Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Fundacji na rzecz Poprawy Warunków Życia i Pracy za rok budżetowy 2008, wraz z odpowiedziami Fundacji.
Dz.U.UE.C.2009.304.142
Akt nienormatywnydotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Fundacji na rzecz Poprawy Warunków Życia i Pracy za rok budżetowy 2008, wraz z odpowiedziami Fundacji
(2009/C 304/26)
(Dz.U.UE C z dnia 15 grudnia 2009 r.)
WSTĘP
1. Europejska Fundacja na rzecz Poprawy Warunków Życia i Pracy (zwana dalej Fundacją), z siedzibą w Dublinie, została ustanowiona na mocy rozporządzenia Rady (EWG) nr 1365/75 z dnia 26 maja 1975 r.(1). Zadaniem Fundacji jest przyczynianie się do określenia i zapewnienia lepszych warunków życia i pracy w Unii Europejskiej poprzez rozwój i rozpowszechnianie wiedzy na ten temat(2).
2. Budżet Fundacji na 2008 r. wyniósł 21 mln euro w porównaniu z 20,2 mln euro w budżecie na rok poprzedni. Liczba zatrudnionych przez Fundację pracowników wyniosła na koniec roku 87 w porównaniu z 95 w roku poprzednim.
| POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI |
| 3. Na mocy postanowień art. 248 Traktatu Trybunał zbadał roczne sprawozdanie finansowe(3) Fundacji obejmujące "sprawozdanie finansowe"(4) oraz "sprawozdanie z wykonania budżetu"(5) za rok budżetowy zakończony dnia 31 grudnia 2008 r., jak również zbadał legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. |
| 4. Niniejsze poświadczenie jest skierowane do Parlamentu Europejskiego i Rady na mocy art. 185 ust. 2 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002(6). |
| Zadania dyrektora |
| 5. Jako urzędnik zatwierdzający, dyrektor realizuje dochody i wydatki budżetu zgodnie z przepisami finansowymi Fundacji, na własną odpowiedzialność oraz w granicach zatwierdzonych środków(7). Dyrektor odpowiada za ustanowienie(8) struktury organizacyjnej oraz systemów i procedur zarządzania i kontroli wewnętrznej związanych ze sporządzaniem ostatecznego sprawozdania finansowego(9), które jest wolne od istotnych nieprawidłowości wynikających z nadużyć lub błędów, a także za zapewnianie legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. |
| Zadania Trybunału |
| 6. Zadaniem Trybunału jest przedstawienie, na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego Fundacji oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. |
| 7. Trybunał przeprowadził kontrolę zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej wydanymi przez IFAC i Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli wydanymi przez INTOSAI (ISSAI)(10) oraz opracowanymi przez te organizacje kodeksami etyki. Zgodnie z tymi standardami Trybunał zobowiązany jest przestrzegać wymogów etycznych oraz zaplanować i przeprowadzić kontrolę w taki sposób, aby uzyskać wystarczającą pewność, że sprawozdanie finansowe nie zawiera istotnych nieprawidłowości, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe. |
| 8. W ramach kontroli Trybunał stosuje procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Wybór tych procedur zależy od osądu kontrolerów Trybunału, podobnie jak ocena ryzyka wystąpienia istotnych nieprawidłowości w sprawozdaniu finansowym lub nielegalnych bądź nieprawidłowych transakcji, wynikających z nadużyć lub błędów. W celu opracowania procedur kontroli stosownych do okoliczności Trybunał, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej danej organizacji związany ze sporządzaniem i prezentacją jej sprawozdania finansowego. Kontrola Trybunału obejmuje także ocenę stosowności przyjętych zasad rachunkowości oraz racjonalność szacunków księgowych sporządzonych przez kierownictwo, jak również ocenę ogólnej prezentacji sprawozdania finansowego. |
| 9. Trybunał uznał, że uzyskane dowody kontroli są wystarczające i właściwe, aby stanowić podstawę do wydania poniższych opinii. |
| Opinia na temat wiarygodności rozliczeń |
| 10. W opinii Trybunału roczne sprawozdanie finansowe Fundacji(11) rzetelnie przedstawia, we wszystkich istotnych aspektach, sytuację finansową Fundacji na dzień 31 grudnia 2008 r. oraz wyniki transakcji i przepływów pieniężnych za kończący się tego dnia rok, zgodnie z przepisami jej regulaminu finansowego. |
| Opinia na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń |
| 11. W opinii Trybunału transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Fundacji za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2008 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
12. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.
UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM I FINANSAMI
13. W zakresie wydatków operacyjnych, przeniesiona kwota w wysokości 4,9 mln euro stanowiła ponad 55 % środków. Powyższa sytuacja stanowiła naruszenie zasady jednoroczności. Świadczy to o uchybieniach w programowaniu działań operacyjnych Fundacji.
14. Uzasadnienie przesunięć środków w ramach budżetu było niewystarczające: nie przedstawiono szacunków w zakresie potrzeb. Ponadto nie poinformowano o tych przesunięciach Rady Zarządzającej.
15. Zamknięcie roku budżetowego 2008 prowadzone było przez pracownika zatrudnionego poprzez agencję pracy na krótki okres czasu. Przedstawiony przez poprzedniego księgowego protokół przekazania obowiązków był niezadowalający i niepełny, nie zapewniono także właściwego przekazania obowiązków przez poprzedniego księgowego nowemu księgowemu. W konsekwencji jakość sprawozdania finansowego w kilku obszarach (np. w zakresie środków trwałych, rozliczeń międzyokresowych biernych, dochodów przeznaczonych na określony cel, VAT itp.) była niezadowalająca; zawierało ono niespójności w stosunku do sprawozdania za 2007 r. i wymagało znacznych korekt podczas kontroli.
16. W odniesieniu do procedur przetargowych w jednym przypadku(12) zastosowanie trybu negocjacji nie było uzasadnione. W dwóch innych przypadkach(13) Fundacja nieprawidłowo przedłużyła umowy poza maksymalny dozwolony okres. Fundacja powinna poprawić monitorowanie swoich umów oraz programowanie procedur przetargowych i ogłaszać nowe przetargi na długo przed wygaśnięciem odpowiednich umów.
Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Trybunał Obrachunkowy w Luksemburgu na posiedzeniu w dniu 8 października 2009 r.
| W imieniu Trybunału Obrachunkowego | |
| Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA | |
| Prezes |
______
(1) Dz.U. L 139 z 30.5.1975, s. 1.
(2) Do celów informacyjnych w tabeli skrótowo przedstawiono kompetencje i działania Fundacji.
(3) Do sprawozdania tego dołączone jest sprawozdanie z zarządzania budżetem i finansami w ciągu roku zawierające między innymi wskaźnik wykorzystania środków oraz zestawienie informacji dotyczących przesunięć środków pomiędzy różnymi pozycjami budżetowymi.
(4) Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu oraz rachunku dochodów i wydatków, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w kapitale oraz załącznika zawierającego opis istotnych zasad rachunkowości i inne informacje dodatkowe.
(5) Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje rachunek wyniku budżetowego wraz z załącznikiem.
(6) Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1.
(7) Art. 33 rozporządzenia Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 23 grudnia 2002 r. (Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72).
(8) Art. 38 rozporządzenia Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002.
(9) Zasady dotyczące prezentacji przez agencje sprawozdania finansowego oraz prowadzenia przez nie rachunkowości określone są w rozdziale 1 tytułu VII rozporządzenia Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002, ostatnio zmienionego rozporządzeniem Komisji (WE, Euratom) nr 652/2008 z dnia 9 lipca 2008 r. (Dz.U. L 181 z 10.7.2008, s. 23), i w tej postaci zostały włączone do regulaminu finansowego Fundacji.
(10) Międzynarodowa Federacja Księgowych (IFAC) i Międzynarodowe Standardy Najwyższych Organów Kontroli (ISSAI).
(11) Ostateczna wersja rocznego sprawozdania finansowego została sporządzona w dniu 30 czerwca 2009 r. i wpłynęła do Trybunału w dniu 2 lipca 2009 r. Ostateczna wersja rocznego sprawozdania finansowego skonsolidowana ze sprawozdaniem Komisji publikowana jest w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej do dnia 15 listopada następnego roku. Znajduje się ono na następującej stronie internetowej: http://eca.europa.eu lub http://www.eurofound.europa.eu
(12) Odnowienie zamówienia w zakresie usług ubezpieczeniowych (37.000 euro).
(13) Zamówienia w zakresie usług biura podróży (157.000 euro) oraz w zakresie obsługi prawnej (25.000 euro).
