Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji Środowiska za rok budżetowy 2013 wraz z odpowiedziami Agencji.

Dzienniki UE

Dz.U.UE.C.2014.442.144

Akt nienormatywny

Wersja od: 10 grudnia 2014 r.

SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji Środowiska za rok budżetowy 2013 wraz z odpowiedziami Agencji

(2014/C 442/16)

(Dz.U.UE C z dnia 10 grudnia 2014 r.)

WPROWADZENIE

1. Europejska Agencja Środowiska (zwana dalej "Agencją", inaczej "EEA") z siedzibą w Kopenhadze została ustanowiona rozporządzeniem Rady (EWG) nr 1210/90 ¹ . Zadaniem Agencji jest stworzenie sieci obserwacyjnej dostarczającej Komisji, Parlamentowi, państwom członkowskim i ogółowi społeczeństwa wiarygodnych informacji na temat stanu środowiska. W szczególności informacje te mają umożliwić Unii Europejskiej i państwom członkowskim podejmowanie działań na rzecz ochrony środowiska oraz ocenę ich skuteczności ² .

INFORMACJE LEŻĄCE U PODSTAW POŚWIADCZENIA WIARYGODNOŚCI

2. Przyjęte przez Trybunał podejście kontrolne obejmuje analityczne procedury kontrolne, bezpośrednie badanie transakcji oraz ocenę kluczowych mechanizmów kontrolnych w stosowanych przez Agencję systemach nadzoru i kontroli. Elementami uzupełniającymi to podejście są dowody uzyskane na podstawie prac innych kontrolerów (w stosownych przypadkach) oraz analiza oświadczeń kierownictwa.

POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI

3. Na mocy postanowień art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE) Trybunał zbadał:

a) roczne sprawozdanie finansowe Agencji obejmujące sprawozdanie finansowe ^3 oraz sprawozdanie z wykonania budżetu ^4 za rok budżetowy zakończony dnia 31 grudnia 2013 r.; jak również

b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania.

Zadania kierownictwa

4. Kierownictwo odpowiada za sporządzenie i rzetelną prezentację rocznego sprawozdania finansowego Agencji oraz za legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw ^5 :

a) Zadania kierownictwa w zakresie rocznego sprawozdania finansowego Agencji obejmują: zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie systemu kontroli wewnętrznej umożliwiającego sporządzenie i rzetelną prezentację sprawozdania finansowego, które nie zawiera istotnych zniekształceń spowodowanych nadużyciem lub błędem, a także wybór i stosowanie właściwych zasad (polityki) rachunkowości na podstawie zasad rachunkowości przyjętych przez księgowego Komisji ^6 oraz sporządzanie szacunków księgowych, które są racjonalne w danych okolicznościach. Dyrektor zatwierdza roczne sprawozdanie finansowe Agencji po tym, jak zostanie ono sporządzone przez księgowego Agencji na podstawie wszystkich dostępnych informacji. Do sprawozdania finansowego księgowy dołącza oświadczenie, w którym stwierdza między innymi, czy uzyskał wystarczającą pewność, że daje ono prawdziwy i rzetelny obraz sytuacji finansowej Agencji we wszystkich istotnych aspektach.

b) Zadania kierownictwa w zakresie legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń i zgodności z zasadą należytego zarządzania finansami obejmują zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie skutecznego i wydajnego systemu kontroli wewnętrznej, w tym właściwego nadzoru, jak również podejmowanie odpowiednich działań w celu zapobiegania nieprawidłowościom i nadużyciom finansowym oraz - w razie konieczności - wszczynanie postępowań sądowych w celu odzyskania nienależnie wypłaconych lub niewłaściwie wykorzystanych środków finansowych.

