Sprawozdanie na temat rozliczeń Europejskiego Centrum Monitorowania Narkotyków i Narkomanii za rok obrachunkowy 2003 wraz z odpowiedziami Centrum.

Dzienniki UE

Dz.U.UE.C.2004.324.83

Akt nienormatywny

Wersja od: 30 grudnia 2004 r.

SPRAWOZDANIE

na temat rozliczeń Europejskiego Centrum Monitorowania Narkotyków i Narkomanii za rok obrachunkowy 2003, wraz z odpowiedziami Centrum

(2004/C 324/12)

(Dz.U.UE C z dnia 30 grudnia 2004 r.)

WSTĘP

1. Europejskie Centrum Monitorowania Narkotyków i Narkomanii (zwane dalej Centrum) zostało ustanowione na mocy rozporządzenia Rady (EWG) nr 302/93 z dnia 8 lutego 1993 r.⁽¹⁾. Głównym zadaniem Centrum jest zbieranie informacji dotyczących narkotyków i zjawiska narkomanii, tak aby możliwe było opracowanie i rozpowszechnienie na szczeblu europejskim wiarygodnych i porównywalnych danych. Informacje te powinny służyć jako podstawa do analizy popytu na narkotyki oraz sposobów jego obniżenia, jak również, w bardziej ogólnym ujęciu, badania zjawisk związanych z rynkiem narkotyków. Tabela 1 przedstawia w sposób skrótowy kompetencje i działania Centrum na podstawie przekazanych przez nie informacji.

OPINIA TRYBUNAŁU OBRACHUNKOWEGO

2. Niniejsza opinia jest przedstawiana Parlamentowi Europejskiemu i Radzie na mocy art. 185 ust. 2 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002⁽²⁾.

3. Trybunał zbadał roczne sprawozdania finansowe Centrum za rok obrachunkowy zamknięty dnia 31 grudnia 2003 r. Zgodnie z art. 11 rozporządzenia Rady (EWG) nr 302/93 za wykonanie budżetu odpowiada dyrektor. Dyrektor jest odpowiedzialny za sporządzenie i przedstawienie sprawozdań⁽³⁾, zgodnie z wewnętrznymi przepisami finansowymi przyjętymi na podstawie tegoż artykułu. Trybunał jest odpowiedzialny za ich kontrolę zgodnie z art. 248 traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską.

4. Trybunał przeprowadził kontrolę zgodnie ze swoimi standardami i strategiami kontroli. Opierają się one na ogólnie przyjętych międzynarodowych standardach kontroli przystosowanych do specyfiki Wspólnoty. Trybunał zbadał dokumentację księgową i zastosował procedury kontroli, które uznał za niezbędne w danych okolicznościach.

5. W ten sposób Trybunał uzyskał uzasadnione zapewnienie, że rozliczenia za rok obrachunkowy zamknięty dnia 31 grudnia 2003 r. są wiarygodne oraz że transakcje leżące u podstaw tych rozliczeń są, jako całość, legalne i prawidłowe. Uwagi przedstawione poniżej nie podważają opinii z kontroli wyrażonej przez Trybunał w niniejszym sprawozdaniu.

UWAGI

6. Wykorzystanie środków na rok obrachunkowy 2003 oraz środków przeniesionych z poprzedniego roku zostało przedstawione w tabeli 2. Wersja skrócona rachunku dochodów i wydatków oraz bilansu Centrum za rok obrachunkowy 2003 została przedstawiona w tabelach 3 i 4.

7. Funkcja urzędnika zatwierdzającego dla znacznej części budżetu Centrum (tytuły I oraz II) pełniona jest przez tę samą osobę, która piastuje również funkcję kontrolera ex ante dla całości budżetu. Ponadto osoba ta pełni również funkcje dyrektora administracyjnego i kieruje działem kontroli jakości. Zgromadzenie tak szerokiego zakresu kompetencji w rękach jednej osoby znacząco osłabia kontrolę wewnętrzną, która oparta jest przecież na zasadzie rozdziału funkcji.

8. W następstwie przyjęcia nowego rozporządzenia finansowego⁽⁴⁾ Centrum wydało instrukcje wewnętrzne dotyczące weryfikacji zobowiązań, płatności i kwot odzyskiwanych. Niemniej jednak prowadzona dokumentacja nie zawiera żadnych elementów pozwalających urzędnikowi zatwierdzającemu na upewnienie się, że wszystkie te instrukcje zostały właściwie wypełnione.

9. Artykuł 42 ust. 1 lit. e) rozporządzenia finansowego Centrum stanowi, że księgowy zatwierdza systemy określone przez urzędnika zatwierdzającego, służące dostarczaniu lub uzasadnianiu informacji księgowych. Na koniec roku obrachunkowego 2003 zatwierdzenie to nie miało jeszcze miejsca.

10. W ramach swojego rocznego programu prac Centrum zawiera umowy z centrami krajowymi, z ostatecznym terminem realizacji ustalonym na dzień 31 grudnia. Umowy dotyczące programu na rok 2003 (opiewające na łączną kwotę 1,5 mln euro) zostały podpisane dopiero w lipcu 2003 r. W maju 2004 r. ostateczna płatność za przewidziane prace nie została jeszcze zrealizowana, nie podpisano również jakichkolwiek aneksów przedłużających okres realizacji umów. Co więcej, umowy dotyczące programu na rok 2004 zostały już zawarte. W przypadku odnawiania tego rodzaju umów należałoby brać pod uwagę rzeczywisty stopień zaawansowania prac zamówionych w roku ubiegłym, a także ocenę ich jakości.