Tabela
Europejska Fundacja na rzecz Poprawy Warunków Życia i Pracy (Dublin)
| Zakres kompetencji wspólnotowych według Traktatu | Kompetencje Fundacji określone w rozporządzeniu Rady (EWG) nr 1365/75 zmienionym rozporządzeniem Rady (WE) nr 1111/2005 | Zarządzanie | Środki udostępnione Fundacji w 2008 r. (w 2007 r.) | Produkty i usługi | |
| "Wspólnota i państwa członkowskie świadome podstawowych praw socjalnych (...) mają na celu (...) poprawę warunków życia i pracy, (...) Wspólnota wspiera i uzupełnia działania państw członkowskich w następujących dziedzinach: (...) b) warunki pracy; c) zabezpieczenie społeczne i ochrona socjalna pracowników; d) ochrona pracowników w przypadku wypowiedzenia umowy o pracę; e) informacja i konsultacja z pracownikami; f) reprezentacja i obrona zbiorowa interesów pracowników i pracodawców, w tym współzarządzanie; g) warunki zatrudnienia obywateli państw trzecich; h) integracja osób wyłączonych z rynku pracy; i) równość mężczyzn i kobiet (...)." (art. 136 i 137 Traktatu) | Cele Celem Fundacji jest przyczynianie się do zapewnienia lepszych warunków życia i pracy poprzez rozwój i rozpowszechnianie wiedzy na ten temat. W szczególności zajmuje się ona: - warunkami pracy, - organizacją pracy, a w szczególności problemem urządzenia miejsca pracy, - problemami specyficznymi dla pewnych kategorii pracowników, - długofalowymi aspektami poprawy środowiska, - rozłożeniem działań ludzkich w czasie i przestrzeni. | Zadania - Wspieranie wymiany informacji i doświadczeń w tych obszarach, - ułatwianie kontaktów między uczelniami wyższymi, instytutami badawczymi, organami administracji i organizacjami gospodarczymi i społecznymi, - prowadzenie lub zlecanie wykonywania badań oraz zapewnianie wsparcia dla projektów pilotażowych, - jak najbliższa współpraca z istniejącymi specjalistycznymi organami w państwach członkowskich i na poziomie międzynarodowym. | 1. Rada Zarządzająca - Z każdego państwa członkowskiego: jeden przedstawiciel rządu, jeden przedstawiciel organizacji pracodawców, jeden przedstawiciel organizacji pracowników, - trzech przedstawicieli Komisji. 2. Biuro Rady Zarządzającej - Składa się z 11 członków: po trzech przedstawicieli obu partnerów społecznych i rządów, dwóch przedstawicieli Komisji, - monitoruje realizację decyzji Rady Zarządzającej i podejmuje działania w celu zapewnienia właściwego zarządzania w okresach między posiedzeniami Rady. 3. Dyrektor jest mianowany przez Komisję spośród kandydatów przedstawionych przez Radę Zarządzającą. Dyrektor wykonuje decyzje Rady Zarządzającej i Biura Rady Zarządzającej oraz kieruje Fundacją. 4. Komitety doradcze składają się z maksymalnie trzech członków z Komisji, rządów i organizacji partnerów społecznych; ich zadaniem jest doradzanie w zakresie realizacji dużych projektów oraz ocena wyników. 5. Kontrola zewnętrzna Trybunał Obrachunkowy. | Budżet 21,0 mln euro (20,2 mln euro) Zatrudnienie na dzień 31 grudnia 2008 r. 101 stanowisk w planie zatrudnienia, w tym 78 (84) obsadzonych Inni pracownicy: oddelegowani eksperci narodowi oraz pracownicy zewnętrzni: 0 (1) pracownicy kontraktowi: 9 (10) Pracownicy ogółem: 87 (95) zadania operacyjne: 56 (55) zadania administracyjne: 27 (36) mieszane: 4 (4) | Monitorowanie i badania - Europejskie Obserwatorium Stosunków Przemysłowych (EIRO) - dodano 572 aktualizacje informacji, Europejskie Obserwatorium Warunków Pracy (EWCO) - dodano 159 aktualizacji informacji oraz Europejskie Obserwatorium Restrukturyzacji (ERM) - dodano 1.532 zestawienia informacji o restrukturyzacji, - czwarte europejskie badanie warunków pracy: analiza wtórna (opublikowano opracowania na tematy związane ze starzejącymi się pracownikami, organizacją pracy, zastosowaniem technologii), - drugie Europejskie Badanie Jakości Życia (EQLS); zakończenie prac w terenie (31 krajów, 35.000 ankietowanych), analiza danych; opublikowano pierwsze wyniki (streszczenie), - Europejskie