Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji Zarządzania Współpracą Operacyjną na Zewnętrznych Granicach Państw Członkowskich Unii Europejskiej za rok budżetowy 2015 wraz z odpowiedzią Agencji.
Dz.U.UE.C.2016.449.208
Akt nienormatywnySPRAWOZDANIE
dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji Zarządzania Współpracą Operacyjną na Zewnętrznych Granicach Państw Członkowskich Unii Europejskiej za rok budżetowy 2015 wraz z odpowiedzią Agencji
(Dz.U.UE C z dnia 1 grudnia 2016 r.)
WPROWADZENIE
Tabela
Najważniejsze dane liczbowe dotyczące Agencji
2014 | 2015 | |
Budżet (w mln euro) | 86,7 | 143,3 |
Łączna liczba personelu na dzień 31 grudnia (1) | 311 | 309 |
(1) Personel obejmuje urzędników, pracowników zatrudnionych na czas określony i pracowników kontraktowych oraz oddelegowanych ekspertów krajowych. Źródło: Dane przekazane przez Agencję. |
INFORMACJE LEŻĄCE U PODSTAW POŚWIADCZENIA WIARYGODNOŚCI
POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI | |
4. Na mocy postanowień art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE) Trybunał zbadał: | |
a) roczne sprawozdanie finansowe Agencji obejmujące sprawozdanie finansowe 3 oraz sprawozdanie z wykonania budżetu 4 za rok budżetowy zakończony dnia 31 grudnia 2015 r.; | |
b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. | |
Zadania kierownictwa | |
5. Kierownictwo odpowiada za sporządzenie i rzetelną prezentację rocznego sprawozdania finansowego Agencji oraz za legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw 5 : | |
a) Zadania kierownictwa w zakresie rocznego sprawozdania finansowego Agencji obejmują: zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie systemu kontroli wewnętrznej umożliwiającego sporządzenie i rzetelną prezentację sprawozdania finansowego, które nie zawiera istotnych zniekształceń spowodowanych nadużyciem lub błędem, a także wybór i stosowanie właściwych zasad (polityki) rachunkowości na podstawie zasad rachunkowości przyjętych przez księgowego Komisji 6 oraz sporządzanie szacunków księgowych, które są racjonalne w danych okolicznościach. Dyrektor Wykonawczy zatwierdza roczne sprawozdanie finansowe Agencji po tym, jak zostanie ono sporządzone przez księgowego Agencji na podstawie wszystkich dostępnych informacji. Do sprawozdania finansowego księgowy dołącza oświadczenie, w którym stwierdza między innymi, że uzyskał wystarczającą pewność, że daje ono prawdziwy i rzetelny obraz sytuacji finansowej Agencji we wszystkich istotnych aspektach. | |
b) Zadania kierownictwa w zakresie legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń i zgodności z zasadą należytego zarządzania finansami obejmują zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie skutecznego i wydajnego systemu kontroli wewnętrznej, w tym właściwego nadzoru, jak również podejmowanie odpowiednich działań w celu zapobiegania nieprawidłowościom i nadużyciom finansowym oraz - w razie konieczności - podejmowanie kroków prawnych w celu odzyskania nienależnie wypłaconych lub niewłaściwie wykorzystanych środków finansowych. | |
Zadania Trybunału | |
6. Zadaniem Trybunału jest przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie 7 , na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego Agencji oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Trybunał przeprowadza kontrolę zgodnie z wydanymi przez IFAC Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej i kodeksem etyki oraz z Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli wydanymi przez INTOSAI (ISSAI). Zgodnie z tymi standardami Trybunał zobowiązany jest zaplanować i przeprowadzić kontrolę w taki sposób, aby uzyskać wystarczającą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe Agencji nie zawiera istotnych zniekształceń, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe. | |
