Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu za rok budżetowy 2013 wraz z odpowiedziami Urzędu.

Dzienniki UE

Dz.U.UE.C.2014.442.102

Akt nienormatywny

Wersja od: 10 grudnia 2014 r.

SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu za rok budżetowy 2013 wraz z odpowiedziami Urzędu

(2014/C 442/12)

(Dz.U.UE C z dnia 10 grudnia 2014 r.)

WPROWADZENIE

1. Europejski Urząd Wsparcia w dziedzinie Azylu (zwany dalej "Urzędem", inaczej "EASO") z siedzibą w Valletcie został ustanowiony rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 439/2010 ¹ . Zadaniem Urzędu jest wspieranie rozwoju wspólnego europejskiego systemu azylowego. Urząd ustanowiono celem wzmacniania praktycznej współpracy w kwestiach związanych z azylem oraz celem zapewnienia państwom członkowskim pomocy w wypełnianiu europejskich i międzynarodowych zobowiązań do udzielania pomocy potrzebującym. EASO działa jako ośrodek wiedzy fachowej w dziedzinie azylu. Zapewnia także wsparcie państwom członkowskim, których systemy azylowe i systemy przyjmowania znajdują się pod szczególną presją.

INFORMACJE LEŻĄCE U PODSTAW POŚWIADCZENIA WIARYGODNOŚCI

2. Przyjęte przez Trybunał podejście kontrolne obejmuje analityczne procedury kontrolne, bezpośrednie badanie transakcji oraz ocenę kluczowych mechanizmów kontrolnych w stosowanym przez Urząd systemie nadzoru i kontroli. Elementami uzupełniającymi to podejście są dowody uzyskane na podstawie prac innych kontrolerów (w stosownych przypadkach) oraz analiza oświadczeń kierownictwa.

POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI

3. Na mocy postanowień art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE) Trybunał zbadał:

a) roczne sprawozdanie finansowe Urzędu obejmujące sprawozdanie finansowe ^2 oraz sprawozdanie z wykonania budżetu ^3 za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2013 r.; jak również

b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania.

Zadania kierownictwa

4. Kierownictwo odpowiada za sporządzenie i rzetelną prezentację rocznego sprawozdania finansowego Urzędu oraz za legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw ^4 :

a) Zadania kierownictwa w zakresie rocznego sprawozdania finansowego Urzędu obejmują: zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie systemu kontroli wewnętrznej umożliwiającego sporządzenie i rzetelną prezentację sprawozdania finansowego, które nie zawiera istotnych zniekształceń spowodowanych nadużyciem lub błędem, a także wybór i stosowanie właściwych zasad (polityki) rachunkowości na podstawie zasad rachunkowości przyjętych przez księgowego Komisji ^5 oraz sporządzanie szacunków księgowych, które są racjonalne w danych okolicznościach. Dyrektor zatwierdza roczne sprawozdanie finansowe Urzędu po tym, jak zostanie ono sporządzone przez księgowego Urzędu na podstawie wszystkich dostępnych informacji. Do sprawozdania finansowego księgowy dołącza oświadczenie, w którym stwierdza między innymi, czy uzyskał wystarczającą pewność, że daje ono prawdziwy i rzetelny obraz sytuacji finansowej Urzędu we wszystkich istotnych aspektach.

b) Zadania kierownictwa w zakresie legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń i zgodności z zasadą należytego zarządzania finansami obejmują zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie skutecznego i wydajnego systemu kontroli wewnętrznej, w tym właściwego nadzoru, jak również podejmowanie odpowiednich działań w celu zapobiegania nieprawidłowościom i nadużyciom finansowym oraz - w razie konieczności - wszczynanie postępowań sądowych w celu odzyskania nienależnie wypłaconych lub niewłaściwie wykorzystanych środków finansowych.

Zadania Trybunału

5. Zadaniem Trybunału jest przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie ^6 , na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego Urzędu oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Trybunał przeprowadza kontrolę zgodnie z wydanymi przez IFAC Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej i kodeksem etyki oraz z Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli wydanymi przez INTOSAI (ISSAI). Zgodnie z tymi standardami Trybunał zobowiązany jest zaplanować i przeprowadzić kontrolę w taki sposób, aby uzyskać wystarczającą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe Urzędu nie zawiera istotnych zniekształceń, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe.

