Dz.U.UE.C.2018.452.36

| Akt nieoceniany
Wersja od: 14 grudnia 2018 r.

SPRAWOZDANIE
dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Wspólnego Przedsięwzięcia na rzecz Realizacji Projektu ITER i Rozwoju Energii Termojądrowej za rok budżetowy 2017 wraz z odpowiedzią Wspólnego Przedsięwzięcia

(2018/C 452/05)

(Dz.U.UE C z dnia 14 grudnia 2018 r.)

SPIS TREŚCI

WPROWADZENIE

Ustanowienie Wspólnego Przedsięwzięcia F4E

Zarządzanie

Cele

Zasoby

OPINIA

Opinia na temat wiarygodności rozliczeń

Opinia na temat legalności i prawidłowości dochodów leżących u podstaw rozliczeń

Opinia na temat legalności i prawidłowości płatności leżących u podstaw rozliczeń

Objaśnienie uzupełniające

Zadania kierownictwa i osób odpowiedzialnych za zarządzanie

Zadania Trybunału dotyczące kontroli sprawozdania i transakcji leżących u jego podstaw

ZARZĄDZANIE BUDŻETEM I FINANSAMI

Wykonanie budżetu na 2017 r.

MECHANIZMY KONTROLI WEWNĘTRZNEJ

ZAŁĄCZNIK - DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z UWAGAMI Z UBIEGŁYCH LAT

ODPOWIEDŹ WSPÓLNEGO PRZEDSIĘWZIĘCIA

WPROWADZENIE

Ustanowienie Wspólnego Przedsięwzięcia F4E

1. Europejskie Wspólne Przedsięwzięcie na rzecz Realizacji Projektu ITER 1  i Rozwoju Energii Termojądrowej ("Wspólne Przedsięwzięcie F4E") zostało ustanowione w marcu 2007 r. 2  na okres 35 lat. Główne urządzenia do syntezy jądrowej miały zostać zbudowane w Cadarache we Francji, a siedziba Wspólnego Przedsięwzięcia znajduje się w Barcelonie.
2. Członkami założycielami Wspólnego Przedsięwzięcia są: Euratom, reprezentowany przez Komisję Europejską, państwa członkowskie Euratomu oraz Szwajcaria (która zawarła z Euratomem umowę o współpracy).

Zarządzanie

3. Struktura zarządzania Wspólnego Przedsięwzięcia F4E obejmuje radę zarządzającą, dyrektora i inne organy. Rada zarządzająca odpowiada za nadzorowanie Wspólnego Przedsięwzięcia w realizacji jego celów. Dyrektor odpowiada za bieżące zarządzanie Wspólnym Przedsięwzięciem.
4. Pozostałe organy zarządzające Wspólnego Przedsięwzięcia to: biuro, techniczny panel doradczy, komitet ds. zamówień i umów, komitet ds. administracji i zarządzania, komitet ds. kontroli i panel ds. audytu wewnętrznego.

Cele

5. Celami Wspólnego Przedsięwzięcia F4E są 3 :
a) wnoszenie wkładu Europejskiej Wspólnoty Energii Atomowej ("Euratom") na rzecz Międzynarodowej Organizacji Energii Termojądrowej ITER (ITER IO);
b) wnoszenie wkładu Euratomu w realizowane wspólnie z Japonią działania w ramach szerszego podejścia w celu szybkiego uzyskania energii termojądrowej;
c) przygotowanie i koordynacja programu działań mających na celu przygotowanie do budowy demonstracyjnych reaktorów syntezy jądrowej wraz z instalacjami towarzyszącymi, w tym międzynarodowej instalacji napromieniowywania materiałów przeznaczonych do syntezy jądrowej (International Fusion Materials Irradiation Facility- IFMIF).

