZALEŻNEGO KONTROLERA
OPINIA
3.35.5. Trybunał zbadał:
a) sprawozdanie finansowe Jednolitej Rady obejmujące sprawozdanie finansowe 261 oraz sprawozdanie z wykonania budżetu 262 za rok budżetowy zakończony 31 grudnia 2017 r.;
b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania; zgodnie z wymogami art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE).
Wiarygodność rozliczeń
Opinia na temat wiarygodności rozliczeń
3.35.6. W opinii Trybunału sprawozdanie Jednolitej Rady za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach jej sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2017 r. oraz wyniki transakcji, przepływy pieniężne i zmiany w aktywach netto za zakończony w tym dniu rok budżetowy, zgodnie z przepisami jej regulaminu finansowego i z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji. Opierają się one na powszechnie przyjętych międzynarodowych standardach rachunkowości sektora publicznego.
Legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw rozliczeń
Dochody
Opinia na temat legalności i prawidłowości dochodów leżących u podstaw rozliczeń
3.35.7. W opinii Trybunału dochody leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.
Płatności
Opinia na temat legalności i prawidłowości płatności leżących u podstaw rozliczeń
3.35.8. W opinii Trybunału płatności leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.
Objaśnienie uzupełniające
3.35.9. Nie podważając opinii wyrażonej w pkt 3.35.6-3.35.8, Trybunał pragnie zwrócić uwagę na fakt, że składki na rzecz funduszu są obliczane na podstawie informacji przekazanych Jednolitej Radzie przez instytucje kredytowe (i niektóre firmy inwestycyjne). Przeprowadzona przez Trybunał kontrola dochodów Jednolitej Rady opierała się na tych informacjach, lecz nie obejmowała sprawdzenia ich wiarygodności. Rozporządzenie w sprawie jednolitego mechanizmu restrukturyzacji i uporządkowanej likwidacji nie przewiduje kompleksowych i spójnych ram kontroli, które zapewniałyby wiarygodność informacji. Ponadto Trybunał odnotował, że metodyka obliczania składek określona w przepisach jest bardzo złożona, co prowadzi do ryzyka co do poprawności obliczeń. Jednolita Rada nie może też ujawnić szczegółowych informacji na temat obliczeń składek z uwzględnieniem ryzyka w poszczególnych instytucjach kredytowych, ponieważ są one wzajemnie powiązane i zawierają informacje poufne na temat innych instytucji kredytowych. Ma to negatywny wpływ na przejrzystość tych obliczeń.
3.35.10. Administracyjne postępowania odwoławcze lub postępowania sądowe dotyczące składek na rzecz funduszu pomiędzy instytucjami kredytowymi i krajowymi organami ds. restrukturyzacji i uporządkowanej likwidacji a Jednolitą Radą bądź postępowania sądowe wniesione przed Sąd Unii Europejskiej przez byłych akcjonariuszy i wierzycieli Banco Popular Español S.A. w następstwie przyjęcia program restrukturyzacji i uporządkowanej likwidacji nie podlegały kontroli Trybunału, aby kontrola ta w żaden sposób nie wpłynęła na sytuację stron takich postępowań. Szczegółowe informacje przedstawiono w pkt 8 rocznego sprawozdania finansowego Jednolitej Rady.
3.35.11. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.
UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM
3.35.12. Jednolita Rada nie dokonywała płatności w terminie. Około 28 % płatności (9,5 % łącznej wypłaconej kwoty) na rzecz wykonawców i zwrotów kosztów na rzecz ekspertów i personelu zostało dokonanych z opóźnieniem.
UWAGI DOTYCZĄCE WIARYGODNOŚCI ROZLICZEŃ
3.35.13. Zgodnie z art. 92 ust. 4 rozporządzenia w sprawie jednolitego mechanizmu restrukturyzacji i uporządkowanej likwidacji Trybunał jest zobowiązany w szczególności do przedstawiania wszelkich zobowiązań warunkowych Jednolitej Rady, Rady i Komisji wynikających z wykonywania przez Jednolitą Radę, Radę i Komisję ich zadań na mocy tego rozporządzenia. Trybunał opublikuje oddzielne sprawozdanie na ten temat.
UWAGI DOTYCZĄCE NALEŻYTEGO ZARZĄDZANIA FINANSAMI I WYNIków
3.35.14. W orientacyjnym planie udzielania zamówień dołączonym do rocznego programu prac na 2017 r. wyszczególniono 16 różnych usług, na które miały zostać udzielone zamówienia, lecz faktycznie zamówienia udzielono tylko na usługi prawne. Ponadto szacowana wartość zamówienia na usługi prawne przewidziana w orientacyjnym planie udzielania zamówień wyniosła 3 mln euro, podczas gdy w rzeczywistości zawarto umowy na kwotę 29 mln euro. W 2017 r. nie ogłoszono postępowań o udzielenie zamówienia na pozostałe 15 usług wyszczególnionych w orientacyjnym planie. Świadczy to o nieodpowiednim planowaniu w tym zakresie.
3.35.15. Z kwoty 29 mln euro zakontraktowanej na usługi prawne 20 mln euro zakontraktowano w drodze 11 procedur negocjacyjnych bez uprzedniej publikacji ogłoszenia o zamówieniu. Dodatkowo dwóch zamówień na kwotę 3 mln euro dotyczących usług wyceny ekonomicznej i finansowej (tak jak przewidziano w orientacyjnym planie udzielania zamówień na 2016 r.) udzielono także z wykorzystaniem tej samej procedury. Zbyt często stosowanie takich procedur ogranicza konkurencyjność.
3.35.16. Zgodnie z regulaminem finansowym Jednolitej Rady powinna ona wprowadzić jednolite rozwiązanie dotyczące elektronicznej wymiany informacji z osobami trzecimi uczestniczącymi w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego i przechowywania tych informacji (elektroniczne zamówienia publiczne) 263 . Ponieważ wymóg ten obowiązuje wszystkie instytucje UE, Komisja opracowuje obecnie kompleksowe rozwiązanie teleinformatyczne, które obejmie wszystkie etapy postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. W 2010 r. Komisja wprowadziła narzędzie służące do elektronicznego fakturowania, w 2011 r. - narzędzie umożliwiające elektroniczną publikację dokumentów związanych z ogłoszeniami o zamówieniach w wersji elektronicznej Dziennika Urzędowego UE (elektroniczne procedury przetargowe), a w 2015 r. - narzędzie do elektronicznego składania ofert. Do końca 2017 r. Jednolita Rada nie zaczęła jeszcze stosować żadnego z tych narzędzi.
3.35.17. Jednolita Rada publikuje ogłoszenia o naborze na swojej stronie internetowej i w mediach społecznościowych, lecz zwykle nie na stronie internetowej Europejskiego Urzędu Doboru Kadr (EPSO), co byłoby zgodne z zasadą przejrzystości i zwiększyłoby widoczność oraz umożliwiło obywatelom uzyskanie informacji w jednym miejscu o naborach ogłaszanych przez różne instytucje i agencje europejskie.
DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z UWAGAMI Z UBIEGŁYCH LAT
3.35.18. Przegląd działań naprawczych podjętych w wyniku uwag zgłoszonych przez Trybunał w ubiegłych latach przedstawiono w załączniku.
