Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Instytutu ds. Równości Kobiet i Mężczyzn za rok budżetowy 2013 wraz z odpowiedzią Instytutu.

Dzienniki UE

Dz.U.UE.C.2014.442.167

Akt nienormatywny

Wersja od: 10 grudnia 2014 r.

SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Instytutu ds. Równości Kobiet i Mężczyzn za rok budżetowy 2013 wraz z odpowiedzią Instytutu

(2014/C 442/19)

(Dz.U.UE C z dnia 10 grudnia 2014 r.)

WPROWADZENIE

1. Europejski Instytut ds. Równości Kobiet i Mężczyzn (zwany dalej "Instytutem", inaczej "EIGE") z siedzibą w Wilnie został ustanowiony rozporządzeniem (WE) nr 1922/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady ¹ . Do zadań Instytutu należy gromadzenie, analiza i rozpowszechnianie informacji na temat równości mężczyzn i kobiet oraz opracowanie, analizowanie, ocena i rozpowszechnianie odpowiednich narzędzi metodycznych służących wspieraniu włączania problematyki równości płci do wszystkich polityk Unii i do wynikających z nich polityk krajowych ² .

INFORMACJE LEŻĄCE U PODSTAW POŚWIADCZENIA WIARYGODNOŚCI

2. Przyjęte przez Trybunał podejście kontrolne obejmuje analityczne procedury kontrolne, bezpośrednie badanie transakcji oraz ocenę kluczowych mechanizmów kontrolnych w stosowanych przez Instytut systemach nadzoru i kontroli. Elementami uzupełniającymi to podejście są dowody uzyskane na podstawie prac innych kontrolerów (w stosownych przypadkach) oraz analiza oświadczeń kierownictwa.

POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI

3. Na mocy postanowień art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE) Trybunał zbadał:

a) roczne sprawozdanie finansowe Instytutu obejmujące sprawozdanie finansowe ^3 oraz sprawozdanie z wykonania budżetu ^4 za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2013 r.; jak również

b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania.

Zadania kierownictwa

4. Kierownictwo odpowiada za sporządzenie i rzetelną prezentację rocznego sprawozdania finansowego Instytutu oraz za legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw ^5 :

a) Zadania kierownictwa w zakresie rocznego sprawozdania finansowego Instytutu obejmują: zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie systemu kontroli wewnętrznej umożliwiającego sporządzenie i rzetelną prezentację sprawozdania finansowego, które nie zawiera istotnych zniekształceń spowodowanych nadużyciem lub błędem, a także wybór i stosowanie właściwych zasad (polityki) rachunkowości na podstawie zasad rachunkowości przyjętych przez księgowego Komisji ^6 oraz sporządzanie szacunków księgowych, które są racjonalne w danych okolicznościach. Dyrektor zatwierdza roczne sprawozdanie finansowe Instytutu po tym, jak zostanie ono sporządzone przez księgowego Instytutu na podstawie wszystkich dostępnych informacji. Do sprawozdania finansowego księgowy dołącza oświadczenie, w którym stwierdza między innymi, czy uzyskał wystarczającą pewność, że daje ono prawdziwy i rzetelny obraz sytuacji finansowej Instytutu we wszystkich istotnych aspektach.

b) Zadania kierownictwa w zakresie legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń i zgodności z zasadą należytego zarządzania finansami obejmują zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie skutecznego i wydajnego systemu kontroli wewnętrznej, w tym właściwego nadzoru, jak również podejmowanie odpowiednich działań w celu zapobiegania nieprawidłowościom i nadużyciom finansowym oraz - w razie konieczności - wszczynanie postępowań sądowych w celu odzyskania nienależnie wypłaconych lub niewłaściwie wykorzystanych środków finansowych.

Zadania Trybunału

5. Zadaniem Trybunału jest przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie ^7 , na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego Instytutu oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Trybunał przeprowadza kontrolę zgodnie z wydanymi przez IFAC Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej i kodeksem etyki oraz z Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli wydanymi przez INTOSAI (ISSAI). Zgodnie z tymi standardami Trybunał zobowiązany jest zaplanować i przeprowadzić kontrolę w taki sposób, aby uzyskać wystarczającą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe Instytutu nie zawiera istotnych zniekształceń, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe.

6. W ramach kontroli stosuje się procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w rocznym sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Dobór procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia - w wyniku nadużycia lub błędu - istotnego zniekształcenia w rocznym sprawozdaniu finansowym lub istotnej niezgodności transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania z wymogami przepisów Unii Europejskiej. W celu zaprojektowania procedur kontroli odpowiednich w danych okolicznościach kontroler, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej w zakresie dotyczącym sporządzania i rzetelnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego oraz systemy nadzoru i kontroli wprowadzone celem zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Kontrola obejmuje także ocenę stosowności przyjętych zasad (polityki) rachunkowości oraz racjonalności sporządzonych szacunków księgowych, a także ocenę ogólnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego.

