Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu za rok budżetowy 2015 wraz z odpowiedzią Urzędu.
Dz.U.UE.C.2016.449.66
Akt nienormatywnySPRAWOZDANIE
dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu za rok budżetowy 2015 wraz z odpowiedzią Urzędu
(Dz.U.UE C z dnia 1 grudnia 2016 r.)
WPROWADZENIE
Tabela
Najważniejsze dane liczbowe dotyczące Urzędu
2014 | 2015 | |
Budżet (w mln euro) (1) | 15,6 | 15,9 |
Łączna liczba personelu na dzień 31 grudnia (2) | 79 | 93 |
(1) Dane dotyczące budżetu są oparte na kwotach środków na płatności. (2) Personel obejmuje urzędników, pracowników zatrudnionych na czas określony i pracowników kontraktowych oraz oddelegowanych ekspertów krajowych. Źródło: dane przekazane przez Urząd. |
INFORMACJE LEŻĄCE U PODSTAW POŚWIADCZENIA WIARYGODNOŚCI
POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI |
4. Na mocy postanowień art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE) Trybunał zbadał: |
a) roczne sprawozdanie finansowe Urzędu obejmujące sprawozdanie finansowe 3 oraz sprawozdanie z wykonania budżetu 4 za rok budżetowy zakończony 31 grudnia 2015 r.; |
b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. |
Zadania kierownictwa |
5. Kierownictwo odpowiada za sporządzenie i rzetelną prezentację rocznego sprawozdania finansowego Urzędu oraz za legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw 5 : |
a) Zadania kierownictwa w zakresie rocznego sprawozdania finansowego Urzędu obejmują: zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie systemu kontroli wewnętrznej umożliwiającego sporządzenie i rzetelną prezentację sprawozdania finansowego, które nie zawiera istotnych zniekształceń spowodowanych nadużyciem lub błędem, a także wybór i stosowanie właściwych zasad (polityki) rachunkowości na podstawie zasad rachunkowości przyjętych przez księgowego Komisji 6 oraz sporządzanie szacunków księgowych, które są racjonalne w danych okolicznościach. Dyrektor wykonawczy zatwierdza roczne sprawozdanie finansowe Urzędu po tym, jak zostanie ono sporządzone przez księgowego Urzędu na podstawie wszystkich dostępnych informacji. Do sprawozdania finansowego księgowy dołącza oświadczenie, w którym stwierdza między innymi, że uzyskał wystarczającą pewność, że daje ono prawdziwy i rzetelny obraz sytuacji finansowej Urzędu we wszystkich istotnych aspektach. |
b) Zadania kierownictwa w zakresie legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń i zgodności z zasadą należytego zarządzania finansami obejmują zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie skutecznego i wydajnego systemu kontroli wewnętrznej, w tym właściwego nadzoru, jak również podejmowanie odpowiednich działań w celu zapobiegania nieprawidłowościom i nadużyciom finansowym oraz - w razie konieczności - podejmowanie kroków prawnych w celu odzyskania nienależnie wypłaconych lub niewłaściwie wykorzystanych środków finansowych. |
Zadania Trybunału |
6. Zadaniem Trybunału jest przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie 7 , na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego Urzędu oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Trybunał przeprowadza kontrolę zgodnie z wydanymi przez IFAC Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej i kodeksem etyki oraz z Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli wydanymi przez INTOSAI (ISSAI). Zgodnie z tymi standardami Trybunał zobowiązany jest zaplanować i przeprowadzić kontrolę w taki sposób, aby uzyskać wystarczającą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe Urzędu nie zawiera istotnych zniekształceń, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe. |
