Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Urzędu ds. Bezpieczeństwa Żywności za rok budżetowy 2005, wraz z odpowiedziami Urzędu.

Dzienniki UE

Dz.U.UE.C.2006.312.42

Akt nienormatywny

Wersja od: 19 grudnia 2006 r.

SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Urzędu ds. Bezpieczeństwa Żywności za rok budżetowy 2005, wraz z odpowiedziami Urzędu

(2006/C 312/08)

(Dz.U.UE C z dnia 19 grudnia 2006 r.)

WSTĘP

1. Europejski Urząd ds. Bezpieczeństwa Żywności, zwany dalej "Urzędem", został ustanowiony na mocy rozporządzenia (WE) nr 178/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 28 stycznia 2002 r.⁽¹⁾. Do głównych zadań Urzędu należy dostarczanie informacji naukowych będących podstawą do przygotowywania prawodawstwa wspólnotowego oraz gromadzenie i analiza danych pozwalających na charakterystykę i kontrolę ryzyka, a także informowanie o nim w sposób niezależny.

2. Tabela 1 przedstawia w sposób skrótowy kompetencje i działania Urzędu. Najważniejsze informacje pochodzące ze sprawozdania finansowego sporządzonego przez Urząd za rok budżetowy 2005 zostały przedstawione w tabelach 2, 3 i 4.

POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI

3. Niniejszą opinię skierowaną do Parlamentu Europejskiego i Rady na mocy art. 185 ust. 2 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002⁽²⁾ sporządzono w wyniku zbadania sprawozdania finansowego Urzędu, zgodnie z postanowieniami art. 248 Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską.

4. Sprawozdanie finansowe Urzędu za rok budżetowy zakończony dnia 31 grudnia 2005 r⁽³⁾. zostało sporządzone przez jego dyrektora zarządzającego, zgodnie z art. 44 rozporządzenia (WE) nr 178/2002, i przekazane Trybunałowi, który jest zobowiązany do wydania opinii na temat wiarygodności tego sprawozdania oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u jego podstaw.

5. Trybunał przeprowadził kontrolę zgodnie ze swoimi strategiami i standardami, które opierają się na międzynarodowych standardach kontroli, przystosowanych do specyfiki Wspólnoty. Kontrola została przygotowana i przeprowadzona w celu uzyskania wystarczającej pewności, że sprawozdanie finansowe jest wiarygodne, a transakcje leżące u jego podstaw legalne i prawidłowe.

6. Trybunał uzyskał uzasadnioną podstawę do wydania poniższej opinii.

Wiarygodność rozliczeń

Sprawozdanie finansowe Urzędu za rok budżetowy zakończony dnia 31 grudnia 2005 r. jest wiarygodne we wszystkich istotnych aspektach.

Legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw rozliczeń

Z zastrzeżeniem sytuacji opisanej w pkt 12, transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Urzędu są, jako całość, legalne i prawidłowe.

UWAGI

7. W roku budżetowym 2005 poziom wykorzystania środków budżetowych był niski - środki na zobowiązania i środki na płatności zostały wykorzystane jedynie w 80 %. Dane te pokazują, że Urząd powinien dołożyć starań, aby lepiej wykorzystywać środki, które otrzymał na realizację postawionych przed nim celów.

8. Władza budżetowa zmieniła plan zatrudnienia dołączony do projektu budżetu Urzędu na 2005 r., przyjętego przez zarząd Urzędu, poprzez wprowadzenie istotnych zmian do przydziału stanowisk dostępnych dla każdej grupy zaszeregowania. Zmiany te miały doprowadzić do redukcji środków przeznaczanych na wynagrodzenia, a nawet wydatków operacyjnych. Redukcja ta nie została przeprowadzona. W związku z tym Urząd mógł, bez powiadomienia o tym władzy budżetowej poprzez złożenie wniosku o przyjęcie budżetu korygującego i uzupełniającego, przywrócić grupy zaszeregowania przewidziane początkowo w projekcie budżetu w odniesieniu do 19 stanowisk.

9. Trybunał zwraca uwagę, że zarządzanie kosztami działań nie zostało wdrożone, pomimo iż przewiduje to rozporządzenie finansowe Urzędu, wzorowane na rozwiązaniu zastosowanym do budżetu ogólnego w celu ulepszenia monitorowania prowadzonej działalności. W tym kontekście osiągnięcie celów Urzędu powinno być oceniane w zależności od stopnia, w jakim przyczyniło się do osiągnięcia celów określonych w rozporządzeniu bazowym. Program pracy Urzędu z założenia powinien przedstawiać realizację tych celów w ujęciu operacyjnym i w sposób mierzalny.