11. W swojej odpowiedzi⁽⁵⁾ na sprawozdanie roczne Trybunału za rok obrachunkowy 2002 Centrum stwierdziło, że na koniec 2003 r. zostanie przeprowadzona fizyczna inwentaryzacja majątku. Tymczasem na koniec pierwszego trymestru 2004 r. inwentaryzacja ta nie została jeszcze wykonana. Ponadto wciąż brak jest dokumentu określającego w jasny sposób podział obowiązków i procedury obowiązujące w zakresie inwentaryzacji.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Trybunał Obrachunkowy w Luksemburgu na posiedzeniu w dniach 29 i 30 września 2004 r.

	W imieniu Trybunału Obrachunkowego
	Juan Manuel FABRA VALLÉS
	Prezes

______

⁽¹⁾ Dz.U. L 36 z dnia 12.2.1993 r. Rozporządzenie to zostało zmienione rozporządzeniami (WE) nr 3294/94 z dnia 22.12.1994 (Dz.U. L 341 z 30.12.1994, str. 7) oraz (WE) 1651/2003 z dnia 18.6.2003 (Dz. U. L 245 z 29.9.2003).

⁽²⁾ Dz.U. L 248 z 16.9.2002, str. 1.

⁽³⁾ Na podstawie art. 82 rozporządzenia Komisji (WE) nr 2343/2002 końcowe sprawozdania Centrum za rok obrachunkowy 2003 zostały sporządzone dnia 15 września 2004 r. i przekazane Trybunałowi Obrachunkowemu, który otrzymał je dnia 21 września 2004 r. Wersja skrócona tych sprawozdań jest przedstawiona w tabelach załączonych do niniejszego sprawozdania.

⁽⁴⁾ Przyjętego przez zarząd na posiedzeniu w dniach od 15 do 17 stycznia 2003 r.

⁽⁵⁾ Dz.U. C 319 z 30.12.2003, pkt 11, str. 68.

..................................................

Notka Wydawnictwa Prawniczego "Lex"

Grafiki zostały zamieszczone wyłącznie w Internecie. Obejrzenie grafik podczas pracy z programem Lex wymaga dostępu do Internetu.

..................................................

Tabela 1

Europejskie Centrum Monitorowania Narkotyków i Narkomanii (Lizbona)

grafika

Tabela 2

Europejskie Centrum Monitorowania Narkotyków i Narkomanii - Wykonanie budżetu za rok obrachunkowy 2003

grafika

Tabela 3

Europejskie Centrum Monitorowania Narkotyków i Narkomanii - Rachunek dochodów i wydatków za lata obrachunkowe 2003 i 2002

grafika

Tabela 4

Europejskie Centrum Monitorowania Narkotyków i Narkomanii - Bilans na dzień 31 grudnia 2003 i 2002 r.

grafika

ODPOWIEDZI CENTRUM

7. Połączenie zakresów obowiązków, do którego nawiązuje Trybunał, było jednym z następstw odejścia dyrektora działu finansowego. Dyrektor działu administracji i kontroli jakości został zobowiązany do pełnienia tej roli w okresie przejściowym, tj. do momentu objęcia stanowiska przez nowego dyrektora działu finansowego dnia 1 lutego 2004 r. Osoba ta, która została kontrolerem ex ante, nie pełni obowiązków urzędnika zatwierdzającego.

8. Zgodnie z właściwymi przepisami finansowymi, instrukcje, o których mowa, określają różnorodne procedury dotyczące wdrażania budżetu, osoby zajmujące się tymi procedurami oraz ich zadania i zakres odpowiedzialności, również w odniesieniu do kontroli. Etapy procedury zostały opisane w okólniku, do zatwierdzenia przez osoby odpowiedzialne za ich przeprowadzanie. Ponadto w większości przypadków osoby te zobowiązane są również do zatwierdzania dokumentów drogą komputerową, przed ich wysłaniem do urzędnika zatwierdzającego. Centrum rozważyło uwagę Trybunału i aby w lepszy sposób uwzględniać przeprowadzone kontrole, przygotowało listy kontrolne, które będą dołączane do akt dotyczących operacji budżetowych.

9. Zatwierdzenia dokonano i przedłożono je Trybunałowi dnia 27 lipca 2004 r.

10. Budżet na rok 2003 przydzielony na działalność krajowych punktów kontaktowych sieci REITOX był obiektem zastrzeżenia parlamentarnego do końca kwietnia. W związku z tym podpisanie umów o dotację było możliwe dopiero pod koniec roku. Ponadto Centrum postanowiło nie dokonywać zaliczkowych wpłat na rok 2004, dopóki nie zweryfikuje i nie zamknie rachunków za rok 2003. Przy przedłużaniu umów w przyszłości Centrum naturalnie zwróci należną uwagę na rzeczywisty postęp osiągnięty w pracach, które zlecono w poprzednim roku oraz na ocenę ich jakości.

11. W maju 2004 r. podjęto intensywne starania w celu ustalenia wszystkich aktywów Centrum i zakończenia fizycznej inwentaryzacji. Zadanie to, wraz z ponownym określeniem zakresów odpowiedzialności oraz procedur, zostanie zakończone przed upływem 2004 r.