Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji Środowiska za rok budżetowy 2012 wraz z odpowiedziami Agencji.

Dzienniki UE

Dz.U.UE.C.2013.365.106

Akt nienormatywny

Wersja od: 13 grudnia 2013 r.

SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji Środowiska za rok budżetowy 2012 wraz z odpowiedziami Agencji

(2013/C 365/15)

(Dz.U.UE C z dnia 13 grudnia 2013 r.)

WPROWADZENIE

1. Europejska Agencja Środowiska (zwana dalej "Agencją", inaczej "EEA") z siedzibą w Kopenhadze została ustanowiona rozporządzeniem Rady (EWG) nr 1210/90 ¹ . Zadaniem Agencji jest stworzenie sieci obserwacyjnej dostarczającej Komisji, Parlamentowi, państwom członkowskim i ogółowi społeczeństwa wiarygodnych informacji na temat stanu środowiska. W szczególności informacje te mają umożliwić Unii Europejskiej i państwom członkowskim podejmowanie działań na rzecz ochrony środowiska oraz ocenę ich skuteczności ² .

INFORMACJE LEŻĄCE U PODSTAW POŚWIADCZENIA WIARYGODNOŚCI

2. Przyjęte przez Trybunał podejście kontrolne obejmuje analityczne procedury kontrolne, bezpośrednie badanie transakcji oraz ocenę kluczowych mechanizmów kontrolnych w stosowanych przez Agencję systemach nadzoru i kontroli. Elementami uzupełniającymi to podejście są dowody uzyskane na podstawie prac innych kontrolerów (w stosownych przypadkach) oraz analiza oświadczeń kierownictwa.

POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI

3. Na mocy postanowień art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE) Trybunał zbadał:

a) roczne sprawozdanie finansowe Agencji obejmujące sprawozdanie finansowe ^3 oraz sprawozdanie z wykonania budżetu ^4 za rok budżetowy zakończony 31 grudnia 2012 r.; jak również

b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania.

Zadania kierownictwa

4. Na mocy art. 33 i 43 rozporządzenia Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 ^5 kierownictwo odpowiada za sporządzenie i rzetelną prezentację rocznego sprawozdania finansowego Agencji oraz za legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw:

a) Zadania kierownictwa w zakresie rocznego sprawozdania finansowego Agencji obejmują: zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie systemu kontroli wewnętrznej umożliwiającego sporządzenie i rzetelną prezentację sprawozdania finansowego, które nie zawiera istotnych zniekształceń spowodowanych nadużyciem lub błędem, a także wybór i stosowanie właściwych zasad (polityki) rachunkowości na podstawie zasad rachunkowości przyjętych przez księgowego Komisji ^6 oraz sporządzanie szacunków księgowych, które są racjonalne w danych okolicznościach. Dyrektor zatwierdza roczne sprawozdanie finansowe Agencji po tym, jak zostanie ono sporządzone przez księgowego Agencji na podstawie wszystkich dostępnych informacji. Do sprawozdania finansowego księgowy dołącza oświadczenie, w którym stwierdza między innymi, czy uzyskał wystarczającą pewność, że daje ono prawdziwy i rzetelny obraz sytuacji finansowej Agencji we wszystkich istotnych aspektach. b) Zadania kierownictwa w zakresie legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń i zgodności z zasadą należytego zarządzania finansami obejmują zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie skutecznego i wydajnego systemu kontroli wewnętrznej, w tym właściwego nadzoru, jak również podejmowanie odpowiednich działań w celu zapobiegania nieprawidłowościom i nadużyciom finansowym oraz - w razie konieczności - wszczynanie postępowań sądowych w celu odzyskania nienależnie wypłaconych lub niewłaściwie wykorzystanych środków finansowych.

Zadania Trybunału

5. Zadaniem Trybunału jest przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie ^7 , na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego Agencji oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Trybunał przeprowadza kontrolę zgodnie z wydanymi przez IFAC Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej i kodeksem etyki oraz z Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli wydanymi przez INTOSAI (ISSAI). Zgodnie z tymi standardami Trybunał zobowiązany jest zaplanować i przeprowadzić kontrolę w taki sposób, aby uzyskać wystarczającą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe Agencji nie zawiera istotnych zniekształceń, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe. 6. W ramach kontroli stosuje się procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w rocznym sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Dobór procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia - w wyniku nadużycia lub błędu - istotnego zniekształcenia w rocznym sprawozdaniu finansowym lub istotnej niezgodności transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania z wymogami przepisów Unii Europejskiej. W celu zaprojektowania procedur kontroli odpowiednich w danych okolicznościach kontroler, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej w zakresie dotyczącym sporządzania i rzetelnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego oraz systemy nadzoru i kontroli wprowadzone celem zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Kontrola obejmuje także ocenę stosowności przyjętych zasad (polityki) rachunkowości oraz racjonalności sporządzonych szacunków księgowych, a także ocenę ogólnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego. 7. Trybunał uznał, że uzyskane dowody kontroli stanowią wystarczającą i odpowiednią podstawę do wydania poświadczenia wiarygodności.