ZAŁĄCZNIK
Działania podjęte w związku z uwagami z ubiegłych lat
| Rok | Uwagi Trybunału | Działania naprawcze (zrealizowane / w trakcie realizacji / niepodjęte / brak danych lub nie dotyczy) |
| 2015 | W 2015 r. Jednolita Rada rozpoczęła działalność i stopniowo ustanawiała mechanizmy kontroli wewnętrznej. Należy jeszcze opracować, przyjąć lub wdrożyć pewną liczbę zasadniczych procedur i mechanizmów kontroli, obejmujących strategię zarządzania ryzykiem i jego kontroli, standardy kontroli wewnętrznej, ocenę okresową należytego funkcjonowania systemu kontroli wewnętrznej i strategię w zakresie zwalczania nadużyć finansowych. | W trakcie realizacji |
| 2016 | System księgowy Jednolitej Rady nie został jeszcze zatwierdzony przez księgowego. | W trakcie realizacji |
| 2016 | Wskaźnik wykonania budżetu był niski i wyniósł 62 % (w 2015 r. było to 67 %), co odpowiada 35 mln euro (w 2015 r. było to 15 mln euro) (1) dostępnych środków na płatności. Było to spowodowane przede wszystkim charakterem działań Jednolitej Rady i obowiązującymi budżetowymi ramami prawnymi. Budżet zapewnia co prawda środki na rzecz rutynowych działań Jednolitej Rady i na zarządzanie przypadkami restrukturyzacji i uporządkowanej likwidacji, w 2016 r. jednak nie miał miejsca żaden taki przypadek. Niewykorzystane środki na płatności zmniejszą wysokość przyszłych składek z instytucji kredytowych. | W trakcie realizacji |
| 2016 | Kwota przeniesionych środków w tytule II (wydatki administracyjne) wynosi 3,1 mln euro, co stanowi 35 % łącznych środków, na które zaciągnięto zobowiązania w tym tytule (w 2015 r. było to 3,3 mln euro, czyli 70 %). Było to związane głównie z umowami w dziedzinie informatyki podpisanymi w 2016 r. (na kwotę 1,9 mln euro) i usługami dotyczącymi ochrony zrealizowanymi w 2016 r., za które nie wystawiono jeszcze faktur i nie zapłacono (0,6 mln euro). | Nie dotyczy |
| 2016 | Kwota przeniesionych środków w tytule III (wydatki operacyjne) wynosi 5,3 mln euro, co stanowi 66 % środków, na które zaciągnięto zobowiązania w tym tytule (w 2015 r. było to 1,6 mln euro, czyli 40 %). Było to związane głównie z usługami zapewnionymi przez Europejski Bank Centralny (1,9 mln euro), usługami prawnymi (1,5 mln euro) i umowami w dziedzinie informatyki (1,3 mln euro), w przypadku których termin płatności przypada w 2017 r. Tak wysoki poziom przeniesień jest sprzeczny z budżetową zasadą jednoroczności. | Nie dotyczy |
| 2016 | Od lipca do października 2016 r. Jednolita Rada zaciągnęła zobowiązania na 2 mln euro w związku z zamówieniem na świadczenie usług prawnych, co nie zostało poprzedzone decyzją o finansowaniu ani nie zostało zaplanowane w rocznym programie prac i budżecie. | W trakcie realizacji |
| 2016 | W wyniku zastosowania ujemnej stopy depozytu przez Europejski Bank Centralny w 2016 r. z funduszu wypłacono krajowym bankom centralnym odsetki ujemne w wysokości 24 mln euro (2). Zmniejszyło to kwotę skumulowanych składek, które będą dostępne w przypadku restrukturyzacji i uporządkowanej likwidacji w przyszłości. | W trakcie realizacji (poza kontrolą Jednolitej Rady) |
| Rok | Uwagi Trybunału | Działania naprawcze (zrealizowane / w trakcie realizacji / niepodjęte / brak danych lub nie dotyczy) |
| 2016 | Jednolita Rada powinna zwiększyć tempo przeprowadzania procedur rekrutacyjnych, ustanowić minimalne progi, które muszą osiągnąć kandydaci, oraz lepiej określić role i zadania członków komisji rekrutacyjnej. | Zrealizowane |
| (1) W 2017 r. wskaźnik wykonania wyniósł 71 %, co odpowiadało 71 mln euro. (2) 50 mln euro w 2017 r. | ||
ODPOWIEDZI RADY
3.35.9. Roczne składki ex ante na rzecz funduszu są obliczane na podstawie informacji przekazanych Radzie przez instytucje kredytowe i niektóre firmy inwestycyjne. Chociaż rozporządzenie w sprawie jednolitego mechanizmu restrukturyzacji i uporządkowanej likwidacji nie przewiduje kompleksowych i spójnych ram kontroli, które zapewniałyby wiarygodność informacji, to jednolity fundusz restrukturyzacji i uporządkowanej likwidacji zajmuje się tą kwestią, na ile to możliwe. Przedstawione dane porównuje się z danymi przedłożonymi przez instytucje w poprzednim roku oraz z danymi pochodzącymi z bazy danych EBC. Rozbieżności zgłaszane są krajowym organom ds. restrukturyzacji i uporządkowanej likwidacji wraz z wnioskiem o wyjaśnienie, co umożliwia poprawę jakości danych z poprzednich cykli. Ponadto Rada nie może ujawnić szczegółów dotyczących części obliczeń składek ex ante związanej z ryzykiem dla danej instytucji, ponieważ są one wzajemnie powiązane i mogłyby doprowadzić do ujawnienia informacji poufnych odnoszących się do innych instytucji. Jednolity fundusz restrukturyzacji i uporządkowanej likwidacji przedstawił jednak metodologię obliczeń oraz szczegółowe kalibracje, zapewniając tym samym przejrzystość i współpracę.
3.35.12. W 2017 r. z powodu nieoczekiwanie dużego nakładu pracy w połączeniu z niekorzystną rotacją personelu w zespole ds. finansów oraz ogólnymi trudnościami ze znalezieniem doświadczonych pracowników, produktywność zespołu ds. finansów była niewystarczająca do sprawnego przetworzenia wszystkich dokumentów finansowych, w tym faktur. W rezultacie od 1,1 % faktur naliczone zostały odsetki za zwłokę.
Od czwartego kwartału 2017 r. produktywność zespołu jest wzmacniana i podejmowane są środki mające na celu zapewnienie terminowego rozliczania faktur. Jak dotąd w 2018 r. około 98 % faktur opłacono w ustalonych terminach. Każdy przypadek niedotrzymania terminu zapłaty jest obecnie przedmiotem wnikliwej analizy w celu zapewnienia dalszej poprawy w tym zakresie.
3.35.14. Orientacyjny plan udzielania zamówień SRB na rok 2017 został przyjęty w 2016 r., czyli dopiero w drugim pełnym roku działalności. W tym okresie nie toczyły się sprawy dotyczące restrukturyzacji i uporządkowanej likwidacji. Agencja miała niewielkie doświadczenie co do tego, na czym bazować swój plan zamówień. Jako nowa agencja SRB mogła przyłączyć się do licznych międzyinstytucjonalnych umów ramowych zarządzanych przez Komisję Europejską. Z tego względu kilka procedur zamówień publicznych, które SRB planowała na 2017 r., ostatecznie nie zostało uruchomionych. W 2018 r. realizacja planu zamówień publicznych jest uważnie śledzona. Ponadto podejmuje się dodatkowe działania mające na celu poprawę planowania procedur zamówień.
3.35.15. W 2017 r. SRB przeznaczyła 20 mln euro na usługi prawne. Prawie wszystkie procedury negocjacyjne bez uprzedniej publikacji ogłoszenia o zamówieniu dotyczyły sporów (8 na 10 zamówień na łączną kwotę 10,9 mln euro), co jest poza zakresem dyrektywy 2014/24/UE. Obejmuje to dużą liczbę spraw spornych wniesionych do TSUE w następstwie pierwszej sprawy dotyczącej restrukturyzacji i uporządkowanej likwidacji przeprowadzonej przez SRB. Dlatego też SRB nie uznaje stosowania takich procedur za zbyt częste. Jeśli chodzi o zamówienia na usługi wyceny ekonomicznej i finansowej, w dwóch z dwunastu przypadków w 2017 r. ponowne otwarcie procedury zakończyło się niepowodzeniem i SRB była zmuszona do zastosowania procedury negocjacyjnej. Z uwagi na charakter przedmiotu zamówienia oraz konieczność zachowania ścisłej poufności ogłoszenie o zamówieniu nie zostało opublikowane, zgodnie z obowiązującymi zasadami.
3.35.16. Podmioty gospodarcze mają elektroniczny dostęp do dokumentacji przetargowej za pośrednictwem strony internetowej SRB od momentu powstania Rady, a od końca 2017 r. jest on w pełni zintegrowany z platformą do elektronicznych procedur przetargowych. W czerwcu 2017 r. SRB wyraziła chęć stosowania narzędzia do elektronicznego składania ofert, lecz jak dotąd nie uzyskała od Komisji dostępu.
3.35.17. SRB zaobserwowała, że publikacja na stronie internetowej EPSO nie poprawia jakości ani nie zwiększa liczby zgłoszeń. Jest natomiast bardzo kosztowna ze względu na konieczność przetłumaczenia ogłoszenia o naborze. Dlatego też SRB preferuje publikację ogłoszeń o wolnych miejscach pracy na własnej stronie internetowej, na stronach EU_CV online, LinkedIn oraz informowanie o nich swoich partnerów (banki centralne, ministerstwa finansów, władze krajowe, inne agencje UE i stałe przedstawicielstwa).
3.36. CENTRUM TŁUMACZEŃ DLA ORGANÓW UNII EUROPEJSKIEJ (CdT)
WSTĘP
3.36.1. Centrum Tłumaczeń dla Organów Unii Europejskiej (zwane dalej "Centrum", inaczej "CdT") z siedzibą w Luksemburgu zostało ustanowione rozporządzeniem Rady (WE) nr 2965/94 264 . Zadaniem Centrum jest zapewnienie instytucjom i organom UE, które zwrócą się o taką pomoc, usług tłumaczeniowych niezbędnych do ich działania.
3.36.2. W tabeli przedstawiono najważniejsze dane liczbowe dotyczące Centrum 265 .
Tabela
Najważniejsze dane liczbowe dotyczące Centrum
| 2016 | 2017 | |
| Budżet (w mln euro) | 51 | 49 |
| Łączna liczba personelu na dzień 31 grudnia (1) | 225 | 215 |
| (1) Personel obejmuje urzędników, pracowników zatrudnionych na czas określony i pracowników kontraktowych oraz oddelegowanych ekspertów krajowych. Źródło: dane przekazane przez Centrum. | ||
POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI PRZEDSTAWIONE PRZEZ TRYBUNAŁ PARLAMENTOWI EUROPEJSKIEMU I RADZIE - SPRAWOZDANIE NIEZALEŻNEGO KONTROLERA
| OPINIA |
| 3.36.3. Trybunał zbadał: |
| a) sprawozdanie finansowe Centrum obejmujące sprawozdanie finansowe 266 oraz sprawozdanie z wykonania budżetu 267 za rok budżetowy zakończony 31 grudnia 2017 r., |
| b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania, zgodnie z wymogami art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE). |
| Wiarygodność rozliczeń |
| Opinia na temat wiarygodności rozliczeń |
| 3.36.4. W opinii Trybunału sprawozdanie Centrum za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach jego sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2017 r. oraz wyniki transakcji, przepływy pieniężne i zmiany w aktywach netto za zakończony w tym dniu rok budżetowy, zgodnie z przepisami regulaminu finansowego Centrum i z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji. Zasady te opierają się na powszechnie przyjętych międzynarodowych standardach rachunkowości sektora publicznego. |
| Legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw rozliczeń |
| Dochody |
| Opinia na temat legalności i prawidłowości dochodów leżących u podstaw rozliczeń |
| 3.36.5. W opinii Trybunału dochody leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
| Płatności |
| Opinia na temat legalności i prawidłowości płatności leżących u podstaw rozliczeń |
| 3.36.6. W opinii Trybunału płatności leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
| Inne kwestie |
| 3.36.7. Zadaniem Centrum jest zapewnienie agencjom i organom UE usług tłumaczeniowych niezbędnych do ich działania, podobnie jak w przypadku instytucji UE, które mogą zwrócić się do Centrum o taką pomoc. Rozporządzenia ustanawiające większości agencji i organów zobowiązują je do korzystania z usług tłumaczeniowych Centrum. Niektóre z nich (na które przypada ponad połowa dochodów Centrum) w coraz większym stopniu korzystają z tłumaczeń wewnętrznych i innych rozwiązań. Oznacza to jednak, że zdolności Centrum nie są wykorzystywane w największym możliwym zakresie, że na poziomie europejskim następuje powielanie rozwiązań i kosztów bieżących oraz że model biznesowy i ciągłość działania Centrum mogą być zagrożone. W 2017 r. przeprowadzona została ocena zewnętrzna adekwatności modelu biznesowego Centrum. W momencie przeprowadzania kontroli nie przyjęto jeszcze końcowego sprawozdania z oceny 268 . |
3.36.8. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.