Badanie Przedsiębiorstw; przygotowanie prac w terenie. Zatrudnienie i restrukturyzacja - studia przypadków w ramach Europejskiego Obserwatorium Restrukturyzacji, - wpływ globalizacji na wybrane sektory (transportowy, tekstylny, energetyczny), - nielegalne zatrudnienie (działania w pięciu krajach), - zmiany w strukturze zatrudnienia (sprawozdanie: "Więcej lepszych miejsc pracy"), - powiązania pomiędzy innowacyjnością, wydajnością i zatrudnieniem. Równowaga między pracą a życiem prywatnym i warunki pracy - warunki pracy i dialog społeczny, - elastyczność i zabezpieczenie socjalne przez całe życie, - globalne porównanie warunków pracy, - pracownice w starszym wieku w Europie. |
| 6. Organ udzielający absolutorium z wykonania budżetu Parlament działający na zalecenie Rady. | Stosunki przemysłowe i partnerstwo - kodeksy postępowania oraz międzynarodowe porozumienia ramowe, - dynamika europejskiego sektorowego dialogu społecznego czas pracy i stosunki przemysłowe; płace i stosunki przemysłowe, - odpowiedzi na pytania partnerów społecznych (stakeholder enquiry service): kwestie odpowiedzialności w umowach podwykonawstwa w europejskim sektorze budowlanym, - szanse na zatrudnienie i model bezpiecznego elastycznego rynku pracy (flexicurity), - ustawiczne kształcenie zawodowe i stosunki przemysłowe. Spójność społeczna i jakość życia - rola władz lokalnych w integracji imigrantów, - zmiany demograficzne i zatrudnienie w usługach socjalnych. Komunikacja oraz wymiana pomysłów i doświadczeń 437 publikacji, 1,59 mln odsłon (średnio 4370 dziennie), 35 działań związanych z prasą; 2149 wycinków prasowych o ekwiwalencie reklamowym (AVE) wynoszącym 4,08 mln euro, docierających do 112156300 osób (w porównaniu z 58765900 w 2006 r.), 242 zapytania od dziennikarzy, kampanie promocyjne: cztery pakiety informacyjne (starzenie się, globalizacja, flexicurity, migracja), - 4 seminaria wyjazdowe (FR, NL, CZ, GR), - seminaria sieci przedsiębiorstw: "Flexibility policies at the company level: a common interest?" (Polityka elastyczności na poziomie przedsiębiorstw: we wspólnym interesie?), - cykl seminariów Fundacji: "Developing workers' skills - actors and actions" (rozwój kwalifikacji pracowników - uczestnicy i działania) -krajowe ośrodki wsparcia z AU, BE, ES, FI, FR, HU, IT, LU, SP, UK, - 57 wystaw i 52 wizyty w Fundacji. | ||||
| Źródło: Informacje przekazane przez Fundację. | |||||
ODPOWIEDZI FUNDACJI
13. Już w naszym programie rocznym planowano przeniesienie 45 % sumy z tytułu 3 z powodu czasu trwania kontraktów badawczych i naszego harmonogramu płatności. Ten słaby punkt, który pragniemy poprawić, wciąż istnieje, ale jego zakres jest mniejszy niż przewidywano (około 10 %).
14. Wszystkie przesunięcia budżetowe znajdują obecnie potwierdzenie w odpowiedniej dokumentacji, a Biuro i Rada Zarządzająca będą regularnie otrzymywać odpowiednie informacje.
15. Poprzedni księgowy był zmuszony wręczyć trzymiesięczne wypowiedzenie, a czas ten nie jest wystarczający, aby zatrudnić nowego urzędnika/pracownika tymczasowego. Zatrudniono więc tymczasowo biegłego księgowego, aby zapewnić właściwe zamknięcie rocznego sprawozdania finansowego. Poprawiono już wszystkie kwestie w sprawozdaniu finansowym wynikające z przekazania nowemu księgowemu obowiązków poprzedniego księgowego.
16. Odnośnie do usług biura podróży i w zakresie ubezpieczenia Eurofound uruchomił procedury, w których wyniku zawarto wieloletnie umowy. Odnośnie do usług prawniczych ze względu na ciągłość działania (trwające postępowania sądowe Eurofound) utrzymano tego samego wykonawcę. Obecnie trwa nowa procedura udzielania zamówień publicznych w celu zawarcia wieloletniej umowy ramowej o świadczenie usług prawniczych. Nasz system zarządzania projektami obejmuje odrębny szablon co do planowania zamówień publicznych i co do zarządzania umowami w celu terminowego planowania procedur udzielania zamówień publicznych.