Zadania Trybunału

5. Zadaniem Trybunału jest przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie ^7 , na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego Agencji oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Trybunał przeprowadza kontrolę zgodnie z wydanymi przez IFAC Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej i kodeksem etyki oraz z Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli wydanymi przez INTOSAI (ISSAI). Zgodnie z tymi standardami Trybunał zobowiązany jest zaplanować i przeprowadzić kontrolę w taki sposób, aby uzyskać wystarczającą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe Agencji nie zawiera istotnych zniekształceń, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe.

6. W ramach kontroli stosuje się procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w rocznym sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Dobór procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia - w wyniku nadużycia lub błędu - istotnego zniekształcenia w rocznym sprawozdaniu finansowym lub istotnej niezgodności transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania z wymogami przepisów Unii Europejskiej. W celu zaprojektowania procedur kontroli odpowiednich w danych okolicznościach kontroler, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej w zakresie dotyczącym sporządzania i rzetelnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego oraz systemy nadzoru i kontroli wprowadzone celem zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Kontrola obejmuje także ocenę stosowności przyjętych zasad (polityki) rachunkowości oraz racjonalności sporządzonych szacunków księgowych, a także ocenę ogólnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego.

7. Trybunał uznał, że uzyskane dowody kontroli stanowią wystarczającą i odpowiednią podstawę do wydania poświadczenia wiarygodności.

Opinia na temat wiarygodności rozliczeń

8. W opinii Trybunału roczne sprawozdanie finansowe Agencji przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach jej sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2013 r. oraz wyniki transakcji i przepływy pieniężne za kończący się tego dnia rok, zgodnie z przepisami jej regulaminu finansowego oraz z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji.

Opinia na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń

9. W opinii Trybunału transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Agencji za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2013 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

10. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.

UWAGI DOTYCZĄCE MECHANIZMÓW KONTROLNYCH

11. W 2013 r. Agencja w ramach pięciu programów ⁸ przyznała dotacje konsorcjom, w których skład wchodzą europejskie instytucje i organy działające na rzecz środowiska, organizacje pod egidą ONZ i krajowe organizacje działające na rzecz środowiska. Łączna kwota dotacji wyniosła w 2013 r. 13,9 mln euro, co stanowi 31 % całości wydatków operacyjnych. Przeprowadzane przez Agencję kontrole ex ante poprzedzające zwrot kosztów zadeklarowanych przez beneficjentów obejmują analizę zestawień poniesionych wydatków.

12. W następstwie ubiegłorocznych uwag Trybunału (zob. załącznik I) EEA nasiliła kontrole kwalifikowalności i poprawności deklarowanych kosztów osobowych, które stanowią największy składnik kosztów. W szczególności, w przypadku próby beneficjentów, na potrzeby weryfikacji deklarowanych kosztów wynagrodzeń uzyskano karty ewidencji czasu pracy, nie uzyskano jednak list płac. Rzadko przeprowadza się weryfikacje kosztów na miejscu w siedzibie beneficjenta.

13. Istniejące mechanizmy kontrolne zapewniają zatem jedynie ograniczoną pewność co do kwalifikowalności i poprawności wydatków deklarowanych przez beneficjentów. W przypadku transakcji będących przedmiotem kontroli Trybunału uzyskano dokumentację towarzyszącą, co daje wystarczającą pewność co do ich legalności i prawidłowości.

DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z ZESZŁOROCZNYMI UWAGAMI

14. Przegląd działań naprawczych podjętych w wyniku uwag zgłoszonych przez Trybunał w roku poprzednim przedstawiono w załączniku I.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Milan Martin CVIKL, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 8 lipca 2014 r.

