Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji Bezpieczeństwa Lotniczego za rok budżetowy 2011 wraz z odpowiedziami Agencji.

Dzienniki UE

Dz.U.UE.C.2012.388.53

Akt nienormatywny

Wersja od: 15 grudnia 2012 r.

SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji Bezpieczeństwa Lotniczego za rok budżetowy 2011 wraz z odpowiedziami Agencji

(2012/C 388/10)

(Dz.U.UE C z dnia 15 grudnia 2012 r.)

WPROWADZENIE

1. Europejska Agencja Bezpieczeństwa Lotniczego (zwana dalej Agencją) z siedzibą w Kolonii została ustanowiona rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1592/2002⁽¹⁾. Zadaniem Agencji jest utrzymywanie wysokiego poziomu bezpieczeństwa w zakresie lotnictwa cywilnego, opracowywanie odpowiednich standardów bezpieczeństwa i warunków technicznych certyfikacji oraz certyfikacja produktów lotniczych⁽²⁾.

INFORMACJE LEŻĄCE U PODSTAW POŚWIADCZENIA WIARYGODNOŚCI

2. Przyjęte przez Trybunał podejście kontrolne obejmuje analityczne procedury kontrolne, bezpośrednie badanie transakcji oraz ocenę kluczowych mechanizmów kontrolnych w stosowanych przez Agencję systemach nadzoru i kontroli. Elementami uzupełniającymi to podejście są dowody uzyskane na podstawie prac innych kontrolerów (w stosownych przypadkach) oraz analiza oświadczeń kierownictwa.

POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI 3. Na mocy postanowień art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej Trybunał zbadał roczne sprawozdanie finansowe^(3) Agencji obejmujące "sprawozdanie finansowe"^(4) oraz "sprawozdanie z wykonania budżetu"^(5) za rok budżetowy zakończony 31 grudnia 2011 r., jak również zbadał legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Zadania kierownictwa 4. Jako urzędnik zatwierdzający, dyrektor realizuje dochody i wydatki budżetu zgodnie z regulaminem finansowym Agencji, na własną odpowiedzialność oraz w granicach zatwierdzonych środków^(6). Dyrektor odpowiada za ustanowienie^(7) struktury organizacyjnej oraz systemów i procedur zarządzania i kontroli wewnętrznej umożliwiających sporządzanie ostatecznych sprawozdań finansowych^(8), które nie zawierają istotnych zniekształceń spowodowanych nadużyciem lub błędem, a także za zapewnienie legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tych sprawozdań. Zadania Trybunału 5. Zadaniem Trybunału jest przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie^(9), na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego Agencji oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. 6. Trybunał przeprowadził kontrolę zgodnie z wydanymi przez IFAC Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej i kodeksami etyki oraz z Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli wydanymi przez INTOSAI (ISSAI). Zgodnie z tymi standardami Trybunał zobowiązany jest zaplanować i przeprowadzić kontrolę w taki sposób, aby uzyskać wystarczającą pewność, że sprawozdanie finansowe Agencji nie zawiera istotnych zniekształceń, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe. 7. W ramach kontroli stosuje się procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Wybór tych procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia - w wyniku nadużycia lub błędu - istotnych zniekształceń sprawozdania finansowego lub istotnej niezgodności transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania z wymogami przepisów Unii Europejskiej. W celu opracowania procedur kontroli stosownych do okoliczności Trybunał, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę wykorzystywany do sporządzania i rzetelnej prezentacji sprawozdań finansowych system kontroli wewnętrznej oraz systemy nadzoru i kontroli wprowadzone celem zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tych sprawozdań. Kontrola obejmuje także ocenę stosowności przyjętych zasad rachunkowości oraz racjonalności sporządzonych szacunków księgowych, a także ocenę ogólnej prezentacji sprawozdania finansowego. 8. Trybunał uznał, że uzyskane dowody kontroli są wystarczające i właściwe, aby stanowić podstawę do wydania poniższych opinii. Opinia na temat wiarygodności rozliczeń 9. W opinii Trybunału roczne sprawozdanie finansowe Agencji^(10) rzetelnie przedstawia, we wszystkich istotnych aspektach, jej sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2011 r. oraz wyniki jej transakcji i przepływy pieniężne za kończący się tego dnia rok, zgodnie z przepisami jej regulaminu finansowego oraz z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji^(11). Opinia na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń 10. W opinii Trybunału transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Agencji za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2011 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

11. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.

UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM I FINANSAMI

12. Obniżenie w czerwcu 20110 r. współczynnika korygującego dla Niemiec doprowadziło do powstania znacznej nadwyżki w środkach Agencji w ramach tytułu I (koszty osobowe) na 2011 r. Około 3 mln euro (7 % środków) przesunięto z tytułu I do różnych pozycji budżetu w tytule III (wydatki operacyjne), pomimo ich niskiego wskaźnika wykonania pod względem płatności⁽¹²⁾. Zgodnie z regulaminem finansowym EASA to duże przesunięcie środków między tytułami, które znacznie zmieniło strukturę budżetu, nie zostało przedstawione do zatwierdzenia zarządowi⁽¹³⁾. Sytuacja ta stanowi jednak naruszenie budżetowej zasady specyfikacji.

13. W wyniku przesunięcia środki w ramach tytułu III zwiększyły się do 13,7 mln euro. Jednak na koniec roku kwotę 7,8 mln euro przeniesiono na 2012 r. Było to sprzeczne z budżetową zasadą jednoroczności.

UWAGI DOTYCZĄCE KLUCZOWYCH MECHANIZMÓW KONTROLNYCH W STOSOWANYCH PRZEZ AGENCJĘ SYSTEMACH NADZORU I KONTROLI

14. Agencja powinna poprawić zarządzanie środkami trwałymi. Środki rejestrowane są w dwóch różnych systemach, które uzgodnić można tylko ręcznie. Należy lepiej przekazywać i podsumowywać wyniki spisu z natury. Oszacowanie kosztów projektu związanych z wytworzeniem środków trwałych we własnym zakresie było nieadekwatne, a odchylenia nie były monitorowane. Nie uwzględniono wszystkich wewnętrznych kosztów osobowych, a koszty zewnętrzne zostały udokumentowane w sposób niewystarczający.

15. Na koniec 2011 r. Agencja posiadała środki w wysokości 55 mln euro (2010: 49 mln euro), w całości zgromadzone na rachunkach prowadzonych w jednym banku. Nie istniała odpowiednia polityka zarządzania środkami pieniężnymi, która ograniczałaby związane z tym ryzyko przy zapewnieniu odpowiedniego zwrotu z inwestycji.

INNE UWAGI

16. Trybunał stwierdził konieczność dalszej poprawy przejrzystości procedur doboru personelu. Nie ma dowodów na to, by Agencja przed rozpoczęciem przeglądu kandydatur ustaliła pytania na egzaminy pisemne i rozmowy kwalifikacyjne, maksymalną liczbę kandydatów na liście rezerwowej czy też progi punktowe warunkujące umieszczenie na tej liście.

17. Posiadana przez Agencję umowa najmu zobowiązuje ją do przywrócenia wynajmowanych pomieszczeń do stanu pierwotnego na zakończenie najmu. Na podstawie dokonanego przez Agencję oszacowania kosztów renowacji w budżecie przewidziano rezerwę na ten cel w wysokości 1 mln euro. Oszacowanie dokonane przez właściciela opiewa jednak na 4 mln euro. Agencja powinna uzyskać niezależną, zewnętrzną wycenę kosztów renowacji i odpowiednio uwzględnić te koszty w budżecie.

18. Trybunał przeprowadził kontrolę mającą na celu ocenę polityki i procedur zarządzania sytuacjami konfliktu interesów w czterech agencjach europejskich, w tym w EASA. Wyniki tej kontroli przedstawiono w osobnym dokumencie (sprawozdaniu specjalnym nr 15/2012).

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Louis GALEA, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 5 września 2012 r.

	W imieniu Trybunału Obrachunkowego
	Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
	Prezes

______

⁽¹⁾ Dz.U L 240 z 7.9.2002, s. 1.

⁽²⁾ Do celów informacyjnych w załączniku skrótowo przedstawiono kompetencje i działania Agencji.

⁽³⁾ Do sprawozdania tego dołączone jest sprawozdanie z zarządzania budżetem i finansami w ciągu roku, zawierające więcej informacji dotyczących wykonania budżetu i zarządzania nim.

⁽⁴⁾ Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu oraz rachunku dochodów i wydatków, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w aktywach netto oraz opisu istotnych zasad rachunkowości i innych informacji dodatkowych.

⁽⁵⁾ Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje rachunek wyniku budżetowego wraz z załącznikiem.

⁽⁶⁾ Art. 33 rozporządzenia Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 (Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72).

