Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Wspólnotowego Urzędu Ochrony Odmian Roślin za rok budżetowy 2009, wraz z odpowiedziami Urzędu.
Dz.U.UE.C.2010.338.168
Akt nienormatywnydotyczące sprawozdania finansowego Wspólnotowego Urzędu Ochrony Odmian Roślin za rok budżetowy 2009, wraz z odpowiedziami Urzędu
(2010/C 338/29)
(Dz.U.UE C z dnia 14 grudnia 2010 r.)
WPROWADZENIE
1. Wspólnotowy Urząd Ochrony Odmian Roślin (zwany dalej Urzędem), z siedzibą w Angers, został ustanowiony na mocy rozporządzenia Rady (WE) nr 2100/94 z dnia 27 lipca 1994 r.(1). Głównym zadaniem Urzędu jest rejestrowanie i rozpatrywanie wniosków o przyznanie unijnej ochrony prawa własności przemysłowej do odmian roślin, a także powierzanie właściwym organom państw członkowskich wykonania niezbędnych badań technicznych(2).
2. Po przyjęciu dodatkowego budżetu korygującego ostateczny budżet Agencji na 2009 r. wyniósł 13,2 mln euro w porównaniu z 12,5 mln euro w budżecie na rok poprzedni. Liczba zatrudnionych przez Urząd pracowników wyniosła na koniec roku 46 w porównaniu z 44 w roku poprzednim.
| POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI |
| 3. Na mocy postanowień art. 287 ust. 1 akapit drugi Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej Trybunał zbadał roczne sprawozdanie finansowe(3) Urzędu obejmujące "sprawozdanie finansowe"(4) oraz "sprawozdanie z wykonania budżetu"(5) za rok budżetowy zakończony dnia 31 grudnia 2009 r., jak również zbadał legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. |
| 4. Niniejsze poświadczenie skierowane jest do Rady Administracyjnej Urzędu na mocy art. 111 rozporządzenia Rady (WE) nr 2100/94. |
| Zadania kierownictwa |
| 5. Jako urzędnik zatwierdzający, prezes realizuje dochody i wydatki budżetu zgodnie z przepisami finansowymi Urzędu, na własną odpowiedzialność oraz w granicach zatwierdzonych środków(6). Prezes odpowiada za ustanowienie(7) struktury organizacyjnej oraz systemów i procedur zarządzania i kontroli wewnętrznej związanych ze sporządzaniem ostatecznego sprawozdania finansowego(8), które jest wolne od istotnych nieprawidłowości wynikających z nadużyć lub błędów, a także za zapewnienie legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. |
| Zadania Trybunału |
| 6. Zadaniem Trybunału jest przedstawienie, na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego Urzędu oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. |
| 7. Trybunał przeprowadził kontrolę zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej wydanymi przez IFAC i Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli wydanymi przez INTOSAI (ISSAI)(9) oraz opracowanymi przez te organizacje kodeksami etyki. Zgodnie z tymi standardami Trybunał zobowiązany jest przestrzegać wymogów etycznych oraz zaplanować i przeprowadzić kontrolę w taki sposób, aby uzyskać wystarczającą pewność, że sprawozdanie finansowe nie zawiera istotnych nieprawidłowości, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe. |
| 8. W ramach kontroli Trybunał stosuje procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Wybór tych procedur zależy od osądu kontrolerów Trybunału, podobnie jak ocena ryzyka wystąpienia istotnych nieprawidłowości w sprawozdaniu finansowym lub nielegalnych bądź nieprawidłowych transakcji, wynikających z nadużyć lub błędów. W celu opracowania procedur kontroli stosownych do okoliczności Trybunał, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej danej organizacji związany ze sporządzaniem i prezentacją jej sprawozdania finansowego. Kontrola Trybunału obejmuje także ocenę stosowności przyjętych zasad rachunkowości oraz racjonalność szacunków księgowych sporządzonych przez kierownictwo, jak również ocenę ogólnej prezentacji sprawozdania finansowego. |
| 9. Trybunał uznał, że uzyskane dowody kontroli są wystarczające i właściwe, aby stanowić podstawę do wydania poniższych opinii. |
| Opinia na temat wiarygodności rozliczeń |
| 10. W opinii Trybunału roczne sprawozdanie finansowe Urzędu(10) rzetelnie przedstawia, we wszystkich istotnych aspektach, sytuację finansową Urzędu na dzień 31 grudnia 2009 r. oraz wyniki transakcji i przepływów pieniężnych za kończący się tego dnia rok, zgodnie z przepisami jego regulaminu finansowego. |
| Opinia na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń |
| 11. W opinii Trybunału transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Agencji za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2009 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
| Objaśnienie |
| 12. Nie podważając opinii wyrażonej w pkt 11, Trybunał pragnie zwrócić uwagę na następującą kwestię. W odniesieniu do udzielania zamówień skontrolowano próbę 15 z 16 procedur. W 13 przypadkach były to procedury negocjacyjne lub zamówienia udzielone z wolnej ręki, a w 11 z nich wystąpiły błędy w zakresie prawidłowości, z których część była poważna. W jednym przypadku(11) usługi zamówiono bez określenia maksymalnego okresu obowiązywania i pułapu umowy. W dwóch innych przypadkach(12) dotyczących kontynuacji wcześniejszych ustaleń usługi wykonano przed podpisaniem odpowiednich umów. |
| 13. W dwóch przypadkach udzielania zamówień(13) Urząd nie zastosował odpowiedniej procedury i ograniczył konkurencję do niewystarczającej liczby oferentów. W czterech przypadkach(14) zamówiono usługi prawne bez zapewnienia stosownej publikacji wymaganej w rozporządzeniu finansowym. |
| 14. Przypadki te świadczą o tym, że istnieją możliwości poprawy przez Urząd planowania procedur udzielania zamówień i monitorowania ich jakości. |
15. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.