Opinia na temat wiarygodności rozliczeń

8. W opinii Trybunału roczne sprawozdanie finansowe Agencji przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach jej sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2012 r. oraz wyniki transakcji i przepływy pieniężne za kończący się tego dnia rok, zgodnie z przepisami jej regulaminu finansowego oraz z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji.

Opinia na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń

9. W opinii Trybunału transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Agencji za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2012 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

10. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.

UWAGI DOTYCZĄCE MECHANIZMÓW KONTROLNYCH

11. W 2012 r. Agencja w ramach trzech dużych programów ⁸ przyznała dotacje konsorcjom, w których skład wchodzą europejskie instytucje i organy działające na rzecz środowiska, organizacje pod egidą ONZ i krajowe organizacje działające na rzecz środowiska. Łączna kwota dotacji wyniosła w 2012 r. 11,9 mln euro, co stanowi 27 % całości wydatków operacyjnych. Przeprowadzane przez Agencję kontrole ex ante poprzedzające zwrot kosztów zadeklarowanych przez beneficjentów obejmują analizę zestawień poniesionych wydatków. Agencja zwykle nie żąda od beneficjentów przedstawienia dokumentacji na potwierdzenie kwalifikowalności i poprawności deklarowanych kosztów osobowych, które stanowią największy składnik kosztów ⁹ . Kontrole ex ante na miejscu w siedzibie beneficjenta przeprowadzane są rzadko ¹⁰ .

12. Istniejące mechanizmy kontrolne zapewniają zatem kierownictwu Agencji jedynie ograniczoną pewność co do kwalifikowalności i poprawności wydatków deklarowanych przez beneficjentów. W przypadku transakcji będących przedmiotem kontroli Trybunału Agencja uzyskała w jego imieniu dokumentację towarzyszącą, co daje wystarczającą pewność co do ich legalności i prawidłowości. Wyrywkowa weryfikacja dokumentacji towarzyszącej dotyczącej kosztów osobowych oraz objęcie większej liczby beneficjentów kontrolami na miejscu mogłyby znacznie zwiększyć tę pewność.

DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z ZESZŁOROCZNYMI UWAGAMI

13. Przegląd działań naprawczych podjętych w wyniku uwag zgłoszonych przez Trybunał w roku poprzednim przedstawiono w załączniku I.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Louis GALEA, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 17 września 2013 r.

	W imieniu Trybunału Obrachunkowego
	Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
	Prezes

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK Nr  I

Działania podjęte w związku z zeszłorocznymi uwagami

Rok	Uwagi Trybunału	Działania naprawcze (zrealizowane / w trakcie realizacji / niepodjęte / brak danych lub nie dotyczy)
2011	Na rzecz jednej z międzynarodowych organizacji ochrony środowiska dokonano płatności w kwocie 6.061 euro w związku z udziałem pracowników Agencji w organizowanych przez tę organizację ekspedycjach, które miały miejsce w lutym i maju 2011 r. Ekspedycje te nie były przedmiotem żadnego postępowania o udzielenie zamówienia ani żadnej umowy. Związane z nimi dodatkowe koszty podróży poniesione przez Agencję wyniosły 11.625 euro. Dyrektor wykonawczy był członkiem zarządu powierniczego organizacji do kwietnia 2011 r. Stanowiło to widoczny konflikt interesów.	zrealizowane
2011	W ciągu ostatnich lat Agencja znacząco poprawiła przejrzystość procedur rekrutacji. Kontrola wykazała jednak rozbieżność między kryteriami dopuszczalności i kryteriami wyboru w kwestii odpowiedniej liczby lat doświadczenia zawodowego. Nie znaleziono również dowodów na to, by treść egzaminów pisemnych i związane z nimi progi punktowe zostały określone przed przystąpieniem do przeglądu kandydatur.	zrealizowane

