Sprawozdanie na temat rozliczeń Europejskiej Agencji ds. Bezpieczeństwa i Ochrony Zdrowia w Miejscu Pracy za rok obrachunkowy 2003 wraz z odpowiedziami Agencji.

Dzienniki UE

Dz.U.UE.C.2004.324.1

Akt nienormatywny

Wersja od: 30 grudnia 2004 r.

SPRAWOZDANIE

na temat rozliczeń Europejskiej Agencji ds. Bezpieczeństwa i Ochrony Zdrowia w Miejscu Pracy za rok obrachunkowy 2003, wraz z odpowiedziami Agencji

(2004/C 324/01)

(Dz.U.UE C z dnia 30 grudnia 2004 r.)

WSTĘP

1. Europejska Agencja ds. Bezpieczeństwa i Ochrony Zdrowia w Miejscu Pracy (zwana dalej Agencją) została ustanowiona na mocy rozporządzenia Rady (WE) nr 2062/94 z dnia 18 lipca 1994 r.⁽¹⁾. W zakresie zdrowia i bezpieczeństwa w pracy zadaniem Agencji jest gromadzenie i rozpowszechnianie informacji dotyczących priorytetów krajowych i wspólnotowych, wspieranie odnośnych organów krajowych i wspólnotowych przy określaniu i wdrażaniu polityk oraz informowanie o działaniach prewencyjnych. Tabela 1 przedstawia w sposób skrótowy kompetencje i działania Agencji na podstawie przekazanych przez nią informacji.

OPINIA TRYBUNAŁU OBRACHUNKOWEGO

2. Niniejsza opinia jest przedstawiana Parlamentowi Europejskiemu i Radzie na mocy art. 185 ust. 2 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002⁽²⁾.

3. Trybunał zbadał roczne sprawozdania finansowe Agencji za rok obrachunkowy zamknięty dnia 31 grudnia 2003 r. Zgodnie z art. 14 ust. 1 rozporządzenia Rady (WE) nr 2062/94 za wykonanie budżetu odpowiada dyrektor. Dyrektor jest odpowiedzialny za sporządzenie i przedstawienie sprawozdań⁽³⁾, zgodnie z wewnętrznymi przepisami finansowymi przyjętymi na podstawie art. 15 tegoż rozporządzenia. Trybunał jest odpowiedzialny za ich kontrolę zgodnie z art. 248 Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską.

4. Trybunał przeprowadził kontrolę zgodnie ze swoimi standardami i strategiami kontroli. Opierają się one na ogólnie przyjętych międzynarodowych standardach kontroli przystosowanych do specyfiki Wspólnoty. Trybunał zbadał dokumentację księgową i zastosował procedury kontroli, które uznał za niezbędne w danych okolicznościach.

5. W ten sposób Trybunał uzyskał uzasadnione zapewnienie, że rozliczenia za rok obrachunkowy zamknięty dnia 31 grudnia 2003 r. są wiarygodne oraz że transakcje leżące u podstaw tych rozliczeń są jako całość legalne i prawidłowe. Uwagi przedstawione poniżej nie podważają opinii z kontroli wyrażonej przez Trybunał w niniejszym sprawozdaniu.

UWAGI

6. Wykorzystanie środków za rok obrachunkowy 2003 oraz środków przeniesionych z poprzedniego roku zostało przedstawione w tabeli 2. Wersja skrócona rachunku dochodów i wydatków oraz bilansu Agencji za rok obrachunkowy 2003 została przedstawiona w tabelach 3 i 4.

7. Przeniesienia środków dotyczą w większości tytułu III budżetu i pomimo znacznego zmniejszenia stanowią ponad 45 % zaciągniętych zobowiązań. Trybunał ponownie zwraca Agencji uwagę na konieczność sprawowania lepszej kontroli nad podejmowanymi przez nią działaniami.

8. W odniesieniu do roku obrachunkowego zamkniętego dnia 31 grudnia 2003 r. Agencja zaczęła stosować zasady księgowe określone w swoim nowym rozporządzeniu finansowym. Jednakże dane za rok obrachunkowy 2002 nie zostały ponownie przetworzone, co uniemożliwia porównanie obu lat obrachunkowych.

