Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji Kolejowej za rok budżetowy 2013 wraz z odpowiedziami Agencji.

Dzienniki UE

Dz.U.UE.C.2014.442.232

Akt nienormatywny

Wersja od: 10 grudnia 2014 r.

SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji Kolejowej za rok budżetowy 2013 wraz z odpowiedziami Agencji

(2014/C 442/27)

(Dz.U.UE C z dnia 10 grudnia 2014 r.)

WPROWADZENIE

1. Europejska Agencja Kolejowa (zwana dalej "Agencją", inaczej "ERA") z siedzibą w Lille-Valenciennes została ustanowiona rozporządzeniem (WE) nr 881/2004 Parlamentu Europejskiego i Rady ¹ . Zadaniem Agencji jest zwiększanie poziomu interoperacyjności systemów kolejowych oraz wypracowanie wspólnego podejścia do bezpieczeństwa celem stworzenia w Europie bardziej konkurencyjnego sektora kolejowego, o wyższym poziomie bezpieczeństwa ² .

INFORMACJE LEŻĄCE U PODSTAW POŚWIADCZENIA WIARYGODNOŚCI

2. Przyjęte przez Trybunał podejście kontrolne obejmuje analityczne procedury kontrolne, bezpośrednie badanie transakcji oraz ocenę kluczowych mechanizmów kontrolnych w stosowanych przez Agencję systemach nadzoru i kontroli. Elementami uzupełniającymi to podejście są dowody uzyskane na podstawie prac innych kontrolerów (w stosownych przypadkach) oraz analiza oświadczeń kierownictwa.

POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI 3. Na mocy postanowień art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE) Trybunał zbadał: a) roczne sprawozdanie finansowe Agencji obejmujące sprawozdanie finansowe ^3 oraz sprawozdanie z wykonania budżetu ^4 za rok budżetowy zakończony 31 grudnia 2013 r.; jak również b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Zadania kierownictwa 4. Kierownictwo odpowiada za sporządzenie i rzetelną prezentację rocznego sprawozdania finansowego Agencji oraz za legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw ^5 : a) zadania kierownictwa w zakresie rocznego sprawozdania finansowego Agencji obejmują: zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie systemu kontroli wewnętrznej umożliwiającego sporządzenie i rzetelną prezentację sprawozdania finansowego, które nie zawiera istotnych zniekształceń spowodowanych nadużyciem lub błędem, a także wybór i stosowanie właściwych zasad (polityki) rachunkowości na podstawie zasad rachunkowości przyjętych przez księgowego Komisji ^6 oraz sporządzanie szacunków księgowych, które są racjonalne w danych okolicznościach. Dyrektor zatwierdza roczne sprawozdanie finansowe Agencji po tym, jak zostanie ono sporządzone przez księgowego Agencji na podstawie wszystkich dostępnych informacji. Do sprawozdania finansowego księgowy dołącza oświadczenie, w którym stwierdza między innymi, czy uzyskał wystarczającą pewność, że daje ono prawdziwy i rzetelny obraz sytuacji finansowej Agencji we wszystkich istotnych aspektach; b) zadania kierownictwa w zakresie legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń i zgodności z zasadą należytego zarządzania finansami obejmują zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie skutecznego i wydajnego systemu kontroli wewnętrznej, w tym właściwego nadzoru, jak również podejmowanie odpowiednich działań w celu zapobiegania nieprawidłowościom i nadużyciom finansowym oraz - w razie konieczności - wszczynanie postępowań sądowych w celu odzyskania nienależnie wypłaconych lub niewłaściwie wykorzystanych środków finansowych. Zadania Trybunału 5. Zadaniem Trybunału jest przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie ^7 , na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego Agencji oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Trybunał przeprowadza kontrolę zgodnie z wydanymi przez IFAC Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej i kodeksem etyki oraz z Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli wydanymi przez INTOSAI (ISSAI). Zgodnie z tymi standardami Trybunał zobowiązany jest zaplanować i przeprowadzić kontrolę w taki sposób, aby uzyskać wystarczającą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe Agencji nie zawiera istotnych zniekształceń, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe. 6. W ramach kontroli stosuje się procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w rocznym sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Dobór procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia - w wyniku nadużycia lub błędu - istotnego zniekształcenia w rocznym sprawozdaniu finansowym lub istotnej niezgodności transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania z wymogami przepisów Unii Europejskiej. W celu zaprojektowania procedur kontroli odpowiednich w danych okolicznościach kontroler, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej w zakresie dotyczącym sporządzania i rzetelnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego oraz systemy nadzoru i kontroli wprowadzone celem zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Kontrola obejmuje także ocenę stosowności przyjętych zasad (polityki) rachunkowości oraz racjonalności sporządzonych szacunków księgowych, a także ocenę ogólnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego. 7. Trybunał uznał, że uzyskane dowody kontroli stanowią wystarczającą i odpowiednią podstawę do wydania poświadczenia wiarygodności. Opinia na temat wiarygodności rozliczeń 8. W opinii Trybunału roczne sprawozdanie finansowe Agencji przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach jej sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2013 r. oraz wyniki transakcji i przepływy pieniężne za kończący się tego dnia rok, zgodnie z przepisami jej regulaminu finansowego oraz z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji. Opinia na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń 9. W opinii Trybunału transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Agencji za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2013 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

10. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.

UWAGI DOTYCZĄCE MECHANIZMÓW KONTROLNYCH

11. Poprawność informacji wykorzystywanych w prowadzonych przez Agencję postępowaniach o udzielenie zamówienia i ich dokumentowanie wymagają dalszej poprawy.

INNE UWAGI

12. Zgodnie z rozporządzeniem ustanawiającym Agencję ⁸ w skład jej personelu wchodzić mają:

- pracownicy tymczasowi zatrudnieni przez Agencję na okres nieprzekraczający pięciu lat, wybrani spośród fachowców z danego sektora na podstawie ich kwalifikacji i doświadczenia w zakresie bezpieczeństwa i interoperacyjności kolei,

- urzędnicy wyznaczeni lub oddelegowani przez Komisję lub państwa członkowskie na okres nieprzekraczający pięciu lat, oraz

- inni pracownicy wykonujący prace wdrożeniowe lub biurowe.

13. Na koniec 2013 r. w Agencji zatrudnionych było 136 pracowników tymczasowych. Rozporządzenie ustanawiające stanowi również, że podczas pierwszych dziesięciu lat działania Agencji pięcioletni okres może zostać przedłużony o kolejny okres nieprzekraczający trzech lat, jeśli jest to wymagane ze względu na ciągłość świadczenia usług. Do połowy 2013 r. Agencja korzystała z tej możliwości jako normalnej praktyki. Ponadto w okresie od września 2013 r. do marca 2014 r. Agencja ponownie zatrudniła (na okres ośmiu lat) czterech pracowników tymczasowych, których umowy z Agencją wygasły w 2013 r. po upływie maksymalnego, ośmioletniego okresu.

14. W 2013 r. Agencja, w porozumieniu ze swoją Radą Administracyjną i z Komisją, przyjęła nową decyzję, zgodnie z którą umowa z pracownikiem tymczasowym może zostać zawarta na czas nieokreślony. Podobne zapisy zawarte są we wniosku w sprawie zmiany rozporządzenia ustanawiającego Agencję, nie jest jednak jasne, czy i kiedy wniosek ten zostanie przyjęty przez Parlament i Radę.

15. Siedziba Agencji znajduje się w Lille i Valenciennes. Jak wskazał Trybunał w swoim specjalnym sprawozdaniu rocznym za rok budżetowy 2006, centralizacja całej działalności w jednej siedzibie mogłaby przynieść oszczędność kosztów. Mogłoby to również ułatwić zawarcie kompleksowej umowy w sprawie siedziby z państwem przyjmującym, co przyczyniłoby się do dalszego zwiększenia przejrzystości co do warunków prowadzenia działalności przez Agencję i jej personel.

DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z ZESZŁOROCZNYMI UWAGAMI

16. Przegląd działań naprawczych podjętych w wyniku uwag zgłoszonych przez Trybunał w roku poprzednim przedstawiono w załączniku I.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Milan Martin CVIKL, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 8 lipca 2014 r.

	W imieniu Trybunału Obrachunkowego
	Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
	Prezes

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK  I

Działania podjęte w związku z zeszłorocznymi uwagami

Rok	Uwagi Trybunału	Działania naprawcze (zrealizowane/w trakcie realizacji/ niepodjęte/brak danych lub nie dotyczy)
2011	Poziom płatności w stosunku do środków budżetowych polepszył się w przypadku wszystkich tytułów, jednak dla tytułu III (wydatki operacyjne) pozostawał niski i wynosił 47 % (39 % w 2010 r.). Sytuacja ta stanowi naruszenie budżetowej zasady jednoroczności.	Zrealizowane
2011	Rozporządzenie ustanawiające Agencję określa maksymalne okresy zatrudnienia dla pracowników zatrudnionych na czas określony rekrutowanych przez agencję spośród ekspertów z sektora kolejowego. Zgodnie z tymi przepisami Agencja będzie musiała wymienić połowę pracowników operacyjnych w okresie 2013-2015, co może spowodować istotne zakłócenia w działaniach operacyjnych Agencji ^(1).	W trakcie realizacji
2011	Istnieje możliwość poprawienia procedur rekrutacji stosowanych w Agencji w celu zapewnienia pełnej przejrzystości i równego traktowania kandydatów. Na przykład ogłoszenia o naborze nie zawierały informacji o wymaganej minimalnej liczbie lat wykształcenia wyższego lub studiów, co było stosowanym kryterium selekcji. Progi punktowe wymagane do zaproszenia kandydatów na rozmowę kwalifikacyjną i umieszczenia ich na liście rezerwowej, punktacja kryteriów wyboru, pytania na egzaminy pisemne i ustne ani też wagi związane z egzaminami pisemnymi i ustnymi nie zostały określone przed rozpoczęciem przeglądu kandydatur.	W trakcie realizacji
2012	Agencja zlikwidowała jednostkę kontroli wewnętrznej, a na jej miejsce powołała koordynatora ds. kontroli wewnętrznej. Kontroler wewnętrzny odszedł z Agencji. Istnieje niepewność co do tego, jak przewidziana w regulaminie finansowym Agencji funkcja kontroli wewnętrznej będzie realizowana w nowej strukturze.	Zrealizowane
2012	Agencja powinna wzmocnić istniejące mechanizmy kontrolne, aby zapewnić prawidłowe obliczanie i wypłacanie dodatków rodzinnych na podstawie kompletnych i aktualnych informacji.	Zrealizowane
2012	Agencja nie spełnia wymagań standardów kontroli wewnętrznej dotyczących ciągłości działania. Brak jest zatwierdzonych planów ciągłości działania i przywrócenia gotowości do pracy po wystąpieniu sytuacji nadzwyczajnej w odniesieniu do systemów informatycznych.	W trakcie realizacji
^(1) Rozporządzenie (WE) nr 881/2004, art. 24.