10. Urząd nie przeprowadził analizy ryzyka ani nie określił formalnie systemów i procedur kontroli wewnętrznej, które stosuje. Ponadto Trybunał wielokrotnie zauważył niedociągnięcia w kontroli wydatków (brak odpowiedniej dokumentacji, nieuzasadnione wnioski o dodatkowe świadczenia)⁽⁴⁾.

11. W kwestii rekrutacji Urząd odrzucał kandydatury, opierając się na kryteriach innych, niż przewidziane w ogłoszeniach o naborze, oraz nie stosował przepisów dotyczących grup zaszeregowania członków komisji rekrutacyjnej w odniesieniu do obsadzanych stanowisk. Selekcja kandydatów wymaga ścisłego stosowania ustalonych kryteriów i rzetelnej kontroli prawdziwości informacji zawartych w dokumentach dostarczanych przez kandydatów.

12. Wiele nieprawidłowości ujawniły kontrole udzielania zamówień i zawierania umów. W bardzo wielu zbadanych przypadkach Trybunał nie był w stanie sprawdzić, czy liczba oferentów zapraszanych do udziału w procedurach przetargowych nie była niższa od minimalnej liczby określonej w przepisach. Trybunał stwierdził, że stosowanie kryteriów selekcji nie było systematycznie dokumentowane. W wielu przypadkach nie stosowano zasad dotyczących wyznaczania składu komisji oceniających. W przypadku jednej umowy ramowej zostały naruszone jej postanowienia. Częstotliwość występowania tych nieprawidłowości świadczy o tym, że Urząd powinien wzmocnić swój system kontroli wewnętrznej w tej dziedzinie.

13. Budynki przewidziane na docelową siedzibę Urzędu nie zostały jeszcze udostępnione. W związku z tym Urząd był zmuszony do wynajęcia i wyposażenia tymczasowych pomieszczeń (ich koszt w 2005 r. wyniósł około 3,5 mln euro). Gdy Urząd przeniesie się do nowej siedziby, będzie musiał ponownie ponieść koszty związane z zagospodarowaniem lokali. Urząd, w porozumieniu z Komisją, powinien wyjaśnić tę sytuację z władzami krajowymi, zwłaszcza w kontekście ewentualnego odszkodowania finansowego. W oczekiwaniu na rozwiązanie tego problemu Urząd powinien uwzględnić tę sytuację przy sporządzaniu prognoz budżetowych.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Trybunał Obrachunkowy w Luksemburgu na posiedzeniu w dniu 28 września 2006 r.

	W imieniu Trybunału Obrachunkowego
	Hubert WEBER
	Prezes

Tabela 1

Europejski Urząd ds. Bezpieczeństwa Żywności (Parma)

