Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Fundacji na rzecz Poprawy Warunków Życia i Pracy za rok budżetowy 2013 wraz z odpowiedziami Fundacji.

Dzienniki UE

Dz.U.UE.C.2014.442.275

Akt nienormatywny

Wersja od: 10 grudnia 2014 r.

SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Fundacji na rzecz Poprawy Warunków Życia i Pracy za rok budżetowy 2013 wraz z odpowiedziami Fundacji

(2014/C 442/32)

(Dz.U.UE C z dnia 10 grudnia 2014 r.)

WPROWADZENIE

1. Europejska Fundacja na rzecz Poprawy Warunków Życia i Pracy (zwana dalej "Fundacją", inaczej "Eurofound") z siedzibą w Dublinie została ustanowiona rozporządzeniem Rady (EWG) nr 1365/75 ¹ . Zadaniem Fundacji jest przyczyniać się do określenia i zapewnienia lepszych warunków życia i pracy w Unii poprzez rozwój i rozpowszechnianie wiedzy na ten temat ² .

INFORMACJE LEŻĄCE U PODSTAW POŚWIADCZENIA WIARYGODNOŚCI

2. Przyjęte przez Trybunał podejście kontrolne obejmuje analityczne procedury kontrolne, bezpośrednie badanie transakcji oraz ocenę kluczowych mechanizmów kontrolnych w stosowanych przez Fundację systemach nadzoru i kontroli. Elementami uzupełniającymi to podejście są dowody uzyskane na podstawie prac innych kontrolerów (w stosownych przypadkach) oraz analiza oświadczeń kierownictwa.

POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI 3. Na mocy postanowień art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE) Trybunał zbadał: a) roczne sprawozdanie finansowe Fundacji obejmujące sprawozdanie finansowe ^3 oraz sprawozdanie z wykonania budżetu ^4 za rok budżetowy zakończony dnia 31 grudnia 2013 r., jak również b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Zadania kierownictwa 4. Kierownictwo odpowiada za sporządzenie i rzetelną prezentację rocznego sprawozdania finansowego Fundacji oraz za legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw ^5 : a) Zadania kierownictwa w zakresie rocznego sprawozdania finansowego Fundacji obejmują: zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie systemu kontroli wewnętrznej umożliwiającego sporządzenie i rzetelną prezentację sprawozdania finansowego, które nie zawiera istotnych zniekształceń spowodowanych nadużyciem lub błędem, a także wybór i stosowanie właściwych zasad (polityki) rachunkowości na podstawie zasad rachunkowości przyjętych przez księgowego Komisji ^6 oraz sporządzanie szacunków księgowych, które są racjonalne w danych okolicznościach. Dyrektor zatwierdza roczne sprawozdanie finansowe Fundacji po tym, jak zostanie ono sporządzone przez księgowego Fundacji na podstawie wszystkich dostępnych informacji. Do sprawozdania finansowego księgowy dołącza oświadczenie, w którym stwierdza między innymi, czy uzyskał wystarczającą pewność, że daje ono prawdziwy i rzetelny obraz sytuacji finansowej Fundacji we wszystkich istotnych aspektach. b) Zadania kierownictwa w zakresie legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń i zgodności z zasadą należytego zarządzania finansami obejmują zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie skutecznego i wydajnego systemu kontroli wewnętrznej, w tym właściwego nadzoru, jak również podejmowanie odpowiednich działań w celu zapobiegania nieprawidłowościom i nadużyciom finansowym oraz - w razie konieczności - wszczynanie postępowań sądowych w celu odzyskania nienależnie wypłaconych lub niewłaściwie wykorzystanych środków finansowych. Zadania Trybunału 5. Zadaniem Trybunału jest przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie ^7 , na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego Fundacji oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Trybunał przeprowadza kontrolę zgodnie z wydanymi przez IFAC Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej i kodeksem etyki oraz z Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli wydanymi przez INTOSAI (ISSAI). Zgodnie z tymi standardami Trybunał zobowiązany jest zaplanować i przeprowadzić kontrolę w taki sposób, aby uzyskać wystarczającą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe Fundacji nie zawiera istotnych zniekształceń, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe. 6. W ramach kontroli stosuje się procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w rocznym sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Dobór procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia - w wyniku nadużycia lub błędu - istotnego zniekształcenia w rocznym sprawozdaniu finansowym lub istotnej niezgodności transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania z wymogami przepisów Unii Europejskiej. W celu zaprojektowania procedur kontroli odpowiednich w danych okolicznościach kontroler, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej w zakresie dotyczącym sporządzania i rzetelnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego oraz systemy nadzoru i kontroli wprowadzone celem zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Kontrola obejmuje także ocenę stosowności przyjętych zasad (polityki) rachunkowości oraz racjonalności sporządzonych szacunków księgowych, a także ocenę ogólnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego. 7. Trybunał uznał, że uzyskane dowody kontroli stanowią wystarczającą i odpowiednią podstawę do wydania poświadczenia wiarygodności. Opinia na temat wiarygodności rozliczeń 8. W opinii Trybunału roczne sprawozdanie finansowe Fundacji przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach jej sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2013 r. oraz wyniki transakcji i przepływy pieniężne za kończący się tego dnia rok, zgodnie z przepisami jej regulaminu finansowego oraz z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji. Opinia na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń 9. W opinii Trybunału transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Fundacji za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2013 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

10. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.

UWAGI DOTYCZĄCE WIARYGODNOŚCI ROZLICZEŃ

11. Pod koniec 2013 r. i na początku roku 2014 Fundacja przeprowadziła kompleksowy spis z natury. W czasie przeprowadzania kontroli przez Trybunał (luty 2014 r.) sprawozdanie ze spisu z natury nie było jeszcze ukończone. Przeprowadzone przez Trybunał badania wykazały, że nie wszystkie środki trwałe zostały oznaczone kodami kreskowymi i wprowadzone do ewidencji oraz do ksiąg rachunkowych. Wyposażenie o wartości 209 843 euro ⁸ zostało zaliczone do wydatków zamiast do majątku trwałego. Błąd ten skorygowano po kontroli Trybunału. Niektórych środków trwałych nie można było powiązać z dowodami dostawy, aby zweryfikować poprawność daty początkowej na potrzeby obliczenia stawek amortyzacji.

UWAGI DOTYCZĄCE MECHANIZMÓW KONTROLNYCH

12. Fakty przedstawione w pkt 11 stanowią poważne uchybienia wewnętrznych mechanizmów kontrolnych w zakresie ewidencjonowania i księgowania środków trwałych.

UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM

13. W 2013 r. ogólny poziom środków, na które zaciągnięto zobowiązania, wyniósł 99 %, co sugeruje, że zobowiązania zaciągano w sposób terminowy. Poziom środków, na które zaciągnięto zobowiązania, przeniesionych na 2014 r. był jednak wysoki w tytule II (wydatki administracyjne), gdzie wyniósł około 662 831 euro (35,6 %), i w tytule III (wydatki operacyjne), gdzie wyniósł około 3 375 781 euro (48,6 %).

14. W tytule II przeniesienia środków, na które zaciągnięto zobowiązania, dotyczyły głównie zamówień na sprzęt i oprogramowanie komputerowe (281 934 euro, z czego zakupy na kwotę 189 934 euro planowano pierwotnie na rok 2014), pilnych i nieprzewidzianych prac naprawczych (69 000 euro) oraz robót renowacyjnych przewidzianych do zamówienia i zaplanowanych na początek 2014 r. (230 718 euro).

15. W tytule III przeniesienia środków, na które zaciągnięto zobowiązania, w kwocie 2 625 543 euro dotyczyły projektów wieloletnich, w ramach których działania i płatności realizowane były zgodnie z planem. Nieplanowane przeniesienia na kwotę 750 238 euro dotyczyły głównie zwiększenia budżetu kilku projektów w celu poszerzenia ich zakresu i podniesienia jakości (65 %), usług tłumaczeniowych zamówionych w grudniu 2013 r., lecz pierwotnie planowanych na rok 2014 (14 %), opóźnień w postępowaniach o udzielenie zamówienia (7 %), opóźnień w przekazywaniu faktur przez dostawców (14 %) i innych zdarzeń, na które Fundacja nie miała wpływu.