ZAŁĄCZNIK  II

Europejska Agencja Kolejowa (Lille/Valenciennes) Kompetencje i zadania

Zakres kompetencji Unii według Traktatu (art. 91 ust. 1 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej)	W celu wykonania art. 90 i z uwzględnieniem specyficznych aspektów transportu, Parlament Europejski i Rada, stanowiąc zgodnie ze zwykłą procedurą ustawodawczą i po konsultacji z Komitetem Ekonomiczno-Społecznym i Komitetem Regionów, ustanawiają: a) wspólne reguły mające zastosowanie do transportu międzynarodowego wykonywanego z lub na terytorium państwa członkowskiego lub tranzytu przez terytorium jednego lub większej liczby państw członkowskich; b) warunki dostępu przewoźników niemających stałej siedziby w państwie członkowskim do transportu krajowego w państwie członkowskim; c) środki pozwalające polepszyć bezpieczeństwo transportu; d) wszelkie inne potrzebne przepisy.
Kompetencje Agencji (rozporządzenie (WE) nr 881/2004 Parlamentu Europejskiego i Rady)	Cele Współdziałanie, w sprawach technicznych, we wdrażaniu prawodawstwa Unii zmierzającego do: - poprawy konkurencyjności sektora kolejowego, - wypracowania wspólnego podejścia do bezpieczeństwa europejskiego systemu kolejowego, w celu przyczynienia się do stworzenia europejskiego obszaru kolejowego bez granic o wysokim poziomie bezpieczeństwa. Zadania 1. Przekazywanie Komisji zaleceń dotyczących: - wspólnych metod bezpieczeństwa oraz wspólnych wymagań bezpieczeństwa określonych w dyrektywie w sprawie bezpieczeństwa kolei (2004/49/ WE), - świadectw bezpieczeństwa i działań w zakresie bezpieczeństwa, - określania specyfikacji technicznych interoperacyjności, - kwalifikacji zawodowych, - rejestracji taboru kolejowego. 2. Wydawanie opinii dotyczących: - krajowych przepisów bezpieczeństwa, - monitorowania jakości pracy jednostek notyfikowanych, - interoperacyjności sieci transeuropejskiej. 3. Koordynacja organów krajowych: Koordynacja krajowych organów ds. bezpieczeństwa i krajowych organów dochodzeniowych (określonych w dyrektywie 2004/49/WE, art. 17 i 21). 4. Publikacje i bazy danych: - sprawozdanie o działaniu systemu bezpieczeństwa (co dwa lata), - sprawozdanie z postępów we wdrażaniu interoperacyjności (co dwa lata), - publiczna baza danych dokumentów dotyczących bezpieczeństwa, - publiczny rejestr dokumentów dotyczących interoperacyjności.
Zarządzanie	Rada Administracyjna Skład: po jednym przedstawicielu każdego państwa członkowskiego, czterech przedstawicieli Komisji, sześciu przedstawicieli odpowiednich sektorów zawodowych (bez prawa głosu). Dyrektor wykonawczy Mianowany przez Radę Administracyjną na wniosek Komisji. Kontrola zewnętrzna Europejski Trybunał Obrachunkowy. Organ udzielający absolutorium z wykonania budżetu Parlament Europejski działający na zalecenie Rady.
Środki udostępnione Agencji w roku 2013 (2012)	Budżet 25,8 (25,8) mln euro Zatrudnienie na dzień 31 grudnia 2013 r. Stanowiska w planie zatrudnienia: 143 (144) Stanowiska obsadzone na dzień 31 grudnia 2013 r.: 135 (139) Inni pracownicy: 15 (14) Łączna liczba pracowników: 150 (153), w tym wykonujący zadania: - operacyjne: 116 (119) - administracyjne: 34 (34)
Produkty i usługi w roku 2013	Działania następcze, modyfikacja tekstów, upowszechnianie i monitorowanie w związku ze wspólnym certyfikatem bezpieczeństwa. Ocena skuteczności i realizacji działań podjętych poprzez wspólny sekretariat sieci. Prace nad systemem wspólnego unijnego certyfikatu bezpieczeństwa. Wdrożenie wspólnego szablonu dokumentacji opartego na odpowiednich dyrektywach unijnych i zaleceniu Komisji 2011/217/UE (znanym jako zalecenie DV29), przeznaczonego do użytku państw członkowskich przy dokumentowaniu zastosowanej procedury udzielania zezwoleń. Zakończenie opracowywania prawie wszystkich technicznych specyfikacji interoperacyjności (TSI), mających zastosowanie do całej sieci kolejowej UE. Zdefiniowanie i skompilowanie dokumentu referencyjnego krajowych przepisów w zakresie autoryzacji taboru oraz klasyfikacja ich ekwiwalencji do celów wzajemnego uznawania. Sprawozdania na temat bezpieczeństwa kolejowego i interoperacyjności. Zalecenia dotyczące oceny bezpieczeństwa i sprawozdawczości w jego zakresie, w tym wspólnych wskaźników bezpieczeństwa i wspólnych metod oceny bezpieczeństwa, koordynacja działań organów odpowiedzialnych za bezpieczeństwo i organów dochodzeniowych, a także sprawozdawczość na temat działania systemów bezpieczeństwa w państwach członkowskich. Zalecenia dotyczące przepisów w zakresie bezpieczeństwa, w tym ocena sposobu udostępniania krajowych zasad bezpieczeństwa oraz badanie transpozycji dyrektywy w sprawie bezpieczeństwa kolei przez państwa członkowskie. Ustanowienie i prowadzenie szeregu rejestrów dotyczących interoperacyjności i bezpieczeństwa. Zapewnienie wytycznych, wsparcia i doradztwa sektorowi kolejowemu i państwom członkowskim w czasie wdrażania specyfikacji TSI dotyczących aplikacji telematycznych dla przewozów towarowych (TAF) i aplikacji telematycznych dla przewozów pasażerskich (TAP). Działanie w charakterze organu systemowego i kierownika kontroli zmian w ramach ERTMS (Europejskiego Systemu Zarządzania Ruchem Kolejowym); wydanie specyfikacji 3 wzorca ETCS; wspieranie Komisji w ocenie projektów ERTMS. Współpraca z Agencją Wykonawczą ds. Transeuropejskiej Sieci Transportowej w zakresie oceny konkretnych projektów ERTMS. Opinie techniczne dotyczące przepisów krajowych oraz monitorowanie pracy jednostek notyfikowanych. Sporządzenie oceny oddziaływania w odniesieniu do odpowiednich zaleceń.
Źródło: Załącznik przekazany przez Agencję.