Zakres kompetencji wspólnotowych według Traktatu	Kompetencje Urzędu (rozporządzenie (WE) nr 178/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 28 stycznia 2002 r.)		Zarządzanie	Środki udostępnione Urzędowi 2005 (2004)	Produkty i usługi dostarczone/wyświadczone
Swobodny przepływ towarów (artykuł 37 Traktatu). Przyczynianie się do zapewnienia wysokiego poziomu ochrony zdrowia, bezpieczeństwa, ochrony środowiska naturalnego i ochrony konsumentów, uwzględniając wszelkie zmiany oparte na faktach naukowych (artykuł 95 Traktatu). Wspólna polityka handlowa (artykuł 133 Traktatu). Zdrowie publiczne (artykuł 152 ust. 4 lit. b) Traktatu).	Cele: - zapewnienie doradztwa naukowego i wsparcia naukowo- technicznegow w zakresie prawodawstwa i polityki Wspólnoty mającego bezpośredni lub pośredni wpływ na bezpieczeństwo żywności i pasz, - informowanie w sposób niezależny o ryzyku w zakresie bezpieczeństwa żywności, - przyczynianie się do utrzymania wysokiego poziomu ochrony zdrowia i życia ludzkiego, - gromadzenie i analiza danych, które umożliwiają charakterystykę i monitorowanie ryzyka.	Zadania: - doradztwo i badania naukowe, - wspieranie rozwoju jednolitych metodologii oceny ryzyka, - udzielanie wsparcia Komisji, - poszukiwanie, analiza i podsumowywanie danych naukowo- technicznych, - identyfikacja i charakterystyka powstającego ryzyka, - stworzenie sieci organizacji działających w podobnych obszarach, - pomoc naukowotechniczna w zarządzaniu kryzysami, - umacnianie współpracy międzynarodowej, - dostarczanie opinii publicznej i zainteresowanym stronom wiarygodnych, obiektywnych i zrozumiałych informacji, - uczestnictwo w systemie wczesnego ostrzegania prowadzonym przez Komisję.	1. Zarząd: Skład 14 członków wyznaczonych przez Radę (w porozumieniu z Parlamentem Europejskim i Komisją) oraz jeden przedstawiciel Komisji. Zadania Przyjmowanie programu pracy, budżetu oraz nadzór nad ich wykonaniem. 2. Dyrektor zarządzający: Mianowany przez zarząd spośród listy kandydatów przedstawionej przez Komisję oraz po przesłuchaniu w Parlamencie Europejskim. 3. Forum doradcze: Skład Po jednym przedstawicielu z każdego państwa członkowskiego. Zadania Doradzanie dyrektorowi zarządzającemu. 4. Komitet naukowy i panele naukowe: Przygotowywanie opinii naukowych Urzędu. 5. Kontrola zewnętrzna: Trybunał Obrachunkowy. 6. Organ udzielający absolutorium z wykonania budżetu: Parlament na zalecenie Rady.	Budżet ostateczny: 36,9 mln euro (29,1 mln euro), z czego dotacje wspólnotowe: 100 % (100%). Zatrudnienie na dzień 31 grudnia: 194 stanowiska w planie zatrudnienia (138), z czego obsadzonych: 124 (102) + 36 (37) innych stanowisk (kontrakty pomocnicze, oddelegowani eksperci narodowi, personel lokalny). Całkowite zatrudnienie: 160 (139), z czego wykonujący zadania - operacyjne: 104 (83), - administracyjne: 56 (56).	W 2005 r. na 301 wniosków o wydanie opinii naukowej, skierowanych do EFSA (co stanowi wzrost o 65 % w porównaniu do 2004 r.) przyjęto i opublikowano 163 opinie. Dotyczą one licznych dziedzin, między innymi takich jak: rośliny aromatyczne, organizmy genetycznie zmodyfikowane (wraz z WTO), gąbczasta encefalopatia bydła (BSE) lub pasażowalna encefalopatia gąbczasta (TSE). Ponadto Urząd opublikował pierwsze roczne sprawozdanie dotyczące chorób odzwierzęcych, a także inne istotne opracowania dotyczące określania ryzyka w sektorze spożywczym. W zakresie informowania o ryzyku i, ogólnie rzecz ujmując, działań wydziału komunikacji liczba komunikatów wydanych w 2005 r. wzrosła o 40 %. Dwukrotnie zwiększyła się także liczba odwiedzin strony internetowej EFSA. Koordynacja informowania o ryzyku została zwiększona dzięki działalności forum doradczego i zorganizowanym warsztatom. Zintensyfikowanie prac nad tworzeniem sieci łączącej EFSA z zainteresowanymi stronami, organami krajowymi jak również z jego odpowiednikami instytucjonalnymi było możliwe dzięki utworzeniu forum dla zainteresowanych stron. Forum doradcze odbyło 5 spotkań zmierzających do nawiązania współpracy w ramach wspólnej sieci z organami krajowymi w konkretnych zagadnieniach, takich jak koordynacja działań w sytuacjach kryzysowych lub zwiększenie korzystania z sieci zewnętrznej łączącej organy krajowe, Komisję i EFSA. W kwestii oceny EFSA przeprowadzonej w 2005 r. sprawozdanie końcowe konsultantów zostało opublikowane na stronie internetowej EFSA przez zarząd, który przedstawił swoje zalecenia pod koniec czerwca 2006 r.
Źródło: Informacje przekazane przez Urząd.

EUROPEJSKI URZĄD DS. BEZPIECZEŃSTWA ŻYWNOŚCI

Tabela 2

Wykonanie budżetu za rok budżetowy 2005

..................................................

Notka Redakcji Systemu Informacji Prawnej LEX

Grafiki zostały zamieszczone wyłącznie w Internecie. Obejrzenie grafik podczas pracy z programem Lex wymaga dostępu do Internetu.

