Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Urzędu Harmonizacji Rynku Wewnętrznego za rok budżetowy 2014 wraz z odpowiedziami Urzędu.
Dz.U.UE.C.2015.409.371
Akt nienormatywnySPRAWOZDANIE
dotyczące sprawozdania finansowego Urzędu Harmonizacji Rynku Wewnętrznego za rok budżetowy 2014 wraz z odpowiedziami Urzędu
(Dz.U.UE C z dnia 9 grudnia 2015 r.)
WPROWADZENIE
INFORMACJE LEŻĄCE U PODSTAW POŚWIADCZENIA WIARYGODNOŚCI
POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI |
3. Na mocy postanowień art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE) Trybunał zbadał: |
a) roczne sprawozdanie finansowe Urzędu obejmujące sprawozdanie finansowe 4 oraz sprawozdanie z wykonania budżetu 5 za rok budżetowy zakończony dnia 31 grudnia 2014 r.; jak również |
b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. |
Zadania kierownictwa |
4. Kierownictwo odpowiada za sporządzenie i rzetelną prezentację rocznego sprawozdania finansowego Urzędu oraz za legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw 6 : |
a) Zadania kierownictwa w zakresie rocznego sprawozdania finansowego Urzędu obejmują: zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie systemu kontroli wewnętrznej umożliwiającego sporządzenie i rzetelną prezentację sprawozdania finansowego, które nie zawiera istotnych zniekształceń spowodowanych nadużyciem lub błędem, a także wybór i stosowanie właściwych zasad (polityki) rachunkowości na podstawie zasad rachunkowości przyjętych przez księgowego Komisji 7 oraz sporządzanie szacunków księgowych, które są racjonalne w danych okolicznościach. Prezes zatwierdza roczne sprawozdanie finansowe Urzędu po tym, jak zostanie ono sporządzone przez księgowego Urzędu na podstawie wszystkich dostępnych informacji. Do sprawozdania finansowego księgowy dołącza oświadczenie, w którym stwierdza między innymi, czy uzyskał wystarczającą pewność, że daje ono prawdziwy i rzetelny obraz sytuacji finansowej Urzędu we wszystkich istotnych aspektach. |
b) Zadania kierownictwa w zakresie legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń i zgodności z zasadą należytego zarządzania finansami obejmują zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie skutecznego i wydajnego systemu kontroli wewnętrznej, w tym właściwego nadzoru, jak również podejmowanie odpowiednich działań w celu zapobiegania nieprawidłowościom i nadużyciom finansowym oraz - w razie konieczności - podejmowanie kroków prawnych w celu odzyskania nienależnie wypłaconych lub niewłaściwie wykorzystanych środków finansowych. |
Zadania Trybunału |
5. Zadaniem Trybunału jest przedstawienie Komitetowi Budżetowemu Urzędu, na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego Urzędu oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania 8 . Trybunał przeprowadza kontrolę zgodnie z wydanymi przez IFAC Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej i kodeksem etyki oraz z Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli wydanymi przez INTOSAI (ISSAI). Zgodnie z tymi standardami Trybunał zobowiązany jest zaplanować i przeprowadzić kontrolę w taki sposób, aby uzyskać wystarczającą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe Urzędu nie zawiera istotnych zniekształceń, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe. |
6. W ramach kontroli stosuje się procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w rocznym sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Dobór procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia - w wyniku nadużycia lub błędu - istotnego zniekształcenia w rocznym sprawozdaniu finansowym lub istotnej niezgodności transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania z wymogami przepisów Unii Europejskiej. W celu zaprojektowania procedur kontroli odpowiednich w danych okolicznościach kontroler, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej w zakresie dotyczącym sporządzania i rzetelnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego oraz systemy nadzoru i kontroli wprowadzone w celu zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Kontrola obejmuje także ocenę stosowności przyjętych zasad (polityki) rachunkowości oraz racjonalności sporządzonych szacunków księgowych, a także ocenę ogólnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego. |
7. Trybunał uznał, że uzyskane dowody kontroli stanowią wystarczającą i odpowiednią podstawę do wydania poświadczenia wiarygodności. |
Opinia na temat wiarygodności rozliczeń |
8. W opinii Trybunału roczne sprawozdanie finansowe Urzędu przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach jego sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2014 r. oraz wyniki transakcji i przepływy pieniężne za kończący się tego dnia rok, zgodnie z przepisami jego regulaminu finansowego oraz z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji. |
Opinia na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń |
9. W opinii Trybunału transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Urzędu za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2014 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
UWAGI DOTYCZĄCE MECHANIZMÓW KONTROLI WEWNĘTRZNEJ
UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM
INNE UWAGI
DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z ZESZŁOROCZNYMI UWAGAMI
Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Milan Martin CVIKL, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 15 września 2015 r.
