Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Urzędu ds. Bezpieczeństwa Żywności za rok budżetowy 2011 wraz z odpowiedziami Urzędu.

Dzienniki UE

Dz.U.UE.C.2012.388.92

Akt nienormatywny

Wersja od: 15 grudnia 2012 r.

SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Urzędu ds. Bezpieczeństwa Żywności za rok budżetowy 2011 wraz z odpowiedziami Urzędu

(2012/C 388/16)

(Dz.U.UE C z dnia 15 grudnia 2012 r.)

WPROWADZENIE

1. Europejski Urząd ds. Bezpieczeństwa Żywności (zwany dalej "Urzędem" lub "EFSA") z siedzibą w Parmie został ustanowiony rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 178/2002⁽¹⁾. Główne zadania Urzędu obejmują dostarczanie informacji naukowych będących podstawą do przygotowania prawodawstwa Unii oraz gromadzenie i analizę danych umożliwiających określanie i kontrolę obszarów ryzyka, a także informowanie o nich w sposób niezależny⁽²⁾.

INFORMACJE LEŻĄCE U PODSTAW POŚWIADCZENIA WIARYGODNOŚCI

2. Przyjęte przez Trybunał podejście kontrolne obejmuje analityczne procedury kontrolne, bezpośrednie badanie transakcji oraz ocenę kluczowych mechanizmów kontrolnych w stosowanych przez Urząd systemach nadzoru i kontroli. Elementami uzupełniającymi to podejście są dowody uzyskane na podstawie prac innych kontrolerów (w stosownych przypadkach) oraz analiza oświadczeń kierownictwa.

POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI 3. Na mocy postanowień art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej Trybunał zbadał roczne sprawozdanie finansowe^(3) Urzędu obejmujące "sprawozdanie finansowe"^(4) oraz "sprawozdanie z wykonania budżetu"^(5) za rok budżetowy zakończony 31 grudnia 2011 r., jak również zbadał legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Zadania kierownictwa 4. Jako urzędnik zatwierdzający, dyrektor realizuje dochody i wydatki budżetu zgodnie z regulaminem finansowym Urzędu, na własną odpowiedzialność oraz w granicach zatwierdzonych środków^(6). Dyrektor odpowiada za ustanowienie^(7) struktury organizacyjnej oraz systemów i procedur zarządzania i kontroli wewnętrznej umożliwiających sporządzanie ostatecznych sprawozdań finansowych^(8), które nie zawierają istotnych zniekształceń spowodowanych nadużyciem lub błędem, a także za zapewnienie legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tych sprawozdań. Zadania Trybunału 5. Zadaniem Trybunału jest przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie^(9), na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego Urzędu oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. 6. Trybunał przeprowadził kontrolę zgodnie z wydanymi przez IFAC Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej i kodeksami etyki oraz z Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli wydanymi przez INTOSAI (ISSAI). Zgodnie z tymi standardami Trybunał zobowiązany jest zaplanować i przeprowadzić kontrolę w taki sposób, aby uzyskać wystarczającą pewność, że sprawozdanie finansowe Urzędu nie zawiera istotnych zniekształceń, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe. 7. W ramach kontroli stosuje się procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Wybór tych procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia - w wyniku nadużycia lub błędu - istotnych zniekształceń sprawozdania finansowego lub istotnej niezgodności transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania z wymogami przepisów Unii Europejskiej. W celu opracowania procedur kontroli stosownych do okoliczności Trybunał, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę wykorzystywany do sporządzania i rzetelnej prezentacji sprawozdań finansowych system kontroli wewnętrznej oraz systemy nadzoru i kontroli wprowadzone celem zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tych sprawozdań. Kontrola obejmuje także ocenę stosowności przyjętych zasad rachunkowości oraz racjonalności sporządzonych szacunków księgowych, a także ocenę ogólnej prezentacji sprawozdania finansowego. 8. Trybunał uznał, że uzyskane dowody kontroli są wystarczające i właściwe, aby stanowić podstawę do wydania poniższych opinii. Opinia na temat wiarygodności rozliczeń 9. W opinii Trybunału roczne sprawozdanie finansowe Urzędu^(10) rzetelnie przedstawia, we wszystkich istotnych aspektach, jego sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2011 r. oraz wyniki jego transakcji i przepływy pieniężne za kończący się tego dnia rok, zgodnie z przepisami jego regulaminu finansowego oraz z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji^(11). Opinia na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń 10. W opinii Trybunału transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Urzędu za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2011 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

11. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.

UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM I FINANSAMI

12. W 2011 r. dokonano 13 przesunięć budżetowych, co doprowadziło do znaczącego wzrostu środków na wydatki informatyczne⁽¹²⁾. Łącznie 2,5 mln euro zostało przesuniętych z tytułu I (wydatki osobowe) do tytułu II (wydatki administracyjne), co stanowi 21 % wyjściowych środków tytułu II. W tytule III (wydatki operacyjne) kwota 1,8 mln euro zróżnicowanych środków na płatności została anulowana, co stanowi 25 % wyjściowych środków zróżnicowanych. Sytuacja ta wskazuje na uchybienia w planowaniu i wykonaniu budżetu i stanowi naruszenie zasady specyfikacji.

13. W grudniu 2011 r. Urząd nabył nowy budynek, w którym mieści się jego siedziba, za 36,8 mln euro. Kwota ta zostanie spłacona w ratach kwartalnych w ciągu 25 lat, a odsetki wyniosą 18,5 mln euro. Trybunał stwierdza, że możliwe było zwrócenie się do władz budżetowych o znalezienie bardziej ekonomicznej alternatywy, zgodnej z zasadą należytego zarządzania finansami i w pełni zapewniającej przestrzeganie rozporządzenia finansowego.

INNE UWAGI

14. Wskazana jest poprawa przejrzystości procedury rekrutacyjnej. Komisja rekrutacyjna określiła pytania na egzaminy pisemne i rozmowy kwalifikacyjne po dokonaniu przeglądu kandydatur, a członkowie komisji rekrutacyjnej podpisali oświadczenia w sprawie poufności oraz deklaracje konfliktu interesów dopiero w trakcie przeglądu kandydatur, a nie przed przystąpieniem do tej czynności.

15. Trybunał przeprowadził kontrolę mającą na celu ocenę polityki i procedur zarządzania sytuacjami konfliktu interesów w czterech agencjach europejskich, w tym w EFSA. Wyniki tej kontroli przedstawiono w osobnym dokumencie (sprawozdaniu specjalnym nr 15/2012).

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Louis GALEA, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 18 września 2012 r.

	W imieniu Trybunału Obrachunkowego
	Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
	Prezes

______

⁽¹⁾ Dz.U. L 31 z 1.2.2002, s. 1.

⁽²⁾ Do celów informacyjnych w załączniku skrótowo przedstawiono kompetencje i działania Urzędu.

⁽³⁾ Do sprawozdania tego dołączone jest sprawozdanie z zarządzania budżetem i finansami w ciągu roku, zawierające więcej informacji dotyczących wykonania budżetu i zarządzania nim.

⁽⁴⁾ Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu oraz rachunku dochodów i wydatków, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w aktywach netto oraz opisu istotnych zasad rachunkowości i innych informacji dodatkowych.

⁽⁵⁾ Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje rachunek wyniku budżetowego wraz z załącznikiem.

⁽⁶⁾ Art. 33 rozporządzenia Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 (Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72).

⁽⁷⁾ Art. 38 rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2343/2002.

⁽⁸⁾ Zasady przedstawiania przez agencje sprawozdania finansowego oraz prowadzenia przez nie rachunkowości określone są w rozdziałach 1 i 2 tytułu VII rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2343/2002 ostatnio zmienionego rozporządzeniem (WE, Euratom) nr 652/2008 (Dz.U. L 181 z 10.7.2008, s. 23) i w tej postaci zostały włączone do regulaminu finansowego Urzędu.

⁽⁹⁾ Art. 185 ust. 2 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 (Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1).

⁽¹⁰⁾ Ostateczna wersja rocznego sprawozdania finansowego została sporządzona w dniu 14 czerwca 2012 r. i wpłynęła do Trybunału w dniu 28 czerwca 2012 r. Ostateczna wersja rocznego sprawozdania finansowego skonsolidowana ze sprawozdaniem Komisji publikowana jest w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej do 15 listopada następnego roku. Znajduje się ona na następującej stronie internetowej: http://eca.europa.eu lub http://www.easa.europa.eu/

⁽¹¹⁾ Zasady rachunkowości przyjęte przez księgowego Komisji opierają się na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości Sektora Publicznego (IPSAS) wydanych przez Międzynarodową Federację Księgowych, a w kwestiach nimi nieobjętych - na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości (MSR) / Międzynarodowych Standardach Sprawozdawczości Finansowej (MSSF) wydanych przez Radę Międzynarodowych Standardów Rachunkowości.

