Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu za rok budżetowy 2012 wraz z odpowiedziami Urzędu.
Dz.U.UE.C.2013.365.73
Akt nienormatywnydotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu za rok budżetowy 2012 wraz z odpowiedziami Urzędu
(2013/C 365/11)
(Dz.U.UE C z dnia 13 grudnia 2013 r.)
WPROWADZENIE
INFORMACJE LEŻĄCE U PODSTAW POŚWIADCZENIA WIARYGODNOŚCI
POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI |
4. Na mocy postanowień art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE) Trybunał zbadał: |
a) roczne sprawozdanie finansowe Urzędu obejmujące sprawozdanie finansowe 2 oraz sprawozdanie z wykonania budżetu 3 za rok budżetowy zakończony 31 grudnia 2012 r.; jak również |
b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. |
Zadania kierownictwa |
5. Na mocy art. 33 i 43 rozporządzenia Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 4 kierownictwo odpowiada za sporządzenie i rzetelną prezentację rocznego sprawozdania finansowego Urzędu oraz za legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw: |
a) Zadania kierownictwa w zakresie rocznego sprawozdania finansowego Urzędu obejmują: zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie systemu kontroli wewnętrznej umożliwiającego sporządzenie i rzetelną prezentację sprawozdania finansowego, które nie zawiera istotnych zniekształceń spowodowanych nadużyciem lub błędem, a także wybór i stosowanie właściwych zasad (polityki) rachunkowości na podstawie zasad rachunkowości przyjętych przez księgowego Komisji 5 oraz sporządzanie szacunków księgowych, które są racjonalne w danych okolicznościach. Dyrektor zatwierdza roczne sprawozdanie finansowe Urzędu po tym, jak zostanie ono sporządzone przez księgowego Urzędu na podstawie wszystkich dostępnych informacji. Do sprawozdania finansowego księgowy dołącza oświadczenie, w którym stwierdza między innymi, czy uzyskał wystarczającą pewność, że daje ono prawdziwy i rzetelny obraz sytuacji finansowej Urzędu we wszystkich istotnych aspektach. |
b) Zadania kierownictwa w zakresie legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń i zgodności z zasadą należytego zarządzania finansami obejmują zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie skutecznego i wydajnego systemu kontroli wewnętrznej, w tym właściwego nadzoru, jak również podejmowanie odpowiednich działań w celu zapobiegania nieprawidłowościom i nadużyciom finansowym oraz - w razie konieczności - wszczynanie postępowań sądowych w celu odzyskania nienależnie wypłaconych lub niewłaściwie wykorzystanych środków finansowych. |
Zadania Trybunału |
6. Zadaniem Trybunału jest przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie 6 , na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego Urzędu oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Trybunał przeprowadza kontrolę zgodnie z wydanymi przez IFAC Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej i kodeksem etyki oraz z Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli wydanymi przez INTOSAI (ISSAI). Zgodnie z tymi standardami Trybunał zobowiązany jest zaplanować i przeprowadzić kontrolę w taki sposób, aby uzyskać wystarczającą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe Urzędu nie zawiera istotnych zniekształceń, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe. 7. W ramach kontroli stosuje się procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w rocznym sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Dobór procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia - w wyniku nadużycia lub błędu - istotnego zniekształcenia w rocznym sprawozdaniu finansowym lub istotnej niezgodności transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania z wymogami przepisów Unii Europejskiej. W celu zaprojektowania procedur kontroli odpowiednich w danych okolicznościach kontroler, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej w zakresie dotyczącym sporządzania i rzetelnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego oraz systemy nadzoru i kontroli wprowadzone celem zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Kontrola obejmuje także ocenę stosowności przyjętych zasad (polityki) rachunkowości oraz racjonalności sporządzonych szacunków księgowych, a także ocenę ogólnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego. 8. Trybunał uznał, że uzyskane dowody kontroli stanowią wystarczającą i odpowiednią podstawę do wydania poświadczenia wiarygodności. |
Opinia na temat wiarygodności rozliczeń |
9. W opinii Trybunału roczne sprawozdanie finansowe Urzędu przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach jego sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2012 r. oraz wyniki transakcji i przepływy pieniężne za kończący się tego dnia rok, zgodnie z przepisami jego regulaminu finansowego oraz z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji. |
Opinia na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń |
10. W opinii Trybunału transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Urzędu za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2012 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
UWAGI DOTYCZĄCE WIARYGODNOŚCI ROZLICZEŃ
UWAGI DOTYCZĄCE LEGALNOŚCI I PRAWIDŁOWOŚCI TRANSAKCJI
UWAGI DOTYCZĄCE MECHANIZMÓW KONTROLNYCH
UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM
INNE UWAGI
Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Louis GALEA, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 15 lipca 2013 r.