7. W ramach kontroli stosuje się procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w rocznym sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Dobór procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia - w wyniku nadużycia lub błędu - istotnego zniekształcenia w rocznym sprawozdaniu finansowym lub istotnej niezgodności transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania z wymogami przepisów Unii Europejskiej. W celu zaprojektowania procedur kontroli odpowiednich w danych okolicznościach kontroler, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej w zakresie dotyczącym sporządzania i rzetelnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego oraz systemy nadzoru i kontroli wprowadzone w celu zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Kontrola obejmuje także ocenę stosowności przyjętych zasad (polityki) rachunkowości oraz racjonalności sporządzonych szacunków księgowych, a także ocenę ogólnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego. Sporządzając niniejsze sprawozdanie zawierające poświadczenie wiarygodności, Trybunał uwzględnił wyniki badania sprawozdania finansowego Urzędu, przeprowadzonego przez niezależnego audytora zewnętrznego zgodnie z przepisami art. 208 ust. 4 rozporządzenia finansowego UE 8 . |
8. Trybunał uznał, że uzyskane dowody kontroli stanowią wystarczającą i odpowiednią podstawę do wydania poświadczenia wiarygodności. |
Opinia na temat wiarygodności rozliczeń |
9. W opinii Trybunału roczne sprawozdanie finansowe Urzędu przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach jego sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2015 r. oraz wyniki transakcji i przepływy pieniężne za kończący się tego dnia rok, zgodnie z przepisami jego regulaminu finansowego oraz z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji. |
Opinia na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń |
10. W opinii Trybunału transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Urzędu za okres od dnia 1 stycznia do dnia 31 grudnia 2015 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM
INNE UWAGI
DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z ZESZŁOROCZNYMI UWAGAMI
Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Baudilio TOMÉ MUGURUZA, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 13 września 2016 r.
W imieniu Trybunału Obrachunkowego | |
Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA | |
Prezes |
ZAŁĄCZNIK
Działania podjęte w związku z zeszłorocznymi uwagami
Działania podjęte w związku z zeszłorocznymi uwagami
Rok | Uwagi Trybunału | Działania naprawcze (zrealizowane/w trakcie realizacji/ niepodjęte/brak danych lub nie dotyczy) | |
2012 | Przejrzystość procedur naboru pracowników wymaga dalszej poprawy - nie ma dowodów na to, by wagi i progi punktowe wymagane do otrzymania zaproszenia na rozmowę kwalifikacyjną i warunkujące umieszczenie na liście rezerwowej były określone przed rozpoczęciem przeglądu kandydatur, a także by pytania na rozmowy kwalifikacyjne i egzaminy pisemne zostały określone przed rozpoczęciem przeglądu kandydatur. | w trakcie realizacji | |
2013 | 446 (18 %) spośród wszystkich płatności dokonano po terminie określonym w rozporządzeniu finansowym. Przeciętne opóźnienie wyniosło 21 dni. | niepodjęte (1) | |
2013 | Sześć z 16 standardów kontroli wewnętrznej nie zostało jeszcze w pełni wdrożonych. | w trakcie realizacji (2) | |
2013 | Przejrzystość procedur naboru pracowników wymaga dalszej poprawy - pytania na egzaminy pisemne i rozmowy kwalifikacyjne były ustalane po przystąpieniu do badania kandydatur, co zwiększa ryzyko, że zostały one przygotowane pod wpływem konkretnej kandydatury; komisja selekcyjna nie zawsze przyznawała punkty za wszystkie kryteria wyboru określone w ogłoszeniu o naborze; podpisywana przez członków komisji selekcyjnej deklaracja braku konfliktu interesów dotyczy tylko relacji osobistych, z jednoznacznym wykluczeniem relacji zawodowych; w przypadku jednego postępowania rekrutacyjnego stwierdzono rozbieżność pomiędzy jednym z kryteriów określonych w ogłoszeniu o naborze a odpowiednim kryterium wyboru dotyczącym liczby lat wykazanego doświadczenia zawodowego. | w trakcie realizacji | |
