Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji ds. Bezpieczeństwa na Morzu za rok budżetowy 2012 wraz z odpowiedziami Agencji.

Dzienniki UE

Dz.U.UE.C.2013.365.165

Akt nienormatywny

Wersja od: 13 grudnia 2013 r.

SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji ds. Bezpieczeństwa na Morzu za rok budżetowy 2012 wraz z odpowiedziami Agencji

(2013/C 365/23)

(Dz.U.UE C z dnia 13 grudnia 2013 r.)

WPROWADZENIE

1. Europejska Agencja ds. Bezpieczeństwa na Morzu (zwana dalej "Agencją", inaczej "EMSA") z siedzibą w Lizbonie została ustanowiona rozporządzeniem (WE) nr 1406/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady ¹ . Zadania Agencji obejmują zapewnienie wysokiego poziomu bezpieczeństwa na morzu i zapobieganie zanieczyszczeniom ze statków, zapewnienie pomocy technicznej Komisji i państwom członkowskim oraz kontrolę stosowania prawodawstwa Unii i ocenę jego skuteczności ² .

INFORMACJE LEŻĄCE U PODSTAW POŚWIADCZENIA WIARYGODNOŚCI

2. Przyjęte przez Trybunał podejście kontrolne obejmuje analityczne procedury kontrolne, bezpośrednie badanie transakcji oraz ocenę kluczowych mechanizmów kontrolnych w stosowanych przez Agencję systemach nadzoru i kontroli. Elementami uzupełniającymi to podejście są dowody uzyskane na podstawie prac innych kontrolerów (w stosownych przypadkach) oraz analiza oświadczeń kierownictwa.

POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI

3. Na mocy postanowień art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE) Trybunał zbadał:

a) roczne sprawozdanie finansowe Agencji obejmujące sprawozdanie finansowe ^3 oraz sprawozdanie z wykonania budżetu ^4 za rok budżetowy zakończony 31 grudnia 2012 r.; jak również

b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania.

Zadania kierownictwa

4. Na mocy art. 33 i 43 rozporządzenia Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 ^5 kierownictwo odpowiada za sporządzenie i rzetelną prezentację rocznego sprawozdania finansowego Agencji oraz za legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw: a) Zadania kierownictwa w zakresie rocznego sprawozdania finansowego Agencji obejmują: zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie systemu kontroli wewnętrznej umożliwiającego sporządzenie i rzetelną prezentację sprawozdania finansowego, które nie zawiera istotnych zniekształceń spowodowanych nadużyciem lub błędem, a także wybór i stosowanie właściwych zasad (polityki) rachunkowości na podstawie zasad rachunkowości przyjętych przez księgowego Komisji ^6 oraz sporządzanie szacunków księgowych, które są racjonalne w danych okolicznościach. Dyrektor zatwierdza roczne sprawozdanie finansowe Agencji po tym, jak zostanie ono sporządzone przez księgowego Agencji na podstawie wszystkich dostępnych informacji. Do sprawozdania finansowego księgowy dołącza oświadczenie, w którym stwierdza między innymi, czy uzyskał wystarczającą pewność, że daje ono prawdziwy i rzetelny obraz sytuacji finansowej Agencji we wszystkich istotnych aspektach. b) Zadania kierownictwa w zakresie legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń i zgodności z zasadą należytego zarządzania finansami obejmują zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie skutecznego i wydajnego systemu kontroli wewnętrznej, w tym właściwego nadzoru, jak również podejmowanie odpowiednich działań w celu zapobiegania nieprawidłowościom i nadużyciom finansowym oraz - w razie konieczności - wszczynanie postępowań sądowych w celu odzyskania nienależnie wypłaconych lub niewłaściwie wykorzystanych środków finansowych.

Zadania Trybunału

5. Zadaniem Trybunału jest przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie ^7 , na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego Agencji oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Trybunał przeprowadza kontrolę zgodnie z wydanymi przez IFAC Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej i kodeksem etyki oraz z Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli wydanymi przez INTOSAI (ISSAI). Zgodnie z tymi standardami Trybunał zobowiązany jest zaplanować i przeprowadzić kontrolę w taki sposób, aby uzyskać wystarczającą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe Agencji nie zawiera istotnych zniekształceń, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe. 6. W ramach kontroli stosuje się procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w rocznym sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Dobór procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia - w wyniku nadużycia lub błędu - istotnego zniekształcenia w rocznym sprawozdaniu finansowym lub istotnej niezgodności transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania z wymogami przepisów Unii Europejskiej. W celu zaprojektowania procedur kontroli odpowiednich w danych okolicznościach kontroler, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej w zakresie dotyczącym sporządzania i rzetelnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego oraz systemy nadzoru i kontroli wprowadzone celem zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Kontrola obejmuje także ocenę stosowności przyjętych zasad (polityki) rachunkowości oraz racjonalności sporządzonych szacunków księgowych, a także ocenę ogólnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego. 7. Trybunał uznał, że uzyskane dowody kontroli stanowią wystarczającą i odpowiednią podstawę do wydania poświadczenia wiarygodności.

