Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji Kolejowej za rok budżetowy 2009, wraz z odpowiedziami Agencji.
Dz.U.UE.C.2010.338.103
Akt nienormatywnydotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji Kolejowej za rok budżetowy 2009, wraz z odpowiedziami Agencji
(2010/C 338/18)
(Dz.U.UE C z dnia 14 grudnia 2010 r.)
WPROWADZENIE
1. Europejska Agencja Kolejowa (zwana dalej Agencją), z siedzibą w Lille-Valenciennes, została ustanowiona na mocy rozporządzenia (WE) nr 881/2004 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 29 kwietnia 2004 r.(1). Głównym zadaniem Agencji jest zwiększanie poziomu interoperacyjności systemów kolejowych oraz wypracowanie wspólnego podejścia do bezpieczeństwa celem stworzenia w Europie bardziej konkurencyjnego sektora kolejowego, o wyższym poziomie bezpieczeństwa(2).
2. Budżet Agencji na 2009 r. wyniósł 21,0 mln euro w porównaniu z 18,0 mln euro w budżecie na rok poprzedni. Liczba zatrudnionych przez Agencję pracowników wyniosła na koniec roku 127 w porównaniu ze 113 w roku poprzednim.
POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI |
3. Na mocy postanowień art. 287 ust. 1 akapit drugi Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej Trybunał zbadał roczne sprawozdanie finansowe(3) Agencji obejmujące "sprawozdanie finansowe"(4) oraz "sprawozdanie z wykonania budżetu"(5) za rok budżetowy zakończony dnia 31 grudnia 2009 r., jak również zbadał legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. |
4. Niniejsze poświadczenie jest skierowane do Parlamentu Europejskiego i Rady na mocy art. 185 ust. 2 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002(6). |
Zadania dyrektora |
5. Jako urzędnik zatwierdzający, dyrektor realizuje dochody i wydatki budżetu zgodnie z przepisami finansowymi Agencji, na własną odpowiedzialność oraz w granicach zatwierdzonych środków(7). Dyrektor odpowiada za ustanowienie(8) struktury organizacyjnej oraz systemów i procedur zarządzania i kontroli wewnętrznej związanych ze sporządzaniem ostatecznego sprawozdania finansowego(9), które jest wolne od istotnych nieprawidłowości wynikających z nadużyć lub błędów, a także za zapewnienie legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. |
Zadania Trybunału |
6. Zadaniem Trybunału jest przedstawienie, na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego Agencji oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. |
7. Trybunał przeprowadził kontrolę zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej wydanymi przez IFAC i Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli wydanymi przez INTOSAI (ISSAI)(10) oraz opracowanymi przez te organizacje kodeksami etyki. Zgodnie z tymi standardami Trybunał zobowiązany jest przestrzegać wymogów etycznych oraz zaplanować i przeprowadzić kontrolę w taki sposób, aby uzyskać wystarczającą pewność, że sprawozdanie finansowe nie zawiera istotnych nieprawidłowości, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe. |
8. W ramach kontroli Trybunał stosuje procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Wybór tych procedur zależy od osądu kontrolerów Trybunału, podobnie jak ocena ryzyka wystąpienia istotnych nieprawidłowości w sprawozdaniu finansowym lub nielegalnych bądź nieprawidłowych transakcji, wynikających z nadużyć lub błędów. W celu opracowania procedur kontroli stosownych do okoliczności Trybunał, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej danej organizacji związany ze sporządzaniem i prezentacją jej sprawozdania finansowego. Kontrola Trybunału obejmuje także ocenę stosowności przyjętych zasad rachunkowości oraz racjonalność szacunków księgowych sporządzonych przez kierownictwo, jak również ocenę ogólnej prezentacji sprawozdania finansowego. |
9. Trybunał uznał, że uzyskane dowody kontroli są wystarczające i właściwe, aby stanowić podstawę do wydania poniższych opinii. |
Opinia na temat wiarygodności rozliczeń |
10. W opinii Trybunału roczne sprawozdanie finansowe Agencji(11) rzetelnie przedstawia, we wszystkich istotnych aspektach, sytuację finansową Agencji na dzień 31 grudnia 2009 r. oraz wyniki transakcji i przepływów pieniężnych za kończący się tego dnia rok, zgodnie z przepisami jej regulaminu finansowego. |
Opinia na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń |
11. W opinii Trybunału transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Agencji za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2009 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
12. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.
UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM I FINANSAMI
13. Tak jak w 2008 r. wysokość środków przeniesionych w ramach tytułów II i III była znaczna: 1.135.000 euro, czyli 41 % środków w tytule II oraz 3.164.000 euro, czyli 61 % środków w tytule III. Około 75 % tych środków dotyczyło towarów i usług, które miały być dostarczone w 2010 r.
14. Duża liczba przesunięć środków i znaczne kwoty środków przeniesionych wynikają głównie z anulowania procedur udzielania zamówień i opóźnień w ich przeprowadzaniu(12), stałych opóźnień w dokonywaniu płatności(13) oraz wprowadzania w ciągu roku znacznych zmian do programu prac. Powyższa sytuacja świadczy o opóźnieniach
w realizacji działań finansowanych z tytułów II i III budżetu Agencji i stanowi naruszenie zasady jednoroczności budżetu.
15. W kwietniu 2009 r. Agencja dokonała przejścia do nowego systemu księgowego i budżetowego (ABAC). Jednakże nie ustanowiono scentralizowanego systemu rejestrowania wpływających faktur. Sytuacja ta nie gwarantowała terminowego rejestrowania wszystkich faktur i istotnie przyczyniła się do opóźnień w dokonywaniu płatności (zob. pkt 14).
16. Stwierdzono uchybienia w zarządzaniu spisem środków trwałych. Kontrole bezpośrednie przeprowadzone w centrum konferencyjnym w Lille wykazały nieścisłości w obecnym spisie środków trwałych. W spisie nieprawidłowo ujęto pozycje lub ich nie odznaczono. Nie zawsze możliwe było dokładne określenie, czy dane pozycje znajdowały się w Lille, czy w Valenciennes. Ponadto środki trwałe ujmuje się w chwili zapłacenia faktury, a nie po ich dostarczeniu i przyjęciu.
17. Agencja postanowiła wstecznie zmienić miejsce pochodzenia trzech pracowników i przyznać im wyrównanie świadczenia na coroczną podróż do miejsca pochodzenia za wszystkie lata od ich zatrudnienia(14). W odniesieniu do tych pracowników nie zastosowano się do zapisów regulaminu pracowniczego(15) i jego przepisów wykonawczych(16). Nie przedstawiono wystarczającej dokumentacji uzasadniającej zmiany miejsca pochodzenia oraz związanych z nimi wyrównań.
Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Igors LUDBORŽS, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniach 14 i 16 września 2010 r.
W imieniu Trybunału Obrachunkowego | |
Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA | |
Prezes |
______
(1) Dz.U. L 220 z 21.6.2004, s. 3.
(2) Do celów informacyjnych w tabeli skrótowo przedstawiono kompetencje i działania Agencji.
(3) Do sprawozdania tego dołączone jest sprawozdanie z zarządzania budżetem i finansami w ciągu roku, zawierające między innymi wskaźnik wykorzystania środków oraz zestawienie informacji dotyczących przesunięć środków pomiędzy różnymi pozycjami budżetowymi.
(4) Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu oraz rachunku dochodów i wydatków, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w kapitale oraz załącznika zawierającego opis istotnych zasad rachunkowości i inne informacje dodatkowe.
(5) Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje rachunek wyniku budżetowego wraz z załącznikiem.
(6) Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1.
(7) Art. 33 rozporządzenia Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 19 listopada 2002 r. (Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72).
(8) Art. 38 rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2343/2002.
(9) Zasady dotyczące przedstawiania przez agencje sprawozdania finansowego oraz prowadzenia przez nie rachunkowości określone są w rozdziale 1 tytułu VII rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2343/2002, ostatnio zmienionego rozporządzeniem (WE, Euratom) nr 652/2008 z dnia 9 lipca 2008 r. (Dz.U. L 181 z 10.7.2008, s. 23), i w tej postaci zostały włączone do regulaminu finansowego Agencji.