W imieniu Trybunału Obrachunkowego | |
Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA | |
Prezes |
ZAŁĄCZNIK Nr I
Europejski Urząd Wsparcia w dziedzinie Azylu, EASO (Valletta, Malta) Kompetencje i zadania
Europejski Urząd Wsparcia w dziedzinie Azylu, EASO (Valletta, Malta) Kompetencje i zadania
Zakres kompetencji Unii według Traktatu (art. 3 Traktatu o Unii Europejskiej oraz art. 67, 78 i 80 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej) | Unia zapewnia swoim obywatelom przestrzeń wolności, bezpieczeństwa i sprawiedliwości bez granic wewnętrznych, w której zagwarantowana jest swoboda przepływu osób, w powiązaniu z właściwymi środkami w odniesieniu do kontroli granic zewnętrznych, azylu, imigracji, jak również zapobiegania i zwalczania przestępczości. Unia rozwija wspólną politykę w dziedzinie azylu, dodatkowej ochrony i tymczasowej ochrony, mającą na celu przyznanie odpowiedniego statusu każdemu obywatelowi państwa trzeciego wymagającemu międzynarodowej ochrony oraz mającą na celu zapewnienie przestrzegania zasady non-refoulement. Polityka ta musi być zgodna z Konwencją Genewską z dnia 28 lipca 1951 r. i Protokołem z dnia 31 stycznia 1967 r. dotyczącymi statusu uchodźców, jak również z innymi odpowiednimi traktatami. W tym celu należy przyjąć środki dotyczące wspólnego europejskiego systemu azylowego obejmującego: jednolity status azylu dla obywateli państw trzecich, obowiązujący w całej Unii; jednolity status ochrony uzupełniającej dla obywateli państw trzecich, którzy nie uzyskawszy azylu europejskiego, wymagają międzynarodowej ochrony; wspólny system tymczasowej ochrony dla wysiedleńców, na wypadek masowego napływu; wspólne procedury przyznawania i pozbawiania jednolitego statusu azylu lub ochrony uzupełniającej; kryteria i mechanizmy ustalania państwa członkowskiego odpowiedzialnego za rozpatrywanie wniosku o udzielenie azylu lub ochrony uzupełniającej; normy dotyczące warunków przyjmowania osób ubiegających się o azyl lub o ochronę uzupełniającą; partnerstwo i współpracę z państwami trzecimi w celu zarządzania napływem osób ubiegających się o azyl lub o ochronę uzupełniającą lub tymczasową. W przypadku gdy jedno lub więcej państw członkowskich znajdzie się w nadzwyczajnej sytuacji charakteryzującej się nagłym napływem obywateli państw trzecich, możliwe jest przyjęcie środków tymczasowych na korzyść zainteresowanego państwa lub państw członkowskich. Polityka Unii w dziedzinie azylu oraz wprowadzanie jej w życie podlega zasadzie solidarności i sprawiedliwego podziału odpowiedzialności między państwami członkowskimi, w tym również na płaszczyźnie finansowej. |
Kompetencje Urzędu (rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 439/2010 w sprawie utworzenia Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu) | Cele Urząd przyczynia się do utworzenia wspólnego europejskiego systemu azylowego. Celem Urzędu jest ułatwianie, koordynowanie i zacieśnianie praktycznej współpracy między państwami członkowskimi w dziedzinie azylu, między innymi poprzez: zapewnianie państwom członkowskim wsparcia praktycznego i operacyjnego; zapewnianie wsparcia operacyjnego państwom członkowskim, których systemy azylowe znajdują się pod szczególną presją, w tym koordynowanie zespołami wsparcia w dziedzinie azylu, w skład których wchodzą krajowi