Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Urzędu Organu Europejskich Regulatorów Łączności Elektronicznej za rok budżetowy 2012 wraz z odpowiedziami Urzędu.

Dzienniki UE

Dz.U.UE.C.2013.365.9

Akt nienormatywny

Wersja od: 13 grudnia 2013 r.

SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Urzędu Organu Europejskich Regulatorów Łączności Elektronicznej za rok budżetowy 2012 wraz z odpowiedziami Urzędu

(2013/C 365/02)

(Dz.U.UE C z dnia 13 grudnia 2013 r.)

WPROWADZENIE

1. Urząd Organu Europejskich Regulatorów Łączności Elektronicznej (zwany dalej "Urzędem") z siedzibą w Rydze został ustanowiony rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1211/2009 ¹ . Głównym zadaniem Urzędu jest wspieranie Organu Europejskich Regulatorów Łączności Elektronicznej (BEREC) w zakresie administracji i wiedzy fachowej oraz zbieranie i analizowanie informacji dotyczących łączności elektronicznej, a także upowszechnianie wśród krajowych organów regulacyjnych najlepszych praktyk regulacyjnych, takich jak wspólne podejścia, metodyki i wytyczne w sprawie wdrażania ram regulacyjnych UE, zgodnie ze wskazaniami Rady Organów Regulacyjnych ² .

INFORMACJE LEŻĄCE U PODSTAW POŚWIADCZENIA WIARYGODNOŚCI

2. Przyjęte przez Trybunał podejście kontrolne obejmuje analityczne procedury kontrolne, bezpośrednie badanie transakcji oraz ocenę kluczowych mechanizmów kontrolnych w stosowanych przez Urząd systemach nadzoru i kontroli. Elementami uzupełniającymi to podejście są dowody uzyskane na podstawie prac innych kontrolerów (w stosownych przypadkach) oraz analiza oświadczeń kierownictwa.

POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI

3. Na mocy postanowień art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE) Trybunał zbadał:

a) roczne sprawozdanie finansowe Urzędu obejmujące sprawozdanie finansowe ^3 oraz sprawozdanie z wykonania budżetu ^4 za rok budżetowy zakończony 31 grudnia 2012 r.; jak również

b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania.

Zadania kierownictwa

4. Na mocy art. 33 i 43 rozporządzenia Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 ^5 kierownictwo odpowiada za sporządzenie i rzetelną prezentację rocznego sprawozdania finansowego Urzędu oraz za legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw:

a) Zadania kierownictwa w zakresie rocznego sprawozdania finansowego Urzędu obejmują: zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie systemu kontroli wewnętrznej umożliwiającego sporządzenie i rzetelną prezentację sprawozdania finansowego, które nie zawiera istotnych zniekształceń spowodowanych nadużyciem lub błędem, a także wybór i stosowanie właściwych zasad (polityki) rachunkowości na podstawie zasad rachunkowości przyjętych przez księgowego Komisji ^6 oraz sporządzanie szacunków księgowych, które są racjonalne w danych okolicznościach. Dyrektor zarządzający zatwierdza roczne sprawozdanie finansowe Urzędu po tym, jak zostanie ono sporządzone przez księgowego Urzędu na podstawie wszystkich dostępnych informacji. Do sprawozdania finansowego księgowy dołącza oświadczenie, w którym stwierdza między innymi, czy uzyskał wystarczającą pewność, że daje ono prawdziwy i rzetelny obraz sytuacji finansowej Urzędu we wszystkich istotnych aspektach.

b) Zadania kierownictwa w zakresie legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń i zgodności z zasadą należytego zarządzania finansami obejmują zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie skutecznego i wydajnego systemu kontroli wewnętrznej, w tym właściwego nadzoru, jak również podejmowanie odpowiednich działań w celu zapobiegania nieprawidłowościom i nadużyciom finansowym oraz - w razie konieczności - wszczynanie postępowań sądowych w celu odzyskania nienależnie wypłaconych lub niewłaściwie wykorzystanych środków finansowych.

