Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Wspólnotowego Urzędu Ochrony Odmian Roślin za rok budżetowy 2015 wraz z odpowiedziami Urzędu.

Dzienniki UE

Dz.U.UE.C.2016.449.46

Akt nienormatywny

Wersja od: 1 grudnia 2016 r.

SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Wspólnotowego Urzędu Ochrony Odmian Roślin za rok budżetowy 2015 wraz z odpowiedziami Urzędu

(2016/C 449/08)

(Dz.U.UE C z dnia 1 grudnia 2016 r.)

WPROWADZENIE

1. Wspólnotowy Urząd Ochrony Odmian Roślin (zwany dalej "Urzędem", inaczej "CPVO") z siedzibą w Angers został ustanowiony rozporządzeniem Rady (WE) nr 2100/94 ¹ . Głównym zadaniem Urzędu jest rejestrowanie i rozpatrywanie wniosków o przyznanie unijnych praw własności przemysłowej do odmian roślin, a także powierzanie właściwym organom państw członkowskich wykonania niezbędnych badań technicznych.

2. W tabeli przedstawiono najważniejsze dane liczbowe dotyczące Urzędu ² .

Tabela

Najważniejsze dane liczbowe dotyczące Urzędu

	2014	2015
Budżet (w mln euro)	14,7	14,7
Łączna liczba personelu na dzień 31 grudnia ^(1)	45	46
^(1) Personel obejmuje urzędników, pracowników zatrudnionych na czas określony i pracowników kontraktowych oraz oddelegowanych ekspertów krajowych. Źródło: Dane przekazane przez Urząd.

INFORMACJE LEŻĄCE U PODSTAW POŚWIADCZENIA WIARYGODNOŚCI

3. Przyjęte przez Trybunał podejście kontrolne obejmuje analityczne procedury kontrolne, bezpośrednie badanie transakcji oraz ocenę kluczowych mechanizmów kontrolnych w stosowanych przez Urząd systemach nadzoru i kontroli. Elementami uzupełniającymi to podejście są dowody uzyskane na podstawie prac innych kontrolerów (w stosownych przypadkach) oraz analiza oświadczeń kierownictwa.

POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI

4. Na mocy postanowień art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE) Trybunał zbadał:

a) roczne sprawozdanie finansowe Urzędu obejmujące sprawozdanie finansowe ^3  oraz sprawozdanie z wykonania budżetu ^4  za rok budżetowy zakończony dnia 31 grudnia 2015 r.;

b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania.

Zadania kierownictwa

5. Kierownictwo odpowiada za sporządzenie i rzetelną prezentację rocznego sprawozdania finansowego Urzędu oraz za legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw ^5 :

a) Zadania kierownictwa w zakresie rocznego sprawozdania finansowego Urzędu obejmują: zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie systemu kontroli wewnętrznej umożliwiającego sporządzenie i rzetelną prezentację sprawozdania finansowego, które nie zawiera istotnych zniekształceń spowodowanych nadużyciem lub błędem, a także wybór i stosowanie właściwych zasad (polityki) rachunkowości na podstawie zasad rachunkowości przyjętych przez księgowego Komisji ^6  oraz sporządzanie szacunków księgowych, które są racjonalne w danych okolicznościach. Prezes zatwierdza roczne sprawozdanie finansowe Urzędu po tym, jak zostanie ono sporządzone przez księgowego Urzędu na podstawie wszystkich dostępnych informacji. Do sprawozdania finansowego księgowy dołącza oświadczenie, w którym stwierdza między innymi, że uzyskał wystarczającą pewność, że daje ono prawdziwy i rzetelny obraz sytuacji finansowej Urzędu we wszystkich istotnych aspektach.

b) Zadania kierownictwa w zakresie legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń i zgodności z zasadą należytego zarządzania finansami obejmują zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie skutecznego i wydajnego systemu kontroli wewnętrznej, w tym właściwego nadzoru, jak również podejmowanie odpowiednich działań w celu zapobiegania nieprawidłowościom i nadużyciom finansowym oraz - w razie konieczności - podejmowanie kroków prawnych w celu odzyskania nienależnie wypłaconych lub niewłaściwie wykorzystanych środków finansowych.

Zadania Trybunału

6. Zadaniem Trybunału jest przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie ^7 , na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego Urzędu oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Trybunał przeprowadza kontrolę zgodnie z wydanymi przez IFAC Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej i kodeksem etyki oraz z Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli wydanymi przez INTOSAI (ISSAI). Zgodnie z tymi standardami Trybunał zobowiązany jest zaplanować i przeprowadzić kontrolę w taki sposób, aby uzyskać wystarczającą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe Urzędu nie zawiera istotnych zniekształceń, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe.

7. W ramach kontroli stosuje się procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w rocznym sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Dobór procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia - w wyniku nadużycia lub błędu - istotnego zniekształcenia w rocznym sprawozdaniu finansowym lub istotnej niezgodności transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania z wymogami przepisów Unii Europejskiej. W celu zaprojektowania procedur kontroli odpowiednich w danych okolicznościach kontroler, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej w zakresie dotyczącym sporządzania i rzetelnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego oraz systemy nadzoru i kontroli wprowadzone w celu zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Kontrola obejmuje także ocenę stosowności przyjętych zasad (polityki) rachunkowości oraz racjonalności sporządzonych szacunków księgowych, a także ocenę ogólnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego.

8. Trybunał uznał, że uzyskane dowody kontroli stanowią wystarczającą i odpowiednią podstawę do wydania poświadczenia wiarygodności.

