Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Kolegium Policyjnego za rok budżetowy 2015 wraz z odpowiedzią Kolegium.

Dzienniki UE

Dz.U.UE.C.2016.449.36

Akt nienormatywny

Wersja od: 1 grudnia 2016 r.

SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Kolegium Policyjnego za rok budżetowy 2015 wraz z odpowiedzią Kolegium

(2016/C 449/06)

(Dz.U.UE C z dnia 1 grudnia 2016 r.)

WPROWADZENIE

1. Europejskie Kolegium Policyjne (zwane dalej "Kolegium", inaczej "CEPOL") z siedzibą w Budapeszcie zostało ustanowione decyzją Rady 2000/820/WSiSW uchyloną w 2005 r. i zastąpioną decyzją Rady 2005/681/WSiSW ¹ . Kolegium działa jako sieć łącząca krajowe policyjne instytucje szkoleniowe w państwach członkowskich w celu szkolenia wyższych funkcjonariuszy policji z wykorzystaniem wspólnych standardów.

2. W tabeli przedstawiono najważniejsze dane liczbowe dotyczące Kolegium ² .

Tabela

Najważniejsze dane liczbowe dotyczące Kolegium

	2014	2015
Budżet (w mln euro)	8,9	8,8
Łączna liczba personelu na dzień 31 grudnia ^(1)	43	45
^(1) Personel obejmuje urzędników, pracowników zatrudnionych na czas określony i pracowników kontraktowych oraz oddelegowanych ekspertów krajowych. Źródło: dane przekazane przez Kolegium.

INFORMACJE LEŻĄCE U PODSTAW POŚWIADCZENIA WIARYGODNOŚCI

3. Przyjęte przez Trybunał podejście kontrolne obejmuje analityczne procedury kontrolne, bezpośrednie badanie transakcji oraz ocenę kluczowych mechanizmów kontrolnych w stosowanych przez Kolegium systemach nadzoru i kontroli. Elementami uzupełniającymi to podejście są dowody uzyskane na podstawie prac innych kontrolerów oraz analiza oświadczeń kierownictwa.

POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI

4. Na mocy postanowień art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE) Trybunał zbadał:

a) roczne sprawozdanie finansowe Kolegium obejmujące sprawozdanie finansowe ^3  oraz sprawozdanie z wykonania budżetu ^4  za rok budżetowy zakończony 31 grudnia 2015 r.;

b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania.

Zadania kierownictwa

5. Kierownictwo odpowiada za sporządzenie i rzetelną prezentację rocznego sprawozdania finansowego Kolegium oraz za legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw ^5 :

a) Zadania kierownictwa w zakresie rocznego sprawozdania finansowego Kolegium obejmują: zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie systemu kontroli wewnętrznej umożliwiającego sporządzenie i rzetelną prezentację sprawozdania finansowego, które nie zawiera istotnych zniekształceń spowodowanych nadużyciem lub błędem, a także wybór i stosowanie właściwych zasad (polityki) rachunkowości na podstawie zasad rachunkowości przyjętych przez księgowego Komisji ^6  oraz sporządzanie szacunków księgowych, które są racjonalne w danych okolicznościach. Na podstawie umowy o gwarantowanym poziomie usług Kolegium przekazało powyższe zadania księgowemu Komisji. Dyrektor zatwierdza roczne sprawozdanie finansowe Kolegium po tym, jak zostanie ono sporządzone przez księgowego Komisji na podstawie wszystkich dostępnych informacji. Do sprawozdania finansowego księgowy dołącza oświadczenie, w którym stwierdza między innymi, że uzyskał wystarczającą pewność, że daje ono prawdziwy i rzetelny obraz sytuacji finansowej Kolegium we wszystkich istotnych aspektach.

b) Zadania kierownictwa w zakresie legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń i zgodności z zasadą należytego zarządzania finansami obejmują zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie skutecznego i wydajnego systemu kontroli wewnętrznej, w tym właściwego nadzoru, jak również podejmowanie odpowiednich działań w celu zapobiegania nieprawidłowościom i nadużyciom finansowym oraz - w razie konieczności - podejmowanie kroków prawnych w celu odzyskania nienależnie wypłaconych lub niewłaściwie wykorzystanych środków finansowych.