⁽⁷⁾ Art. 38 rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2343/2002.

⁽⁸⁾ Zasady przedstawiania przez agencje sprawozdania finansowego oraz prowadzenia przez nie rachunkowości określone są w rozdziałach 1 i 2 tytułu VII rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2343/2002 ostatnio zmienionego rozporządzeniem (WE, Euratom) nr 652/2008 (Dz.U. L 181 z 10.7.2008, s. 23) i w tej postaci zostały włączone do regulaminu finansowego Agencji.

⁽⁹⁾ Art. 185 ust. 2 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 (Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1).

⁽¹⁰⁾ Ostateczna wersja rocznego sprawozdania finansowego została sporządzona w dniu 29 czerwca 2012 r. i wpłynęła do Trybunału w dniu 2 lipca 2012 r. Ostateczna wersja rocznego sprawozdania finansowego skonsolidowana ze sprawozdaniem Komisji publikowana jest w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej do 15 listopada następnego roku. Znajduje się ona na następującej stronie internetowej: http://eca.europa.eu lub http://www.easa.europa.eu/

⁽¹¹⁾ Zasady rachunkowości przyjęte przez księgowego Komisji opierają się na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości Sektora Publicznego (IPSAS) wydanych przez Międzynarodową Federację Księgowych, a w kwestiach nimi nieobjętych - na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości (MSR) / Międzynarodowych Standardach Sprawozdawczości Finansowej (MSSF) wydanych przez Radę Międzynarodowych Standardów Rachunkowości.

⁽¹²⁾ Pozycję budżetową 3 2 0 0 (opracowywanie aplikacji biznesowych) zwiększono o 37 % do 3,5 mln euro, pozycję 3 6 0 0 (stanowienie przepisów) - o 87 % do 1,4 mln euro, pozycję 3 6 0 1 (współpraca międzynarodowa) - o 123 % do 778.000 euro, a pozycję 3 9 0 3 (badania naukowe) - o 550 % do 1,3 mln euro.

⁽¹³⁾ Zgodnie z regulaminem finansowym EASA oraz z ogólnym rozporządzeniem finansowym obowiązek przedstawiania zarządowi do zatwierdzenia dotyczy tylko przesunięć obejmujących więcej niż 10 % środków. Jednak w odróżnieniu od ogólnego rozporządzenia finansowego UE w regulaminie finansowym EASA nie przewidziano ograniczenia wielkości przesunięć do maksimum 30 % środków w pozycji budżetowej, do której dokonywane jest przesunięcie.