(10) Międzynarodowa Federacja Księgowych (IFAC) i Międzynarodowe Standardy Najwyższych Organów Kontroli (ISSAI).
(11) Ostateczna wersja rocznego sprawozdania finansowego została sporządzona w dniu 15 czerwca 2010 r. i wpłynęła do Trybunału w dniu 2 lipca 2010 r. Ostateczna wersja rocznego sprawozdania finansowego skonsolidowana ze sprawozdaniem Komisji publikowana jest w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej do dnia 15 listopada następnego roku. Znajduje się ona na następującej stronie internetowej: http://eca.europa.eu lub http://www.era.europa.eu.
(12) Ponad połowę umów podpisano po listopadzie 2009 r.
(13) W 2009 r. 75 % płatności wykonano po terminie, a średnie opóźnienie wyniosło 88 dni.
(14) Łączny koszt wynosi 28.258 euro za wyrównanie od 2005 r. oraz około 11.300 euro rocznie, począwszy od 2010 r.
(15) W szczególności art. 7 ust. 3 załącznika VII do regulaminu pracowniczego.
(16) Decyzja Komisji C(2004) 1364.
Tabela
Europejska Agencja Kolejowa (Lille/Valenciennes)
Zakres kompetencji Unii według Traktatu | Kompetencje Agencji określone w rozporządzeniu (WE) nr 881/2004 Parlamentu Europejskiego i Rady | Zarządzanie | Środki udostępnione Agencji w 2009 r. (w 2008 r.) | Działania i usługi w 2009 r. | |
W celu wykonania artykułu 90 i z uwzględnieniem specyficznych aspektów transportu, Parlament Europejski i Rada, stanowiąc zgodnie ze zwykłą procedurą ustawodawczą i po konsultacji z Komitetem Ekonomiczno-Społecznym i Komitetem Regionów, ustanawiają: | Cele | Zadania | 1. Rada Administracyjna | Budżet | Zalecenia związane z certyfikacją bezpieczeństwa, w tym migracji do jednego unijnego certyfikatu bezpieczeństwa, zalecenia dotyczące unijnego wzoru licencji i rejestru maszynistów, certyfikacji zakładów utrzymania taboru oraz jednostek odpowiedzialnych za utrzymanie taboru. |
a) wspólne reguły mające zastosowanie do transportu międzynarodowego wykonywanego z lub na terytorium państwa członkowskiego lub tranzytu przez terytorium jednej lub większej liczby państw członkowskich; | Współdziałanie, w sprawach technicznych, we wdrażaniu prawodawstwa Unii zmierzającego do: | 1. Przekazywanie Komisji zaleceń dotyczących: | Skład: po jednym przedstawicielu każdego państwa członkowskiego, czterech przedstawicieli Komisji, sześciu przedstawicieli (bez prawa głosu) odpowiednich sektorów zawodowych. | 21 mln euro (18 mln euro) | Zalecenia dotyczące przepisów w zakresie bezpieczeństwa, w tym ocena sposobu udostępniania krajowych zasad bezpieczeństwa, badanie transpozycji przez państwa członkowskie dyrektywy w sprawie bezpieczeństwa kolei. |
b) warunki dostępu przewoźników niemających stałej siedziby w państwie członkowskim do transportu krajowego w państwie członkowskim; | - poprawy konkurencyjności sektora kolejowego, | - wspólnych metod bezpieczeństwa oraz wspólnych wymagań bezpieczeństwa określonych w dyrektywie w sprawie bezpieczeństwa kolei (2004/49/WE), | 2. Dyrektor Mianowany przez Zarząd na wniosek Komisji. | Zatrudnienie na dzień 31 grudnia 2009 r. | Zalecenia dotyczące sprawozdawczości w zakresie bezpieczeństwa, w tym wspólne wskaźniki bezpieczeństwa, koordynacja działań organów odpowiedzialnych za bezpieczeństwo i organów dochodzeniowych, a także sprawozdawczość na temat działania systemów bezpieczeństwa w państwach członkowskich. |