9. W swoim sprawozdaniu na temat rozliczeń za rok obrachunkowy 2002⁽⁴⁾ Trybunał wykazał braki w kontroli programu dotacji przeznaczonych na wypracowanie i rozpowszechnianie dobrej praktyki zmniejszającej zagrożenia dla zdrowia i bezpieczeństwa w małych i średnich przedsiębiorstwach. W 2003 r. Agencja wypłaciła 3,1 mln euro na podstawie analizy sprawozdań z działalności i sprawozdań finansowych dotyczących 53 projektów w ramach tego programu. Spośród tych projektów Trybunał skontrolował 20 deklaracji wydatków. W miarę zbliżania się końca programu Agencja zmniejszała swoje wymagania dotyczące dokumentacji finansowej dotyczącej końcowych wniosków o płatności. W efekcie w pięciu na 20 skontrolowanych spraw płatności w wysokości 348.000 euro zostały zrealizowane na podstawie zwykłej deklaracji wydatków niepopartej odpowiednią dokumentacją lub nawet bez jakiejkolwiek dokumentacji⁽⁵⁾. W odpowiedzi na sprawozdanie Trybunału za rok obrachunkowy 2002⁽⁶⁾ Agencja przewidywała możliwość przeprowadzenia kontroli u beneficjentów. W 2003 r. nie przeprowadzono żadnej kontroli tego rodzaju.

10. Jak wskazano w opinii Trybunału dotyczącej roku obrachunkowego 2002⁽⁷⁾, kontrola rozliczeń budżetowych ponownie wykazała braki w formalizacji i określeniu weryfikacji finansowych ex ante.

11. Zgodnie z art. 4 rozporządzenia bazowego władze krajowe przekazują nazwy instytucji, do współpracy z którymi Agencja jest uprawniona w ramach współpracy z jednostkami wyspecjalizowanymi. Agencja sfinansowała dwa obejmujące szerokie spektrum specjalizacji centra⁽⁸⁾, z których jedno grupuje 14, a drugie 12 organizacji. Najważniejszym atutem badań prowadzonych przez centra jest gromadzenie danych, czasem trudno dostępnych, i sporządzanie analizy porównawczej tych danych na poziomie europejskim. Agencja powinna wzmocnić swój system kontroli wydatków zadeklarowanych przez jednostki wyspecjalizowane, w szczególności wymagając ich zatwierdzania przez kontrolera zewnętrznego.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Trybunał Obrachunkowy w Luksemburgu na posiedzeniu w dniach 29 i 30 września 2004 r.

	W imieniu Trybunału Obrachunkowego
	Juan Manuel FABRA VALLÉS
	Prezes

______

⁽¹⁾ Dz.U. L 216 z 20.8.1994, str. 1. Rozporządzenie zostało zmienione rozporządzeniem Rady (WE) nr 1654/2003 z dnia 18 czerwca 2003 r.

(Dz.U. L 245 z 29.9.2003, str. 38).

⁽²⁾ Dz.U. L 248 z 16.9.2002, str. 1.

⁽³⁾ Na podstawie art. 14 ust. 3 rozporządzenia finansowego Agencji końcowe sprawozdania za rok obrachunkowy 2003 zostały sporządzone dnia 27 lipca 2004 r. i przekazane Trybunałowi Obrachunkowemu, który otrzymał je dnia 24 września 2004 r. Wersja skrócona tych sprawozdań jest przedstawiona w tabelach załączonych do niniejszego sprawozdania.

⁽⁴⁾ Patrz: punkt 12 sprawozdania dotyczącego roku obrachunkowego 2002 (Dz.U. C 319 z 30.12.2003, str. 10).

⁽⁵⁾ W czterech przypadkach do wniosku nie załączono żadnego dokumentu, zaś w jednym przypadku dokumenty te jedynie częściowo pokrywały wnioskowaną kwotę.

⁽⁶⁾ Patrz: punkt 13 sprawozdania dotyczącego roku obrachunkowego 2002 (Dz.U. C 319 z 30.12.2003, str. 14).

⁽⁷⁾ Patrz: punkt 9 sprawozdania za roku obrachunkowego 2002 (Dz.U. C 319 z 19.12.2002, str. 9).

⁽⁸⁾ Trzecie centrum utworzono w czerwcu 2003 r. wyłącznie w celu zbierania danych w krajach kandydujących; centrum to zakończyło swoją działalność w kwietniu 2004 r.

..................................................

Notka Wydawnictwa Prawniczego "Lex"

Grafiki zostały zamieszczone wyłącznie w Internecie. Obejrzenie grafik podczas pracy z programem Lex wymaga dostępu do Internetu.

..................................................

