Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Kolegium Policyjnego za rok budżetowy 2010, wraz z odpowiedziami Kolegium.

Dzienniki UE

Dz.U.UE.C.2011.366.134

Akt nienormatywny

Wersja od: 15 grudnia 2011 r.

SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Kolegium Policyjnego za rok budżetowy 2010, wraz z odpowiedziami Kolegium

(2011/C 366/24)

(Dz.U.UE C z dnia 15 grudnia 2011 r.)

WPROWADZENIE

1. Europejskie Kolegium Policyjne (zwane dalej Kolegium), z siedzibą w Bramshill, zostało ustanowione na mocy decyzji Rady 2000/820/WSiSW, uchylonej w 2005 r. i zastąpionej decyzją Rady 2005/681/WSiSW⁽¹⁾. Kolegium działa jako sieć łącząca krajowe policyjne instytucje szkoleniowe w państwach członkowskich w celu szkolenia wyższych funkcjonariuszy policji z wykorzystaniem wspólnych standardów⁽²⁾.

2. Budżet Kolegium na 2010 r. wyniósł 7,8 mln euro w porównaniu z 8,8 mln euro w budżecie na rok poprzedni. Liczba zatrudnionych przez Kolegium pracowników wyniosła na koniec roku 31, w porównaniu z 28 w roku poprzednim.

POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI 3. Na mocy postanowień art. 287 ust. 1 akapit drugi Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej Trybunał zbadał roczne sprawozdanie finansowe (3) Kolegium obejmujące "sprawozdanie finansowe" (4) oraz "sprawozdanie z wykonania budżetu" (5) za rok budżetowy zakończony dnia 31 grudnia 2010 r., jak również zbadał legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. 4. Niniejsze poświadczenie jest skierowane do Parlamentu Europejskiego i Rady na mocy art. 185 ust. 2 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 (6). Zadania dyrektora 5. Jako urzędnik zatwierdzający, dyrektor realizuje dochody i wydatki budżetu zgodnie z regulaminem finansowym Kolegium, na własną odpowiedzialność oraz w granicach zatwierdzonych środków (7). Dyrektor odpowiada za ustanowienie (8) struktury organizacyjnej oraz systemów i procedur zarządzania i kontroli wewnętrznej związanych ze sporządzaniem ostatecznego sprawozdania finansowego (9), które jest wolne od istotnych nieprawidło- wości wynikających z nadużyć lub błędów, a także za zapewnienie legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Zadania Trybunału 6. Zadaniem Trybunału jest przedstawienie, na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego rocznego sprawozdania finanso- wego Kolegium oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. 7. Trybunał przeprowadził kontrolę zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej wydanymi przez IFAC i Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli wydanymi przez INTOSAI (ISSAI) (10) oraz opracowanymi przez te organizacje kode- ksami etyki. Zgodnie z tymi standardami Trybunał zobowiązany jest przestrzegać wymogów etycznych oraz zaplanować i przeprowadzić kontrolę w taki sposób, aby uzyskać wystarczającą pewność, że sprawozdanie finansowe nie zawiera istotnych nieprawidłowości, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe. 8. W ramach kontroli Trybunał stosuje procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Wybór tych procedur, w tym ocena ryzyka wystąpienia istotnych nieprawidłowości w sprawozdaniu finansowym lub nielegalnych bądź nieprawidłowych trans- akcji, wynikających z nadużyć lub błędów, zależy od osądu kontrolerów Trybunału. W celu opracowania procedur kontroli stosownych do okoliczności Trybunał, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej danej organizacji związany ze sporządzaniem i prezentacją jej sprawozdania finansowego. Kontrola Trybu- nału obejmuje także ocenę stosowności przyjętych zasad rachunkowości oraz racjonalności szacunków księgowych sporządzonych przez kierownictwo, jak również ocenę ogólnej prezentacji sprawozdania finansowego. 9. Trybunał uznał, że uzyskane dowody kontroli są wystarczające i właściwe, aby stanowić podstawę do wydania poniższych opinii. Opinia na temat wiarygodności rozliczeń 10. W opinii Trybunału roczne sprawozdanie finansowe Kolegium (11) rzetelnie przedstawia, we wszystkich istotnych aspektach, sytuację finansową Kolegium na dzień 31 grudnia 2010 r. oraz wyniki transakcji i przepływy pieniężne za kończący się tego dnia rok, zgodnie z przepisami jego regulaminu finansowego. Opinia na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń 11. W opinii Trybunału transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Kolegium za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2010 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

12. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.

UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM I FINANSAMI

13. W 2010 r. konieczne było anulowanie ponad 1,6 mln euro, tj. 48 % środków przeniesionych z 2009 r. Sytuacja ta stanowi naruszenie budżetowej zasady jednoroczności.

14. Wydatki na organizację kursów i seminariów stanowią znaczną część budżetu Kolegium. Obowiązujący w Kolegium proces zatwierdzania wniosków o zwrot kosztów związanych z takimi działaniami nie był rygorystyczny, szczególnie pod względem kompletności dowodów poświadczających.

DZIAŁANIA PODJĘTE W NASTĘPSTWIE PORZEDNICH USTALEŃ KONTROLI

15. Przeprowadzono zewnętrzną ocenę ex post środków wykorzystanych do sfinansowania prywatnych wydatków w 2007 i 2008 r. Zewnętrzni eksperci stwierdzili, że w odniesieniu do tej kwestii nie jest możliwe odzyskanie dalszych środków.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Igors LUDBORŽS, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 6 września 2011 r.

	W imieniu Trybunału Obrachunkowego
	Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
	Prezes

______

⁽¹⁾ Dz.U L 256 z 1.10.2005, s. 63.

⁽²⁾ Do celów informacyjnych w załączniku skrótowo przedstawiono kompetencje i działania Kolegium.

⁽³⁾ Do sprawozdania tego dołączone jest sprawozdanie z zarządzania budżetem i finansami w ciągu roku, zawierające między innymi wskaźnik wykorzystania środków oraz zestawienie informacji dotyczących przesunięć środków pomiędzy różnymi pozycjami budżetowymi.

⁽⁴⁾ Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu oraz rachunku dochodów i wydatków, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w kapitale oraz załącznika zawierającego opis istotnych zasad rachunkowości i inne informacje dodatkowe.

⁽⁵⁾ Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje rachunek wyniku budżetowego wraz z załącznikiem.

⁽⁶⁾ Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1.

⁽⁷⁾ Art. 33 rozporządzenia Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 (Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72).

⁽⁸⁾ Art. 38 rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2343/2002.

⁽⁹⁾ Zasady dotyczące przedstawiania przez agencje sprawozdania finansowego oraz prowadzenia przez nie rachunkowości określone są w rozdziale 1 tytułu VII rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2343/2002, ostatnio zmienionego rozporządzeniem (WE, Euratom) nr 652/2008 (Dz.U. L 181 z 10.7.2008, s. 23), i w tej postaci zostały włączone do regulaminu finansowego Kolegium.

⁽¹⁰⁾ Międzynarodowa Federacja Księgowych (IFAC) i Międzynarodowe Standardy Najwyższych Organów Kontroli (ISSAI).

⁽¹¹⁾ Ostateczna wersja sprawozdania finansowego została sporządzona w dniu 8 czerwca 2011 r. i wpłynęła do Trybunału w dniu 22 czerwca 2011 r. Ostateczna wersja rocznego sprawozdania finansowego znajduje się na następującej stronie internetowej: http://eca.europa.eu lub https://www.cepol.europa.eu/index.php?id=finalaccounts.

ZAŁĄCZNIK 

Europejskie Kolegium Policyjne (Bramshill)