6. W ramach kontroli stosuje się procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w rocznym sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Dobór procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia - w wyniku nadużycia lub błędu - istotnego zniekształcenia w rocznym sprawozdaniu finansowym lub istotnej niezgodności transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania z wymogami przepisów Unii Europejskiej. W celu zaprojektowania procedur kontroli odpowiednich w danych okolicznościach kontroler, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej w zakresie dotyczącym sporządzania i rzetelnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego oraz systemy nadzoru i kontroli wprowadzone celem zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Kontrola obejmuje także ocenę stosowności przyjętych zasad (polityki) rachunkowości oraz racjonalności sporządzonych szacunków księgowych, a także ocenę ogólnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego.

7. Trybunał uznał, że uzyskane dowody kontroli stanowią wystarczającą i odpowiednią podstawę do wydania poświadczenia wiarygodności.

Opinia na temat wiarygodności rozliczeń

8. W opinii Trybunału roczne sprawozdanie finansowe Urzędu przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach jego sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2013 r. oraz wyniki transakcji i przepływy pieniężne za kończący się tego dnia rok, zgodnie z przepisami jego regulaminu finansowego oraz z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji.

Opinia na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń

9. W opinii Trybunału transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Urzędu za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2013 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

10. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału. Należy je rozpatrywać, mając na względzie fakt, że rok 2013 był pierwszym pełnym rokiem autonomii finansowej Urzędu.

UWAGI DOTYCZĄCE WIARYGODNOŚCI ROZLICZEŃ

11. Podczas kontroli nie przedstawiono uzasadnienia rozliczeń międzyokresowych na kwotę 40 000 euro tytułem dodatków i zwrotu kosztów dla członków personelu, którzy rozpoczęli pełnienie obowiązków w 2013 r.

UWAGI DOTYCZĄCE MECHANIZMÓW KONTROLNYCH

12. 446 spośród wszystkich płatności (18 %) dokonano po terminie określonym w rozporządzeniu finansowym. Przeciętne opóźnienie wyniosło 21 dni.

13. Sześć z 16 standardów kontroli wewnętrznej nie zostało jeszcze w pełni wdrożonych.

UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM

14. Urząd przeszacował swoje zapotrzebowanie na środki budżetowe na 2012 r. o 13 % (2012: 32 %). Zaciągnięto zobowiązania na sumę zaledwie 10,4 mln euro z łącznej kwoty środków budżetowych w wysokości 12 mln euro. Przeniesiono środki w kwocie 2,5 mln euro, co stanowi 24 % całości środków, na które zaciągnięto zobowiązania (2012: 65 %). Z tej kwoty 337 031 euro nie było popartych zobowiązaniem prawnym. Wprawdzie planowanie budżetu wymaga jeszcze dopracowania, jednak zarówno przeszacowanie zapotrzebowania na środki budżetowe, jak i poziom przeniesionych środków, na które zaciągnięto zobowiązania, były znacznie niższe niż w roku poprzednim.

15. Przeniesienia środków, na które zaciągnięto zobowiązania, dotyczą głównie tytułu II (pozostałe wydatki administracyjne), gdzie wyniosły 540 269 euro, czyli 31 % środków, na które zaciągnięto zobowiązania, i tytułu III (działalność operacyjna), gdzie wyniosły 1 841 798 euro (45 % środków, na które zaciągnięto zobowiązania). Związane są one w większości z fakturami, które nie wpłynęły lub nie zostały jeszcze zapłacone na koniec roku, oraz z usługami, które nie zostały jeszcze wykonane.

INNE UWAGI

16. Przejrzystość procedur naboru pracowników wymaga dalszej poprawy. Pytania na egzaminy pisemne i rozmowy kwalifikacyjne były ustalane po przystąpieniu do badania kandydatur, co zwiększa ryzyko, że zostały one przygotowane pod wpływem konkretnej kandydatury. Komisja selekcyjna nie zawsze przyznawała punkty za wszystkie kryteria wyboru określone w ogłoszeniu o naborze. Podpisywana przez członków komisji selekcyjnej deklaracja braku konfliktu interesów dotyczy tylko relacji osobistych, z jednoznacznym wykluczeniem relacji zawodowych. W przypadku jednego postępowania rekrutacyjnego stwierdzono rozbieżność pomiędzy jednym z kryteriów określonych w ogłoszeniu o naborze a odpowiednim kryterium wyboru dotyczącym liczby lat wykazanego doświadczenia zawodowego.

DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z ZESZŁOROCZNYMI UWAGAMI

17. Przegląd działań naprawczych podjętych w wyniku uwag zgłoszonych przez Trybunał w roku poprzednim przedstawiono w załączniku I.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Milan Martin CVIKL, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 8 lipca 2014 r.

	W imieniu Trybunału Obrachunkowego
	Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
	Prezes

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK  I

Działania podjęte w związku z zeszłorocznymi uwagami

Rok	Uwagi Trybunału	Działania naprawcze (zrealizowane/w trakcie realizacji/ niepodjęte/brak danych lub nie dotyczy)
2012	System księgowy Urzędu nie został jeszcze zatwierdzony przez księgowego.	zrealizowane
2012	Przeniesienie na kwotę 0,2 mln euro nie było poparte zobowiązaniem prawnym (umową), a zatem było nieprawidłowe.	nie dotyczy
2012	Nie przeprowadzono spisu z natury, który umożliwiłby zweryfikowanie, czy całość sprzętu nabytego na potrzeby utworzenia nowego Urzędu została wprowadzona do ewidencji.	zrealizowane
2012	Pięćdziesiąt płatności, stanowiących około 20 % łącznej sumy płatności, zostało dokonanych po terminie przewidzianym w rozporządzeniu finansowym.	nie dotyczy
2012	Dziesięć z 16 standardów kontroli wewnętrznej ^(1) nie zostało jeszcze w pełni wdrożonych.	w trakcie realizacji
2012	Zapotrzebowanie na środki budżetowe na 2012 r. zostało znacznie przeszacowane. Z łącznej kwoty 7 mln euro, przekazanej po uzyskaniu przez Urząd autonomii finansowej, zaciągnięto zobowiązania na sumę zaledwie 4,8 mln euro.	nie dotyczy
2012	Przeniesiono środki, na które zaciągnięto zobowiązania, w kwocie 3,2 mln euro, co stanowi 65,13 % całości środków, na które zaciągnięto zobowiązania, za okres autonomii finansowej ^(2). Przeniesienia te dotyczą tytułu I (koszty osobowe), gdzie wyniosły 0,3 mln euro, tytułu II (pozostałe wydatki administracyjne), gdzie wyniosły 1,4 mln euro, i tytułu III (działalność operacyjna), gdzie wyniosły 1,5 mln euro. Związane są one w większości z fakturami, które nie wpłynęły lub nie zostały jeszcze zapłacone na koniec roku, oraz z będącymi w trakcie realizacji zwrotami kosztów dotyczących ekspertów. Ponadto kwota około 0,8 mln euro dotyczy prac remontowych wykonanych w siedzibie Urzędu w 2012 r., za które płatność zostanie dokonana po odbiorze końcowym ^(3). Tak wysoki poziom przeniesień jest jednak niezgodny z zasadą jednoroczności budżetu.	nie dotyczy
2012	W kilku przypadkach kwota zobowiązań budżetowych była niewystarczająca, aby pokryć wartość odpowiednich dostarczonych towarów i usług. Szacuje się, że wartość dostaw bez pokrycia wyniosła 0,2 mln euro, czego następstwem jest odpowiednie zawyżenie w rachunku wyniku budżetowego.	nie dotyczy