UWAGI DOTYCZĄCE WIARYGODNOŚCI ROZLICZEŃ
3.36.9. W trakcie tegorocznej kontroli wszystkich agencji UE Trybunał przeprowadził analizę środowiska księgowego, w tym pozycji w hierarchii i niezależności księgowych. W Centrum przełożonym księgowego jest kierownik działu administracji. Trybunał stwierdził potrzebę wzmocnienia niezależności księgowego Centrum poprzez przesunięcie jego stanowiska pod zwierzchnictwo dyrektora Centrum (obowiązki administracyjne) i zarządu (obowiązki funkcyjne).
UWAGI DOTYCZĄCE NALEŻYTEGO ZARZĄDZANIA FINANSAMI I WYNIKÓW
3.36.10. Zgodnie z ramowym rozporządzeniem finansowym agencje powinny wprowadzić jednolite rozwiązanie dotyczące elektronicznej wymiany informacji z osobami trzecimi uczestniczącymi w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego i przechowywania tych informacji (elektroniczne zamówienia publiczne) 269 ( 270 . Ponieważ wymóg ten obowiązuje wszystkie instytucje UE, Komisja opracowuje obecnie kompleksowe rozwiązanie teleinformatyczne, które obejmie wszystkie etapy postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. W 2010 r. Komisja wprowadziła narzędzie służące do elektronicznego fakturowania, w 2011 r. - narzędzie umożliwiające elektroniczną publikację dokumentów związanych z ogłoszeniami o zamówieniach w Dzienniku Urzędowym UE (elektroniczne procedury przetargowe), a w 2015 r. - narzędzie do elektronicznego składania ofert. Do końca 2017 r. Centrum wprowadziło elektroniczne fakturowanie w niektórych postępowaniach, lecz nie zaczęło jeszcze stosować elektronicznych procedur przetargowych ani elektronicznego składania ofert.
DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z UWAGAMI Z UBIEGŁYCH LAT
3.36.11. Przegląd działań naprawczych podjętych w wyniku uwag zgłoszonych przez Trybunał w ubiegłych latach przedstawiono w załączniku.
ZAŁĄCZNIK
Działania podjęte w związku z uwagami z ubiegłych lat
| Rok | Uwagi Trybunału | Działania naprawcze (zrealizowane / w trakcie realizacji / niepodjęte / brak danych lub nie dotyczy) |
| 2015 | Centrum nie dysponuje jeszcze planem ciągłości działania, W związku z tym nie spełnia wymogów standardu kontroli wewnętrznej nr 10 (1). | Zrealizowane |
| 2016 | W 2016 r. stan środków gotówkowych i depozytów krótkoterminowych będących w posiadaniu Centrum zmniejszył się do 34,2 mln euro (38,3 mln euro na koniec 2015 r.), a stan rezerw do 31,1 mln euro (34 mln euro na koniec 2015 r.). Spadek ten wynika z podejścia budżetowego, którego celem jest ograniczenie skumulowanych nadwyżek z poprzednich lat (2). | W trakcie realizacji |
| (1) Standardy kontroli wewnętrznej Centrum opierają się na równoważnych normach ustanowionych przez Komisję. (2) Tendencja ta utrzymała się w 2017 r. | ||
ODPOWIEDZI CENTRUM
3.36.9. Księgowy jest niezależny w wykonywaniu swoich obowiązków księgowych. Niezależność tę zapewnia fakt, że jest on mianowany przez zarząd i zajmuje stałe stanowisko. W celu wzmocnienia niezależności księgowego od 2018 r. będzie on bezpośrednio odpowiadał przed dyrektorem Centrum za zadania związane z rachunkowością i jego ocenę roczną będzie przeprowadzał dyrektor Centrum.
3.36.10. Wdrożenie elektronicznych procedur przetargowych i elektronicznego składania ofert zawarto w programie pracy Centrum na 2018 r. Oba opracowane przez Komisję narzędzia będą stosowane w Centrum od października 2018 r.
Agencje wykonawcze Komisji
3.37. AGENCJA WYKONAWCZA DS. EDUKACJI, KULTURY I SEKTORA AUDIOWIZUALNEGO (EACEA)
3.37. AGENCJA WYKONAWCZA DS. EDUKACJI, KULTURY I SEKTORA AUDIOWIZUALNEGO (EACEA)
3.37.1. Agencja Wykonawcza ds. Edukacji, Kultury i Sektora Audiowizualnego (zwana dalej "Agencją", inaczej "EACEA") z siedzibą w Brukseli została ustanowiona decyzją wykonawczą Komisji 2013/776/UE 271 uchylającą decyzję 2009/336/ WE 272 . Zadaniem Agencji jest zarządzanie powierzonymi jej przez Komisję programami w dziedzinie edukacji, kultury i sektora audiowizualnego, w tym realizacja projektów technicznych.
3.37.2. W tabeli przedstawiono najważniejsze dane liczbowe dotyczące Agencji 273 .
Tabela
Najważniejsze dane liczbowe dotyczące Agencji
| 2016 | 2017 | |
| Budżet (w mln euro) | 49 | 50 |
| Łączna liczba personelu na dzień 31 grudnia (1) | 442 | 436 |
| (1) Personel obejmuje urzędników, pracowników zatrudnionych na czas określony i pracowników kontraktowych oraz oddelegowanych ekspertów krajowych. Źródło: dane przekazane przez Agencję. | ||
POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI PRZEDSTAWIONE PRZEZ TRYBUNAŁ PARLAMENTOWI EUROPEJSKIEMU I RADZIE - SPRAWOZDANIE NIEZALEŻNEGO KONTROLERA
| OPINIA |
| 3.37.3. Trybunał zbadał: |
| a) sprawozdanie finansowe Agencji obejmujące sprawozdanie finansowe 274 oraz sprawozdanie z wykonania budżetu 275 za rok budżetowy zakończony 31 grudnia 2017 r.; |
| b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania; zgodnie z wymogami art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE). |
| Wiarygodność rozliczeń |
| Opinia na temat wiarygodności rozliczeń |
| 3.37.4. W opinii Trybunału sprawozdanie Agencji za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach sytuację finansową Agencji na dzień 31 grudnia 2017 r. oraz wyniki transakcji, przepływy pieniężne i zmiany w aktywach netto za zakończony w tym dniu rok budżetowy, zgodnie z przepisami jej regulaminu finansowego i z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji. Zasady te opierają się na powszechnie przyjętych międzynarodowych standardach rachunkowości sektora publicznego. |
| Legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw rozliczeń |
| Dochody |
| Opinia na temat legalności i prawidłowości dochodów leżących u podstaw rozliczeń |
| 3.37.5. W opinii Trybunału dochody leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
| Płatności |
| Opinia na temat legalności i prawidłowości płatności leżących u podstaw rozliczeń |
| 3.37.6. W opinii Trybunału płatności leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
3.37.7. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.
UWAGI DOTYCZĄCE WIARYGODNOŚCI ROZLICZEŃ
3.37.8. W trakcie tegorocznej kontroli wszystkich agencji UE Trybunał przeprowadził analizę środowiska księgowego, w tym pozycji w hierarchii i niezależności księgowych. W Agencji przełożonym księgowego jest kierownik działu finansów, księgowości i programowania. Trybunał stwierdził potrzebę wzmocnienia niezależności księgowego Agencji poprzez przesunięcie jego stanowiska pod zwierzchnictwo dyrektora Agencji (obowiązki administracyjne) i Komitetu Sterującego (obowiązki funkcyjne).
UWAGI DOTYCZĄCE NALEŻYTEGO ZARZĄDZANIA FINANSAMI I WYNIKÓW
3.37.9. Zgodnie z rozporządzeniem finansowym agencje wykonawcze powinny wprowadzić jednolite rozwiązanie dotyczące elektronicznej wymiany informacji z osobami trzecimi uczestniczącymi w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego i przechowywania tych informacji (elektroniczne zamówienia publiczne) 276 . Ponieważ wymóg ten obowiązuje wszystkie instytucje i agencje UE, Komisja opracowuje obecnie kompleksowe rozwiązanie teleinformatyczne, które obejmie wszystkie etapy postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. W 2010 r. Komisja wprowadziła narzędzie służące do elektronicznego fakturowania, w 2011 r. - narzędzie umożliwiające elektroniczną publikację dokumentów związanych z ogłoszeniami o zamówieniach w wersji elektronicznej Dziennika Urzędowego UE (elektroniczne procedury przetargowe), a w 2015 r. - narzędzie do elektronicznego składania ofert. Do końca 2017 r. Agencja wprowadziła elektroniczne fakturowanie w niektórych postępowaniach, lecz nie zaczęła jeszcze stosować elektronicznych procedur przetargowych ani elektronicznego składania ofert.