INNE UWAGI

16. Fundacja rozpoczęła działalność w 1975 r. i do tej pory funkcjonuje na podstawie korespondencji i wymiany ustaleń z przyjmującym ją państwem członkowskim. Nie podpisano jednak kompleksowej umowy w sprawie siedziby pomiędzy Fundacją a państwem członkowskim. Umowa taka przyczyniłaby się do dalszego zwiększenia przejrzystości co do warunków prowadzenia działalności przez Fundację i jej personel.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Milan Martin CVIKL, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 8 lipca 2014 r.

	W imieniu Trybunału Obrachunkowego
	Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
	Prezes

ZAŁĄCZNIK  I

Europejska Fundacja na rzecz Poprawy Warunków Życia i Pracy (Dublin) Kompetencje i zadania

Zakres kompetencji Unii według Traktatu (art. 151 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej)	Unia i państwa członkowskie, świadome podstawowych praw socjalnych wyrażonych w Europejskiej Karcie Społecznej, podpisanej w Turynie dnia 18 października 1961 r., oraz we Wspólnotowej Karcie Socjalnych Praw Podstawowych Pracowników z 1989 r., mają na celu promowanie zatrudnienia, poprawę warunków życia i pracy, tak aby umożliwić ich wyrównanie z jednoczesnym zachowaniem postępu, odpowiednią ochronę socjalną, dialog między partnerami społecznymi, rozwój zasobów ludzkich pozwalający podnosić i utrzymać poziom zatrudnienia oraz przeciwdziałanie wykluczeniu. [...]
Kompetencje Fundacji (rozporządzenie Rady (EWG) nr 1365/75 zmienione rozporządzeniem (WE) nr 1111/2005)	Cele Celem Fundacji jest przyczynianie się do zapewnienia lepszych warunków życia i pracy poprzez rozwój i rozpowszechnianie wiedzy na ten temat. W szczególności zajmuje się ona: - warunkami pracy, - organizacją pracy, a w szczególności problemem urządzenia miejsca pracy, - problemami specyficznymi dla pewnych kategorii pracowników, - długofalowymi aspektami poprawy środowiska, - rozłożeniem działań ludzkich w czasie i przestrzeni. Zadania - Wspieranie wymiany informacji i doświadczeń w tych obszarach, - ułatwianie kontaktów między uczelniami wyższymi, instytutami badawczymi, organami administracji i organizacjami gospodarczymi i społecznymi, - wykonywanie lub zlecanie wykonywania badań oraz zapewnianie wsparcia dla projektów pilotażowych, - jak najbliższa współpraca z istniejącymi wyspecjalizowanymi instytucjami w państwach członkowskich i na poziomie międzynarodowym.
Zarządzanie	Rada Zarządzająca - z każdego państwa członkowskiego: jeden przedstawiciel rządu, jeden przedstawiciel organizacji pracodawców, jeden przedstawiciel organizacji pracowników, - trzech przedstawicieli Komisji, - jedno regularne spotkanie rocznie. Biuro Rady Zarządzającej - składa się z 11 członków: po trzech przedstawicieli obu partnerów społecznych i rządów, dwóch przedstawicieli Komisji, - monitoruje realizację decyzji Rady Zarządzającej i podejmuje działania w celu zapewnienia właściwego zarządzania w okresach między posiedzeniami Rady, - sześć regularnych spotkań rocznie. Dyrektor i zastępca dyrektora są mianowani przez Komisję spośród kandydatów przedstawionych przez Radę Zarządzającą. Dyrektor wykonuje decyzje Rady Zarządzającej i Biura Rady Zarządzającej oraz kieruje Fundacją. Kontrola wewnętrzna Służba Audytu Wewnętrznego Komisji. Kontrola zewnętrzna Europejski Trybunał Obrachunkowy. Organ udzielający absolutorium z wykonania budżetu Parlament Europejski działający na zalecenie Rady.
Środki udostępnione Fundacji w roku 2013 (2012)	Budżet 20,6 (21,4) mln euro Zatrudnienie na dzień 31 grudnia 2013 r. Urzędnicy i pracownicy tymczasowi: 101 stanowisk w planie zatrudnienia, w tym 99 (98) obsadzonych na dzień 31 grudnia 2013 r. Inni pracownicy: oddelegowani eksperci krajowi: 0 (0) pracownicy kontraktowi: 13 (12) pracownicy ogółem: 112 (110) w tym wykonujący zadania: operacyjne: 78 (77) administracyjne: 29 (28) mieszane: 5 (5)