7. W ramach kontroli stosuje się procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w rocznym sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Dobór procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia - w wyniku nadużycia lub błędu - istotnego zniekształcenia w rocznym sprawozdaniu finansowym lub istotnej niezgodności transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania z wymogami przepisów Unii Europejskiej. W celu zaprojektowania procedur kontroli odpowiednich w danych okolicznościach kontroler, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej w zakresie dotyczącym sporządzania i rzetelnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego oraz systemy nadzoru i kontroli wprowadzone w celu zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Kontrola obejmuje także ocenę stosowności przyjętych zasad (polityki) rachunkowości oraz racjonalności sporządzonych szacunków księgowych, a także ocenę ogólnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego. Sporządzając niniejsze sprawozdanie zawierające poświadczenie wiarygodności, Trybunał uwzględnił wyniki badania sprawozdania finansowego Agencji przeprowadzonego przez niezależnego audytora zewnętrznego zgodnie z przepisami art. 208 ust. 4 rozporządzenia finansowego UE 8 . | |
8. Trybunał uznał, że uzyskane dowody kontroli stanowią wystarczającą i odpowiednią podstawę do wydania poświadczenia wiarygodności. | |
Uzasadnienie wydania opinii z zastrzeżeniem na temat wiarygodności rozliczeń | |
9. Agencja zbyt nisko oszacowała (o 1 723 336 euro) koszt zaliczki na usługi dotyczące monitorowania morskiego, który poniesiono w 2015 r., ale na który jeszcze nie wystawiono faktury. Niedoszacowanie to miało wpływ na rozliczenia międzyokresowe bierne i doprowadziło do istotnych zniekształceń w bilansie Agencji i jej sprawozdaniu z finansowych wyników działalności. | |
Opinia z zastrzeżeniem na temat wiarygodności rozliczeń | |
10. W opinii Trybunału, z wyjątkiem implikacji kwestii opisanych w sekcji na temat uzasadnienia wydania opinii z zastrzeżeniem, roczne sprawozdanie finansowe Agencji przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach jej sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2015 r. oraz wyniki transakcji i przepływy pieniężne za kończący się tego dnia rok, zgodnie z przepisami jej regulaminu finansowego oraz z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji. | |
Opinia na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń | |
11. W opinii Trybunału transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Agencji za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2015 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
UWAGI DOTYCZĄCE LEGALNOŚCI I PRAWIDŁOWOŚCI TRANSAKCJI
UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM
INNE UWAGI
DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z ZESZŁOROCZNYMI UWAGAMI
Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Baudilio TOMÉ MUGURUZA, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 4 października 2016 r.
W imieniu Trybunału Obrachunkowego | |
Klaus-Heiner LEHNE | |
Prezes |
ZAŁĄCZNIK
Działania podjęte w związku z zeszłorocznymi uwagami
Działania podjęte w związku z zeszłorocznymi uwagami
Rok | Uwagi Trybunału | Działania naprawcze (zrealizowane/w trakcie realizacji/ niepodjęte/brak danych lub nie dotyczy) | |
2012 | W zbadanych procedurach rekrutacyjnych stwierdzono poważne niedociągnięcia w zakresie przejrzystości i równego traktowania kandydatów: pytania na egzaminy pisemne i rozmowy kwalifikacyjne były ustalane po przystąpieniu do badania kandydatur przez komisję selekcyjną; nie określano progów punktowych warunkujących dopuszczenie do egzaminów pisemnych i do rozmowy kwalifikacyjnej oraz umieszczenie na listach odpowiednich kandydatów; komisja selekcyjna nie udokumentowała wszystkich swoich posiedzeń i decyzji. | w trakcie realizacji | |
2013 | Uzgodnienie przedstawionych przez dostawców zestawień na koniec roku przysporzyło znacznych trudności. Istnieje potrzeba bardziej regularnego monitorowania sald dostawców i wcześniejszego analizowania różnic. | w trakcie realizacji | |
2013 | Agencja rozpoczęła działalność w 2005 r. i do tej pory funkcjonuje na podstawie korespondencji i wymiany ustaleń z przyjmującym ją państwem członkowskim. Nie podpisano jednak kompleksowej umowy w sprawie siedziby pomiędzy Agencją a państwem członkowskim. Umowa taka przyczyniłaby się do dalszego zwiększenia przejrzystości co do warunków prowadzenia działalności przez Agencję i jej personel. | w trakcie realizacji | |
2014 | Zauważono znaczną poprawę w kontrolach ex ante i ex post dotyczących wydatków deklarowanych przez kraje współpracujące w ramach umów o udzielenie dotacji. Dokumentacja na poparcie deklarowanych wydatków przekazana przez kraje współpracujące nie zawsze jest jednak wystarczająca. Ponadto nie wymagano żadnych świadectw kontroli, pomimo że przepisy wykonawcze do rozporządzenia finansowego UE zalecają dostarczenie takiego świadectwa w przypadku dotacji powyżej określonego progu (1). Świadectwa kontroli zwiększyłyby stopień pewności co do legalności i prawidłowości transakcji związanych z dotacjami. | w trakcie realizacji | |
