Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji Straży Granicznej i Przybrzeżnej za rok budżetowy 2016 wraz z odpowiedzią Agencji.
Dz.U.UE.C.2017.417.233
Akt nienormatywnySPRAWOZDANIE
dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji Straży Granicznej i Przybrzeżnej za rok budżetowy 2016 wraz z odpowiedzią Agencji
(Dz.U.UE C z dnia 6 grudnia 2017 r.)
WPROWADZENIE
Najważniejsze dane liczbowe dotyczące Agencji
2015 | 2016 | |
Budżet (w mln euro) | 143,3 | 251 |
Łączna liczba personelu na dzień 31 grudnia (1) | 309 | 365 |
(1) Rzeczywista obsada personalna Agencji, w tym urzędnicy, pracownicy zatrudnieni na czas określony i pracownicy kontraktowi oraz oddelegowani eksperci krajowi. Liczba stanowisk zatwierdzonych w ostatecznym planie zatrudnienia na 2016 r. była wyższa o 275 stanowisk w przypadku urzędników i pracowników zatrudnionych na czas określony oraz o 192 stanowiska w przypadku pracowników kontraktowych i oddelegowanych ekspertów krajowych. Źródło: Dane przekazane przez Agencję. |
INFORMACJE LEŻĄCE U PODSTAW POŚWIADCZENIA WIARYGODNOŚCI
OPINIA |
4. Trybunał zbadał: |
a) sprawozdanie finansowe Agencji obejmujące sprawozdanie finansowe 4 oraz sprawozdanie z wykonania budżetu 5 za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r.; |
b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania; |
zgodnie z wymogami art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE). |
Wiarygodność rozliczeń |
Opinia na temat wiarygodności rozliczeń |
5. W opinii Trybunału sprawozdanie Agencji za rok zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r. przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach sytuację finansową Agencji na dzień 31 grudnia 2016 r. oraz wyniki transakcji, przepływy pieniężne i zmiany w aktywach netto za zakończony w tym dniu rok budżetowy, zgodnie z przepisami jej regulaminu finansowego i z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji. Opierają się one na powszechnie przyjętych międzynarodowych standardach rachunkowości sektora publicznego. |
Legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw rozliczeń |
Dochody |
Opinia na temat legalności i prawidłowości dochodów leżących u podstaw rozliczeń |
6. W opinii Trybunału dochody leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
Płatności |
Opinia na temat legalności i prawidłowości płatności leżących u podstaw rozliczeń |
7. W opinii Trybunału płatności leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
Zadania kierownictwa i osób odpowiedzialnych za zarządzanie |
8. Na mocy art. 310-325 TFUE oraz regulaminu finansowego Agencji kierownictwo odpowiada za sporządzenie i prezentację sprawozdania finansowego zgodnie z powszechnie przyjętymi międzynarodowymi standardami rachunkowości sektora publicznego oraz za legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Do zadań kierownictwa należy także zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie systemu kontroli wewnętrznych umożliwiającego sporządzenie i prezentację sprawozdania finansowego, które nie zawiera istotnych zniekształceń spowodowanych nadużyciem lub błędem. Kierownictwo odpowiada również za dopilnowanie, by ujęte w sprawozdaniu finansowym działania, transakcje finansowe i informacje były zgodne z odpowiednimi przepisami ustawowymi i wykonawczymi. Kierownictwo Agencji ponosi ostateczną odpowiedzialność za legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw sprawozdania. |
9. Przy sporządzaniu sprawozdania kierownictwo odpowiada za ocenę zdolności Agencji do kontynuacji działalności, za ujawnienie, w stosownych przypadkach, problematycznych kwestii związanych z kontynuacją działalności oraz za prowadzenie rachunkowości przy założeniu kontynuacji działalności. |
10. Do zadań osób odpowiedzialnych za zarządzanie należy nadzór nad sprawozdawczością finansową Agencji. |
Zadania Trybunału dotyczące kontroli sprawozdania i transakcji leżących u jego podstaw |