Zasoby

6. W 2017 r. ostateczny budżet Wspólnego Przedsięwzięcia F4E wyniósł 865 mln euro (w 2016 r. było to 720 mln euro) na środki na płatności i 589 mln euro na środki na zobowiązania (w 2016 r. było to 459 mln euro) 4 . Na dzień 31 grudnia 2017 r. Wspólne Przedsięwzięcie zatrudniało 447 pracowników (w 2016 r. - 415).
OPINIA
7.Trybunał zbadał:
a)sprawozdanie finansowe Wspólnego Przedsięwzięcia obejmujące sprawozdanie finansowe 5  oraz sprawozdanie z wykonania budżetu 6  za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2017 r.;
b)legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tych sprawozdań, zgodnie z postanowieniami art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE).
Opinia na temat wiarygodności rozliczeń
8. W opinii Trybunału sprawozdanie Wspólnego Przedsięwzięcia za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach jego sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2017 r. oraz wyniki transakcji, przepływy pieniężne i zmiany w aktywach netto za zakończony w tym dniu rok budżetowy, zgodnie z przepisami jego regulaminu finansowego i z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji. Zasady te opierają się na powszechnie przyjętych międzynarodowych standardach rachunkowości sektora publicznego.
Opinia na temat legalności i prawidłowości dochodów leżących u podstaw rozliczeń
9. W opinii Trybunału dochody leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.
Opinia na temat legalności i prawidłowości płatności leżących u podstaw rozliczeń
10. W opinii Trybunału płatności leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.
Objaśnienie uzupełniające
11. Nie podważając opinii wyrażonej powyżej, Trybunał pragnie zwrócić uwagę na następujące kwestie. W przyjętych w dniu 7 lipca 2010 r. 7  konkluzjach Rady UE zatwierdzono kwotę 6,6 mld euro (według wartości z roku 2008) tytułem wkładu Wspólnego Przedsięwzięcia w etap budowy projektu ITER, którego ukończenie początkowo planowano na 2020 r. Kwota ta nie obejmuje kwoty 663 mln euro zaproponowanej w 2010 r. przez Komisję Europejską tytułem rezerwy na nieprzewidziane wydatki 8 .
12. W listopadzie 2016 r. Rada ITER 9  zatwierdziła nowe podstawowe założenia projektu ITER (zakres, harmonogram i koszt). Ogólny harmonogram projektu 10  został zatwierdzony przez wszystkich członków ITER 11 , a ogólny koszt projektu został zatwierdzony ad referendum, co oznacza, że każdy członek musiał wystąpić o zatwierdzenie kosztów projektu w ramach właściwego dla danego rządu procesu budżetowego.
13. W nowym harmonogramie zatwierdzonym przez Radę ITER przedstawiono podejście czteroetapowe, zgodnie z którym pierwszy strategiczny etap pośredni budowy projektu (etap "pierwszej plazmy") ma zakończyć się do grudnia 2025 r., a cały etap budowy - do grudnia 2035 r. Stanowi to opóźnienie o 15 lat w stosunku do wyjściowych założeń projektu. Celem nowego podejścia podzielonego na etapy jest lepsze dostosowanie realizacji projektu do priorytetów i ograniczeń wszystkich członków ITER IO.
14. W wyniku zatwierdzenia nowych podstawowych założeń projektu ITER Wspólne Przedsięwzięcie F4E opracowało nowy szczegółowy harmonogram i przeliczyło związany z nim koszt końcowy (EAC) wkładu Wspólnego Przedsięwzięcia na rzecz etapu budowy projektu.
15. Z rezultatów, które przedstawiono radzie zarządzającej Wspólnego Przedsięwzięcia w grudniu 2016 r., wynika, że spodziewane wymagania finansowe w związku z etapem budowy po 2020 r. wyniosą 5,4 mld euro (według wartości z roku 2008), co stanowi wzrost o 82 % w stosunku do zatwierdzonego budżetu wynoszącego 6,6 mld euro (według wartości z roku 2008). Kwota 6,6 mld euro (według wartości z roku 2008) przyjęta przez Radę UE w 2010 r. służy teraz za limit wydatków Wspólnego Przedsięwzięcia do 2020 r.
16. Należy zauważyć, że poza etapem budowy Wspólne Przedsięwzięcie będzie musiało współfinansować etap operacyjny projektu ITER po 2035 r. 12 , a następnie etap dezaktywacji i etap likwidacji projektu. Wkład w etap operacyjny po 2035 r. nie został jeszcze oszacowany. ITER IO oszacowała wkłady Wspólnego Przedsięwzięcia F4E w etap dezaktywacji i etap likwidacji na kwotę, odpowiednio, 95,54 mln euro (według wartości z roku 2001) i 180,2 mln euro (według wartości z roku 2001) 13 .
17. O ile prognozy Wspólnego Przedsięwzięcia F4E dotyczące pierwszej plazmy są spójne z harmonogramem ITER IO dotyczącym projektu, o tyle ogólny harmonogram określa najwcześniejszy termin osiągalny pod względem technicznym 14 .
18. W czerwcu 2017 r. Komisja opublikowała komunikat w sprawie wkładu UE w realizację zreformowanego projektu ITER 15 , szukając poparcia Parlamentu Europejskiego i starając się uzyskać upoważnienie od Rady UE do zatwierdzenia nowych podstawowych założeń projektu 16  w imieniu Euratomu.
