Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji Chemikaliów za rok budżetowy 2011 wraz z odpowiedziami Agencji.

Dzienniki UE

Dz.U.UE.C.2012.388.73

Akt nienormatywny

Wersja od: 15 grudnia 2012 r.

SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji Chemikaliów za rok budżetowy 2011 wraz z odpowiedziami Agencji

(2012/C 388/13)

(Dz.U.UE C z dnia 15 grudnia 2012 r.)

WPROWADZENIE

1. Europejska Agencja Chemikaliów (zwana dalej "Agencją" lub "ECHA") z siedzibą w Helsinkach została ustanowiona rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1907/2006⁽¹⁾. Do jej głównych zadań należy zapewnienie wysokiego poziomu ochrony zdrowia ludzkiego i środowiska, jak również swobodnego przepływu substancji w ich postaci własnej, jako składników preparatów lub w wyrobach, przy jednoczesnym wsparciu konkurencyjności i innowacyjności. Agencja propaguje ponadto rozwój alternatywnych metod oceny zagrożeń stwarzanych przez substancje⁽²⁾.

INFORMACJE LEŻĄCE U PODSTAW POŚWIADCZENIA WIARYGODNOŚCI

2. Przyjęte przez Trybunał podejście kontrolne obejmuje analityczne procedury kontrolne, bezpośrednie badanie transakcji oraz ocenę kluczowych mechanizmów kontrolnych w stosowanych przez Agencję systemach nadzoru i kontroli. Elementami uzupełniającymi to podejście są dowody uzyskane na podstawie prac innych kontrolerów (w stosownych przypadkach) oraz analiza oświadczeń kierownictwa.

POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI 3. Na mocy postanowień art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej Trybunał zbadał roczne sprawozdanie finansowe^(3) Agencji obejmujące "sprawozdanie finansowe"^(4) oraz "sprawozdanie z wykonania budżetu"^(5) za rok budżetowy zakończony 31 grudnia 2011 r., jak również zbadał legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Zadania kierownictwa 4. Jako urzędnik zatwierdzający, dyrektor realizuje dochody i wydatki budżetu zgodnie z regulaminem finansowym Agencji, na własną odpowiedzialność oraz w granicach zatwierdzonych środków^(6). Dyrektor odpowiada za ustanowienie^(7) struktury organizacyjnej oraz systemów i procedur zarządzania i kontroli wewnętrznej umożliwiających sporządzanie ostatecznych sprawozdań finansowych^(8), które nie zawierają istotnych zniekształceń spowodowanych nadużyciem lub błędem, a także za zapewnienie legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tych sprawozdań. Zadania Trybunału 5. Zadaniem Trybunału jest przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie^(9), na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego Agencji oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. 6. Trybunał przeprowadził kontrolę zgodnie z wydanymi przez IFAC Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej i kodeksami etyki oraz z Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli wydanymi przez INTOSAI (ISSAI). Zgodnie z tymi standardami Trybunał zobowiązany jest zaplanować i przeprowadzić kontrolę w taki sposób, aby uzyskać wystarczającą pewność, że sprawozdanie finansowe Agencji nie zawiera istotnych znie- kształceń, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe. 7. W ramach kontroli stosuje się procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Wybór tych procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia - w wyniku nadużycia lub błędu - istotnych zniekształceń sprawozdania finansowego lub istotnej niezgodności transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania z wymogami przepisów Unii Europejskiej. W celu opracowania procedur kontroli stosownych do okoliczności Trybunał, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę wykorzystywany do sporządzania i rzetelnej prezentacji sprawozdań finansowych system kontroli wewnętrznej oraz systemy nadzoru i kontroli wprowadzone celem zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tych sprawozdań. Kontrola obejmuje także ocenę stosowności przyjętych zasad rachunkowości oraz racjonalności sporządzonych szacunków księgowych, a także ocenę ogólnej prezentacji sprawozdania finanso- wego. 8. Trybunał uznał, że uzyskane dowody kontroli są wystarczające i właściwe, aby stanowić podstawę do wydania poniższych opinii. Opinia na temat wiarygodności rozliczeń 9. W opinii Trybunału roczne sprawozdanie finansowe Agencji^(10) rzetelnie przedstawia, we wszystkich istotnych aspektach, jej sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2011 r. oraz wyniki jej transakcji i przepływy pieniężne za kończący się tego dnia rok, zgodnie z przepisami jej regulaminu finansowego oraz z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji^(11). Opinia na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń 10. W opinii Trybunału transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Agencji za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2011 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

11. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.

UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM I FINANSAMI

12. Budżet Agencji na 2011 r. wyniósł 93,2 mln euro, z czego 14,9 mln euro (16 %) zostało przeniesionych na rok 2012. Przeniesione środki związane z tytułem III (wydatki operacyjne) wyniosły 11,5 mln euro (55 %). Poziom przeniesień jest zbyt wysoki i niezgodny z zasadą jednoroczności budżetu.

UWAGI DOTYCZĄCE KLUCZOWYCH MECHANIZMÓW KONTROLNYCH W STOSOWANYCH PRZEZ AGENCJĘ SYSTEMACH NADZORU I KONTROLI

13. Wyniki ostatniego spisu z natury przeprowadzonego w 2011 r. wskazują na kilka niedociągnięć, w szczególności dotyczących niskiego odsetka aktywów teleinformatycznych sprawdzonych pod kątem wartości. Nie ma formalnej polityki dotyczącej spisu aktywów trwałych.

14. Agencja rejestruje koszty związane z projektami teleinformatycznymi, które już są w użyciu, jako wydatki, podczas gdy powinna je uznać za aktywa trwałe.

INNE UWAGI

15. Trybunał stwierdził uchybienia w procedurach doboru pracowników. Brak dowodów na to, że progi punktowe konieczne do przejścia różnych etapów procedur oraz pytania na rozmowy kwalifikacyjne i na egzaminy pisemne były ustalone przez przystąpieniem do badania kandydatur. Deklaracje o braku konfliktu interesów nie pozwalały wykryć przypadków konfliktu interesów członków komisji rekrutacyjnej ani im zapobiec. W jednym przypadku procedura wyboru pracownika była nieprawidłowa, gdyż został on zatrudniony na stanowisko inne od opublikowanego wakatu.

16. Trybunał przeprowadził kontrolę mającą na celu ocenę polityki i procedur zarządzania sytuacjami konfliktu interesów w czterech agencjach europejskich, w tym w ECHA. Wyniki tej kontroli przedstawiono w osobnym dokumencie (sprawozdaniu specjalnym nr 15/2012).

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Louis GALEA, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 5 września 2012 r.

	W imieniu Trybunału Obrachunkowego
	Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
	Prezes

______

⁽¹⁾ Dz.U. L 396 z 30.12.2006, s. 1.

⁽²⁾ Do celów informacyjnych w załączniku skrótowo przedstawiono kompetencje i działania Agencji.

⁽³⁾ Do sprawozdania tego dołączone jest sprawozdanie z zarządzania budżetem i finansami w ciągu roku, zawierające więcej informacji dotyczących wykonania budżetu i zarządzania nim.

⁽⁴⁾ Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu oraz rachunku dochodów i wydatków, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w aktywach netto oraz opisu istotnych zasad rachunkowości i innych informacji dodatkowych.

⁽⁵⁾ Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje rachunek wyniku budżetowego wraz z załącznikiem.

⁽⁶⁾ Art. 33 rozporządzenia Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 (Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72).

⁽⁷⁾ Art. 38 rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2343/2002.

⁽⁸⁾ Zasady przedstawiania przez agencje sprawozdania finansowego oraz prowadzenia przez nie rachunkowości określone są w rozdziałach 1 i 2 tytułu VII rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2343/2002 ostatnio zmienionego rozporządzeniem (WE, Euratom) nr 652/2008 (Dz.U. L 181 z 10.7.2008, s. 23) i w tej postaci zostały włączone do regulaminu finansowego Agencji.

⁽⁹⁾ Art. 185 ust. 2 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 (Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1).

⁽¹⁰⁾ Ostateczna wersja rocznego sprawozdania finansowego została sporządzona w dniu 19 czerwca 2012 r. i wpłynęła do Trybunału w dniu 28 czerwca 2012 r. Ostateczna wersja rocznego sprawozdania finansowego skonsolidowana ze sprawozdaniem Komisji publikowana jest w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej do 15 listopada następnego roku. Znajduje się ona na stronie internetowej: http://eca.europa.eu lub http://echa.europa.eu.

⁽¹¹⁾ Zasady rachunkowości przyjęte przez księgowego Komisji opierają się na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości Sektora Publicznego (IPSAS) wydanych przez Międzynarodową Federację Księgowych, a w kwestiach nimi nieobjętych - na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości (MSR) / Międzynarodowych Standardach Sprawozdawczości Finansowej (MSSF) wydanych przez Radę Międzynarodowych Standardów Rachunkowości.

