Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji Praw Podstawowych za rok budżetowy 2009, wraz z odpowiedziami Agencji.
Dz.U.UE.C.2010.338.10
Akt nienormatywnydotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji Praw Podstawowych za rok budżetowy 2009, wraz z odpowiedziami Agencji
(2010/C 338/03)
(Dz.U.UE C z dnia 14 grudnia 2010 r.)
WPROWADZENIE
1. Europejska Agencja Praw Podstawowych (zwana dalej Agencją), z siedzibą w Wiedniu, została ustanowiona na mocy rozporządzenia Rady (WE) nr 168/2007 z dnia 15 lutego 2007 r.(1). Zadaniem Agencji jest zapewnianie pomocy i wiedzy fachowej odpowiednim organom Unii oraz jej państw członkowskich przy wdrażaniu przez nie przepisów Unii w zakresie praw podstawowych(2).
2. Budżet Agencji na 2009 r. wyniósł 17 mln euro w porównaniu z 15 mln euro w budżecie na rok poprzedni. Liczba zatrudnionych przez Agencję pracowników wyniosła na koniec roku 64 w porównaniu z 47 w roku poprzednim.
| POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI |
| 3. Na mocy postanowień art. 287 ust. 1 akapit drugi Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej Trybunał zbadał roczne sprawozdanie finansowe(3) Agencji obejmujące "sprawozdanie finansowe"(4) oraz "sprawozdanie z wykonania budżetu"(5) za rok budżetowy zakończony dnia 31 grudnia 2009 r., jak również zbadał legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. |
| 4. Niniejsze poświadczenie jest skierowane do Parlamentu Europejskiego i Rady na mocy art. 185 ust. 2 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002(6). |
| Zadania dyrektora |
| 5. Jako urzędnik zatwierdzający, dyrektor realizuje dochody i wydatki budżetu zgodnie z przepisami finansowymi Agencji, na własną odpowiedzialność oraz w granicach zatwierdzonych środków(7). Dyrektor odpowiada za |
| ustanowienie(8) struktury organizacyjnej oraz systemów i procedur zarządzania i kontroli wewnętrznej związanych ze sporządzaniem ostatecznego sprawozdania finansowego(9), które jest wolne od istotnych nieprawidłowości wynikających z nadużyć lub błędów, a także za zapewnienie legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. |
| Zadania Trybunału |
| 6. Zadaniem Trybunału jest przedstawienie, na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego Agencji oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. |
| 7. Trybunał przeprowadził kontrolę zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej wydanymi przez IFAC i Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli wydanymi przez INTOSAI (ISSAI)(10) oraz opracowanymi przez te organizacje kodeksami etyki. Zgodnie z tymi standardami Trybunał zobowiązany jest przestrzegać wymogów etycznych oraz zaplanować i przeprowadzić kontrolę w taki sposób, aby uzyskać wystarczającą pewność, że sprawozdanie finansowe nie zawiera istotnych nieprawidłowości, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe. |
| 8. W ramach kontroli Trybunał stosuje procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Wybór tych procedur zależy od osądu kontrolerów Trybunału, podobnie jak ocena ryzyka wystąpienia istotnych nieprawidłowości w sprawozdaniu finansowym lub nielegalnych bądź nieprawidłowych transakcji, wynikających z nadużyć lub błędów. W celu opracowania procedur kontroli stosownych do okoliczności Trybunał, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej danej organizacji związany ze sporządzaniem i prezentacją jej sprawozdania finansowego. Kontrola Trybunału obejmuje także ocenę stosowności przyjętych zasad rachunkowości oraz racjonalność szacunków księgowych sporządzonych przez kierownictwo, a także ocenę ogólnej prezentacji sprawozdania finansowego. |
| 9. Trybunał uznał, że uzyskane dowody kontroli są wystarczające i właściwe, aby stanowić podstawę do wydania poniższych opinii. |
| Opinia na temat wiarygodności rozliczeń |
| 10. W opinii Trybunału roczne sprawozdanie finansowe Agencji(11) rzetelnie przedstawia, we wszystkich istotnych aspektach, sytuację finansową Agencji na dzień 31 grudnia 2009 r. oraz wyniki transakcji i przepływów pieniężnych za kończący się tego dnia rok, zgodnie z przepisami jej regulaminu finansowego. |
| Opinia na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń |
| 11. W opinii Trybunału transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Agencji za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2009 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
12. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.
UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM I FINANSAMI
13. Agencja zwiększyła swój budżet operacyjny o 38 % poprzez przesunięcie 1,9 mln euro z tytułu I (Pracownicy) do tytułu III (Działania operacyjne) w związku z opóźnieniami w zatrudnianiu pracowników oraz w celu sfinansowania działań operacyjnych nieprzewidzianych w początkowym budżecie. W planie zatrudnienia na 2009 r. przewidziano 61 stanowisk. Według stanu na grudzień 2009 r. obsadzonych było tylko 48 z tych stanowisk. 50 % środków z tytułu II (Administracja) oraz dwie trzecie środków z tytułu III przeniesiono na 2010 r. Sytuacja ta świadczy o braku spójności pomiędzy prognozowaniem budżetu i zatrudnienia. Istnieją znaczne możliwości poprawy przez Agencję planowania budżetu i zatrudnienia.
INNE KWESTIE
14. Ocena ofert finansowych złożonych w procedurze udzielania zamówienia na realizację trzech umów ramowych(12) opierała się na scenariuszach, które były niedostatecznie reprezentatywne dla zamawianych usług. Oferty finansowe różniły się znacznie zarówno pod względem cen jednostkowych, jak i podanych przez oferentów danych szacunkowych dotyczących osobodni potrzebnych do realizacji tego samego scenariusza technicznego. W procedurze udzielania zamówienia niektórzy oferenci złożyli bardzo niskie oferty finansowe. Jednakże dokumenty komisji przetargowej nie zawierały dostatecznie szczegółowych analiz ofert o niskiej wartości, a zwłaszcza niskiego oszacowania osobodni.
15. W lipcu 2007 r. Agencja udzieliła(13) zamówienia z wolnej ręki na realizację umowy ramowej o wartości 2 mln euro(14) na okres czterech lat. Do czerwca 2009 r. maksymalna kwota została w pełni wykorzystana. Mimo że w ogłoszeniu o zamówieniu nie przewidziano zwiększenia maksymalnej kwoty, Agencja w 2009 r. nadal udzielała zamówień, których wartość wyniosła 500.000 euro. Świadczy to o tym, że istnieją możliwości poprawy planowania i monitorowania procedur przetargowych.
Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Igors LUDBORŽS, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 5 października 2010 r.
| W imieniu Trybunału Obrachunkowego | |
| Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA | |
| Prezes |
______
(1) Dz.U. L 53 z 22.2.2007, s. 1.
(2) Do celów informacyjnych w tabeli skrótowo przedstawiono kompetencje i działania Agencji.
(3) Do sprawozdania tego dołączone jest sprawozdanie z zarządzania budżetem i finansami w ciągu roku, zawierające między innymi wskaźnik wykorzystania środków oraz zestawienie informacji dotyczących przesunięć środków pomiędzy różnymi pozycjami budżetowymi.
(4) Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu oraz rachunku dochodów i wydatków, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w kapitale oraz załącznika zawierającego opis istotnych zasad rachunkowości i inne informacje dodatkowe.
(5) Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje rachunek wyniku budżetowego wraz z załącznikiem.
(6) Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1.
(7) Art. 33 rozporządzenia Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 19 listopada 2002 r. (Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72).
(8) Art. 38 rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2343/2002.
(9) Zasady dotyczące przedstawiania przez agencje sprawozdania finansowego oraz prowadzenia przez nie rachunkowości określone są w rozdziale 1 tytułu VII rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2343/2002, ostatnio zmienionego rozporządzeniem (WE, Euratom) nr 652/2008 z dnia 9 lipca 2008 r. (Dz.U. L 181 z 10.07.2008, s. 23), i w tej postaci zostały włączone do regulaminu finansowego Agencji.
(10) Międzynarodowa Federacja Księgowych (IFAC) i Międzynarodowe Standardy Najwyższych Organów Kontroli (ISSAI).
