Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu za rok budżetowy 2014, wraz z odpowiedziami Urzędu.

Dzienniki UE

Dz.U.UE.C.2015.409.102

Akt nienormatywny

Wersja od: 9 grudnia 2015 r.

SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu za rok budżetowy 2014, wraz z odpowiedziami Urzędu

(2015/C 409/12)

(Dz.U.UE C z dnia 9 grudnia 2015 r.)

WPROWADZENIE

1. Europejski Urząd Wsparcia w dziedzinie Azylu (zwany dalej "Urzędem", inaczej "EASO") z siedzibą w Valetcie został ustanowiony rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 439/2010 ¹ . Zadaniem Urzędu jest wspieranie rozwoju wspólnego europejskiego systemu azylowego. Urząd ustanowiono w celu wzmacniania praktycznej współpracy w kwestiach związanych z azylem oraz w celu zapewnienia państwom członkowskim pomocy w wypełnianiu europejskich i międzynarodowych zobowiązań do udzielania pomocy potrzebującym. Urząd działa jako ośrodek wiedzy fachowej w dziedzinie azylu. Zapewnia także wsparcie państwom członkowskim, których systemy azylowe i systemy przyjmowania znajdują się pod szczególną presją.

INFORMACJE LEŻĄCE U PODSTAW POŚWIADCZENIA WIARYGODNOŚCI

2. Przyjęte przez Trybunał podejście kontrolne obejmuje analityczne procedury kontrolne, bezpośrednie badanie transakcji oraz ocenę kluczowych mechanizmów kontrolnych w stosowanych przez Urząd systemach nadzoru i kontroli. Elementami uzupełniającymi to podejście są dowody uzyskane na podstawie prac innych kontrolerów oraz analiza oświadczeń kierownictwa.

POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI

3. Na mocy postanowień art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE) Trybunał zbadał:

a) roczne sprawozdanie finansowe Urzędu obejmujące sprawozdanie finansowe ^2 oraz sprawozdanie z wykonania budżetu ^3 za rok budżetowy zakończony dnia 31 grudnia 2014 r.; jak również

b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania.

Zadania kierownictwa

4. Kierownictwo odpowiada za sporządzenie i rzetelną prezentację rocznego sprawozdania finansowego Urzędu oraz za legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw ^4 :

a) zadania kierownictwa w zakresie rocznego sprawozdania finansowego Urzędu obejmują: zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie systemu kontroli wewnętrznej umożliwiającego sporządzenie i rzetelną prezentację sprawozdania finansowego, które nie zawiera istotnych zniekształceń spowodowanych nadużyciem lub błędem, a także wybór i stosowanie właściwych zasad (polityki) rachunkowości na podstawie zasad rachunkowości przyjętych przez księgowego Komisji ^5 oraz sporządzanie szacunków księgowych, które są racjonalne w danych okolicznościach. Dyrektor wykonawczy zatwierdza roczne sprawozdanie finansowe Urzędu po tym, jak zostanie ono sporządzone przez księgowego Urzędu na podstawie wszystkich dostępnych informacji. Do sprawozdania finansowego księgowy dołącza oświadczenie, w którym stwierdza między innymi, czy uzyskał wystarczającą pewność, że daje ono prawdziwy i rzetelny obraz sytuacji finansowej Urzędu we wszystkich istotnych aspektach;

b) zadania kierownictwa w zakresie legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń i zgodności z zasadą należytego zarządzania finansami obejmują zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie skutecznego i wydajnego systemu kontroli wewnętrznej, w tym właściwego nadzoru, jak również podejmowanie odpowiednich działań w celu zapobiegania nieprawidłowościom i nadużyciom finansowym oraz - w razie konieczności - podejmowanie kroków prawnych w celu odzyskania nienależnie wypłaconych lub niewłaściwie wykorzystanych środków finansowych.

Zadania Trybunału

5. Zadaniem Trybunału jest przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie ^6 , na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Trybunał przeprowadza kontrolę zgodnie z wydanymi przez IFAC Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej i kodeksem etyki oraz z Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli wydanymi przez INTOSAI (ISSAI). Zgodnie z tymi standardami Trybunał zobowiązany jest zaplanować i przeprowadzić kontrolę w taki sposób, aby uzyskać wystarczającą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe Urzędu nie zawiera istotnych zniekształceń, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe.