2012	EASO koordynuje oddelegowywanie ekspertów z państw członkowskich celem wsparcia innych państw członkowskich w sytuacji kryzysowej i zwraca koszty podróży służbowych ekspertów wg stawek ryczałtowych. Łącza suma zwrotów kosztów podróży wyniosła około 417 000 euro (24 % wszystkich płatności). Zryczałtowanego zwrotu kosztów dokonywano także na rzecz zewnętrznych uczestników spotkań organizowanych w siedzibie EASO. Koszty spotkań podzielone są na większą liczbę pozycji budżetowych i ich łączna wysokość nie jest znana. Stosowanie stawek ryczałtowych wiąże się wprawdzie z mniejszymi obciążeniami administracyjnymi, jednak stawki takie mogą być wyższe od faktycznie poniesionych kosztów.	nie dotyczy
2012	Rząd Malty zaoferował na siedzibę EASO budynek ^(4), a umowa najmu z Maltańskim Urzędem Transportu stanowi, że obiekt "przekazywany jest w stanie wykończonym i wyposażony jest w najważniejsze przyłącza". Aby budynek mógł pełnić swoje funkcje, konieczne jest jednak wykonanie prac adaptacyjnych ^(5), których koszt szacuje się na 4,3 mln euro, z czego 3,8 mln euro miała pokryć Komisja. Do końca 2012 r. większość prac została wykonana, a zaliczki w kwocie około 3 mln euro zostały przekazane władzom Malty. Ponadto EASO płacić będzie czynsz w wysokości około 3,7 mln euro w okresie dziewięciu lat.	nie dotyczy
2012	Komisja poinformowała Parlament Europejski i Radę o uzgodnieniach z państwem przyjmującym oraz o fakcie, że budynek wymaga pewnych adaptacji, które zostaną sfinansowane przez rząd Malty i Komisję. Informacje o projekcie zostały przekazane władzom budżetowym, brak jest jednak dowodów na to, by były one świadome oczekiwanych kosztów oraz unijnego udziału w tych kosztach.	nie dotyczy
2012	Przejrzystość procedur naboru pracowników wymaga dalszej poprawy. Nie ma dowodów, by wagi i progi punktowe wymagane do otrzymania zaproszenia na rozmowę kwalifikacyjną i warunkujące umieszczenie na liście rezerwowej były określone przed rozpoczęciem przeglądu kandydatur, a także by pytania na rozmowy kwalifikacyjne i egzaminy pisemne zostały określone przed rozpoczęciem przeglądu kandydatur.	niepodjęte
^(1) ICS nr 3, 4, 5, 6, 8, 9, 10, 11, 13 i 14. ^(2) 40,32 %, biorąc pod uwagę cały rok kalendarzowy 2012. ^(3) W maju 2013 r. odbiór końcowy był w toku. ^(4) Opisany w ofercie jako nowoczesny. ^(5) Zgodnie z umową o dotację pomiędzy Komisją a rządem Malty obejmuje to np. zmianę rozkładu pomieszczeń biurowych, montaż okien dwuszybowych, instalację infrastruktury systemów informatycznych i systemów zabezpieczeń, urządzenie sali konferencyjnej itp.