..................................................

grafika

Tabela 3

Rachunek dochodów i wydatków za lata budżetowe 2005 i 2004

(w tys. euro)
	2005	2004
Dochody operacyjne
Dotacje wspólnotowe	27.405	20.591
Inne dotacje/dochody	0	0
Ogółem (a)	27.405	20.591
Wydatki operacyjne
Personel	13.012	7.564
Administracja	6.436	5.788
Działania operacyjne	8.718	6.431
Ogółem (b)	28.166	19.783
Wynik operacyjny (c = a - b)	- 761	808
Inne przychody (d)	0	0
Inne koszty (e)	- 7	- 33
Wynik ekonomiczny (f = c + d + e)	- 768	775

Tabela 4

Bilans na dzień 31 grudnia 2005 r. i 31 grudnia 2004 r.

(w tys. euro)
	2005	2004
Aktywa
Aktywa trwałe	1.588	1.071
Należności krótkoterminowe	299	5.025
Środki pieniężne	10.879	3.201
Ogółem	12.766	9.297
Pasywa
Wynik z poprzednich lat budżetowych	4.452	3.677
Wynik ekonomiczny roku budżetowego	- 768	775
Zobowiązania krótkoterminowe	9.082	4.845
Ogółem	12.766	9.297

Źródło: Dane Urzędu. Niniejsze tabele przedstawiają skróconą wersję danych dostarczonych przez Urząd w jego własnym sprawozdaniu finansowym.

ODPOWIEDZI EUROPEJSKIEGO URZĘDU DS. BEZPIECZEŃSTWA ŻYWNOŚCI

7. W 2006 r. EFSA wzmocniła monitorowanie budżetu poprzez organizowanie regularnych przeglądów, półrocznej analizy wykonania budżetu oraz prognoz i będzie kontynuować wzmacnianie planowania działań mających na celu osiągnięcie pełnego wykonania budżetu.

8. Mając na uwadze, że wprowadzając zmiany w planie zatrudnienia EFSA na rok 2005, władze budżetowe zredukowały pewną ilość stanowisk, które były już zajęte w 2004 r., Urząd musiał wypełnić swoje zobowiązania prawne wobec tych pracowników i utrzymać ich stanowiska zgodnie z rozporządzeniem finansowym oraz wprowadzić zmiany w planie zatrudnienia.

9. EFSA będzie stopniowo wprowadzała system zarządzania kosztami działań, ponieważ stanowi on niezbędne narzędzie pozwalające na skuteczne działania. W programie pracy na 2007 r. Urząd określi wyraźnie swoje priorytety w ramach rozporządzenia o ustanowieniu Urzędu i innych mających zastosowanie aktów prawnych UE oraz opisze kluczowe inicjatywy w celu ich realizacji. Dalsza poprawa wskaźników wykonania i innych narzędzi zarządzania zostanie podjęta w celu oceny wyników działalności.

10. EFSA przyjęła standardy kontrolne w lipcu 2005 r. i nadal dokłada starań na rzecz ich pełnego wprowadzenia. Ponadto w 2007 r. Urząd planuje przeprowadzenie analizy ryzyka.

11. W 2006 r. Urząd przyjął za priorytet środki w celu wzmocnienia kontroli w zakresie procedur rekrutacji i przejrzystości i dołoży starań w celu zapewnienia obserwacji obowiązujących przepisów.

12. Urząd zapewni wzmocnienie wewnętrznych systemów kontroli w zakresie procedur rekrutacji w celu osiągnięcia całkowitej zgodności z obowiązującymi przepisami. W 2006 r. zostaną zorganizowane specjalne szkolenia w zakresie procedur przetargowych oraz zostaną wprowadzone ulepszone systemy w celu wzmocnienia kontroli tychże procedur.

13. Urząd zwrócił uwagę władz budżetowych i Komisji na koszty budynków EFSA i będzie przekazywał im informacje o postępach w sprawie ostatecznej siedziby Urzędu.

______

⁽¹⁾ Dz.U. L 31 z 1.2.2002, str. 1.

⁽²⁾ Dz.U. L 248 z 16.9.2002, str. 1.

⁽³⁾ Sprawozdanie finansowe zostało sporządzone w dniu 20 czerwca 2006 r. i wpłynęło do Trybunału w dniu 29 czerwca 2006 r.

⁽⁴⁾ Na przykład przepisy dotyczące kosztów wyjazdów służbowych nie są regularnie przestrzegane, co prowadzi do nieuzasadnionych płatności.