Zadania Trybunału

5. Zadaniem Trybunału jest przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie ^7 , na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego Urzędu oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Trybunał przeprowadza kontrolę zgodnie z wydanymi przez IFAC Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej i kodeksem etyki oraz z Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli wydanymi przez INTOSAI (ISSAI). Zgodnie z tymi standardami Trybunał zobowiązany jest zaplanować i przeprowadzić kontrolę w taki sposób, aby uzyskać wystarczającą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe Urzędu nie zawiera istotnych zniekształceń, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe.

6. W ramach kontroli stosuje się procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w rocznym sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Dobór procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia - w wyniku nadużycia lub błędu - istotnego zniekształcenia w rocznym sprawozdaniu finansowym lub istotnej niezgodności transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania z wymogami przepisów Unii Europejskiej. W celu zaprojektowania procedur kontroli odpowiednich w danych okolicznościach kontroler, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej w zakresie dotyczącym sporządzania i rzetelnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego oraz systemy nadzoru i kontroli wprowadzone celem zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Kontrola obejmuje także ocenę stosowności przyjętych zasad (polityki) rachunkowości oraz racjonalności sporządzonych szacunków księgowych, a także ocenę ogólnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego.

7. Trybunał uznał, że uzyskane dowody kontroli stanowią wystarczającą i odpowiednią podstawę do wydania poświadczenia wiarygodności.

Opinia na temat wiarygodności rozliczeń

8. W opinii Trybunału roczne sprawozdanie finansowe Urzędu przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach jego sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2012 r. oraz wyniki transakcji i przepływy pieniężne za kończący się tego dnia rok, zgodnie z przepisami jego regulaminu finansowego oraz z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji.

Opinia na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń

9. W opinii Trybunału transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Urzędu za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2012 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

10. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału i należy je rozpatrywać w świetle faktu, że rok 2012 był pierwszym rokiem funkcjonowania Urzędu i ustanawianie jego procedur nadal trwa.

UWAGI DOTYCZĄCE WIARYGODNOŚCI ROZLICZEŃ

11. System księgowy Urzędu wciąż nie został zatwierdzony przez księgowego.

UWAGI DOTYCZĄCE LEGALNOŚCI I PRAWIDŁOWOŚCI TRANSAKCJI

12. Dokonane na kwotę 61.500 euro przeniesienia środków, na które zaciągnięto zobowiązania (co stanowi 10 % całości przeniesionych środków, na które zaciągnięto zobowiązania), nie odpowiadały podjętym zobowiązaniom prawnym, a zatem były nieprawidłowe.

UWAGI DOTYCZĄCE MECHANIZMÓW KONTROLNYCH

13. Urząd nie wdrożył jeszcze następujących standardów kontroli wewnętrznej: SKW 5 - cele i wskaźniki wykonania zadań, SKW 8 - procesy i procedury, SKW 11 - zarządzanie dokumentacją i SKW 12 - informacja i komunikacja.

14. Nie istnieje procedura związana z księgowaniem i zbywaniem aktywów trwałych, nie przeprowadzono także spisu z natury.

15. Nie wdrożono procedur ustalania, zatwierdzania i rejestrowania wyjątków i odstępstw od polityk i procedur.

UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM

16. Anulowano około 101.000 euro (45 %) ze środków, na które zaciągnięto zobowiązania, przeniesionych z 2011 r. Jeżeli chodzi o środki na rok 2012, nie wykorzystano 545.000 euro (17 % wszystkich środków na rok 2012) i kwota ta musiała także zostać anulowana. Poziom przeniesień na rok 2013 środków, na które zaciągnięto zobowiązania, był wysoki i wyniósł 611.000 euro (19 %). Sugeruje to, że Urząd ma trudności z planowaniem lub realizacją swoich działań. Przeniesienia z 2012 r. wiązały się przede wszystkim z opóźnieniami w rekrutacji pracowników oraz brakiem skutecznych procedur, które zapewniałyby terminowe zgłaszanie i zwrot kosztów podróży służbowych poniesionych przez ekspertów.