Zadania Trybunału

6. Zadaniem Trybunału jest przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie ^7 , na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego Kolegium oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Trybunał przeprowadza kontrolę zgodnie z wydanymi przez IFAC Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej i kodeksem etyki oraz z Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli wydanymi przez INTOSAI (ISSAI). Zgodnie z tymi standardami Trybunał zobowiązany jest zaplanować i przeprowadzić kontrolę w taki sposób, aby uzyskać wystarczającą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe Kolegium nie zawiera istotnych zniekształceń, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe.

7. W ramach kontroli stosuje się procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w rocznym sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Dobór procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia - w wyniku nadużycia lub błędu - istotnego zniekształcenia w rocznym sprawozdaniu finansowym lub istotnej niezgodności transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania z wymogami przepisów Unii Europejskiej. W celu zaprojektowania procedur kontroli odpowiednich w danych okolicznościach kontroler, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej w zakresie dotyczącym sporządzania i rzetelnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego oraz systemy nadzoru i kontroli wprowadzone w celu zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Kontrola obejmuje także ocenę stosowności przyjętych zasad (polityki) rachunkowości oraz racjonalności sporządzonych szacunków księgowych, a także ocenę ogólnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego. Sporządzając niniejsze sprawozdanie zawierające poświadczenie wiarygodności, Trybunał uwzględnił wyniki badania sprawozdania finansowego Kolegium, przeprowadzonego przez niezależnego audytora zewnętrznego zgodnie z przepisami art. 208 ust. 4 rozporządzenia finansowego UE ^8 .

8. Trybunał uznał, że uzyskane dowody kontroli stanowią wystarczającą i odpowiednią podstawę do wydania poświadczenia wiarygodności.

Opinia na temat wiarygodności rozliczeń

9. W opinii Trybunału roczne sprawozdanie finansowe Kolegium przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach jego sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2015 r. oraz wyniki transakcji i przepływy pieniężne za kończący się tego dnia rok, zgodnie z przepisami jego regulaminu finansowego oraz z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji.

Opinia na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń

10. W opinii Trybunału transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Kolegium za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2015 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

11. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.

UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM

12. Poziom szczegółowości sprawozdania z wykonania budżetu Kolegium odbiega od poziomu szczegółowości sprawozdań większości pozostałych agencji. Wskazuje to na potrzebę jasnych wytycznych dotyczących sprawozdawczości agencji na temat budżetu.

13. W tytule II (wydatki administracyjne) stwierdzono wysoki poziom przeniesień środków. Wyniosły one 212 456 euro, co stanowi 49 % środków, na które zaciągnięto zobowiązania w tym tytule (w 2014 r. było to 383 940 euro, czyli 59 %). Wynikało to z przeniesienia siedziby Kolegium ze Zjednoczonego Królestwa na Węgry w 2014 r. oraz ze związanej z nim potrzeby zawarcia nowych umów na usługi i dostawy. Do końca 2015 r. nie zrealizowano większości usług, na które zawarto umowy na ten rok.

DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z ZESZŁOROCZNYMI UWAGAMI

14. Przegląd działań naprawczych podjętych w wyniku uwag zgłoszonych przez Trybunał w roku poprzednim przedstawiono w załączniku.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Baudilio TOMÉ MUGURUZA, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 13 września 2016 r.

	W imieniu Trybunału Obrachunkowego
	Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
	Prezes