6. W ramach kontroli stosuje się procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w rocznym sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Dobór procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia - w wyniku nadużycia lub błędu - istotnego zniekształcenia w rocznym sprawozdaniu finansowym lub istotnej niezgodności transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania z wymogami przepisów Unii Europejskiej. W celu zaprojektowania procedur kontroli odpowiednich w danych okolicznościach kontroler, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej w zakresie dotyczącym sporządzania i rzetelnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego oraz systemy nadzoru i kontroli wprowadzone w celu zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Kontrola obejmuje także ocenę stosowności przyjętych zasad (polityki) rachunkowości oraz racjonalności sporządzonych szacunków księgowych, a także ocenę ogólnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego. Sporządzając niniejsze sprawozdanie zawierające poświadczenie wiarygodności, Trybunał uwzględnił wyniki badania sprawozdania finansowego Urzędu, przeprowadzonego przez niezależnego audytora zewnętrznego zgodnie z przepisami art. 208 ust. 4 rozporządzenia finansowego UE ^7 .

7. Trybunał uznał, że uzyskane dowody kontroli stanowią wystarczającą i właściwą podstawę do wydania poświadczenia wiarygodności.

Opinia na temat wiarygodności rozliczeń

8. W opinii Trybunału roczne sprawozdanie finansowe Urzędu przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach jego sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2014 r. oraz wyniki transakcji i przepływy pieniężne za kończący się tego dnia rok, zgodnie z przepisami jej regulaminu finansowego oraz z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji.

Opinia na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń

9. W opinii Trybunału transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Urzędu za okres od dnia 1 stycznia do dnia 31 grudnia 2014 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

10. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.

UWAGI DOTYCZĄCE LEGALNOŚCI I PRAWIDŁOWOŚCI TRANSAKCJI

11. W ramach swojego systemu zarządzania budżetem (ABAC) za rok 2014 r. Urząd dokonał przeniesień zobowiązań budżetowych w kwocie 1,3 mln euro, która nie była poparta zobowiązaniem prawnym. Jest to sprzeczne z rozporządzeniem finansowym. W wyniku kontroli przeprowadzonej przez Trybunał Urząd podjął decyzję o dokonaniu korekty nieprawidłowych przeniesień, co ujęto w ostatecznej wersji sprawozdania finansowego za 2014 r. Jednakże, ponieważ okres budżetowy przypadający na 2014 r. został już zamknięty, nie było możliwe dokonanie korekty w systemie, w związku z czym należy jej dokonać w okresie budżetowym przypadającym na 2015 r.

UWAGI DOTYCZĄCE MECHANIZMÓW KONTROLI WEWNĘTRZNEJ

12. 1 062 (28,6 %) spośród wszystkich płatności dokonano po terminie określonym w rozporządzeniu finansowym. Przeciętne opóźnienie wyniosło 24 dni.

UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM

13. Z kwoty 689 875 euro środków niezróżnicowanych, na które zaciągnięto zobowiązania, przeniesionych z 2013 r., w 2014 r. anulowano 146 417 euro (21,2 %) (w 2013 r. było to 16,5 %). Sytuacja ta świadczy o uchybieniach w planowaniu budżetowym Urzędu oraz jest niezgodna z zasadą jednoroczności budżetu. Anulowane środki są związane przede wszystkim z usługami pośrednictwa i szkoleniami dla pracowników, a także z usługami wsparcia administracyjnego i kosztami tłumaczeń.

14. Urząd zrealizował środki na zobowiązania w wysokości zaledwie 12,4 mln euro, czyli 84,7 % zatwierdzonego budżetu (w 2013 r. było to 10,5 mln euro, czyli 87,3 %). Poziom środków, na które zaciągnięto zobowiązania, przeniesionych na 2015 r. był wysoki w tytule II (wydatki administracyjne), gdzie wyniósł 608 848 euro, czyli 27,9 % (w 2013 r. było to 540 269 euro, czyli 30,7 %). Było to związane głównie z usługami doradczymi i doradztwem w zakresie informatyki zrealizowanymi w 2014 r., za które nie wystawiono jeszcze za nie faktur, lub takimi, które mają zostać zrealizowane w 2015 r.