(11) Ostateczna wersja rocznego sprawozdania finansowego została sporządzona w dniu 27 maja 2010 r. i wpłynęła do Trybunału w dniu 9 czerwca 2010 r. Ostateczna wersja rocznego sprawozdania finansowego, skonsolidowana ze sprawozdaniem Komisji, publikowana jest w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej do dnia 15 listopada następnego roku. Znajduje się ona na stronie internetowej http://eca.europa.eu lub www.fra.europa.eu/fraWebsite/home/home_en.htm.
(12) Umowa F/SU/09/01 na kwotę 800.000 euro, umowa F/SE/09/02 na kwotę 900.000 euro, umowa FRA-CAR-2009-T01-A (część 1) na kwotę 875.000 euro.
(13) Zastosowano procedurę negocjacyjną bez publikacji ogłoszenia o zamówieniu, ponieważ w procedurze otwartej nie złożono odpowiednich ofert (art. 126 ust. 1 lit. a) ogólnych przepisów wykonawczych).
(14) Umowa FR2-2007/3401/3402/3403/NP01.
Tabela
Europejska Agencja Praw Podstawowych (Wiedeń)
| Zakres kompetencji Unii według Traktatu | Kompetencje Agencji (rozporządzenie Rady (WE) nr 168/2007 z dnia 15 lutego 2007 r.) | Zarządzanie | Środki udostępnione Agencji w 2009 r. (w 2008 r.) | Produkty i usługi w 2009 r. (w 2008 r.) | |
| W celu wypełnienia zadań, które są jej powierzone, Komisja może zbierać wszelkie informacje i dokonywać wszelkich niezbędnych weryfikacji w granicach i na warunkach określonych przez Radę stanowiącą zwykłą większością zgodnie z postanowieniami Traktatów. (art. 337 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej) | Cele Zapewnianie pomocy oraz wiedzy fachowej w zakresie praw podstawowych odpowiednim instytucjom, organom, biurom i agencjom Unii i państw członkowskich wykonującym prawo Unii, aby zagwarantować pełne przestrzeganie praw podstawowych poprzez wsparcie przy podejmowaniu środków lub określaniu linii działania w ramach ich kompetencji. | Zadania - Gromadzenie, rejestrowanie, analiza i rozpowszechnianie stosownych, obiektywnych, rzetelnych i porównywalnych informacji, - opracowywanie metod i standardów w celu poprawy porównywalności, obiektywności i rzetelności danych na poziomie europejskim, - prowadzenie badań naukowych i sondaży, wykonywanie opracowań przygotowawczych, i studiów wykonalności, uczestnictwo w nich lub zachęcanie do ich prowadzenia, - formułowanie i publikowanie wniosków oraz opinii na tematy szczegółowe z przeznaczeniem dla instytucji Unii i państw członkowskich wdrażających prawo Unii, - publikowanie rocznego sprawozdania na temat kwestii związanych z prawami podstawowymi, które wchodzą w zakres działania Agencji, - publikowanie sprawozdań tematycznych opartych na prowadzonych przez siebie analizach, badaniach i sondażach, - publikowanie rocznego sprawozdania ze swojej działalności, - prowadzenie strategii komunikacyjnej oraz propagowanie dialogu ze społeczeństwem obywatelskim. | 1. Zarząd Skład - po jednym niezależnym członku mianowanym przez każde państwo członkowskie, jeden niezależny członek mianowany przez Radę Europy oraz dwóch przedstawicieli Komisji. Zadania - przyjmuje budżet, program prac i sprawozdania roczne, - przyjmuje budżet ostateczny i plan zatrudnienia, - wydaje opinię na temat ostatecznej wersji sprawozdania finansowego. 2. Rada Wykonawcza Skład - przewodniczący Zarządu, - wiceprzewodniczący Zarządu, - jeden przedstawiciel Komisji, - dwóch innych członków Zarządu, - członek Zarządu mianowany przez Radę Europy może uczestniczyć w spotkaniach Rady Wykonawczej. 