Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji ds. Bezpieczeństwa na Morzu za rok budżetowy 2005, wraz z odpowiedziami Agencji.

Dzienniki UE

Dz.U.UE.C.2006.312.30

Akt nienormatywny

Wersja od: 19 grudnia 2006 r.

SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji ds. Bezpieczeństwa na Morzu za rok budżetowy 2005, wraz z odpowiedziami Agencji

(2006/C 312/06)

(Dz.U.UE C z dnia 19 grudnia 2006 r.)

WSTĘP

1. Europejska Agencja ds. Bezpieczeństwa na Morzu (zwana dalej Agencją) została ustanowiona na mocy rozporządzenia (WE) nr 1406/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 27 czerwca 2002 r.⁽¹⁾ Zadania Agencji obejmują zapewnienie wysokiego poziomu bezpieczeństwa na morzu i zapobieganie zanieczyszczeniom ze statków, zapewnienie pomocy technicznej Komisji i państwom członkowskim oraz kontrolę stosowania prawodawstwa wspólnotowego i ocenę jego skuteczności.

2. Tabela 1 przedstawia w sposób skrótowy kompetencje i działania Agencji. Najważniejsze informacje pochodzące ze sprawozdania finansowego sporządzonego przez Agencję za rok budżetowy 2005 zostały przedstawione w tabelach 2, 3 i 4.

POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI

3. Niniejszą opinię skierowaną do Parlamentu Europejskiego i Rady na mocy art. 185 ust. 2 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002⁽²⁾ z dnia 25 czerwca 2002 r. sporządzono w wyniku zbadania sprawozdania finansowego Agencji, zgodnie z postanowieniami art. 248 Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską.

4. Sprawozdanie finansowe Agencji za rok budżetowy zakończony dnia 31 grudnia 2005 r.⁽³⁾ zostało sporządzone przez jej dyrektora zarządzającego, zgodnie z art. 18 rozporządzenia (WE) nr 1406/2002, i przekazane Trybunałowi, który jest zobowiązany do wydania opinii na temat wiarygodności tego sprawozdania oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u jego podstaw.

5. Trybunał przeprowadził kontrolę zgodnie ze swoimi strategiami i standardami, które opierają się na międzynarodowych standardach kontroli, przystosowanych do specyfiki Wspólnoty. Kontrola została przygotowana i przeprowadzona w celu uzyskania wystarczającej pewności, że sprawozdanie finansowe jest wiarygodne, a transakcje leżące u jego podstaw legalne i prawidłowe.

6. Trybunał uzyskał uzasadnioną podstawę do wydania poniższej opinii.

Wiarygodność rozliczeń

Sprawozdanie finansowe Agencji za rok budżetowy zakończony dnia 31 grudnia 2005 r. jest wiarygodne we wszystkich istotnych aspektach.

Legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw rozliczeń

Transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Agencji są, jako całość, legalne i prawidłowe.

Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.

UWAGI

7. Na wykonanie budżetu na rok budżetowy 2005 miały wpływ opóźnienia w rekrutacji personelu, o czym świadczy wskaźnik wykorzystania środków na zobowiązania wymienionych w tytule I (wydatki na personel), który wyniósł niecałe dwie trzecie. Miało to wpływ na wykorzystanie środków na wydatki administracyjne (tytuł II), gdzie zaciągnięto zobowiązania na dwie trzecie środków, a przede wszystkim na wykorzystanie środków na działania operacyjne (tytuł III), gdzie wskaźnik realizacji płatności wyniósł jedynie 33 %.

8. Trybunał zwraca uwagę, że zarządzanie kosztami działań nie zostało wdrożone, pomimo iż przewiduje to rozporządzenie finansowe Agencji, wzorowane na rozwiązaniu zastosowanym do budżetu ogólnego w celu ulepszenia monitorowania prowadzonej działalności. W tym kontekście osiągnięcie celów Agencji nie powinno sprowadzać się do wykonania serii zadań, ale być oceniane w zależności od stopnia, w jakim przyczyniło się do osiągnięcia celów określonych w rozporządzeniu bazowym. Program pracy Agencji z założenia powinien przedstawiać realizację tych celów w ujęciu operacyjnym i w sposób mierzalny.