Kompetencje i działania

Zakres kompetencji Unii według Traktatu (art. 87 TFUE)	Zbliżanie przepisów prawa "1. Unia rozwija współpracę policyjną obejmującą wszystkie właściwe organy państw członkowskich, w tym służby policji, służby celne oraz inne organy ścigania wyspecjalizowane w zapobieganiu przestępstwom lub ich wykrywaniu i ściganiu. 2. Do celów ustępu 1 Parlament Europejski i Rada, stanowiąc zgodnie ze zwykłą procedurą ustawodawczą, mogą ustanawiać środki dotyczące: (...) b) wspierania szkolenia pracowników, jak również współpracy w zakresie wymiany pracowników oraz wyposażenia i badań w dziedzinie kryminalistyki (...)".
Kompetencje Kolegium (decyzja Rady 2005/681/WSiSW)	Cele Celem Kolegium jest udzielanie pomocy w szkoleniu wyższych funkcjonariuszy policji państw członkowskich, poprzez optymalizację współpracy pomiędzy różnymi częściami składowymi Kolegium. Kolegium wspiera i rozwija europejskie podejście do głównych problemów stojących przed państwami członkowskimi w walce z przestępczością, w zapobieganiu przestępczości oraz utrzymaniu prawa i porządku oraz bezpieczeństwa publicznego, w szczególności w transgranicznym wymiarze tych problemów. Zadania - Podnoszenie poziomu wiedzy o krajowych systemach i strukturach policyjnych w innych państwach członkowskich oraz o transgranicznej współpracy policyjnej w obrębie Unii Europejskiej, - podnoszenie poziomu wiedzy o instrumentach międzynarodowych i instrumentach Unii Europejskiej, w szczególności w następujących dziedzinach: a) instytucje Unii Europejskiej, ich funkcjonowanie i rola, jak również mechanizmy decyzyjne oraz instrumenty prawne Unii Europejskiej, w szczególności ich wpływ na współpracę w zakresie ścigania; b) cele, struktura i funkcjonowanie Europolu, możliwości poszerzenia współpracy pomiędzy Europolem a odpowiednimi organami ścigania w państwach członkowskich w zakresie zwalczania przestępczości zorganizowanej; c) cele Eurojust, jego struktura i funkcjonowanie; - zapewnienie odpowiedniego szkolenia w zakresie zachowania gwarancji demokratycznych, ze szczególnym uwzględnieniem prawa do obrony.
Zarządzanie	1 - Zarząd Skład Po jednej delegacji z każdego państwa członkowskiego. Każda delegacja dysponuje jednym głosem. Przedstawiciele Komisji Europejskiej, Sekretariatu Generalnego Rady Unii Europejskiej i Europolu mogą uczestniczyć w posiedzeniach jako obserwatorzy bez prawa głosu. 2 - Dyrektor Zarządza Kolegium; jest mianowany i odwoływany przez Zarząd. 3 - Kontrola zewnętrzna Trybunał Obrachunkowy 4 - Audyt wewnętrzny Służba Audytu Wewnętrznego Komisji 5 - Organ udzielający absolutorium z wykonania budżetu Parlament działający na zalecenie Rady
Środki udostępnione Kolegium w 2010 r. (2009)	Budżet 7,8 (8,8) mln euro Zatrudnienie Plan zatrudnienia na 2010 r. przewidywał: 26 (26) pracowników zatrudnionych na czas określony. Ponadto: w budżecie przewidziano 10 (13) stanowisk dla pracowników kontraktowych. Państwa członkowskie oddelegowały łącznie: 4 (2) ekspertów narodowych w trakcie roku.
Produkty i usługi w 2010 r. (w 2009 r.)	1 - Kursy i seminaria Kolegium zorganizowało 91 (88) kursów, seminariów i konferencji. Wstępna ocena wskazuje na wysoki ogólny poziom zadowolenia z działań Kolegium i dobre wyniki jego nauczania. Kolegium zgromadziło 2 198 urzędników pracujących w organach ścigania (841 trenerów i 1 997 uczestników) z 36 krajów (państwa członkowskie UE i państwa trzecie). Kolegium zorganizowało 10 (7) działań wspierających sieć oraz wdrożyło system ramowych umów partnerskich, umożliwiając tym samym zawieranie umów o dotację w ramach programu na 2011 r. i kolejne. Żadne z działań nie zostało przesunięte na kolejny rok kalendarzowy. 2 - Stosunki zewnętrzne Kolegium podpisało umowę o współpracy z tureckim krajowym instytutem policji i chorwackim kolegium policji w dniu 7 grudnia 2010 r. Kolegium podpisało także zmienione umowy o współpracy z islandzkim krajowym kolegium policji oraz norweską akademią policyjną w dniu 9 grudnia 2010 r. Rozpoczęto negocjacje z Federacją Rosyjską, Gruzją, Albanią i Czarnogórą w sprawie przyszłych umów o współpracy (jedno porozumienie i jeden protokół ustaleń). 