7. Trybunał uznał, że uzyskane dowody kontroli stanowią wystarczającą i odpowiednią podstawę do wydania poświadczenia wiarygodności.

Opinia na temat wiarygodności rozliczeń

8. W opinii Trybunału roczne sprawozdanie finansowe Instytutu przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach jego sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2013 r. oraz wyniki transakcji i przepływy pieniężne za kończący się tego dnia rok, zgodnie z przepisami jego regulaminu finansowego oraz z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji.

Opinia na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń

9. W opinii Trybunału transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Instytutu za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2013 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

10. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.

UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM

11. W 2013 r. ogólny poziom środków, na które zaciągnięto zobowiązania, wyniósł 99 %, co sugeruje, że zobowiązania zaciągano w sposób terminowy. Ogólny poziom przeniesień środków, na które zaciągnięto zobowiązania, obniżył się z 2,5 mln euro (32 %) w 2012 r. do 2,2 mln euro (29 %) w roku 2013. Przeniesienia te dotyczą głównie tytułu III (wydatki operacyjne), gdzie wyniosły 2,0 mln euro, co stanowi 56 % środków, na które zaciągnięto zobowiązania w tym tytule. Związane są one głównie z postępowaniami o udzielenie zamówienia, które zostały zakończone pod koniec roku z przyczyn, na które Instytut w większości nie miał wpływu, takich jak późne powiadomienie przez prezydencję Rady UE o analizie do wykonania (1,1 mln euro) oraz czasochłonność postępowań zamówieniowych dotyczących złożonych projektów informatycznych (0,6 mln euro).

DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z ZESZŁOROCZNYMI UWAGAMI

12. Przegląd działań naprawczych podjętych w wyniku uwag zgłoszonych przez Trybunał w roku poprzednim przedstawiono w załączniku I.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Milan Martin CVIKL, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 8 lipca 2014 r.

	W imieniu Trybunału Obrachunkowego
	Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
	Prezes

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK  I

Działania podjęte w związku z zeszłorocznymi uwagami

Rok	Uwagi Trybunału	Działania naprawcze (zrealizowane/w trakcie realizacji/ niepodjęte/brak danych lub nie dotyczy)
2011	Wysoki poziom przeniesień jest niezgodny z zasadą jednoroczności budżetu.	zrealizowane
2011	W grudniu 2011 r. Służba Audytu Wewnętrznego Komisji Europejskiej przeprowadziła ograniczony przegląd wdrożenia standardów kontroli wewnętrznej w Instytucie. Instytut przyjął zalecenia dotyczące sfinalizowania procedury wdrożenia standardów kontroli wewnętrznej, a kierownictwo przyjęło plan działania, który ma być realizowany w 2012 r.	w trakcie realizacji
2012	Ogólny poziom przeniesień środków, na które zaciągnięto zobowiązania, obniżył się z 50 % w 2011 r. do 32 % w roku 2012. Przeniesienia na 2013 r. opiewają na kwotę 2,5 mln euro i dotyczą głównie tytułu II (wydatki administracyjne), gdzie wynoszą 0,3 mln euro, i tytułu III (wydatki operacyjne), gdzie wynoszą 2,1 mln euro, co stanowi odpowiednio 23 % i 59 % środków, na które zaciągnięto zobowiązania w tych tytułach. W tytule II przeniesienia dotyczą głównie zobowiązań podjętych pod koniec roku w związku z przeprowadzką do nowej siedziby, która miała miejsce w styczniu 2013 r. W tytule III przeniesienia dotyczą głównie postępowań o udzielenie zamówienia, które zostały zakończone pod koniec roku. Instytut nie posiada sformalizowanej procedury planowania i monitorowania zamówień. W szczególności jego roczny program prac nie zawiera programu zamówień powiązanego z planowanymi działaniami, który określałby optymalny zakres i harmonogram zamówień. Jednak tylko 7 % środków, na które zaciągnięto zobowiązania, przeniesionych z roku 2011 na 2012 nie zostało wykorzystanych i musiało zostać anulowanych.	zrealizowane
2012	Trybunał stwierdził uchybienia w zakresie dokumentowania procedur doboru pracowników. Brak dowodów na to, by pytania na egzaminy pisemne i rozmowy kwalifikacyjne oraz ich wagi zostały przygotowane przed rozpoczęciem przeglądu kandydatur.	w trakcie realizacji

