Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Urzędu Organu Europejskich Regulatorów Łączności Elektronicznej za rok budżetowy 2014 wraz z odpowiedziami Urzędu.

Dzienniki UE

Dz.U.UE.C.2015.409.27

Akt nienormatywny

Wersja od: 9 grudnia 2015 r.

SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Urzędu Organu Europejskich Regulatorów Łączności Elektronicznej za rok budżetowy 2014 wraz z odpowiedziami Urzędu

(2015/C 409/03)

(Dz.U.UE C z dnia 9 grudnia 2015 r.)

WPROWADZENIE

1. Urząd Organu Europejskich Regulatorów Łączności Elektronicznej (zwany dalej "Urzędem") z siedzibą w Rydze został ustanowiony rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1211/2009 ¹ . Głównym zadaniem Urzędu jest wspieranie Organu Europejskich Regulatorów Łączności Elektronicznej (BEREC) w zakresie administracji i wiedzy fachowej oraz zbieranie i analizowanie informacji dotyczących łączności elektronicznej, a także upowszechnianie wśród krajowych organów regulacyjnych najlepszych praktyk regulacyjnych, takich jak wspólne podejścia, metodyki i wytyczne w sprawie wdrażania ram regulacyjnych UE, zgodnie ze wskazaniami Rady Organów Regulacyjnych ² .

INFORMACJE LEŻĄCE U PODSTAW POŚWIADCZENIA WIARYGODNOŚCI

2. Przyjęte przez Trybunał podejście kontrolne obejmuje analityczne procedury kontrolne, bezpośrednie badanie transakcji oraz ocenę kluczowych mechanizmów kontrolnych w stosowanych przez Urząd systemach nadzoru i kontroli. Elementami uzupełniającymi to podejście są dowody uzyskane na podstawie prac innych kontrolerów oraz analiza oświadczeń kierownictwa.

POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI

3. Na mocy postanowień art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE) Trybunał zbadał:

a) roczne sprawozdanie finansowe Urzędu obejmujące sprawozdanie finansowe ^3 oraz sprawozdanie z wykonania budżetu ^4 za rok budżetowy zakończony 31 grudnia 2014 r.; jak również

b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania.

Zadania kierownictwa

4. Kierownictwo odpowiada za sporządzenie i rzetelną prezentację rocznego sprawozdania finansowego Urzędu oraz za legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw ^5 :

a) Zadania kierownictwa w zakresie rocznego sprawozdania finansowego Urzędu obejmują: zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie systemu kontroli wewnętrznej umożliwiającego sporządzenie i rzetelną prezentację sprawozdania finansowego, które nie zawiera istotnych zniekształceń spowodowanych nadużyciem lub błędem, a także wybór i stosowanie właściwych zasad (polityki) rachunkowości na podstawie zasad rachunkowości przyjętych przez księgowego Komisji ^6 oraz sporządzanie szacunków księgowych, które są racjonalne w danych okolicznościach. Dyrektor zarządzający zatwierdza roczne sprawozdanie finansowe Urzędu po tym, jak zostanie ono sporządzone przez księgowego Urzędu na podstawie wszystkich dostępnych informacji. Do sprawozdania finansowego księgowy dołącza oświadczenie, w którym stwierdza między innymi, czy uzyskał wystarczającą pewność, że daje ono prawdziwy i rzetelny obraz sytuacji finansowej Urzędu we wszystkich istotnych aspektach.

b) Zadania kierownictwa w zakresie legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń i zgodności z zasadą należytego zarządzania finansami obejmują zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie skutecznego i wydajnego systemu kontroli wewnętrznej, w tym właściwego nadzoru, jak również podejmowanie odpowiednich działań w celu zapobiegania nieprawidłowościom i nadużyciom finansowym oraz - w razie konieczności - podejmowanie kroków prawnych w celu odzyskania nienależnie wypłaconych lub niewłaściwie wykorzystanych środków finansowych.

