Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji Środowiska za rok budżetowy 2014 wraz z odpowiedziami Agencji.
Dz.U.UE.C.2015.409.143
Akt nienormatywnySPRAWOZDANIE
dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji Środowiska za rok budżetowy 2014 wraz z odpowiedziami Agencji
(Dz.U.UE C z dnia 9 grudnia 2015 r.)
WPROWADZENIE
INFORMACJE LEŻĄCE U PODSTAW POŚWIADCZENIA WIARYGODNOŚCI
POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI |
3. Na mocy postanowień art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE) Trybunał zbadał: |
a) roczne sprawozdanie finansowe Agencji obejmujące sprawozdanie finansowe 3 oraz sprawozdanie z wykonania budżetu 4 za rok budżetowy zakończony dnia 31 grudnia 2014 r.; jak również |
b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. |
Zadania kierownictwa |
4. Kierownictwo odpowiada za sporządzenie i rzetelną prezentację rocznego sprawozdania finansowego Agencji oraz za legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw 5 : |
a) Zadania kierownictwa w zakresie rocznego sprawozdania finansowego Agencji obejmują: zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie systemu kontroli wewnętrznej umożliwiającego sporządzenie i rzetelną prezentację sprawozdania finansowego, które nie zawiera istotnych zniekształceń spowodowanych nadużyciem lub błędem, a także wybór i stosowanie właściwych zasad (polityki) rachunkowości na podstawie zasad rachunkowości przyjętych przez księgowego Komisji 6 oraz sporządzanie szacunków księgowych, które są racjonalne w danych okolicznościach. Dyrektor zarządzający zatwierdza roczne sprawozdanie finansowe Agencji, po tym jak zostanie ono sporządzone przez księgowego Agencji na podstawie wszystkich dostępnych informacji. Do sprawozdania finansowego księgowy dołącza oświadczenie, w którym stwierdza między innymi, czy uzyskał wystarczającą pewność, że daje ono prawdziwy i rzetelny obraz sytuacji finansowej Agencji we wszystkich istotnych aspektach. |
b) Zadania kierownictwa w zakresie legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń i zgodności z zasadą należytego zarządzania finansami obejmują zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie skutecznego i wydajnego systemu kontroli wewnętrznej, w tym właściwego nadzoru, jak również podejmowanie odpowiednich działań w celu zapobiegania nieprawidłowościom i nadużyciom finansowym oraz - w razie konieczności - podejmowanie kroków prawnych w celu odzyskania nienależnie wypłaconych lub niewłaściwie wykorzystanych środków finansowych. |
Zadania Trybunału |
5. Zadaniem Trybunału jest przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie 7 , na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego Agencji oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Trybunał przeprowadza kontrolę zgodnie z wydanymi przez IFAC Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej i kodeksem etyki oraz z Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli wydanymi przez INTOSAI (ISSAI). Zgodnie z tymi standardami Trybunał zobowiązany jest zaplanować i przeprowadzić kontrolę w taki sposób, aby uzyskać wystarczającą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe Agencji nie zawiera istotnych zniekształceń, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe. |
6. W ramach kontroli stosuje się procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w rocznym sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Dobór procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia - w wyniku nadużycia lub błędu - istotnego zniekształcenia w rocznym sprawozdaniu finansowym lub istotnej niezgodności transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania z wymogami przepisów Unii Europejskiej. W celu zaprojektowania procedur kontroli odpowiednich w danych okolicznościach kontroler, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej w zakresie dotyczącym sporządzania i rzetelnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego oraz systemy nadzoru i kontroli wprowadzone w celu zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Kontrola obejmuje także ocenę stosowności przyjętych zasad (polityki) rachunkowości oraz racjonalności sporządzonych szacunków księgowych, a także ocenę ogólnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego. Sporządzając niniejsze sprawozdanie zawierające poświadczenie wiarygodności, Trybunał uwzględnił wyniki badania sprawozdania finansowego Agencji, przeprowadzonego przez niezależnego audytora zewnętrznego zgodnie z przepisami art. 208 ust. 4 rozporządzenia finansowego UE 8 . |
7. Trybunał uznał, że uzyskane dowody kontroli stanowią wystarczającą i odpowiednią podstawę do wydania poświadczenia wiarygodności. |
Opinia na temat wiarygodności rozliczeń |
8. W opinii Trybunału roczne sprawozdanie finansowe Agencji przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach jej sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2014 r. oraz wyniki transakcji i przepływy pieniężne za kończący się tego dnia rok, zgodnie z przepisami jej regulaminu finansowego oraz z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji. |
Opinia na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń |
9. W opinii Trybunału transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Agencji za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2014 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
UWAGI DOTYCZĄCE LEGALNOŚCI I PRAWIDŁOWOŚCI TRANSAKCJI
UWAGI DOTYCZĄCE MECHANIZMÓW KONTROLI WEWNĘTRZNEJ
INNE UWAGI
DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z ZESZŁOROCZNYMI UWAGAMI
Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Milan Martin CVIKL, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 15 września 2015 r.