ZAŁĄCZNIK  II

Europejski Instytut ds. Równości Kobiet i Mężczyzn (Wilno)

Kompetencje i zadania

Zakres kompetencji Unii według Traktatu (art. 2 i 3 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej)	Unia opiera się na wartościach poszanowania godności osoby ludzkiej, wolności, demokracji, równości, państwa prawnego, jak również poszanowania praw człowieka, w tym praw osób należących do mniejszości. Wartości te są wspólne państwom członkowskim w społeczeństwie opartym na pluralizmie, niedyskryminacji, tolerancji, sprawiedliwości, solidarności oraz na równości kobiet i mężczyzn. Zwalcza wyłączenie społeczne i dyskryminację oraz wspiera sprawiedliwość i ochronę socjalną, równość kobiet i mężczyzn, solidarność między pokoleniami i ochronę praw dziecka.
Kompetencje Instytutu (rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1922/2006)	Cele Wzmacnianie i przyczynianie się do promocji równości płci, w tym również włączania problematyki płci do głównego nurtu polityki we wszystkich politykach Unii i wynikających z nich politykach krajowych, oraz zwalczanie dyskryminacji ze względu na płeć, a także podnoszenie poziomu świadomości obywateli UE w zakresie problematyki równości mężczyzn i kobiet. Zadania - gromadzi, analizuje i rozpowszechnia obiektywne, rzetelne i porównywalne informacje dotyczące równości płci, - opracowuje metody w celu poprawy porównywalności, obiektywności i rzetelności danych na poziomie europejskim, - opracowuje, analizuje, ocenia i rozpowszechnia narzędzia metodologiczne służące wspieraniu włączania problematyki płci do wszystkich polityk Unii i do wynikających z nich polityk krajowych, oraz służące wspieraniu włączania problematyki płci do głównego nurtu polityki przez wszystkie instytucje i organy Unii, - prowadzi badania sytuacji w Europie w zakresie równości płci, - tworzy i koordynuje europejską sieć na rzecz równości płci, - organizuje spotkania ad hoc ekspertów w celu wspierania prac badawczych Instytutu, - organizuje wspólnie z zainteresowanymi stronami konferencje, kampanie i spotkania na poziomie europejskim, w celu podnoszenia poziomu świadomości obywateli UE na temat równości płci, a ustalenia i wnioski przekazuje Komisji, - rozpowszechnia informacje dotyczące niestereotypowych ról kobiet i mężczyzn we wszystkich dziedzinach życia, przedstawia swoje wnioski i inicjatywy służące nagłaśnianiu tego typu historii sukcesów życiowych i ich wykorzystaniu jako podstawy do dalszych działań, - rozwija dialog i współpracę z organizacjami pozarządowymi, organizacjami zajmującymi się równością szans, uczelniami i ekspertami, ośrodkami badawczymi, partnerami społecznymi, - tworzy zasoby dokumentacji dostępne dla społeczeństwa, - udostępnia podmiotom publicznym i prywatnym informacje dotyczące włączania problematyki płci do głównego nurtu polityki, - dostarcza instytucjom Unii informacji na temat równości płci oraz włączania problematyki płci do głównego nurtu polityki w krajach przystępujących i kandydujących.
Zarządzanie	Zarząd
	Skład
	Osiemnastu przedstawicieli mianowanych przez Radę na podstawie propozycji każdego z zainteresowanych państw członkowskich oraz jeden członek mianowany przez Komisję i ją reprezentujący. Członkowie zarządu posiadają najwyższe kompetencje oraz szeroką i transdyscyplinarną wiedzę w dziedzinie równości płci. Rada i Komisja dążą do osiągnięcia zrównoważonego udziału mężczyzn i kobiet w zarządzie. Członkowie mianowani przez Radę reprezentują 18 państw członkowskich w porządku zgodnym z rotacją Prezydencji.
	Zadania
	- Przyjmowanie rocznych i średnioterminowych programów prac, budżetu i sprawozdania rocznego.
	- Przyjmowanie regulaminu wewnętrznego Instytutu i regulaminu wewnętrznego zarządu.
	Forum ekspertów
	Skład
	Składa się z osób będących członkami organizacji lub instytucji specjalizujących się w zagadnieniach równości płci: po jednym przedstawicielu wyznaczonym przez każde państwo członkowskie, dwóch członków reprezentujących inne organizacje specjalizujące się w zagadnieniach równości płci, wyznaczonych przez Parlament Europejski, oraz trzech członków wyznaczonych przez Komisję.
	Zadania
	Wspiera dyrektora w zapewnianiu doskonałości i niezależności działań instytutu, stanowi mechanizm wymiany informacji dotyczących problematyki równości płci i koncentracji zasobów wiedzy, zapewnia ścisłą współpracę Instytutu z właściwymi organami w państwach członkowskich.
	Dyrektor jest mianowany przez zarząd na podstawie listy kandydatów sporządzonej przez Komisję w wyniku publicznego konkursu.
	Zadania
	Odpowiada za wykonanie zadań, o których mowa w rozporządzeniu (WE) nr 1922/2006, przygotowanie i realizowanie rocznych i średnioterminowych programów działań; przygotowywanie posiedzeń zarządu oraz forum ekspertów, przygotowywanie i publikowanie rocznego sprawozdania; wszelkie sprawy pracownicze, sprawy związane z bieżącą administracją, wdrożenie procedur skutecznego monitorowania i oceny wyników działalności Instytutu.
	Kontrola zewnętrzna
	Europejski Trybunał Obrachunkowy.
	Kontrola wewnętrzna
	Służba Audytu Wewnętrznego Komisji.
	Organ udzielający absolutorium z wykonania budżetu
	Parlament Europejski działający na zalecenie Rady.
Środki udostępnione Instytutowi w roku 2013 (2012)	Budżet ostateczny
	7,5 (7,7) mln euro, z czego dotacja Unii stanowi 100 % (100 %).
	Zatrudnienie na dzień 31 grudnia 2013 r.
	30 (30) stanowisk w planie zatrudnienia, w tym obsadzonych: 30 (30);
	16 (14) innych stanowisk (pracownicy kontraktowi, oddelegowani eksperci krajowi).
	Liczba pracowników ogółem na dzień 31 grudnia 2013 r.
	46 (44), w tym wykonujący zadania:
	- operacyjne: 32 (30)
	- administracyjne: 11 (11)
	- mieszane: 3 (3)
Produkty i usługi w roku 2013 (2012)	Główne obszary
	Porównywalne i wiarygodne dane i wskaźniki na temat równości płci, gromadzenie i przetwarzanie informacji na temat metod i praktyk prac związanych z tematyką równości płci; centrum zasobów i dokumentacji; podnoszenie świadomości, sieci i komunikacja.
	Liczba zainicjowanych badań: 14 (7)
	Wkłady dla krajów sprawujących prezydencję: 2 (2)
	Liczba spotkań ekspertów i grup roboczych: 13 (23)
	Wiele dodatkowych spotkań zrealizowano w ramach litewskiej prezydencji w Radzie UE.
	Konferencje międzynarodowe: 2 (1)
	Liczba raportów badawczych: 2 (2)
	Sprawozdanie roczne: 1 (1)
Źródło: załącznik przekazany przez Instytut.