Zadania Trybunału

5. Zadaniem Trybunału jest przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie ^7 , na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego Urzędu oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Trybunał przeprowadza kontrolę zgodnie z wydanymi przez IFAC Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej i kodeksem etyki oraz z Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli wydanymi przez INTOSAI (ISSAI). Zgodnie z tymi standardami Trybunał zobowiązany jest zaplanować i przeprowadzić kontrolę w taki sposób, aby uzyskać wystarczającą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe Urzędu nie zawiera istotnych zniekształceń, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe.

6. W ramach kontroli stosuje się procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w rocznym sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Dobór procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia - w wyniku nadużycia lub błędu - istotnego zniekształcenia w rocznym sprawozdaniu finansowym lub istotnej niezgodności transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania z wymogami przepisów Unii Europejskiej. W celu zaprojektowania procedur kontroli odpowiednich w danych okolicznościach kontroler, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej w zakresie dotyczącym sporządzania i rzetelnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego oraz systemy nadzoru i kontroli wprowadzone w celu zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Kontrola obejmuje także ocenę stosowności przyjętych zasad (polityki) rachunkowości oraz racjonalności sporządzonych szacunków księgowych, a także ocenę ogólnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego. Sporządzając niniejsze sprawozdanie zawierające poświadczenie wiarygodności, Trybunał uwzględnił wyniki badania sprawozdania finansowego Urzędu, przeprowadzonego przez niezależnego audytora zewnętrznego zgodnie z przepisami art. 208 ust. 4 rozporządzenia finansowego UE ^8 .

7. Trybunał uznał, że uzyskane dowody kontroli stanowią wystarczającą i odpowiednią podstawę do wydania poświadczenia wiarygodności.

Opinia na temat wiarygodności rozliczeń

8. W opinii Trybunału roczne sprawozdanie finansowe Urzędu przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach jego sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2014 r. oraz wyniki transakcji i przepływy pieniężne za kończący się tego dnia rok, zgodnie z przepisami jego regulaminu finansowego oraz z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji.

Opinia na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń

9. W opinii Trybunału transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Urzędu za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2014 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

10. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.

UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM

11. Ogólny poziom środków, na które zaciągnięto zobowiązania, wzrósł do 98 % (w 2013 r. wyniósł 87 %). Poziom przeniesionych środków, na które zaciągnięto zobowiązania, wzrósł jednak do 0,9 mln euro, czyli 23 % (w 2013 r. było to 0,5 mln euro, czyli 13 %), zwłaszcza w odniesieniu do działalności operacyjnej (tytuł III), takiej jak trwające badania nad komunikacją elektroniczną.

12. Duża liczba przesunięć w ramach budżetu znacznie zmieniła strukturę początkowego budżetu: w tytule I (koszty osobowe) poziom środków zmniejszył się o 17 %, w tytule II (wydatki administracyjne) zmniejszył się o 44 %, a w tytule III (wydatki operacyjne) wzrósł o 60 %, przede wszystkim w celu sfinansowania trwających badań (pkt 11).

13. Przewidywania budżetowe na 2014 r. dotyczące składek pochodzących od krajowych organów regulacyjnych państw EFTA ⁹ , mających w strukturze Urzędu status obserwatora, nie zrealizowały się z powodu braku umów z państwami EFTA.

DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z ZESZŁOROCZNYMI UWAGAMi

14. Przegląd działań naprawczych podjętych w wyniku uwag zgłoszonych przez Trybunał w roku poprzednim przedstawiono w załączniku I.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Milan Martin CVIKL, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 8 września 2015 r.

	W imieniu Trybunału Obrachunkowego
	Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
	Prezes