ZAŁĄCZNIK Nr  II

Europejska Agencja Środowiska (Kopenhaga) Kompetencje i zadania

Zakres kompetencji Unii według Traktatu (art. 191 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej)	Polityka ochrony środowiska Polityka Unii w dziedzinie środowiska przyczynia się do [...]: zachowania, ochrony i poprawy jakości środowiska, ochrony zdrowia ludzkiego, ostrożnego i racjonalnego wykorzystywania zasobów naturalnych, promowania na płaszczyźnie międzynarodowej środków zmierzających do rozwiązywania regionalnych lub światowych problemów w dziedzinie środowiska, w szczególności zwalczania zmian klimatu. Polityka Unii w dziedzinie środowiska stawia sobie za cel wysoki poziom ochrony, z uwzględnieniem różnorodności sytuacji w różnych regionach Unii. Opiera się na zasadzie ostrożności oraz na zasadach działania zapobiegawczego, naprawiania szkody w pierwszym rzędzie u źródła i na zasadzie "zanieczyszczający płaci". [...] [...] Przy opracowywaniu polityki [...] Unia uwzględnia: dostępne dane naukowo-techniczne, warunki środowiska w różnych regionach Unii, potencjalne korzyści i koszty, które mogą wynikać z działania lub z zaniechania działania, gospodarczy i społeczny rozwój Unii jako całości i zrównoważony rozwój jej regionów [...].
Kompetencje Agencji (rozporządzenie Rady (EWG) nr 1210/1990)	Cele Utworzenie Europejskiej Sieci Informacji i Obserwacji Środowiska w celu dostarczania Unii i państwom członkowskim: 1. obiektywnych, wiarygodnych i porównywalnych w skali Europy informacji umożliwiających: a) podjęcie niezbędnych działań na rzecz ochrony środowiska; b) ocenę wyników tych działań; c) odpowiednie informowanie opinii publicznej o stanie środowiska; 2. niezbędnego wsparcia technicznego i naukowego. Zadania - ustanowienie i koordynowanie Europejskiej Sieci Informacji i Obserwacji Środowiska, we współpracy z państwami członkowskimi, - zapewnianie Unii i państwom członkowskim obiektywnych informacji niezbędnych do opracowywania i realizacji trafnej i skutecznej polityki ochrony środowiska, - pomaganie w zakresie monitorowania działań w dziedzinie środowiska poprzez właściwe wspieranie wymagań w zakresie sprawozdawczości, - doradzanie poszczególnym państwom członkowskim w sprawie rozwijania, tworzenia i rozbudowywania ich systemów monitorowania działań w dziedzinie środowiska, - rejestrowanie, zestawianie i ocena danych o stanie środowiska, sporządzanie sprawozdań na temat jakości środowiska i presji na środowisko na terytorium Unii, zapewnienie jednolitych kryteriów oceny danych o środowisku, które mają być stosowane przez wszystkie państwa członkowskie, dalsze rozwijanie i utrzymanie referencyjnego ośrodka informacji o środowisku, - dążenie do zapewnienia porównywalności danych uzyskiwanych na poziomie europejskim, a w razie konieczności zachęcanie odpowiednimi środkami do lepszego zharmonizowania metod pomiarowych, - promowanie włączania europejskich informacji o środowisku do programów międzynarodowych, - publikowanie co pięć lat sprawozdań o stanie środowiska, tendencjach i perspektywach, uzupełnianych przez wskaźnikowe sprawozdania skupiające się na poszczególnych zagadnieniach, - stymulowanie rozwoju technik prognozowania środowiska, wymiany informacji o technologiach zapobiegania szkodom w środowisku lub zmniejszania tych szkód, metod oceny kosztów szkód w środowisku i kosztów prowadzenia polityki zapobiegania zniszczeniom środowiska, jego ochrony i odnawiania, - zapewnienie szerokiego upowszechniania w społeczeństwie wiarygodnych i porównywalnych informacji o środowisku, w szczególności o stanie środowiska, oraz - by zrealizować to założenie - promowanie wykorzystania nowoczesnych technologii teleinformatycznych do tego celu, - aktywna współpraca z innymi organami i programami unijnymi oraz z innymi organami międzynarodowymi oraz w dziedzinach będących przedmiotem wspólnego zainteresowania z tymi instytucjami w państwach niebędących członkami Unii, z uwzględnieniem potrzeby unikania powielania wysiłków, - wspieranie Komisji w procesie wymiany informacji w zakresie rozwoju metod oceny środowiska i najlepszych praktyk w tym zakresie oraz rozpowszechniania informacji dotyczących wyników właściwych badań środowiskowych, w formie, która może najlepiej pomóc w rozwoju polityki.
Zarządzanie	Zarząd Skład Po jednym członku z każdego państwa członkowskiego, po jednym członku z każdego państwa członkowskiego EOG, dwóch przedstawicieli Komisji i dwóch naukowców mianowanych przez Parlament Europejski. Zadania Przyjmowanie wieloletnich i rocznych programów prac, nadzór nad ich wykonaniem oraz przyjmowanie rocznego sprawozdania z działalności Agencji. Dyrektor wykonawczy Mianowany przez zarząd na wniosek Komisji. Komitet naukowy Złożony z osób o wysokich kwalifikacjach w dziedzinie ochrony środowiska, wyznaczonych przez zarząd. Kontrola zewnętrzna Europejski Trybunał Obrachunkowy. Organ udzielający absolutorium z wykonania budżetu Parlament Europejski działający na zalecenie Rady.
Środki udostępnione Agencji w roku 2012 (2011)	Ostateczny budżet 41,7 (62,2) mln euro Dotacja Unii: 100 % (66 %) Zatrudnienie na dzień 31 grudnia 2012 r. Liczba stanowisk w planie zatrudnienia: 136 (134) Stanowiska obsadzone: 131 (132) oraz 86 (82) inne stanowiska (pracownicy kontraktowi i oddelegowani eksperci krajowi) Liczba pracowników ogółem: 217 (214) Przydział stanowisk przewidzianych w planie zatrudnienia: - operacyjne: 96 (90) - administracyjne: 40 (43)
Produkty i usługi w roku 2012 (2011)	Artykuły	19
	Przeglądy najważniejszych wydarzeń	50
	Komunikaty prasowe	12
	Zestawy danych	36
	Wskaźniki	66
	Mapy, wykresy	466
	Materiały promocyjne	1
	Dokumenty korporacyjne	3
	Sprawozdania	11
	Sprawozdania techniczne	18
	Sygnały EEA	1
	Ogólnoeuropejskie oceny	1
	SOER 2010	2
Źródło: informacje przekazane przez Agencję.

