Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Wspólnotowego Urzędu Ochrony Odmian Roślin za rok budżetowy 2016 wraz z odpowiedzią Urzędu.

Dzienniki UE

Dz.U.UE.C.2017.417.57

Akt nienormatywny

Wersja od: 6 grudnia 2017 r.

SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Wspólnotowego Urzędu Ochrony Odmian Roślin za rok budżetowy 2016 wraz z odpowiedzią Urzędu

(2017/C 417/08)

(Dz.U.UE C z dnia 6 grudnia 2017 r.)

WPROWADZENIE

1. Wspólnotowy Urząd Ochrony Odmian Roślin (zwany dalej "Urzędem", inaczej "CPVO") z siedzibą w Angers został ustanowiony rozporządzeniem Rady (WE) nr 2100/94 ¹ . Głównym zadaniem Urzędu jest rejestrowanie i rozpatrywanie wniosków o przyznanie unijnych praw własności przemysłowej do odmian roślin, a także powierzanie właściwym organom państw członkowskich wykonania niezbędnych badań technicznych.

2. W tabeli przedstawiono najważniejsze dane liczbowe dotyczące Urzędu ² .

Tabela

Najważniejsze dane liczbowe dotyczące Urzędu

	2015	2016
Budżet (w mln euro)	14,7	16,1
Łączna liczba personelu na dzień 31 grudnia ^(1)	46	44
^(1) Personel obejmuje urzędników, pracowników zatrudnionych na czas określony i pracowników kontraktowych oraz oddelegowanych ekspertów krajowych. Źródło: Dane przekazane przez Urząd.

INFORMACJE LEŻĄCE U PODSTAW POŚWIADCZENIA WIARYGODNOŚCI

3. Przyjęte przez Trybunał podejście kontrolne obejmuje analityczne procedury kontrolne, bezpośrednie badanie transakcji oraz ocenę kluczowych mechanizmów kontrolnych w stosowanych przez Urząd systemach nadzoru i kontroli. Elementami uzupełniającymi to podejście są dowody uzyskane na podstawie prac innych kontrolerów (w stosownych przypadkach) oraz analiza oświadczeń kierownictwa.

OPINIA

4. Trybunał zbadał:

a) sprawozdanie finansowe Urzędu obejmujące sprawozdanie finansowe ^3  oraz sprawozdanie z wykonania budżetu ^4  za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r.;

b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania, zgodnie z wymogami art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE).

Wiarygodność rozliczeń

Opinia na temat wiarygodności rozliczeń

5. W opinii Trybunału sprawozdanie Urzędu za rok zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r. przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach jego sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2016 r. oraz wyniki transakcji, przepływy pieniężne i zmiany w aktywach netto za zakończony w tym dniu rok budżetowy, zgodnie z przepisami regulaminu finansowego Urzędu i z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji. Opierają się one na powszechnie przyjętych międzynarodowych standardach rachunkowości sektora publicznego.

Legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw rozliczeń

Dochody

Opinia na temat legalności i prawidłowości dochodów leżących u podstaw rozliczeń

6. W opinii Trybunału dochody leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

Płatności

Opinia na temat legalności i prawidłowości płatności leżących u podstaw rozliczeń

7. W opinii Trybunału płatności leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

Zadania kierownictwa i osób odpowiedzialnych za zarządzanie

8. Na mocy art. 310-325 TFUE oraz regulaminu finansowego Urzędu kierownictwo odpowiada za sporządzenie i prezentację sprawozdania finansowego zgodnie z powszechnie przyjętymi międzynarodowymi standardami rachunkowości sektora publicznego oraz za legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Do zadań kierownictwa należy także zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie systemu kontroli wewnętrznej umożliwiającego sporządzenie i prezentację sprawozdania finansowego, które nie zawiera istotnych zniekształceń spowodowanych nadużyciem lub błędem. Kierownictwo odpowiada również za dopilnowanie, by ujęte w sprawozdaniu finansowym działania, transakcje finansowe i informacje były zgodne z odpowiednimi przepisami ustawowymi i wykonawczymi. Kierownictwo Urzędu ponosi ostateczną odpowiedzialność za legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw sprawozdania.

9. Przy sporządzaniu sprawozdania kierownictwo odpowiada za ocenę zdolności Urzędu do kontynuacji działalności, za ujawnienie, w stosownych przypadkach, problematycznych kwestii związanych z kontynuacją działalności oraz za prowadzenie rachunkowości przy założeniu kontynuacji działalności.

