Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji Kolejowej za rok budżetowy 2011 wraz z odpowiedziami Agencji.

Dzienniki UE

Dz.U.UE.C.2012.388.145

Akt nienormatywny

Wersja od: 15 grudnia 2012 r.

SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji Kolejowej za rok budżetowy 2011 wraz z odpowiedziami Agencji

(2012/C 388/25)

(Dz.U.UE C z dnia 15 grudnia 2012 r.)

WPROWADZENIE

1. Europejska Agencja Kolejowa (zwana dalej Agencją) z siedzibą w Lille-Valenciennes została ustanowiona rozporządzeniem (WE) nr 881/2004 Parlamentu Europejskiego i Rady⁽¹⁾. Zadaniem Agencji jest zwiększanie poziomu interoperacyjności systemów kolejowych oraz wypracowanie wspólnego podejścia do bezpieczeństwa celem stworzenia w Europie bardziej konkurencyjnego sektora kolejowego, o wyższym poziomie bezpieczeństwa⁽²⁾.

INFORMACJE LEŻĄCE U PODSTAW POŚWIADCZENIA WIARYGODNOŚCI

2. Przyjęte przez Trybunał podejście kontrolne obejmuje analityczne procedury kontrolne, bezpośrednie badanie transakcji oraz ocenę kluczowych mechanizmów kontrolnych w stosowanych przez Agencję systemach nadzoru i kontroli. Elementami uzupełniającymi to podejście są dowody uzyskane na podstawie prac innych kontrolerów (w stosownych przypadkach) oraz analiza oświadczeń kierownictwa.

POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI 3. Na mocy postanowień art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej Trybunał zbadał roczne sprawozdanie finansowe^(3) Agencji obejmujące "sprawozdanie finansowe"^(4) oraz "sprawozdanie z wykonania budżetu"^(5) za rok budżetowy zakończony 31 grudnia 2011 r., jak również zbadał legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Zadania kierownictwa 4. Jako urzędnik zatwierdzający, dyrektor realizuje dochody i wydatki budżetu zgodnie z regulaminem finansowym Agencji, na własną odpowiedzialność oraz w granicach zatwierdzonych środków^(6). Dyrektor odpowiada za ustanowienie^(7) struktury organizacyjnej oraz systemów i procedur zarządzania i kontroli wewnętrznej umożliwiających sporządzanie ostatecznych sprawozdań finansowych^(8), które nie zawierają istotnych zniekształceń spowodowanych nadużyciem lub błędem, a także za zapewnienie legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tych sprawozdań. Zadania Trybunału 5. Zadaniem Trybunału jest przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie^(9), na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego Agencji oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. 6. Trybunał przeprowadził kontrolę zgodnie z wydanymi przez IFAC Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej i kodeksami etyki oraz z Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli wydanymi przez INTOSAI (ISSAI). Zgodnie z tymi standardami Trybunał zobowiązany jest zaplanować i przeprowadzić kontrolę w taki sposób, aby uzyskać wystarczającą pewność, że sprawozdanie finansowe Agencji nie zawiera istotnych zniekształceń, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe. 7. W ramach kontroli stosuje się procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Wybór tych procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia - w wyniku nadużycia lub błędu - istotnych zniekształceń sprawozdania finansowego lub istotnej niezgodności transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania z wymogami przepisów Unii Europejskiej. W celu opracowania procedur kontroli stosownych do okoliczności Trybunał, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę wykorzystywany do sporządzania i rzetelnej prezentacji sprawozdań finansowych system kontroli wewnętrznej oraz systemy nadzoru i kontroli wprowadzone celem zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tych sprawozdań. Kontrola obejmuje także ocenę stosowności przyjętych zasad rachunkowości oraz racjonalności sporządzonych szacunków księgowych, a także ocenę ogólnej prezentacji sprawozdania finansowego. 8. Trybunał uznał, że uzyskane dowody kontroli są wystarczające i właściwe, aby stanowić podstawę do wydania poniższych opinii. Opinia na temat wiarygodności rozliczeń 9. W opinii Trybunału roczne sprawozdanie finansowe Agencji^(10) rzetelnie przedstawia, we wszystkich istotnych aspektach, jej sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2011 r. oraz wyniki jej transakcji i przepływy pieniężne za kończący się tego dnia rok, zgodnie z przepisami jej regulaminu finansowego oraz z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji^(11). Opinia na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń 10. W opinii Trybunału transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Agencji za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2011 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

11. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.

UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM I FINANSAMI

12. Poziom płatności w stosunku do środków budżetowych polepszył się w przypadku wszystkich tytułów, jednak dla tytułu III (wydatki operacyjne) pozostawał niski i wynosił 47 % (39 % w 2010 r.). Sytuacja ta stanowi naruszenie budżetowej zasady jednoroczności.

INNE UWAGI

13. Rozporządzenie ustanawiające Agencję określa maksymalne okresy zatrudnienia dla pracowników zatrudnionych na czas określony rekrutowanych przez agencję spośród ekspertów z sektora kolejowego. Zgodnie z tymi przepisami Agencja będzie musiała wymienić połowę pracowników operacyjnych w okresie 2013-2015, co może spowodować istotne zakłócenia w działaniach operacyjnych Agencji⁽¹²⁾.

14. Istnieje możliwość poprawienia procedur rekrutacji stosowanych w Agencji w celu zapewnienia pełnej przejrzystości i równego traktowania kandydatów. Na przykład ogłoszenia o wolnych stanowiskach nie zawierały informacji o wymaganej minimalnej liczbie lat wykształcenia wyższego lub studiów, co było stosowanym kryterium selekcji. Progi punktowe wymagane do zaproszenia kandydatów na rozmowę kwalifikacyjną i umieszczenia ich na liście rezerwowej, punktacja kryteriów wyboru, pytania na egzaminy pisemne i ustne ani też wagi związane z egzaminami pisemnymi i ustnymi nie zostały określone przed rozpoczęciem przeglądu kandydatur.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Louis GALEA, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 11 września 2012 r.

	W imieniu Trybunału Obrachunkowego
	Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
	Prezes

______

⁽¹⁾ Dz.U. L 220 z 21.6.2004, s. 3.

⁽²⁾ Do celów informacyjnych w załączniku skrótowo przedstawiono kompetencje i działania Agencji.

⁽³⁾ Do sprawozdania tego dołączone jest sprawozdanie z zarządzania budżetem i finansami w ciągu roku, zawierające więcej informacji dotyczących wykonania budżetu i zarządzania nim.

⁽⁴⁾ Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu oraz rachunku dochodów i wydatków, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w aktywach netto oraz opisu istotnych zasad rachunkowości i innych informacji dodatkowych.

⁽⁵⁾ Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje rachunek wyniku budżetowego wraz z załącznikiem.

⁽⁶⁾ Art. 33 rozporządzenia Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 (Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72).

⁽⁷⁾ Art. 38 rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2343/2002.

⁽⁸⁾ Zasady przedstawiania przez agencje sprawozdania finansowego oraz prowadzenia przez nie rachunkowości określone są w rozdziałach 1 i 2 tytułu VII rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2343/2002 ostatnio zmienionego rozporządzeniem (WE, Euratom) nr 652/2008 (Dz.U. L 181 z 10.7.2008, s. 23) i w tej postaci zostały włączone do regulaminu finansowego Agencji.

⁽⁹⁾ Art. 185 ust. 2 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 (Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1).

⁽¹⁰⁾ Ostateczna wersja rocznego sprawozdania finansowego została sporządzona w dniu 4 lipca 2012 r. i wpłynęła do Trybunału w dniu 7 lipca 2012 r. Ostateczna wersja rocznego sprawozdania finansowego skonsolidowana ze sprawozdaniem Komisji publikowana jest w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej do 15 listopada następnego roku. Znajduje się ona na następującej stronie internetowej: http://eca.europa.eu lub www.era.europa.eu

⁽¹¹⁾ Zasady rachunkowości przyjęte przez księgowego Komisji opierają się na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości Sektora Publicznego (IPSAS) wydanych przez Międzynarodową Federację Księgowych, a w kwestiach nimi nieobjętych - na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości (MSR) / Międzynarodowych Standardach Sprawozdawczości Finansowej (MSSF) wydanych przez Radę Międzynarodowych Standardów Rachunkowości.

