Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Urzędu ds. Bezpieczeństwa Żywności za rok budżetowy 2009, wraz z odpowiedziami Urzędu.
Dz.U.UE.C.2010.338.108
Akt nienormatywnydotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Urzędu ds. Bezpieczeństwa Żywności za rok budżetowy 2009, wraz z odpowiedziami Urzędu
(2010/C 338/19)
(Dz.U.UE C z dnia 14 grudnia 2010 r.)
WPROWADZENIE
1. Europejski Urząd ds. Bezpieczeństwa Żywności (zwany dalej Urzędem), z siedzibą w Parmie, został ustanowiony na mocy rozporządzenia (WE) nr 178/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 28 stycznia 2002 r.(1). Główne zadania Urzędu obejmują dostarczanie informacji naukowych będących podstawą do przygotowywania prawodawstwa Unii oraz gromadzenie i analizę danych umożliwiających określanie i kontrolę obszarów ryzyka, a także informowanie o nich w sposób niezależny(2).
2. Budżet Urzędu na 2009 r. wyniósł 71,4 mln euro (łącznie z uruchomioną rezerwą w wysokości 2 mln euro) w porównaniu z 66,4 mln euro w budżecie na rok poprzedni. Liczba zatrudnionych przez Urząd pracowników wyniosła na koniec roku 326 w porównaniu z 318 w roku poprzednim.
| POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI |
| 3. Na mocy postanowień art. 287 ust. 1 akapit drugi Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej Trybunał zbadał roczne sprawozdanie finansowe(3) Urzędu obejmujące "sprawozdanie finansowe"(4) oraz "sprawozdanie z wykonania budżetu"(5) za rok budżetowy zakończony dnia 31 grudnia 2009 r., jak również zbadał legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. |
| 4. Niniejsze poświadczenie jest skierowane do Parlamentu Europejskiego i Rady na mocy art. 185 ust. 2 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002(6). |
| Zadania dyrektora |
| 5. Jako urzędnik zatwierdzający, dyrektor realizuje dochody i wydatki budżetu zgodnie z przepisami finansowymi Urzędu, na własną odpowiedzialność oraz w granicach zatwierdzonych środków(7). Dyrektor odpowiada za ustanowienie(8) struktury organizacyjnej oraz systemów i procedur |
| zarządzania i kontroli wewnętrznej związanych ze sporządzaniem ostatecznego sprawozdania finansowego(9), które jest wolne od istotnych nieprawidłowości wynikających z nadużyć lub błędów, a także za zapewnienie legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. |
| Zadania Trybunału |
| 6. Zadaniem Trybunału jest przedstawienie, na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego Urzędu oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. |
| 7. Trybunał przeprowadził kontrolę zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej wydanymi przez IFAC i Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli wydanymi przez INTOSAI (ISSAI)(10) oraz opracowanymi przez te organizacje kodeksami etyki. Zgodnie z tymi standardami Trybunał zobowiązany jest przestrzegać wymogów etycznych oraz zaplanować i przeprowadzić kontrolę w taki sposób, aby uzyskać wystarczającą pewność, że sprawozdanie finansowe nie zawiera istotnych nieprawidłowości, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe. |
| 8. W ramach kontroli Trybunał stosuje procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Wybór tych procedur zależy od osądu kontrolerów Trybunału, podobnie jak ocena ryzyka wystąpienia istotnych nieprawidłowości w sprawozdaniu finansowym lub nielegalnych bądź nieprawidłowych transakcji, wynikających z nadużyć lub błędów. W celu opracowania procedur kontroli stosownych do okoliczności Trybunał, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej danej organizacji związany ze sporządzaniem i prezentacją jej sprawozdania finansowego. Kontrola Trybunału obejmuje także ocenę stosowności przyjętych zasad rachunkowości oraz racjonalność szacunków księgowych sporządzonych przez kierownictwo, jak również ocenę ogólnej prezentacji sprawozdania finansowego. |
| 9. Trybunał uznał, że uzyskane dowody kontroli są wystarczające i właściwe, aby stanowić podstawę do wydania poniższych opinii. |
| Opinia na temat wiarygodności rozliczeń |
| 10. W opinii Trybunału roczne sprawozdanie finansowe Urzędu(11) rzetelnie przedstawia, we wszystkich istotnych aspektach, sytuację finansową Urzędu na dzień 31 grudnia 2009 r. oraz wyniki transakcji i przepływów pieniężnych za kończący się tego dnia rok, zgodnie z przepisami jego regulaminu finansowego. |
| Opinia na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń |
| 11. W opinii Trybunału transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Urzędu za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2009 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
12. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.
UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM I FINANSAMI
13. Do budżetu na 2009 r. Urząd wpisał zróżnicowane środki na dotacje naukowe i projekty współpracy naukowej o łącznej wartości 7,9 mln euro. Na koniec roku 6 mln euro (75 %) związanych z nimi środków na płatności musiano anulować, z czego 3,1 mln euro stanowiły środki przekraczające potrzeby określone przez Urząd. Świadczy to, że Urząd powinien wzmocnić procesy budżetowe związane ze swoimi środkami zróżnicowanymi oraz planowanie i monitorowanie ich wieloletniego wykonania.
14. Z 9,3 mln euro środków przeniesionych z 2008 r. w tytule III (działania operacyjne) 1,8 mln euro (19 %) musiano anulować na koniec roku, głównie ze względu na opóźnienia w realizacji dotacji naukowych z 2007 i 2008 r. Wskazuje to, że Urząd powinien wzmocnić zarządzanie kontraktami oraz monitorowanie przekazywania sprawozdań i zestawień poniesionych wydatków.
15. Początkowy budżet na 2009 r. w wysokości 4,2 mln euro przeznaczony na informatykę zwiększono za pomocą przesunięć budżetowych w kwocie 2,5 mln euro. Środki te wykorzystano przede wszystkim na sfinansowanie projektów dotyczących doradztwa w zakresie sprzętu i oprogramowania w ramach programu prac na 2010 r. Świadczy to o trudnościach w wykonaniu programu prac na 2009 r. i stanowi naruszenie zasad jednoroczności i specyfikacji budżetu.
INNE KWESTIE
16. W ośmiu umowach o dotację naukową w 2008 r. Urząd wypłacił dodatkowe zaliczki o wartości 383.627 euro bez uzyskania dokumentów potwierdzających wykorzystanie pierwszych transzy zaliczek.
Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Igors LUDBORŽS, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniach 14 i 16 września 2010 r.
| W imieniu Trybunału Obrachunkowego | |
| Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA | |
| Prezes |
______
(1) Dz.U. L 31 z 1.2.2002, s. 1.
(2) Do celów informacyjnych w tabeli skrótowo przedstawiono kompetencje i działania Urzędu.
(3) Do sprawozdania tego dołączone jest sprawozdanie z zarządzania budżetem i finansami w danym roku, zawierające między innymi wskaźnik wykorzystania środków oraz zestawienie informacji o przesunięciach środków pomiędzy różnymi pozycjami budżetowymi.
(4) Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu oraz rachunku dochodów i wydatków, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w kapitale oraz załącznika zawierającego opis istotnych zasad rachunkowości i inne informacje dodatkowe.
(5) Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje rachunek wyniku budżetowego wraz z załącznikiem.
(6) Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1.
(7) Art. 33 rozporządzenia Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 19 listopada 2002 r. (Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72).
(8) Art. 38 rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2343/2002.
(9) Zasady dotyczące przedstawiania przez agencje sprawozdania finansowego oraz prowadzenia przez nie rachunkowości określone są w rozdziale 1 tytułu VII rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2343/2002, ostatnio zmienionego rozporządzeniem (WE, Euratom) nr 652/2008 z dnia 9 lipca 2008 r. (Dz.U. L 181 z 10.7.2008, s. 23), i w tej postaci zostały włączone do regulaminu finansowego Urzędu.