INFORMACJE NA TEMAT SPRAWOZDAŃ SŁUŻBY AUDYTU WEWNĘTRZNEGO
3.37.10. W 2017 r. Służba Audytu Wewnętrznego Komisji opublikowała sprawozdania z kontroli na temat zarządzania nakazami odzyskania środków w przypadku grzywien za naruszenie zasad konkurencji (w tym gwarancji na grzywny) i w przypadku nakazów w kontekście zdolności naprawczej Komisji oraz na temat pierwszego etapu zarządzania dotacjami w ramach programów Erasmus+ i Kreatywna Europa 277 . Agencja opracowała plan działania dotyczący wszelkich obszarów, w których możliwe jest wprowadzenie usprawnień.
DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z UWAGAMI Z UBIEGŁYCH LAT
3.37.11. Przegląd działań naprawczych podjętych w wyniku uwag zgłoszonych przez Trybunał w ubiegłych latach przedstawiono w załączniku.
ZAŁĄCZNIK
Działania podjęte w związku z uwagami z ubiegłych lat
| Rok | Uwagi Trybunału | Działania naprawcze (zrealizowane / w trakcie realizacji / niepodjęte / brak danych lub nie dotyczy) |
| 2016 | Agencja, przeprowadzając doroczną inwentaryzację aktywów w 2016 r., nie była w stanie wskazać 46 pozycji informatycznych o łącznej wstępnej wartości nabycia wynoszącej około 22 000 euro, co wskazuje na uchybienia w zabezpieczeniu aktywów. | Zrealizowane |
| 2016 | W tytule III (wsparcie działalności operacyjnej) stwierdzono wysoki poziom przeniesień. Wyniosły one 2,3 mln euro, co stanowi 47 % środków, na które zaciągnięto zobowiązania w tym tytule (w 2015 r. było to 2,8 mln euro, czyli 50 %). Jest to związane przede wszystkim z trwającymi kontrolami projektów (0,8 mln euro) i usługami informatycznymi (0,9 mln euro) zamówionymi w 2016 r., na które jednak nie wystawiono faktur do końca roku lub które zostaną wykonane dopiero w 2017 r. | Nie dotyczy |
ODPOWIEDZI AGENCJI
3.37.8. W opinii Agencji jej księgowy ma wysoki poziom niezależności. Poza jego powołaniem przez Komitet Sterujący oraz funkcjonalną odpowiedzialnością przed Komitetem, należy zauważyć, że księgowy EACEA jest oddelegowanym urzędnikiem Komisji w wyższej kategorii zaszeregowania. Z tytułu tego statusu ma on większy poziom niezależności w porównaniu z lokalnie zatrudnionymi księgowymi. Z takiego układu wynika, że oddelegowany księgowy jest częścią struktury organizacyjnej macierzystej dyrekcji generalnej, w naszym przypadku DG EAC.
Agencja przeanalizuje uwagę Trybunału z uwzględnieniem możliwych środków przyjętych przez inne agencje UE i/lub porad organizacyjnych od Komisji. Jako że kierownictwo wyższego szczebla Agencji jest obecnie w trakcie zmian, kwestia zostanie przedstawiona nowemu dyrektorowi do rozważenia.
3.37.9. Agencja uważnie śledzi projekt Komisji dotyczący elektronicznych zamówień publicznych. Planuje rozpocząć korzystanie z elektronicznych procedur przetargowych w lipcu 2018 r., a następnie wdroży elektroniczne składanie ofert.
3.37.10. Oba plany działania zostały w międzyczasie przesłane do Służby Audytu Wewnętrznego, która je przyjęła. Zwracamy uwagę, że w międzyczasie zrealizowano prawie wszystkie zaplanowane działania.
3.38. AGENCJA WYKONAWCZA DS. MAŁYCH I ŚREDNICH PRZEDSIĘBIORSTW (EASME)
WSTĘP
3.38.1. Agencja Wykonawcza ds. Małych i Średnich Przedsiębiorstw (zwana dalej "Agencją", inaczej "EASME") z siedzibą w Brukseli została ustanowiona na okres od dnia 1 stycznia 2014 r. do 31 grudnia 2024 r. decyzją wykonawczą Komisji 2013/771/UE 278 . Głównym zadaniem Agencji jest zarządzanie, w bliskiej współpracy z siedmioma dyrekcjami generalnymi Komisji Europejskiej, działaniami UE w dziedzinie badań naukowych i innowacji, konkurencyjności MŚP, działaniami na rzecz środowiska i klimatu, a także działaniami morskimi i rybackimi.
3.38.2. W tabeli przedstawiono najważniejsze dane liczbowe dotyczące Agencji 279 .
Tabela
Najważniejsze dane liczbowe dotyczące Agencji
| 2016 | 2017 | |
| Budżet (w mln euro) | 36 | 43 |
| Łączna liczba personelu na dzień 31 grudnia (1) | 417 | 434 |
| (1) Personel obejmuje urzędników, pracowników zatrudnionych na czas określony i pracowników kontraktowych oraz oddelegowanych ekspertów krajowych. Źródło: dane przekazane przez Agencję. | ||
POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI PRZEDSTAWIONE PRZEZ TRYBUNAŁ PARLAMENTOWI EUROPEJSKIEMU I RADZIE - SPRAWOZDANIE NIEZALEŻNEGO KONTROLERA
| OPINIA |
| 3.38.3. Trybunał zbadał: |
| a) sprawozdanie finansowe Agencji obejmujące sprawozdanie finansowe 280 oraz sprawozdanie z wykonania budżetu 281 za rok budżetowy zakończony 31 grudnia 2017 r.; |
| b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania; zgodnie z wymogami art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE). |
| Wiarygodność rozliczeń |
| Opinia na temat wiarygodności rozliczeń |
| 3.38.4. W opinii Trybunału sprawozdanie Agencji za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach sytuację finansową Agencji na dzień 31 grudnia 2017 r. oraz wyniki transakcji, przepływy pieniężne i zmiany w aktywach netto za zakończony w tym dniu rok budżetowy, zgodnie z przepisami jej regulaminu finansowego i z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji. Zasady te opierają się na powszechnie przyjętych międzynarodowych standardach rachunkowości sektora publicznego. |
| Legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw rozliczeń |
| Dochody |
| Opinia na temat legalności i prawidłowości dochodów leżących u podstaw rozliczeń |
| 3.38.5. W opinii Trybunału dochody leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
| Płatności |
| Opinia na temat legalności i prawidłowości płatności leżących u podstaw rozliczeń |
| 3.38.6. W opinii Trybunału płatności leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
3.38.7. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.
UWAGI DOTYCZĄCE WIARYGODNOŚCI ROZLICZEŃ
3.38.8. W trakcie tegorocznej kontroli agencji UE Trybunał przeprowadził analizę ich środowiska księgowego, w tym pozycji w hierarchii i niezależności księgowych, oraz kwestii dotyczących terminowego zatwierdzenia (bądź powtórnego zatwierdzenia) systemów księgowych. W Agencji przełożonym księgowego jest kierownik działu finansowego. Trybunał stwierdził potrzebę wzmocnienia niezależności księgowego Agencji poprzez przesunięcie jego stanowiska pod zwierzchnictwo dyrektora Agencji (obowiązki administracyjne) i Komitetu Sterującego (obowiązki funkcyjne).
3.38.9. Ponadto w 2014 r. znacznie poszerzony został zakres kompetencji Agencji, który obejmuje obecnie zarządzanie, we współpracy z siedmioma dyrekcjami generalnymi Komisji, działaniami UE w różnych obszarach. Pomimo istotnych zmian w procedurach Agencji oraz znacznego zwiększenia budżetu i liczby pracowników ostatnie powtórne zatwierdzenie systemu księgowego miało miejsce w 2012 r.
UWAGI DOTYCZĄCE NALEŻYTEGO ZARZĄDZANIA FINANSAMI I WYNIKÓW
3.38.10. Zgodnie z rozporządzeniem finansowym agencje wykonawcze powinny wprowadzić jednolite rozwiązanie dotyczące elektronicznej wymiany informacji z osobami trzecimi uczestniczącymi w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego i przechowywania tych informacji (elektroniczne zamówienia publiczne) 282 . Ponieważ wymóg ten obowiązuje wszystkie instytucje i agencje UE, Komisja opracowuje obecnie kompleksowe rozwiązanie teleinformatyczne, które obejmie wszystkie etapy postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. W 2010 r. Komisja wprowadziła narzędzie służące do elektronicznego fakturowania, w 2011 r. - narzędzie umożliwiające elektroniczną publikację dokumentów związanych z ogłoszeniami o zamówieniach w Dzienniku Urzędowym UE (elektroniczne procedury przetargowe), a w 2015 r. - narzędzie do elektronicznego składania ofert. Do końca 2017 r. Agencja wprowadziła elektroniczne procedury przetargowe i elektroniczne składanie ofert w niektórych postępowaniach, lecz nie wprowadziła jeszcze elektronicznego fakturowania.
INFORMACJE NA TEMAT SPRAWOZDAŃ SŁUŻBY AUDYTU WEWNĘTRZNEGO
3.38.11. W 2017 r. Służba Audytu Wewnętrznego Komisji opublikowała sprawozdania z kontroli na temat zarządzania przez Agencję programem COSME (Program na rzecz konkurencyjności przedsiębiorstw oraz małych i średnich przedsiębiorstw) i na temat procesu zarządzania kadrami 283 . Agencja opracowała plany działania dotyczące wszelkich obszarów, w których możliwe jest wprowadzenie usprawnień.
DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z UWAGAMI Z UBIEGŁYCH LAT
3.38.12. Przegląd działań naprawczych podjętych w wyniku uwag zgłoszonych przez Trybunał w ubiegłych latach przedstawiono w załączniku.