11. Celem Trybunału jest uzyskanie wystarczającej pewności, że sprawozdanie finansowe Agencji nie zawiera istotnych zniekształceń, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe, a także przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie bądź innym organom udzielającym absolutorium, na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego wiarygodności rozliczeń oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u ich podstaw. Wystarczająca pewność oznacza wysoki poziom pewności, lecz nie stanowi gwarancji, że kontrola zawsze wykaże istotne zniekształcenia lub niezgodności, jeżeli takie istnieją. Mogą one być spowodowane nadużyciem lub błędem i są uważane za istotne, jeżeli można zasadnie oczekiwać, że pojedynczo lub łącznie wpłyną one na decyzje gospodarcze podejmowane przez użytkowników na podstawie takiego sprawozdania. |
12. W ramach kontroli stosuje się procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Wybór tych procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia - w wyniku nadużycia lub błędu - istotnych zniekształceń sprawozdania rocznego lub istotnej niezgodności transakcji leżących u jego podstaw z wymogami przepisów prawa Unii Europejskiej. W celu opracowania procedur kontroli stosownych do okoliczności (lecz nie na potrzeby sformułowania opinii na temat skuteczności systemu kontroli wewnętrznej) Trybunał, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej wykorzystywany do sporządzania i rzetelnej prezentacji sprawozdania oraz do zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji leżących u jego podstaw. Kontrola obejmuje również ocenę stosowności przyjętych zasad (polityki) rachunkowości oraz racjonalności szacunków księgowych dokonanych przez kierownictwo, a także ocenę ogólnej prezentacji sprawozdania. |
13. Jeżeli chodzi o dochody, Trybunał weryfikuje dotacje otrzymane od Komisji Europejskiej i ocenia stosowane przez Agencję procedury poboru opłat i ewentualnych innych dochodów. |
14. Jeżeli chodzi o wydatki, Trybunał bada transakcje płatnicze po tym, jak wydatki zostaną poniesione, ujęte i zatwierdzone. Badanie to obejmuje wszystkie kategorie płatności z wyjątkiem zaliczek w chwili ich wypłaty. Zaliczki bada się po przedstawieniu przez odbiorcę środków uzasadnienia ich właściwego wykorzystania oraz po przyjęciu tego uzasadnienia przez Agencję na drodze rozliczenia danej zaliczki, w tym samym roku lub w latach kolejnych. |
15. Sporządzając niniejsze sprawozdanie zawierające poświadczenie wiarygodności, Trybunał uwzględnił wyniki badania sprawozdania finansowego Agencji przeprowadzonego przez niezależnego audytora zewnętrznego zgodnie z przepisami art. 208 ust. 4 rozporządzenia finansowego UE 6 . |
UWAGI DOTYCZĄCE LEGALNOŚCI I PRAWIDŁOWOŚCI TRANSAKCJI
UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM
UWAGI DOTYCZĄCE NALEŻYTEGO ZARZĄDZANIA FINANSAMI I WYNIKÓW
INNE UWAGI
DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z ZESZŁOROCZNYMI UWAGAMI
Przegląd działań naprawczych podjętych w wyniku uwag zgłoszonych przez Trybunał w roku poprzednim przedstawiono w załączniku.
Przegląd działań naprawczych podjętych w wyniku uwag zgłoszonych przez Trybunał w roku poprzednim przedstawiono w załączniku.
W imieniu Trybunału Obrachunkowego | |
Klaus-Heiner LEHNE | |
Prezes |
ZAŁĄCZNIK
Działania podjęte w związku z zeszłorocznymi uwagami
Działania podjęte w związku z zeszłorocznymi uwagami
Rok | Uwagi Trybunału | Działania naprawcze (zrealizowane/w trakcie realizacji/ niepodjęte/brak danych lub nie dotyczy) |
2012 | W zbadanych procedurach rekrutacyjnych stwierdzono poważne niedociągnięcia w zakresie przejrzystości i równego traktowania kandydatów: pytania na egzaminy pisemne i rozmowy kwalifikacyjne były ustalane po przystąpieniu do badania kandydatur przez komisję selekcyjną; nie określano progów punktowych warunkujących dopuszczenie do egzaminów pisemnych i do rozmowy kwalifikacyjnej oraz umieszczenie na listach odpowiednich kandydatów; komisja selekcyjna nie udokumentowała wszystkich swoich posiedzeń i decyzji. | zrealizowane |
2013 | Uzgodnienie przedstawionych przez dostawców zestawień na koniec roku przysporzyło znacznych trudności. Konieczne jest bardziej regularne monitorowanie sald dostawców i wcześniejsze analizowanie różnic. | w trakcie realizacji |
