Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu za rok budżetowy 2016 wraz z odpowiedzią Urzędu.
Dz.U.UE.C.2017.417.79
Akt nienormatywnySPRAWOZDANIE
dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu za rok budżetowy 2016 wraz z odpowiedzią Urzędu
(Dz.U.UE C z dnia 6 grudnia 2017 r.)
WPROWADZENIE
Najważniejsze dane liczbowe dotyczące Urzędu
2015 | 2016 | |
Budżet (w mln euro) (1) | 15,9 | 53 |
Łączna liczba personelu na dzień 31 grudnia (2) | 93 | 125 |
(1) Dane dotyczące budżetu są oparte na kwotach środków na płatności. (2) Personel obejmuje urzędników, pracowników zatrudnionych na czas określony i pracowników kontraktowych oraz oddelegowanych ekspertów krajowych. Źródło: Dane przekazane przez Urząd. |
INFORMACJE LEŻĄCE U PODSTAW POŚWIADCZENIA WIARYGODNOŚCI
OPINIA |
6. Trybunał zbadał: |
a) sprawozdanie finansowe Urzędu obejmujące sprawozdanie finansowe 4 oraz sprawozdanie z wykonania budżetu 5 za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r.; |
b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania, zgodnie z wymogami art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE). |
/lit |
Wiarygodność rozliczeń |
Opinia na temat wiarygodności rozliczeń |
7. W opinii Trybunału sprawozdanie Urzędu za rok zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r. przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach jego sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2016 r. oraz wyniki transakcji, przepływy pieniężne i zmiany w aktywach netto za zakończony w tym dniu rok budżetowy, zgodnie z przepisami regulaminu finansowego Urzędu i z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji. Opierają się one na powszechnie przyjętych międzynarodowych standardach rachunkowości sektora publicznego. |
/pkt |
Legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw rozliczeń |
Dochody |
Opinia na temat legalności i prawidłowości dochodów leżących u podstaw rozliczeń |
8. W opinii Trybunału dochody leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
/pkt |
Płatności |
Uzasadnienie wydania opinii z zastrzeżeniem |
9. Trybunał sformułował istotne ustalenia dotyczące dwóch z pięciu znaczących postępowań o udzielenie zamówienia z 2016 r., w wyniku których dokonano płatności w ciągu tego roku, jak wskazano w pkt 9.1 i 9.2. Świadczy to o braku dyscypliny w prowadzonych przez Urząd postępowaniach o udzielenie zamówienia: |
9.1. Do dwóch z trzech oferentów uczestniczących w jednym ze skontrolowanych postępowań o udzielenie zamówienia na usługi przewozu, które wchodziły w zakres umowy ramowej o świadczenie usług o wartości 4 mln euro w latach 2016-2020, zwrócono się o podanie dodatkowych informacji w związku z tymi samymi kryteriami wyboru. Choć żaden z nich nie przedstawił wymaganych informacji (życiorysy osób, które miały wykonywać zadania w pomieszczeniach EASO), tylko jeden został z tego powodu wykluczony z postępowania. Drugiemu udzielono zamówienia na podstawie zapewnienia, że odnośne życiorysy zostaną dostarczone po udzieleniu zamówienia. Postępowanie nie było zatem zgodne z zasadą równego traktowania, a zamówienia udzielono oferentowi, który nie spełnił wszystkich kryteriów wyboru. Umowa ramowa i związane z nią płatności za 2016 r. na kwotę 920 561 euro są w związku z tym nieprawidłowe. |
9.2. W lutym 2016 r. Urząd bezpośrednio zawarł umowę ramową na świadczenie usług pośrednictwa, polegających na wspieraniu Urzędu w reagowaniu na kryzys migracyjny przez okres 12 miesięcy, na łączną kwotę 3,6 mln euro. Umowa ramowa została zawarta z jedynym wcześniej wyłonionym podmiotem gospodarczym bez zastosowania jakichkolwiek procedur udzielania zamówień publicznych przewidzianych w rozporządzeniu finansowym UE 6 . Udzielenie zamówienia nie było zatem zgodne ze stosownymi przepisami UE, a związane z nim płatności za 2016 r. wynoszące 592 273 euro są nieprawidłowe. |