ZAŁĄCZNIK  I

Działania podjęte w związku z zeszłorocznymi uwagami

Rok	Uwagi Trybunału	Działania naprawcze (zrealizowane/w trakcie realizacji/ niepodjęte/brak danych lub nie dotyczy)
2012	Z kwoty 1,7 mln euro środków, na które zaciągnięto zobowiązania, przeniesionych z 2011 r. w roku 2012 anulowano 0,7 mln euro (41,2 %). Spowodowane to było przede wszystkim niższymi niż przewidywano zwrotami kosztów w ramach umów o dotację na 2011 r. (0,44 mln euro czyli 62 % anulowanych przeniesień).	nie dotyczy
2013	Z kwoty 1,7 mln euro środków, na które zaciągnięto zobowiązania, przeniesionych z 2012 r. w roku 2013 anulowano 0,3 mln euro (17,6 %). Spowodowane to było przede wszystkim niższymi niż przewidywano zwrotami kosztów w ramach umów o dotację na 2012 r. (0,21 mln euro czyli 70 % anulowanych przeniesień), co sugeruje potrzebę uzyskiwania od beneficjentów bardziej precyzyjnych informacji na koniec roku o faktycznie poniesionych kosztach.	nie dotyczy
2013	Stosowane przez Kolegium procedury naboru nadal nie są w pełni przejrzyste. Wytyczne dla członków komisji selekcyjnych dotyczące spójnej oceny kryteriów wyboru nie były wystarczająco przejrzyste. Wymagania dotyczące doświadczenia zawodowego nie zawsze były zgodne z przepisami wykonawczymi do regulaminu pracowniczego Kolegium, a dokumentacja naboru była niepełna.	zrealizowane
2014	Poziom anulowanych środków, na które zaciągnięto zobowiązania, przeniesionych z 2013 r. był wysoki i wyniósł 129 828 euro (15 %). Do głównych przyczyn takiego stanu rzeczy należą odwołanie projektu dotyczącego matrycy szkoleniowej (15 090 euro) i niższe niż przewidywano koszty, które mają zostać zwrócone w ramach umów o dotację na 2013 r. (57 285 euro). Projekt dotyczący matrycy szkoleniowej został odwołany na etapie początkowym ponieważ nie zaspokoił potrzeb operacyjnych. Można było tego uniknąć, gdyby Kolegium przeprowadziło właściwą analizę dotyczącą użytkowników. Przeszacowanie kosztów dotacji wskazuje na potrzebę uzyskiwania od beneficjentów bardziej precyzyjnych informacji.	nie dotyczy
2014	W tytule II (wydatki administracyjne) poziom przeniesień środków, na które zaciągnięto zobowiązania, był wysoki i wyniósł 383 940 euro, czyli 59 % (w 2013 r. było to 145 414 euro, czyli 30 %). Było to spowodowane w znacznej mierze przez zamówienie dużej liczby mebli i elementów wyposażenia informatycznego oraz wymagane koszty utrzymania związane z nową siedzibą Kolegium. W ostatnim kwartale 2014 r. zamówienie nie zostało jeszcze zrealizowane, a faktury nie zostały zapłacone (przeprowadzkę Kolegium do Budapesztu ukończono w październiku 2014 r.).	nie dotyczy

ODPOWIEDŹ AGENCJI

12. Kolegium przyjęło do wiadomości komentarze Trybunału. W rozumieniu CEPOL-u, który zgodnie z sugestiami zawartymi w ramowym rozporządzeniu finansowym powierzył funkcję księgowego księgowemu Komisji Europejskiej, różne poziomy szczegółowości wynikają z praktyk Komisji w zakresie sprawozdawczości i również z chęci uniknięcia powtarzania tych samych informacji w dwóch różnych sprawozdaniach. CEPOL popiera zamiar Komisji dotyczący ustanowienia wytycznych dla agencji w sprawie sprawozdawczości w zakresie wykonania budżetu w sprawozdaniu finansowym za rok 2016.

13. Kolegium przyjęło do wiadomości komentarze Trybunału. Poziom środków przeniesionych w tytule II (wydatki administracyjne) jest wysoki, ale uzasadniony, biorąc pod uwagę przedłużenia umów lub niezapłacone jeszcze faktury na koniec roku. CEPOL ulepszył swoje zarządzanie budżetem i zobowiązuje się nadal zachowywać zgodność z zasadą jednoroczności zapisaną w rozporządzeniu finansowym.

¹ Dz.U. L 256 z 1.10.2005, s. 63.

² Więcej informacji na temat kompetencji i działalności Kolegium można znaleźć na jego stronie internetowej: www.cepol.europa.eu.

³ Sprawozdanie finansowe składa sięz bilansu oraz sprawozdania z finansowych wyników działalności, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w aktywach netto oraz opisu znaczących zasad (polityki) rachunkowości i informacji dodatkowej.

⁴ Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje rachunek wyniku budżetowego wraz z załącznikiem.

⁵ Art. 39Art. 39i 5050rozporządzenia delegowanego Komisji (UE) nr 1271/2013 (Dz.U. L 328 z 7.12.2013, s. 42).

⁶ Zasady rachunkowości przyjęte przez księgowego Komisji opierająsięna Międzynarodowych Standardach Rachunkowości Sektora Publicznego (IPSAS) wydanych przez MiędzynarodowąFederacjęKsięgowych, a w kwestiach nimi nieobjętych -na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości (MSR)/Międzynarodowych Standardach Sprawozdawczości Finansowej (MSSF) wydanych przez RadęMiędzynarodowych Standardów Rachunkowości.

⁷ Art. 107Art. 107rozporządzenia delegowanego (UE) nr 1271/2013.

⁸ RozporzRozporząądzeniedzenieParlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 (Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1).