ODPOWIEDZI AGENCJI

11. Agencja przyjęła do wiadomości uwagę Trybunału i dokona przeglądu prowadzonych przez siebie postępowań o udzielenie zamówienia.

12-14. Agencja przyjęła do wiadomości uwagi Trybunału.

15. Agencja utrzymuje regularne kontakty z przyjmującym państwem członkowskim w związku z umową w sprawie siedziby. Dotychczas władze francuskie wyrażały jednak opinię, że zastosowanie ma tutaj Protokół w sprawie przywilejów i immunitetów i że jest to wystarczające w przypadku Agencji.

¹ Dz.U. L 220 z 21.6.2004, s. 3.

² Do celów informacyjnych w załączniku II skrótowo przedstawiono kompetencje i działania Agencji.

³ Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu oraz rachunku wyniku ekonomicznego, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w aktywach netto oraz opisu znaczących zasad (polityki) rachunkowości i informacji dodatkowej.

⁴ Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje rachunek wyniku budżetowego wraz z załącznikiem.

⁵ Art. 39 i 50 rozporządzenia delegowanego Komisji (UE) nr 1271/2013 (Dz.U. L 328 z 7.12.2013, s. 42).

⁶ Zasady rachunkowości przyjęte przez księgowego Komisji opierają się na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości Sektora Publicznego (IPSAS) wydanych przez Międzynarodową Federację Księgowych, a w kwestiach nimi nieobjętych - na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości (MSR)/Międzynarodowych Standardach Sprawozdawczości Finansowej (MSSF) wydanych przez Radę Międzynarodowych Standardów Rachunkowości.

⁷ Art. 107 rozporządzenia (UE) nr 1271/2013.

⁸ Rozporządzenie (WE) nr 881/2004, art. 24 ust. 3.