INNE KWESTIE
16. W odniesieniu do procedur naboru pracowników nie zostały określone z wyprzedzeniem progi punktowe wymagane do zaproszenia kandydatów na rozmowę kwalifikacyjną lub do wpisania ich na listę rezerwową. Zostały one określone przez komisje konkursowe po ocenie i sporządzeniu rankingu kandydatów. Podobnie pytania wykorzystywane podczas testów pisemnych i rozmów kwalifikacyjnych zostały sformułowane po zbadaniu kandydatur. Ponadto kandydatów oceniano na podstawie kryteriów, które nie zostały wskazane w ogłoszeniach o wolnych stanowiskach. Praktyki te stanowiły zagrożenie dla przejrzystości procedur naboru pracowników.
Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Igors LUDBORŽS, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 12 października 2010 r.
| W imieniu Trybunału Obrachunkowego | |
| Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA | |
| Prezes |
______
(1) Dz.U. L 227 z 1.9.1994, s. 27.
(2) Do celów informacyjnych w tabeli skrótowo przedstawiono kompetencje i działania Urzędu.
(3) Do sprawozdania tego dołączone jest sprawozdanie z zarządzania budżetem i finansami w ciągu roku, zawierające między innymi wskaźnik wykorzystania środków oraz zestawienie informacji dotyczących przesunięć środków pomiędzy różnymi pozycjami budżetowymi.
(4) Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu oraz rachunku dochodów i wydatków, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w kapitale oraz załącznika zawierającego opis istotnych zasad rachunkowości i inne informacje dodatkowe.
(5) Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje rachunek wyniku budżetowego wraz z załącznikiem.
(6) Art. 33 rozporządzenia Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 19 listopada 2002 r. (Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72).
(7) Art. 38 rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2343/2002.
(8) Zasady dotyczące przedstawiania przez agencje sprawozdania finansowego oraz prowadzenia przez nie rachunkowości określone są w rozdziale 1 tytułu VII rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2343/2002, ostatnio zmienionego rozporządzeniem (WE, Euratom) nr 652/2008 z dnia 9 lipca 2008 r. (Dz.U. L 181 z 10.7.2008, s. 23), i w tej postaci zostały włączone do regulaminu finansowego Urzędu.
(9) Międzynarodowa Federacja Księgowych (IFAC) i Międzynarodowe Standardy Najwyższych Organów Kontroli (ISSAI).
(10) Ostateczna wersja rocznego sprawozdania finansowego została sporządzona w dniu 24 czerwca 2010 r. i wpłynęła do Trybunału w dniu 24 czerwca 2010 r. Ostateczna wersja rocznego sprawozdania finansowego skonsolidowana ze sprawozdaniem Komisji publikowana jest w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej do dnia 15 listopada następnego roku. Znajduje się ona na następującej stronie internetowej: http://eca.europa.eu lub http://www.cpvo.europa.eu/main/en/home/about-the-cpvo/financing.
(11) Procedura CW MID V8-0208 (52.000 euro).
(12) Procedura ADMIN/D1/PR/2003/131/9 (43.000 euro) i umowa na usługi konsultacyjne w zakresie programu dla wielu beneficjentów (24.000 euro).
(13) Umowa 2009-056 (34.932 euro) oraz umowa AO 2009-05 (31.739 euro rocznie, czyli 126.956 euro przez cztery lata).
(14) CPV.EPM. 7401002, CPV.EPM. 7303132, CPV.EPM. 7401037 i CPV.EPM. 7401729 (łącznie 54.569 euro).