ZAŁĄCZNIK  II

Europejski Urząd Wsparcia w dziedzinie Azylu, EASO (Valletta, Malta)

Kompetencje i zadania

Zakres kompetencji Unii według Traktatu (art. 3 Traktatu o Unii Europejskiej oraz art. 67, 78 i 80 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej)	Unia zapewnia swoim obywatelom przestrzeń wolności, bezpieczeństwa i sprawiedliwości bez granic wewnętrznych, w której zagwarantowana jest swoboda przepływu osób, w powiązaniu z właściwymi środkami w odniesieniu do kontroli granic zewnętrznych, azylu, imigracji, jak również zapobiegania i zwalczania przestępczości. Unia rozwija wspólną politykę w dziedzinie azylu, dodatkowej ochrony i tymczasowej ochrony, mającą na celu przyznanie odpowiedniego statusu każdemu obywatelowi państwa trzeciego wymagającemu międzynarodowej ochrony oraz mającą na celu zapewnienie przestrzegania zasady non-refoulement. Polityka ta musi być zgodna z konwencją genewską z dnia 28 lipca 1951 r. i protokołem z dnia 31 stycznia 1967 r. dotyczącymi statusu uchodźców, jak również z innymi odpowiednimi traktatami. W tym celu należy przyjąć środki dotyczące wspólnego europejskiego systemu azylowego obejmującego: jednolity status azylu dla obywateli państw trzecich, obowiązujący w całej Unii; jednolity status ochrony uzupełniającej dla obywateli państw trzecich, którzy nie uzyskawszy azylu europejskiego, wymagają międzynarodowej ochrony; wspólny system tymczasowej ochrony dla wysiedleńców, na wypadek masowego napływu; wspólne procedury przyznawania i pozbawiania jednolitego statusu azylu lub ochrony uzupełniającej; kryteria i mechanizmy ustalania państwa członkowskiego odpowiedzialnego za rozpatrywanie wniosku o udzielenie azylu lub ochrony uzupełniającej; normy dotyczące warunków przyjmowania osób ubiegających się o azyl lub o ochronę uzupełniającą; partnerstwo i współpracę z państwami trzecimi w celu zarządzania napływem osób ubiegających się o azyl lub o ochronę uzupełniającą lub tymczasową. W przypadku gdy jedno lub więcej państw członkowskich znajdzie się w nadzwyczajnej sytuacji charakteryzującej się nagłym napływem obywateli państw trzecich, możliwe jest przyjęcie środków tymczasowych na korzyść zainteresowanego państwa lub państw członkowskich. Polityka Unii w dziedzinie azylu oraz wprowadzanie jej w życie podlega zasadzie solidarności i sprawiedliwego podziału odpowiedzialności między państwami członkowskimi, w tym również na płaszczyźnie finansowej.
Kompetencje Urzędu (rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 439/2010 w sprawie utworzenia Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu)	Cele Urząd przyczynia się do utworzenia wspólnego europejskiego systemu azylowego. Celem Urzędu jest ułatwianie, koordynowanie i zacieśnianie praktycznej współpracy między państwami członkowskimi w dziedzinie azylu, między innymi poprzez: zapewnianie państwom członkowskim wsparcia praktycznego i operacyjnego; zapewnianie wsparcia operacyjnego państwom członkowskim, które mają szczególne potrzeby, lub których systemy azylowe znajdują się pod szczególną presją; udzielanie naukowego i technicznego wsparcia w zakresie polityki i prawodawstwa Unii we wszystkich dziedzinach mających bezpośredni lub pośredni wpływ na kwestie azylowe. Zadania - Wsparcie bieżące: wspieranie i stymulowanie zapewnienia wspólnej jakości procedur azylowych poprzez wspólne szkolenia, wspólny program szkoleń dla pracowników służb azylowych oraz wspólne informacje o krajach pochodzenia. - Wsparcie specjalne: pomoc dostosowana do potrzeb, budowanie zdolności, relokacja, wsparcie specjalne i specjalne procedury kontroli jakości. - Pomoc doraźna: solidarność z państwami członkowskimi mającymi do czynienia ze szczególną presją w trakcie udzielania wsparcia tymczasowego i pomocy tymczasowej w celu naprawy lub odbudowy systemu azylowego. - Wsparcie w zakresie wymiany informacji i analiz: wymiana i scalanie informacji i danych, analiz i ocen - oprócz porównywania i wymiany informacji również analiza wspólnych tendencji oraz wspólna ocena. - Wsparcie na rzecz państw trzecich: wspieranie wymiaru zewnętrznego, wspieranie partnerstw z państwami trzecimi dążących do wypracowania wspólnych rozwiązań, np. poprzez budowanie zdolności i regionalne programy ochrony oraz koordynowanie działań podejmowanych przez państwa członkowskie w dziedzinie przesiedleń.
