Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji ds. Bezpieczeństwa Morskiego za rok budżetowy 2016 wraz z odpowiedzią Agencji.

Dzienniki UE

Dz.U.UE.C.2017.417.156

Akt nienormatywny

Wersja od: 6 grudnia 2017 r.

SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji ds. Bezpieczeństwa Morskiego za rok budżetowy 2016 wraz z odpowiedzią Agencji

(2017/C 417/24)

(Dz.U.UE C z dnia 6 grudnia 2017 r.)

WPROWADZENIE

1. Europejska Agencja ds. Bezpieczeństwa Morskiego (zwana dalej "Agencją", inaczej "EMSA") z siedzibą w Lizbonie została ustanowiona rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1406/2002 ¹ . Zadania Agencji obejmują zapewnienie wysokiego poziomu bezpieczeństwa morskiego i zapobieganie zanieczyszczeniom powodowanym przez statki, zapewnianie pomocy technicznej Komisji i państwom członkowskim oraz monitorowanie wdrażania prawodawstwa UE i ocenę jego skuteczności.

2. W tabeli przedstawiono najważniejsze dane liczbowe dotyczące Agencji ² .

Tabela

Najważniejsze dane liczbowe dotyczące Agencji

	2015	2016
Budżet (w mln euro) ^(1)	64,8	71,1
Łączna liczba personelu na dzień 31 grudnia ^(2)	246	246
^(1) Dane dotyczące budżetu są oparte na kwotach środków na płatności. ^(2) Personel obejmuje urzędników, pracowników zatrudnionych na czas określony i pracowników kontraktowych oraz oddelegowanych ekspertów krajowych. Źródło: Dane przekazane przez Agencję.

INFORMACJE LEŻĄCE U PODSTAW POŚWIADCZENIA WIARYGODNOŚCI

3. Przyjęte przez Trybunał podejście kontrolne obejmuje analityczne procedury kontrolne, bezpośrednie badanie transakcji oraz ocenę kluczowych mechanizmów kontrolnych w stosowanych przez Agencję systemach nadzoru i kontroli. Elementami uzupełniającymi to podejście są dowody uzyskane na podstawie prac innych kontrolerów oraz analiza oświadczeń kierownictwa.

OPINIA

4. Trybunał zbadał:

a) sprawozdanie finansowe Agencji obejmujące sprawozdanie finansowe ^3  oraz sprawozdanie z wykonania budżetu ^4  za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r.;

b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania,

zgodnie z wymogami art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE).

Wiarygodność rozliczeń

Opinia na temat wiarygodności rozliczeń

5. W opinii Trybunału sprawozdanie Agencji za rok zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r. przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach sytuację finansową Agencji na dzień 31 grudnia 2016 r. oraz wyniki transakcji, przepływy pieniężne i zmiany w aktywach netto za zakończony w tym dniu rok budżetowy, zgodnie z przepisami jej regulaminu finansowego i z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji. Opierają się one na powszechnie przyjętych międzynarodowych standardach rachunkowości sektora publicznego.

Legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw rozliczeń

Dochody

Opinia na temat legalności i prawidłowości dochodów leżących u podstaw rozliczeń

6. W opinii Trybunału dochody leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

Płatności

Opinia na temat legalności i prawidłowości płatności leżących u podstaw rozliczeń

7. W opinii Trybunału płatności leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

Zadania kierownictwa i osób odpowiedzialnych za zarządzanie

8. Na mocy art. 310-325 TFUE oraz regulaminu finansowego Agencji kierownictwo odpowiada za sporządzenie i prezentację sprawozdania finansowego zgodnie z powszechnie przyjętymi międzynarodowymi standardami rachunkowości sektora publicznego oraz za legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Do zadań kierownictwa należy także zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie systemu kontroli wewnętrznych umożliwiającego sporządzenie i prezentację sprawozdania finansowego, które nie zawiera istotnych zniekształceń spowodowanych nadużyciem lub błędem. Kierownictwo odpowiada również za dopilnowanie, by ujęte w sprawozdaniu finansowym działania, transakcje finansowe i informacje były zgodne z odpowiednimi przepisami ustawowymi i wykonawczymi. Kierownictwo Agencji ponosi ostateczną odpowiedzialność za legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw sprawozdania.

9. Przy sporządzaniu sprawozdania kierownictwo odpowiada za ocenę zdolności Agencji do kontynuacji działalności, za ujawnienie, w stosownych przypadkach, problematycznych kwestii związanych z kontynuacją działalności oraz za prowadzenie rachunkowości przy założeniu kontynuacji działalności.

10. Do zadań osób odpowiedzialnych za zarządzanie należy nadzór nad sprawozdawczością finansową Agencji.

Zadania Trybunału dotyczące kontroli sprawozdania i transakcji leżących u jego podstaw

11. Celem Trybunału jest uzyskanie wystarczającej pewności, że sprawozdanie finansowe Agencji nie zawiera istotnych zniekształceń, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe, a także przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie bądź innym organom udzielającym absolutorium, na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego wiarygodności rozliczeń oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u ich podstaw. Wystarczająca pewność oznacza wysoki poziom pewności, lecz nie stanowi gwarancji, że kontrola zawsze wykaże istotne zniekształcenia lub niezgodności, jeżeli takie istnieją. Mogą one być spowodowane nadużyciem lub błędem i są uważane za istotne, jeżeli można zasadnie oczekiwać, że pojedynczo lub łącznie wpłyną one na decyzje gospodarcze podejmowane przez użytkowników na podstawie takiego sprawozdania.