INNE UWAGI

15. Rotacja personelu Urzędu jest duża. W 2014 r. z Urzędu odeszło 14 osób, w tym 4 z ważnych stanowisk. Tak duża rotacja personelu stanowi poważne zagrożenie dla realizacji celów określonych w rocznym i wieloletnim programie prac.

16. Zgodnie z decyzją podjętą przez dyrektora wykonawczego uczestnicy posiedzeń zorganizowanych przez Urząd należą do jednej z trzech kategorii (A, B lub C) zwracanych kosztów. Łączna kwota środków zwróconych uczestnikom posiedzeń wyniosła 997 506 euro. Uczestnicy należący do kategorii A, którzy podczas posiedzeń pełnią określone funkcje, otrzymują zwrot kosztów podróży i utrzymania w postaci zryczałtowanej kwoty, natomiast uczestnicy należący do kategorii B otrzymują tylko zryczałtowany zwrot kosztów podróży. Uczestnicy należący do kategorii C nie otrzymują żadnego zwrotu kosztów. Liczba uczestników zakwalifikowanych do kategorii A wzrosła z 61 % w 2013 r. do 69 % w 2014 r. Nie istnieje dokumentacja uzasadniająca podział uczestników na wymienione trzy kategorie.

DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z ZESZŁOROCZNYMI UWAGAMI

17. Przegląd działań naprawczych podjętych w wyniku uwag zgłoszonych przez Trybunał w roku poprzednim przedstawiono w załączniku I.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Milan Martin CVIKL, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 8 września 2015 r.

	W imieniu Trybunału Obrachunkowego
	Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
	Prezes

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK  I

Działania podjęte w związku z zeszłorocznymi uwagami

Rok	Uwagi Trybunału	Działania naprawcze (zrealizowane/w trakcie realizacji/ niepodjęte/brak danych lub nie dotyczy)
2012	Dziesięć z 16 standardów kontroli wewnętrznej nie zostało jeszcze w pełni wdrożonych.	w trakcie realizacji
2012	Należy poprawić przejrzystość procedur rekrutacji. Nie ma dowodów na to, by wagi i progi punktowe wymagane do otrzymania zaproszenia na rozmowę kwalifikacyjną i warunkujące umieszczenie na liście rezerwowej były określone przed rozpoczęciem przeglądu kandydatur, a także by pytania na rozmowy kwalifikacyjne i egzaminy pisemne zostały określone przed rozpoczęciem przeglądu kandydatur.	niepodjęte
2013	Podczas kontroli nie przedstawiono uzasadnienia rozliczeń międzyokresowych na kwotę 40 000 euro tytułem dodatków i zwrotu kosztów dla członków personelu, którzy rozpoczęli pełnienie obowiązków w 2013 r.	nie dotyczy
2013	446 (18 %) spośród wszystkich płatności dokonano po terminie określonym w rozporządzeniu finansowym. Przeciętne opóźnienie wyniosło 21 dni.	niepodjęte
2013	Sześć z 16 standardów kontroli wewnętrznej nie zostało jeszcze w pełni wdrożonych.	w trakcie realizacji
2013	Urząd przeszacował swoje zapotrzebowanie na środki budżetowe na 2013 r. o 13 % (w 2012 r. było to 32 %). Zaciągnięto zobowiązania na sumę zaledwie 10,4 mln euro z łącznej kwoty środków budżetowych w wysokości 12 mln euro. Przeniesiono środki w kwocie 2,5 mln euro, co stanowi 24 % całości środków, na które zaciągnięto zobowiązania (w 2012 r. było to 65 %). Z tej kwoty 337 031 euro nie było popartych zobowiązaniem prawnym. Wprawdzie planowanie budżetu wymaga jeszcze dopracowania, jednak zarówno przeszacowanie zapotrzebowania na środki budżetowe, jak i poziom przeniesionych środków, na które zaciągnięto zobowiązania, były znacznie niższe niż w roku poprzednim.	nie dotyczy
2013	Przeniesienia środków, na które zaciągnięto zobowiązania, dotyczą głównie tytułu II (pozostałe wydatki administracyjne), gdzie wyniosły 540 269 euro, czyli 31 % środków, na które zaciągnięto zobowiązania, i tytułu III (działalność operacyjna), gdzie wyniosły 1 841 798 euro (45 % środków, na które zaciągnięto zobowiązania). Związane są one w większości z fakturami, które nie wpłynęły lub nie zostały jeszcze zapłacone na koniec roku, oraz z usługami, które nie zostały jeszcze wykonane.	nie dotyczy
2013	Przejrzystość procedur naboru pracowników wymaga dalszej poprawy: pytania na egzaminy pisemne i rozmowy kwalifikacyjne były ustalane po przystąpieniu do badania kandydatur, co zwiększa ryzyko, że zostały one przygotowane pod wpływem konkretnej kandydatury; komisja selekcyjna nie zawsze przyznawała punkty za wszystkie kryteria wyboru określone w ogłoszeniu o naborze; podpisywana przez członków komisji selekcyjnej deklaracja braku konfliktu interesów dotyczy tylko relacji osobistych, z jednoznacznym wykluczeniem relacji zawodowych; w przypadku jednego postępowania rekrutacyjnego stwierdzono rozbieżność pomiędzy jednym z kryteriów określonych w ogłoszeniu o naborze a odpowiednim kryterium wyboru dotyczącym liczby lat wykazanego doświadczenia zawodowego.	w trakcie realizacji