17. Istnieją możliwości znacznej poprawy w zakresie przygotowywania, przeprowadzania i dokumentowania postępowań o udzielenie zamówienia. Przykładowo w postępowaniach nie przywiązywano wystarczającej wagi do stosunku jakości do ceny, a ogólne kryteria udzielenia zamówienia nie były dzielone na kryteria szczegółowe, które umożliwiłyby klarowną i porównywalną ocenę ofert.

INNE UWAGI

18. W zbadanych procedurach rekrutacyjnych stwierdzono znaczne uchybienia ograniczające ich ybienia ograniczające ich przejrzystość: pytania na egzaminy pisemne i rozmowy kwalifikacyjne nie były ustalane przed przystąpieniem do badania kandydatur przez komisję selekcyjną; nie ustalano limitu punktów warunkującego dopuszczenie do testów pisemnych i rozmowy kwalifikacyjnej oraz umieszczenie na liście zakwalifikowanych kandydatów; nominacja i zmiany składu komisji selekcyjnej nie były zatwierdzane przez organ powołujący.

19. Chociaż większość pracowników Urzędu realizuje zadania administracyjne lub wspierające, które nie wiążą się z podróżami służbowymi, wszystkim przyznano telefony komórkowe z miesięcznym limitem w wysokości około 50 euro. Nie kontroluje się wykorzystywania telefonów do celów prywatnych.

20. W Urzędzie nie ma polityki zarządzania środkami pieniężnymi. Na koniec 2012 r. cała gotówka (1,6 mln euro) ulokowana była w jednym banku (o ratingu BBB ⁸ ).

DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z ZESZŁOROCZNYMI UWAGAMI

21. Przegląd działań naprawczych podjętych w wyniku uwag zgłoszonych przez Trybunał w roku poprzednim przedstawiono w załączniku I.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Louis GALEA, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 15 lipca 2013 r.

	W imieniu Trybunału Obrachunkowego
	Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
	Prezes

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK  I

Działania podjęte w związku z zeszłorocznymi uwagami

Rok	Uwagi Trybunału	Działania naprawcze (zrealizowane / w trakcie realizacji / niepodjęte / brak danych lub nie dotyczy)
2011	W przyjętym przez komitet zarządzający budżecie Urzędu na 2011 r. środki ujęte zostały tylko według tytułów i rozdziałów, bez podziału na artykuły i pozycje. Jest to niezgodne z zasadą specyfikacji.	zrealizowane
2011	Trybunał zidentyfikował 21 przypadków o łącznej wartości 94.120 euro, w których środki przeniesione na 2012 r. nie odpowiadały zobowiązaniom prawnym. Przeniesienia te są zatem nieprawidłowe.	w trakcie realizacji
2011	Urząd nie przyjął i nie wdrożył jeszcze wszystkich standardów kontroli wewnętrznej. W szczególności nie utworzono centralnego rejestru faktur ani rejestru odstępstw.	zrealizowane (rejestr faktur) w trakcie realizacji (rejestr odstępstw)
2011	Urząd powinien poprawić przejrzystość procedur rekrutacji. Pytania na egzaminy ustne i pisemne nie były ustalone przed przystąpieniem do badania kandydatur przez komisję rekrutacyjną; brak było decyzji organu powołującego w sprawie powołania komisji rekrutacyjnej; nie podano kategorii zaszeregowania członków komisji rekrutacyjnej.	w trakcie realizacji

ZAŁĄCZNIK  II

Urząd Organu Europejskich Regulatorów Łączności Elektronicznej (Ryga) Kompetencje i zadania