ZAŁĄCZNIK 

Europejska Agencja Chemikaliów (Helsinki) Kompetencje i działania

Zakres kompetencji Unii według Traktatu	Gromadzenie informacji - Podstawą prawną rozporządzenia (WE) nr 1907/2006 w sprawie rejestracji, oceny, udzielania stosowanych zezwoleń i ograniczeń w zakresie chemikaliów (REACH), którym utworzono Europejską Agencję Chemikaliów, jest art. 114 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej.
Kompetencje Agencji (zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 1907/2006 (rozporządzenie REACH) i rozporządzeniem (WE) nr 1272/2008 (w sprawie klasyfikacji, oznakowania i pakowania substancji i mieszanin))	Cele - Celem rozporządzenia REACH i rozporządzenia w sprawie klasyfikacji, oznakowania i pakowania substancji i mieszanin jest zapewnienie wysokiego poziomu ochrony zdrowia ludzkiego i środowiska, w tym propagowanie alternatywnych metod oceny zagrożeń stwarzanych przez substancje, a także zapewnienie swobodnego przepływu substancji na rynku wewnętrznym, przy jednoczesnym wsparciu konkurencyjności i innowacyjności (art. 1 ust. 1 rozporządzenia REACH, art. 1 rozporządzenia w sprawie klasyfikacji, oznakowania i pakowania substancji i mieszanin). - Agencja została ustanowiona w celu zarządzania technicznymi, naukowymi i administracyjnymi aspektami rozporządzenia REACH i - w pewnych przypadkach - realizacji tych aspektów oraz w celu zapewnienia spójności tych aspektów na poziomie unijnym (art. 75 rozporządzenia REACH) oraz zarządzania zadaniami dotyczącymi klasyfikacji i oznakowania substancji chemicznych wynikającymi z rozporządzenia w sprawie klasyfikacji, oznakowania i pakowania substancji i mieszanin. Zadania - Otrzymywanie dokumentów rejestracyjnych i innej dokumentacji substancji chemicznych oraz sprawdzanie ich kompletności (tytuł II rozporządzenia REACH). - Odpowiadanie na zapytania przed dokonaniem rejestracji oraz podejmowanie decyzji na temat udostępniania istniejących danych (tytuł III rozporządzenia REACH). - Ocena dokumentacji pod kątem zgodności z rozporządzeniem REACH i przygotowanie związanych z tym propozycji przeprowadzania badań oraz koordynacja procesu oceny substancji (tytuł VI rozporządzenia REACH). - Rozpatrywanie wniosków dotyczących substancji wzbudzających szczególnie duże obawy w celu umieszczenia ich na liście kandydackiej oraz sporządzanie zaleceń dla niektórych z substancji mających podlegać włączeniu do załącznika XIV oraz rozpatrywanie wniosków o udzielenie zezwolenia (tytuł VII rozporządzenia REACH). - Rozpatrywanie dokumentacji dotyczącej ograniczenia produkcji (tytuł VIII rozporządzenia REACH). - Tworzenie i prowadzenie publicznych baz danych zawierających informacje o wszystkich zarejestrowanych substancjach oraz udostępnianie publicznie za pośrednictwem Internetu niektórych informacji (art. 77 i 119 rozporządzenia REACH). - Dostarczanie wytycznych technicznych i naukowych oraz odpowiednich narzędzi (art. 77 rozporządzenia REACH, art. 50 ust. 2 rozporządzenia w sprawie klasyfikacji, oznakowania i pakowania substancji i mieszanin). - Zapewnianie państwom członkowskim i instytucjom unijnym możliwie najlepszego doradztwa naukowego i technicznego w kwestiach, które są do niej skierowane na podstawie przepisów rozporządzenia REACH i rozporządzenia w sprawie klasyfikacji, oznakowania i pakowania substancji i mieszanin, związanych z chemikaliami wchodzącymi w zakres jej kompetencji. (art. 77 ust. 1 rozporządzenia REACH, art. 50 ust. 1 rozporządzenia w sprawie klasyfikacji, oznakowania i pakowania substancji i mieszanin). - Otrzymywanie wniosków w sprawie klasyfikacji i oznakowania, prowadzenie publicznych wykazów klasyfikacji i oznakowania, rozpatrywanie wniosków o stosowanie alternatywnej nazwy rodzajowej oraz rozpatrywanie wniosków o harmonizację klasyfikacji i oznakowania substancji.
Zarządzanie	Zarząd Zarząd składa się z jednego przedstawiciela z każdego państwa członkowskiego mianowanego przez Radę i nie więcej niż sześciu przedstawicieli mianowanych przez Komisję, w tym trzech przedstawicieli zainteresowanych stron bez uprawnień do głosowania, a także dwóch niezależnych osób mianowanych przez Parlament Europejski. (art. 79 rozporządzenia REACH). Zadania: Zgodnie z art. 78 rozporządzenia oraz z ramowym rozporządzeniem finansowym dotyczącym agencji, zadania obejmują głównie przyjmowanie rocznych i wieloletnich programów prac, ostatecznego budżetu, ogólnego sprawozdania, regulaminu wewnętrznego oraz mianowanie dyrektora wykonawczego i sprawowanie nad nim władzy dyscyplinarnej. Ponadto Zarząd powołuje członków Rady Odwoławczej i komitetów. Dyrektor wykonawczy Zadania: art. 83 rozporządzenia REACH. W ramach Agencji działają 3 komitety (Komitet ds. Oceny Ryzyka, Komitet Państw Członkowskich oraz Komitet ds. Analiz Społeczno-Ekonomicznych). Zadania: art. 76 ust. 1 lit. c)-e) rozporządzenia REACH. Forum wymiany informacji na temat egzekwowania przepisów Zadania: art. 76 ust. 1 lit. f) rozporządzenia REACH. Sekretariat Zadania: art. 76 ust. 1 lit. g) rozporządzenia REACH. Rada Odwoławcza Zadania: art. 76 ust. 1 lit. h) rozporządzenia REACH. Kontrola zewnętrzna Trybunał Obrachunkowy. Kontrola wewnętrzna Służba Audytu Wewnętrznego Komisji. Organ udzielający absolutorium z wykonania budżetu Parlament Europejski działający na zalecenie Rady (art. 97 ust. 10 rozporządzenia REACH).