ZAŁĄCZNIK
Działania podjęte w związku z uwagami z ubiegłych lat
| Rok | Uwagi Trybunału | Działania naprawcze (zrealizowane / w trakcie realizacji / niepodjęte / brak danych lub nie dotyczy) |
| 2016 | W tytule II (wydatki administracyjne) i w tytule III (wsparcie działalności operacyjnej) stwierdzono wysoki poziom przeniesień. W tytule II wyniosły one 1 250 000 euro, co stanowi 33 % środków, na które zaciągnięto zobowiązania w tym tytule (w 2015 r. było to 998 324 euro, czyli 14 %), a w tytule III - 2 550 000 euro, co stanowi 62 % środków, na które zaciągnięto zobowiązania w tym tytule (w 2015 r. były to 4 mln euro, czyli 65 %). W tytule II było to związane głównie z kosztami wynajmu (0,6 mln euro) i zakupem sprzętu komputerowego, który do końca roku nie został dostarczony (0,5 mln euro). Przeniesienia w tytule III są z kolei związane z ocenami przeprowadzonymi przez ekspertów zewnętrznych i monitorowaniem programu LIFE (1,5 mln euro), trwającymi weryfikacjami ex post (0,5 mln euro) i usługami informatycznymi (0,5 mln euro), które zostały wprawdzie zamówione w 2016 r., lecz do końca roku zrealizowano je tylko częściowo i nie wystawiono na nie faktury. Agencja może rozważyć wprowadzenie zróżnicowanych środków budżetowych w celu lepszego odzwierciedlenia wieloletniego charakteru operacji i nieuniknionych długich przerw między datami podpisywania i realizacji umów oraz płatności. | W trakcie realizacji |
| 2016 | W tytule I (koszty osobowe) stwierdzono wysoki poziom anulowanych przeniesień z poprzedniego roku budżetowego. Wyniosły one 32 000 euro, co stanowi 8,3 % przeniesień w tym tytule i wskazuje na przeszacowanie potrzeb budżetowych. | Nie dotyczy |
ODPOWIEDZI AGENCJI
3.38.8. Agencja jest zdania, iż jej system kontroli wewnętrznej daje wystarczającą pewność, że obowiązki są skutecznie rozdzielone, a niezależność księgowego nie jest ograniczona.
Księgowy został powołany przez Komitet Sterujący (KS). KS przyjmuje tymczasowe i końcowe sprawozdanie finansowe, budżet administracyjny oraz wszelkie późniejsze zmiany. Dyrektor Agencji zatwierdza główne wyniki pracy księgowego.
Zmiana aktualnej struktury sprawozdawczości i struktury organizacyjnej nie miałaby zdaniem Agencji większego wpływu na ryzyko i kontrole transakcji księgowych. Agencja będzie jednak wnikliwie monitorować sytuację i w razie potrzeby zmodyfikuje organizację i zależności służbowe.
3.38.9 Zespół księgowy rozpoczął zatwierdzanie systemów księgowych w grudniu 2017 r. i zakończy ten proces w 2018 r.
3.38.10. W dziedzinie zamówień Agencja wprowadziła w 2013 r. elektroniczne fakturowanie dla określonej liczby dostawców usług informatycznych, w tym pełne przetwarzanie elektroniczne oraz zautomatyzowany interfejs z przepływem dokumentów ABAC. Od 2018 r. fakturowanie elektroniczne będzie nadal rozpowszechniane i stopniowo wdrażane u innych dostawców, w zależności od ich infrastruktury i gotowości do stosowania rozwiązań elektronicznych.
3.39. Agencja Wykonawcza Europejskiej Rady ds. Badań Naukowych (ERCEA)
WSTĘP
3.39.1. Agencja Wykonawcza Europejskiej Rady ds. Badań Naukowych (zwana dalej "Agencją", inaczej "ERCEA") z siedzibą w Brukseli została ustanowiona decyzją Komisji nr 2008/37/WE 284 . Agencję ustanowiono na okres rozpoczynający się 1 stycznia 2008 r. i kończący się 31 grudnia 2017 r. Jej zadaniem jest zarządzanie programem szczegółowym "Pomysły", stanowiącym część 7. programu ramowego na rzecz badań naukowych. Decyzją Rady 2013/ 743/UE 285 Agencja stała się specjalną jednostką ds. realizacji odpowiedzialną za administracyjne wdrażanie i realizację programu badawczego "Horyzont 2020" i realizuje działania w ramach części I programu "Doskonała baza naukowa" związane z celem szczegółowym polegającym na wspieraniu badań pionierskich poprzez działalność Europejskiej Rady ds. Badań Naukowych 286 .
3.39.2. W tabeli przedstawiono najważniejsze dane liczbowe dotyczące Agencji 287 .
Tabela
Najważniejsze dane liczbowe dotyczące Agencji
| 2016 | 2017 | |
| Budżet (w mln euro) | 43 | 47 |
| Łączna liczba personelu na dzień 31 grudnia (1) | 461 | 477 |
| (1) Personel obejmuje urzędników, pracowników zatrudnionych na czas określony i pracowników kontraktowych oraz oddelegowanych ekspertów krajowych. Źródło: dane przekazane przez Agencję. | ||
POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI PRZEDSTAWIONE PRZEZ TRYBUNAŁ PARLAMENTOWI EUROPEJSKIEMU I RADZIE - SPRAWOZDANIE NIEZALEŻNEGO KONTROLERA
| OPINIA |
| 3.39.3. Trybunał zbadał: |
| a) sprawozdanie finansowe Agencji obejmujące sprawozdanie finansowe 288 oraz sprawozdanie z wykonania budżetu 289 za rok budżetowy zakończony 31 grudnia 2017 r.; |
| b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania; zgodnie z wymogami art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE). |
| Wiarygodność rozliczeń |
| Opinia na temat wiarygodności rozliczeń |
| 3.39.4. W opinii Trybunału sprawozdanie Agencji za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach sytuację finansową Agencji na dzień 31 grudnia 2017 r. oraz wyniki transakcji, przepływy pieniężne i zmiany w aktywach netto za zakończony w tym dniu rok budżetowy, zgodnie z przepisami jej regulaminu finansowego i z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji. Zasady te opierają się na powszechnie przyjętych międzynarodowych standardach rachunkowości sektora publicznego. |
| Legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw rozliczeń |
| Dochody |
| Opinia na temat legalności i prawidłowości dochodów leżących u podstaw rozliczeń |
| 3.39.5. W opinii Trybunału dochody leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
| Płatności |
| Opinia na temat legalności i prawidłowości płatności leżących u podstaw rozliczeń |
| 3.39.6. W opinii Trybunału płatności leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
3.39.7. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.
UWAGI DOTYCZĄCE NALEŻYTEGO ZARZĄDZANIA FINANSAMI I WYNIKÓW
3.39.8. Zgodnie z rozporządzeniem finansowym agencje wykonawcze powinny wprowadzić jednolite rozwiązanie dotyczące elektronicznej wymiany informacji z osobami trzecimi uczestniczącymi w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego i przechowywania tych informacji (elektroniczne zamówienia publiczne) 290 . Ponieważ wymóg ten obowiązuje wszystkie instytucje i agencje UE, Komisja opracowuje obecnie kompleksowe rozwiązanie teleinformatyczne, które obejmie wszystkie etapy postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. W 2010 r. Komisja uruchomiła narzędzie służące do elektronicznego fakturowania, w 2011 r. - narzędzie umożliwiające elektroniczną publikację dokumentów związanych z ogłoszeniami o zamówieniach w Dzienniku Urzędowym UE (elektroniczne procedury przetargowe), a w 2015 r. - narzędzie do elektronicznego składania ofert. Do końca 2017 r. Agencja wprowadziła w niektórych postępowaniach elektroniczne procedury przetargowe i elektroniczne fakturowanie, lecz nie wprowadziła elektronicznego składania ofert.
INFORMACJE NA TEMAT SPRAWOZDAŃ SŁUŻBY AUDYTU WEWNĘTRZNEGO
3.39.9. W 2017 r. Służba Audytu Wewnętrznego Komisji opublikowała sprawozdanie na temat procedur związanych z zamknięciem projektów 291 w ramach 7PR 292 . Agencja opracowała plan działania dotyczący wszelkich obszarów, w których możliwe jest wprowadzenie usprawnień.
DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z UWAGAMI Z UBIEGŁYCH LAT
3.39.10. Przegląd działań naprawczych podjętych w wyniku uwag zgłoszonych przez Trybunał w ubiegłych latach przedstawiono w załączniku.