9. Informatyczny system rachunkowości ogólnej pozwala na bezpośrednie wprowadzanie zmian do zapisów księgowych bez dokonywania wpisów korygujących. Sytuacja ta stanowi zagrożenie dla integralności systemu księgowego i powinna zostać możliwie szybko skorygowana. Ponadto rejestrowanie zobowiązań, które zostaną ujęte w bilansie, powinno być dokładniej kontrolowane - w rzeczywistości zostały one zawyżone o kwotę co najmniej 92.000 euro (co stanowi prawie 10 % zobowiązań bieżących), która odpowiada wartości świadczeń, które nie zostały uzyskane do dnia 31 grudnia 2005 r.

10. W dokumentacji transakcji, która jest warunkiem koniecznym dla skutecznego systemu kontroli wewnętrznej, stwierdzono niedociągnięcia. Dokumenty dotyczące zobowiązań i płatności są w wielu przypadkach niekompletne lub niejasne, co utrudnia prześledzenie przeprowadzonych transakcji. Kontrola realizacji umów zawartych przez Agencję jest utrudniona. Informacje są rozproszone na różnych listach. Trudno jest ustalić łączną liczbę umów zawartych w trakcie roku budżetowego oraz umów będących w trakcie realizacji. Konieczne jest wzmocnienie systemu kontroli, zaczynając od przyjęcia minimalnych standardów w zakresie procedur zarządzania i kontroli, w tym dotyczących treści i struktury danych.

11. Postanowienia umowne przewidujące prefinansowanie nie zostały ujednolicone w odniesieniu do dostarczania gwarancji bankowych. Na przykład w odniesieniu do czterech umów na podobną kwotę gwarancja była wymagana tylko w dwóch przypadkach. Ponadto w dwóch przypadkach przewidywane prefinansowanie zostało wypłacone, mimo że gwarancje nie były ważne.

12. Różne niedociągnięcia stwierdzono również w zarządzaniu procedurami udzielania zamówień. W przypadku jednego zamówienia składającego się z kilku części skład komisji oceniającej nie był zgodny z wymogami określonymi w przepisach⁽⁴⁾. Ponadto dokumentacja udzielenia zamówienia na jedną z części jest niepełna⁽⁵⁾.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Trybunał Obrachunkowy w Luksemburgu na posiedzeniu w dniu 28 września 2006 r.

	W imieniu Trybunału Obrachunkowego
	Hubert WEBER
	Prezes

Tabela 1

Europejska Agencja ds. Bezpieczeństwa na Morzu (siedziba tymczasowa: Bruksela, przewidziane przeniesienie siedziby do Lizbony)