19. Chociaż nowe podstawowe założenia projektu nie uwzględniają nieprzewidzianych zdarzeń, w swoim komunikacie Komisja zasugerowała, że właściwe byłoby uwzględnienie ewentualnych nieprzewidzianych opóźnień w realizacji harmonogramu do 24 miesięcy oraz możliwości wzrostu nieplanowanych kosztów o 10-20 % 17 . Ponadto działania podjęte w celu nieprzekroczenia pułapu budżetowego w wysokości 6,6 mld euro objęły odroczenie udzielenia zamówienia i instalacji wszelkich elementów, które nie są niezbędne z punktu widzenia osiągnięcia pierwszej plazmy. Choć podjęto właściwe kroki w celu poprawy zarządzania etapem budowy w ramach projektu ITER i nadzoru nad nim, wciąż istnieje ryzyko dalszego wzrostu kosztów i opóźnień w realizacji projektu w stosunku do nowo zaproponowanych założeń.
20. W dniu 29 marca 2017 r. Zjednoczone Królestwo poinformowało Radę Europejską o swojej decyzji wystąpienia z UE i z Euratomu. Umowa określająca warunki wystąpienia będzie przedmiotem negocjacji. Może to wywrzeć istotny wpływ na przyszłą działalność Wspólnego Przedsięwzięcia F4E i na projekt ITER.
Zadania kierownictwa i osób odpowiedzialnych za zarządzanie
21. Na mocy art. 310-325 TFUE oraz regulaminu finansowego Wspólnego Przedsięwzięcia kierownictwo odpowiada za sporządzenie i prezentację sprawozdania finansowego zgodnie z powszechnie przyjętymi międzynarodowymi standardami rachunkowości sektora publicznego oraz za legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Do zadań kierownictwa należy także zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie systemu kontroli wewnętrznej umożliwiającego sporządzenie i prezentację sprawozdania finansowego, które nie zawiera istotnych zniekształceń spowodowanych nadużyciem lub błędem. Kierownictwo odpowiada również za dopilnowanie, by ujęte w sprawozdaniu finansowym działania, transakcje finansowe i informacje były zgodne z odpowiednimi przepisami ustawowymi i wykonawczymi. Kierownictwo Wspólnego Przedsięwzięcia ponosi ostateczną odpowiedzialność za legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw sprawozdania.
22. Przy sporządzaniu sprawozdania kierownictwo odpowiada za ocenę zdolności Wspólnego Przedsięwzięcia do kontynuacji działalności, za ujawnienie, w stosownych przypadkach, problematycznych kwestii związanych z kontynuacją działalności oraz za prowadzenie rachunkowości przy założeniu kontynuacji działalności.
23. Do zadań osób odpowiedzialnych za zarządzanie należy nadzór nad sprawozdawczością finansową Wspólnego Przedsięwzięcia.
Zadania Trybunału dotyczące kontroli sprawozdania i transakcji leżących u jego podstaw
24. Celem Trybunału jest uzyskanie wystarczającej pewności, że sprawozdanie finansowe Wspólnego Przedsięwzięcia nie zawiera istotnych zniekształceń, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe, a także przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie bądź innym organom udzielającym absolutorium, na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego wiarygodności rozliczeń oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u ich podstaw. Wystarczająca pewność oznacza wysoki poziom pewności, lecz nie stanowi gwarancji, że kontrola zawsze wykaże istotne zniekształcenia lub niezgodności, jeżeli takie istnieją. Mogą one być spowodowane nadużyciem lub błędem i są uważane za istotne, jeżeli można zasadnie oczekiwać, że pojedynczo lub łącznie wpłyną one na decyzje gospodarcze podejmowane przez użytkowników na podstawie takiego sprawozdania.
25. W ramach kontroli stosuje się procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Wybór tych procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia - w wyniku nadużycia lub błędu - istotnych zniekształceń sprawozdania finansowego lub istotnej niezgodności transakcji leżących u jego podstaw z wymogami przepisów prawa Unii Europejskiej. W celu opracowania procedur kontroli stosownych do okoliczności (lecz nie na potrzeby sformułowania opinii na temat skuteczności systemu kontroli wewnętrznej) Trybunał, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej wykorzystywany do sporządzania i rzetelnej prezentacji sprawozdania oraz do zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji leżących u jego podstaw. Kontrola obejmuje również ocenę stosowności przyjętych zasad (polityki) rachunkowości, racjonalności szacunków księgowych dokonanych przez kierownictwo oraz ogólnej prezentacji sprawozdania.
26. Jeżeli chodzi o dochody, Trybunał weryfikuje dotacje otrzymane od Komisji Europejskiej i innych zainteresowanych stron oraz ocenia stosowane przez Wspólne Przedsięwzięcie procedury poboru opłat i innych dochodów.
27. Jeżeli chodzi o wydatki, Trybunał bada transakcje płatnicze po tym, jak wydatki zostaną poniesione, zaksięgowane i zatwierdzone. Badanie to obejmuje wszystkie kategorie płatności (w tym płatności z tytułu nabycia aktywów) z wyjątkiem zaliczek w chwili ich wypłaty. Zaliczki bada się po przedstawieniu przez odbiorcę środków uzasadnienia ich właściwego wykorzystania oraz po przyjęciu tego uzasadnienia przez Wspólne Przedsięwzięcie w drodze rozliczenia danej zaliczki, w tym samym roku lub w latach kolejnych.
28. Sporządzając niniejsze sprawozdanie i opinię, Trybunał uwzględnił wyniki badania sprawozdania finansowego Wspólnego Przedsięwzięcia przeprowadzonego przez niezależnego audytora zewnętrznego zgodnie z przepisami art. 208 ust. 4 rozporządzenia finansowego UE 18 .
29. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.