W imieniu Trybunału Obrachunkowego, | |
Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA | |
Prezes |
ZAŁĄCZNIKI
ZAŁĄCZNIK I
Działania podjęte w związku z zeszłorocznymi uwagami
Działania podjęte w związku z zeszłorocznymi uwagami
Rok | Uwagi Trybunału | Działania naprawcze (zrealizowane/w trakcie realizacji/ niepodjęte/brak danych lub nie dotyczy) |
2011 | Środki pieniężne będące do dyspozycji Urzędu na dzień 31 grudnia 2011 r. wynosiły 520 mln euro (495 mln euro w 2010 r.). Zgodnie z polityką zarządzania środkami pieniężnymi zatwierdzoną przez Komitet Budżetowy w 2010 r. środki pieniężne były przechowywane w 9 bankach w 5 państwach członkowskich. | zrealizowane Trybunał wciąż odnotowuje jednak wysoki poziom środków pieniężnych. |
2013 | Kwota anulowanych środków przeniesionych z lat poprzednich wzrosła z 4,2 mln euro (13 %) w 2012 r. do 6,0 mln euro (16 %) w roku 2013. W obu latach było to spowodowane przede wszystkim niższymi niż przewidywano zwrotami kosztów w ramach umów o współpracy z urzędami krajowymi w państwach członkowskich (1,9 mln euro w 2012 r. i 3,8 mln euro w roku 2013), co sugeruje potrzebę uzyskiwania od urzędów krajowych bardziej precyzyjnych informacji na koniec roku o faktycznie poniesionych kosztach. | niepodjęte |
2013 | W 2013 r. poziom środków, na które zaciągnięto zobowiązania, wynosił pomiędzy 98 % a 89 % całości środków, co sugeruje, że zobowiązania prawne zaciągano w sposób terminowy. Poziom środków, na które zaciągnięto zobowiązania, przeniesionych na 2014 r. był wysoki w tytule II (wydatki administracyjne), gdzie wyniósł 23,9 mln euro (28 %), i w tytule III, gdzie wyniósł 13,3 mln euro (38 %). W przypadku tytułu II było to następstwem wieloletnich umów dotyczących przede wszystkim budowy nowej siedziby, a także zamówień na prace programistyczne oraz usługi i materiały informatyczne, które zgodnie z planem złożono pod koniec 2013 r., natomiast termin płatności za nie przypadał dopiero w roku 2014. W przypadku tytułu III było to związane głównie z umowami o współpracy z urzędami krajowymi w państwach członkowskich, w ramach których termin przedstawienia zestawień poniesionych wydatków przez urzędy krajowe przypadał dopiero w 2014 r., oraz ze składanymi w ostatnich miesiącach 2013 r. zwykłymi zamówieniami na usługi tłumaczeniowe, za które termin płatności przypadał dopiero w roku 2014. | nie dotyczy |
2013 | Urząd posiada plan zapewnienia ciągłości działania oraz zarządzania w sytuacjach kryzysowych, zgodnie z którym około 25 funkcji musi być cały czas obsadzonych przez dyżurujących pracowników. Środki budżetowe na dodatki za dyżury są wprawdzie zatwierdzane co roku przez Komitet Budżetowy Urzędu, jednak wypłacona w 2013 r. kwota (402 458 euro) znacznie przekracza wysokość tego rodzaju dodatków wypłacanych przez inne agencje, które muszą zapewnić ciągłość działania. | w trakcie realizacji |
ZAŁĄCZNIK II
Urząd Harmonizacji Rynku Wewnętrznego (Alicante) Kompetencje i zadania
Urząd Harmonizacji Rynku Wewnętrznego (Alicante) Kompetencje i zadania