ZAŁĄCZNIK  II

Europejski Urząd Wsparcia w dziedzinie Azylu (Valletta, Malta)

Kompetencje i zadania

Zakres kompetencji Unii według Traktatu (art. 3 Traktatu o Unii Europejskiej oraz art. 67, 78 i 80 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej)	Unia zapewnia swoim obywatelom przestrzeń wolności, bezpieczeństwa i sprawiedliwości bez granic wewnętrznych, w której zagwarantowana jest swoboda przepływu osób, w powiązaniu z właściwymi środkami w odniesieniu do kontroli granic zewnętrznych, azylu, imigracji, jak również zapobiegania i zwalczania przestępczości. Unia rozwija wspólną politykę w dziedzinie azylu, dodatkowej ochrony i tymczasowej ochrony, mającą na celu przyznanie odpowiedniego statusu każdemu obywatelowi państwa trzeciego wymagającemu międzynarodowej ochrony oraz mającą na celu zapewnienie przestrzegania zasady non-refoulement. Polityka ta musi być zgodna z Konwencją Genewską z dnia 28 lipca 1951 r. i Protokołem z dnia 31 stycznia 1967 r. dotyczącymi statusu uchodźców, jak również z innymi odpowiednimi traktatami. W tym celu należy przyjąć środki dotyczące wspólnego europejskiego systemu azylowego obejmującego: jednolity status azylu dla obywateli państw trzecich, obowiązujący w całej Unii; jednolity status ochrony uzupełniającej dla obywateli państw trzecich, którzy nie uzyskawszy azylu europejskiego, wymagają międzynarodowej ochrony; wspólny system tymczasowej ochrony dla wysiedleńców, na wypadek masowego napływu; wspólne procedury przyznawania i pozbawiania jednolitego statusu azylu lub ochrony uzupełniającej; kryteria i mechanizmy ustalania państwa członkowskiego odpowiedzialnego za rozpatrywanie wniosku o udzielenie azylu lub ochrony uzupełniającej; normy dotyczące warunków przyjmowania osób ubiegających się o azyl lub o ochronę uzupełniającą; partnerstwo i współpracę z państwami trzecimi w celu zarządzania napływem osób ubiegających się o azyl lub o ochronę uzupełniającą lub tymczasową. W przypadku gdy jedno lub więcej państw członkowskich znajdzie się w nadzwyczajnej sytuacji charakteryzującej się nagłym napływem obywateli państw trzecich, możliwe jest przyjęcie środków tymczasowych na korzyść zainteresowanego państwa lub państw członkowskich. Polityka Unii w dziedzinie azylu oraz wprowadzanie jej w życie podlega zasadzie solidarności i sprawiedliwego podziału odpowiedzialności między państwami członkowskimi, w tym również na płaszczyźnie finansowej.
Kompetencje Urzędu (rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 439/ 2010 w sprawie utworzenia Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu)	Cele Urząd przyczynia się do utworzenia wspólnego europejskiego systemu azylowego. Urząd ułatwia, koordynuje i wzmacnia praktyczną współpracę między państwami członkowskimi w zakresie wielu aspektów związanych z azylem, takich jak: zapewnienie praktycznego i operacyjnego wsparcia państwom członkowskim; zapewnienie wsparcia operacyjnego państwom członkowskim, które mają szczególne potrzeby, lub których systemy azylowe znajdują się pod szczególną presją; udzielanie naukowego i technicznego wsparcia w zakresie polityki i prawodawstwa Unii we wszystkich dziedzinach mających bezpośredni lub pośredni wpływ na kwestie azylowe. Zadania - Wsparcie bieżące: wspieranie i stymulowanie zapewnienia