ZAŁĄCZNIK
Działania podjęte w związku z uwagami z ubiegłych lat
| Rok | Uwagi Trybunału | Działania naprawcze (zrealizowane / w trakcie realizacji / niepodjęte / brak danych lub nie dotyczy) |
| 2016 | W sprawozdaniach z otwarcia ofert i z oceny sporządzonych przez komisję ds. zamówień publicznych i komisję ds. rekrutacji Agencji nie przedstawiono pełnego i rzetelnego rejestru rzeczywiście zastosowanych procedur. Nieodpowiednie sprawozdania podważają przejrzystość tych postępowań. | Zrealizowane |
| 2016 | W sprawozdaniu z kontroli z września 2016 r. Służba Audytu Wewnętrznego Komisji stwierdziła, że Agencja podjęła szereg działań strategicznych i operacyjnych w celu usprawnienia procesu rekrutacji oraz utrzymania i przydziału personelu. W tym kontekście Służba Audytu Wewnętrznego stwierdziła, że Agencja opracowała i wdrożyła odpowiedni proces zarządzania kadrami, którego efektem było zapewnienie realizacji jej celów dzięki kompetentnemu i zaangażowanemu personelowi. Chociaż nie stwierdzono żadnych krytycznych ani bardzo ważnych problemów, Agencja i Służba Audytu Wewnętrznego uzgodniły plan działania mający na celu dalsze usprawnienie tego procesu w pewnych obszarach. | W toku |
| 2016 | W tytule III (wydatki operacyjne) stwierdzono utrzymujący się wysoki poziom przeniesień środków. Wyniosły one 1,3 mln euro, co stanowi 40 % środków, na które zaciągnięto zobowiązania w tym tytule (w 2015 r. było to 1,5 mln euro, czyli 43 %). Miało to związek głównie z kontrolami zewnętrznymi i działaniami informacyjnymi, wykraczającymi poza rok budżetowy. Wysoki poziom przeniesień jest sprzeczny z zasadą jednoroczności budżetu. | Nie dotyczy |
ODPOWIEDZI AGENCJI
3.39.8 Obecnie elektroniczne składanie ofert jest ograniczone tylko do procedur otwartych (których próg ustalany jest dyrektywą 2014/24/UE w sprawie zamówień publicznych i w 2017 r. wynosił 135 tys. euro). Jako że Agencja nie uruchomiła takiej procedury w 2017 r. i nie zrobi tego również w 2018 r., nie miała możliwości skorzystania z elektronicznego składania ofert w 2017 r. Ponadto zgodnie z planem działania Komisji, korzystanie z elektronicznego składania ofert stanie się obowiązkowe dla wszystkich instytucji i agencji Unii Europejskiej z końcem 2018 r. Dlatego też w 2018 r. rozpoczęto proces wdrażania i Agencja będzie gotowa do korzystania z tej możliwości przed końcem bieżącego roku. W odniesieniu do negocjowanej procedury Agencja zacznie korzystać z elektronicznego składania ofert tak szybko, jak opcja ta zostanie włączona do tego modułu przez Komisję.
3.39.9. Zgodnie z planem działania ustanowionym przez Agencję i uzgodnionym ze Służbą Audytu Wewnętrznego (IAS) odnośnie do audytu "Zamykania projektów FP7", ERCEA wdrożyła wszystkie działania na czas i przedłożyła je Służbie Audytu Wewnętrznego w dniu 9 kwietnia 2018 r. w celu przeprowadzenia działań następczych.
3.40. AGENCJA WYKONAWCZA DS. INNOWACYJNOŚCI I SIECI (INEA)
WSTĘP
3.40.1. Agencja Wykonawcza ds. Innowacyjności i Sieci (zwana dalej "Agencją", inaczej "INEA") z siedzibą w Brukseli została ustanowiona decyzją Komisji nr 2013/801/UE 293 w celu zastąpienia Agencji Wykonawczej ds. Transeuropejskiej Sieci Transportowej, której została następcą prawnym. Agencję ustanowiono na okres od 1 stycznia 2014 r. do 31 grudnia 2024 r. Zarządza ona działaniami UE związanymi z instrumentem "Łącząc Europę", programem finansowania badań naukowych i innowacji "Horyzont 2020", programem dotyczącym transeuropejskiej sieci transportowej i programem Marco Polo.
3.40.2. W tabeli przedstawiono najważniejsze dane liczbowe dotyczące Agencji 294 .
Tabela
Najważniejsze dane liczbowe dotyczące Agencji
| 2016 | 2017 | |
| Budżet (w mln euro) | 22 | 24 |
| Łączna liczba personelu na dzień 31 grudnia (1) | 225 | 249 |
| (1) Personel obejmuje urzędników, pracowników zatrudnionych na czas określony i pracowników kontraktowych oraz oddelegowanych ekspertów krajowych. Źródło: dane przekazane przez Agencję. | ||
POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI PRZEDSTAWIONE PRZEZ TRYBUNAŁ PARLAMENTOWI EUROPEJSKIEMU I RADZIE - SPRAWOZDANIE NIEZALEŻNEGO KONTROLERA
| OPINIA |
| 3.40.3. Trybunał zbadał: |
| a) sprawozdanie finansowe Agencji obejmujące sprawozdanie finansowe 295 oraz sprawozdanie z wykonania budżetu 296 za rok budżetowy zakończony 31 grudnia 2017 r.; |
| b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania; zgodnie z wymogami art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE). |
| Wiarygodność rozliczeń |
| Opinia na temat wiarygodności rozliczeń |
| 3.40.4. W opinii Trybunału sprawozdanie Agencji za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach sytuację finansową Agencji na dzień 31 grudnia 2017 r. oraz wyniki transakcji, przepływy pieniężne i zmiany w aktywach netto za zakończony w tym dniu rok budżetowy, zgodnie z przepisami jej regulaminu finansowego i z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji. Zasady te opierają się na powszechnie przyjętych międzynarodowych standardach rachunkowości sektora publicznego. |
| Legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw rozliczeń |
| Dochody |
| Opinia na temat legalności i prawidłowości dochodów leżących u podstaw rozliczeń |
| 3.40.5. W opinii Trybunału dochody leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
| Płatności |
| Opinia na temat legalności i prawidłowości płatności leżących u podstaw rozliczeń |
| 3.40.6. W opinii Trybunału płatności leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
3.40.7. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.
UWAGI DOTYCZĄCE NALEŻYTEGO ZARZĄDZANIA FINANSAMI I WYNIKÓW
3.40.8. Zgodnie z rozporządzeniem finansowym agencje wykonawcze powinny wprowadzić jednolite rozwiązanie dotyczące elektronicznej wymiany informacji z osobami trzecimi uczestniczącymi w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego i przechowywania tych informacji (elektroniczne zamówienia publiczne) 297 . Ponieważ wymóg ten obowiązuje wszystkie instytucje i agencje UE, Komisja opracowuje obecnie kompleksowe rozwiązanie teleinformatyczne, które obejmie wszystkie etapy postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. W 2010 r. Komisja uruchomiła narzędzie służące do elektronicznego fakturowania, w 2011 r. - narzędzie umożliwiające elektroniczną publikację dokumentów związanych z ogłoszeniami o zamówieniach w Dzienniku Urzędowym UE (elektroniczne procedury przetargowe), a w 2015 r. - narzędzie do elektronicznego składania ofert. Do końca 2017 r. Agencja wprowadziła elektroniczne fakturowanie w niektórych postępowaniach, lecz nie wprowadziła elektronicznych procedur przetargowych ani elektronicznego składania ofert.
INFORMACJE NA TEMAT SPRAWOZDAŃ SŁUŻBY AUDYTU WEWNĘTRZNEGO
3.40.9. W 2017 r. Służba Audytu Wewnętrznego Komisji opublikowała sprawozdanie dotyczące etapu 2. zarządzania dotacjami - zarządzania projektami i płatności na rzecz instrumentu "Łącząc Europę" w Agencji 298 . Agencja opracowała plan działania dotyczący wszelkich obszarów, w których możliwe jest wprowadzenie usprawnień.
DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z UWAGAMI Z UBIEGŁYCH LAT
3.40.10. Przegląd działań naprawczych podjętych w wyniku uwag zgłoszonych przez Trybunał w ubiegłych latach przedstawiono w załączniku.
ZAŁĄCZNIK
Działania podjęte w związku z uwagami z ubiegłych lat
| Rok | Uwagi Trybunału | Działania naprawcze (zrealizowane / w trakcie realizacji / niepodjęte / brak danych lub nie dotyczy) |
| 2016 | W tytule III stwierdzono wysoki poziom przeniesień. Wyniosły one 0,5 mln euro, co stanowi 48 % środków, na które zaciągnięto zobowiązania w tym tytule (w 2015 r. było to 0,5 mln euro, czyli 51 %). Było to spowodowane głównie umowami w dziedzinie informatyki i umowami związanymi z kontrolami, których realizacja wykracza poza rok budżetowy. | Nie dotyczy |
ODPOWIEDZI AGENCJI
3.40.8. Do końca 2017 r. Agencja wdrożyła elektroniczne fakturowanie w stosunku do niektórych procedur. Nie wdrożono elektronicznych procedur przetargowych ani elektronicznego składania ofert, ponieważ nie mają one zastosowania do Agencji. Zamówienia są realizowane jedynie za pomocą umów o niskiej wartości lub za pośrednictwem istniejących umów ramowych zarządzanych przez służby Komisji Europejskiej.
3.41. AGENCJA WYKONAWCZA DS. BADAŃ NAUKOWYCH (REA)
WSTĘP
3.41.1. Agencja Wykonawcza ds. Badań Naukowych (zwana dalej "Agencją", inaczej "REA") z siedzibą w Brukseli została ustanowiona decyzją Komisji 2008/46/WE 299 . Agencję ustanowiono na ograniczony okres rozpoczynający się 1 stycznia 2008 r. i kończący się 31 grudnia 2017 r. Jej zadaniem jest zarządzanie działaniami Unii w dziedzinie badań naukowych. W dniu 15 czerwca 2009 r. Komisja Europejska oficjalnie przyznała Agencji niezależność administracyjną i operacyjną. W dniu 13 grudnia 2013 r. decyzją wykonawczą 2013/778/UE 300 Komisja przedłużyła czas funkcjonowania Agencji do 2024 r. i powierzyła jej zarządzanie częścią programu "Horyzont 2020", nowego programu ramowego w zakresie badań naukowych i innowacji.