10. Do zadań osób odpowiedzialnych za zarządzanie należy nadzór nad sprawozdawczością finansową Urzędu.

Zadania Trybunału dotyczące kontroli sprawozdania i transakcji leżących u jego podstaw

11. Celem Trybunału jest uzyskanie wystarczającej pewności, że sprawozdanie finansowe Urzędu nie zawiera istotnych zniekształceń, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe, a także przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie bądź innym organom udzielającym absolutorium, na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego wiarygodności rozliczeń oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u ich podstaw. Wystarczająca pewność oznacza wysoki poziom pewności, lecz nie stanowi gwarancji, że kontrola zawsze wykaże istotne zniekształcenia lub niezgodności, jeżeli takie istnieją. Mogą one być spowodowane nadużyciem lub błędem i są uważane za istotne, jeżeli można zasadnie oczekiwać, że pojedynczo lub łącznie wpłyną one na decyzje gospodarcze podejmowane przez użytkowników na podstawie takiego sprawozdania.

12. W ramach kontroli stosuje się procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Wybór tych procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia - w wyniku nadużycia lub błędu - istotnych zniekształceń sprawozdania rocznego lub istotnej niezgodności transakcji leżących u jego podstaw z wymogami przepisów prawa Unii Europejskiej. W celu opracowania procedur kontroli stosownych do okoliczności (lecz nie na potrzeby sformułowania opinii na temat skuteczności systemu kontroli wewnętrznej) Trybunał, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej wykorzystywany do sporządzania i rzetelnej prezentacji sprawozdania oraz do zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji leżących u jego podstaw. Kontrola obejmuje również ocenę stosowności przyjętych zasad (polityki) rachunkowości oraz racjonalności szacunków księgowych dokonanych przez kierownictwo, a także ocenę ogólnej prezentacji sprawozdania.

13. Jeżeli chodzi o dochody, Trybunał weryfikuje dotacje otrzymane od Komisji Europejskiej i ocenia stosowane przez Urząd procedury poboru opłat i innych dochodów.

14. Jeżeli chodzi o wydatki, Trybunał bada transakcje płatnicze po tym, jak wydatki zostaną poniesione, zaksięgowane i zatwierdzone. Zaliczki bada się po przedstawieniu przez odbiorcę środków uzasadnienia ich właściwego wykorzystania oraz po przyjęciu tego uzasadnienia przez Urząd na drodze rozliczenia danej zaliczki, w tym samym roku lub w latach kolejnych.

Inne kwestie

15. Nie podważając wyrażonych przez siebie opinii, Trybunał zwraca uwagę na fakt, że w dniu 29 marca 2017 r. Zjednoczone Królestwo poinformowało Radę Europejską o decyzji dotyczącej wystąpienia z Unii Europejskiej. Umowa określająca warunki wystąpienia będzie przedmiotem negocjacji. Budżet Urzędu jest finansowany ze środków własnych, głównie z dochodów uzyskiwanych od wnioskodawców o wspólnotowe prawa ochrony roślin i ich posiadaczy. Ponieważ jednak tylko 4 % dochodów pochodzi od klientów, których siedziby znajdują się w Zjednoczonym Królestwie, Urząd uważa za nieprawdopodobne, by wystąpienie Zjednoczonego Królestwa wywołało znaczne ryzyko dla jego dochodów. Urząd twierdzi także, że można podjąć działania mające na celu zapewnienie dostępności odpowiednich obiektów do badań gatunków prowadzonych obecnie w Zjednoczonym Królestwie bez poważnego zagrożenia dla ciągłości działania Urzędu.

16. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.

UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM

17. W tytule II (wydatki administracyjne) stwierdzono wysoki poziom przeniesień środków. Wyniosły one 788 540 euro, co stanowi 40 % środków, na które zaciągnięto zobowiązania w tym tytule (w 2015 r. było to 395 882 euro, czyli 28 %). Były one związane głównie z trwającymi remontami budynku (284 423 euro), projektami informatycznymi (253 483 euro) oraz kosztami kontroli i ocen (137 098 euro), w związku z którymi usługi zostaną częściowo wykonane lub na które faktury zostaną wystawione dopiero w 2017 r.

18. Poziom anulowanych środków na płatności przeniesionych z 2015 r. na 2016 r. w tytule II był także wysoki i wyniósł 17 % przeniesionych środków (w 2015 r. było to 20 %), co wskazuje na konieczność lepszego planowania budżetu.