2013 | Agencja rozpoczęła działalność w 2005 r. i do tej pory funkcjonuje na podstawie korespondencji i wymiany ustaleń z przyjmującym ją państwem członkowskim. Nie podpisano jednak kompleksowej umowy w sprawie siedziby pomiędzy Agencją a państwem członkowskim. Umowa taka przyczyniłaby się do dalszego zwiększenia przejrzystości co do warunków prowadzenia działalności przez Agencję i jej personel. | w trakcie realizacji |
2014 | Zauważono znaczną poprawę w kontrolach ex ante i ex post dotyczących wydatków deklarowanych przez kraje współpracujące w ramach umów o udzielenie dotacji. Dokumentacja na poparcie deklarowanych wydatków przekazana przez kraje współpracujące nie zawsze jest jednak wystarczająca. Ponadto nie wymagano żadnych świadectw kontroli, pomimo że przepisy wykonawcze do rozporządzenia finansowego UE zalecają dostarczenie takiego świadectwa w przypadku dotacji powyżej określonego progu (1). Świadectwa kontroli zwiększyłyby stopień pewności co do legalności i prawidłowości transakcji związanych z dotacjami. | w trakcie realizacji w odniesieniu do kontroli ex ante i ex post zrealizowane w odniesieniu do świadectw kontroli |
2014 | Duża i wciąż rosnąca liczba umów o udzielenie dotacji oraz zakres związanych z tymi umowami wydatków, które podlegają weryfikacji i zwrotowi przez Agencję, rodzi pytanie, czy można zastosować bardziej wydajne i efektywne kosztowo alternatywne mechanizmy finansowania. | niepodjęte (2) |
2014 | Należy dopracować obliczanie składek wpływających od państw stowarzyszonych w ramach Schengen (Szwajcarii, Liechtensteinu, Islandii i Norwegii), tak aby lepiej odzwierciedlały odnośne przepisy prawa (3). Przykładowo składki powinny być obliczane na podstawie ostatecznych dotacji rocznych otrzymanych od Komisji Europejskiej, a nie dotacji zaplanowanych w budżecie. | w trakcie realizacji |
2015 | W ramach kontroli ex post dotyczącej Islandii, którą Agencja przeprowadziła w październiku 2015 r., wykryto nieprawidłowe płatności na kwotę 1,4 mln euro związane z amortyzacją statku wodnego wykorzystywanego w kilku wspólnych operacjach od 2011 do 2015 r. Islandzka straż przybrzeżna zwróciła się o zwrot z tytułu amortyzacji tego statku, mimo że minął już okres użyteczności przewidziany w wytycznych Agencji. Agencja ma wprawdzie prawo odzyskać nieprawidłowe płatności dokonane w ciągu ostatnich pięciu lat, jednak ogłosiła, że odzyska jedynie płatności dokonane od stycznia 2015 r., których kwota wynosi 0,6 mln euro. | w trakcie realizacji |
2015 | Fundusz Bezpieczeństwa Wewnętrznego (ISF) został ustanowiony na lata 2014-2020. Składają się na niego dwa instrumenty - Fundusz Bezpieczeństwa Wewnętrznego dotyczący granic i wiz oraz dotyczący policji - w ramach których udostępniono odpowiednio 2,8 mld euro i 1 mld euro na finansowanie działań. W ramach funduszu dotyczącego granic i wiz Komisja zwraca państwom członkowskim koszty zakupu środków transportu, takich jak pojazdy i statki wodne, jak również bieżące koszty ich konserwacji i zużycia paliwa. Agencja również zwraca takie koszty uczestnikom wspólnych operacji. Istnieje więc nierozwiązany dotąd problem ryzyka podwójnego finansowania (4). | w trakcie realizacji |
2015 | W tytule II (wydatki administracyjne) i tytule III (wydatki operacyjne) stwierdzono wysoki poziom przeniesień. W tytule II wyniosły one 3,2 mln euro, co stanowi 38 % środków, na które zaciągnięto zobowiązania w tym tytule (w 2014 r. było to 4,5 mln euro, czyli 36 %), a w tytule III - 40,2 mln euro, czyli 35 % środków (w 2014 r. było to 28,4 mln euro, czyli 44 %). Główną przyczyną przeniesień w tytule II były umowy na usługi informatyczne wykraczające poza rok budżetowy, natomiast w tytule III było to spowodowane wieloletnim charakterem operacji Agencji. | nie dotyczy |
2015 | Państwa uczestniczące w operacjach na granicach deklarują poniesione koszty na podstawie formularzy deklaracji kosztów, obejmujących "wydatki stałe" (amortyzacja i konserwacja), "wydatki zmienne" (głównie paliwo) oraz "koszty delegacji" (głównie diety i inne wydatki związane z załogą). Zadeklarowane koszty opierają się na rzeczywistych wartościach i są podawane zgodnie z krajowymi normami, co prowadzi do zróżnicowanego podejścia wśród państw uczestniczących i tworzy szczególnie uciążliwy system dla wszystkich zaangażowanych podmiotów. W sprawozdaniu specjalnym nr 12/2016 Trybunał zalecił agencjom korzystanie we wszystkich stosownych przypadkach z form kosztów uproszczonych w celu uniknięcia tego rodzaju przypadków braku wydajności (5). | w trakcie realizacji |