(10) Międzynarodowa Federacja Księgowych (IFAC) i Międzynarodowe Standardy Najwyższych Organów Kontroli (ISSAI).
(11) Ostateczna wersja sprawozdania finansowego została sporządzona w dniu 17 czerwca 2010 r. i wpłynęła do Trybunału w dniu 24 czerwca 2010 r. Ostateczna wersja rocznego sprawozdania finansowego skonsolidowana ze sprawozdaniem Komisji publikowana jest w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej do dnia 15 listopada następnego roku. Znajduje się ona na następującej stronie internetowej: http://eca.europa.eu lub http://www.efsa.europa.eu/en/funding/accounts.htm
Tabela
Europejski Urząd ds. Bezpieczeństwa Żywności (Parma)
| Zakres kompetencji Unii według Traktatu | Kompetencje Urzędu określone w rozporządzeniu (WE) nr 178/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady | Zarządzanie | Środki udostępnione Urzędowi w 2009 r. (w 2008 r.) | Produkty i usługi w 2009 r. (w 2008 r.) | |
| Swobodny przepływ towarów. (art. 28 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej) Dążąc do popierania interesów konsumentów i zapewnienia wysokiego poziomu ochrony konsumentów, Unia przyczynia się do ochrony zdrowia, bezpieczeństwa i interesów gospodarczych konsumentów, jak również wspierania ich prawa do informacji, edukacji i organizowania się w celu zachowania ich interesów. | Cele | Zadania | 1. Zarząd | Budżet | Ocena ryzyka i współpraca naukowa - produkty(*) |
| (art. 169 ust. 1 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej) Wspólna polityka handlowa. (art. 206 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej) | - Zapewnienie doradztwa naukowego i wsparcia naukowotechnicznego w zakresie prawodawstwa i polityk mających bezpośredni lub pośredni wpływ na bezpieczeństwo żywności i pasz, | - Doradztwo i badania naukowe, | Skład | 71,4 (66,4) mln euro, w tym dotacja Unii: 100 % (100 %). | - Opinie komitetu naukowego/ paneli naukowych dotyczące wniosków: 331 (227), |
| - dostarczanie obiektywnych informacji o ryzyku w zakresie bezpieczeństwa żywności, | - wspieranie rozwoju jednolitych metod oceny ryzyka, | 14 członków mianowanych przez Radę (w porozumieniu z Parlamentem Europejskim i Komisją) oraz jeden przedstawiciel Komisji. | Zatrudnienie na dzień 31 grudnia 2009 r. | - wnioski dotyczące oceny partnerskiej w zakresie pestycydów: 28 (nowe), | |
| - przyczynianie się do osiągnięcia wysokiego poziomu ochrony zdrowia i życia ludzkiego, | - udzielanie wsparcia Komisji, | Zadania Przyjmowanie programu prac, budżetu oraz nadzór nad ich wykonaniem. | 355 (335) stanowisk w planie zatrudnienia, w tym obsadzonych: 326 (318) + 81 (77) innych stanowisk (pracownicy kontraktowi, oddelegowani eksperci narodowi). Pracownicy ogółem: 407 (395), z czego wykonujący zadania: | - uzasadnione opinie: 76 (nowe). Razem 1: 435 (227) | |
| - gromadzenie i analiza danych, które umożliwiają scharakteryzowanie i monitorowanie ryzyka. | - poszukiwanie, analiza i podsumowywanie danych naukowotech-nicznych, | 2. Dyrektor zarządzający Mianowany przez Zarząd z listy kandydatów przedstawionej przez Komisję oraz po przesłuchaniu w Parlamencie Europejskim. | - operacyjne: 324 (298), | - Tematyczne opinie komitetu naukowego/paneli naukowych: 81 (84), | |
