Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Urzędu Harmonizacji Rynku Wewnętrznego za rok budżetowy 2011 wraz z odpowiedziami Urzędu.

Dzienniki UE

Dz.U.UE.C.2012.388.214

Akt nienormatywny

Wersja od: 15 grudnia 2012 r.

SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Urzędu Harmonizacji Rynku Wewnętrznego za rok budżetowy 2011 wraz z odpowiedziami Urzędu

(2012/C 388/36)

(Dz.U.UE C z dnia 15 grudnia 2012 r.)

WPROWADZENIE

1. Urząd Harmonizacji Rynku Wewnętrznego (zwany dalej "Urzędem") z siedzibą w Alicante został ustanowiony rozporządzeniem Rady (WE) nr 40/94⁽¹⁾. Zadaniem Urzędu jest wdrażanie prawa unijnego dotyczącego znaków towarowych i wzorów, zapewniającego przedsiębiorstwom jednolitą ochronę na całym terytorium Unii Europejskiej⁽²⁾.

INFORMACJE LEŻĄCE U PODSTAW POŚWIADCZENIA WIARYGODNOŚCI

2. Przyjęte przez Trybunał podejście kontrolne obejmuje analityczne procedury kontrolne, bezpośrednie badanie transakcji oraz ocenę kluczowych mechanizmów kontrolnych w stosowanych przez Urząd systemach nadzoru i kontroli. Elementami uzupełniającymi to podejście są dowody uzyskane na podstawie prac innych kontrolerów (w stosownych przypadkach) oraz analiza oświadczeń kierownictwa.

POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI 3. Na mocy postanowień art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej Trybunał zbadał roczne sprawozdanie finansowe^(3) Urzędu obejmujące "sprawozdanie finansowe" (4) oraz "sprawozdanie z wykonania budżetu"^(5) za rok budżetowy zakończony 31 grudnia 2011 r., jak również zbadał legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Zadania kierownictwa 4. Jako urzędnik zatwierdzający, Prezes realizuje dochody i wydatki budżetu zgodnie z regulaminem finansowym Urzędu, na własną odpowiedzialność oraz w granicach zatwierdzonych środków^(6). Prezes odpowiada za ustanowienie^(7) struktury organizacyjnej oraz systemów i procedur zarządzania i kontroli wewnętrznej umożliwiających sporządzanie ostatecznych sprawozdań finansowych^(8), które nie zawierają istotnych zniekształceń spowodowanych nadużyciem lub błędem, a także za zapewnienie legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tych sprawozdań. Zadania Trybunału 5. Zadaniem Trybunału jest przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie^(9), na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego Urzędu oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. 6. Trybunał przeprowadził kontrolę zgodnie z wydanymi przez IFAC Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej i kodeksami etyki oraz z Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli wydanymi przez INTOSAI (ISSAI). Zgodnie z tymi standardami Trybunał zobowiązany jest zaplanować i przeprowadzić kontrolę w taki sposób, aby uzyskać wystarczającą pewność, że spra- wozdanie finansowe Urzędu nie zawiera istotnych zniekształceń, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe. 7. W ramach kontroli stosuje się procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Wybór tych procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia - w wyniku nadużycia lub błędu - istotnych zniekształceń sprawozdania finansowego lub istotnej niezgodności transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania z wymogami przepisów Unii Europejskiej. W celu opracowania procedur kontroli stosownych do okoliczności Trybunał, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę wykorzystywany do sporządzania i rzetelnej prezentacji sprawozdań finansowych system kontroli wewnętrznej oraz systemy nadzoru i kontroli wprowadzone celem zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tych sprawozdań. Kontrola obejmuje także ocenę stosowności przyjętych zasad rachunkowości oraz racjonalności sporządzonych szacunków księgowych, a także ocenę ogólnej prezentacji sprawozdania finansowego. 8. Trybunał uznał, że uzyskane dowody kontroli są wystarczające i właściwe, aby stanowić podstawę do wydania poniższych opinii. Opinia na temat wiarygodności rozliczeń 9. W opinii Trybunału roczne sprawozdanie finansowe Urzędu^(10) rzetelnie przedstawia, we wszystkich istotnych aspektach, jego sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2011 r. oraz wyniki jego transakcji i przepływy pieniężne za kończący się tego dnia rok, zgodnie z przepisami jego regulaminu finansowego oraz z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji^(11). Opinia na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń 10. W opinii Trybunału transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Urzędu za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2011 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

11. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.

UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM I FINANSAMI

12. Trybunał stwierdził kilka niedociągnięć dotyczących umowy o gwarantowanym poziomie usług z 2011 r. zawartej między Urzędem a Centrum Tłumaczeń dla Organów UE (CDT). Umowa ta została podpisana przez Urząd w dniu 20 czerwca 2011 r. i zgodnie z art. 10 miała zastosowanie od dnia 1 stycznia 2011 r. Wykonanie umowy rozpoczęło się przed jej podpisaniem. Na wniosek CDT Urząd wpłacił 1.8 mln euro w ramach rekompensaty⁽¹²⁾. Ponadto płatność ta została autoryzowana bez zobowiązania budżetowego i bez dostępnych środków⁽¹³⁾.

13. Trybunał stwierdził pięć przypadków łącznie na kwotę 2.9 mln euro, w których zobowiązania budżetowe zatwierdzono po zobowiązaniach prawnych.

UWAGI DOTYCZĄCE KLUCZOWYCH MECHANIZMÓW KONTROLNYCH W STOSOWANYCH PRZEZ URZĄD SYSTEMACH NADZORU I KONTROLI

14. Wskazana jest poprawa zarządzania przez Urząd aktywami trwałymi. W kwestii wartości niematerialnych i prawnych opracowanych przez Urząd procedury księgowe i informacje dotyczące kosztów nie były wiarygodne.

15. Środki pieniężne będące do dyspozycji Urzędu na dzień 31 grudnia 2011 r. wynosiły 520 mln euro (495 mln euro w 2010 r.). Zgodnie z polityką zarządzania środkami pieniężnymi zatwierdzoną przez Komitet Budżetowy w 2010 r. środki pieniężne były przechowywane w 9 bankach w 5 państwach członkowskich.

INNE UWAGI

16. Urząd powinien poprawić przejrzystość procedur rekrutacji. Progi punktowe warunkujące dopuszczenie do rozmowy kwalifikacyjnej i do egzaminów pisemnych nie były ustalone z góry, a pytania na egzaminy pisemne i ustne nie zostały określone przez komisje rekrutacyjne przed rozpoczęciem przeglądu kandydatur. Ponadto brak było decyzji organu powołującego w sprawie powołania komisji rekrutacyjnej i w jednym przypadku nie zapewniono podziału obowiązków między organem powołującym a komisją rekrutacyjną.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Louis GALEA, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 18 września 2012 r.

	W imieniu Trybunału Obrachunkowego
	Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
	Prezes

______

⁽¹⁾ Dz.U. L 11 z 14.1.1994, s. 1.

⁽²⁾ Do celów informacyjnych w załączniku skrótowo przedstawiono kompetencje i działania Urzędu.

⁽³⁾ Do sprawozdania tego dołączone jest sprawozdanie z zarządzania budżetem i finansami w ciągu roku, zawierające więcej informacji dotyczących wykonania budżetu i zarządzania nim.

⁽⁴⁾ Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu oraz rachunku dochodów i wydatków, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w aktywach netto oraz opisu istotnych zasad rachunkowości i innych informacji dodatkowych.

⁽⁵⁾ Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje rachunek wyniku budżetowego wraz z załącznikiem.

⁽⁶⁾ Art. 33 rozporządzenia Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 (Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72).

⁽⁷⁾ Art. 38 rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2343/2002.

