Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Urzędu Harmonizacji Rynku Wewnętrznego za rok budżetowy 2012 wraz z odpowiedziami Urzędu.

Dzienniki UE

Dz.U.UE.C.2013.365.268

Akt nienormatywny

Wersja od: 13 grudnia 2013 r.

SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Urzędu Harmonizacji Rynku Wewnętrznego za rok budżetowy 2012 wraz z odpowiedziami Urzędu

(2013/C 365/37)

(Dz.U.UE C z dnia 13 grudnia 2013 r.)

WPROWADZENIE

1. Urząd Harmonizacji Rynku Wewnętrznego (zwany dalej "Urzędem", inaczej "OHIM") z siedzibą w Alicante został ustanowiony rozporządzeniem Rady (WE) nr 40/94 ¹ , które zostało uchylone i zastąpione rozporządzeniem (WE) nr 207/2009 ² . Zadaniem Urzędu jest wdrażanie prawa unijnego dotyczącego znaków towarowych i wzorów, zapewniającego przedsiębiorstwom jednolitą ochronę na całym terytorium Unii Europejskiej ³ .

INFORMACJE LEŻĄCE U PODSTAW POŚWIADCZENIA WIARYGODNOŚCI

2. Przyjęte przez Trybunał podejście kontrolne obejmuje analityczne procedury kontrolne, bezpośrednie badanie transakcji oraz ocenę kluczowych mechanizmów kontrolnych w stosowanych przez Urząd systemach nadzoru i kontroli. Elementami uzupełniającymi to podejście są dowody uzyskane na podstawie prac innych kontrolerów (w stosownych przypadkach) oraz analiza oświadczeń kierownictwa.

POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI

3. Na mocy postanowień art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE) Trybunał zbadał:

a) roczne sprawozdanie finansowe Urzędu obejmujące sprawozdanie finansowe ^4 oraz sprawozdanie z wykonania budżetu ^5 za rok budżetowy zakończony 31 grudnia 2012 r.; jak również

b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania.

Zadania kierownictwa

4. Na mocy art. 33 i 43 rozporządzenia Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 ^6 kierownictwo odpowiada za

sporządzenie i rzetelną prezentację rocznego sprawozdania finansowego Urzędu oraz za legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw: a) Zadania kierownictwa w zakresie rocznego sprawozdania finansowego Urzędu obejmują: zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie systemu kontroli wewnętrznej umożliwiającego sporządzenie i rzetelną prezentację sprawozdania finansowego, które nie zawiera istotnych zniekształceń spowodowanych nadużyciem lub błędem, a także wybór i stosowanie właściwych zasad (polityki) rachunkowości na podstawie zasad rachunkowości przyjętych przez księgowego Komisji ^7 oraz sporządzanie szacunków księgowych, które są racjonalne w danych okolicznościach. Prezes zatwierdza roczne sprawozdanie finansowe Urzędu po tym, jak zostanie ono sporządzone przez księgowego Urzędu na podstawie wszystkich dostępnych informacji. Do sprawozdania finansowego księgowy dołącza oświadczenie, w którym stwierdza między innymi, czy uzyskał wystarczającą pewność, że daje ono prawdziwy i rzetelny obraz sytuacji finansowej Urzędu we wszystkich istotnych aspektach. b) Zadania kierownictwa w zakresie legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń i zgodności z zasadą należytego zarządzania finansami obejmują zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie skutecznego i wydajnego systemu kontroli wewnętrznej, w tym właściwego nadzoru, jak również podejmowanie odpowiednich działań w celu zapobiegania nieprawidłowościom i nadużyciom finansowym oraz - w razie konieczności - wszczynanie postępowań sądowych w celu odzyskania nienależnie wypłaconych lub niewłaściwie wykorzystanych środków finansowych.

Zadania Trybunału

5. Zadaniem Trybunału jest przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie ^8 , na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego Urzędu oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Trybunał przeprowadza kontrolę zgodnie z wydanymi przez IFAC Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej i kodeksem etyki oraz

z Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli wydanymi przez INTOSAI (ISSAI). Zgodnie z tymi standardami Trybunał zobowiązany jest zaplanować i przeprowadzić kontrolę w taki sposób, aby uzyskać wystarczającą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe Urzędu nie zawiera istotnych zniekształceń, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe. 6. W ramach kontroli stosuje się procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w rocznym sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Dobór procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia - w wyniku nadużycia lub błędu - istotnego zniekształcenia w rocznym sprawozdaniu finansowym lub istotnej niezgodności transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania z wymogami przepisów Unii Europejskiej. W celu zaprojektowania procedur kontroli odpowiednich w danych okolicznościach kontroler, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej w zakresie dotyczącym sporządzania i rzetelnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego oraz systemy nadzoru i kontroli wprowadzone celem zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Kontrola obejmuje także ocenę stosowności przyjętych zasad (polityki) rachunkowości oraz racjonalności sporządzonych szacunków księgowych, a także ocenę ogólnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego. 7. Trybunał uznał, że uzyskane dowody kontroli stanowią wystarczającą i odpowiednią podstawę do wydania poświadczenia wiarygodności.