ZARZĄDZANIE BUDŻETEM I FINANSAMI

Wykonanie budżetu na 2017 r.

30. Ostateczny budżet do wykonania na 2017 r. obejmował środki na zobowiązania w wysokości 589 mln euro oraz środki na płatności w wysokości 865 mln euro. Wskaźniki wykorzystania środków na zobowiązania i środków na płatności wyniosły odpowiednio 99,9 % i 96,3 %.
31. Z uwagi na poważne niedociągnięcia w procesie planowania budżetowego środki na płatności, które ostatecznie okazały się potrzebne w 2017 r., znacznie przewyższyły poziom środków na płatności przewidziany w początkowym budżecie na 2017 r. Podczas gdy początkowe środki na płatności tytułem wydatków operacyjnych zatwierdzone przez Radę Zarządzającą w lutym 2017 r. wynosiły 548,6 mln euro, ostateczne środki na płatności wymagane na 2017 r. wyniosły 832,6 mln euro, co oznacza wzrost o 51,8 %. Ponadto Wspólne Przedsięwzięcie oszacowało, że występuje brak środków na płatności w kwocie około 150 mln euro, co może mieć niekorzystny wpływ na budżet na 2018 r.

MECHANIZMY KONTROLI WEWNĘTRZNEJ

32. Wspólne Przedsięwzięcie F4E nie podejmowało w sposób konsekwentny działań następczych w związku z deklaracjami interesów kadry kierowniczej wyższego szczebla 19 .
33. Stwierdzono znaczne niedociągnięcia w procedurach kontroli wewnętrznej i monitorowania 20  związanych z rekrutacją kluczowych członków kadry kierowniczej.
34. Sąd Trybunału Sprawiedliwości unieważnił w 2018 r. dwie decyzje Wspólnego Przedsięwzięcia F4E z 2015 r. dotyczące zatrudnienia z uwagi na nieprawidłowości w procesie rekrutacyjnym 21 . Wspólne Przedsięwzięcie odwołało się od tej decyzji w kwietniu 2018 r.
35. Poważne uchybienia w strategiach komunikacji wewnętrznej 22  spowodowały, że właściwe informacje dotyczące szacowanych kosztów etapu likwidacji nie zostały rozpowszechnione w ramach organizacji. W rezultacie Wspólne Przedsięwzięcie nie ujęło rezerwy na tego rodzaju zobowiązanie w sprawozdaniach finansowych za poprzednie lata 23 .

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Neven MATES, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 2 października 2018 r.

W imieniu Trybunału Obrachunkowego
Klaus-Heiner LEHNE
Prezes

ZAŁĄCZNIK

Działania podjęte w związku z uwagami z ubiegłych lat

RokUwagi TrybunałuDziałania naprawcze

(zrealizowane/w trakcie realizacji/

niepodjęte)

UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM I FINANSAMI
Prezentacja sprawozdania finansowego
2015Tabela i dane zawarte w dziale 4.3.1.1 informacji dodatkowych do sprawozdania finansowego zatytułowanym "Ustalenia w sprawie zamówień ITER podpisanych z Międzynarodową Organizacją ITER" przedstawiają zamówienia podpisane (kolumna 3) i zamówienia, na które do tej pory przekazano środki (kolumna 4). W tabeli nie przedstawiono jednak informacji o faktycznym stanie zaawansowania robót w toku. W sprawozdaniu finansowym za 2015 r. Wspólne Przedsięwzięcie uzupełniło te informacje o szacunkowe określenie postępów prac, biorąc pod uwagę łączną wartość wydatków w ramach umów zawartych w następstwie zamówień, oraz o schemat wskazujący osiągnięcie celów pośrednich w odniesieniu do każdego ustalenia w sprawie zamówień podpisanego z ITER IO. Mimo uwzględnienia tych szacunków w sprawozdaniu za 2015 r. należy dołożyć starań, by przedstawiać dokładniejsze informacje dotyczące stanu i wartości działań przeprowadzonych dotychczas przez Wspólne Przedsięwzięcie.W trakcie realizacji
UWAGI DOTYCZĄCE KLUCZOWYCH MECHANIZMÓW KONTROLNYCH W STOSOWANYCH PRZEZ WSPÓLNE PRZEDSIĘWZIĘCIE SYSTEMACH NADZORU I KONTROLI
2015Wspólne Przedsięwzięcie wciąż pracuje nad centralnym, jednolitym systemem w celu zintegrowania wszystkich danych operacyjnych, finansowych i budżetowych, co pozwoliłoby na regularne monitorowanie i kontrolę szacunków, kosztów i odstępstw. Na spotkaniu w dniach 8-9 czerwca 2015 r. rada zarządzająca zatwierdziła wniosek dyrektora o wdrożenie planowania zasobów przedsiębiorstwa w ciągu dwóch lat.Zrealizowane
2015Trwają rozmowy z ITER IO na temat systemu służącego do przekazywania informacji na temat stopnia realizacji działań (zarządzanie wartością wypracowaną). Jego celem byłaby poprawa dystrybucji celów pośrednich dotyczących środków finansowych w czasie obowiązywania ustalenia w sprawie zamówienia.W trakcie realizacji
Zamówienia i dotacje na składniki operacyjne
2015W 2015 r. procedury negocjacyjne stanowiły 45 % spośród 84 postępowań o udzielenie zamówienia na składniki operacyjne (w 2014 r. było to 58 %). Wspólne Przedsięwzięcie ograniczyło wprawdzie w 2015 r. odsetek procedur negocjacyjnych, lecz niezbędne jest podjęcie dalszych kroków w celu zwiększenia konkurencyjnego charakteru postępowań o udzielenie zamówienia na składniki operacyjne. W przypadku dotacji średnia liczba otrzymanych wniosków wyniosła tylko 1,4 na zaproszenie.

Wynik przeglądu: W 2017 r. procedury negocjacyjne nadal stanowiły 47 % spośród 47 postępowań o udzielenie zamówienia na składniki operacyjne (w 2016 r. było to 45 %). W 2017 r. Wspólne Przedsięwzięcie podjęło wprawdzie inicjatywy służące ograniczeniu odsetka procedur negocjacyjnych, lecz niezbędne jest podjęcie wysiłków w celu zwiększenia konkurencyjnego charakteru postępowań o udzielenie zamówienia na składniki operacyjne. W przypadku dotacji średnia liczba otrzymanych wniosków wyniosła 1 w przeliczeniu na zaproszenie.