12. W ramach kontroli stosuje się procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Wybór tych procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia - w wyniku nadużycia lub błędu - istotnych zniekształceń sprawozdania rocznego lub istotnej niezgodności transakcji leżących u jego podstaw z wymogami przepisów prawa Unii Europejskiej. W celu opracowania procedur kontroli stosownych do okoliczności (lecz nie na potrzeby sformułowania opinii na temat skuteczności systemu kontroli wewnętrznych) Trybunał, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznych wykorzystywany do sporządzania i rzetelnej prezentacji sprawozdania oraz do zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji leżących u jego podstaw. Kontrola obejmuje również ocenę stosowności przyjętych zasad (polityki) rachunkowości oraz racjonalności szacunków księgowych dokonanych przez kierownictwo, a także ocenę ogólnej prezentacji sprawozdania.

13. Jeżeli chodzi o dochody, Trybunał weryfikuje dotacje otrzymane od Komisji Europejskiej oraz ocenia stosowane przez Agencję procedury poboru opłat i ewentualnych innych dochodów.

14. Jeżeli chodzi o wydatki, Trybunał bada transakcje płatnicze po tym, jak wydatki zostaną poniesione, ujęte i zatwierdzone. Zaliczki bada się po przedstawieniu przez odbiorcę środków uzasadnienia ich właściwego wykorzystania oraz po przyjęciu tego uzasadnienia przez Agencję w drodze rozliczenia danej zaliczki, w tym samym roku lub w latach kolejnych.

15. Sporządzając niniejsze sprawozdanie zawierające poświadczenie wiarygodności, Trybunał uwzględnił wyniki badania sprawozdania finansowego Agencji przeprowadzonego przez niezależnego audytora zewnętrznego zgodnie z przepisami art. 208 ust. 4 rozporządzenia finansowego UE ^5 .

16. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.

UWAGI DOTYCZĄCE MECHANIZMÓW KONTROLI WEWNĘTRZNEJ

17. W 2014 r. Agencja zawarła umowę ramową na kwotę 3,5 mln euro na zakup towarów i usług informatycznych przez okres sześciu lat. Agencja nie doszacowała potrzeb i prawdopodobnej wartości umowy, przez co do końca 2016 r. wykorzystano już 80 % środków. Nowe postępowanie o udzielenie zamówienia musi zostać wszczęte cztery lata wcześniej, niż oczekiwano, co generuje dodatkowe koszty administracyjne.

18. W 2016 r. Agencja zawarła siedem umów ramowych na zakup systemów reagowania na zanieczyszczenia olejami. Każda umowa ramowa (stanowiąca jedną część w postępowaniu o udzielenie zamówienia) obejmowała konkretny rodzaj sprzętu. Postępowanie o udzielenie zamówienia wszczęto w oparciu o założenie, że łączna wartość siedmiu umów ramowych wyniesie 7 mln euro. Założenie to opierało się jednak na niedoszacowanych potrzebach Agencji, w związku z czym podpisano siedem umów ramowych, z których każda opiewa na kwotę 7 mln euro, co oznacza, że łączna wartość umów wyniosła 49 mln euro.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Baudilio TOMÉ MUGURUZA, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 17 października 2017 r.

	W imieniu Trybunału Obrachunkowego
	Klaus-Heiner LEHNE
	Prezes

ODPOWIEDŹ EMSA

18. Określenie potrzeb związanych z tą umową było szczególnie trudne, ponieważ w czasie przeprowadzania postępowania o udzielenie zamówienia wciąż trwały negocjacje dotyczące umowy o delegowaniu zadań dla Copernicus i, co ważniejsze, nie było jasne, czy i w jakim stopniu w ramach tej umowy będą się kwalifikować koszty informatyczne, głownie w związku z kwestią podejścia do szczególnych potrzeb w zakresie Copernicus w hybrydowym i złożonym otoczeniu informatycznym w EMSA. W czasie zawarcia umowy nie można było przewidzieć faktu, że na Copernicus zostanie wykorzystana większą część wyżej wymienionej umowy ramowej.

19. Pierwotnie przewidziano wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia składającego się z sześciu partii z całkowitym budżetem wynoszącym 7 mln euro bez VAT-u. Jednakże w okresie między wstępnym oszacowaniem potrzeb i faktycznym wszczęciem postępowania przewidziane potrzeby uległy zmianie i w związku z tym postępowanie o udzielenie zamówienia wszczęto z inną ilością partii i innych pułapem budżetowym na partię.

Cały pakiet dokumentacji przetargowej (specyfikacja istotnych warunków zamówienia, projekt umowy, ogłoszenie o zamówieniu, sprawozdanie dla urzędnika zatwierdzającego, decyzja o udzieleniu zamówienia i ogłoszenie o udzieleniu zamówienia) odpowiednio dostosowano i opublikowano w spójny sposób ze wskazaniem na 7 mln euro na partię.

¹ Dz.U. L 208 z 5.8.2002, s. 1.

² Więcej informacji na temat kompetencji i działalności Agencji można znaleźć na jej stronie internetowej: www.emsa.europa.eu.

³ Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu, sprawozdania z finansowych wyników działalności, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w aktywach netto oraz opisu znaczących zasad (polityki) rachunkowości i informacji dodatkowej.

⁴ Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje sprawozdanie, które przedstawia zbiorczo wszystkie operacje budżetowe, i informację dodatkową.

⁵ Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 (Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1).