Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji ds. Bezpieczeństwa na Morzu za rok budżetowy 2008, wraz z odpowiedziami Agencji.
Dz.U.UE.C.2009.304.55
Akt nienormatywnydotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji ds. Bezpieczeństwa na Morzu za rok budżetowy 2008, wraz z odpowiedziami Agencji
(2009/C 304/11)
(Dz.U.UE C z dnia 15 grudnia 2009 r.)
WSTĘP
1. Europejska Agencja ds. Bezpieczeństwa na Morzu (zwana dalej Agencją), z siedzibą w Lizbonie, została ustanowiona na mocy rozporządzenia (WE) nr 1406/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 27 czerwca 2002 r.(1). Zadania Agencji obejmują zapewnienie wysokiego poziomu bezpieczeństwa na morzu i zapobieganie zanieczyszczeniom ze statków, zapewnienie pomocy technicznej Komisji i państwom członkowskim oraz kontrolę stosowania prawodawstwa wspólnotowego i ocenę jego skuteczności(2).
2. Budżet Agencji na 2008 r. wyniósł 50,2 mln euro w porównaniu z 48,2 mln euro w budżecie na rok poprzedni. Liczba zatrudnionych przez Agencję pracowników wyniosła na koniec roku 211 w porównaniu ze 179 w roku poprzednim.
| POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI |
| 3. Na mocy postanowień art. 248 Traktatu Trybunał zbadał roczne sprawozdanie finansowe(3) Agencji obejmujące "sprawozdanie finansowe"(4) oraz "sprawozdanie z wykonania budżetu"(5) za rok budżetowy zakończony dnia 31 grudnia 2008 r., jak również zbadał legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. |
| 4. Niniejsze poświadczenie jest skierowane do Parlamentu Europejskiego i Rady na mocy art. 185 ust. 2 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002(6). |
| Zadania dyrektora |
| 5. Jako urzędnik zatwierdzający, dyrektor realizuje dochody i wydatki budżetu zgodnie z przepisami finansowymi Agencji, na własną odpowiedzialność oraz w granicach zatwierdzonych środków(7). Dyrektor odpowiada za ustanowienie(8) struktury organizacyjnej oraz systemów i procedur zarządzania i kontroli wewnętrznej związanych ze sporządzaniem ostatecznego sprawozdania finansowego(9), które jest wolne od istotnych nieprawidłowości wynikających z nadużyć lub błędów, a także za zapewnianie legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. |
| Zadania Trybunału |
| 6. Zadaniem Trybunału jest przedstawienie, na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego Agencji oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. |
| 7. Trybunał przeprowadził kontrolę zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej wydanymi przez IFAC i Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli wydanymi przez INTOSAI (ISSAI)(10) oraz opracowanymi przez te organizacje kodeksami etyki. Zgodnie z tymi standardami Trybunał zobowiązany jest przestrzegać wymogów etycznych oraz zaplanować i przeprowadzić kontrolę w taki sposób, aby uzyskać wystarczającą pewność, że sprawozdanie finansowe nie zawiera istotnych nieprawidłowości, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe. |
| 8. W ramach kontroli Trybunał stosuje procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Wybór tych procedur zależy od osądu kontrolerów Trybunału, podobnie jak ocena ryzyka wystąpienia istotnych nieprawidłowości w sprawozdaniu finansowym lub nielegalnych bądź nieprawidłowych transakcji, wynikających z nadużyć lub błędów. W celu opracowania procedur kontroli stosownych do okoliczności Trybunał, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej danej organizacji związany ze sporządzaniem i prezentacją jej sprawozdania finansowego. Kontrola Trybunału obejmuje także ocenę stosowności przyjętych zasad rachunkowości oraz racjonalność szacunków księgowych sporządzonych przez kierownictwo, jak również ocenę ogólnej prezentacji sprawozdania finansowego. |
| 9. Trybunał uznał, że uzyskane dowody kontroli są wystarczające i właściwe, aby stanowić podstawę do wydania poniższych opinii. |
| Opinia na temat wiarygodności rozliczeń |
| 10. W opinii Trybunału roczne sprawozdanie finansowe Agencji(11) rzetelnie przedstawia, we wszystkich istotnych aspektach, sytuację finansową Agencji na dzień 31 grudnia 2008 r. oraz wyniki transakcji i przepływów pieniężnych za kończący się tego dnia rok, zgodnie z przepisami jej regulaminu finansowego. |
| Opinia na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń |
| 11. W opinii Trybunału transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Agencji za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2008 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
12. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.
UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM I FINANSAMI
13. Procedury przygotowania budżetu nie były wystarczająco rygorystycznie stosowane, co spowodowało dużą liczbę przesunięć budżetowych(12). Od czerwca do listopada 2008 r. ponad 2 mln euro środków przeznaczonych na koszty osobowe przesunięto do linii budżetowych dotyczących wydatków administracyjnych. Umożliwiło to zwiększenie kwoty środków przeniesionych na 2009 r. i zmniejszenie kwoty podlegającej zwrotowi do Komisji. Ponadto wysoki wskaźnik anulowania środków na płatności przeznaczonych na działania operacyjne (7,5 mln euro) świadczy o uchybieniach w zakresie planowania i monitorowania tych działań.
14. Podobnie jak w 2007 r.(13), zobowiązania prawne zaciągnięto przed odpowiadającymi im zobowiązaniami budżetowymi(14).
INNE KWESTIE
15. Agencja nie sporządziła wieloletniego programu prac określającego wskaźniki wykonania, jak wymagają tego przepisy rozporządzenia finansowego. Roczny program prac Agencji nie jest powiązany z jej budżetem na zobowiązania i w znacznym stopniu opiera się na prognozach płatności. Zmiany w budżecie dokonywane są bez jednoczesnego modyfikowania programu prac, nawet jeżeli mają one znaczący wpływ. Wprowadzenie systemu budżetowania zadaniowego ułatwiłoby powiązanie w jasny sposób programu prac z prognozami finansowymi.
Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Trybunał Obrachunkowy w Luksemburgu na posiedzeniu w dniu 8 października 2009 r.
| W imieniu Trybunału Obrachunkowego | |
| Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA | |
| Prezes |
______
(1) Dz.U. L 208 z 5.8.2002, s. 1.
(2) Do celów informacyjnych w tabeli skrótowo przedstawiono kompetencje i działania Agencji.
(3) Do sprawozdania tego dołączone jest sprawozdanie z zarządzania budżetem i finansami w ciągu roku, zawierające między innymi wskaźnik wykorzystania środków oraz zestawienie informacji dotyczących przesunięć środków pomiędzy różnymi pozycjami budżetowymi.
(4) Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu oraz rachunku dochodów i wydatków, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w kapitale oraz załącznika, zawierającego opis istotnych zasad rachunkowości i inne informacje dodatkowe.
(5) Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje rachunek wyniku budżetowego wraz z załącznikiem.
(6) Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1.
(7) Art. 33 rozporządzenia Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 23 grudnia 2002 r. (Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72).
(8) Art. 38 rozporządzenia Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002.
(9) Zasady dotyczące przedstawiania przez agencje sprawozdania finansowego oraz prowadzenia przez nie rachunkowości określone są w rozdziale 1 tytułu VII rozporządzenia Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002, ostatnio zmienionego rozporządzeniem Komisji (WE, Euratom) nr 652/2008 z dnia 9 lipca 2008 r. (Dz.U. L 181 z 10.7.2008, s. 23), i w tej postaci zostały włączone do regulaminu finansowego Agencji.
(10) Międzynarodowa Federacja Księgowych (IFAC) i Międzynarodowe Standardy Najwyższych Organów Kontroli (ISSAI).
(11) Ostateczna wersja rocznego sprawozdania finansowego została sporządzona w dniu 11 czerwca 2009 r. i wpłynęła do Trybunału w dniu 2 lipca 2009 r. Ostateczna wersja rocznego sprawozdania finansowego skonsolidowana ze sprawozdaniem Komisji publikowana jest w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej do dnia 15 listopada następnego roku. Znajduje się ono na następującej stronie internetowej: http://eca.europa.eu lub http://www.emsa.europa.eu
(12) 52 przypadki przesunięcia środków w 2008 r.
(13) Pkt 8 sprawozdania za 2007 r. (Dz.U. C 311 z 5.12.2008, s. 58).
(14) Cztery przypadki o łącznej wartości 5,2 mln euro wobec ogólnej kwoty zobowiązań w 2008 r. w wysokości 46,4 mln euro.