wspólnej jakości procedur azylowych poprzez wspólne szkolenia, wspólny program szkoleń dla pracowników służb azylowych oraz wspólne informacje o krajach pochodzenia. - Wsparcie specjalne: pomoc dostosowana do potrzeb, budowanie zdolności, relokacja, wsparcie specjalne i specjalne procedury kontroli jakości. - Pomoc doraźna: solidarność z państwami członkowskimi mającymi do czynienia ze szczególną presją w trakcie udzielania wsparcia tymczasowego i pomocy tymczasowej w celu naprawy lub odbudowy systemu azylowego. - Wsparcie w zakresie wymiany informacji i analiz: wymiana i scalanie informacji i danych, analiz i ocen - oprócz porównywania i wymiany informacji również analiza wspólnych tendencji oraz wspólna ocena. - Wsparcie na rzecz państw trzecich:wspieranie wymiaru zewnętrznego, wspieranie partnerstw z państwami trzecimi dążących do wypracowania wspólnych rozwiązań, np. poprzez budowanie zdolności i regionalne programy ochrony oraz koordynowanie działań podejmowanych przez państwa członkowskie w dziedzinie przesiedleń.
Zarządzanie	Zarząd Skład W skład zarządu Urzędu wchodzi po jednym członku z każdego państwa członkowskiego poza Danią, dwóch członków z Komisji Europejskiej oraz jeden członek z UNHCR bez prawa głosu. Członkowie mianowani są na podstawie swojego doświadczenia, odpowiedzialności zawodowej oraz wysokich kompetencji w dziedzinie azylu. Dania, Islandia, Liechtenstein, Norwegia i Szwajcaria mogą uczestniczyć we wszystkich posiedzeniach zarządu i pozostałych spotkaniach w charakterze obserwatorów. Zadania Najważniejsze obowiązki zarządu Urzędu jako organu odpowiedzialnego za zarządzanie i planowanie są wymienione w art. 29 rozporządzenia w sprawie EASO. Należą do nich: mianowanie dyrektora wykonawczego oraz przyjmowanie programów prac Urzędu, jego rocznych sprawozdań i jego budżetu ogólnego. Zarząd ponosi ogólną odpowiedzialność za skuteczne wykonywanie obowiązków przez Urząd. Dyrektor wykonawczy Dyrektor wykonawczy, który pełni swoje obowiązki z zachowaniem niezależności, jest prawnym przedstawicielem Urzędu. Jest odpowiedzialny między innymi za zarządzanie administracyjne Urzędem oraz za realizację programów prac i decyzji zarządu. W dniu 1 lutego 2011 r. stanowisko dyrektora wykonawczego Urzędu objął Robert K. Visser. Jego kadencja trwa pięć lat z możliwością jednokrotnego przedłużenia na kolejne trzy lata. Forum doradcze Urząd ustanowił forum doradcze zgodnie z art. 51 rozporządzenia w sprawie EASO. Za pośrednictwem forum doradczego Urząd może zapewnić prowadzenie ścisłego dialogu z organizacjami społeczeństwa obywatelskiego oraz właściwymi organami. Forum doradcze jest miejscem wymiany informacji i ośrodkiem gromadzenia wiedzy pomiędzy Urzędem a organizacjami społeczeństwa obywatelskiego oraz właściwymi organami prowadzącymi działalność w dziedzinie polityki azylowej. Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie EASO forum doradcze zbiera się na posiedzeniach plenarnych co najmniej raz w roku. Ponadto Urząd prowadzi roczny kalendarz, na podstawie którego organizowane są różne formy konsultacji, tj. spotkania ekspertów, warsztaty, seminaria i konsultacje internetowe. Kontrola wewnętrzna Służba Audytu Wewnętrznego Komisji Kontrola zewnętrzna Europejski Trybunał Obrachunkowy Organ udzielający absolutorium z wykonania budżetu Parlament Europejski działający na zalecenie Rady