Środki udostępnione Agencji w roku 2011 (2010)	Budżet (w tym budżety korygujące) - 93,2 (75,5) mln euro, w tym: - dochody z opłat: 33,5 (35,0) mln euro - wkład Unii: 0,0 (36,0) mln euro Zatrudnienie na dzień 31 grudnia 2011 r. - Liczba stanowisk w planie zatrudnienia: 456 (426) - Liczba stanowisk obsadzonych: 441 (382) - Inni pracownicy: 101 (90) (pracownicy kontraktowi i oddelegowani eksperci krajowi) - Liczba pracowników ogółem: 542 (472), z czego wykonujący zadania: - operacyjne: 443 (341) - administracyjne i pomocnicze: 99 (131)
Działania i usługi w roku 2011 (2010) (1)	Program prac ECHA obejmował 15 niżej wymienionych działań: Działania rejestracyjne, przedrejestracyjne i związane ze wspólnym korzystaniem z danych - Liczba przetworzonych dokumentacji rejestracyjnych (z wyjątkiem badań dotyczących produktów i procesu produkcji oraz ich rozwoju), w tym przeniesione z 2010 r.: 6 100 (24 000) - Liczba zakończonych ocen wniosków o zapewnienie poufności: 630 - Liczba otrzymanych zapytań: 1970 (1 600) - Liczba wydanych decyzji w zakresie udostępniania danych: 3 (6) - Liczba substancji, na temat których informacje udostępniono publicznie (z wyjątkiem informacji poufnych): 4 100 (400) 24 000 dokumentacji Ocena - Liczba przeprowadzonych kontroli zgodności: 146 (70) - Liczba ostatecznych decyzji dotyczących propozycji przeprowadzenia badania: 22 (4) Udzielanie zezwoleń lub wprowadzanie ograniczeń - Liczba substancji wytypowanych do umieszczenia na liście kandydackiej: 28 (16) - Liczba zaleceń dotyczących substancji wytypowanych do włączenia do załącznika XIV: 1 (1) - Liczba dokumentacji w sprawie wprowadzenia ograniczeń, przedłożonych do decyzji Komisji: 4 (0) - Liczba otrzymanych wniosków o udzielenie zezwolenia: 0 (0) - Liczba zgłoszeń substancji znajdujących się na liście kandydackiej, zawartych w wyrobach: 203 (0) Klasyfikacja i oznakowanie - Liczba otrzymanych zgłoszeń w sprawie klasyfikacji i oznakowania: 3,4 miliona w odniesieniu do ponad 110 000 substancji - Liczba otrzymanych propozycji zharmonizowanej klasyfikacji i oznakowania: 56 (81) - Liczba wniosków o stosowanie alternatywnej nazwy rodzajowej dla substancji w mieszaninach: 0 (0) Doradztwo i udzielanie pomocy - Liczba odpowiedzi udzielonych przez centra informacyjne: 5 400 (10 000) - Liczba nowych dokumentów zawierających wytyczne: 3 (2) oraz liczba zaktualizowanych wytycznych: 14 (12) Wsparcie informatyczne działalności - Dalszy rozwój REACHIT oraz innych naukowych systemów informatycznych Doradztwo naukowe i praktyczne do celów dalszego stanowienia przepisów - Na wniosek Komisji Europejskiej współudział w projektach dotyczących nanomateriałów i w programie OECD dotyczącym wytycznych badawczych oraz w pracach nad projektem rozporządzenia w sprawie wprowadzania do obrotu i stosowania produktów biobójczych - Sporządzenie pierwszych sprawozdań zgodnie z art. 117 ust. 2 i 3 REACH Komitety i forum - Liczba jednomyślnych umów Komitetu Państw Członkowskich: 70 (26) - Liczba opinii Komitetu ds. Oceny Ryzyka: 36 (16) - Liczba opinii Komitetu ds. Analiz Społeczno-Ekonomicznych: 4 (0) Rada Odwoławcza - Liczba złożonych odwołań: 6 (1) - Liczba decyzji w sprawie odwołań: 2 (0) oraz liczba decyzji proceduralnych: 10 (1) Komunikacja - 1 (2) dzień dla zainteresowanych stron, w którym udział wzięło 430 (700) uczestników - 135 (3 000) uczestników w seminariach internetowych dla wiodących rejestratorów - 70 (60) publikacji; 1 500 (2 300) stron przetłumaczonych na 21 języków UE - 2,9 mln (2,5 mln) odwiedzin na stronie internetowej z 200 (200) krajów Relacje z instytucjami UE i współpraca międzynarodowa - Współpraca naukowo-techniczna z OECD, np. portal eChem, QSAR Toolbox Zarządzanie - Kontynuacja rozwoju i usprawniania systemów administracyjnych i systemów zarządzania, w tym IQMS Finanse, udzielanie zamówień publicznych i księgowość - Rygorystyczne zarządzanie budżetem i rezerwą gotówkową, w tym spłata dotacji UE otrzymanej w 2010 r. - Łączna liczba przedsiębiorstw sprawdzonych pod kątem statusu MŚP: 245 Kadry i infrastruktura - 24 (35) zakończone procedury naboru; 93 (121) zatrudnionych pracowników (pracownicy zatrudnieni na czas określony i pracownicy kontraktowi) Informatyka i telekomunikacja - Utrzymanie systemów teleinformatycznych; zapewnienie przestrzeni biurowej dla nowych pracowników
^(1) Tam, gdzie to stosowne, dane zostały zaokrąglone w górę/w dół do najbliższej liczby całkowitej: 10, 100 lub 1 000. Źródło: Informacje przekazane przez Agencję.