Opinia na temat wiarygodności rozliczeń

8. W opinii Trybunału roczne sprawozdanie finansowe Agencji przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach jej sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2012 r. oraz wyniki transakcji i przepływy pieniężne za kończący się tego dnia rok, zgodnie z przepisami jej regulaminu finansowego oraz z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji.

Opinia na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń

9. W opinii Trybunału transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Agencji za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2012 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

10. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.

UWAGI DOTYCZĄCE LEGALNOŚCI I PRAWIDŁOWOŚCI TRANSAKCJI

11. Zobowiązanie budżetowe na kwotę 0,8 mln euro nie było związane z istniejącym zobowiązaniem prawnym, a zatem było nieprawidłowe.

UWAGI DOTYCZĄCE MECHANIZMÓW KONTROLNYCH

12. Dla wytworzonych wewnętrznie wartości niematerialnych i prawnych procedury księgowe i informacje dotyczące kosztów nie są w pełni wiarygodne.

INNE UWAGI

13. Trybunał stwierdził niedociągnięcia w zakresie przejrzystości dwóch procedur naboru pracowników przeprowadzonych w pierwszej połowie 2012 r. Pytania na egzaminy pisemne i rozmowy kwalifikacyjne ani ich wagi nie zostały przygotowane przed rozpoczęciem przeglądu kandydatur. Również progi punktowe warunkujące umieszczenie na liście odpowiednich kandydatów nie zostały określone przed rozpoczęciem przeglądu kandydatur. W następstwie zeszłorocznych uwag Trybunału Agencja podjęła jednak działania korygujące i w przypadku dwóch procedur naboru pracowników przeprowadzonych w drugiej połowie 2012 r. niedociągnięć tych już nie stwierdzono.

DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z ZESZŁOROCZNYMI UWAGAMI

14. Przegląd działań naprawczych podjętych w wyniku uwag zgłoszonych przez Trybunał w roku poprzednim przedstawiono w załączniku I.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Louis GALEA, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 9 lipca 2013 r.

	W imieniu Trybunału Obrachunkowego
	Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
	Prezes

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK  I

 Działania podjęte w związku z zeszłorocznymi uwagami

Rok	Uwagi Trybunału	Działania naprawcze (zrealizowane / w trakcie realizacji / niepodjęte / brak danych lub nie dotyczy)
2011	Budżet Agencji na rok 2011^(1) wyniósł 56 mln euro w porównaniu z 51 mln euro w budżecie za rok poprzedni. Zobowiązania budżetowe w wysokości 0,9 mln euro nie były związane z istniejącymi zobowiązaniami prawnymi. Agencja powinna była umorzyć i zwrócić tę kwotę Komisji na początku 2012 r. Agencja rozpoczęła jednak ten proces zbyt późno. W związku z tym i z uwagi na ograniczenia nałożone przez system informatyczny środki zostaną zablokowane na okres jednego roku oraz zostaną umorzone i zwrócone dopiero pod koniec 2012 r.	w trakcie realizacji
2011	Trybunał stwierdził potrzebę poprawy systemu zarządzania aktywami przez Agencję. Istnieją niewyjaśnione różnice między zaksięgowaną roczną a skumulowaną amortyzacją. Dla wytworzonych wewnętrznie wartości niematerialnych i prawnych procedury księgowości i informacje dotyczące kosztów nie są wiarygodne. Brakuje dowodów przeprowadzenia w wymaganym terminie spisu z natury sprzętu administracyjnego.	zrealizowane co do spisu z natury niepodjęte co do wytworzonych wewnętrznie wartości niematerialnych i prawnych
2011	W grudniu 2011 r. Agencja sprzedała dwa zestawy zgarniaczy do zastosowania przy oczyszczaniu wód z wycieków ropy naftowej. Celem było otrzymanie przynajmniej wartości księgowej netto w kwocie 319.050 euro. Z uwagi na to, że cena minimalna została błędnie określona poniżej wartości księgowej netto, sprzęt został sprzedany ze stratą w wysokości 93.950 euro.	brak danych lub nie dotyczy
2011	Przejrzystość procedur naboru pracowników wymaga dalszej poprawy. Progi punktowe umożliwiające otrzymanie zaproszenia na rozmowę kwalifikacyjną, pytania na egzaminy pisemne i rozmowy kwalifikacyjne oraz odpowiadające im wagi do celów oceny kandydatów nie zostały określone przed przystąpieniem do badania kandydatur.	zrealizowane
^(1) Zgodnie z trzecim budżetem korygującym z dnia 3.12.2011, nieopublikowanym jeszcze w Dzienniku Urzędowym; przedstawiono jedynie środki bieżące z tego roku.