	W imieniu Trybunału Obrachunkowego
	Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
	Prezes

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK  I

Działania podjęte w związku z zeszłorocznymi uwagami

Rok	Uwagi Trybunału	Działania naprawcze (zrealizowane/w trakcie realizacji/ niepodjęte/brak danych lub nie dotyczy)
2012	W 2012 r. Agencja w ramach trzech dużych programów ^(1) przyznała dotacje konsorcjom, w których skład wchodzą europejskie instytucje i organy działające na rzecz środowiska, organizacje pod egidą ONZ i krajowe organizacje działające na rzecz środowiska. Łączna kwota dotacji wyniosła w 2012 r. 11,9 mln euro, co stanowi 27 % całości wydatków operacyjnych. Przeprowadzane przez Agencję kontrole ex ante poprzedzające zwrot kosztów zadeklarowanych przez beneficjentów obejmują analizę zestawień poniesionych wydatków. Agencja zwykle nie żąda od beneficjentów przedstawienia dokumentacji na potwierdzenie kwalifikowalności i poprawności deklarowanych kosztów osobowych, które stanowią największy składnik kosztów ^(2). Kontrole ex ante na miejscu w siedzibie beneficjenta przeprowadzane są rzadko ^(3).	w trakcie realizacji
2012	Istniejące mechanizmy kontrolne zapewniają zatem kierownictwu Agencji jedynie ograniczoną pewność co do kwalifikowalności i poprawności wydatków deklarowanych przez beneficjentów. W przypadku transakcji będących przedmiotem kontroli Trybunału Agencja uzyskała w jego imieniu dokumentację towarzyszącą, co daje wystarczającą pewność co do ich legalności i prawidłowości. Wyrywkowa weryfikacja dokumentacji towarzyszącej dotyczącej kosztów osobowych oraz objęcie większej liczby beneficjentów kontrolami na miejscu mogłyby znacznie zwiększyć tę pewność.	w trakcie realizacji
^(1) Europejskie centra tematyczne (ETC), Europejski Instrument Sąsiedztwa i Partnerstwa (ENPI) oraz globalny monitoring środowiska i bezpieczeństwa (GMES). ^(2) W przypadku innych kosztów (np. podwykonawstwa, nabycia sprzętu) Agencja żąda dokumentacji towarzyszącej ^i analizuje ją. ^(3) W latach 2012 i 2011 przeprowadzono jedną weryfikację ex ante mającą na celu sprawdzenie posiadanych przez beneficjenta systemów kontroli. W 2010 r. przeprowadzono jedną weryfikację ex ante mającą na celu sprawdzenie kwalifikowalności wydatków zadeklarowanych przez jednego z beneficjentów.

ZAŁĄCZNIK  II

Europejska Agencja Środowiska (Kopenhaga)