ODPOWIEDŹ INSTYTUTU

11. EIGE zgadza się z uwagą. EIGE wprowadził dopuszczalne limity według tytułów (TYTUŁ I: maks. 10 %, TYTUŁ II: maks. 20 %, TYTUŁ II: maks. 30 %). Jednak, podobnie jak w poprzednich latach, w 2013 r. opóźnienia w ramach środków operacyjnych ponownie są spowodowane okolicznościami, na które EIGE nie ma wpływu, tzn. opóźnioną decyzją prezydencji Rady UE dotyczącą przedmiotu badania.

W celu usprawnienia planowania zamówień i monitorowania EIGE dysponuje narzędziem do monitorowania, które śledzi oczekiwane daty każdego etapu corocznej procedury zamówień.

¹ Dz.U. L 403 z 30.12.2006, s. 9.

² Do celów informacyjnych w załączniku II skrótowo przedstawiono kompetencje i działania Instytutu.

³ Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu oraz rachunku wyniku ekonomicznego, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w aktywach netto oraz opisu znaczących zasad (polityki) rachunkowości i informacji dodatkowej.

⁴ Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje rachunek wyniku budżetowego wraz z załącznikiem.

⁵ Art. 39 i 50 rozporządzenia delegowanego Komisji (UE) nr 1271/2013 (Dz.U. L 328 z 7.12.2013, s. 42).

⁶ Zasady rachunkowości przyjęte przez księgowego Komisji opierają się na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości Sektora Publicznego (IPSAS) wydanych przez Międzynarodową Federację Księgowych, a w kwestiach nimi nieobjętych - na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości (MSR)/Międzynarodowych Standardach Sprawozdawczości Finansowej (MSSF) wydanych przez Radę Międzynarodowych Standardów Rachunkowości.

⁷ Art. 107 rozporządzenia (UE) nr 1271/2013.