ZAŁĄCZNIK

Europejska Agencja Bezpieczeństwa Lotniczego (Kolonia) Kompetencje i zadania

Zakres kompetencji Unii według Traktatu (art. 100 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej)	Parlament Europejski i Rada, stanowiąc zgodnie ze zwykłą procedurą ustawodawczą, mogą ustanowić odpowiednie przepisy dotyczące transportu morskiego i lotniczego. Stanowią one po konsultacji z Komitetem Ekonomiczno-Społecznym i Komitetem Regionów.
Kompetencje Agencji (kompetencje Agencji określone w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 216/2008 ("rozporządzenie podstawowe"))	Cele - utrzymanie wysokiego, ujednoliconego poziomu bezpieczeństwa lotnictwa cywilnego w Europie oraz zapewnienie sprawnego funkcjonowania i poprawy bezpieczeństwa lotnictwa cywilnego. Zadania - wydawanie opinii i zaleceń skierowanych do Komisji, - wydawanie specyfikacji certyfikacyjnych, w tym przepisów o zdatności do lotu i ustalanie dopuszczalnych sposobów potwierdzania spełnienia wymagań, jak również opracowywanie wszelkich materiałów zawierających wytyczne dotyczące stosowania rozporządzenia podstawowego i przepisów wykonawczych do niego, - podejmowanie decyzji o certyfikacji w zakresie zdatności do lotu i ochrony środowiska, certyfikacji pilotów, certyfikacji operacji lotniczych, a także decyzji dotyczących operatorów z państw trzecich, inspekcji w państwach członkowskich oraz kontroli przedsiębiorstw, - prowadzenie inspekcji standaryzacyjnych we właściwych organach państw członkowskich, państw stowarzyszonych i byłych państw należących do wspólnych władz lotniczych (JAA) (w tym przypadku zgodnie z umowami o współpracy).
Zarządzanie	Zarząd Skład: po jednym przedstawicielu z każdego państwa członkowskiego i jeden przedstawiciel Komisji. Zadania: powoływanie organu doradczego złożonego z zainteresowanych stron. Dyrektor wykonawczy Zarządza Agencją; mianowany jest przez zarząd na wniosek Komisji. Komisja odwoławcza Rozpatruje odwołania od decyzji Agencji w niektórych kwestiach, takich jak certyfikacja, opłaty, obciążenia oraz kontrola przedsiębiorstw. Kontrola zewnętrzna Trybunał Obrachunkowy. Organ udzielający absolutorium z wykonania budżetu Parlament działający na zalecenie Rady.
Środki udostępnione Agencji w roku 2011 (2010)	Ostateczny budżet Budżet ogółem: 138,7 (137,2) mln euro, w tym: Dochody własne: 75,2 (73) mln euro (54,2 %) Dotacja Unii: 34,4 (34,2) mln euro (24,8 %) Składki państw spoza UE: 1,7 (1,7) mln euro (1,2 %) Dochody z pobranych opłat i obciążeń przeznaczone na określony cel: 24,7 (27,1) mln euro (17,8 %) Inne dochody: 1,4 (0,6) (1 %) Inne dotacje: 1,2 (0,7) (1 %) Zatrudnienie na dzień 31 grudnia 2011 r. 574 (570) pracowników zatrudnionych na czas określony w planie zatrudnienia. Stanowiska obsadzone: 573 (523) Inni pracownicy: 68 (63), pracownicy kontraktowi: 57 (54), oddelegowani eksperci krajowi: 11 (8), doradcy specjalni: 0 (1) Łączna liczba pracowników zatrudnionych na czas określony: 574^(1) (524) - stanowiska finansowane z dotacji: 223^(2) (206) - stanowiska finansowane z opłat: 350^(2) (318)
Produkty i usługi w roku 2011 (2010)	Opinie Siedem opinii w sprawie zmian do rozporządzeń (WE) nr 2042/2003 i (WE) nr 1702/2003 Decyzje w sprawie przepisów 15 decyzji dotyczących specyfikacji certyfikacji (5), dopuszczalnych sposobów potwierdzania zgodności oraz materiałów zawierających wytyczne (10) Dodatkowe rezultaty w 2011 r. (prowadzące do przepisów w najbliższych latach) 21 zakresów wymagań, 20 opinii na temat proponowanych zmian, 18 odpowiedzi na uwagi Współpraca międzynarodowa 8 umów o współpracy 12 procedur wdrożenia umów o współpracy 25 zaleceń wydanych odnośnie do pism Międzynarodowej Organizacji Lotnictwa Cywilnego (ICAO) Porozumienie dwustronne dotyczące bezpieczeństwa lotniczego (BASA) Wejście w życie porozumienia dwustronnego między UE a USA dotyczącego bezpieczeństwa lotniczego oraz porozumienia dwustronnego między UE a Kanadą dotyczącego bezpieczeństwa lotniczego. Pomoc w przygotowaniu dwóch posiedzeń Dwustronnej Rady ds. Nadzoru, dwóch posiedzeń Rady ds. Nadzoru Certyfikacji i dwóch posiedzeń Wspólnej Rady ds. Koordynacji Obsługi Technicznej z Federalną Administracją Lotnictwa Cywilnego USA (FAA) oraz jednego posiedzenia podkomitetu ds. certyfikacji z Kanadyjskim Urzędem Lotnictwa Cywilnego (TCCA). Decyzje o przyznaniu certyfikatów według stanu na dzień 31 grudnia 2011 r. Certyfikaty typu/ograniczone certyfikaty typu (TC/TCR): 13^(3) Uzupełniające certyfikaty typu (STC): 656 Wytyczne dotyczące zdatności do lotu (AD): 271 Alternatywne metody spełnienia wymagań (AMOC): 53 Autoryzacja Europejskiej Normy Technicznej (ETSOA): 236 Istotne zmiany/istotne naprawy/nowe pochodne certyfikatów typu: 903 Pomniejsze zmiany/pomniejsze naprawy: 977 Instrukcja użytkowania w locie (AFM): 383 Zatwierdzenie warunków lotu (PTF): 594 Wsparcie certyfikacyjne zatwierdzania (CSV): 8. Udzielanie upoważnień podmiotom zajmującym się projektowaniem (DOA i procedury alternatywne dla DOA (APDOA)): 495 Udzielanie upoważnień podmiotom zajmującym się obsługą techniczną (bilateralne)^(4): 1 533 Udzielanie upoważnień podmiotom zajmującym się obsługą techniczną (zagraniczne)^(4): 278 Udzielanie upoważnień podmiotom zajmującym się szkoleniem w zakresie obsługi technicznej^(4): 45 Udzielanie upoważnień podmiotom produkcyjnym^(4): 23 Inspekcje standaryzacyjne (liczba krajów przypadająca na dany typ) na dzień 31 grudnia 2011 r. W zakresie zdolności do lotu (AIR): 26 W zakresie operacji (OPS): 25 W zakresie licencjonowania personelu lotniczego (FCL): 22 W zakresie szkoleniowych urządzeń symulacji lotu (FSTD): 9
^(1) Dwóch pilotów zatrudnionych w niepełnym wymiarze zajmuje tylko jedno stanowisko. ^(2) Proporcje stanowisk finansowanych z opłat i stanowisk finansowanych z dotacji mogą ulec zmianie w przypadku ewentualnej weryfikacji kluczy podziału wg rachunku kosztów na dzień 31 grudnia 2011 r. ^(3) Uwzględnia się tylko certyfikaty typu i ograniczone certyfikaty typu wydane dla nowej konstrukcji. Wyklucza się certyfikaty typu wydane na zasadzie praw nabytych, w wyniku przeniesienia lub wznowienia administracyjnego. ^(4) W ramach udzielania upoważnienia podmiotom wykonuje się podstawowe działanie kontrolne dotyczące już zatwierdzonych podmiotów (odnowienie co dwa lub trzy lata) oraz działanie związane z nowymi upoważnieniami. Dostarczone dane dotyczą łącznej liczby wydanych upoważnień według stanu na dzień 31 grudnia 2011 r. Źródło: Informacje przekazane przez Agencję.