Kompetencje i zadania

Zakres kompetencji Unii według Traktatu (art. 191 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej)	Polityka ochrony środowiska Polityka Unii w dziedzinie środowiska przyczynia się do [...]: zachowania, ochrony i poprawy jakości środowiska, ochrony zdrowia ludzkiego, ostrożnego i racjonalnego wykorzystywania zasobów naturalnych, promowania na płaszczyźnie międzynarodowej środków zmierzających do rozwiązywania regionalnych lub światowych problemów w dziedzinie środowiska, w szczególności zwalczania zmian klimatu. Polityka Unii w dziedzinie środowiska stawia sobie za cel wysoki poziom ochrony, z uwzględnieniem różnorodności sytuacji w różnych regionach Unii. Opiera się na zasadzie ostrożności oraz na zasadach działania zapobiegawczego, naprawiania szkody w pierwszym rzędzie u źródła i na zasadzie "zanieczyszczający płaci". [...] Przy opracowywaniu polityki [...] Unia uwzględnia: dostępne dane naukowo-techniczne, warunki środowiska w różnych regionach Unii, potencjalne korzyści i koszty, które mogą wynikać z działania lub z zaniechania działania, gospodarczy i społeczny rozwój Unii jako całości i zrównoważony rozwój jej regionów [...].
Kompetencje Agencji Rozporządzenie (EWG) nr 1210/90	Cele Utworzenie Europejskiej Sieci Informacji i Obserwacji Środowiska w celu dostarczania Unii i państwom członkowskim: 1) obiektywnych, wiarygodnych i porównywalnych w skali Europy informacji umożliwiających: a) podjęcie niezbędnych działań na rzecz ochrony środowiska; b) ocenę wyników tych działań; c) odpowiednie informowanie opinii publicznej o stanie środowiska; 2) niezbędnego wsparcia technicznego i naukowego. Zadania - ustanowienie i koordynowanie Europejskiej Sieci Informacji i Obserwacji Środowiska, we współpracy z państwami członkowskimi, - zapewnianie Unii i państwom członkowskim obiektywnych informacji niezbędnych do opracowywania i realizacji trafnej i skutecznej polityki ochrony środowiska, - pomaganie w zakresie monitorowania działań w dziedzinie środowiska poprzez właściwe wspieranie wymagań w zakresie sprawozdawczości, - doradzanie poszczególnym państwom członkowskim w sprawie rozwijania, tworzenia i rozbudowywania ich systemów monitorowania działań w dziedzinie środowiska, - rejestrowanie, zestawianie i ocena danych o stanie środowiska, sporządzanie sprawozdań na temat jakości środowiska i presji na środowisko na terytorium Unii, zapewnienie jednolitych kryteriów oceny danych o środowisku, które mają być stosowane przez wszystkie państwa członkowskie, dalsze rozwijanie i utrzymanie referencyjnego ośrodka informacji o środowisku, - dążenie do zapewnienia porównywalności danych uzyskiwanych na poziomie europejskim, a w razie konieczności zachęcanie odpowiednimi środkami do lepszego zharmonizowania metod pomiarowych, - promowanie włączania europejskich informacji o środowisku do programów międzynarodowych, - publikowanie co pięć lat sprawozdań o stanie środowiska, tendencjach i perspektywach, uzupełnianych przez wskaźnikowe sprawozdania skupiające się na poszczególnych zagadnieniach, - stymulowanie rozwoju technik prognozowania środowiska, wymiany informacji o technologiach zapobiegania szkodom w środowisku lub zmniejszania tych szkód, metod oceny kosztów szkód w środowisku i kosztów prowadzenia polityki zapobiegania zniszczeniom środowiska, jego ochrony i odnawiania, - zapewnienie szerokiego upowszechniania w społeczeństwie wiarygodnych i porównywalnych informacji o środowisku, w szczególności o stanie środowiska, oraz - by zrealizować to założenie - promowanie wykorzystania nowoczesnych technologii teleinformatycznych do tego celu, - aktywna współpraca z innymi organami i programami unijnymi oraz z innymi organami międzynarodowymi oraz w dziedzinach będących przedmiotem wspólnego zainteresowania z tymi instytucjami w państwach niebędących członkami Unii, z uwzględnieniem potrzeby unikania powielania wysiłków, - wspieranie Komisji w procesie wymiany informacji w zakresie rozwoju metod oceny środowiska i najlepszych praktyk w tym zakresie oraz rozpowszechniania informacji dotyczących wyników właściwych badań środowiskowych, w formie, która może najlepiej pomóc w rozwoju polityki.
Zarządzanie	Zarząd Skład Po jednym członku z każdego państwa członkowskiego, po jednym członku z każdego państwa uczestniczącego w Agencji, dwóch przedstawicieli Komisji i dwóch naukowców mianowanych przez Parlament Europejski. Zadania Przyjmowanie wieloletnich i rocznych programów prac, nadzór nad ich wykonaniem oraz przyjmowanie rocznego sprawozdania z działalności Agencji. Dyrektor wykonawczy Mianowany przez zarząd na wniosek Komisji. Komitet naukowy Złożony z osób o wysokich kwalifikacjach w dziedzinie ochrony środowiska, wyznaczonych przez zarząd. Kontrola zewnętrzna Europejski Trybunał Obrachunkowy. Organ udzielający absolutorium z wykonania budżetu Parlament Europejski działający na zalecenie Rady.
Środki udostępnione Agencji w roku 2013 (2012)	Ostateczny budżet 41,7 (41,7) mln euro dotacja Unii: 100 % (100 %)
	Zatrudnienie na dzień 31 grudnia 2013 r.
	Liczba stanowisk w planie zatrudnienia: 138 (136)
	Stanowiska obsadzone: 132 (131) oraz 78 (86) innych stanowisk (pracownicy kontraktowi i oddelegowani eksperci krajowi)
	Liczba pracowników ogółem: 210 (217)
	Przydział stanowisk przewidzianych w planie zatrudnienia:
	- operacyjne: 98 (96)
	- administracyjne: 40 (40).
Produkty i usługi w roku 2013 (2012)	Artykuły 48 (19)
	Przeglądy najważniejszych wydarzeń 53 (50)
	Komunikaty prasowe 11 (12)
	Zestawy danych 29 (36)
	Wskaźniki 46 (66)
	Mapy, wykresy 217 (466)
	Broszury, ulotki itd. 5
	Dokumenty korporacyjne 5 (3)
	Sprawozdania 13 (11)
	Sprawozdania techniczne 21 (18)
	Sygnały EEA 1 (1)
	Ogólnoeuropejskie oceny 0 (1)
	Raport "Środowisko Europy 2010 - stan i prognozy" (SOER 2010) 0 (2)
Źródło: Załącznik przekazany przez Agencję.