INNE UWAGI

19. Przepisy rozporządzenia ustanawiającego Urząd nie wymagają przeprowadzania okresowych zewnętrznych ocen działania. Urząd lub Komisja przeprowadziły co prawda oceny szczegółowych zagadnień na zasadzie ad hoc, powinny jednak rozpatrzyć zlecanie kompleksowych zewnętrznych ocen działania co najmniej raz na pięć lat, tak jak robią to inne Agencje. W przypadku jakiejkolwiek rewizji rozporządzenia ustanawiającego w przyszłości należy wprowadzić taki wymóg.

DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z ZESZŁOROCZNYMI UWAGAMI

20. Przegląd działań naprawczych podjętych w wyniku uwag zgłoszonych przez Trybunał w roku poprzednim przedstawiono w załączniku.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Baudilio TOMÉ MUGURUZA, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 19 września 2017 r.

	W imieniu Trybunału Obrachunkowego
	Klaus-Heiner LEHNE
	Prezes

ZAŁĄCZNIK

Działania podjęte w związku z zeszłorocznymi uwagami

Rok	Uwagi Trybunału	Działania naprawcze (zrealizowane/w trakcie realizacji/ niepodjęte/brak danych lub nie dotyczy)
2014	Urząd dokonuje większości płatności za pośrednictwem bankowości elektronicznej. Księgowa Urzędu i jej dwaj zastępcy mogą dokonywać płatności, korzystając z podpisu elektronicznego. Nie jest wymagany podpis drugiej osoby, co stanowi zagrożenie dla bezpieczeństwa finansowego Urzędu.	niepodjęte
2014	Urząd rozpoczął wprawdzie działalność w 1995 r., do tej pory nie podpisano jednak umowy w sprawie siedziby z państwem przyjmującym, która określałaby szczegółowe warunki prowadzenia działalności przez Urząd oraz warunki, jakie może on zaoferować swoim pracownikom.	w trakcie realizacji
2015	W tytule II (wydatki administracyjne) stwierdzono wysoki poziom przeniesień środków. Wyniosły one 395 882 euro, co stanowi 28 % środków, na które zaciągnięto zobowiązania w tym tytule (w 2014 r. było to 394 599 euro, czyli 30 %). Były one związane głównie z projektami informatycznymi (134 030 euro), kosztami podróży służbowych (96 368 euro) i kosztami audytu wewnętrznego (82 070 euro), w związku z którymi usługi zostaną wykonane lub na które faktury zostaną wystawione dopiero w 2016 r.	nie dotyczy
2015	Poziom anulowanych środków przeniesionych z 2014 r. w tytule II był wysoki i wyniósł 20 % przeniesionych środków (w 2014 r. było to 26 %), co wskazuje na uchybienia w planowaniu budżetu.	w trakcie realizacji
2015	Wydatki związane z procedurami odwoławczymi miały zasadniczo zostać pokryte z opłat za odwołania ^(1). Opłaty te pokrywają jednak tylko niewielką część rzeczywiście poniesionych kosztów. W 2015 r. przychód z tytułu opłat za odwołania wyniósł 11 000 euro (w 2014 r. było to 12 500 euro), podczas gdy koszty członków Izby Odwoławczej wyniosły około 62 037 euro (w 2014 r. było to 80 114 euro).	nie dotyczy
2015	Na dzień 31 grudnia 2015 r. opłaty nieuiszczone od ponad 90 dni (głównie opłaty roczne) wyniosły 240 766 euro. Urząd nie wykorzystał wszystkich możliwości odzyskania należnej kwoty przewidzianych w jego regulaminie finansowym, takich jak egzekucja należności ^(2).	w trakcie realizacji
^(1) Motywy rozporządzenia Komisji (WE) nr 1238/95 (Dz.U. L 121 z 1.6.1995, s. 31). ^(2) Art. 53 regulaminu finansowego Urzędu.

ODPOWIEDŹ URZĘDU

Urząd przyjmuje do wiadomości uwagi Trybunału.

17. Wysoka liczba przeniesień w 2016 r. związana była w dużej mierze z trwającym remontem budynku i projektem rozwoju informatycznego. Z przyczyn operacyjnych wdrożenia powyższych projektów nie można dopasować do roku kalendarzowego.

¹ Dz.U. L 227 z 1.9.1994, s. 1.

² Więcej informacji na temat kompetencji i działalności Urzędu można znaleźć na jego stronie internetowej: www.cpvo.europa.eu .

³ Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu, sprawozdania z finansowych wyników działalności, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w aktywach netto oraz opisu znaczących zasad (polityki) rachunkowości i informacji dodatkowej.

⁴ Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje sprawozdanie, które przedstawia zbiorczo wszystkie operacje budżetowe, i informację dodatkową.