Zarządzanie	Zarząd Skład W skład zarządu Urzędu wchodzi po jednym członku z każdego państwa członkowskiego poza Danią, dwóch członków z Komisji Europejskiej oraz jeden członek z UNHCR bez prawa głosu. Członkowie mianowani są na podstawie swojego doświadczenia, odpowiedzialności zawodowej oraz wysokich kompetencji w dziedzinie azylu. Również Chorwacja mogła uczestniczyć we wszystkich posiedzeniach zarządu i pozostałych spotkaniach w charakterze obserwatora do dnia 1 lipca 2013 r., gdy została pełnoprawnym członkiem Urzędu po wejściu w życie traktatu o przystąpieniu Chorwacji z dnia 9 grudnia 2011 r. Dania, Islandia, Liechtenstein, Norwegia i Szwajcaria mogą uczestniczyć we wszystkich posiedzeniach zarządu i pozostałych spotkaniach w charakterze obserwatorów. Zadania Najważniejsze obowiązki zarządu Urzędu jako organu odpowiedzialnego za zarządzanie i planowanie są wymienione w art. 29 rozporządzenia w sprawie EASO. Należą do nich: mianowanie dyrektora wykonawczego oraz przyjmowanie programów prac Urzędu, jego rocznych sprawozdań i jego budżetu ogólnego. Zarząd ponosi ogólną odpowiedzialność za skuteczne wykonywanie obowiązków przez Urząd. Dyrektor wykonawczy Dyrektor wykonawczy, który pełni swoje obowiązki z zachowaniem niezależności, jest prawnym przedstawicielem Urzędu. Jest odpowiedzialny między innymi za zarządzanie administracyjne Urzędem oraz za realizację programów prac i decyzji zarządu. W dniu 1 lutego 2011 r. stanowisko dyrektora wykonawczego Urzędu objął Robert K. Visser. Jego kadencja trwa pięć lat z możliwością jednokrotnego przedłużenia na kolejne trzy lata. Forum doradcze Urząd ustanowił forum doradcze zgodnie z art. 51 rozporządzenia w sprawie EASO. Za pośrednictwem forum doradczego Urząd może zapewnić prowadzenie ścisłego dialogu z organizacjami społeczeństwa obywatelskiego oraz właściwymi organami. Forum doradcze jest miejscem wymiany informacji i ośrodkiem gromadzenia wiedzy pomiędzy Urzędem a organizacjami społeczeństwa obywatelskiego oraz właściwymi organami prowadzącymi działalność w dziedzinie polityki azylowej. Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie EASO forum doradcze zbiera się na posiedzeniach plenarnych co najmniej raz w roku. Ponadto Urząd prowadzi roczny kalendarz, na podstawie którego są organizowane różne formy konsultacji, tj. spotkania ekspertów, warsztaty, seminaria i konsultacje internetowe. Kontrola wewnętrzna Służba Audytu Wewnętrznego Komisji. Kontrola zewnętrzna Europejski Trybunał Obrachunkowy. Organ udzielający absolutorium z wykonania budżetu Parlament Europejski działający na zalecenie Rady.
Środki udostępnione Urzędowi w roku 2013	Ostateczny budżet 12 mln euro Zatrudnienie na dzień 31 grudnia 2013 r. Stanowiska zatwierdzone (pracownicy zatrudnieni na czas określony): 45 Stanowiska obsadzone: 44 Inne stanowiska (pracownicy kontraktowi i oddelegowani eksperci krajowi): 32 Stanowiska obsadzone: 27 Liczba stanowisk ogółem: 77 Stanowiska obsadzone: 71, w tym pracownicy wykonujący zadania: - operacyjne: 43 - administracyjne i pomocnicze: 28
Produkty i usługi w roku 2013	Działalność Urzędu obejmuje pięć głównych obszarów: wsparcie bieżące, wsparcie specjalne, pomoc doraźną, wsparcie w zakresie wymiany informacji i analiz oraz wsparcie na rzecz państw trzecich. Wsparcie stałe: W zakresie szkoleń Urząd zorganizował 13 szkoleń dla osób przeprowadzających szkolenia, przygotował trzy nowe moduły szkoleń i zaktualizował sześć już istniejących modułów, opracował dwa podręczniki treningowe oraz tzw. "kokpit szkoleniowy", zaprojektował nową ścieżkę szkoleniową, zorganizował doroczne seminarium dydaktyczne, dwa spotkania treningowe krajowych punktów kontaktowych oraz spotkanie z treningową grupą odniesienia. Prace Urzędu nad zapewnieniem jakości procedur i decyzji azylowych objęły opracowanie mapy jakości Urzędu, organizację czterech posiedzeń tematycznych w ramach współpracy praktycznej oraz jednego spotkania krajowych punktów kontaktowych na temat jakości. W odniesieniu do informacji o krajach pochodzenia Urząd przyjął podejście promujące sieci informacji