10. Kwoty związane z kwestiami przedstawionymi w pkt 9.1-9.2 stanowią 2,9 % łącznej kwoty wydatków Urzędu za 2016 r. |
/pkt |
Opinia z zastrzeżeniem na temat legalności i prawidłowości płatności leżących u podstaw rozliczeń |
11. W opinii Trybunału, z wyjątkiem implikacji kwestii poruszonych w pkt 9 zawierającym uzasadnienie wydania opinii z zastrzeżeniem, płatności leżące u podstaw sprawozdania finansowego Urzędu za rok zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
/pkt |
Zadania kierownictwa i osób odpowiedzialnych za zarządzanie |
12. Na mocy art. 310-325 TFUE oraz regulaminu finansowego Urzędu kierownictwo odpowiada za sporządzenie i prezentację sprawozdania finansowego zgodnie z powszechnie przyjętymi międzynarodowymi standardami rachunkowości sektora publicznego oraz za legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Do zadań kierownictwa należy także zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie systemu kontroli wewnętrznych umożliwiającego sporządzenie i prezentację sprawozdania finansowego, które nie zawiera istotnych zniekształceń spowodowanych nadużyciem lub błędem. Kierownictwo odpowiada również za dopilnowanie, by ujęte w sprawozdaniu finansowym działania, transakcje finansowe i informacje były zgodne z odpowiednimi przepisami ustawowymi i wykonawczymi. Kierownictwo Urzędu ponosi ostateczną odpowiedzialność za legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw sprawozdania. |
13. Przy sporządzaniu sprawozdania kierownictwo odpowiada za ocenę zdolności Urzędu do kontynuacji działalności, za ujawnienie, w stosownych przypadkach, problematycznych kwestii związanych z kontynuacją działalności oraz za prowadzenie rachunkowości przy założeniu kontynuacji działalności. |
14. Do zadań osób odpowiedzialnych za zarządzanie należy nadzór nad sprawozdawczością finansową Urzędu. |
/pkt |
Zadania Trybunału dotyczące kontroli sprawozdania i transakcji leżących u jego podstaw |
15. Celem Trybunału jest uzyskanie wystarczającej pewności, że sprawozdanie finansowe Urzędu nie zawiera istotnych zniekształceń, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe, a także przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie bądź innym organom udzielającym absolutorium, na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego wiarygodności rozliczeń oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u ich podstaw. Wystarczająca pewność oznacza wysoki poziom pewności, lecz nie stanowi gwarancji, że kontrola zawsze wykaże istotne zniekształcenia lub niezgodności, jeżeli takie istnieją. Mogą one być spowodowane nadużyciem lub błędem i są uważane za istotne, jeżeli można zasadnie oczekiwać, że pojedynczo lub łącznie wpłyną one na decyzje gospodarcze podejmowane przez użytkowników na podstawie takiego sprawozdania. |
16. W ramach kontroli stosuje się procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Wybór tych procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia - w wyniku nadużycia lub błędu - istotnych zniekształceń sprawozdania rocznego lub istotnej niezgodności transakcji leżących u jego podstaw z wymogami przepisów prawa Unii Europejskiej. W celu opracowania procedur kontroli stosownych do okoliczności (lecz nie na potrzeby sformułowania opinii na temat skuteczności systemu kontroli wewnętrznej) Trybunał, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej wykorzystywany do sporządzania i rzetelnej prezentacji sprawozdania oraz do zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji leżących u jego podstaw. Kontrola obejmuje również ocenę stosowności przyjętych zasad (polityki) rachunkowości oraz racjonalności szacunków księgowych dokonanych przez kierownictwo, a także ocenę ogólnej prezentacji sprawozdania. |