ODPOWIEDZI AGENCJI

11. W ciągu minionych dziesięcioleci EEA zgromadziła rozległe doświadczenie w zakresie umów o dotacje i struktury kosztów, w szczególności europejskich centrów tematycznych. Dlatego istnieje solidna podstawa do oceny zestawień kosztów (w tym kosztów personelu). Przyjmujemy jednak uwagę Europejskiego Trybunału Obrachunkowego i na podstawie dodatkowej analizy ryzyka sporządziliśmy plan działania mający na celu zapewnienie wystarczającej pewności.

Zaproszenie do składania wniosków opublikowane w 2013 r. zawiera zmienioną umowę ramową o partnerstwie, w której uaktualniono postanowienia umowne.

12. Zgodnie z zaleceniem Trybunału Obrachunkowego EEA zdecydowała się zwiększyć liczbę kontroli na miejscu. W przypadku kosztów personelu i podróży stosowany dobór próby będzie wynosił około 20 %, obok pełnej kontroli w postaci analizy dokumentów. Wszelkie inne rodzaje kosztów podlegają analizie do 100 %, w przypadku gdy dokumentacja nie jest dołączona do pierwotnego zestawienia kosztów.

¹ Dz.U. L 120 z 11.5.1990, s. 1.

² Do celów informacyjnych w załączniku II skrótowo przedstawiono kompetencje i działania Agencji.

³ Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu oraz rachunku wyniku ekonomicznego, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w aktywach netto oraz opisu znaczących zasad (polityki) rachunkowości i informacji dodatkowej.

⁴ Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje rachunek wyniku budżetowego wraz z załącznikiem.

⁵ Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72.

⁶ Zasady rachunkowości przyjęte przez księgowego Komisji opierają się na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości Sektora Publicznego (IPSAS) wydanych przez Międzynarodową Federację Księgowych, a w kwestiach nimi nieobjętych - na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości (MSR) / Międzynarodowych Standardach Sprawozdawczości Finansowej (MSSF) wydanych przez Radę Międzynarodowych Standardów Rachunkowości.

⁷ Art. 185 ust. 2 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 (Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1).

⁸ Europejskie centra tematyczne (ETC), europejski instrument sąsiedztwa i partnerstwa (ENPI) oraz globalny monitoring środowiska i bezpieczeństwa (GMES).

⁹ W przypadku innych kosztów (np. podwykonawstwa, nabycia sprzętu) Agencja żąda dokumentacji towarzyszącej i analizuje ją.

¹⁰ W latach 2012 i 2011 przeprowadzono jedną weryfikację ex ante mającą na celu sprawdzenie posiadanych przez beneficjenta systemów kontroli. W 2010 r. przeprowadzono jedną weryfikację ex ante mającą na celu sprawdzenie kwalifikowalności wydatków zadeklarowanych przez jednego z beneficjentów.