3.41.2. W poniższej tabeli przedstawiono najważniejsze dane liczbowe dotyczące Agencji 301 .
Tabela
Najważniejsze dane liczbowe dotyczące Agencji
| 2016 | 2017 | |
| Budżet (w mln euro) (1) | 63 | 67 |
| Łączna liczba personelu na dzień 31 grudnia (2) | 628 | 693 |
| (1) Dane dotyczące budżetu są oparte na kwotach środków na płatności. (2) Personel obejmuje urzędników, pracowników zatrudnionych na czas określony i pracowników kontraktowych oraz oddelegowanych ekspertów krajowych. Źródło: dane przekazane przez Agencję. | ||
POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI PRZEDSTAWIONE PRZEZ TRYBUNAŁ PARLAMENTOWI EUROPEJSKIEMU I RADZIE - SPRAWOZDANIE NIEZALEŻNEGO KONTROLERA
| OPINIA |
| 3.41.3. Trybunał zbadał: |
| a) sprawozdanie finansowe Agencji obejmujące sprawozdanie finansowe 302 oraz sprawozdanie z wykonania budżetu 303 za rok budżetowy zakończony 31 grudnia 2017 r.; |
| b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania; zgodnie z wymogami art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE). |
| Wiarygodność rozliczeń |
| Opinia na temat wiarygodności rozliczeń |
| 3.41.4. W opinii Trybunału sprawozdanie Agencji za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach sytuację finansową Agencji na dzień 31 grudnia 2017 r. oraz wyniki transakcji, przepływy pieniężne i zmiany w aktywach netto za zakończony w tym dniu rok budżetowy, zgodnie z przepisami regulaminu finansowego Agencji i z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji. Zasady te opierają się na powszechnie przyjętych międzynarodowych standardach rachunkowości sektora publicznego. |
| Legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw rozliczeń |
| Dochody |
| Opinia na temat legalności i prawidłowości dochodów leżących u podstaw rozliczeń |
| 3.41.5. W opinii Trybunału dochody leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
| Płatności |
| Opinia na temat legalności i prawidłowości płatności leżących u podstaw rozliczeń |
| 3.41.6. W opinii Trybunału płatności leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
3.41.7. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.
UWAGI DOTYCZĄCE MECHANIZMÓW KONTROLI WEWNĘTRZNEJ
3.41.8. W zarządzaniu procesem wyboru pracowników kontraktowych wykryto uchybienia. Dokumentacja dotycząca naboru i protokoły z posiedzeń komisji rekrutacyjnej nie zawsze zawierają kryteria stosowane do wyboru kandydatów z bazy danych na potrzeby rekrutacji 304 .
UWAGI DOTYCZĄCE NALEŻYTEGO ZARZĄDZANIA FINANSAMI I WYNIKÓW
3.41.9. Zgodnie z rozporządzeniem finansowym agencje wykonawcze powinny wprowadzić jednolite rozwiązanie dotyczące elektronicznej wymiany informacji z osobami trzecimi uczestniczącymi w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego i przechowywania tych informacji (elektroniczne zamówienia publiczne) 305 . Ponieważ wymóg ten obowiązuje wszystkie instytucje i agencje UE, Komisja opracowuje obecnie kompleksowe rozwiązanie teleinformatyczne, które obejmie wszystkie etapy postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. W 2010 r. Komisja wprowadziła narzędzie służące do elektronicznego fakturowania, w 2011 r. - narzędzie umożliwiające elektroniczną publikację dokumentów związanych z ogłoszeniami o zamówieniach w wersji elektronicznej Dziennika Urzędowego UE (elektroniczne procedury przetargowe), a w 2015 r. - narzędzie do elektronicznego składania ofert. Do końca 2017 r. Agencja wprowadziła elektroniczne fakturowanie w niektórych postępowaniach, lecz nie zaczęła jeszcze stosować elektronicznych procedur przetargowych ani elektronicznego składania ofert.
INFORMACJE NA TEMAT SPRAWOZDAŃ SŁUŻBY AUDYTU WEWNĘTRZNEGO
3.41.10. W maju 2017 r. Służba Audytu Wewnętrznego Komisji opublikowała sprawozdanie z kontroli na temat zamknięcia projektów w ramach siódmego programu ramowego w Agencji 306 . Agencja opracowała plan działania dotyczący wszelkich obszarów, w których możliwe jest wprowadzenie usprawnień.
DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z UWAGAMI Z UBIEGŁYCH LAT
3.41.11. Przegląd działań naprawczych podjętych w wyniku uwag zgłoszonych przez Trybunał w ubiegłych latach przedstawiono w załączniku.
ZAŁĄCZNIK
Działania podjęte w związku z uwagami z ubiegłych lat
| Rok | Uwagi Trybunału | Działania naprawcze (zrealizowane / w trakcie realizacji / niepodjęte / brak danych lub nie dotyczy) |
| 2016 | W swoim sprawozdaniu z audytu z grudnia 2016 r. Służba Audytu Wewnętrznego Komisji stwierdziła, że zasadniczo Agencja wdrożyła odpowiedni proces zarządzania kadrami. Agencja i Służba Audytu Wewnętrznego uzgodniły plan dotyczący działań naprawczych w odniesieniu do jednego ustalenia zgłoszonego przez audytorów. | W trakcie realizacji |
| 2016 | W innym sprawozdaniu z audytu z maja 2016 r. Służba Audytu Wewnętrznego Komisji stwierdziła, że Agencja wraz z Komisją wprowadziły wydajny system kontroli wewnętrznej w odniesieniu do zarządzania dotacjami w ramach programu "Horyzont 2020". Agencja i Służba Audytu Wewnętrznego uzgodniły wraz z Komisją plan dotyczący działań naprawczych w odniesieniu do jednego ustalenia, uznanego za bardzo ważne. | W trakcie realizacji (1) |
| 2016 | W imieniu Komisji przygotowano zewnętrzną ocenę funkcjonowania Agencji w latach 2012-2015, a w maju 2016 r. sporządzono sprawozdanie końcowe. Stwierdzono w nim, że realizując swoje zadania we wspomnianym okresie, Agencja funkcjonowała w sposób skuteczny, wydajny i racjonalny pod względem kosztów, a także że jej zakres uprawnień ma duże znaczenie dla Komisji i beneficjentów Agencji i że oddelegowanie zadań operacyjnych z Komisji do Agencji powiodło się. Oceniający wskazali jednak także na potrzebę dalszej poprawy skuteczności i wydajności operacji, a Agencję i Komisję zachęcono do usprawnienia komunikacji wewnętrznej i współpracy, komunikacji zewnętrznej oraz konkretnych zagadnień w obszarze zarządzania infrastrukturą informatyczną i kadrami. Agencja i Komisja uzgodniły plan dotyczący działań naprawczych. | Nie dotyczy |
| (1) Służba Audytu Wewnętrznego w 2017 r. przeprowadziła kontrolę uzupełniającą i stwierdziła, że dwa wspomniane zalecenia zostały odpowiednio i skutecznie wdrożone. Do końca roku trzy zalecenia nie zostały podjęte. | ||
ODPOWIEDZI AGENCJI
3.41.9. Poddana kontroli procedura rekrutacyjna, w przypadku której stwierdzono niedociągnięcia, rozpoczęła się w 2016 r. Doprowadziła ona do ustanowienia przyjętej w 2016 r. listy rezerwowej, z której skorzystano w 2017 r. publikując ofertę pracy. Prowadzoną przez REA procedurę naboru pracowników kontraktowych, z uwzględnieniem zaleceń Służby Audytu Wewnętrznego z 2016 r. zmieniono i wdrożono pod koniec 2017 r. Zmieniona procedura naboru pracowników kontraktowych uwzględnia wymagania dotyczące precyzyjnie udokumentowanych kryteriów wyszukiwania życiorysów i kontroli kwalifikowalności, a także kryteriów kwalifikowalności i wyboru. Kryteria wyszukiwania stosowane przez komisje rekrutacyjne do analizy życiorysów są zapisane w protokołach z posiedzeń. Dlatego też zmieniona procedura już eliminuje niedociągnięcia wskazane przez Trybunał Obrachunkowy.
3.41.10. W dziedzinie zamówień publicznych REA stosuje umowy z Komisją o gwarantowanym poziomie usług lub umowy ramowe Komisji. REA rozpoczęłaby oddzielną procedurę przetargową jedynie w przypadkach szczególnych potrzeb nieobjętych żadną z tych umów. W 2017 r. REA przeprowadziła jedną procedurę przetargową na umowę o niskiej wartości. Aktualna wersja elektronicznej procedury przetargowej i narzędzia do elektronicznego składania ofert ograniczona jest do procedur zamówień publicznych o wartości powyżej 144 000 euro. Ponieważ jak dotąd REA nie przeprowadziła żadnej procedury powyżej tego progu, nie mogła zastosować elektronicznej procedury przetargowej ani narzędzia do elektronicznego składania ofert w 2017 r. Ponadto, zgodnie z planem działania Komisji, stosowanie elektronicznej procedury przetargowej i narzędzia do elektronicznego składania ofert staje się obowiązkowe dla wszystkich instytucji i agencji UE na koniec 2018 r., a proces dostosowawczy rozpoczął się dopiero w 2018 r. Agencja stosuje już elektroniczne fakturowanie, natomiast moduły elektronicznej procedury przetargowej i elektronicznego składania ofert Agencja zacznie stosować wówczas, gdy będą one obejmowały również umowy o średniej i niskiej wartości, w przypadku przeprowadzania procedury przetargowej.
3.42. AGENCJA WYKONAWCZA DS. KONSUMENTÓW, ZDROWIA, ROLNICTWA I ŻYWNOŚCI (CHAFEA)
WSTĘP
3.42.1. Agencja Wykonawcza ds. Konsumentów, Zdrowia, Rolnictwa i Żywności (zwana dalej "Agencją") została ustanowiona w dniu 1 stycznia 2005 r. (do 2008 r. funkcjonowała jako Agencja Wykonawcza Programu Zdrowia Publicznego (PHEA); w latach 2008-2013 - jako Agencja Wykonawcza ds. Zdrowia i Konsumentów (EAHC), a od 1 stycznia 2014 - jako Agencja Wykonawcza ds. Konsumentów, Zdrowia, Rolnictwa i Żywności (Chafea) 307 ). Agencja ma siedzibę w Luksemburgu i ustanowiono ją na okres kończący się 31 grudnia 2024 r. Realizuje ona Program działań UE w dziedzinie zdrowia, program ochrony konsumentów i inicjatywę "Lepsze szkolenia na rzecz bezpieczniejszej żywności" (BTSF).