eksperci ds. azylu; udzielanie naukowego i technicznego wsparcia w zakresie polityki i prawodawstwa Unii we wszystkich dziedzinach mających bezpośredni lub pośredni wpływ na kwestie azylowe. Zadania - Wsparcie bieżące: wspieranie i stymulowanie zapewnienia wspólnej jakości procedur azylowych poprzez wspólne szkolenia, wspólny program szkoleń dla pracowników służb azylowych, wspólną jakość oraz wspólne informacje o krajach pochodzenia. - Wsparcie specjalne: pomoc dostosowana do potrzeb, budowanie zdolności, relokacja, wsparcie specjalne i specjalne procedury kontroli jakości. - Pomoc doraźna: solidarność z państwami członkowskimi mającymi do czynienia ze szczególną presją w trakcie udzielania wsparcia tymczasowego i pomocy tymczasowej w celu naprawy lub odbudowy systemu azylowego. - Wsparcie w zakresie wymiany informacji i analiz: wymiana i scalanie informacji i danych, analiz i ocen - oprócz porównywania i wymiany informacji również analiza wspólnych tendencji oraz wspólna ocena. - Wsparcie na rzecz państw trzecich: wspieranie wymiaru zewnętrznego, wspieranie partnerstw z państwami trzecimi dążących do wypracowania wspólnych rozwiązań, np. poprzez budowanie zdolności i regionalne programy ochrony oraz koordynowanie działań podejmowanych przez państwa członkowskie w dziedzinie przesiedleń. |
Zarządzanie | Zarząd Skład W skład zarządu Urzędu wchodzi po jednym członku z każdego państwa członkowskiego poza Danią, dwóch członków z Komisji Europejskiej oraz jeden członek z UNHCR bez prawa głosu. Członkowie mianowani są na podstawie swojego doświadczenia, odpowiedzialności zawodowej oraz wysokich kompetencji w dziedzinie azylu. Dania może uczestniczyć we wszystkich posiedzeniach zarządu i pozostałych spotkaniach w charakterze obserwatora. Również Chorwacja może uczestniczyć we wszystkich posiedzeniach zarządu i pozostałych spotkaniach w charakterze obserwatora do momentu, aż zostanie pełnoprawnym członkiem Urzędu po wejściu w życie traktatu o przystąpieniu Chorwacji z dnia 9 grudnia 2011 r. Zadania Najważniejsze obowiązki zarządu Urzędu jako organu odpowiedzialnego za zarządzanie i planowanie są wymienione w art. 29 rozporządzenia w sprawie EASO. Należą do nich: mianowanie dyrektora wykonawczego oraz przyjmowanie programów prac Urzędu, jego rocznych sprawozdań oraz jego budżetu ogólnego. Zarząd ponosi ogólną odpowiedzialność za skuteczne wykonywanie obowiązków przez Urząd. Dyrektor wykonawczy Dyrektor wykonawczy, który pełni swoje obowiązki z zachowaniem niezależności, jest prawnym przedstawicielem Urzędu. Jest odpowiedzialny między innymi za zarządzanie administracyjne Urzędem oraz za realizację programów prac i decyzji zarządu. W dniu 1 lutego 2011 r. stanowisko dyrektora wykonawczego Urzędu objął Dr Robert K. Visser. Jego kadencja trwa pięć lat z możliwością jednokrotnego przedłużenia na kolejne trzy lata. Grupy robocze Zgodnie z art. 32 rozporządzenia w sprawie EASO Urząd może powoływać grupy robocze składające się z ekspertów. Forum doradcze W 2011 r. - będącym pierwszym rokiem jego działalności - Urząd ustanowił forum doradcze zgodnie z art. 51 rozporządzenia w sprawie EASO. Za pośrednictwem forum doradczego Urząd może zapewnić prowadzenie ścisłego dialogu z organizacjami społeczeństwa obywatelskiego oraz właściwymi organami. Forum doradcze jest miejscem wymiany informacji i ośrodkiem gromadzenia wiedzy pomiędzy Urzędem a organizacjami społeczeństwa obywatelskiego oraz właściwymi organami prowadzącymi działalność w dziedzinie polityki azylowej. Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie EASO forum doradcze zbiera się na posiedzeniach plenarnych co najmniej raz w roku. Ponadto Urząd prowadzi roczny kalendarz, na podstawie którego są organizowane różne formy konsultacji, tj. spotkania ekspertów, warsztaty, seminaria i konsultacje internetowe. Kontrola wewnętrzna Służba Audytu Wewnętrznego Komisji. Kontrola zewnętrzna Europejski Trybunał Obrachunkowy. Organ udzielający absolutorium z wykonania budżetu Parlament Europejski działający na zalecenie Rady. |
Środki udostępnione Urzędowi w roku 2012 | Ostateczny budżet 10 mln euro (Urząd uzyskał autonomię finansową z dniem 20 września 2012 r. - do tego momentu budżet był wykonywany przez Komisję Europejską) Zatrudnienie na dzień 31 grudnia 2012 r. Stanowiska zatwierdzone (pracownicy zatrudnieni na czas określony): 38. Stanowiska obsadzone: 38 Inne stanowiska (pracownicy kontraktowi i oddelegowani eksperci krajowi): 23. Stanowiska obsadzone: 20 Liczba stanowisk ogółem: 61 Stanowiska obsadzone: 58, z czego pracownicy wykonujący zadania: - operacyjne: 30 - administracyjne i pomocnicze: 28 |
Produkty i usługi w roku 2012 | Działalność Urzędu obejmuje pięć głównych obszarów: wsparcie bieżące, wsparcie specjalne, pomoc doraźną, wsparcie w zakresie wymiany informacji i analiz oraz wsparcie na rzecz państw trzecich. Wsparcie bieżące: Urząd zorganizował 15 szkoleń dla osób prowadzących szkolenia, zaktualizował 10 modułów szkoleń, przyjął strategię szkoleń i zorganizował doroczne seminarium dydaktyczne. Ponadto opracował metodykę oceny jakości, zorganizował 16 spotkań KI z grupami roboczymi i zespołem zadaniowym, opublikował dwa sprawozdania KI dotyczące Afganistanu, zorganizował trzy warsztaty dotyczące współpracy praktycznej i cztery spotkania ekspertów w sprawie nieletnich bez opieki. Wsparcie specjalne: Urząd uruchomił wsparcie specjalne dla Szwecji i przedstawił Komisji, Radzie i Parlamentowi Europejskiemu sprawozdanie dotyczące projektów relokacji. Pomoc doraźna: Przez cały rok Urząd udzielał doraźnej pomocy Grecji. W lutym 2012 r. pomoc doraźna została udzielona Luksemburgowi. Wsparcie w zakresie wymiany informacji i analiz: Urząd opublikował roczne sprawozdanie dotyczące sytuacji w dziedzinie azylu w UE w 2011 r. Ponadto przedstawił Radzie i pozostałym partnerom analizę dotyczącą mechanizmów wczesnego ostrzegania oraz prognozę tendencji w zakresie sytuacji w dziedzinie azylu w UE. Wsparcie na rzecz państw trzecich: Urząd zorganizował konferencję dotyczącą przesiedleń. Pod względem organizacyjnym Urząd osiągnął niezależność finansową, zorganizował cztery posiedzenia zarządu, przeniósł się do nowego budynku, zawarł umowę o współpracy z Fronteksem, zorganizował drugie posiedzenie forum doradczego oraz przeprowadził konsultacje ze społeczeństwem obywatelskim na różne tematy, w tym na temat sprawozdania rocznego Urzędu. |
Źródło: informacje przekazane przez Urząd. |
ODPOWIEDZI AGENCJI
© Unia Europejska, http://eur-lex.europa.eu/
Za autentyczne uważa się wyłącznie dokumenty Unii Europejskiej opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.