Środki udostępnione Urzędowi w roku 2014 (2013)	Budżet ostateczny 15 663 975 euro (12 mln euro) Zatrudnienie na dzień 31 grudnia 2014 r. Stanowiska zatwierdzone (pracownicy zatrudnieni na czas określony): 51 (45). Stanowiska obsadzone: 48 (44) Inne stanowiska (pracownicy kontraktowi i oddelegowani eksperci krajowi ^(1)): 33 (32) Stanowiska obsadzone: 31 (27) Liczba stanowisk ogółem: 84 (77), Stanowiska obsadzone: 79 ^(2) (71), w tym pracownicy wykonujący zadania: - operacyjne: 45 (43), - administracyjne i pomocnicze: 34 (28)
Produkty i usługi w roku 2014	Działalność Urzędu obejmuje pięć głównych obszarów: wsparcie bieżące, wsparcie specjalne, pomoc doraźną, wsparcie w zakresie wymiany informacji i analiz oraz wsparcie na rzecz państw trzecich. Wsparcie bieżące: W zakresie szkoleń Urząd zorganizował 13 szkoleń dla osób przeprowadzających szkolenia, trzy regionalne imprezy szkoleniowe, opracował jeden nowy moduł szkoleń i zaktualizował cztery już istniejące moduły, a także dwa podręczniki szkoleniowe oraz jedno roczne sprawozdanie szkoleniowe na podstawie tzw. "kokpitu szkoleniowego", zorganizował doroczne seminarium dydaktyczne, jedno spotkanie szkoleniowe na temat posiedzeń krajowych punktów kontaktowych oraz zapoczątkował proces certyfikacji swojego systemu szkoleniowego. Prace Urzędu nad zapewnieniem jakości procedur i decyzji azylowych objęły opracowanie map tematycznych dostępu do procedur, identyfikację osób o szczególnych potrzebach i wymagających szczególnych procedur, opracowanie publikacji na temat narzędzia kontroli jakości wywiadów, organizację trzech posiedzeń tematycznych, ośmiu spotkań grup roboczych oraz jednego spotkania krajowych punktów kontaktowych na temat jakości. Ponadto Urząd zacieśnił współpracę z pracownikami sądów i Trybunałów poprzez organizację dorocznej konferencji i trzech posiedzeń ekspertów, a także opracował narzędzie praktyczne w związku z art. 15 lit. c) dyrektywy w sprawie kwalifikowania. Jeżeli chodzi o tematykę dotyczącą handlu ludźmi, od października 2012 r. do października 2014 r. Urząd był koordynatorem ds. sprawozdania dotyczącego działań wspólnych agencji z obszaru wymiaru sprawiedliwości i spraw wewnętrznych mających na celu walkę z tym problemem i zorganizował jedno spotkanie eksperckie. Zorganizowano także konferencję w ramach współpracy praktycznej Urzędu dotyczącą problematyki nieletnich bez opieki i cztery posiedzenia tematyczne; zainicjowano publikację na temat poszukiwania członków rodziny i ocenę publikacji pt. "Praktyka szacowania wieku w Europie - podejście Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu". W odniesieniu do Informacji o krajach pochodzenia Urząd rozwijał poświęcony im portal, z którego skorzystało 580 aktywnych użytkowników, opracował cztery sieci dotyczące informacji o krajach pochodzenia: Iranu, Iraku, Rosji i Afganistanu, zorganizował dwa spotkania krajowych administratorów portalu i cztery szkolenia dla nich, dwa spotkania strategicznych sieci informacji o krajach pochodzenia oraz 13 warsztatów i seminariów dla poszczególnych krajów. Ponadto Urząd opracował dwa sprawozdania dotyczące informacji o krajach pochodzenia (na temat Somalii i Czeczenii) oraz publikację