Zakres kompetencji Unii według Traktatu	Zbliżenie przepisów ustawowych w dziedzinie łączności elektronicznej.
(art. 114 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej)
Kompetencje Urzędu (rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1211/2009)	Kompetencje Urzędu określone w rozporządzeniu (WE) nr 1211/2009. Urząd, o którym mowa w art. 6, dostarcza BEREC wsparcia administracyjnego oraz wiedzy fachowej. Urząd pełni swoje funkcje zgodnie ze wskazaniami Rady Organów Regulacyjnych.
Zarządzanie	W skład Urzędu wchodzą: a) komitet zarządzający, b) dyrektor zarządzający, którzy dzielą się obowiązkami administracyjnymi i odpowiedzialnością finansową, w tym obowiązkami dotyczącymi kwestii kadrowych. Odpowiedzialność za wybór personelu spoczywa jednak wyłącznie na komitecie zarządzającym (art. 7 ust. 4). Rada Organów Regulacyjnych zapewnia wskazania dotyczące produktów i usług Urzędu, jak podano w punkcie "Produkty i usługi w 2012 r.".
Środki udostępnione Urzędowi w roku 2012	Budżet ostateczny: 3,1 mln euro (budżet korygujący 1/2012) Zatrudnienie na 31 grudnia 2012 r.: 22
Produkty i usługi w roku 2012	Zgodnie ze wskazaniami Rady Organów Regulacyjnych Urząd zapewniał następujące usługi: - wspieranie BEREC w zakresie administracji i wiedzy fachowej, - zbieranie informacji od krajowych organów regulacyjnych oraz wymiana i przekazywanie informacji, - upowszechnianie najlepszych rozwiązań regulacyjnych wśród krajowych organów regulacyjnych w UE oraz wśród innych podmiotów, - wspieranie przewodniczącego w przygotowywaniu prac Rady Organów Regulacyjnych oraz komitetu zarządzającego Urzędu, - zapewnianie wsparcia eksperckim grupom roboczym utworzonym przez Radę Organów Regulacyjnych.
Źródło: informacje przekazane przez Urząd.

ODPOWIEDZI AGENCJI

11. Nowo mianowany (grudzień 2012 r.) księgowy zasugerował intendentowi podjęcie niezbędnych kroków uwarunkowujących zatwierdzenie systemów księgowych, które miały być w pełni wdrożone do koniec lipca 2013 r.

12. W celu ukrócenia nieprawidłowości związanych z przenoszonymi zobowiązaniami urząd BEREC uznał za celowe opracować poradnik finansowy. Powyższy poradnik (stan na czerwiec 2013 r. - w trakcie finalizacji) w rozdziale poświęconym zobowiązaniom budżetowym omówi: definicję, warunki, procedurę uzupełniającą i odpowiedni przepływ w organizacji, które zostaną wdrożone w ćwiczeniu przenoszenia wykonywanego pod koniec roku.

13. Wszystkie systemy kontroli wewnętrznej zostały poddane przeglądowi po częściowej weryfikacji IAS w marcu 2013 r. Pod koniec czerwca 2013 r. urząd BEREC udzieli wyczerpującej odpowiedzi i zaproponuje realny harmonogram dla przyszłych działań.

14. Poradnik finansowy urzędu BEREC (stan na czerwiec 2013 r. - w trakcie finalizacji) w rozdziale poświęconym aktywom zajmie się procedurami zarządzania spisem inwentaryzacyjnym. Urząd BEREC przeprowadzi pełny inwentarz po dostarczeniu niezbędnego sprzętu w III kwartale 2013 r.

15. W dniu 18 czerwca 2012 r. przyjęto wewnętrzne instrukcje administracyjne w celu wdrożenia zasad ICS 8. Obecnie polityka dotycząca wskazówek uzupełniających do istniejących wskazówek dla KE (tzw. rejestracja wyjątków [SEC(2007)1341]) jest obecnie w trakcie finalizacji przez kierownika administracyjnego jako wewnętrzna instrukcja administracyjna z dnia 11 czerwca 2013 r.