3.42.2. W tabeli przedstawiono najważniejsze dane liczbowe dotyczące Agencji 308 .
Tabela
Najważniejsze dane liczbowe dotyczące Agencji
| 2016 | 2017 | |
| Budżet (w mln euro) | 9 | 10 |
| Łączna liczba personelu na dzień 31 grudnia (1) | 58 | 61 |
| (1) Personel obejmuje urzędników, pracowników zatrudnionych na czas określony i pracowników kontraktowych oraz oddelegowanych ekspertów krajowych. Źródło: dane przekazane przez Agencję. | ||
POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI PRZEDSTAWIONE PRZEZ TRYBUNAŁ PARLAMENTOWI EUROPEJSKIEMU I RADZIE - SPRAWOZDANIE NIEZALEŻNEGO KONTROLERA
| OPINIA |
| 3.42.3. Trybunał zbadał: |
| a) sprawozdanie finansowe Agencji obejmujące sprawozdanie finansowe 309 oraz sprawozdanie z wykonania budżetu 310 za rok budżetowy zakończony 31 grudnia 2017 r.; |
| b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania; zgodnie z wymogami art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE). |
| Wiarygodność rozliczeń |
| Opinia na temat wiarygodności rozliczeń |
| 3.42.4. W opinii Trybunału sprawozdanie Agencji za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach sytuację finansową Agencji na dzień 31 grudnia 2017 r. oraz wyniki transakcji, przepływy pieniężne i zmiany w aktywach netto za zakończony w tym dniu rok budżetowy, zgodnie z przepisami jej regulaminu finansowego i z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji. Zasady te opierają się na powszechnie przyjętych międzynarodowych standardach rachunkowości sektora publicznego. |
| Legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw rozliczeń |
| Dochody |
| Opinia na temat legalności i prawidłowości dochodów leżących u podstaw rozliczeń |
| 3.42.5. W opinii Trybunału dochody leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
| Płatności |
| Opinia na temat legalności i prawidłowości płatności leżących u podstaw rozliczeń |
| 3.42.6. W opinii Trybunału płatności leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
| Objaśnienie uzupełniające |
| 3.42.7. Księgowy agencji jest nieobecny od końca listopada 2017 r. 13 grudnia 2017 r. Komitet Sterujący Agencji powołał tymczasowo na stanowisko księgowego urzędnika, który jednocześnie zastępuje delegowanego urzędnika zatwierdzającego. Stoi to w sprzeczności z art. 28 regulaminu finansowego Agencji, zgodnie z którym obowiązki urzędnika zatwierdzającego i księgowego są rozdzielone i wzajemnie się wykluczają. |
3.42.8. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.
UWAGI DOTYCZĄCE MECHANIZMÓW KONTROLI WEWNĘTRZNEJ
3.42.9. W 2017 r. Agencja nieodpowiednio dokumentowała procedury naboru. Ponadto w procedurach tych nie zapewniono anonimowości i nie przestrzegano wyznaczonych terminów. Może to podważać zasadę przejrzystości i zasadę równego traktowania kandydatów.
UWAGI DOTYCZĄCE NALEŻYTEGO ZARZĄDZANIA FINANSAMI I WYNIKÓW
3.42.10. W 2017 r. Agencja napotkała trudności w zapewnieniu wystarczającej konkurencji w postępowaniach o udzielenie zamówienia na niską i średnią kwotę. W każdym ze skontrolowanych postępowań Agencja otrzymała zaledwie po jednej ofercie.
3.42.11. Zgodnie z rozporządzeniem finansowym agencje wykonawcze powinny wprowadzić jednolite rozwiązanie dotyczące elektronicznej wymiany informacji z osobami trzecimi uczestniczącymi w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego i przechowywania tych informacji (elektroniczne zamówienia publiczne) 311 . Ponieważ wymóg ten obowiązuje wszystkie instytucje i agencje UE, Komisja opracowuje obecnie kompleksowe rozwiązanie teleinformatyczne, które obejmie wszystkie etapy postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. W 2010 r. Komisja wprowadziła narzędzie służące do elektronicznego fakturowania, w 2011 r. - narzędzie umożliwiające elektroniczną publikację dokumentów związanych z ogłoszeniami o zamówieniach w wersji elektronicznej Dziennika Urzędowego UE (elektroniczne procedury przetargowe), a w 2015 r. - narzędzie do elektronicznego składania ofert. Do końca 2017 r. Agencja wprowadziła w niektórych postępowaniach elektroniczne procedury przetargowe i elektroniczne fakturowanie, lecz nie wprowadziła elektronicznego składania ofert.
3.42.12. Agencja publikuje ogłoszenia o naborze na stanowiska dla pracowników na czas określony na swojej stronie internetowej i w mediach społecznościowych, lecz nie na stronie internetowej Europejskiego Urzędu Doboru Kadr (EPSO), co zwiększyłoby przejrzystość i widoczność oraz umożliwiłoby obywatelom uzyskanie informacji w jednym miejscu o naborach ogłaszanych przez różne instytucje i agencje europejskie.
UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM
3.42.13. Agencja planuje swój budżet w nieodpowiedni sposób. W tytule III stwierdzono wysoki poziom przeniesień środków z 2017 r. na 2018 r. Wyniosły one 1,6 mln euro, co stanowi 63 % środków, na które zaciągnięto zobowiązania w tym tytule (w 2016 r. było to 1,2 mln euro, czyli 48 %). Kwota anulowanych środków budżetowych przeniesionych z 2016 r. na 2017 r. też była wysoka i wyniosła 354 260 euro, czyli 23 %.
DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z UWAGAMI Z UBIEGŁYCH LAT
3.42.14. Przegląd działań naprawczych podjętych w wyniku uwag zgłoszonych przez Trybunał w ubiegłych latach przedstawiono w załączniku.
ZAŁĄCZNIK
Działania podjęte w związku z uwagami z ubiegłych lat
| Rok | Uwagi Trybunału | Działania naprawcze (zrealizowane / w trakcie realizacji / niepodjęte / brak danych lub nie dotyczy) |
| 2015 | Agencja anulowała 0,2 mln euro, co stanowi 18 % środków przeniesionych na 2015 r. (w 2014 r. było to 0,1 mln euro, czyli 14 %). Wskazuje to na uchybienia w planowaniu. | W trakcie realizacji |
| 2016 | W tytule III (wydatki związane z działalnością operacyjną) Agencja dokonała przeniesienia w wysokości 1,1 mln euro, co stanowi 48 % środków, na które zaciągnięto zobowiązania w tym tytule (w 2015 r. było to 0,9 mln euro, czyli 52 %). Było to związane głównie z usługami informatycznymi i innymi opracowaniami, na które do końca roku złożono zamówienia, lecz nie zostały one jeszcze wykonane. Jeśli chodzi o środki przeniesione z 2015 r. na 2016 r., Agencja anulowała 0,2 mln euro, co stanowi 17 % tych środków. Wskazuje to na nieodpowiednie planowanie dotyczące potrzeb. | Nie dotyczy |
ODPOWIEDZI AGENCJI
OBJAŚNIENIE UZUPEŁNIAJĄCE
3.42.7 Końcowe sprawozdanie zostało sporządzone i podpisane przez wyznaczonego księgowego w biurze. W przyszłości podział obowiązków będzie ściśle przestrzegany.
3.42.9 Agencja przyjmuje uwagę Trybunału dotyczącą faktu, że akta rekrutacyjne analizowane przez Trybunał nie były odpowiednio udokumentowane. Chafea dopilnowała jednak, aby żaden z kandydatów nie został w tym procesie selekcji potraktowany w sposób uprzywilejowany, ponieważ wszyscy kandydaci byli traktowani jednakowo.
3.42.10. Chafea wdrożyła wszystkie kroki zalecane w rozporządzeniu finansowym w odniesieniu do tych dwóch zamówień o niskiej i średniej wartości: Rozpowszechnianie ex ante odbyło się zgodnie z wymogami, a wymagana prawem liczba kandydatów została zaproszona do złożenia oferty, przy czym wszyscy ci kandydaci mieli duże doświadczenie w procedurach przetargowych i w zakresie wymaganych usług. Chafea przestrzegała Vademecum DG BUDGET w zakresie zamówień publicznych w odniesieniu do czasu, jaki oferenci mieli na złożenie oferty.
3.42.11 Chafea testuje obecnie kilka modułów informatycznych dla e-zamówień, w tym dla elektronicznego składania ofert. Pierwszy przetarg z zastosowaniem elektronicznego składania ofert zostanie przetestowany w trzecim kwartale 2018 r. Chafea będzie w pełni stosować się do zalecenia Komisji Europejskiej dotyczącego wprowadzenia elektronicznego składania ofert przed końcem 2018 r.
3.42.12. Chafea zgadza się z uwagą, że publikacja ogłoszeń o naborze na stanowiska pracowników zatrudnionych na czas określony na stronie internetowej EPSO może zwiększyć ich widoczność.
3.42.13 Agencja przyjmuje uwagi Trybunału. Agencja nadal będzie dążyć do dalszego zmniejszania poziomu przeniesień i wskaźnika anulowania C8.
| Niniejsze sprawozdanie, zawierające poświadczenia wiarygodności dla wszystkich 41 agencji/ organów UE, zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Neven MATES, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 18 września 2018 r. | |
| W imieniu Trybunału Obrachunkowego | |
| Klaus-Heiner LEHNE | |
| Prezes | |
© Unia Europejska, http://eur-lex.europa.eu/
Za autentyczne uważa się wyłącznie dokumenty Unii Europejskiej opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.