3 - Wspólne programy szkoleń W 2010 r. dodano jeden wspólny pogram szkoleń na temat prania pieniędzy do pięciu wspólnych programów szkoleń, które zostały już przygotowane do wdrożenia w państwach członkowskich: Europol, etyka policji i zapobieganie korupcji, przemoc w rodzinie (I i II), handel ludźmi oraz przemyt narkotyków. 4 - Ocena W 2010 r. zakończono pięcioletnią ocenę działań Kolegium. 5 - Badania i nauka Sieć krajowych korespondentów ds. badań i nauki oraz grupa robocza ds. badań i nauki wspierały przygotowanie trzech specjalnych działań w zakresie badań i nauki, określonych w programie pracy Kolegium: 1) doroczna konferencja Kolegium w zakresie badań i nauk policyjnych; 2) sympozjum naukowe "Policing Diversity" (Policja a kwestia różnorodności); 3) sympozjum praktyczne "Policing Major Public Events" na temat utrzymywania porządku przez policję w trakcie dużych imprez publicznych. Na stronie internetowej opublikowano dwa kolejne numery biuletynu Kolegium na temat nauk i badań policyjnych w Europie. Sfinalizowano sprawozdanie dotyczące ankiety na temat europejskiej edukacji policyjnej w Bolonii. Wkład Kolegium w sztokholmskie sympozjum kryminologiczne oraz doroczną konferencję Europejskiego Towarzystwa Kryminologicznego. Zbiory biblioteki internetowej powiększają się i jest ona wykorzystywana jako repertorium wiedzy dla zarejestrowanych użytkowników sieci e-Net. 6 - Projekt Euromed Police II Projekt Euromed osiągnął swoje cele operacyjne i został zamknięty dnia 30 września 2010 r. 7 - Program wymiany Program wymiany Kolegium, projekt jednoroczny, rozpoczął się w 2009 r. i zakończył w 2010 r. Pierwszy okres wymiany obejmował październik-grudzień 2009 r., a drugi - styczeń-marzec 2010 r. Okres wymiany dla wyższych urzędników policji wynosił 12-14 dni kalendarzowych, a dla kadry szkoleniowej 18-22 dni kalendarzowe. W dwóch okresach wymiany wzięło udział 51 uczestników z 21 państw członkowskich. Głównymi tematami były działania policji na szczeblu lokalnym lub przestępczość zorganizowana (dla wyższych funkcjonariuszy policji) oraz środowisko edukacyjne (kadra szkoleniowa). Po zmianie dotacji pozostały budżet został wykorzystany na trzeci okres wymiany, który objął 88 wyższych urzędników policji. 8 - Sieć elektroniczna (e-Net) Elektroniczną sieć Kolegium (e-Net) odwiedziło 102 000 osób (wzrost o 34% w porównaniu z 2009 r.) (76 000), a liczba zarejestrowanych użytkowników na koniec 2010 r. (903) wyniosła 6 226. System zarządzania szkoleniami Kolegium okazał się bardzo skuteczny nie tylko w zakresie wspierania tradycyjnych działań Kolegium, jak szkolenia i seminaria, ale także stanowił platformę wymiany informacji w ramach programu wymiany Kolegium/ISEC oraz kilku grup roboczych. W 2010 r. system zarządzania dokumentacją okazał się podstawowym źródłem dokumentów wykorzystywanych na spotkaniach wszystkich grup zarządzających, a kilka grup używało wyłącznie tego narzędzia do rozpowszechniania dokumentów.
Źródło: Informacje przekazane przez Kolegium.

ODPOWIEDZI KOLEGIUM

13. W celu uniknięcia powtórki sytuacji opisanej przez Trybunał, przeniesienia środków z 2010 r. objęto ścisłymi kryteriami w celu zminimalizowania anulowań w 2011 r. W czerwcu 2011 r. dokonano przeglądu wszystkich otwartych zobowiązań w celu lepszej kontroli wykorzystania budżetu i optymalizacji wykonania budżetu na 2011 r.

14. CEPOL dokonał przeglądu procedury zatwierdzania wniosków o zwrot kosztów i dowodów poświadczających. Ponadto CEPOL zorganizował nowy kurs szkoleniowy dla kierowników ds. szkoleń w celu dalszej poprawy kontroli szkoleń oraz jakości dokumentów, na podstawie których dokonuje się zwrotu.

15. CEPOL przyjmuje uwagę Trybunału. CEPOL będzie nadał dokładał starań na rzecz odzyskania nieodzyskanych dotąd środków.