3. Komitet naukowy Skład - jedenastu niezależnych członków o wysokich kompetencjach w dziedzinie praw podstawowych, - Zarząd mianuje członków komitetu po wystosowaniu zaproszenia do zgłaszania kandydatur i przeprowadzeniu przejrzystej procedury wyboru. 4. Dyrektor Mianowany przez Zarząd na wniosek Komisji po zaopiniowaniu przez Parlament Europejski i Radę Unii Europejskiej (które wskazują preferowanych kandydatów). 5. Kontrola zewnętrzna Trybunał Obrachunkowy. 6. Kontrola wewnętrzna Służba Audytu Wewnętrznego Komisji. 7. Organ udzielający absolutorium z wykonania budżetu Parlament działający na zalecenie Rady. | Budżet 17 mln euro (15 mln euro) z czego dotacja Unii stanowi 100% (100%) Zatrudnienie na dzień 31 grudnia 2009 r. 61 (49) stanowisk w planie zatrudnienia, w tym obsadzonych: 48 (35) + 16 (12) innych stanowisk (pracowników kontraktowych, oddelegowanych ekspertów narodowych) Pracownicy ogółem: 77 (61) Przydział stanowisk: operacyjne: 46 (37) administracyjne: 27 (19) mieszane: 4 (5) | RAXEN Liczba opracowań przygotowanych przez 27 krajowych punktów centralnych: 189 (219) Liczba spotkań: 1 (1) FRALEX Liczba opinii sporządzonych przez prawników: 27 (201) Liczba spotkań: 1 (2) Sprawozdania z badań: Liczba sprawozdań: 19 (6) Liczba spotkań: 20 (21) Sprawozdania roczne: 2 (2) Materiały niezwiązane z badaniami naukowymi: różne publikacje: 1 (13) Najważniejsze konferencje i wydarzenia: Konferencja dotycząca praw podstawowych (Fundamental Rights Conference) 1 (1) Imprezy w ramach Dnia Różnorodności: 3 (1) Współpraca z państwami członkowskimi i innymi instytucjami: państwa członkowskie: 10 (9) Rada UE: 2 (0) Komisja Europejska: 17 (17) Parlament Europejski: 2 (6) Komitet Regionów: 2 (2) Europejski Komitet Ekonomiczno-Społeczny: 1 (0) Platforma w ramach konferencji dotyczącej praw podstawowych (Fundamental Rights Conference): 2 (1) Rada Europy: 16 (25) OBWE: 6 (7) Organizacja Narodów Zjednoczonych: 3 (6) Zewnętrzne zainteresowane strony: 22 Organy wyspecjalizowane: 9 Inne spotkania i okrągłe stoły: 11 (18) |
| Źródło: Informacje przekazane przez Agencję. | |||||
ODPOWIEDZI AGENCJI
13. Agencja podejmie środki w celu możliwie największego ograniczenia przenoszonych środków. Należy zaznaczyć, że sytuacja opisana przez Trybunał spowodowana była czynnikami zewnętrznymi, takimi jak opóźnienia w zatrudnieniu spowodowane nominacją nowego dyrektora lub finalizacją istotnej umowy ramowej przez Komisję. Jednak pod koniec 2009 r. pięć wiążących prawnie ofert pracy zostało przyjętych przez kandydatów, którzy rozpoczęli pracę w marcu 2010 r.
14. Komisja oceniająca uznała, że przedstawione scenariusze były reprezentacyjne i dokładnie oceniła oferty o niskiej wartości. Agencja podejmie jednak środki w celu zagwarantowania, by scenariusze użyte do oceny przetargu były realistyczne. Uwaga będzie w szczególności skupiona na przejrzystości oraz dokumentacji metod oceny stosowanych przez komisję oceniającą. Agencja podkreśla, że do tej pory umowy wymienione przez Trybunał zostały bezproblemowo wykonane.
15. Zawarcie tych szczegółowych umów było spowodowane pilną potrzebą organizacji czterech wydarzeń, a w szczególności jednego o wysokim profilu - zorganizowanego we współpracy ze szwedzką prezydencją. Agencja rozpoczęła już podejmowanie środków mających na celu uniknięcie podobnych sytuacji przez poprawę planowania i monitorowania swoich umów.