Zakres kompetencji wspólnotowych według Traktatu	Kompetencje Agencji (rozporządzenie (WE) nr 1406/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 27 czerwca 2002 r., zmienione rozporządzeniami (WE) nr 1644/2003 z dnia 22 lipca 2003 r. i (WE) nr 724/2004 z dnia 31 marca 2004 r.)		Zarządzanie	Środki udostępnione Agencji (2004)	Produkty i usługi dostarczone/wyświadczone 2005
Wspólna polityka transportowa: Rada, stanowiąc większością kwalifikowaną, może zadecydować, czy, w jakim zakresie i w jakim trybie właściwe przepisy mogą być przyjęte dla transportu morskiego i lotniczego. (artykuł 80 Traktatu).	Cele: - zapewnienie wysokiego, jednolitego i skutecznego poziomu bezpieczeństwa na morzu i zapobieganie zanieczyszczeniom ze statków, - zapewnianie pomocy technicznej i naukowej Komisji i państwom członkowskim, - kontrola stosowania prawodawstwa wspólnotowego w tym zakresie oraz ocena skuteczności podejmowanych środków, - ustanowienie środków operacyjnych w celu walki z zanieczyszczeniem wód europejskich.	Zadania: - wspomaganie Komisji w tworzeniu i wykonywaniu prawodawstwa wspólnotowego, - monitorowanie funkcjonowania wspólnotowego reżimu kontroli państwa portu, co może obejmować kontrole w państwach członkowskich, - zapewnianie Komisji pomocy technicznej w zakresie kontroli statków prowadzonej przez państwo portu, - współpraca z państwami członkowskimi w celu tworzenia rozwiązań technicznych i dostarczanie im pomocy w zakresie wykonywania prawodawstwa wspólnotowego, - promowanie współpracy pomiędzy państwami nadbrzeżnymi w odnośnych rejonach żeglugi, - rozwijanie niezbędnych systemów informacji, - ułatwianie współpracy między państwami członkowskimi i Komisją w celu opracowania wspólnej metodologii przeprowadzania dochodzeń dotyczących wypadków, - dostarczanie Komisji i państwom członkowskim wiarygodnych informacji na temat bezpieczeństwa na morzu i zanieczyszczeń ze statków, - pomoc Komisji i państwom członkowskim w identyfikacji i ściganiu statków dokonujących nielegalnych zrzutów, - kontrola uznanych przez UE towarzystw klasyfikacyjnych i przedstawianie Komisji odpowiednich sprawozdań, - pomoc Komisji w opracowywaniu i wykonywaniu zadań dotyczących dyrektywy w sprawie wyposażenia statków, - dostarczanie Komisji danych dotyczących zastosowania dyrektywy w sprawie portowych urządzeń do odbioru odpadów w portach europejskich.	1) Rada administracyjna: Skład Po jednym przedstawicielu z każdego państwa członkowskiego, czterech przedstawicieli Komisji, czterech przedstawicieli, bez prawa głosu, właściwych sektorów zawodowych. Zadania: - uchwalanie budżetu i zatwierdzanie programu pracy, - rozpatrywanie wniosków państw członkowskich o pomoc techniczną. 2) Dyrektor zarządzający: Mianowany przez radę administracyjną na wniosek Komisji. 3) Kontrola zewnętrzna: Trybunał Obrachunkowy. 4) Organ udzielający absolutorium z wykonania budżetu: Parlament na zalecenie Rady.	Budżet ostateczny na 2005 r.: 35,3 mln euro (13,3 mln euro), z czego dotacje wspólnotowe: 100 % (100 %). Zatrudnienie na dzień 31 grudnia 2005 r.: 95 (55) stanowisk w planie zatrudnienia, z czego obsadzonych: 80 (34) + 20 (9) innych stanowisk (kontrakty pomocnicze, oddelegowani eksperci narodowi, personel lokalny i pracownicy zatrudnieni na czas określony). Całkowite zatrudnienie: 100 (43), z czego wykonujący zadania - operacyjne: 65 (27). - administracyjne: 27 (13), - mieszane: 8 (3).	Liczba wydanych specyfikacji technicznych oraz wytycznych: 29. Inspekcje/- kontrole: 40. Dochodzenia: 10. Seminaria: 22.
Źródło: Informacje przekazane przez Agencję.

EUROPEJSKA AGENCJA DS. BEZPIECZEŃSTWA NA MORZU

Tabela 2

Wykonanie budżetu za rok budżetowy 2005

..................................................

Notka Redakcji Systemu Informacji Prawnej LEX

Grafiki zostały zamieszczone wyłącznie w Internecie. Obejrzenie grafik podczas pracy z programem Lex wymaga dostępu do Internetu.

..................................................

grafika

Tabela 3

Rachunek dochodów i wydatków za rok budżetowy 2005⁽¹⁾

(w tys. euro)
	2005
Dochody operacyjne
Dotacje wspólnotowe	15.656
Ogółem (a)	15.656
Wydatki operacyjne
Personel	6.099
Administracja	2.194
Działania operacyjne	2.925
Ogółem (b)	11.218
Wynik operacyjny (c = a - b)	4.438
Inne przychody (d)	0
Inne koszty (e)	3
Wynik ekonomiczny (f = c + d - e)	4.435
^(1) Dane za rok budżetowy 2004 nie zostały podane, ponieważ z powodu zmian w stosowanych metodach rachunkowości nie są one porównywalne z danymi za rok budżetowy 2005.

Tabela 4

Bilans na dzień 31 grudnia 2005 r. i 31 grudnia 2004 r.⁽¹⁾

(w tys. euro)
	2005	2004
Aktywa
Aktywa trwałe	524	206
Należności krótkoterminowe	5.456	138
Środki pieniężne	8.866	9.754
Ogółem	14.846	10.098
Pasywa
Wynik z poprzednich lat budżetowych	2.750	0
Wynik roku budżetowego	4.435	2.750
Zobowiązania krótkoterminowe	7.661	7.348
Ogółem	14.846	10.098
^(1) Dane za rok budżetowy 2004 zostały przetworzone dla zapewnienia porównywalności z danymi za rok budżetowy 2005.