⁽¹²⁾ Rozporządzenie (WE) nr 881/2004, art. 24.

ZAŁĄCZNIK 

Europejska Agencja Kolejowa (Lille/Valenciennes)

Kompetencje i zadania

Zakres kompetencji Unii według Traktatu (art. 91 ust. 1 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej)	"W celu wykonania artykułu 90 i z uwzględnieniem specyficznych aspektów transportu, Parlament Europejski i Rada, stanowiąc zgodnie ze zwykłą procedurą ustawodawczą i po konsultacji z Komitetem Ekonomiczno-Społecznym i Komitetem Regionów, ustanawiają: a) wspólne reguły mające zastosowanie do transportu międzynarodowego wykonywanego z lub na terytorium państwa członkowskiego lub tranzytu przez terytorium jednego lub większej liczby państw członkowskich; b) warunki dostępu przewoźników niemających stałej siedziby w państwie członkowskim do transportu krajowego w państwie członkowskim; c) środki pozwalające polepszyć bezpieczeństwo transportu, d) wszelkie inne potrzebne przepisy."
Kompetencje Agencji (rozporządzenie (WE) nr 881/2004 Parlamentu Europejskiego i Rady)	Cele Współdziałanie, w sprawach technicznych, we wdrażaniu prawodawstwa Unii zmierzającego do: - poprawy konkurencyjności sektora kolejowego, - wypracowania wspólnego podejścia do bezpieczeństwa europejskiego systemu kolejowego, celem przyczynienia się do stworzenia europejskiego obszaru kolejowego bez granic o wysokim poziomie bezpieczeństwa. Zadania 1. Przekazywanie Komisji zaleceń dotyczących - wspólnych metod bezpieczeństwa oraz wspólnych wymagań bezpieczeństwa określonych w dyrektywie w sprawie bezpieczeństwa kolei (2004/49/WE), - świadectw bezpieczeństwa i działań w zakresie bezpieczeństwa, - określania specyfikacji technicznych interoperacyjności, - kwalifikacji zawodowych, - rejestracji taboru kolejowego. 2. Wydawanie opinii dotyczących - krajowych przepisów bezpieczeństwa, - monitorowania jakości pracy jednostek notyfikowanych, - interoperacyjności sieci transeuropejskiej. 3. Koordynacja organów krajowych Koordynacja krajowych organów ds. bezpieczeństwa i krajowych organów dochodzeniowych (określonych w dyrektywie 2004/49/WE, art. 17 i 21). 4. Publikacje i bazy danych - sprawozdanie o działaniu systemu bezpieczeństwa (co dwa lata), - sprawozdanie z postępów we wdrażaniu interoperacyjności (co dwa lata), - publiczna baza danych dokumentów dotyczących bezpieczeństwa, - publiczny rejestr dokumentów dotyczących interoperacyjności.
Zarządzanie	Rada Administracyjna Skład: po jednym przedstawicielu każdego państwa członkowskiego, czterech przedstawicieli Komisji, sześciu przedstawicieli (bez prawa głosu) odpowiednich sektorów zawodowych. Dyrektor Mianowany przez Radę Administracyjną na wniosek Komisji. Kontrola zewnętrzna Trybunał Obrachunkowy. Organ udzielający absolutorium z wykonania budżetu Parlament działający na zalecenie Rady.
Środki udostępnione Agencji w roku 2011 (2010)	Budżet 26 (24) mln euro Zatrudnienie na dzień 31 grudnia 2011 r. Stanowiska w planie zatrudnienia: 144 (139) Stanowiska obsadzone na dzień 31 grudnia 2011 r.: 140 (133) Inni pracownicy: 14 (15) Łączna liczba pracowników: 154 (148), z czego wykonujący zadania: - operacyjne: 107 (101) - administracyjne: 47 (47)
Produkty i usługi w roku 2011 (2010)	Zalecenia związane z certyfikacją bezpieczeństwa, w tym migracją do jednego unijnego certyfikatu bezpieczeństwa, zalecenia dotyczące unijnego wzoru licencji i rejestru maszynistów. Działania monitorujące w zakresie certyfikacji jednostek odpowiedzialnych za utrzymanie taboru. Zalecenia dotyczące przepisów w zakresie bezpieczeństwa, w tym ocena sposobu udostępniania krajowych zasad bezpieczeństwa, badanie transpozycji przez państwa członkowskie dyrektywy w sprawie bezpieczeństwa kolei. Zalecenia dotyczące sprawozdawczości w zakresie bezpieczeństwa, w tym wspólnych wskaźników bezpieczeństwa, koordynacja działań organów odpowiedzialnych za bezpieczeństwo i organów dochodzeniowych, a także sprawozdawczość na temat działania systemów bezpieczeństwa w państwach członkowskich. Zalecenia dotyczące oceny bezpieczeństwa, w tym wspólnych metod oceny. Zalecenia dotyczące specyfikacji technicznych odnoszących się do interoperacyjności i ich przeglądu. Ocena rozszerzenia zakresu i korygowanie błędów. Zalecenia dotyczące wspólnych kryteriów odnoszących się do kompetencji zawodowych i oceny pracowników kolei zaangażowanych w funkcjonowanie i utrzymanie. Sprawozdania na temat bezpieczeństwa kolejowego i interoperacyjności. Opinie techniczne dotyczące przepisów krajowych oraz monitorowanie pracy jednostek notyfikowanych. Ustanowienie i prowadzenie szeregu rejestrów dotyczących interoperacyjności i bezpieczeństwa. Działanie w charakterze organu systemowego i kierownika kontroli zmian w ramach ERTMS (Europejskiego Systemu Zarządzania Ruchem Kolejowym) oraz wspieranie Komisji w ocenie projektów ERTMS. Określenie i skompilowanie dokumentu z odniesieniami do krajowych przepisów w zakresie autoryzacji taboru oraz klasyfikacja ich ekwiwalencji do celów wzajemnego uznawania. Sporządzenie oceny oddziaływania w odniesieniu do wszystkich zaleceń.
Źródło: Informacje przekazane przez Agencję.