Opinia na temat wiarygodności rozliczeń

8. W opinii Trybunału roczne sprawozdanie finansowe Urzędu przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach jego sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2012 r. oraz wyniki transakcji i przepływy pieniężne za kończący się tego dnia rok, zgodnie z przepisami jego regulaminu finansowego oraz z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji.

Opinia na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń

9. W opinii Trybunału transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Urzędu za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2012 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

10. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.

UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM

11. Z kwoty 31,9 mln euro środków, na które zaciągnięto zobowiązania, przeniesionych z roku 2011 na rok 2012, w 2012 r. anulowano 4,16 mln euro (13 %). Z tej kwoty 1,93 mln euro związane było z umowami o współpracy z państwami członkowskimi, które nie wykorzystały całości przyznanych im środków.

12. W 2012 r. ogólny poziom środków, na które zaciągnięto zobowiązania, wyniósł 93 %, co sugeruje, że zobowiązania zaciągano w sposób terminowy. Poziom środków, na które zaciągnięto zobowiązania, przeniesionych na 2013 r. był jednak wysoki i wyniósł 36,7 mln euro (19 % całości środków, na które zaciągnięto zobowiązania), z czego 21,7 mln euro dotyczyło tytułu II (wydatki administracyjne), a 14,1 mln euro - tytułu III (wydatki operacyjne). Głównym powodem wysokiego poziomu przeniesień było otrzymanie z opóźnieniem faktur za towary i usługi dostarczone w 2012 r. Dokładniej rzecz ujmując, w przypadku tytułu II wysoki poziom przeniesień związany był również z szeregiem wieloletnich umów dotyczących budowy nowej siedziby Urzędu (6,09 mln euro) oraz zamówień na prace programistyczne (7,67 mln euro). W przypadku tytułu III przeniesienia związane są w znacznej części z umowami o współpracy z państwami członkowskimi, w ramach których termin przedstawienia zestawień poniesionych wydatków upływał dopiero w 2013 r. (8,13 mln euro). Ponadto w ostatnich miesiącach 2012 r. zamówiono usługi tłumaczeniowe (5,43 mln euro), za które termin płatności przypadał dopiero w 2013 r.

DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z ZESZŁOROCZNYMI UWAGAMI

13. Przegląd działań naprawczych podjętych w wyniku uwag zgłoszonych przez Trybunał w roku poprzednim przedstawiono w załączniku I.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Louis GALEA, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 10 września 2013 r.

	W imieniu Trybunału Obrachunkowego
	Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
	Prezes

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK  I

 Działania podjęte w związku z zeszłorocznymi uwagami

Rok	Uwagi Trybunału	Działania naprawcze (zrealizowane / w trakcie realizacji / niepodjęte / brak danych lub nie dotyczy)
2011	Trybunał stwierdził kilka niedociągnięć dotyczących umowy o gwarantowanym poziomie usług z 2011 r. zawartej między Urzędem a Centrum Tłumaczeń dla Organów UE (CDT). Umowa ta została podpisana przez Urząd w dniu 20 czerwca 2011 r. i zgodnie z art. 10 miała zastosowanie od dnia 1 stycznia 2011 r. Wykonanie umowy rozpoczęło się przed jej podpisaniem. Na wniosek CDT Urząd wpłacił 1,8 mln euro w ramach rekompensaty^(1). Ponadto płatność ta została autoryzowana bez zobowiązania budżetowego i bez dostępnych środków^(2).	brak danych lub nie dotyczy
2011	Trybunał stwierdził pięć przypadków łącznie na kwotę 2,9 mln euro, w których zobowiązania budżetowe zatwierdzono po zobowiązaniach prawnych.	zrealizowane
2011	Wskazana jest poprawa zarządzania przez Urząd aktywami trwałymi. W kwestii wartości niematerialnych i prawnych opracowanych przez Urząd procedury księgowe i informacje dotyczące kosztów nie były wiarygodne.	w trakcie realizacji
2011	Środki pieniężne będące do dyspozycji Urzędu na dzień 31 grudnia 2011 r. wynosiły 520 mln euro (495 mln euro w 2010 r.). Zgodnie z polityką zarządzania środkami pieniężnymi zatwierdzoną przez Komitet Budżetowy w 2010 r. środki pieniężne były przechowywane w 9 bankach w 5 państwach członkowskich.	zrealizowane Trybunał wciąż odnotowuje jednak wysoki poziom środków pieniężnych
2011	Urząd powinien poprawić przejrzystość procedur rekrutacji. Progi punktowe warunkujące dopuszczenie do rozmowy kwalifikacyjnej i do egzaminów pisemnych nie były ustalone z góry, a pytania na egzaminy pisemne i ustne nie zostały określone przez komisje rekrutacyjne przed rozpoczęciem przeglądu kandydatur. Ponadto brak było decyzji organu powołującego w sprawie powołania komisji rekrutacyjnej i w jednym przypadku nie zapewniono podziału obowiązków między organem powołującym a komisją rekrutacyjną.	zrealizowane
^(1) Wartość minimalna została określona w umowie na 16,3 mln euro. Usługi wyświadczone w 2011 r. wyniosły 14,5mln euro. ^(2) Płatność tę wykonano z budżetu na rok 2012.