W trakcie realizacji
INNE KWESTIE
Ramy prawne
2015W dniu 2 grudnia 2015 r. rada zarządzająca Wspólnego Przedsięwzięcia F4E ostatecznie zmieniła jego regulamin finansowy i przepisy wykonawcze w celu dostosowania ich do nowych ram finansowych UE. W lutym 2016 r. Komisja Europejska wydała pozytywną opinię na temat zmian wprowadzonych przez Wspólne Przedsięwzięcie do regulaminu finansowego. Zobowiązała jednak Wspólne Przedsięwzięcie do rozważenia możliwości dopracowania niektórych przepisów wykonawczych dotyczących konkretnych odstępstw od rozporządzenia finansowego UE i od ramowego rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do organów, o których mowa w art. 208.Zrealizowane
Polityka w zakresie praw własności intelektualnej i przemysłowej
W dniu 27 czerwca 2013 r. rada zarządzająca przyjęła decyzję w sprawie realizacji polityki przemysłowej Wspólnego Przedsięwzięcia na rzecz Realizacji Projektu ITER i Rozwoju Energii Termojądrowej oraz jego polityki w zakresie praw własności intelektualnej i rozpowszechniania informacji.
2015W odniesieniu do każdego działania związanego z udzielaniem zamówień Wspólne Przedsięwzięcie opracowało dokument wyznaczający strategię udzielania zamówień. Sporządzono listę kontrolną dotyczącą monitorowania wdrażania strategii udzielania zamówień pod kątem odpowiedzialności za główne elementy każdego z działań związanych z zamówieniami.Zrealizowane
Obecnie przeprowadzana jest ocena oddziaływania tych strategii.W trakcie realizacji
MECHANIZMY KONTROLI WEWNĘTRZNEJ
Strategia zwalczania nadużyć finansowych
2016W czerwcu 2015 r. rada zarządzająca Wspólnego Przedsięwzięcia F4E przyjęła strategię zwalczania nadużyć finansowych i odnośny plan działania. Większość działań została zrealizowana w 2016 r. Wspólne Przedsięwzięcie nie ustanowiło jednak konkretnego mechanizmu w celu usprawnienia monitorowania swoich działań związanych z postępowaniami o udzielenie zamówienia, a w szczególności dotyczących oceny ryzyka oraz etapów postępowania takich jak ocena, negocjacje, udzielanie zamówienia.W trakcie realizacji

ODPOWIEDŹ WSPÓLNEGO PRZEDSIĘWZIĘCIA

31. F4E zgadza się z ustaleniami. Należy zauważyć, że dzięki wsparciu Euratomu, który zapewnił dodatkowy budżet, ten brak środków na płatności w 2017 r. nie miał wpływu na wypełnienie zobowiązań F4E wobec dostawców.

System prognozowania płatności został wewnętrznie całkowicie przeprojektowany i zintegrowany z nowym narzędziem zarządzania finansami ECOSYS, a interakcja pomiędzy zespołami projektowymi i działem ds. zamówień, który zarządza umowami, została wzmocniona.

Ze względu na wcześniejsze przygotowanie prognoz F4E potwierdza, że brak środków na płatności w wysokości około 150 mln euro ma również wpływ na budżet na rok 2018. W ogólnym budżecie UE na 2018 r. trwają prace nad wnioskiem o przesunięcie środków w celu zwiększenia wkładu Euratomu na rzecz F4E, przeznaczonego na pokrycie tych dodatkowych potrzeb.

Wniosek dotyczący projektu budżetu na 2019 r. oraz prognozy dotyczące kolejnych budżetów zostały już ponownie ocenione w oparciu o zaawansowaną metodykę prognozowania oraz nowe narzędzie planowania i sprawozdawczości ECOSYS.

32. F4E usprawni swoje obecne procedury wewnętrzne dotyczące działań następczych w związku z deklaracjami o braku konfliktu interesów złożonymi przez kadrę kierowniczą wyższego szczebla. Usprawnienie to będzie oznaczać, że aktualizacje ogólnych deklaracji o braku konfliktu interesów lub wszelkie inne deklaracje o konflikcie interesów zostaną formalnie zweryfikowane przez odpowiednich urzędników odpowiedzialnych za sprawozdawczość, w tym przez przewodniczącego Rady Zarządzającej w przypadku dyrektora F4E.
33. F4E ulepsza ten proces i procedury wyboru za pośrednictwem obecnie wdrażanego projektu ulepszeń. W tym kontekście w celu ulepszenia kontroli wewnętrznej i jakości procesu rekrutacji F4E wzmocni aspekty proceduralne, aby uwzględnić uwagi Trybunału.
34. Jeśli chodzi o orzeczenie sądu z 2018 r. unieważniające jedną procedurę wyboru F4E, F4E pragnie jasno stwierdzić, że chociaż musiało ono wdrożyć to orzeczenie, wniosło również od niego odwołanie. Należy zauważyć, że sprawa ta obejmowała również postępowanie przed Europejskim Rzecznikiem Praw Obywatelskich, który uznał skargę za bezzasadną i wydał orzeczenie na korzyść F4E.
35. W porozumieniu z Trybunałem Obrachunkowym F4E ujęło rezerwę na koszty likwidacji w ostatecznym sprawozdaniu finansowym za 2017 r.