Produkty i usługi w roku 2013	Zwiększanie współczynnika aktywności zawodowej i zwalczanie bezrobocia w drodze tworzenia miejsc pracy, poprawy funkcjonowania rynku pracy oraz wspierania integracji - Europejskie Obserwatorium Restrukturyzacji (ERM): 1 489 dodanych opracowań na temat restrukturyzacji; dwie analizy porównawcze. - Europejskie Obserwatorium Restrukturyzacji (ERM): Raport roczny ERM za 2013 r. - "Monitorowanie restrukturyzacji i zarządzanie nią w XXI wieku". - Inne sprawozdania: "Restrukturyzacja w europejskich MŚP"; "Od początku globalne: możliwości tworzenia miejsc pracy w nowych międzynarodowych przedsiębiorstwach"; "Polaryzacja zatrudnienia i jakość miejsc pracy w czasie kryzysu: Europejskie Obserwatorium Pracy 2013". - Weryfikacja i aktualizacja baz danych "Restrukturyzacja prawodawstwa" i "Restrukturyzacja instrumentów wsparcia". Poprawa warunków pracy i zapewnienie trwałości zatrudnienia w całym cyklu życia - Europejskie Obserwatorium Warunków Pracy (EWCO): 100 dodanych aktualizacji informacji; cztery analizy porównawcze; raport roczny: przegląd stosunków przemysłowych i poprawy warunków pracy w Europie w 2012 r., sześć badań ankietowych. - Piąte europejskie Badanie Warunków Pracy - opublikowanie pięciu analiz wtórnych: "Równowaga między życiem zawodowym a prywatnym w perspektywie całego życia"; "Zdrowie i dobre samopoczucie w pracy"; "Organizacja pracy i zaangażowanie pracowników w Europie"; "Kobiety i mężczyźni a warunki pracy w Europie"; "Jakość warunków zatrudnienia i stosunków pracy w Europie". - Trzecie Europejskie Badanie Przedsiębiorstw: ukończono prace w terenie w 32 krajach; opublikowano pierwsze podsumowanie wyników. - Sprawozdanie: "Wpływ kryzysu na warunki pracy w Europie". Rozwój stosunków przemysłowych w celu zapewnienia sprawiedliwych i efektywnych rozwiązań w zmieniającym się kontekście polityki - Europejskie Obserwatorium Stosunków Przemysłowych (EIRO): 247 dodanych aktualizacji informacji; cztery badania reprezentatywności; dwie roczne aktualizacje informacji o wynagrodzeniach i czasie pracy; raport roczny: przegląd stosunków przemysłowych i poprawy warunków pracy w Europie w 2012 r.; cztery analizy porównawcze; dwa badania ankietowe. - Inne sprawozdania: "Zaangażowanie partnerów społecznych w reformę emerytalną w UE"; "Krajowe praktyki w obszarze informowania pracowników i przeprowadzania z nimi konsultacji w Europie"; "Rola rządów i partnerów społecznych w utrzymaniu pracowników w starszym wieku na rynku pracy". Poprawa standardu życia i propagowanie spójności społecznej wbrew nierównościom gospodarczym i społecznym - Trzecie Europejskie Badanie Jakości Życia (EQLS): - opublikowanie trzech analiz wtórnych: "Jakość życia w Europie - jakość społeczeństwa i usług publicznych"; "Trzecie Europejskie Badanie Jakości Życia - jakość życia w Europie: nierówności społeczne"; "Trzecie Europejskie Badanie Jakości Życia - jakość życia w Europie: subiektywne samopoczucie", - publikacja dwóch dokumentów programowych: "Nadmierne zadłużenie gospodarstw domowych w UE: rola długów nieformalnych"; "Zaufanie polityczne i zaangażowanie obywatelskie podczas kryzysu", - publikacja sprawozdań dotyczących jakości życia w krajach, które przystąpiły do UE. - Sprawozdania i studia przypadków z tych krajów: "Więcej lepszych miejsc pracy w domowych usługach opiekuńczych". - Sprawozdanie: "Mobilność i migracja pracowników służby zdrowia w Europie Środkowo-Wschodniej". Komunikacja oraz wymiana pomysłów i doświadczeń - 113 760 pobrań sprawozdań ze strony internetowej Fundacji; 2 060 195 odsłon strony internetowej, - 172 publikacje w formacie PDF (671 wersji językowych), - 220 odniesień w dokumentach dotyczących polityki UE na temat ustaleń i wiedzy fachowej Fundacji, - udział (na zaproszenie) w 202 wydarzeniach.
Źródło: załącznik przekazany przez Fundację.