W imieniu Trybunału Obrachunkowego | |
Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA | |
Prezes |
ZAŁĄCZNIKI
ZAŁĄCZNIK I
Działania podjęte w związku z zeszłorocznymi uwagami
Działania podjęte w związku z zeszłorocznymi uwagami
Rok | Uwagi Trybunału | Działania naprawcze (zrealizowane/w trakcie realizacji/ niepodjęte/brak danych lub nie dotyczy) |
2012 | W 2012 r. Agencja w ramach trzech dużych programów (1) przyznała dotacje konsorcjom, w których skład wchodzą europejskie instytucje i organy działające na rzecz środowiska, organizacje pod egidą ONZ i organizacje krajowe działające na rzecz środowiska. Łączna kwota dotacji wyniosła w 2012 r. 11,9 mln euro, co stanowi 27 % całości wydatków operacyjnych. Przeprowadzane przez Agencję kontrole ex ante poprzedzające zwrot kosztów zadeklarowanych przez beneficjentów polegają na analizie zestawień poniesionych wydatków. Agencja zwykle nie żąda od beneficjentów przedstawienia dokumentacji na potwierdzenie kwalifikowalności i poprawności deklarowanych kosztów osobowych, które stanowią największy składnik kosztów (2). Kontrole ex post na miejscu w siedzibie beneficjenta przeprowadzane są rzadko (3). | w trakcie realizacji |
2013 | W 2013 r. Agencja w ramach pięciu programów (4) przyznała dotacje konsorcjom, w których skład wchodzą europejskie instytucje i organy działające na rzecz środowiska, organizacje pod egidą ONZ i krajowe organizacje działające na rzecz środowiska. Łączna kwota dotacji wyniosła w 2013 r. 13,9 mln euro, co stanowi 31 % całości wydatków operacyjnych. Przeprowadzane przez Agencję kontrole ex ante poprzedzające zwrot kosztów zadeklarowanych przez beneficjentów polegają na analizie zestawień poniesionych wydatków. W następstwie ubiegłorocznych uwag Trybunału Agencja wzmocniła kontrole kwalifikowalności i poprawności deklarowanych kosztów osobowych, które stanowią największy składnik kosztów. W szczególności, w przypadku próby beneficjentów, na potrzeby weryfikacji deklarowanych kosztów wynagrodzeń uzyskano karty ewidencji czasu pracy, nie uzyskano jednak list płac. Weryfikacje kosztów na miejscu w siedzibie beneficjenta przeprowadzane są rzadko. Istniejące mechanizmy kontrolne zapewniają zatem jedynie ograniczoną pewność co do kwalifikowalności i poprawności wydatków deklarowanych przez beneficjentów. W przypadku transakcji będących przedmiotem kontroli Trybunału uzyskano dokumentację towarzyszącą, co daje wystarczającą pewność co do ich legalności i prawidłowości. | w trakcie realizacji |
(1) Europejskie centra tematyczne (ETC), Europejski Instrument Sąsiedztwa i Partnerstwa (ENPI) oraz globalny monitoring środowiska i bezpieczeństwa (GMES). (2) W przypadku innych kosztów (np. podwykonawstwa, nabycia sprzętu) Agencja żąda dokumentacji towarzyszącej i analizuje ją. (3) W latach 2012 i 2011 przeprowadzono jedną kontrolę ex ante mającą na celu sprawdzenie posiadanych przez beneficjenta systemów kontroli. W 2010 r. przeprowadzono jedną kontrolę ex ante mającą na celu sprawdzenie kwalifikowalności wydatków zadeklarowanych przez jednego z beneficjentów. (4) Europejskie centra tematyczne (ETC), Europejski Instrument Sąsiedztwa i Partnerstwa (ENPI), operacje wstępne w ramach globalnego monitoringu środowiska i bezpieczeństwa (GIO i GIO2), lokalna koordynacja GMES (GISC) oraz Instrument Pomocy Przedakcesyjnej (IPA2). |
ZAŁĄCZNIK II
Europejska Agencja Środowiska (Kopenhaga)
Europejska Agencja Środowiska (Kopenhaga)