ODPOWIEDZI AGENCJI

11-13. Przyjmujemy uwagi do wiadomości i chcielibyśmy podkreślić, że nasze starania dotyczące zintensyfikowanych środków kontroli wychodzą poza to, o czym wspomniano w uwagach wstępnych. Przyjęto nową strategię kontroli, która zapewnia wspólne podejście do ryzyka wobec wszystkich ETC, znacznie bardziej skupia się na kosztach osobowych, a nadzorem nad nią i jej koordynacją zajmuje się jednostka audytu wewnętrznego.

Co się tyczy kontroli na miejscu, przeprowadzono dwie kontrole w siedzibie beneficjenta dotyczące końcowych zestawień wydatków poniesionych w 2013 r. obejmujących około 18 % całkowitych kosztów osobowych ETC. Co najmniej dwie dodatkowe wizyty kontrolne zaplanowano na jesień 2014 r.

Dodatkowo sporządzamy pisemne wytyczne dla beneficjentów w celu zapewnienia lepszego zrozumienia kwestii kwalifikowalności kosztów i potrzeb w zakresie dokumentacji towarzyszącej.

¹ Dz.U. L 120 z 11.5.1990, s. 1.

² Do celów informacyjnych w załączniku II skrótowo przedstawiono kompetencje i działania Agencji.

³ Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu oraz rachunku wyniku ekonomicznego, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w aktywach netto oraz opisu znaczących zasad (polityki) rachunkowości i informacji dodatkowej.

⁴ Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje rachunek wyniku budżetowego wraz z załącznikiem.

⁵ Art. 39 i 50 rozporządzenia delegowanego Komisji (UE) nr 1271/2013 (Dz.U. L 328 z 7.12.2013, s. 42).

⁶ Zasady rachunkowości przyjęte przez księgowego Komisji opierają się na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości Sektora Publicznego (IPSAS) wydanych przez Międzynarodową Federację Księgowych, a w kwestiach nimi nieobjętych - na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości (MSR)/Międzynarodowych Standardach Sprawozdawczości Finansowej (MSSF) wydanych przez Radę Międzynarodowych Standardów Rachunkowości.

⁷ Art. 107 rozporządzenia (UE) nr 1271/2013.

⁸ Europejskie centra tematyczne (ETC), Europejski Instrument Sąsiedztwa i Partnerstwa (ENPI), operacje wstępne w ramach globalnego monitoringu środowiska i bezpieczeństwa (GIO i GIO2), lokalna koordynacja GMES (GISC) oraz Instrument Pomocy Przedakcesyjnej (IPA2).