ODPOWIEDZI FUNDACJI

11. W międzyczasie ukończono i opublikowano sprawozdanie ze spisu natury. Poprawiono błędy w zakresie kodów kreskowych i wpisów do ewidencji. Z uwagi na niską wartość przedmiotów nie uznaje się ich za środki trwałe, tak więc wpływ tych błędów na rachunkowość był zerowy.

Na każdą ewentualność istnieje obecnie kopia dowodu dostawy dołączona do faktury, która zapewnia prawidłowe powiązanie z poprawną datą początkową na potrzeby obliczenia stawek amortyzacji.

12. Uchybienia w zakresie ewidencjonowania i księgowania środków trwałych były głównie spowodowane okresem przejściowym mającym zastosowanie do systemu rachunkowości nowych środków. Uchybienia poprawiono przez pełne wdrożenie narzędzia ABAC Aktywa oraz wprowadzenie istotnych zmian w zakresie wewnętrznych przepływów pracy.

13-15. Liczby i analizy zostały zaakceptowane i zatwierdzone. Wysoki odsetek przeniesień związanych z usługami pierwotnie zaplanowanymi na 2014 r. (43 % wszystkich nieplanowanych przeniesień) był spowodowany decyzjami podjętymi pod koniec 2013 r., związanymi z wynagrodzeniami pracowników za 2011 r. i 2012 r., które uwolniły środki w budżecie. W celu zapewnienia wysokiego poziomu wykonania budżetu podjęto decyzję o wykorzystaniu dostępnych środków zgodnie z zaleceniami Komisji. Przeniesienia (z wyjątkiem środków związanych z działami zaplanowanymi na 2014 r., ale odroczonymi na późniejszy termin) pokazują, że mniej niż 20 % było nieplanowane i znajdowało się częściowo poza kontrolą Eurofundu.

16. Przez przeszło 30 lat Eurofound związany był szczegółowymi porozumieniami z rządem irlandzkim dotyczącymi stosowania Protokołu w sprawie przywilejów i immunitetów.

Mimo to na początku lutego br. Eurofound rozpoczął negocjacje w tym temacie w celu zawarcia porozumienia z rządem irlandzkim do końca 2014 r.

¹ Dz.U. L 139 z 30.5.1975, s. 1.

² Do celów informacyjnych w załączniku I skrótowo przedstawiono kompetencje i działania Fundacji.

³ Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu oraz rachunku wyniku ekonomicznego, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w aktywach netto oraz opisu znaczących zasad (polityki) rachunkowości i informacji dodatkowej.

⁴ Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje rachunek wyniku budżetowego wraz z załącznikiem.

⁵ Art. 39 i 50 rozporządzenia delegowanego Komisji (UE) nr 1271/2013 (Dz.U. L 328 z 7.12.2013, s. 42).

⁶ Zasady rachunkowości przyjęte przez księgowego Komisji opierają się na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości Sektora Publicznego (IPSAS) wydanych przez Międzynarodową Federację Księgowych, a w kwestiach nimi nieobjętych - na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości (MSR)/Międzynarodowych Standardach Sprawozdawczości Finansowej (MSSF) wydanych przez Radę Międzynarodowych Standardów Rachunkowości.

⁷ Art. 107 rozporządzenia (UE) nr 1271/2013.

⁸ System klimatyzacji i inne wyposażenie centrum konferencyjnego Fundacji.