⁽⁸⁾ Zasady przedstawiania przez agencje sprawozdania finansowego oraz prowadzenia przez nie rachunkowości określone są w rozdziałach 1 i 2 tytułu VII rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2343/2002 ostatnio zmienionego rozporządzeniem (WE, Euratom) nr 652/2008 (Dz.U. L 181 z 10.7.2008, s. 23) i w tej postaci zostały włączone do regulaminu finansowego Urzędu.

⁽⁹⁾ Art. 185 ust. 2 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 (Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1).

⁽¹⁰⁾ Ostateczna wersja rocznego sprawozdania finansowego została sporządzona w dniu 27 czerwca 2012 r. i wpłynęła do Trybunału w dniu 29 czerwca 2012 r. Ostateczna wersja rocznego sprawozdania finansowego skonsolidowana ze sprawozdaniem Komisji publikowana jest w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej do 15 listopada następnego roku. Znajduje się ona na następującej stronie internetowej: http://eca.europa.eu lub http://www.oami.europa.eu/.

⁽¹¹⁾ Zasady rachunkowości przyjęte przez księgowego Komisji opierają się na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości Sektora Publicznego (IPSAS) wydanych przez Międzynarodową Federację Księgowych, a w kwestiach nimi nieobjętych - na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości (MSR) / Międzynarodowych Standardach Sprawozdawczości Finansowej (MSSF) wydanych przez Radę Międzynarodowych Standardów Rachunkowości.

⁽¹²⁾ Wartość minimalna została określona w umowie na 16,3 mln euro. Usługi wyświadczone w 2011 r. wyniosły 14,5 mln euro.

⁽¹³⁾ Płatność tę wykonano z budżetu na rok 2012.

ZAŁĄCZNIK 

Urząd Harmonizacji Rynku Wewnętrznego (Alicante)

Kompetencje i zadania

Zakres kompetencji Unii według Traktatu (art. 36 i art. 56 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej)	Swobodny przepływ towarów [...] zakazy lub ograniczenia uzasadnione względami ochrony własności przemysłowej i handlowej nie powinny stanowić środka arbitralnej dyskryminacji ani ukrytych ograniczeń w handlu między państwami członkowskimi. [...] [...] ograniczenia w swobodnym świadczeniu usług wewnątrz Unii są zakazane w odniesieniu do obywateli państw członkowskich mających swe przedsiębiorstwo w państwie Unii innym niż państwo odbiorcy świadczenia. [...]
Kompetencje Urzędu (rozporządzenie Rady (WE) nr 40/94)	Cele Wdrażanie prawa unijnego dotyczącego znaków towarowych i wzorów, zapewniającego przedsiębiorstwom jednolitą ochronę na całym terytorium Unii Europejskiej. Zadania - przyjmowanie i wprowadzanie wniosków o rejestrację, - badanie warunków zgłoszenia do rejestru i zgodności z prawem unijnym, - poszukiwanie w urzędach zajmujących się ochroną własności przemysłowej w państwach członkowskich danych o istnieniu wcześniejszych krajowych znaków towarowych, - publikacja zgłoszeń, - rozpatrywanie ewentualnego sprzeciwu osób trzecich, - rejestracja lub odrzucanie zgłoszeń, - rozpatrywanie wniosków o stwierdzenie wygaśnięcia lub o unieważnienie, - rozpatrywanie odwołań.
Zarządzanie	Rada Administracyjna Skład - po jednym przedstawicielu każdego państwa członkowskiego, - jeden przedstawiciel Komisji i zastępcy członków. Zadania - doradzanie prezesowi w sprawach leżących w kompetencjach Urzędu, - przygotowywanie list kandydatów (art. 125) na prezesa, wiceprezesów i przewodniczących oraz członków izb odwoławczych. Prezes Urzędu - mianowany przez Radę na podstawie listy obejmującej do trzech kandydatów, sporządzonej przez Radę Administracyjną. Komitet Budżetowy Skład - po jednym przedstawicielu każdego państwa członkowskiego i jeden przedstawiciel Komisji oraz ich zastępcy. Zadania - uchwalanie budżetu i regulaminu finansowego, udzielanie prezesowi absolutorium z wykonania budżetu, ustalanie kosztów sprawozdań z poszukiwań. Decyzje związane z wnioskami Decyzje podejmowane są przez: a) ekspertów; b) wydziały sprzeciwów; c) wydział administracji znaków towarowych i wydział prawny; d) wydziały unieważnień; e) izby odwoławcze. Kontrola zewnętrzna Trybunał Obrachunkowy. Organ udzielający absolutorium z wykonania budżetu Komitet Budżetowy Urzędu.
Środki udostępnione Urzędowi w roku 2011 (2010)	Budżet 387 (365) mln euro. Zatrudnienie na dzień 31 grudnia 2011 r. 687 (643) stanowisk w planie zatrudnienia, stanowiska obsadzone: 629 (608) + inne stanowiska: 116 (133) (kontrakty pomocnicze, oddelegowani eksperci krajowi, personel lokalny i zewnętrzny, doradcy specjalni) Łączna liczba pracowników: 745 (741)
Produkty i usługi w roku 2011 (2010)	Znaki towarowe Liczba zgłoszeń: 105 859 (98 200) Liczba rejestracji: 93 849 (100 800) Liczba otrzymanych sprzeciwów: 17 026 (17 700) Odwołania do izb odwoławczych: 2 622 (2 570) Odwołania w toku: 2 573 (2 157) Wzory Wzory otrzymane: 87 473 (74 700) Wzory zarejestrowane: 77 665 (73 500)
Źródło: Informacje przekazane przez Urząd.