Tabela
Europejska Agencja ds. Bezpieczeństwa na Morzu (Lizbona)
| Zakres kompetencji wspólnotowych według Traktatu | Kompetencje Agencji określone w rozporządzeniu (WE) Parlamentu Europejskiego i Rady nr 1406/2002 zmienionym rozporządzeniami (WE) nr 1644/2003 i (WE) nr 724/2004 | Zarządzanie | Środki udostępnione Agencji w 2008 r. (w 2007 r.) | Produkty i usługi w 2008 r. | |
| Wspólna polityka transportowa Rada, stanowiąc większością kwalifikowaną, może zadecydować, czy, w jakim zakresie i w jakim trybie właściwe przepisy mogą być przyjęte dla transportu morskiego i lotniczego. (art. 80 Traktatu) | Cele - Zapewnienie wysokiego, jednolitego i skutecznego poziomu bezpieczeństwa na morzu i zapobieganie zanieczyszczeniom ze statków, - zapewnianie pomocy technicznej i naukowej Komisji i państwom członkowskim, - kontrola stosowania prawodawstwa wspólnotowego w tym zakresie oraz ocena skuteczności podejmowanych środków, - wprowadzenie metod operacyjnych w celu walki z zanieczyszczeniem wód europejskich. | Zadania - Wspomaganie Komisji w tworzeniu i wykonywaniu prawodawstwa wspólnotowego, - monitorowanie funkcjonowania wspólnotowego systemu kontroli państwa portu, co może obejmować kontrole w państwach członkowskich, - zapewnianie Komisji pomocy technicznej w zakresie kontroli statków prowadzonej przez państwo portu, - współpraca z państwami członkowskimi w celu tworzenia rozwiązań technicznych i dostarczanie im pomocy w zakresie wdrażania prawodawstwa wspólnotowego, - promowanie współpracy pomiędzy państwami nadbrzeżnymi w odnośnych rejonach żeglugi, - tworzenie i wykorzystanie każdego niezbędnego systemu informacji, - ułatwianie współpracy między państwami członkowskimi i Komisją w celu opracowania wspólnej metodologii prowadzenia dochodzeń dotyczących wypadków, - dostarczanie Komisji i państwom członkowskim wiarygodnych informacji na temat bezpieczeństwa na morzu i zanieczyszczeń ze statków, - pomoc Komisji i państwom członkowskim w identyfikacji i ściganiu statków dokonujących nielegalnych zrzutów, - kontrola uznanych przez UE towarzystw klasyfikacyjnych i przedstawianie Komisji odpowiednich sprawozdań, - pomoc Komisji w opracowywaniu i wykonywaniu zadań dotyczących dyrektywy w sprawie wyposażenia statków, - dostarczanie Komisji danych dotyczących zastosowania dyrektywy w sprawie portowych urządzeń do odbioru odpadów w portach europejskich. | 1. Rada Administracyjna Skład Po jednym przedstawicielu każdego państwa członkowskiego, czterech przedstawicieli Komisji, czterech przedstawicieli właściwych sektorów zawodowych bez prawa głosu. Zadania: - uchwalanie budżetu i zatwierdzanie programu prac, - rozpatrywanie wniosków państw członkowskich o pomoc techniczną. 2. Dyrektor zarządzający Mianowany przez Radę Administracyjną na wniosek Komisji. 3. Kontrola zewnętrzna Trybunał Obrachunkowy. 4. Organ udzielający absolutorium z wykonania budżetu Parlament działający na zalecenie Rady. | Budżet 50,2 mln euro (48,2 mln euro) Zasoby kadrowe Pracownicy zatrudnieni na czas określony oraz stali pracownicy: 181 (153) Inni pracownicy: Pracownicy kontraktowi: 17 (13) oddelegowani eksperci narodowi: 13 (13) | - 33 warsztaty/inne wydarzenia - 24 szkolenia (w tym 4 dla oficerów kontroli państwa portu (PSC)) - 431 przeszkolonych krajowych ekspertów - 75 inspekcji i wizyt - 2.335 zleconych i przeanalizowanych zdjęć satelitarnych za pomocą Clean-SeaNet - 11 umów dotyczących statków usuwających zanieczyszczenia - 31 próbnych alarmów i 6 ćwiczeń ze statkami usuwającymi zanieczyszczenia - W pełni operacyjny system SafeSeaNet - Inne ważniejsze systemy w przygotowaniu: THETIS (system informacji dla oficerów kontroli państwa portu) Europejski bank danych pochodzących z systemu dalekiego zasięgu do identyfikacji i śledzenia statków (LRIT) |
| Źródło: Informacje przekazane przez Agencję. | |||||
ODPOWIEDZI AGENCJI
13. Agencja przyjmuje do wiadomości uwagę Trybunału i będzie nadal dokładać starań w celu usprawnienia planowania i monitorowania oraz - w ich następstwie - zmniejszenia liczby zmian budżetowych. Przesunięcia w zakresie wydatków administracyjnych - przeprowadzonych wskutek wniosków ad hoc związanych z przeprowadzką do ostatecznej siedziby - ograniczają się do okresu lat 2008/2009. Ogólna suma przesunięć budżetowych w 2008 r. nie przekroczyła progu 10 %, co wymagałoby decyzji zarządu.
14. W następstwie wewnętrznego audytu procedur odnoszących się do zobowiązań i płatności Agencji podjęto dodatkowe środki w celu wzmocnienia kontroli nad tymi procedurami. Ponadto Agencja rozpoczęła wdrażanie umów ABAC.
15. Agencja zgadza się z uwagą Trybunału Obrachunkowego. Program prac na 2009 r. zawiera szczegółowe odniesienia do środków przeznaczonych na zobowiązania i płatności przewidzianych na różne działania. Ponadto Agencja prowadzi obecnie prace nad głównymi wskaźnikami wykonania dotyczącymi działalności, które w późniejszym okresie zostaną ujęte w rocznym programie prac. Jednocześnie Agencja kończy opracowywanie pięcioletniej strategii stanowiącej wieloletni program prac Agencji.