ZAŁĄCZNIK  II

 Europejska Agencja ds. Bezpieczeństwa na Morzu (Lizbona) Kompetencje i zadania

Zakres kompetencji Unii według Traktatu	Wspólna polityka transportowa
(art. 100 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej)	"Parlament Europejski i Rada, stanowiąc zgodnie ze zwykłą procedurą ustawodawczą, mogą ustanowić odpowiednie przepisy dotyczące transportu morskiego i lotniczego".
Kompetencje Agencji (rozporządzenie (WE) nr 1406/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady, zmienione rozporządzeniami (WE) nr 1644/2003 i (WE) nr 724/2004)	Cele Europejska Agencja ds. Bezpieczeństwa na Morzu została ustanowiona w celu zapewnienia wysokiego, jednolitego i skutecznego poziomu bezpieczeństwa na morzu i zapobiegania zanieczyszczeniom ze statków w obrębie Unii. Agencja zapewnia państwom członkowskim i Komisji potrzebną pomoc techniczną i naukową o wysokim poziomie wiedzy fachowej, w celu udzielenia im wsparcia w zakresie: - weryfikacji, czy prawodawstwo Unii Europejskiej jest właściwie stosowane w zakresie bezpieczeństwa na morzu, zabezpieczeń na morzu i zapobiegania zanieczyszczeniom ze statków, - monitorowania wprowadzania tego prawodawstwa w życie, - oceny skuteczności wprowadzonych środków. Opracowano usługi operacyjne i zaoferowano je państwom członkowskim oraz Komisji w celu wyeliminowania problemu zanieczyszczeń pochodzących ze statków w obrębie Unii oraz usługi w zakresie monitorowania ruchu statków oraz obserwacji morza. Opracowano systemy w celu wsparcia stosowania odpowiedniego prawodawstwa (system informacji THETIS w obrębie kontroli państwa portu, platforma informacyjna EMCIP w sprawie wypadków morskich, STCW-IS w obszarze szkoleń i wydawania świadectw dla marynarzy itp.). Zadania Zadania Agencji można podzielić na cztery podstawowe obszary działalności zgodnie z rozporządzeniem ją ustanawiającym oraz z odpowiednim prawodawstwem UE. Po pierwsze Agencja pomaga Komisji w monitorowaniu wprowadzania w życie prawodawstwa UE związanego między innymi z przeglądem statków i wydawaniem świadectw, wydawaniem świadectw wyposażenia statków, zabezpieczeniami na statkach, szkoleniami dla marynarzy oraz kontrolą państwa portu. Ponadto Agencja opracowuje i prowadzi systemy informacji morskiej na szczeblu UE. Istotnymi przykładami są system monitorowania i informacji o ruchu statków SafeSeaNEt (SSN) umożliwiający śledzenie ruchu statków i przewożonych przez nie ładunków oraz wypadków na pokładzie w obrębie UE, a także centrum danych EU LRIT umożliwiające identyfikację i śledzenie na całym świecie ruchu statków pływających pod banderą UE. Jednocześnie system gotowości do zwalczania zanieczyszczeń morskich olejami oraz reagowania na nie, obejmujący europejską sieć statków szybkiego reagowania na wypadek wycieku ropy oraz europejski system satelitarnego monitorowania wycieków ropy (CleanSeaNet), przyczynia się do działania skutecznego systemu ochrony wybrzeży i wód UE przed zanieczyszczeniami pochodzącymi ze statków. Ponadto Agencja zapewnia Komisji doradztwo naukowo-techniczne w dziedzinie bezpieczeństwa morskiego i zapobiegania zanieczyszczeniom ze statków poprzez ciągły proces oceny skuteczności realizowanych działań oraz aktualizację i przygotowywanie nowego prawodawstwa. Agencja pomaga również państwom członkowskim i ułatwia współpracę między nimi oraz rozpowszechnia dobre praktyki.
Zarządzanie	Rada Administracyjna Skład Po jednym przedstawicielu każdego państwa członkowskiego, czterech przedstawicieli Komisji i czterech przedstawicieli właściwych sektorów zawodowych bez prawa głosu. Zadania - przyjmuje wieloletni strategiczny plan zatrudnienia, roczny budżet, program prac, sprawozdanie roczne i szczegółowy plan w zakresie gotowości Agencji do działań w razie wystąpienia zanieczyszczeń, - nadzoruje prace dyrektora zarządzającego. Dyrektor zarządzający Mianowany przez Radę Administracyjną. Komisja może zaproponować jednego kandydata lub większą ich liczbę. Kontrola zewnętrzna Europejski Trybunał Obrachunkowy. Kontrola wewnętrzna - Służba Audytu Wewnętrznego Komisji. - Jednostka kontroli wewnętrznej Agencji. Organ udzielający absolutorium z wykonania budżetu Parlament Europejski działający na zalecenie Rady.
Środki udostępnione Agencji w roku 2012 (2011)	Ostateczny budżet Środki na zobowiązania (C1) 55,1 (56,4) mln euro Środki na płatności (C1) 57,5 (56,4) mln euro Budżety korygujące opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej obejmują wiele źródeł finansowania, z czego C1 jest praktycznie jedynym źródłem finansowania. W celu zachowania jasności i przejrzystości podano wyłącznie dominujące, a zatem istotne środki C1 przyznane w budżecie. Zatrudnienie na dzień 31 grudnia 2012 r.: Pracownicy etatowi 213 (208) stanowisk w planie zatrudnienia, w tym obsadzonych: 204 (197) Pracownicy kontraktowi 29 (29) stanowisk w planie zatrudnienia, w tym obsadzonych: 25 (25) Oddelegowani eksperci krajowi: 15 (15) stanowisk w planie zatrudnienia, w tym obsadzonych: 12 (15)
Produkty i usługi w roku 2012	- 53 warsztaty oraz inne wydarzenia (1 300 uczestników warsztatów),
	- 28 różnych sesji szkoleniowych, w ramach których przeszkolono 734 krajowych ekspertów,
	- 109 inspekcji i wizyt,
	- SSN: operacyjny przez 99,33 % czasu w ciągu roku,
	- 2 234 zdjęcia satelitarne zamówione i przeanalizowane za pomocą CleanSeaNet,
	- centrum danych EU LRIT: operacyjne przez 99,26 % czasu w ciągu roku,
	- 16 umów dotyczących statków usuwających zanieczyszczenia,
	- 65 próbnych alarmów i 33 ćwiczenia ze statkami usuwającymi zanieczyszczenia (16 działań operacyjnych i 17 działań w zakresie procedur zgłoszeniowych),
	- usługa wsparcia morskiego EMSA czynna całą dobę, we wszystkie dni tygodnia,
	- system informacji THETIS: operacyjny przez 99,23 % czasu w ciągu roku.
Źródło: informacje przekazane przez Agencję.