Tabela 1

Europejska Agencja ds. Bezpieczeństwa i Ochrony Zdrowia w Miejscu Pracy (Bilbao)

grafika

Tabela 2

Europejska Agencja ds. Bezpieczeństwa i Ochrony Zdrowia w Miejscu Pracy - Wykonanie budżetu za rok obrachunkowy 2003

grafika

Tabela 3

Europejska Agencja ds. Bezpieczeństwa i Ochrony Zdrowia w Miejscu Pracy - Rachunek dochodów i wydatków za lata obrachunkowe 2003 i 2002

grafika

Tabela 4

Europejska Agencja ds. Bezpieczeństwa i Ochrony Zdrowia w Miejscu Pracy - Bilans na dzień 31 grudnia 2003 i 2002

grafika

ODPOWIEDZI AGENCJI

7. Agencja pragnie potwierdzić przestrzeganie swojego stałego zobowiązania do zmniejszania kwot z przeniesienia, zgodnie z zasadą jednoroczności budżetu. W porównaniu z rokiem 2002 w roku 2003 Agencja znacznie zmniejszyła wysokość kwot z przeniesienia (z 60 % do 45 %). Podobnie jak w roku 2002 przenoszenie kwot jest przede wszystkim spowodowane prawidłowym wdrażaniem programu finansowania małych i średnich przedsiębiorstw, którego pełny cykl wprowadzenia w życie wynosi dwa lata.

8. W rezultacie różnych spotkań Komisji z księgowymi wszystkich agencji zadecydowano, że wycofanie środków przenoszonych pod koniec roku wymaga zastosowania odpowiednich narzędzi informatycznych. Narzędzia te nie były dostępne, jednakże w chwili obecnej są opracowywane przez Agencję.

9. W kwestii projektów w ramach programu dla małych i średnich przedsiębiorstw, po przeprowadzeniu wewnętrznej oceny przez pracowników Agencji dotyczącej działalności, sprawozdań finansowych oraz dodatkowych dokumentów przedstawionych przez 53 beneficjentów, Agencja nie wypłaciła pełnej dotacji więcej niż połowie projektodawców, ponadto wydano sześć nakazów zwrotu wypłaconej kwoty. Różnica pomiędzy całkowitą przewidywaną kwotą a całkowitą wypłaconą kwotą dotacji wyniosła 382.377 EUR. Agencja pragnie pokreślić, że dodatkowe informacje, dostarczone na żądanie Agencji po inspekcji rewidentów księgowych przez czterech z pięciu projektodawców wspomnianych przez Trybunał, potwierdziły informacje przedstawione uprzednio w sprawozdaniu finansowym i żadne poprawki nie były konieczne. Piąty projektodawca przedstawił część wymaganych informacji, uzasadniającą całkowitą kwotę płatności w wysokości 11 tys. EUR. W 2004 r. Agencja zleciła niezależnemu wykonawcy przeprowadzenie pięciu audytów finansowych ex-post, obejmujących inspekcję ksiąg rachunkowych w siedzibie projektodawców uczestniczących w programie dofinansowania małych i średnich przedsiębiorstw. Definitywne raporty są oczekiwane w październiku 2004 r. Co więcej, niezależna ocena pierwszych dwóch programów skierowanych do małych i średnich przedsiębiorstw pozwoliła wyciągnąć wnioski świadczące o ciągłości i wartości dodanej nagrodzonych projektów, jak również o rozsądnym zarządzaniu programami.

10. Agencja przyjmuje do wiadomości komentarze Trybunału Obrachunkowego. Pod koniec roku 2003 zakończono wewnętrzną restrukturyzację Centrum Zasobów i Usług - wszystkie operacje są teraz poddawane kontroli weryfikacyjnej ex-ante (funkcjonowanie i aspekty finansowe).

11. Agencja pragnie zwrócić uwagę na fakt, że w celu wzmocnienia kontroli wydatków wszystkie kontrakty podpisywane od września 2003 r. z Centrami Tematycznymi zawierają klauzulę mówiącą o tym, że beneficjent przeprowadzi zewnętrzny audyt dotyczący wykorzystania funduszy oddanych mu do dyspozycji na podstawie umowy o dotację. Rewidenci księgowi będą zobowiązani przedstawić swoją profesjonalną opinię. Celem audytu będzie potwierdzenie tego, że dokumenty finansowe dostarczone Agencji przez beneficjenta są zgodne z finansowymi postanowieniami umowy, że zadeklarowane koszty są kosztami rzeczywistymi oraz że wszystkie wpływy zostały wykazane.