Zakres kompetencji Unii według Traktatu (art. 191 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej) | Polityka ochrony środowiska Polityka Unii w dziedzinie środowiska przyczynia się do [...]: zachowania, ochrony i poprawy jakości środowiska, ochrony zdrowia ludzkiego, ostrożnego i racjonalnego wykorzystywania zasobów naturalnych, promowania na płaszczyźnie międzynarodowej środków zmierzających do rozwiązywania regionalnych lub światowych problemów w dziedzinie środowiska, w szczególności zwalczania zmian klimatu. Polityka Unii w dziedzinie środowiska stawia sobie za cel wysoki poziom ochrony, z uwzględnieniem różnorodności sytuacji w różnych regionach Unii. Opiera się na zasadzie ostrożności oraz na zasadach działania zapobiegawczego, naprawiania szkody w pierwszym rzędzie u źródła i na zasadzie "zanieczyszczający płaci". [...] Przy opracowywaniu polityki [...] Unia uwzględnia: dostępne dane naukowo-techniczne, warunki środowiska w różnych regionach Unii, potencjalne korzyści i koszty, które mogą wynikać z działania lub z zaniechania działania, gospodarczy i społeczny rozwój Unii jako całości i zrównoważony rozwój jej regionów [...]. | |
Kompetencje Agencji (rozporządzenie Rady (EWG) nr 1210/90) | Cele Utworzenie Europejskiej Sieci Informacji i Obserwacji Środowiska w celu dostarczania Unii i państwom członkowskim: 1. obiektywnych, wiarygodnych i porównywalnych w skali Europy informacji umożliwiających: a) podjęcie niezbędnych działań na rzecz ochrony środowiska; b) ocenę wyników tych działań; c) odpowiednie informowanie opinii publicznej o stanie środowiska; 2. niezbędnego wsparcia technicznego i naukowego. Zadania - ustanowienie i koordynowanie Europejskiej Sieci Informacji i Obserwacji Środowiska, we współpracy z państwami członkowskimi; - zapewnianie Unii i państwom członkowskim obiektywnych informacji niezbędnych do opracowywania i realizacji trafnej i skutecznej polityki ochrony środowiska; - pomaganie w zakresie monitorowania działań w dziedzinie środowiska poprzez właściwe wspieranie wymagań w zakresie sprawozdawczości; - doradzanie poszczególnym państwom członkowskim w sprawie rozwijania, tworzenia i rozbudowywania ich systemów monitorowania działań w dziedzinie środowiska; - rejestrowanie, zestawianie i ocena danych o stanie środowiska, sporządzanie sprawozdań na temat jakości środowiska i presji na środowisko na terytorium Unii, zapewnienie jednolitych kryteriów oceny danych o środowisku, które mają być stosowane przez wszystkie państwa członkowskie, dalsze rozwijanie i utrzymanie referencyjnego ośrodka informacji o środowisku; - dążenie do zapewnienia porównywalności danych uzyskiwanych na poziomie europejskim, a w razie konieczności zachęcanie odpowiednimi środkami do lepszego zharmonizowania metod pomiarowych; - promowanie włączania europejskich informacji o środowisku do programów międzynarodowych; - publikowanie co pięć lat sprawozdań o stanie środowiska, tendencjach i perspektywach, uzupełnianych przez wskaźnikowe sprawozdania skupiające się na poszczególnych zagadnieniach; - stymulowanie rozwoju technik prognozowania środowiska, wymiany informacji o technologiach zapobiegania szkodom w środowisku lub zmniejszania tych szkód, metod oceny kosztów szkód w środowisku i kosztów prowadzenia polityki zapobiegania zniszczeniom środowiska, jego ochrony i odnawiania; - zapewnienie szerokiego upowszechniania w społeczeństwie wiarygodnych i porównywalnych informacji o środowisku, w szczególności o stanie środowiska, oraz - by zrealizować to założenie - promowanie wykorzystania nowoczesnych technologii teleinformatycznych do tego celu; - aktywna współpraca z innymi organami i programami unijnymi oraz z innymi organami międzynarodowymi oraz w dziedzinach będących przedmiotem wspólnego zainteresowania z tymi instytucjami w państwach niebędących członkami Unii, z uwzględnieniem potrzeby unikania powielania wysiłków; - wspieranie Komisji w procesie wymiany informacji w zakresie rozwoju metod oceny środowiska i najlepszych praktyk w tym zakresie oraz rozpowszechniania informacji dotyczących wyników właściwych badań środowiskowych, w formie, która może najlepiej pomóc w rozwoju polityki. | |