o krajach pochodzenia, opracował trzy takie sieci dotyczące Syrii, Somalii i Pakistanu, za pośrednictwem wspólnego europejskiego portalu poświęconego tym informacjom udostępnił 2108 dokumentów dotyczących informacji o kraju pochodzenia, zorganizował dwa spotkania krajowych administratorów portalu, dwa spotkania strategicznych sieci informacji o krajach pochodzenia oraz dziesięć warsztatów i seminariów dla poszczególnych krajów. Dodatkowo Urząd przeprowadził analizę porównawczą na temat Bałkanów Zachodnich i zorganizował szkolenie na temat portalu poświęconego informacjom o kraju pochodzenia. W zakresie problematyki nieletnich bez opieki Urząd wydał publikację pt. "Praktyka szacowania wieku w Europie - podejście Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu", zorganizował cztery posiedzenia w ramach praktycznej współpracy, doroczną konferencję na temat nieletnich bez opieki oraz przeprowadził badania na temat poszukiwania członków rodziny.
	Urząd zaktualizował też listę języków, których tłumacze są dostępni w państwach członkowskich, uczestniczył w odpowiednich spotkaniach z agencjami partnerskimi z obszaru wymiaru sprawiedliwości i spraw wewnętrznych w zakresie handlu ludźmi i zacieśnił współpracę z pracownikami sądów i trybunałów.
	Wsparcie specjalne: Urząd zapewnił wsparcie specjalne Szwecji i Włochom. W przypadku Szwecji Urząd przeprowadził specjalne szkolenie na temat swoich dwóch modułów, zaś w przypadku Włoch przyczynił się do wdrożenia specjalnego planu wsparcia obejmującego 45 działań wspierających. Oddelegowano 25 ekspertów w ramach dziesięciu zespołów wsparcia w celu przeprowadzenia sześciu warsztatów tematycznych na temat rozporządzenia Dublin III i informacji na temat kraju pochodzenia, w celu dokonania analizy włoskiego systemu przyjmowania i przeprowadzenia szkolenia dla przedstawicieli włoskiego sądownictwa. Dodatkowo Urząd zorganizował dwa posiedzenia odbywające się w ramach praktycznej współpracy na temat relokacji, uczestniczył w pierwszym dorocznym forum ds. relokacji i w Śródziemnomorskiej Grupie Zadaniowej, co oznaczało osiem przeznaczonych dla niego działań.
	Pomoc doraźna: Urząd udzielił pomocy doraźnej Grecji i Bułgarii, oddelegowując 49 ekspertów w ramach 25 zespołów wsparcia w dziedzinie azylu. Wdrożono wspólny projekt Urzędu i UNHCR dotyczący biegu postępowań sądowych toczących się w Grecji, a na granicy rumuńsko-węgierskiej przeprowadzono ćwiczenia alarmowe z agencją Frontex. Urząd zorganizował trzy posiedzenia krajowych punktów kontaktowych rezerwy interwencyjnej w dziedzinie azylu.
	Wsparcie w zakresie wymiany informacji i analiz: Urząd opublikował roczne sprawozdanie dotyczące sytuacji w dziedzinie azylu w UE w 2012 r. oraz trzy kwartalne sprawozdania i 12 miesięcznych sprawozdań dotyczących azylu w UE. Ponadto Urząd przeprowadził II etap prac nad systemem wczesnego ostrzegania i gotowości.
	Wsparcie na rzecz państw trzecich: Urząd przyjął strategię wymiaru zewnętrznego, uczestniczył w "procesie praskim" i w partnerstwie na rzecz mobilności zawartym między UE a Tunezją i Marokiem oraz w dialogu na temat migracji, mobilności i bezpieczeństwa z Jordanią. O realizacji projektu z tymi trzema krajami zdecydowano w grudniu 2013 r. w kontekście europejskiego instrumentu sąsiedztwa i partnerstwa. Wreszcie Urząd zorganizował dwa posiedzenia w ramach współpracy praktycznej: jedno na temat przesiedleń, a drugie na temat zewnętrznego wymiaru wspólnego europejskiego systemu azylowego, a także uczestniczył w dwóch warsztatach zorganizowanych w ramach instrumentu pomocy technicznej i wymiany informacji.
	Pod względem organizacyjnym działalność Urzędu objęła organizację czterech posiedzeń zarządu, przyjęcie trzech decyzji zarządu, zawarcie umowy o współpracy z UNHCR i Agencją Praw Podstawowych Unii Europejskiej, zorganizowanie trzeciego posiedzenia forum doradczego oraz przeprowadzenie konsultacji ze społeczeństwem obywatelskim na różne tematy. Urząd przyjął wieloletni program prac na lata 2014-2016. W 2013 r. Komisja Europejska przeprowadziła ocenę oddziaływania Urzędu na praktyczną współpracę w dziedzinie azylu i wspólnego europejskiego systemu azylowego.
Źródło: załącznik przekazany przez Urząd.