ODPOWIEDZI AGENCJI

12. Nadwyżka w tytule I wynikła głównie ze zdarzeń znajdujących się poza kontrolą Agencji, których nie można było przewidzieć na etapie planowania budżetu. Po głębokiej analizie przeprowadzonej przez kierownictwo wysokiego szczebla, fundusze dostępne w tytule I zostały przeniesione do projektów o wysokim priorytecie zgodnie z przepisami o przenoszeniu środków budżetowych przewidzianymi się w rozporządzeniu finansowym Agencji.

13. Czasochłonne procedury przetargowe, mimo że zostały wszczęte niezwłocznie, przyczyniły się do wysokiego poziomu przenoszonych zobowiązań pod koniec roku. Ponadto urzędnicy zatwierdzający Agencji w swoich decyzjach zawsze uważnie analizowali czasami sprzeczne wymogi wynikające z zasad jednoroczności, należytego zarządzania finansami i ciągłości.

14. Agencja zgadza się z wynikami i obecnie pracuje nad udoskonaleniem systemu inwentaryzacji i zarządzania finansowego wewnętrznych kosztów projektów informatycznych. Jednakże z powodu wysokiego progu wynoszącego 500.000 EUR, sprawa będzie dotyczyć jedynie niektórych projektów informatycznych.

15. Obecna umowa Agencji o świadczenie usług ze swoim głównym bankiem jest poparta umową ramową z Komisją. Agencja dokona przeglądu tej umowy, aby jeszcze bardziej ograniczyć swoje ryzyko finansowe.

16. W celu poprawy przejrzystości procedury selekcji pracowników Agencja udostępni dowody potwierdzające, że pytania na rozmowy i testy kwalifikacyjne zostaną opracowane przed weryfikacją otrzymanych zgłoszeń. Nowy wzór ogłoszenia o pracę określa maksymalną liczbę kandydatów na listy rezerwowe oraz progi punktowe niezbędne do zakwalifikowania się na rozmowy kwalifikacyjne lub na listy rezerwowe.

17. Agencja kontynuuje śledztwo w celu poprawy bieżącej oceny kosztów planowanej renowacji. Niemniej jednak kwota 1.065.000 EUR znajdująca się na koncie w 2011 r. była najlepszym oszacowaniem przeprowadzonym przez prawników Agencji w marcu 2012 r.

18. Agencja rozpoczęła spotkania doradcze na podstawie umowy ramowej z Dyrekcją Generalną ds. Budżetu w sprawie wewnętrznych norm kontroli, których celem jest zdefiniowanie i wdrożenie strategii Agencji dotyczącej dobrego postępowania z uwzględnieniem sprawozdania Trybunału w sprawie konfliktu interesów.