W związku z niedociągnięciami w komunikacji wewnętrznej F4E zajmie się tym problemem poprzez następujące działania:

- wewnętrzny proces F4E "Roczne sprawozdanie finansowe - otwarcie/zamknięcie roku budżetowego" zostanie zaktualizowany w celu doprecyzowania informacji potrzebnych do sporządzenia sprawozdania finansowego w odniesieniu do rezerw i zobowiązań warunkowych. W szczególności Dział Zarządzania Projektami i grupa budżetowa zostaną poproszone o coroczne uaktualnienia dotyczące stanu kosztów likwidacji i dezaktywacji oraz wszelkich innych zdarzeń lub informacji, które mogą mieć wpływ na sprawozdania finansowe,
- wyższa kadra kierownicza (głównie szef Działu Handlowego) przekaże księgowemu F4E wszelkie istotne informacje, a w szczególności decyzje Komitetu Doradczego ds. Zarządzania i Rady ITER.

Działania podjęte w związku z uwagami z poprzednich lat

2015 - Przedstawienie sprawozdania finansowego

F4E wykorzystuje obecnie kredyt ITER jako swój system zarządzania wartością wypracowaną (EVM), który jest jedną z metod monitorowania postępów w działalności F4E, wraz z etapami pośrednimi i analizą tendencji.

Pod koniec 2017 r. Rada Zarządzająca powołała grupę roboczą, której zadaniem jest określenie ulepszonego sposobu składania sprawozdań przez F4E, w tym określenie odpowiedniego systemu zarządzania wartością wypracowaną. Trwają prace, a przewodniczący grupy roboczej ma przedstawić sprawozdanie z postępów na posiedzeniu Rady Zarządzającej w lipcu 2018 r.

2015 - Uwagi dotyczące kluczowych mechanizmów kontroli w systemach nadzoru i kontroli Wspólnego Przedsięwzięcia

Punkt drugi: Rozpoczęto aktualizację profilu kredytowego wraz z zamówieniem w organizacji ITER, tak aby był on bliższy wartości rzeczywistej pracy wykonanej w różnych fazach projektu (tj. projektowania, produkcji, dostawy, instalacji). Na prace te miały wpływ pewne opóźnienia, a nowa przewidywana data zakończenia realizacji tego działania to koniec grudnia 2018 r.

2015 - Zamówienia i dotacje na składniki operacyjne

Pomimo wznowienia działań w zakresie komunikacji i rozpowszechniania informacji, w szczególności w kontekście integracji nowego rozporządzenia finansowego, w 2017 r. dane dotyczące procedur negocjacyjnych pozostały na podobnym poziomie jak w latach poprzednich (47 % ogółu w 2017 r. w porównaniu z 49 % w 2016 r., 45 % w 2015 r. i 58 % w 2014 r.).

Niemniej jednak należy zauważyć, że większość tych procedur dotyczyła procedur negocjacyjnych o niskiej wartości, które były przeprowadzane poniżej określonych w dyrektywie progów powodujących obowiązek publikacji i w pełni zgodnie z rozporządzeniami finansowymi F4E. Te procedury negocjacyjne o niskiej wartości stanowią długoterminową średnią o wartości około 40 % rocznej liczby zamówień F4E, ale odpowiadają jedynie mniej niż 1 % rocznego budżetu na zobowiązania.

Stosowanie w takich przypadkach procedur negocjacyjnych (w granicach określonych w regulaminie finansowym F4E) stanowi odpowiedź na obawy związane z należytym zarządzaniem finansami, ponieważ pozwala F4E skrócić czas oczekiwania na umowę, szybciej reagować na potrzeby projektu i skuteczniej ukierunkować wykorzystanie zasobów wewnętrznych na zamówienia o wysokiej wartości. W związku z tym F4E uważa, że nie jest konieczne podjęcie żadnych działań w celu dalszego ograniczenia procedur negocjacyjnych o niskiej wartości, które pozostają zgodne z zasadami i przepisami rozporządzeń finansowych.

Pozostałe procedury negocjacyjne, zazwyczaj zamówienia o wyższej wartości (około 5 % całkowitej liczby procedur jako średnia długoterminowa), są wyrazem złożonego i innowacyjnego kontekstu, w którym działa F4E. Rynek technologii syntezy jądrowej charakteryzuje się w wielu przypadkach bardzo ograniczoną zdolnością produkcyjną w państwach członkowskich czy na świecie. Prowadzi to często do niskiego poziomu konkurencji, duopoli/monopoli, a nawet do braku uczestnictwa w zaproszeniach do składania ofert.

Od 2012 r. F4E zintensyfikowało działania w zakresie rozpowszechniania informacji, ale udział w zaproszeniach do składania wniosków operacyjnych był średnio niższy niż pożądany. Zdaniem F4E, główną pierwotną przyczyną nie jest brak widoczności, ale raczej sporadyczny i specyficzny charakter zakupów F4E. W wyniku dyskusji z innymi dużymi nabywcami infrastruktury naukowej w Europie F4E doszedł do wniosku, że ze względu na charakter działań związanych z zakresem dużych projektów naukowych i technologicznych ograniczona konkurencja jest niestety faktem, na który pojedyncza instytucja zamawiająca może mieć jedynie niewielki wpływ. Wniosek ten podzielają inne instytucje zamawiające zarządzające podobnymi projektami w Europie.