Opinia na temat wiarygodności rozliczeń

9. W opinii Trybunału roczne sprawozdanie finansowe Urzędu przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach jego sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2015 r. oraz wyniki transakcji i przepływy pieniężne za kończący się tego dnia rok, zgodnie z przepisami jego regulaminu finansowego oraz z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji.

Opinia na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń

10. W opinii Trybunału transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Urzędu za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2015 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

11. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.

UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM

12. W tytule II (wydatki administracyjne) stwierdzono wysoki poziom przeniesień środków. Wyniosły one 395 882 euro, co stanowi 28 % środków, na które zaciągnięto zobowiązania w tym tytule (w 2014 r. było to 394 599 euro, czyli 30 %). Były one związane głównie z projektami informatycznymi (134 030 euro), kosztami podróży służbowych (96 368 euro) i kosztami audytu wewnętrznego (82 070 euro), w związku z którymi usługi zostaną wykonane lub na które faktury zostaną wystawione dopiero w 2016 r.

13. Poziom anulowanych środków przeniesionych z 2014 r. w tytule II był wysoki i wyniósł 20 % przeniesionych środków (w 2014 r. było to 26 %), co wskazuje na uchybienia w planowaniu budżetu.

INNE UWAGI

14. Wydatki związane z procedurami odwoławczymi miały zasadniczo zostać pokryte z opłat za odwołania ⁸ . Opłaty te pokrywają jednak tylko niewielką część rzeczywiście poniesionych kosztów. W 2015 r. przychód z tytułu opłat za odwołania wyniósł 11 000 euro (w 2014 r. było to 12 500 euro), podczas gdy koszty członków Izby Odwoławczej wyniosły około 62 037 euro (w 2014 r. było to 80 114 euro).

15. Na dzień 31 grudnia 2015 r. opłaty nieuiszczone od ponad 90 dni (głównie opłaty roczne) wyniosły 240 766 euro. Urząd nie wykorzystał wszystkich możliwości odzyskania należnej kwoty przewidzianych w jego regulaminie finansowym, takich jak egzekucja należności ⁹ .

DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z ZESZŁOROCZNYMI UWAGAMI

16. Przegląd działań naprawczych podjętych w wyniku uwag zgłoszonych przez Trybunał w roku poprzednim przedstawiono w załączniku.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Baudilio TOMÉ MUGURUZA, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 13 września 2016 r.

	W imieniu Trybunału Obrachunkowego
	Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
	Prezes

ZAŁĄCZNIK

Działania podjęte w związku z zeszłorocznymi uwagami

Rok	Uwagi Trybunału	Działania naprawcze (zrealizowane/w trakcie realizacji/ niepodjęte/brak danych lub nie dotyczy)
2014	Urząd dokonuje większości płatności za pośrednictwem bankowości elektronicznej. Księgowa Urzędu i jej dwaj zastępcy mogą dokonywać płatności, korzystając z podpisu elektronicznego. Nie jest wymagany podpis drugiej osoby, co stanowi zagrożenie dla bezpieczeństwa finansowego Urzędu.	niepodjęte
2014	Urząd rozpoczął wprawdzie działalność w 1995 r., do tej pory nie podpisano jednak umowy w sprawie siedziby z państwem przyjmującym, która określałaby szczegółowe warunki prowadzenia działalności przez Urząd oraz warunki, jakie może on zaoferować swoim pracownikom.	w trakcie realizacji

ODPOWIEDZI URZĘDU

12. Urząd przyjmuje do wiadomości uwagi Trybunału dotyczące poziomu przeniesień środków w tytule II i uważa, że przeniesienia te były uzasadnione.

13. Urząd przyjmuje do wiadomości uwagi Trybunału dotyczące anulowania środków przeniesionych z 2014 r.

14. Opłata za odwołanie została ustalona w rozporządzeniu Komisji (WE) nr 1238/95 w wysokości 1 500 euro i jest egzekwowana w tej wysokości przez Urząd.

15. Urząd przyjmuje do wiadomości uwagi dotyczące nieuiszczonych opłat i, niezależnie od postanowień rozporządzenia ustanawiającego CPVO przewidujących konkretne kary w przypadku nieuiszczenia opłat, rozważy opłacalne metody odzyskania zaległych opłat.

¹ Dz.U. L 227 z 1.9.1994, s. 1.

² Więcej informacji na temat kompetencji i działalności Urzędu można znaleźć na jego stronie internetowej: www.cpvo.europa.eu.

³ Sprawozdanie finansowe składa sięz bilansu oraz sprawozdania z finansowych wyników działalności, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w aktywach netto oraz opisu znaczących zasad (polityki) rachunkowości i informacji dodatkowej.

⁴ Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje rachunek wyniku budżetowego wraz z załącznikiem.

⁵ Art. 38-42 regulaminu finansowego Urzędu.

⁶ Zasady rachunkowości przyjęte przez księgowego Komisji opierająsięna Międzynarodowych Standardach Rachunkowości Sektora Publicznego (IPSAS) wydanych przez MiędzynarodowąFederacjęKsięgowych, a w kwestiach nimi nieobjętych - na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości (MSR)/Międzynarodowych Standardach Sprawozdawczości Finansowej (MSSF) wydanych przez RadęMiędzynarodowych Standardów Rachunkowości.

⁷ Art. 87-92 regulaminu finansowego Urzędu.

⁸ Motywy rozporządzenia Komisji (WE) nr 1238/95 (Dz.U. L 121 z 1.6.1995, s. 31).

⁹ Art. 53 regulaminu finansowego Urzędu.