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK  I

Działania podjęte w związku z zeszłorocznymi uwagami

Rok	Uwagi Trybunału	Działania naprawcze (zrealizowane/w trakcie realizacji/ niepodjęte/brak danych lub nie dotyczy)
2011	Urząd nie przyjął i nie wdrożył jeszcze wszystkich standardów kontroli wewnętrznej.	zrealizowane (przyjęcie) w trakcie realizacji (wdrożenie)
2012	Urząd nie wdrożył jeszcze następujących standardów kontroli wewnętrznej: SKW 5 - cele i wskaźniki wykonania zadań, SKW 8 - procesy i procedury, SKW 11 - zarządzanie dokumentacją i SKW 12 - informacja i komunikacja.	zrealizowane
2012	Anulowano około 101 000 euro (45 %) ze środków, na które zaciągnięto zobowiązania, przeniesionych z 2011 r. Jeżeli chodzi o środki na 2012 r., nie wykorzystano 545 000 euro (17 % wszystkich środków na 2012 r.) i kwota ta musiała także zostać anulowana. Poziom przeniesień na 2013 r. środków, na które zaciągnięto zobowiązania, był wysoki i wyniósł 611 000 euro (19 %). Sugeruje to, że Urząd ma trudności z planowaniem lub realizacją swoich działań. Przeniesienia z 2012 r. wiązały się przede wszystkim z opóźnieniami w rekrutacji pracowników oraz brakiem skutecznych procedur, które zapewniałyby terminowe zgłaszanie i zwrot kosztów podróży służbowych poniesionych przez ekspertów.	nie dotyczy
2013	Wskaźniki wykonania budżetu znacznie się poprawiły, co sugeruje lepsze planowanie działań i lepszą terminowość ich realizacji. Poziom anulowanych środków przeniesionych z 2012 r. jest wprawdzie nadal stosunkowo wysoki i wynosi 28 % (w 2012 r. wyniósł 45 %), jednak poziom przeniesień środków, na które zaciągnięto zobowiązania, zmniejszył się do 461 983 euro, czyli 13 % (w 2012 r. wyniósł 611 223 euro, czyli 19 %). Przeniesienia związane są przede wszystkim z podpisanymi w drugiej połowie 2013 r. umowami dotyczącymi działań planowanych na lata 2013 i 2014.	nie dotyczy
2013	W 2013 r. dokonano 1 183 zwrotów kosztów poniesionych przez ekspertów. W 1 078 przypadkach nastąpiło to z opóźnieniem. W pierwszej połowie 2013 r. przeciętne opóźnienie wynosiło 78 dni wobec 33 dni w drugiej połowie roku.	w trakcie realizacji

ZAŁĄCZNIK  II

Urząd Organu Europejskich Regulatorów Łączności Elektronicznej (Ryga)

Kompetencje i zadania

Zakres kompetencji Unii według Traktatu (art. 114 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej)	Zbliżenie przepisów ustawowych w dziedzinie łączności elektronicznej.
Kompetencje Urzędu (rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1211/ 2009)	Kompetencje Agencji określone w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1211/2009 Urząd, o którym mowa w art. 6, zapewnia BEREC wsparcie w zakresie administracji i wiedzy fachowej. Urząd pełni swoje funkcje zgodnie ze wskazaniami Rady Organów Regulacyjnych.
Zarządzanie	W skład Urzędu wchodzą komitet zarządzający i dyrektor zarządzający. Dzielą się oni wszystkimi obowiązkami administracyjnymi i odpowiedzialnością finansową, w tym zarządzaniem kwestiami kadrowymi. Odpowiedzialność za wybór personelu spoczywa jednak wyłącznie na komitecie zarządzającym (art. 7 ust. 4). Rada Organów Regulacyjnych przekazuje wytyczne dotyczące usług i produktów opisanych w części "Produkty i usługi w roku 2014".
Środki udostępnione Urzędowi w roku 2014 (2013)	Budżet ostateczny: 4 162 874,00 euro (3 557 218,93 euro) (budżet korygujący, w tym wewnętrzne dochody przeznaczone na określony cel) Zatrudnienie na dzień 31 grudnia: 24 (25)
Produkty i usługi w roku 2014	Zgodnie ze wskazaniami Rady Organów Regulacyjnych Urząd zapewniał następujące usługi: - wspieranie BEREC w zakresie administracji i wiedzy fachowej, - zbieranie informacji od krajowych organów regulacyjnych oraz wymiana i przekazywanie informacji, - upowszechnianie najlepszych rozwiązań regulacyjnych wśród krajowych organów regulacyjnych w UE oraz wśród innych podmiotów, - wspieranie przewodniczącego w przygotowywaniu prac Rady Organów Regulacyjnych oraz komitetu zarządzającego Urzędu, - zapewnianie wsparcia eksperckim grupom roboczym utworzonym przez Radę Organów Regulacyjnych.
Źródło: załącznik przekazany przez Urząd.