(1) Rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 1268/2012 (Dz.U. L 362 z 31.12.2012, s. 1). (2) Art. 3 ust. 4 rozporządzenia Rady (WE) nr 2007/2004 ogranicza formy współfinansowania wspólnych operacji przez Agencję do dotacji. (3) Porozumienie między Wspólnotą Europejską, z jednej strony, a Konfederacją Szwajcarską i Księstwem Liechtensteinu, z drugiej strony, w sprawie warunków uczestnictwa tych państw w działaniach Europejskiej Agencji Zarządzania Współpracą Operacyjną na Zewnętrznych Granicach Państw Członkowskich Unii Europejskiej (Dz.U. L 243 z 16.9.2010, s. 4); Porozumienie między Wspólnotą Europejską a Republiką Islandii i Królestwem Norwegii w sprawie warunków uczestnictwa tych państw w Europejskiej Agencji Zarządzania Współpracą Operacyjną na Zewnętrznych Granicach Państw Członkowskich Unii Europejskiej (Dz.U. L 188 z 20.7.2007, s. 19). (4) Trybunał odniósł się do tego ryzyka w pkt 39 i zaleceniu 4 sprawozdania specjalnego nr 15/2014 "Fundusz Granic Zewnętrznych przyczynił się do większej solidarności finansowej, lecz konieczne jest znalezienie lepszych metod pomiaru wyników Funduszu i dalsze zwiększenie jego wartości dodanej UE". (5) Zalecenie 1 sprawozdania specjalnego Trybunału nr 12/2016 "Agencje nie zawsze wykorzystują dotacje we właściwy i jednoznacznie skuteczny sposób". |
ODPOWIEDŹ AGENCJI
Powodem przekształcenia pięciu stanowisk w grupie AST 4 na pięć stanowisk w grupie AST 5 była potrzeba zapewnienia usług osób na stanowisku Duty Officer w trybie 24/7. Zważywszy na zakres obowiązków w kontekście przepływów migracyjnych oraz zagrożenia bezpieczeństwa na granicach zewnętrznych UE, Frontex musi mieć możliwość przyciągania wykwalifikowanych i doświadczonych kandydatów z odpowiednim doświadczeniem zawodowym, lecz bez wyższego wykształcenia wymaganego na stanowiskach w grupie AD. Ponadto: Istotny wpływ na tę sytuację ma współczynnik korygujący mający zastosowanie do wynagrodzeń i wynoszący 66,7 %, a każdy stopień wyżej oznacza możliwość przyciągnięcia odpowiedniejszych kandydatów.
Z powodu tych zmian, które wprowadzono w ostatniej chwili, wszyscy czterej partnerzy realizujący projekt (Frontex, EASO, IOM i UNHCR) mogli rozpocząć omawianie postanowień umów o współpracy dopiero w styczniu 2016 r. Z uwagi na to, że w umowach o współpracy uwzględniono postanowienia regulujące całkowity przydział środków dla każdego partnera, przed podpisaniem umów o współpracy konieczne było opracowanie i uzgodnienie między wszystkimi stronami szczegółowego budżetu projektu. Należy również podkreślić, że podpisanie umowy z EASO przebiegło szybko i sprawnie, natomiast pozostali partnerzy zakwestionowali reguły oczekiwane przez dyrektora wykonawczego Agencji, by stosować euro, a nie dolary amerykańskie, lub by przewidzieć ujawnienie większej ilości danych budżetowych na potrzeby zapewnienia przejrzystości.
Zważywszy na przedstawione tu wyjaśnienia oraz z uwagi na to, że realizacja umowy o udzielenie dotacji rozpoczęła się w styczniu 2016 r., partnerzy realizujący projekt musieli zacząć ponosić koszty działań jeszcze przed podpisaniem umów o współpracy z Fronteksem. Aby uzasadnić tę sytuację, a także udokumentować to, że zobowiązanie prawne w przypadku wszystkich trzech partnerów projektu zostało podjęte przed zobowiązaniem budżetowym, Frontex udokumentował to należycie jako wyjątek.
Zgodnie z art. 7 ust. 2 zasad stosowania środki odpowiadające dochodom przeznaczonym na określony cel udostępnia się automatycznie, zarówno jako środki na zobowiązania, jak i środki na płatności, jeżeli instytucja otrzymała dochody.
© Unia Europejska, http://eur-lex.europa.eu/
Za autentyczne uważa się wyłącznie dokumenty Unii Europejskiej opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.