ZAŁĄCZNIK  II

 Urząd Harmonizacji Rynku Wewnętrznego (Alicante) Kompetencje i zadania

Zakres kompetencji Unii według Traktatu	Swobodny przepływ towarów
(art. 36 i 56 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej)	[...] zakazy lub ograniczenia [...] uzasadnione względami [...] ochrony własności przemysłowej i handlowej [nie powinny] stanowić środka arbitralnej dyskryminacji ani ukrytych ograniczeń w handlu między państwami członkowskimi.
	[...] ograniczenia w swobodnym świadczeniu usług wewnątrz Unii są zakazane w odniesieniu do obywateli państw członkowskich mających swe przedsiębiorstwo w państwie członkowskim innym niż państwo odbiorcy świadczenia. [...]
Kompetencje Urzędu	Cele
(rozporządzenie Rady (WE) nr 207/2009)	Wdrażanie prawa unijnego dotyczącego znaków towarowych i wzorów, zapewniającego przedsiębiorstwom jednolitą ochronę na całym terytorium Unii Europejskiej.
(rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 386/2012)	Wspieranie dyskusji, badań, kształcenia, komunikacji, tworzenia zaawansowanych narzędzi wsparcia informatycznego i propagowanie dobrych praktyk w dziedzinie własności intelektualnej.
	Zadania
	- przyjmowanie i wprowadzanie wniosków o rejestrację,
	- badanie warunków zgłoszenia do rejestru i zgodności z prawem unijnym,
	- poszukiwanie w urzędach zajmujących się ochroną własności przemysłowej w państwach członkowskich danych o istnieniu wcześniejszych krajowych znaków towarowych,
	- publikacja zgłoszeń,
	- rozpatrywanie ewentualnego sprzeciwu osób trzecich,
	- rejestracja lub odrzucanie zgłoszeń,
	- rozpatrywanie wniosków o stwierdzenie wygaśnięcia lub o unieważnienie,
	- rozpatrywanie odwołań,
	- działania na rzecz lepszego zrozumienia wartości własności intelektualnej,
	- działania na rzecz lepszego zrozumienia zakresu i skutków naruszeń praw własności intelektualnej,
	- poszerzanie wiedzy na temat dobrych praktyk sektora publicznego i prywatnego w celu ochrony praw własności intelektualnej,
	- pomoc w zwiększaniu świadomości obywateli na temat skutków naruszeń praw własności intelektualnej,
	- poszerzanie wiedzy fachowej osób zaangażowanych w egzekwowanie praw własności intelektualnej,
	- poszerzanie wiedzy na temat narzędzi technicznych do zapobiegania naruszeniom praw własności intelektualnej oraz zwalczania tych naruszeń, w tym systemów śledzenia ruchu i pochodzenia, które umożliwiają odróżnienie produktów oryginalnych od podrobionych,
	- zapewnianie mechanizmów przyczyniających się do poprawy wymiany online - między organami państw członkowskich zajmującymi się prawami własności intelektualnej - informacji związanych z egzekwowaniem tych praw oraz wspieranie współpracy z tymi organami oraz między nimi,
	- działania w konsultacji z państwami członkowskimi na rzecz wspierania międzynarodowej współpracy z urzędami właściwymi w dziedzinie własności intelektualnej w państwach trzecich celem sformułowania strategii i opracowania technik, umiejętności i narzędzi służących egzekwowaniu praw własności intelektualnej.
Zarządzanie	Rada Administracyjna
	Skład
	- po jednym przedstawicielu każdego państwa członkowskiego i jeden przedstawiciel Komisji oraz ich zastępcy.
	Zadania
	- doradzanie Prezesowi w sprawach leżących w kompetencjach Urzędu,
	- przygotowywanie list kandydatów (art. 125) na Prezesa, wiceprezesów i przewodniczących oraz członków izb odwoławczych.
	Prezes Urzędu
	- mianowany przez Radę na podstawie listy obejmującej do trzech kandydatów, sporządzonej przez Radę Administracyjną.
	Komitet Budżetowy
	Skład
	- po jednym przedstawicielu każdego państwa członkowskiego i jeden przedstawiciel Komisji oraz ich zastępcy.
	Zadania
	- uchwalanie budżetu i regulaminu finansowego, udzielanie Prezesowi absolutorium z wykonania budżetu, ustalanie kosztów sprawozdań z poszukiwań.
	Decyzje związane z wnioskami
	Decyzje podejmowane są przez:
	a) ekspertów;
	b) wydziały sprzeciwów;
	c) Wydział Administracji Znakami Towarowymi i Prawny;
	d) Wydziały Unieważnień;
	e) Komisję Odwoławczą.
	Kontrola zewnętrzna
	Europejski Trybunał Obrachunkowy.
	Organ udzielający absolutorium z wykonania budżetu
	Komitet Budżetowy Urzędu.
Środki udostępnione Urzędowi w roku 2012 (2011)	Budżet
	429 (387) mln euro
	Zatrudnienie na dzień 31 grudnia 2012 r.
	775 (732) stanowisk w planie zatrudnienia; stanowiska obsadzone: 680 (629) + 138 (121) innych stanowisk (kontrakty pomocnicze, oddelegowani eksperci krajowi, personel lokalny i zewnętrzny, doradcy specjalni)
	Łączna liczba pracowników: 818 (750)
Produkty i usługi w roku 2012 (2011)	Znaki towarowe
	Liczba zgłoszeń: 107 924 (105 859)
	Liczba rejestracji: 95 645 (93 849)
	Liczba otrzymanych sprzeciwów: 16 634 (17 026)
	Odwołania do izb odwoławczych: 2 339 (2 622)
	Odwołania w toku: 2 352 (2 573)
	Wzory
	Wzory otrzymane: 92 175 (87 473)
	Wzory zarejestrowane: 78 658 (77 665)
Źródło: informacje przekazane przez Urząd.