W związku z tym w 2016 r. F4E zainicjowało forum obejmujące najbardziej podobne, pierwsze tego rodzaju projekty graniczne w Europie, wykorzystujące zaawansowaną technologię. Poprzez to forum różne organizacje o podobnych wyzwaniach projektowych (w szczególności pod względem niskiego zaangażowania i uczestnictwa przemysłu) rozpoczęły współpracę w celu zajęcia się nimi w bardziej skoordynowany i skuteczny sposób. Jednym z kluczowych pomysłów generowanych przez to forum jest wspieranie jednolitego rynku dużych projektów naukowych, który jest bardziej stabilny i większy, a tym samym bardziej zdolny do przyciągania zainteresowania przedsiębiorstw.

Pod koniec lutego 2018 r. w Danii odbyła się pierwsza impreza forum poświęcona branży, w której wzięło udział 1 037 delegatów reprezentujących 530 firm i organizacji publicznych z 29 krajów. Opinie przedstawicieli branży i społeczeństwa po zakończeniu imprezy były bardzo pozytywne, a w czerwcu 2018 r. uczestnicy forum (F4E, ESA, ESO, CERN, EMBL, ESRF, ESS, XFEL, ILL) jednogłośnie zagłosowali za przyjęciem kandydatur do organizacji drugiego dużego wydarzenia w 2020 r. oraz za rozszerzeniem członkostwa w forum na inne organizacje o znaczeniu europejskim o podobnej skali, realizujące zaawansowane technologicznie projekty.

2015 - Prawa własności intelektualnej i polityka przemysłowa

Punkt drugi: F4E aktywnie współpracowało z Trinomics i Cambridge Econometrics, niezależną firmą konsultingową w zakresie polityki gospodarczej, która opracowała na zlecenie Komisji Europejskiej opracowanie na temat "Wpływu działań ITER w UE". Badanie zakończono w kwietniu 2018 roku. Jego główne wyniki podsumowano poniżej.

- Jeśli chodzi o skuteczność polityki przemysłowej F4E, wyniki modelowania ekonometrycznego pokazują, że wydatki na ITER doprowadziły do powstania około 34 000 miejsc pracy w latach 2008-2017. Pozytywne skutki będą odczuwalne w przyszłości, do zakończenia budowy ITER.

Porównując rentowność ekonomiczną projektu ITER i tworzenie miejsc pracy z alternatywnym scenariuszem wydatków UE (przy neutralnym podziale wydatków pomiędzy wszystkie sektory gospodarki) szacuje się, że w latach 2008-2030 projekt ITER przyniesie państwom członkowskim UE łączny zysk netto w wysokości 586 mln euro.

- W odniesieniu do własności intelektualnej i rozpowszechniania informacji w analizie stwierdzono, że wyżej wymienione zyski netto mogą zostać znacznie zwiększone dzięki nowym produktom i usługom i dalszym innowacjom stymulowanym przez firmy pracujące nad projektem ITER i opracowujące nowe technologie i produkty. Chociaż wyniki modelowania mają charakter orientacyjny, sugerują, że dzięki tym skutkom wyniki wzrosną o kolejne 25-60 % lub więcej.

W celu uzyskania maksymalnych korzyści z tych dodatkowych efektów badanie sugeruje wzmocnienie działań w zakresie transferu technologii wokół projektu ITER. Doświadczenia CERN i ESA pokazują, że ustanowienie skutecznego systemu transferu technologii wymaga czasu, ale ma kluczowe znaczenie dla zwiększenia wpływu inwestycji publicznych.

F4E rozpoczęło już w 2017 r. wstępne działania mające na celu ustanowienie programu transferu technologii we współpracy z EUROfusion, czerpiąc inspirację z modelu ESA. W 2018 r. planuje się rozpoczęcie pierwszego etapu tego programu.

2016 - Strategia zwalczania nadużyć finansowych

Zgodnie z zaleceniem 3.5 strategii zwalczania nadużyć finansowych w lutym 2018 r. F4E przyjęło własny zestaw wskaźników ryzyka nadużyć finansowych w odniesieniu do zamówień publicznych: czerwone flagi. Celem wykazu czerwonych flag jest określenie wskaźników charakterystycznych dla działań F4E związanych z zamówieniami, opartych na cechach charakterystycznych przetargów, analizie rynku i systemach zamówień, w celu zwiększenia wśród personelu zaangażowanego w zamówienia wiedzy na temat kluczowych punktów, które należy zweryfikować w procesie udzielania zamówień.

Wykaz wskaźników uznano za warunek wstępny opracowania informatycznego narzędzia do zwalczania nadużyć finansowych, które miało ułatwić monitorowanie działań F4E w związku z procedurami udzielania zamówień. W styczniu 2018 r. ocena złożoności opracowania narzędzia zapewniającego wszystkie wymagane funkcje wykazała jednak, że byłoby ono zbyt uciążliwe dla F4E jako jednej agencji UE.