ODPOWIEDZI URZĘDU

11. Urząd BEREC przyjmuje do wiadomości uwagę w zakresie zarządzania budżetem dotyczącą poprawy pod względem zaciągniętych zobowiązań do 98 % w porównaniu z 2013 r.: 87 %. Budżet na 2014 r. został sporządzony w 2012 r., kiedy Urząd BEREC był na początkowym etapie zarządzania budżetowego. Od tego czasu Urząd korzysta z narzędzi, aby poprawić regularne monitorowanie, co doprowadziło do lepszego planowania.

Urząd BEREC przyjmuje do wiadomości znaczenie tej kwestii, poruszonej w uwadze Trybunału, w odniesieniu do poziomu przeniesionych zaciągniętych zobowiązań, który wzrósł do 0,9 mln euro, tj. 23 % (2013: 0,5 mln euro, 13 %), w szczególności w odniesieniu do działalności operacyjnej (tytuł III), np. trwające badania nad komunikacją elektroniczną. Wynikało to ze zdecydowanych poleceń od Komitetu Zarządzającego dotyczących uruchomienia projektów operacyjnych (badanie Net Neutrality z budżetem ok. 390 000 euro, BEREC-Net - 105 000 euro, badania sektorowe - w przybliżeniu ponad 260 000 euro). Również znaczące zmiany w zakresie zarządzania opóźniły wczesne wdrożenie wyżej wymienionych projektów, jako że nowego kierownika administracyjnego mianowano w kwietniu 2014 r., a nowego kierownika zarządzania programem - w sierpniu 2014 r.

Urząd BEREC wyznaczył sobie cel zmniejszenia poziomu zaciągniętych zobowiązań przeniesionych w 2015 r.

12. Urząd BEREC rozumie znaczenie kwestii poruszonej w uwadze Trybunału dotyczącej wysokiej liczby przeniesień budżetowych, które znacznie zmieniły strukturę wstępnego budżetu: tytuł I (koszty pracownicze) zmniejszono o 17 %, tytuł II (wydatki administracyjne) zmniejszono o 44 %, a tytuł III (wydatki operacyjne) zwiększono o 60 %, głównie w celu finansowania trwających badań. Urząd ciągle działa na rzecz poprawy systemu planowania na podstawie działań, który mógłby pomóc w dalszym zmniejszeniu przeniesień budżetowych.

13. Urząd BEREC przyjmuje do wiadomości uwagę, że w związku z brakiem porozumień z krajami EFTA nie została utworzona rezerwa budżetowa na 2014 r. z wkładów z krajowych organów regulacyjnych EFTA ¹⁰ mających status obserwatorów w BEREC. W związku z tym odpowiednio skorygowano budżet na 2015 r. Choć porozumienie EFTA między Komisją a odpowiednimi krajami jest na etapie negocjacji, BEREC nie ma możliwości wpłynięcia na negocjacje i proces podpisania porozumienia.

¹ Dz.U. L 337 z 18.12.2009, s. 1.

² Do celów informacyjnych w załączniku II skrótowo przedstawiono kompetencje i działania Urzędu.

³ Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu oraz sprawozdania z finansowych wyników działalności, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w aktywach netto oraz opisu znaczących zasad (polityki) rachunkowości i informacji dodatkowej.

⁴ Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje rachunek wyniku budżetowego wraz z załącznikiem.

⁵ Art. 39 i 50 rozporządzenia delegowanego Komisji (UE) nr 1271/2013 (Dz.U. L 328 z 7.12.2013, s. 42).

⁶ Zasady rachunkowości przyjęte przez księgowego Komisji opierają się na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości Sektora Publicznego (IPSAS) wydanych przez Międzynarodową Federację Księgowych, a w kwestiach nimi nieobjętych - na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości (MSR)/Międzynarodowych Standardach Sprawozdawczości Finansowej (MSSF) wydanych przez Radę Międzynarodowych Standardów Rachunkowości.

⁷ Art. 107 rozporządzenia (UE) nr 1271/2013.

⁸ Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 (Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1).

⁹ Europejskie Stowarzyszenie Wolnego Handlu.

¹⁰ Europejskie Stowarzyszenie Wolnego Handlu.