c) środki pozwalające polepszyć bezpieczeństwo transportu; | - wypracowania wspólnego podejścia do bezpieczeństwa europejskiego systemu kolejowego, | - świadectw bezpieczeństwa i działań w zakresie bezpieczeństwa, | 3. Kontrola zewnętrzna Trybunał Obrachunkowy. | stanowiska w planie zatrudnienia: 124 (116) stanowiska obsadzone na dzień 31.12.2009 r.: 113 (106) Inni pracownicy: 14 (7) Pracownicy ogółem: 127 (113) z czego obsadzone stanowiska: | Zalecenia dotyczące oceny bezpieczeństwa, w tym wspólnych metod oceny. Projekty zaleceń dotyczących specyfikacji technicznych interoperacyjności i ich przeglądu, w tym ocena rozszerzenia zakresu i korygowania błędów. Publikacja raportu w sprawie interoperacyjności i wydanie opinii technicznych dotyczących przepisów krajowych oraz monitorowanie pracy jednostek notyfikowanych. |
d) wszelkie inne potrzebne przepisy. | celem przyczynienia się do stworzenia europejskiego obszaru kolejowego bez granic o wysokim poziomie bezpieczeństwa. | - określania specyfikacji technicznych interoperacyjności, | 4. Organ udzielający absolutorium z wykonania budżetu Parlament działający na zalecenie Rady. | - operacyjne: 84 (69) | Ustanowienie i prowadzenie szeregu rejestrów dotyczących interoperacyjności. Działanie w charakterze organu systemowego i kierownika kontroli zmian w ramach ERTMS oraz wspieranie Komisji w ocenie projektów ERTMS. |
(art. 91 ust. 1 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej). | - monitorowania postępu interoperacyjności, | - administracyjne: 43 (44) | Określenie i skompilowanie dokumentu z odniesieniami do krajowych przepisów w zakresie autoryzacji taboru. Sporządzenie oceny oddziaływania w odniesieniu do wszystkich zaleceń. | ||
- certyfikacji zakładów utrzymania taboru, | |||||
- kwalifikacji zawodowych, | |||||
- rejestracji taboru kolejowego. | |||||
2. Wydawanie opinii dotyczących: | |||||
- krajowych przepisów bezpieczeństwa, | |||||
- monitorowania jakości pracy jednostek notyfikowanych, | |||||
- interoperacyjności sieci transeuropejskiej. | |||||
3. Koordynacja organów krajowych: | |||||
- koordynacja krajowych organów ds. bezpieczeństwa i krajowych organów dochodzeniowych (określonych w dyrektywie 2004/49/WE, art. 17 i 21). | |||||
4. Publikacje i bazy danych: | |||||
- sprawozdanie o działaniu systemu bezpieczeństwa (co dwa lata), | |||||
- sprawozdanie z postępów we wdrażaniu interoperacyjności (co dwa lata), | |||||
- publiczna baza danych dokumentów dotyczących bezpieczeństwa, | |||||
- publiczny rejestr dokumentów dotyczących interoperacyjności. | |||||
Źródło: Informacje przekazane przez Agencję. |
ODPOWIEDZI AGENCJI
13. Agencja dokonała znacznych przeniesień z powodu opóźnień w realizacji płatności i późnego zakończenia procedur udzielania zamówień publicznych.
14. Agencja będzie nadal starała się poprawić planowanie zamówień I przestrzegać go oraz zmniejszyć opóźnienia w płatnościach za pomocą przyznanych ograniczonych zasobów.
15. W następstwie sprawozdania Trybunału Obrachunkowego i projektu sprawozdania dotyczącego zatwierdzenia lokalnych systemów sporządzonego przez księgowego, od dnia 1 września 2010 r. Agencja wprowadzi scentralizowany system rejestrowania faktur handlowych.
16. W dniu 1 stycznia 2010 r. Agencja rozpoczęła stosowanie systemu ABAC ASSETS i dostosuje stan inwentarza do pozycji w sprawozdaniu finansowym za rok 2010.
17. ERA podjęła działania we współpracy z Biurem Administracji i Rozliczania Należności Indywidualnych (PMO) w celu kontroli praw swoich pracowników i dokona stosownej korekty.
Ponadto wzmocniono procedurę ustalania uprawnień indywidualnych w ERA oraz wprowadzono sesje informacyjne dla nowych pracowników.