Zarządzanie | Zarząd Skład Po jednym członku z każdego państwa członkowskiego, po jednym członku z każdego państwa EOG uczestniczącego w Agencji, dwóch przedstawicieli Komisji i dwóch naukowców mianowanych przez Parlament Europejski. Zadania Przyjmowanie wieloletnich i rocznych programów prac, nadzór nad ich wykonaniem oraz przyjmowanie rocznego sprawozdania z działalności Agencji. Dyrektor zarządzający Mianowany przez zarząd na wniosek Komisji. Komitet naukowy Złożony z osób o wysokich kwalifikacjach w dziedzinie ochrony środowiska, wyznaczonych przez zarząd. Kontrola zewnętrzna Europejski Trybunał Obrachunkowy. Organ udzielający absolutorium z wykonania budżetu Parlament Europejski działający na zalecenie Rady. | |
Środki udostępnione Agencji w roku 2014 (2013) | Budżet ostateczny 52,6 (41,7) mln euro Dotacja Unii: 80 % (100 %) Zatrudnienie na dzień 31 grudnia 2014 r. Liczba stanowisk w planie zatrudnienia: 135 (138) Stanowiska obsadzone: 130 (132) oraz 74 (78) inne stanowiska (pracownicy kontraktowi i oddelegowani eksperci krajowi) Liczba pracowników ogółem: 204 (210) Przydział stanowisk przewidzianych w planie zatrudnienia: - operacyjne: 97 (98) - administracyjne: 38 (40) | |
Produkty i usługi w roku 2014 (2013) | Artykuły Przeglądy | 14 (48) 46 (53) |
Komunikaty prasowe | 7 (11) | |
Zestawy danych | 54 (29) | |
Wskaźniki | 34 (46) | |
Mapy, wykresy | 48 (217) | |
Broszury, ulotki itd. | 1 (5) | |
Dokumenty korporacyjne | 2 (5) | |
Sprawozdania | 10 (13) | |
Sprawozdania techniczne | 17 (21) | |
Sygnały EEA | 1 (1) | |
Raport SOER ("Środowisko Europy - stan i prognozy") | 1 (0) | |
Źródło: Załącznik przekazany przez Agencję. |
ODPOWIEDZI AGENCJI
EEA zapewni ścisłe wdrożenie standardu ICS nr 18, aby udokumentować wszelkie możliwe przyszłe przypadki ominięcia procedur kontroli lub odstępstw od ustanowionych zasad i procedur.
W odniesieniu do drugiej części tej uwagi Agencja nie uznała za skuteczne domaganie się wspomnianych dokumentów w związku z tym, że uzyskano solidne dowody od tych samych parterów w trakcie przeszłych kontroli wyrywkowych. Ponadto Agencja prowadziła w tym czasie rozmowy z kontrolerami Trybunału na temat sformułowania najbardziej adekwatnej polityki kontroli do zapewnienia odpowiedniego jej zakresu i kwalifikowalności.
EEA przyjmuje do wiadomości trzeci punkt tej uwagi i uwzględni go w trakcie dokonywania przeglądu obecnej polityki kontroli europejskich centrów tematycznych. Opracowana zostanie oficjalna strategia kontroli ex post zapewniająca zgodność z zadaniami jednostki audytu wewnętrznego EEA. Audytor wewnętrzny będzie przeprowadzał wyłącznie kontrole ex post, co obejmie zarówno kontrole na miejscu, jak i skuteczność procesu kontroli ex ante EEA.
Dlatego tez EEA uznaje pozostałe ryzyko za dopuszczalne i odpowiednio ograniczone przez uzgodnione klauzule umowne. EEA przeprowadzi jednakże przeglądy okresowe wdrożenia umowy w celu ponownej oceny ryzyka i przyjęcia odpowiednich środków i działań zaradczych, jeżeli takowe zostaną uznane za konieczne.
Ponadto EEA uważa, że przywileje i immunitety chroniące jej dane nie są zagrożone przez stosowanie usług chmury obliczeniowej.
W odniesieniu do poszanowania prawa do życia prywatnego i życia rodzinnego, o czym mowa w Karcie praw podstawowych Unii Europejskiej, EEA od tego czasu zaktualizowała swoje zasady stosowania poczty elektronicznej, do których dołączono zastrzeżenie prawne dotyczące ograniczonego osobistego stosowania systemu poczty elektronicznej skierowane do pracowników.
© Unia Europejska, http://eur-lex.europa.eu/
Za autentyczne uważa się wyłącznie dokumenty Unii Europejskiej opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.