ODPOWIEDZI URZĘDU

11. Rozliczenia międzyokresowe były jedynie orientacyjne i EASO czekała na potwierdzenie od PMO dotyczące wszystkich należności dla pracowników, którzy objęli swoje stanowiska w 2013 r. EASO korzysta obecnie z systemu śledzenia wynagrodzeń (w Excelu), w którym rejestrowane są wszelkie świadczenia otrzymane przez pracowników lub wciąż im należne.

12. Do lata 2013 r. istotnie zmniejszyły się opóźnienia w płatnościach EASO; jednakże z powodu znacznego zwiększenia się nakładu pracy związanej z czynnościami na zakończenie roku, w ostatnim kwartale 2013 r. znów doszło do opóźnień w płatnościach. Wprowadzono nowe procedury, takie jak płatności w trybie masowego ładowania (ang. mass upload payments), aby zmniejszyć ilość opóźnionych płatności.

13. Wciąż trwa wdrażanie sześciu zaległych standardów kontroli wewnętrznej, które zostaną w pełni wdrożone w 2014 r.

14. EASO zauważa znaczną poprawę w swoim zarządzaniu budżetowym w 2013 r. i nie będzie ustawał w monitorowaniu wykorzystania zobowiązań budżetowych. To zapewni wyższy poziom wykonania budżetu i regularne przeniesienia.

15. EASO wdrożył system miesięcznego monitorowania i sprawozdawczości dotyczący ustanowionych zobowiązań budżetowych w celu zapewnienia terminowego umorzenia środków i ograniczenia przeniesień na rok n+1 do kwoty koniecznej i wystarczającej do pokrycia dotychczasowych zobowiązań prawnych.

16. Pytania na rozmowy kwalifikacyjne i egzaminy pisemne są przygotowywane w oparciu o wymogi na dane stanowisko, które określono w ogłoszeniu o naborze. Głównym powodem nieprzygotowania ich przed wstępnym spotkaniem było zapewnienie ich poufności.

W przypadku kilku kryteriów, które są niezbędne dla danego stanowiska, np. doskonałe umiejętności planowania i rozwiązywania problemów, istnieje ryzyko bycia niesprawiedliwym przy ich ocenianiu na podstawie formularza zgłoszeniowego. Aby zwiększyć przejrzystość, EASO wymienia wszystkie kryteria, które będą ocenione w trakcie rozmowy, w określonym punkcie ogłoszenia o naborze. EASO zastosował się do uwag Trybunału Obrachunkowego i zmienił deklarację o braku konfliktu interesów podpisywaną przez członków komisji selekcyjnej. Ponadto w dniu 29 listopada 2013 r. podpisano zasady dotyczące zapobiegania konfliktom interesów i zarządzania nimi.

17. Wagi i progi punktowe są ustanawiane z wyprzedzeniem, przed oceną zgłoszeń. Zgodnie z zasadami EASO dotyczącymi naboru próg punktowy, który pozwala na dopuszczenie do rozmów i umieszczenie na liście rezerwowej, wynosi 70 % i ma zastosowanie do wszystkich procedur naboru. Ponadto również w protokole z obrad stwierdza się, że próg punktowy jest uprzednio ustalany.

¹ Dz.U. L 132 z 29.5.2010, s. 11.

² Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu oraz rachunku wyniku ekonomicznego, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w aktywach netto oraz opisu znaczących zasad (polityki) rachunkowości i informacji dodatkowej.

³ Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje rachunek wyniku budżetowego wraz z załącznikiem.

⁴ Art. 39 i 50 rozporządzenia delegowanego Komisji (UE) nr 1271/2013 (Dz.U. L 328 z 7.12.2013, s. 42).

⁵ Zasady rachunkowości przyjęte przez księgowego Komisji opierają się na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości Sektora Publicznego (IPSAS) wydanych przez Międzynarodową Federację Księgowych, a w kwestiach nimi nieobjętych - na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości (MSR)/Międzynarodowych Standardach Sprawozdawczości Finansowej (MSSF) wydanych przez Radę Międzynarodowych Standardów Rachunkowości.

⁶ Art. 107 rozporządzenia (UE) nr 1271/2013.