2014 | W tytule II (wydatki administracyjne) i tytule III (wydatki operacyjne) stwierdzono wysoki poziom przeniesień. W tytule II wyniosły one 4,5 mln euro, co stanowi 36 % środków, na które zaciągnięto zobowiązania w tym tytule (w 2013 r. było to 2,4 mln euro, czyli 27 %), a w tytule III - 28,4 mln euro, czyli 44 % środków (w 2013 r. było to 29,2 mln euro, czyli 47 %). W tytule II główną przyczyną przeniesień były dokonane na koniec roku zakupy związane z przeprowadzką Agencji do nowego budynku w grudniu 2014 r. W przypadku tytułu III wynikało to przede wszystkim z wieloletniego charakteru operacji Agencji i z przyjęcia w październiku 2014 r. dodatkowego budżetu w wysokości 4,2 mln euro. | nie dotyczy | |
2014 | Duża i wciąż rosnąca liczba umów o udzielenie dotacji oraz zakres związanych z tymi umowami wydatków, które podlegają weryfikacji i zwrotowi przez Agencję, rodzi pytanie, czy można zastosować bardziej wydajne i efektywne kosztowo alternatywne mechanizmy finansowania. | niepodjęte (2) | |
2014 | Należy dopracować obliczanie składek wpływających od państw stowarzyszonych w ramach Schengen (Szwajcarii, Liechtensteinu, Islandii i Norwegii), tak aby lepiej odzwierciedlały odnośne przepisy prawa (3). Przykładowo składki powinny być obliczane na podstawie ostatecznych dotacji rocznych otrzymanych od Komisji Europejskiej, a nie dotacji zaplanowanych w budżecie. | w trakcie realizacji | |
2014 | Wysokość składek wpływających do budżetu Agencji ze Zjednoczonego Królestwa i Irlandii (które są krajami spoza strefy Schengen) pozostawał niezmienny przez wiele lat pomimo znacznie zwiększającego się zakresu działań, w jakie te kraje są zaangażowane. Należy więc dokonać zaległej weryfikacji wysokości składek tych państw. | zrealizowane | |
(1) Rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 1268/2012 (Dz.U. L 362 z 31.12.2012, s. 1). (2) Art. 3 ust. 4 rozporządzenia Rady (WE) nr 2007/2004 (Dz.U. L 349 z 25.11.2004, s. 1) ogranicza formy współfinansowania wspólnych operacji przez Agencję do dotacji. (3) Porozumienie między Wspólnotą Europejską, z jednej strony, a Konfederacją Szwajcarską i Księstwem Liechtensteinu, z drugiej strony, w sprawie warunków uczestnictwa tych państw w działaniach Europejskiej Agencji Zarządzania Współpracą Operacyjną na Zewnętrznych Granicach Państw Członkowskich Unii Europejskiej (Dz.U. L 243 z 16.9.2010, s. 4); Porozumienie między Wspólnotą Europejską a Republiką Islandii i Królestwem Norwegii w sprawie warunków uczestnictwa tych państw w Europejskiej Agencji Zarządzania Współpracą Operacyjną na Zewnętrznych Granicach Państw Członkowskich Unii Europejskiej (Dz.U. L 188 z 20.7.2007, s. 19). |
ODPOWIEDŹ AGENCJI
9. Agencja będzie w dalszym ciągu ulepszać swoją procedurę szacowania przyszłych kosztów.
9. Agencja będzie w dalszym ciągu ulepszać swoją procedurę szacowania przyszłych kosztów.
14. W 2016 r. środki zaradcze wprowadzone we współpracy z DG do Spraw Wewnętrznych obejmują jak dotąd dostęp do bazy danych ISF, w ramach której udostępniono wszystkie plany i sprawozdania beneficjentów. DG do Spraw Wewnętrznych zamierza jesienią 2016 r. zaprosić Frontex do Komitetu ds. Funduszy Azylu, Migracji i Integracji oraz Bezpieczeństwa Wewnętrznego, aby Agencja mogła przedstawić sytuację ze swojego punktu widzenia i ją omówić z państwami członkowskimi.
15. Frontex przyjmuje do wiadomości objaśnienia Trybunału dotyczące kwot przeniesień. Agencja będzie kontynuować starania na rzecz zmniejszenia kwot przeniesień, aby w większym stopniu przestrzegać zasady jednoroczności.
16. Stosowany system zwrotu kosztów ma na celu zapewnienie równego traktowania beneficjentów, jako że te same kategorie kosztów mogą być finansowane dla każdego z nich.
Jednakże Agencja zgadza się z Trybunałem, że zwrot kosztów na podstawie wartości rzeczywistych jest uciążliwy, a wprowadzenie kosztów jednostkowych jest realną opcją, którą Agencja będzie realizować. Ponadto propozycja dotycząca Europejskiej Agencji Straży Granicznej i Przybrzeżnej może prawdopodobnie spowodować zniesienie obowiązku stosowania dotacji, co utoruje drogę dla stosowania nowych mechanizmów finansowania dla agencji, poza dotacjami.
© Unia Europejska, http://eur-lex.europa.eu/
Za autentyczne uważa się wyłącznie dokumenty Unii Europejskiej opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.