ODPOWIEDZI AGENCJI

12. W 2010 i 2011 r. włożono znaczny wysiłek w skrócenie okresów płatności i w uzyskanie większej zbieżności pomiędzy czasem trwania kontraktów i rokiem kalendarzowym w celu lepszego przestrzegania zasady jednoroczności. Należy zauważyć, że w ostatnich latach poziom niewykorzystanych przeniesień utrzymywał się na bardzo niskim poziomie (poniżej 5 %).

13. Agencja w pełni zdaje sobie sprawę z ryzyka związanego z zatrudnianiem znacznej liczby pracowników na postawie krótkoterminowych umów o pracę zgodnie z postanowieniami rozporządzenia ustanawiającego. Głównym środkiem ograniczania ryzyka było ostrożne zarządzanie długością kontraktów pracowników krótkoterminowych, tak aby w miarę możliwości uniknąć sytuacji, w której pracownicy z doświadczeniem w tym samym obszarze opuszczają Agencję w tym samym czasie.

14. W przyszłości w ogłoszeniach o naborze Agencja będzie umieszczać informacje o wymaganej liczbie lat nauki w szkołach pomaturalnych lub wyższych. Agencja uważa jednak, że inne elementy wspomniane przez Trybunał nie maja negatywnego wpływu na bezstronność procedury selekcyjnej, ponieważ kandydaci są oceniani na podstawie takich samych kryteriów oraz porównywani z całą grupą kandydatów. To samo dotyczy pytań zadawanych podczas testów pisemnych i rozmów kwalifikacyjnych. Kwestie poruszone przez Trybunał zostaną jednak wzięte pod uwagę podczas zbliżającego się przeglądu procedur selekcyjnych Agencji.