17. Jeżeli chodzi o dochody, Trybunał weryfikuje dotacje otrzymane od Komisji Europejskiej i ocenia stosowane przez Urząd procedury poboru opłat i ewentualnych innych dochodów. |
18. Jeżeli chodzi o wydatki, Trybunał bada transakcje płatnicze po tym, jak wydatki zostaną poniesione, zaksięgowane i zatwierdzone. Badanie to obejmuje wszystkie kategorie płatności z wyjątkiem zaliczek w chwili ich wypłaty. Zaliczki bada się po przedstawieniu przez odbiorcę środków uzasadnienia ich właściwego wykorzystania oraz po przyjęciu tego uzasadnienia przez Urząd na drodze rozliczenia danej zaliczki, w tym samym roku lub w latach kolejnych. |
19. Sporządzając niniejsze sprawozdanie zawierające poświadczenie wiarygodności, Trybunał uwzględnił wyniki badania sprawozdania finansowego Urzędu przeprowadzonego przez niezależnego audytora zewnętrznego zgodnie z przepisami art. 208 ust. 4 rozporządzenia finansowego UE 7 . |
UWAGI DOTYCZĄCE LEGALNOŚCI I PRAWIDŁOWOŚCI TRANSAKCJI
UWAGI DOTYCZĄCE MECHANIZMÓW KONTROLI WEWNĘTRZNEJ
UWAGI DOTYCZĄCE NALEŻYTEGO ZARZĄDZANIA FINANSAMI I WYNIKÓW
ZARZĄDZANIE BUDŻETEM
DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z ZESZŁOROCZNYMI UWAGAMI
W imieniu Trybunału Obrachunkowego | |
Klaus-Heiner LEHNE | |
Prezes |
ZAŁĄCZNIK
Działania podjęte w związku z zeszłorocznymi uwagami
Działania podjęte w związku z zeszłorocznymi uwagami
Rok | Uwagi Trybunału | Działania naprawcze (zrealizowane/w trakcie realizacji/ niepodjęte/brak danych lub nie dotyczy) |
2012 | Przejrzystość procedur naboru pracowników wymaga dalszej poprawy - nie ma dowodów na to, że wskaźniki korygujące i progi punktowe wymagane do otrzymania zaproszenia na rozmowę kwalifikacyjną i warunkujące umieszczenie na liście rezerwowej zostały określone przed rozpoczęciem przeglądu kandydatur, a także że pytania na rozmowy kwalifikacyjne i egzaminy pisemne zostały określone przed rozpoczęciem przeglądu kandydatur. | zrealizowane |
2013 | 446 (18 %) spośród wszystkich płatności dokonano po terminie określonym w rozporządzeniu finansowym. Przeciętne opóźnienie wyniosło 21 dni. | niepodjęte (1) |
2013 | Sześć z 16 standardów kontroli wewnętrznej nie zostało jeszcze w pełni wdrożonych. | w trakcie realizacji (2) |
2013 | Przejrzystość procedur naboru pracowników wymaga dalszej poprawy - pytania na egzaminy pisemne i rozmowy kwalifikacyjne były ustalane po przystąpieniu do badania kandydatur, co zwiększa ryzyko, że zostały one przygotowane pod wpływem konkretnej kandydatury; komisja selekcyjna nie zawsze przyznawała punkty za wszystkie kryteria wyboru określone w ogłoszeniu o naborze; podpisywana przez członków komisji selekcyjnej deklaracja braku konfliktu interesów dotyczy tylko relacji osobistych, z jednoznacznym wykluczeniem relacji zawodowych; w przypadku jednego postępowania rekrutacyjnego stwierdzono rozbieżność pomiędzy jednym z kryteriów określonych w ogłoszeniu o naborze a odpowiednim kryterium wyboru dotyczącym liczby lat wykazanego doświadczenia zawodowego. | zrealizowane |
2014 | 1 062 (28,6 %) spośród wszystkich płatności dokonano po terminie określonym w rozporządzeniu finansowym. Przeciętne opóźnienie wyniosło 24 dni. | niepodjęte (1) |
2014 | W Urzędzie występuje duża rotacja personelu. W 2014 r. odeszło 14 osób, w tym 4 z ważnych stanowisk. Stanowi to poważne zagrożenie dla realizacji celów określonych w rocznym i wieloletnim programie prac. | w trakcie realizacji (3) |