ODPOWIEDZI URZĘDU

11. Urząd i państwa członkowskie zdają sobie sprawę z istnienia tego problemu - co więcej, w 2013 r. Urząd rozpoczął wdrażanie projektu pilotażowego mającego na celu opracowanie sprawozdania z przeglądu śródrocznego, aby umożliwić podjęcie działań następczych w odniesieniu do sytuacji, w jakiej znalazły się państwa członkowskie w kontekście wdrażania projektów realizowanych wspólnie z Urzędem. Na posiedzeniu Komitetu Budżetowego zorganizowanym w dniu 23 maja Urząd przedstawił wysokość przeniesionych kwot, które są związane z państwami członkowskimi.

12. Zgodnie z ustaleniami Trybunału Obrachunkowego, w przypadku tytułu II wysoki poziom przeniesionych środków był spowodowany zawarciem wieloletnich umów związanych głównie z budową nowej siedziby Urzędu oraz zamówieniami na prace programistyczne.

Jeżeli chodzi o tytuł III, wysoki poziom przeniesionych środków stanowił w istotnym stopniu konsekwencję zawarcia umów o współpracy z państwami członkowskimi - zestawienia wydatków poniesionych z tytułu tych umów zostały zaksięgowane w dniu 31 grudnia 2012 r., przy czym zamówienie na usługi tłumaczeniowe zostało zwyczajowo złożone w ostatnich miesiącach 2012 r.

Urząd podejmuje działania służące wprowadzeniu środków zapewniających lepszą kontrolę kwot ulegających przeniesieniu każdego roku.

¹ Dz.U. L 11 z 14.1.1994, s. 1.

² Dz.U. L 78 z 24.3.2009, s. 1.

³ Do celów informacyjnych w załączniku II skrótowo przedstawiono kompetencje i działania Urzędu.

⁴ Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu oraz rachunku wyniku ekonomicznego, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w aktywach netto oraz opisu znaczących zasad (polityki) rachunkowości i informacji dodatkowej.

⁵ Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje rachunek wyniku budżetowego wraz z załącznikiem.

⁶ Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72.

⁷ Zasady rachunkowości przyjęte przez księgowego Komisji opierają się na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości Sektora Publicznego (IPSAS) wydanych przez Międzynarodową Federację Księgowych, a w kwestiach nimi nieobjętych - na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości (MSR) / Międzynarodowych Standardach Sprawozdawczości Finansowej (MSSF) wydanych przez Radę Międzynarodowych Standardów Rachunkowości.

⁸ Art. 185 ust. 2 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 (Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1).