na temat narzędzi i wskazówek związanych z poszukiwaniem informacji o kraju pochodzenia online. Wsparcie specjalne: Urząd zapewnił Włochom wsparcie specjalne polegające na pomocy we wdrożeniu specjalnego planu wsparcia, którego realizację rozpoczęto w 2013 r., a począwszy od czerwca 2014 r. zapewniał wsparcie specjalne także Cyprowi. Urząd zorganizował sześć projektów pilotażowych dotyczących wspólnego rozpatrywania wniosków o udzielenie azylu i sześć posiedzeń w ramach praktycznej współpracy dotyczących narzędzi zapewniających wsparcie oraz planowanie, relokację i przyjmowanie w ramach postępowania awaryjnego. Urząd był uczestnikiem dorocznego forum ds. relokacji i przesiedlenia. Sporządzono także mapy dotyczące cyklów przesiedleń w państwach członkowskich. Ponadto Urząd, we współpracy z zainteresowanymi podmiotami, zrealizował osiem działań w ramach Śródziemnomorskiej Grupy Zadaniowej. Pomoc doraźna: Urząd udzielił pomocy doraźnej Grecji i Bułgarii, realizując odpowiednie plany operacyjne. Urząd zorganizował dwa posiedzenia krajowych punktów kontaktowych rezerwy interwencyjnej w dziedzinie azylu. Wsparcie w zakresie wymiany informacji i analiz: Urząd opublikował roczne sprawozdanie dotyczące sytuacji w dziedzinie azylu w UE w 2013 r. wraz z informacjami przekazanymi przez około 40 zainteresowanych podmiotów. Ponadto Urząd sporządził trzy kwartalne sprawozdania, 12 sprawozdań miesięcznych i siedem sprawozdań ad hoc dotyczących azylu. Urząd zorganizował też dwa spotkania z grupą ds. dostarczania danych statystycznych, w całości wdrożył II etap systemu wczesnego ostrzegania i gotowości oraz opracował wniosek dotyczących etapu III. Wsparcie na rzecz państw trzecich: Urząd rozpoczął realizację swojej strategii dotyczącej zewnętrznego wymiaru polityki przede wszystkim poprzez realizację projektu dotyczącego Europejskiego Instrumentu Sąsiedztwa i Partnerstwa wraz z Jordanią, Tunezją i Marokiem. Ustanowiono sieć polityki wymiaru zewnętrznego, zorganizowano dwa posiedzenia w ramach współpracy praktycznej i przetłumaczono na arabski moduł szkoleniowy Urzędu. Jeżeli chodzi o organizację Urzędu i współpracę z zainteresowanymi podmiotami, Urząd zorganizował trzy posiedzenia zarządu, przyjął trzy decyzje zarządu, zawarł umowę o współpracy z Agencją ds. Zarządzania Operacyjnego Wielkoskalowymi Systemami Informatycznymi w Przestrzeni Wolności, Bezpieczeństwa i Sprawiedliwości, zorganizował czwarte posiedzenie forum doradczego oraz przeprowadził konsultacje ze społeczeństwem obywatelskim na różne tematy. W 2014 r. Urząd przewodniczył sieci agencji w obszarze wymiaru sprawiedliwości i spraw wewnętrznych, w ramach której zorganizował trzy spotkania grupy kontaktowej i spotkanie szefów tych agencji. Ponadto Urząd usprawnił swoją komunikację wewnętrzną i zewnętrzną: przyjęto strategię komunikacyjną, regularnie publikowano komunikaty prasowe i biuletyny, a także zorganizowano dzień informacyjny Urzędu w państwach członkowskich i w Parlamencie Europejskim. W 2014 r. rozpoczęto proces zewnętrznej oceny Urzędu.
^(1) W dniu 31.12.2014 r. liczba stanowisk oddelegowanych ekspertów krajowych w planie zatrudnienia została zredukowana z 14 do 12. ^(2) Wraz z ofertami złożonymi na dzień 31.12.2014 r. Źródło: Załącznik przekazany przez Urząd.