2014 | W ramach swojego systemu zarządzania budżetem (ABAC) za rok 2014 r. Urząd dokonał przeniesień zobowiązań budżetowych w kwocie 1,3 mln euro, która nie była poparta zobowiązaniami prawnymi. Jest to sprzeczne z rozporządzeniem finansowym. W wyniku kontroli przeprowadzonej przez Trybunał Urząd podjął decyzję o dokonaniu korekty nieprawidłowych przeniesień, co ujęto w ostatecznej wersji sprawozdania finansowego za 2014 r. Jednakże, ponieważ okres budżetowy przypadający na 2014 r. został już zamknięty, nie było możliwe dokonanie korekty w systemie, w związku z czym należy jej dokonać w okresie budżetowym przypadającym na 2015 r. | nie dotyczy | |
2014 | 1 062 (28,6 %) spośród wszystkich płatności dokonano po terminie określonym w rozporządzeniu finansowym. Przeciętne opóźnienie wyniosło 24 dni. | niepodjęte | |
2014 | Z kwoty 689 875 euro środków niezróżnicowanych, na które zaciągnięto zobowiązania, przeniesionych z 2013 r., w 2014 r. anulowano 146 417 euro (21,2 %) (w 2013 r. było to 16,5 %). Sytuacja ta świadczy o uchybieniach w planowaniu budżetowym Urzędu i jest niezgodna z zasadą jednoroczności budżetu. Anulowane środki są związane przede wszystkim z usługami pośrednictwa i szkoleniami dla pracowników, a także z usługami wsparcia administracyjnego i kosztami tłumaczeń. | nie dotyczy | |
2014 | Urząd zrealizował środki na zobowiązania w wysokości zaledwie 12,4 mln euro, co stanowi 84,7 % zatwierdzonego budżetu (w 2013 r. było to 10,5 mln euro, czyli 87,3 %). W tytule II (wydatki administracyjne) stwierdzono wysoki poziom przeniesień środków na 2015 r. Wyniósł on około 608 848 euro, co stanowi 27,9 % środków, na które zaciągnięto zobowiązania w tym tytule (w 2013 r. było to 540 269 euro, czyli 30,7 %). Przeniesienia te były związane głównie z usługami doradczymi i doradztwem w zakresie informatyki zrealizowanymi w 2014 r., za które nie wystawiono jeszcze faktur, lub takimi, które miał zostać zrealizowane w 2015 r. | nie dotyczy | |
2014 | W Urzędzie występuje duża rotacja personelu. W 2014 r. odeszło 14 osób, w tym 4 z ważnych stanowisk. Stanowi to poważne zagrożenie dla realizacji celów określonych w rocznym i wieloletnim programie prac. | w trakcie realizacji | |
2014 | Zgodnie z decyzją podjętą przez dyrektora wykonawczego uczestnicy posiedzeń zorganizowanych przez Urząd należą do jednej z trzech kategorii (A, B lub C) pod względem zwracanych kosztów. Łączna kwota środków zwróconych uczestnikom posiedzeń wyniosła 997 506 euro. Uczestnicy należący do kategorii A, którzy podczas posiedzeń pełnią określone funkcje, otrzymują zwrot kosztów podróży i utrzymania w postaci zryczałtowanej kwoty, natomiast uczestnicy należący do kategorii B otrzymują tylko zryczałtowany zwrot kosztów podróży. Uczestnicy należący do kategorii C nie otrzymują żadnego zwrotu kosztów. Liczba uczestników zakwalifikowanych do kategorii A wzrosła z 61 % w 2013 r. do 69 % w 2014 r. Nie istnieje dokumentacja uzasadniająca klasyfikację uczestników do poszczególnych kategorii. | w trakcie realizacji (3) | |
(1) W 2015 r. 1 024 spośród wszystkich płatności (czyli 29,2 %) dokonano po terminie określonym w rozporządzeniu finansowym. Przeciętne opóźnienie wyniosło 29 dni. (2) Do końca 2015 r. nie wdrożono jeszcze jednego standardu kontroli wewnętrznej. (3) W 2015 r. łączna kwota środków zwróconych uczestnikom posiedzeń wyniosła 987 515 euro. Liczba uczestników zakwalifikowanych do kategorii A zmniejszyła się z 69 % w 2014 r. do 52 % w 2015 r. |
ODPOWIEDŹ AGENCJI
© Unia Europejska, http://eur-lex.europa.eu/
Za autentyczne uważa się wyłącznie dokumenty Unii Europejskiej opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.