Źródło: Dane Agencji. Niniejsze tabele przedstawiają skróconą wersję danych dostarczonych przez Agencję w jej własnym sprawozdaniu finansowym.

ODPOWIEDZI AGENCJI

7. Wykonanie budżetu za rok budżetowy 2005 spowodowało opóźnienia w procedurze rekrutacji. Plan zatrudnienia został opracowany w celu uniknięcia podobnych opóźnień w 2006 r. Odnośnie do tytułów II i III wskaźniki płatności powinny zostać podniesione w 2006 r., w szczególności jeśli chodzi o kontrolę zanieczyszczeń, na które umowy zostały już podpisane, a płatności zaplanowane.

8. Podczas posiedzenia Rady Administracyjnej Agencji w czerwcu 2006 r. przedstawiony został dokument dotyczący budżetowego zarządzania kosztami działań. Ww. dokument opisuje różne działania Agencji i łączy je z odpowiednimi budżetami. To pierwsze podejście do zarządzania kosztami działań zostanie zweryfikowane w drugiej połowie 2006 r.

9. Od kwietnia 2006 r. Agencja stosuje ABAC, system księgowy Komisji uniemożliwiający wprowadzanie zmian do zapisów księgowych bez dokonywania wpisów korygujących. Zgodnie z uwagami Trybunału szczególną uwagę należy zwrócić na rejestrowanie zobowiązań, które zostaną ujęte w bilansie w ramach procedury przeniesienia praw budżetowych na rok 2006-2007.

10. Zgodnie z uwagami Trybunału służby finansowe Agencji zweryfikowały listy kontrolne, w szczególności na obszarze zobowiązań, płatności i zamówień. Lista kontrolna dokumentów dowodowych włączonych do akt zamówień zostanie udostępniona właściwym członkom personelu. Baza danych dotycząca kontroli realizacji umów zawartych przez Agencję zostanie niezwłocznie aktualizowana. Powyższe zróżnicowane działania powinny doprowadzić do wzmocnienia kontroli wewnętrznej.

11. Zgodnie z uwagami Trybunału prefinansowania i związane z nimi gwarancje będą traktowane w jednakowy sposób. Nowe wzory umów są wykorzystywane w celu uniknięcia sytuacji, w której otrzymane gwarancje utracą ważność na skutek modyfikacji płatności.

12. Przetarg na usługi usuwania skutków zanieczyszczeń był bardzo skomplikowany i wymagał uczestnictwa pięciu komisji złożonych z 24 ekspertów Agencji. Z uwagi na swoją specyfikę niemożliwe było zaangażowanie ekspertów zewnętrznych, których w końcowej komisji oceniającej zastąpili niezależni obserwatorzy. Gwoli ścisłości, przedsiębiorstwo, które wygrało przetarg, nie dostarczyło listy realizowanych przez siebie podobnych projektów, ale to żądanie nie miało charakteru warunkowego. Komisja techniczna popełniła zatem błąd materialny, wskazując, że przedsiębiorstwo nie spełniło wymaganych kryteriów. Błąd został naprawiony na ostatnim etapie przez komisję oceniającą i selekcyjną, ale w aktach nie podano uzasadnienia korekty błędu.

______

⁽¹⁾ Dz.U. L 208 z 5.8.2002, str. 1.

⁽²⁾ Dz.U. L 248 z 16.9.2002, str. 1.

⁽³⁾ Sprawozdanie finansowe zostało sporządzone w dniu 16 czerwca 2006 r. i wpłynęło do Trybunału w dniu 3 lipca 2006 r.

⁽⁴⁾ Komisja oceniająca składała się z urzędników należących do tej samej jednostki, podczas gdy zgodnie z przepisami w komisji tej powinny być reprezentowane co najmniej dwie jednostki organizacyjne.

⁽⁵⁾ W przypadku części nr 3 wybrane przedsiębiorstwo nie dostarczyło dokumentów potwierdzających jego zdolność techniczną do realizacji zlecanych zadań.