ODPOWIEDZI URZĘDU

12. Umowę z 2010 r. przedłużono za milczącą zgodą, a jako że umowę z 2011 r. sfinalizowano dopiero w czerwcu 2011 r., weszła ona w życie z mocą wsteczną. Ponieważ minimalna liczba stron tłumaczeniowych w 2011 r. była mniejsza niż planowano, strony zgodziły się na rekompensatę w celu utrzymania ogólnej kwoty 16,3 mln EUR. Odpowiadające temu zobowiązanie budżetowe zostało ujęte w budżecie na 2012 r. Urząd scentralizował zarządzanie wszystkimi transakcjami w jednej jednostce operacyjnej, w celu wzmocnienia komunikacji pomiędzy jednostkami i uniknięcia konieczności zatwierdzania zobowiązań budżetowych ex post.

13. Po kontroli Trybunału dokonano dodatkowych zobowiązań budżetowych przed końcem 2011 r.

14. Urząd przyjmuje do wiadomości uwagi i zobowiązuje się do dalszej poprawy swych procedur i praktyk w zakresie dokładności informacji dotyczących rozwoju oprogramowania.

15. Wg stanu na dzień 31 grudnia 2011 r. Urząd posiadał środki pieniężne w 9 bankach, w 5 państwach członkowskich. Środki zostały powierzone podmiotom o ratingu sklasyfikowanym co najmniej na poziomie AA, zgodnie z minimalnym ratingiem określonym w wytycznych dotyczących zarządzania środkami pieniężnymi zatwierdzonymi przez Komitet Budżetowy oraz zgodnie ze wskazówkami Komisji. W 2012 r. Urząd dodatkowo otworzył rachunki w dwóch bankach centralnych w celu dalszej dywersyfikacji ryzyka.

16. Urząd kończy właśnie prace nad wytycznymi dotyczącymi przeprowadzania procedur rekrutacyjnych, aby poprawić ich przejrzystość. Urząd planuje również opracowanie wewnętrznego regulaminu prac komisji rekrutacyjnych. Zgodnie z praktyką stosowaną w Urzędzie podczas pierwszego posiedzenia komisja rekrutacyjna ustala interpretację kryteriów, jakie znajdą się w ogłoszeniu o pracę, określa jego treść i schemat rozmowy kwalifikacyjnej. Posiedzenie ma miejsce przed przeglądem CV. Urząd dołoży wszelkich starań, aby uniknąć jakichkolwiek niezgodności w mianowaniu członków komisji rekrutacyjnych.