W związku z tym rozważono inne, prostsze i szybsze rozwiązania, które nadal zapewniają wystarczający poziom pewności, a F4E postanowiło opracować swoją wewnętrzną listę kontrolną w zakresie zwalczania nadużyć finansowych w oparciu o listę wskaźników ryzyka nadużyć w zamówieniach publicznych - czerwone flagi. Lista kontrolna w zakresie zwalczania nadużyć finansowych została właśnie przyjęta w maju 2018 r. i wchodzi w życie z dniem 1 lipca 2018 r. W stosownych przypadkach lista kontrolna zostanie wypełniona i podpisana co najmniej dwa razy w trakcie trwania zamówienia (na etapie udzielenia i zamknięcia zamówienia) przez dwa różne podmioty, niezależnie od siebie - zarówno technicznego urzędnika ds. projektu, jak i urzędnika ds. umów i zamówień - w celu zapewnienia pełnej przejrzystości. W razie konieczności lista kontrolna może być również wykorzystywana przez pracowników F4E do podnoszenia czerwonej flagi na każdym etapie cyklu zamówienia. Stosowanie listy kontrolnej jest obecnie wprowadzane do wewnętrznych procesów F4E, równolegle ze wszystkimi innymi zmianami związanymi z projektem dotyczącym ulepszenia procesu zamówień.

1 International Thermonuclear Experimental Reactor (ITER) - międzynarodowy eksperymentalny reaktor termojądrowy.
2 Decyzja Rady 2007/198/Euratom z dnia 27 marca 2007 r. powołująca Europejskie Wspólne Przedsięwzięcie na rzecz Realizacji Projektu ITER i Rozwoju Energii Termojądrowej oraz przyznająca mu określone korzyści (Dz.U. L 90 z 30.3.2007, s. 58), zmieniona decyzją 2013/791/Euratom (Dz.U. L 349 z 21.12.2013, s. 100) i decyzją (Euratom) 2015/224 (Dz.U. L 37 z 13.2.2015, s. 8).
3 Więcej informacji na temat Wspólnego Przedsięwzięcia F4E i jego działalności można znaleźć na jego stronie internetowej: http://www.fusionforenergy.europa.eu.
4 Trzeci budżet korygujący zatwierdzony przez radę zarządzającą w grudniu 2017 r.
5 Sprawozdanie finansowe składa sięz bilansu, sprawozdania z finansowych wyników działalności, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w aktywach netto oraz opisu znaczących zasad (polityki) rachunkowości i informacji dodatkowej.
6 Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje sprawozdanie, które przedstawia zbiorczo wszystkie operacje budżetowe, i informacjędodatkową.
7 Konkluzje Rady z dnia 7 lipca 2010 r. w sprawie stanu zaawansowania projektu ITER (nr ref. 11902/10).
8 Komunikat Komisji do Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 4 maja 2010 r. w sprawie stanu zaawansowania i możliwości rozwoju projektu ITER (COM(2010) 226 final).
9 19. posiedzenie Rady ITER w dniach 16-17 listopada 2016 r. Rada ITER to organ zarządzający Międzynarodowej Organizacji ITER (ITER IO).
10 Rada ITER dokonała przeglądu kompletnego zaktualizowanego harmonogramu budowy projektu poprzez etap budowy pierwszej plazmy (2025 r.) ażpo etap deuterowo-trytowy (2035 r.) zgodnie z propozycjąITER IO.
11 Chińska Republika Ludowa, Republika Indii, Japonia, Republika Korei, Federacja Rosyjska, Stany Zjednoczone Ameryki i Unia Europejska.
12 Etap operacyjny projektu ITER ma trwaćdo 2037 r.
13 IC-19/07.2.1 Wniosek dotyczący zaktualizowanego ogólnego kosztu projektu skierowany przez dyrektora generalnego ITER IO na 19. posiedzenie Rady ITER w dniach 16-17 listopada 2016 r.
14 Zgodnie z piątąocenąrocznąprzeprowadzonąprzez niezależnągrupęds. przeglądu (31 października 2016 r.) i z treściąsprawozdania szefa zarządzania projektem Wspólnego Przedsięwzięcia F4E przedłożonego radzie zarządzającej w grudniu 2016 r.
15 COM(2017)319 final z dnia 14.6.2017 r. (wraz z dokumentem roboczym służb Komisji SWD(2017) 232 final z dnia 14.6.2017 r.).
16 Wkład Euratomu pozostaje bez uszczerbku dla wniosków Komisji i wyniku negocjacji dotyczących wystąpienia Zjednoczonego Królestwa zEuratomu i z wieloletnich ram finansowych po roku 2020.
17 COM(2017)319 final z dnia 14.6.2017 r. (wraz z dokumentem roboczym służb Komisji SWD(2017) 232 final z dnia 14.6.2017 r.), rozdziałV "ITER: dalsze działania".
18 Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady(UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 (Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1).
19 Standard zarządzania 3 (Wartości etyczne i organizacyjne).
20 Standard zarządzania 3 (Wartości etyczne i organizacyjne) oraz standard zarządzania 4 (Zasoby ludzkie).
21 Decyzja Sądu Trybunału Sprawiedliwości z dnia 25 stycznia 2018 r. w sprawie T-561/16 - Procedura naboru F4E/CA/ST/FGIV/ 2015/001.
22 Standard zarządzania 15 (Informacje i komunikacja).
23 Kwotę rezerwy oszacowano na 85,2 mln euro według stanu na dzień 31 grudnia 2017 r.