ODPOWIEDZI AGENCJI

12. W 2011 r. ECHA zrealizowała ujęty w programie prac cel związany z przeniesieniami. W 2012 r. Agencja dokona ponownej oceny strategii przeniesień i wdroży bardziej rygorystyczne uzasadnienie i ograniczenie możliwych przeniesień w roku budżetowym 2013 r.

13. ECHA w pełni uznaje wagę dokładności spisu z natury. W 2012 r. Agencja sformalizuje swoją politykę zarządzania aktywami trwałymi, a kontrola fizyczna na koniec roku zostanie przeprowadzona z należytą uwagą.

14. ECHA dopracuje metodę kapitalizacji kosztów wewnętrznie opracowywanego oprogramowania i dokona ich kapitalizacji na poziomie różnych wersji oprogramowania. Podejście to zostanie ściśle powiązane z obecnym projektem księgowania kosztów i do niego włączone.

15. ECHA w pełni przestrzega zasad przejrzystości i równych szans w procesach rekrutacji i doboru pracowników. ECHA dokonała oceny swojej procedury rekrutacyjnej, w tym deklaracji o braku konfliktu interesów, w celu dalszego jej ulepszenia i zapewnienia stosowania najlepszych praktyk. Dokonana w wyniku oceny aktualizacja procedur uwzględniła punkty podniesione przez Trybunał Obrachunkowy. Jednocześnie wspomnianego pracownika przeniesiono na stanowisko odpowiadające ogłoszonemu stanowisku.

16. Odpowiedzi Agencji zostaną opublikowane wraz ze sprawozdaniem specjalnym Trybunału (nr 15/2012).