ODPOWIEDZI AGENCJI

11. Agencja wdrożyła procedury zamknięcia roku budżetowego w zakresie analiz pozostałych zobowiązań budżetowych, aby uniknąć nieprawidłowych przeniesień. Wspomniana przez Trybunał kwota 0,8 mln euro dotyczy jednej umowy spośród 327 przeniesień. Umowa dotycząca ciągłych usług w zakresie systemu identyfikacji i śledzenia dalekiego zasięgu (LRIT) miała zostać podpisana przez wszystkie strony przed końcem roku. Nie anulowano więc przeznaczonej kwoty, tylko ją przeniesiono. Wykonawca podpisał umowę w dniu 26 grudnia 2012 r., a EMSA otrzymała podpisaną umowę w dniu 31 grudnia 2012 r.; nie miała więc możliwości kontrasygnowania umowy przed początkiem 2013 r.

12. W związku z uwagami Trybunału Obrachunkowego i biorąc pod uwagę fakt, że Agencja w przyszłości wytworzy więcej wartości niematerialnych i prawnych, księgowy Agencji opracuje i wdroży wewnętrzne wytyczne dotyczące wartości niematerialnych i prawnych do stosowania od 2013 r.

13. Agencja potwierdza, że wdrożyła działania korygujące.

¹ Dz.U. L 208 z 5.8.2002, s. 1.

² Do celów informacyjnych w załączniku II skrótowo przedstawiono kompetencje i działania Agencji.

³ Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu oraz rachunku wyniku ekonomicznego, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w aktywach netto oraz opisu znaczących zasad (polityki) rachunkowości i informacji dodatkowej.

⁴ Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje rachunek wyniku budżetowego wraz z załącznikiem.

⁵ Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72.

⁶ Zasady rachunkowości przyjęte przez księgowego Komisji opierają się na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości Sektora Publicznego (IPSAS) wydanych przez Międzynarodową Federację Księgowych, a w kwestiach nimi nieobjętych - na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości (MSR) / Międzynarodowych Standardach Sprawozdawczości Finansowej (MSSF) wydanych przez Radę Międzynarodowych Standardów Rachunkowości.

⁷ Art. 185 ust. 2 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 (Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1).