Zakres kompetencji Unii według Traktatu (art. 36 i 56 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej) | Swobodny przepływ towarów [...] zakazy lub ograniczenia [...] uzasadnione względami [...] ochrony własności przemysłowej i handlowej [nie powinny] stanowić środka arbitralnej dyskryminacji ani ukrytych ograniczeń w handlu między państwami członkowskimi. [...] ograniczenia w swobodnym świadczeniu usług wewnątrz Unii są zakazane w odniesieniu do obywateli państw członkowskich mających swe przedsiębiorstwo w państwie członkowskim innym niż państwo odbiorcy świadczenia. [...] |
Kompetencje Urzędu (rozporządzenie Rady (WE) nr 207/2009) (rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 386/ 2012) | Cele Wdrażanie prawa unijnego dotyczącego znaków towarowych i wzorów, zapewniającego przedsiębiorstwom jednolitą ochronę na całym terytorium Unii Europejskiej. Wspieranie dyskusji, badań, kształcenia, komunikacji, tworzenia zaawansowanych narzędzi wsparcia informatycznego i propagowanie dobrych praktyk w dziedzinie własności intelektualnej. Zadania - przyjmowanie i wprowadzanie wniosków o rejestrację, - badanie warunków zgłoszenia do rejestru i zgodności z prawem unijnym, - poszukiwanie w urzędach zajmujących się ochroną własności przemysłowej w państwach członkowskich danych o istnieniu wcześniejszych krajowych znaków towarowych, - publikacja zgłoszeń, - rozpatrywanie ewentualnego sprzeciwu osób trzecich, - rejestracja lub odrzucanie zgłoszeń, - rozpatrywanie wniosków o stwierdzenie wygaśnięcia lub o unieważnienie, - rozpatrywanie odwołań, - działania na rzecz lepszego zrozumienia wartości własności intelektualnej, - działania na rzecz lepszego zrozumienia zakresu i skutków naruszeń praw własności intelektualnej, - poszerzanie wiedzy na temat dobrych praktyk sektora publicznego i prywatnego w celu ochrony praw własności intelektualnej, - pomoc w zwiększaniu świadomości obywateli na temat skutków naruszeń praw własności intelektualnej, - poszerzanie wiedzy fachowej osób zaangażowanych w egzekwowanie praw własności intelektualnej, - poszerzanie wiedzy na temat narzędzi technicznych do zapobiegania naruszeniom praw własności intelektualnej oraz zwalczania tych naruszeń, w tym systemów śledzenia ruchu i pochodzenia, które umożliwiają odróżnienie produktów oryginalnych od podrobionych, |
- zapewnianie mechanizmów przyczyniających się do poprawy wymiany online - między organami państw członkowskich zajmującymi się prawami własności intelektualnej - informacji związanych z egzekwowaniem tych praw oraz wspieranie współpracy z tymi organami oraz między nimi, - działania w konsultacji z państwami członkowskimi na rzecz wspierania międzynarodowej współpracy z urzędami właściwymi w dziedzinie własności intelektualnej w państwach trzecich w celu sformułowania strategii i opracowania technik, umiejętności i narzędzi służących egzekwowaniu praw własności intelektualnej. | |
Zarządzanie | Rada Administracyjna Skład - po jednym przedstawicielu każdego państwa członkowskiego i jeden przedstawiciel Komisji oraz ich zastępcy. Zadania - doradzanie Prezesowi w sprawach leżących w kompetencjach Urzędu, - przygotowywanie list kandydatów (art. 125) na Prezesa, wiceprezesów i przewodniczących oraz członków izb odwoławczych. Prezes Urzędu - mianowany przez Radę na podstawie listy obejmującej do trzech kandydatów, sporządzonej przez Radę Administracyjną. Komitet Budżetowy Skład - po jednym przedstawicielu każdego państwa członkowskiego i jeden przedstawiciel