⁽¹²⁾ 13 przesunięć było związanych z wysoką liczbą pozycji budżetowych. Na przykład przesunięcie z maja 2011 r. obejmowało 63 pozycje budżetowe, a trzy przesunięcia z grudnia 2011 r. obejmowały 87 pozycji budżetowych. Niektóre pozycje budżetowe uległy wzrostowi lub zmniejszeniu w krótkim czasie. Środki na gromadzenie danych informatycznych i tworzenie sieci informatycznych wzrosły o 116 % do kwoty 5,2 mln euro, a 90 % z nich zostało przeniesionych.

ZAŁĄCZNIK 

Europejski Urząd ds. Bezpieczeństwa Żywności (Parma) Kompetencje i zadania

Zakres kompetencji Unii według Traktatu	Gromadzenie informacji - Wspólna polityka rolna (art. 38 Traktatu) - Funkcjonowanie rynku wewnętrznego (art. 114 Traktatu) - Zdrowie publiczne (art. 168 Traktatu) - Wspólna polityka handlowa (art. 206 Traktatu)
Kompetencje Urzędu (rozporządzenie (WE) nr 178/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady)	Cele - wydawanie opinii naukowych oraz zapewnianie wsparcia naukowo-technicznego w zakresie prawodawstwa i polityki, które wywierają bezpośredni lub pośredni wpływ na bezpieczeństwo żywności i pasz, - dostarczanie obiektywnych informacji o ryzyku w zakresie bezpieczeństwa żywności, - przyczynianie się do osiągnięcia wysokiego poziomu ochrony zdrowia i życia ludzkiego, - gromadzenie i analiza danych, które umożliwiają scharakteryzowanie i monitorowanie ryzyka. Zadania - wydawanie opinii i badań naukowych, - wspieranie rozwoju jednolitych metodyk oceny ryzyka, - wspieranie Komisji, - poszukiwanie, analiza i podsumowywanie danych naukowo-technicznych, - identyfikacja i charakteryzowanie wyłaniającego się ryzyka, - tworzenie sieci organizacji działających w podobnych obszarach, - pomoc naukowo-techniczna w zarządzaniu kryzysowym, - poprawa współpracy międzynarodowej, - dostarczanie opinii publicznej i zainteresowanym stronom wiarygodnych, obiektywnych i zrozumiałych informacji, - udział w systemie wczesnego ostrzegania prowadzonym przez Komisję.
Zarządzanie	Zarząd Skład 14 członków mianowanych przez Radę (w porozumieniu z Parlamentem Europejskim i Komisją) oraz jeden przedstawiciel Komisji. Zadania Przyjmowanie programu prac, budżetu oraz nadzór nad ich wykonaniem. Dyrektor zarządzający Mianowany przez zarząd z listy kandydatów przedstawionej przez Komisję oraz po przesłuchaniu w Parlamencie Europejskim. Forum doradcze Skład Po jednym przedstawicielu z każdego państwa członkowskiego. Zadania Doradzanie dyrektorowi zarządzającemu. Komitet naukowy i panele naukowe Przygotowywanie opinii naukowych Urzędu. Kontrola zewnętrzna Trybunał Obrachunkowy. Kontrola wewnętrzna Jednostka kontroli wewnętrznej EFSA Służba Audytu Wewnętrznego Komisji Europejskiej. Organ udzielający absolutorium z wykonania budżetu Parlament działający na zalecenie Rady.
Środki udostępnione Urzędowi w roku 2011 (2010)	Budżet 78,8 (74,7) mln euro, w tym dotacja Unii: 100 % (100 %). Zatrudnienie na dzień 31 grudnia 2011 r.: 355 (355) stanowisk przewidzianych w planie zatrudnienia, w tym obsadzonych: 334 (330) pracowników (pracownicy zatrudnieni na czas określony i urzędnicy) 109 (103) innych pracowników (pracownicy kontraktowi, oddelegowani eksperci krajowi) Liczba pracowników ogółem(1): 443 (433), w tym wykonujący zadania: operacyjne: 326 (323) administracyjne: 117 (110)
Produkty i usługi w roku 2011 (2010)	Produkty naukowe i publikacje dodatkowe w roku 2011 (2010) Działanie nr 1: Wydawanie opinii naukowych, doradztwo oraz strategie oceny ryzyka - wytyczne komitetu naukowego/panelu naukowego 9 (2) - opinia komitetu naukowego/panelu naukowego 38 (48) - raport naukowy Urzędu 3 (5) - oświadczenie Urzędu 3 (4) - oświadczenie komitetu naukowego/panelu naukowego 4 (7) Łącznie produkty naukowe działania nr 1: 57 (66) Działanie nr 2: Ocena produktów, substancji oraz wniosków podlegających procedurze wydawania pozwoleń - wniosek dotyczący oceny partnerskiej w zakresie pestycydów 54 (73) - wytyczne Urzędu 2 (1) - wytyczne komitetu naukowego/panelu naukowego 17 (6) - opinia komitetu naukowego/panelu naukowego 298 (244) - raport naukowy Urzędu 1 (2) - oświadczenie komitetu naukowego/panelu naukowego 9 (5) - oświadczenie Urzędu 3 (0) Łącznie produkty naukowe działania nr 2: 384 (331) Działanie nr 3: Gromadzenie danych, współpraca naukowa i tworzenie sieci - wytyczne Urzędu 3 (3) - oświadczenie Urzędu 0 (2) - uzasadniona opinia 88 (68) - raport naukowy Urzędu 16 (38) Łącznie produkty naukowe działania nr 3: 107 (111) Publikacje dodatkowe - sprawozdanie dotyczące zorganizowanych imprez: 8 (7) - zewnętrzny raport naukowy: 37 (33) - raport techniczny 65 (17) Publikacje dodatkowe ogółem: 110 (57) Produkty ogółem: 658 (565) - produkty naukowe poparte działaniami informacyjnymi: 35 % (34 %) - konsultacje publiczne: 78 (78) - odwiedziny strony internetowej: 3,5 mln (3,0) - abonenci elektronicznego biuletynu: 27 933 (26 934) - relacje w mediach: 9 397 (8 330) - zapytania ze strony mediów: 1 086 (857) - komunikaty prasowe: 15 (16) - internetowe tematy informacyjne: 63 (59) - wywiady: 126 (116)
(1) Do dnia 31.12.2011 r. wysłano 7 ofert podjęcia pracy. Źródło: Informacje przekazane przez Urząd.