| - identyfikacja i charakteryzowanie powstającego ryzyka, | 3. Forum doradcze | - administracyjne: 83 (97). | - oświadczenia komitetu naukowego/paneli naukowych: 44 (10), | ||
| - stworzenie sieci organizacji działających w podobnych obszarach, | Skład Po jednym przedstawicielu z każdego państwa członkowskiego. | - wytyczne komitetu naukowego/ paneli naukowych: 9 (23), | |||
| - pomoc naukowo-techniczna w zarządzaniu kryzysowym, | Zadania Doradzanie dyrektorowi zarządzającemu. | - oświadczenia Urzędu: 8 (2), | |||
| - poprawa współpracy międzynarodowej, | 4. Komitet naukowy i panele naukowe | - wytyczne Urzędu: 5 (6), - raporty naukowe lub techniczne: 54 (116), | |||
| - dostarczanie opinii publicznej i zainteresowanym stronom wiarygodnych, obiektywnych i zrozumiałych informacji, | Przygotowywanie opinii naukowych Urzędu. | - raporty dotyczące zgromadzonych danych: bd. (21). | |||
| - uczestnictwo w systemie szybkiego ostrzegania prowadzonym przez Komisję. | 5. Kontrola zewnętrzna | Razem 2: 201 (262) | |||
| Trybunał Obrachunkowy. | Łącznie (1+2) 636 (489) | ||||
| 6. Organ udzielający absolutorium z wykonania budżetu | (*) Uwaga: W celach porównawczych dane (za 2008 r.) zostały dostosowane, aby uwzględnić obecną klasyfikację produktów Urzędu. Łączna liczba produktów nie zmieniła się. | ||||
| Parlament działający na zalecenie Rady. | Informowanie o doradztwie naukowym i ułatwianie dialogu z zainteresowanymi stronami | ||||
| - Opinie naukowe poparte działaniami informacyjnymi: 34 % (20 %), | |||||
| - konsultacje publiczne: 66 (38), | |||||
| - odwiedziny strony internetowej: 2,4 mln (2,1), | |||||
| - abonenci elektronicznego biuletynu: 25 690 (21 140), | |||||
| - informacje dla mediów: 9 038 (11 652), | |||||
| - zapytania ze strony mediów: 694 (676), | |||||
| - komunikaty prasowe: 21 (30), | |||||
| - internetowe tematy informacyjne: 50 (39), | |||||
| - wywiady: 72 (123). | |||||
| Źródło: Informacje przekazane przez Urząd. | |||||
ODPOWIEDZI URZĘDU
13. Urząd skontaktował się z Komisją w sprawie poprawy swojej procedury budżetowej i uniknięcia powtórzenia w 2010 r. sytuacji opisanej przez Trybunał. Urząd pragnie zaznaczyć, że w 2009 r. po raz pierwszy wprowadził pojęcie środków zróżnicowanych w stosunku do projektów dotyczących współpracy naukowej i, na podstawie tego doświadczenia, przyjął środki mające na celu poprawę planowania i monitorowania wykorzystania swoich środków zróżnicowanych.
14. Przyznanie dotacji naukowych w latach 2007-2008 było nowym doświadczeniem dla Urzędu. Doświadczenie pokazało, że czas potrzebny na dostarczenie przez beneficjentów sprawozdań naukowych spełniających normy jakości Urzędu był zbyt krótki.
Po skonsultowaniu sie ze wszystkimi podmiotami, w kwietniu 2010 r. przyjęto środki mające na celu poprawę w zakresie opracowywania i monitorowania projektów oraz oceny ofert finansowych.
Ponadto Urząd potwierdza zakończenie przyznawania wszystkich dotacji za okres 2007/2008.
15. Urząd przyjmuje do wiadomości konieczność dalszego usprawnienia planowania i monitorowania projektów informatycznych i w tym celu, w 2010 r., wprowadził dodatkowe kontrole.
16. Urząd przyjmuje do wiadomości uwagę Trybunału i zobowiązuje się przyjąć środki mające na celu lepsze wstępne określenie i udokumentowanie warunków potrzebnych do uruchomienia ewentualnego dodatkowego prefinansowania.