Komisji oraz ich zastępcy. Zadania - uchwalanie budżetu i regulaminu finansowego, udzielanie Prezesowi absolutorium z wykonania budżetu, ustalanie kosztów sprawozdań z poszukiwań. Decyzje związane z wnioskami Decyzje podejmowane są przez: a) ekspertów; b) Wydziały Sprzeciwów; c) Wydział Administracji Znakami Towarowymi i Prawny; d) Wydziały Unieważnień; e) Izby Odwoławcze. Kontrola zewnętrzna Europejski Trybunał Obrachunkowy. Organ udzielający absolutorium z wykonania budżetu Komitet Budżetowy Urzędu. |
Środki udostępnione Urzędowi w roku 2014 (1) (2013) (2) | Budżet 420 (418) mln euro Zatrudnienie na dzień 31 grudnia 2014 r. 844 (861) stanowiska w planie zatrudnienia, w tym obsadzonych: 721 (731) plus 157 (171) innych stanowisk (kontrakty pomocnicze, oddelegowani eksperci krajowi, personel lokalny i zewnętrzny, doradcy specjalni) Łączna liczba pracowników: 878 (902) |
Produkty i usługi w roku 2014 (1) (2013) (2) | Znaki towarowe Liczba zgłoszeń: 117 455 (114 270) Liczba rejestracji: 103 777 (98 073) Liczba otrzymanych sprzeciwów: 15 660 (17 015) Odwołania do Izb Odwoławczych: 3 284 (2 602) Odwołania w toku: 2 833 (2 361) Wzory Wzory otrzymane: 97 671 (96 702) Wzory zarejestrowane: 85 430 (84 021) |
(1) Ze względów statystycznych dane za rok 2014 mogą podlegać niewielkim korektom. (2) Dane za rok 2013 zostały skorygowane. Źródło: Załącznik przekazany przez Urząd. |
Urząd dokonuje dalszego przeglądu swojej polityki w celu ustalenia, czy możliwa jest dalsza redukcja liczby funkcji przy uwzględnieniu specyfiki pracy Urzędu. Trybunał Obrachunkowy odnosi się do innych instytucji i agencji, jednak istnieją ważne różnice pomiędzy nimi a Urzędem, który zapewnia swoim klientom obsługę przez całą dobę i jest w dużym stopniu zależny od strony internetowej.
Co się tyczy kontroli, system dyżurów obejmuje przeprowadzanie wyrywkowych kontroli uczestniczących w nim pracowników za pomocą comiesięcznych "telefonów testowych". System jest ręcznie programowany do wykonywania telefonów testowych i jest opracowany, aby generować raport informujący o zarejestrowanych rezultatach. Następnie, zanim Urząd wypłaci dodatki za dyżury, każdego miesiąca dział informatyczny informuje również dział kadr o tym, którym pracownikom przysługuje dodatek.
Ponadto w ramach telefonów testowych system jest zaprogramowany tak, aby poprosić pracownika pełniącego dyżur o wprowadzenie w momencie wykonania telefonu, ile minut zajęłoby mu dotarcie do Urzędu.
W odniesieniu do urlopów, zwolnień lekarskich i zagranicznych podróży służbowych plan zapewnienia ciągłości działania obowiązuje także wtedy, kiedy pracownicy są na urlopach, na przykład kiedy Urząd jest zamknięty w grudniu. Ponadto pracownicy ujęci w planie zapewnienia ciągłości działania wiedzą, że muszą znajdować się w odległości maksymalnie dwóch godzin drogi od Urzędu, nawet jeśli są na urlopie. Dlatego też pracownicy mogą być ujęci w planie zapewnienia ciągłości działania pod warunkiem spełnienia tego wymogu. Urząd stopniowo wzmacnia jednak swoje kontrole w odniesieniu do dyżurów w ramach planu zapewnienia ciągłości działania.
© Unia Europejska, http://eur-lex.europa.eu/
Za autentyczne uważa się wyłącznie dokumenty Unii Europejskiej opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.