ODPOWIEDZI URZĘDU

12. Zmiana modelu organizacyjnego oraz nabycie nowych lokali i przeprowadzka do nich wymagały dostosowań (w szczególności systemów informatycznych), natomiast niektóre procedury rekrutacyjne zostały dobrowolnie przesunięte o kilka miesięcy i stworzyły trudniejsze do przewidzenia otoczenie, co pociągnęło za sobą zwiększone zapotrzebowanie na wykonanie przesunięć budżetowych (6 % w 2011 r. w porównaniu z 2010 r.).

Europejski Urząd ds. Bezpieczeństwa Żywności (EFSA) rozważa dostosowanie swojej struktury budżetowej do ogólnych ram budżetowych w celu zmniejszenia fragmentacji i zapotrzebowania na przesunięcia w przyszłości.

Niskie wykorzystanie zróżnicowanych środków na płatności wynika z trudności w prognozowaniu dokładnego planu płatności na wieloletnie projekty współpracy naukowej rozpoczęte w 2009 r.

13. Urząd nabył budynek, w którym mieści się jego siedziba na określonych przez władzę budżetową warunkach, przewidujących rozłożenie płatności na okres 25 lat. Urząd zwrócił się niedawno do Komisji Europejskiej o rozważenie możliwości wystąpienia z wnioskiem o przyznanie dodatkowych środków do władzy budżetowej w celu skrócenia okresu spłaty środków związanych z nabyciem budynku. Przyśpieszona spłata jest możliwa i nie wiąże się z kosztami dla Urzędu.

14. Procedury rekrutacyjne Urzędu są w pełni zgodne z wymogami regulacyjnymi.

Aby zwrócić większą uwagę na kwestię przejrzystości, w styczniu 2012 r. Urząd przyjął odpowiednie procedury w celu zapewnienia, by narzędzia oceny kompetencji były przygotowywane przed oceną kandydatur.

Oświadczenie w sprawie poufności oraz oświadczenie o braku konfliktu interesów członków komisji rekrutacyjnej są podpisywane i oceniane regularnie na wczesnym etapie procesu.

15. [Odpowiedzi Urzędu są zawarte w oddzielnym dokumencie (Sprawozdanie specjalne nr 15/2012)].