16. Obsada wolnych stanowisk przypisanych do zarządzania budżetem, ja również wdrażanie przyrządu do zarządzania w celu lepszego monitorowania i planowania wdrażania jest obecnie poddawane ocenie (stan na czerwiec 2013 r.), co będzie miało wpływ na wykonanie budżetu na 2014 r. Ponadto Urząd BEREC wdroży następujące środki naprawcze w celu zapewnienia w przyszłości odpowiedniego poziomu przenoszonych środków: weryfikacja polityki dotycząca zwrotu kosztów dla ekspertów biorących udział w posiedzeniach, co ma najistotniejszy wpływ na przenoszone kwoty na tym etapie, w celu zapewnienia, że gromadzenie dokumentów będzie odbywać się w ramach bardziej obostrzonego terminu.

17. W celu prawidłowego wdrożenia obecnej procedury zamówienia przez wszystkich członków zespołu, począwszy od września 2013 r. organizowane będą odpowiednie szkolenia w zakresie zamówień. Podjęto już kroki w celu udokumentowania procedur w osobnym rozdziale poradnika finansowego (stan na czerwiec 2013 r. - w trakcie finalizacji).

18. Począwszy od 2013 r., kiedy w jednostce administracyjno-finansowej przeprowadzono odpowiednie obsadzanie stanowisk, zespół zasobów ludzkich prowadził politykę i wdrożył wytyczne mające zachować spójność procedur rekrutacji. W maju 2013 r. opracowano nowe wytyczne obejmujące szczeble i obowiązki. Wytyczne zostaną dołączone do procedur rekrutacji na 2013 r. Oświadczenia o braku konfliktu interesów zostaną poddane weryfikacji, a począwszy od 2013 r., pytania do testów pisemnych i na rozmowy kwalifikacyjne oraz progi zdawalności zostaną ocenione przed przystąpieniem do oceny podań.

19. Opracowano obszerną politykę, która zostanie wdrożona w czerwcu 2013 r. Polityka będzie obejmować: zasady wyłącznego użytku zawodowego, zasady monitorowania użytku w ruchu, zapobieganie nadużyciom oraz środki bezpieczeństwa. Strategia będzie regulować również kwestię przyznawania telefonów komórkowych na zasadzie indywidualnego przypadku. Decyzję w tym zakresie podejmować będzie bezpośredni przełożony.

20. Nowo mianowany księgowy podjął kroki mające na celu zapewnienie, że do końca sierpnia 2013 r. zostanie podpisana umowa z innym dostawcą usług bankowych o wyższym indeksie ratingowym.

21. Brak uwag.

¹ Dz.U. L 337 z 18.12.2009, s. 1.

² Do celów informacyjnych w załączniku II skrótowo przedstawiono kompetencje i działania Urzędu.

³ Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu oraz rachunku wyniku ekonomicznego, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w aktywach netto oraz opisu znaczących zasad (polityki) rachunkowości i informacji dodatkowej.

⁴ Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje rachunek wyniku budżetowego wraz z załącznikiem.

⁵ Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72.

⁶ Zasady rachunkowości przyjęte przez księgowego Komisji opierają się na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości Sektora Publicznego (IPSAS) wydanych przez Międzynarodową Federację Księgowych, a w kwestiach nimi nieobjętych - na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości (MSR) / Międzynarodowych Standardach Sprawozdawczości Finansowej (MSSF) wydanych przez Radę Międzynarodowych Standardów Rachunkowości.

⁷ Art. 185 ust. 2 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 (Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1).

⁸ Zgodnie z notą z dnia 27.10.2008 wydaną przez księgowego Komisji minimalny wymagany rating krótkoterminowy to A-1.