2014 | Zgodnie z decyzją podjętą przez dyrektora wykonawczego uczestnicy posiedzeń organizowanych przez Urząd należą do jednej z trzech kategorii (A, B lub C) pod względem zwracanych kosztów. W 2014 r. łączna kwota środków zwróconych uczestnikom posiedzeń wyniosła 997 506 euro. Uczestnicy należący do kategorii A, którzy podczas posiedzeń pełnią określone funkcje, otrzymują w postaci zryczałtowanej kwoty zwrot kosztów podróży i utrzymania, natomiast uczestnicy należący do kategorii B otrzymują tylko zryczałtowany zwrot kosztów podróży. Uczestnicy należący do kategorii C nie otrzymują żadnego zwrotu kosztów. Liczba uczestników zakwalifikowanych do kategorii A wzrosła z 61 % w 2013 r. do 69 % w 2014 r. Nie ma dokumentacji, która uzasadniałaby klasyfikację uczestników do poszczególnych kategorii. | w trakcie realizacji (4) |
2015 | Urząd zaciągnął zobowiązania tylko na 14,5 mln euro, co stanowi 93,7 % zatwierdzonego budżetu (w 2014 r. było to 12,4 mln euro, czyli 84,7 %). W tytule II (wydatki administracyjne) stwierdzono wysoki poziom przeniesień środków. Ich kwota wyniosła 1 076 583 euro, co stanowi 36,9 % środków, na które zaciągnięto zobowiązania w tym tytule (w 2014 r. było to 635 492 euro, czyli 28,7 %). Przeniesienia dotyczą głównie usług doradczych w dziedzinie technologii teleinformatycznych, na które umowy podpisano w ostatnim kwartale 2015 r. (0,4 mln euro), oraz inwestycji w infrastrukturę informatyczną (0,3 mln euro) w świetle oczekiwanej rekrutacji dodatkowych pracowników, która będzie konsekwencją podjętej pod koniec 2015 r. decyzji władzy budżetowej o zwiększeniu planu zatrudnienia. | nie dotyczy |
2015 | W listopadzie 2015 r. dyrektor Urzędu zatwierdził nową politykę rekrutacji pracowników zatrudnianych na czas określony i pracowników kontraktowych. W polityce tej uwzględniono większość zagadnień wskazanych przez Trybunał w trakcie poprzednich kontroli. Realizacja tej polityki będzie przedmiotem dalszych kontroli w 2016 r., w którym przewiduje się rekrutację dużej liczby pracowników. | zrealizowane |
(1) W 2016 r. 2 007 spośród wszystkich płatności, czyli 41,29 %, dokonano po terminie określonym w rozporządzeniu finansowym (w 2015 r. było to 1 024 płatności, czyli 29,2 %). Przeciętne opóźnienie wyniosło 35 dni (w 2015 r. było to 29 dni). (2) Według stanu na koniec 2016 r. do wdrożenia pozostaje jeden standard kontroli wewnętrznej. (3) W 2016 r. z Urzędu odeszło 17 osób, a zatrudniono 70 nowych pracowników. Zgodnie z planem zatrudnienia na 2016 r. Urząd otrzymał 50 nowych stanowisk. (4) W 2015 r. łączna kwota środków zwróconych uczestnikom posiedzeń wyniosła 987 515 euro. Liczba uczestników zakwalifikowanych do kategorii A zmniejszyła się z 69 % w 2014 r. do 52 % w 2015 r. W 2016 r. łączna kwota środków zwróconych uczestnikom posiedzeń wyniosła 1 012 147 euro. Liczba uczestników zakwalifikowanych do kategorii A zmniejszyła się z 52 % w 2015 r. do 37 % w 2016 r. |
ODPOWIEDŹ URZĘDU
W międzyczasie EASO ogłosił nową otwartą procedurę przetargową w celu udzielenia zamówienia w ramach umowy ramowej.
Dlatego też konieczne było rozpoczęcie procedury przed podpisaniem umowy o udzielenie dotacji, co nastąpiło w dniu 3 marca 2016 r. Pracownicy EASO nie mogli być obecni na miejscu dostaw w celu potwierdzenia instalacji sprzętu EURODAC, ponieważ dotację podpisano po tym, jak sprzęt został dostarczony, a policja rozpoczęła już rozprowadzanie go w hotspotach.
Urząd po raz pierwszy formalnie zwrócił się do władz Grecji o potwierdzenie dostawy i instalacji sprzętu w hotspotach w dniu 23 maja 2016 r., jednak odpowiedź otrzymał dopiero dnia 20 lipca 2017 r.
© Unia Europejska, http://eur-lex.europa.eu/
Za autentyczne uważa się wyłącznie dokumenty Unii Europejskiej opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.