ODPOWIEDZI URZĘDU

11. Urząd dokonał koniecznych korekt na ostatni okres 2015 r. w systemie zarządzania budżetem, zgodnie z uwagami Trybunału.

12. EASO przyjmuje do wiadomości, że odsetek płatności dokonanych po terminie jest zbyt wysoki, i obecnie Urząd jest w trakcie analizowania przyczyn tej sytuacji. W drugiej połowie 2015 r. zostaną zastosowane szczególne środki, aby znacznie zmniejszyć obecny poziom płatności dokonywanych po terminie pod koniec roku budżetowego.

13-14. EASO dokona co najmniej dwukrotnie w ciągu roku przeglądu budżetu rocznego począwszy od drugiego kwartału 2015 r. w celu poprawy planowania budżetowego i procesu wdrażania, a także aby zmniejszyć wszelkie przesadne przeniesienia pod koniec roku budżetowego. Ponadto EASO wprowadził w czerwcu 2015 r. nowy format miesięcznego sprawozdania z sytuacji budżetowej, który zapewnia ukierunkowaną analizę czynników wpływających na wdrażanie budżetu i sugeruje terminowe działania korygujące dla urzędnika zatwierdzającego. Dodatkowo wykonanie budżetu zostanie omówione na warsztatach wewnętrznych dotyczących wykonania budżetowego i zarządzania finansowego zaplanowanych na 3. i 4. kwartał. Dzięki połączeniu tych środków EASO ma nadzieję na osiągniecie znacznie lepszych wyników w zakresie wykonania budżetu na 2015 r.

15. EASO zatrudnił pracowników, aby zastąpić pracowników, którzy odeszli w poprzednim roku; stanowiska są albo obsadzone, albo prowadzone są obecnie procedury rekrutacyjne. Pracownicy są najbardziej wartościowym atutem Urzędu; na poparcie tego podejścia zostaną wprowadzone działania ze strony zasobów ludzkich.

16. EASO przyjmuje do wiadomości te komentarze i dołoży starań, aby zaproszenia zostały wysłane z wyraźniejszym oznaczeniem mającej zastosowania kategorii zwrotu kosztów.

Jak wyszczególniono w dołączonej dokumentacji i w rocznym programie prac poziom uczestnictwa i wkładu oczekiwany przez EASO w organizowanych działaniach jest wysoki i specjalistyczny. Dlatego też częste korzystanie z uczestników kategorii A jest logiczną konsekwencją takich wymogów.

¹ Dz.U. L 132 z 29.5.2010, s. 11.

² Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu oraz sprawozdania z finansowych wyników działalności, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w aktywach netto oraz opisu znaczących zasad (polityki) rachunkowości i informacji dodatkowej.

³ Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje rachunek wyniku budżetowego wraz z załącznikiem.

⁴ Art. 39 i 50 rozporządzenia delegowanego Komisji (UE) nr 1271/2013 (Dz.U. L 328 z 7.12.2013, s. 42).

⁵ Zasady rachunkowości przyjęte przez księgowego Komisji opierają się na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości Sektora Publicznego (IPSAS) wydanych przez Międzynarodową Federację Księgowych, a w kwestiach nimi nieobjętych - na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości (MSR)/Międzynarodowych Standardach Sprawozdawczości Finansowej (MSSF) wydanych przez Radę Międzynarodowych Standardów Rachunkowości.

⁶ Art. 107 rozporządzenia (UE) nr 1271/2013.

⁷ Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 (Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1).