Tabela
Wspólnotowy Urząd Ochrony Odmian Roślin (Angers)
| Zakres kompetencji Unii według Traktatu | Kompetencje Urzędu (rozporządzenie Rady (WE) nr 2100/94) | Zarządzanie | Środki udostępnione Urzędowi w 2009 r. (w 2008 r.) | Produkty i usługi w 2009 r. (w 2008 r.) | |
| Swobodny przepływ towarów Zakazy te i ograniczenia [uzasadnione względami ochrony własności przemysłowej i handlowej] nie powinny jednak stanowić środka arbitralnej dyskryminacji ani ukrytych ograniczeń w handlu między państwami członkowskimi. (fragment art. 36 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej) | Cele - Stosowanie unijnego systemu ochrony odmian roślin jako jedynej i wyłącznej formy unijnego prawa własności przemysłowej do odmian roślin. | Zadania - Decyzje w sprawie odmowy lub przyznania unijnego prawa do ochrony, - decyzje dotyczące sprzeciwów, - decyzje dotyczące odwołań, - decyzje w sprawie unieważnienia lub uchylenia unijnego prawa do ochrony. | 1. Prezes Kieruje Urzędem. Jest mianowany przez Radę spośród kandydatów przedstawionych przez Komisję, po uzyskaniu opinii Rady Administracyjnej. 2. Rada Administracyjna Nadzoruje program prac Urzędu i ustanawia zasady dotyczące metod pracy Urzędu. W skład Rady Administracyjnej wchodzi po jednym przedstawicielu każdego państwa członkowskiego, jeden przedstawiciel Komisji oraz ich zastępcy. 3. Decyzje dotyczące przyznania wspólnotowego prawa do ochrony są podejmowane przez komitety składające się z trzech pracowników Urzędu oraz przez Izbę Odwoławczą w przypadku odwołania. 4. Kontrola legalności działań Urzędu Komisja kontroluje legalność tych działań Prezesa, w stosunku do których prawo Unii nie przewiduje nadzoru przez inny organ w zakresie legalności, a także legalność działań Rady Administracyjnej odnoszących się do budżetu Urzędu. 5. Kontrola zewnętrzna Trybunał Obrachunkowy. 6. Organ udzielający absolutorium z wykonania budżetu Rada Administracyjna. | Budżet 13,2 (12,5) mln euro Zatrudnienie na dzień 31 grudnia 2009 r. Liczba stanowisk w planie zatrudnienia: 46 (43) Stanowiska obsadzone: 46 (43) Pracownicy ogółem: 46 (44) Przydział stanowisk operacyjne: 17,5 (17) administracyjne: 22,5 (21) mieszane: 6 (6) | Otrzymane wnioski: 2 755 (3 012) Przyznane prawa: 2 596 (2 162) Unijne prawa pozostające w mocy na dzień 31 grudnia 2009 r.: 16 783 (15 599) |
| Źródło: Informacje przekazane przez Urząd. | |||||
ODPOWIEDZI URZĘDU
12. Urząd przyjmuje uwagę do wiadomości.
13. Co się tyczy umowy 2009-056, ograniczenia czasowe nie pozwoliły na przeprowadzenie konsultacji z innymi kandydatami. Po upływie roku umowa AO 2009-05 nie została przedłużona oraz opublikowano nowy przetarg otwarty. Usługi prawne nabyto zgodnie z art. 126 ust. 1 lit. c) (wyjątkowo nagłe okoliczności) rozporządzenia wykonawczego do rozporządzenia finansowego; dotyczy to umów CPV.EPM 7303132, CPV.EPM 7401037 i CPV.EPM 7401729 oraz umowy CPV.EPM 7401002, zgodnej z art. 126 ust.1 lit. e) (usługi dodatkowe). Wymóg odpowiedniego ogłaszania, o którym mowa w art. 126 ust. 1 lit. i), nie miał zastosowania.
Urząd rozpatrzy, czy w przyszłości należy odpowiednio ogłaszać zaproszenia do wyrażania zainteresowania w przypadku nabywania usług prawnych.
14. W celu uniknięcia powtórki sytuacji opisanej przez Trybunał Urząd opracuje roczny program zamówień, tak aby procedury dotyczące zamówień ogłaszano w przepisowym terminie i wdrażano w prawidłowych okolicznościach.
16. Ryzyko, o którym wspomina Trybunał, nie urzeczywistniło się, co potwierdza fakt, że do CPVO nie wpłynęła ze strony kandydatów ani jedna skarga dotycząca domniemanej dyskryminacji itp. Mimo to CPVO zadbało o większą przejrzystość procedur naboru, poprzez wyraźne wskazanie w "nowych" ogłoszeniach o naborze kryteriów stosowanych podczas oceny kandydatów.